95
Perkembangan Teknologi &
Dampaknya Data Data adalah fakta tentang peristiwa atau kenyataan lain apapun yang mendukung sesuatu pengetahuan untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data dengan pengolahan tertentu diproses menjadi keterangan yang lebih bermanfaat (informasi) bagi para pemakainya. Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima. Data merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti, sedangkan informasi adalah hasil pengolahan data, sehingga bertambah kegunaannya dan dapat dipakai untuk suatu tujuan tertentu atau untuk analisis dan pengambilan keputusan. Sistem Pengolahan data Pengolahan data adalah segala kegiatan, baik dengan menggunakan peralatan (mekanis, elektronik) ataupun hanya secara tangan saja (manual), dengan tujuan untuk mengolah data menjadi informasi. Sistem pengolahan data terdiri dari masukan (input), pengolahan (process), dan keluaran (output). Hubungan antara input proses dan output dapat kita gambarkan dalam suatu diagram sebagai berikut:
96
DATA
PROCESS
INFORMATI
INPUT
PROCESS
OUTPUT
Gambar 5.1. Input/Proses/Output Tujuan Pengolahan Data Tujuan pengolahan data adalah menghasilkan informasi yang diperlukan untuk menambah pengetahuan tentang kondisi yang dihadapi, atau mengurangi ketidakpastian yang dihadapi oleh si pemakai data tersebut. Dengan adanya informasi ini, keputusan dapat diambil berdasarkan perhitungan yang cermat, dan kemungkinan-kemungkinan yang dapat menimbulkan terlalu banyak pilihan dapat dihindarkan. Dengan adanya pengolahan data tersebut maka : a. b. c. d.
Pelayanan dapat lebih ditingkatkan Penjadwalan kerja lebih baik Mengurangi pemborosan biaya yang mungkin terjadi. Perhitungan secara tepat dan efisien.
Tahap-tahap Pengolahan Data Secara umum pada dasarnya kegiatan pengolahan data sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.
Pengisian data (data capturing) Pemeriksaan data (veryfying) pengelompokan data (classifying) Penyusunan atau pemilahan (sorting)
97
5. 6. 7. 8.
Penjumlahan (summarizing) Penghitungan (calculating) Penyimpanan data (storing) Pengambilan kembali (retrieving)
Perkembangan Sistem Pengolahan a. Belum ada sistem + 2.600 BC pedagang-pedagang bangsa Babylonia mulai melakukan pencatatan (recording) atas transaksi-transaksi dengan butir-butir tanah liat, dan disimpan didalam suatu tabung (jar). b. Manual system Pencatatan dilakukan secara sederhana dengan menggunakan alat tulis, seperti kertas dan pensil tanpa bantuan peralatan/mesin. Cara ini disebut manual system. c. Manual plus mechanichal system Dengan diketemukannya peralatan mekanis seperti mesin hitung, cash register dan sebagainya, maka sistem pencatatanya dan pengolahan data tidak lagi sepenuhnya dikerjakan secara manual, akan tetapi sudah dengan peralatan, disebut manual plus mechanical system. d. Unit record equipment system Pada perkembangan lebih lanjut, diketemukan peralatanperalatan baru seperti: punch card machine, sorter machine, collator machine, dan alat tabulasi maupun peralatan lainnya. Peralatan tersebut merupakan mesin-mesin yang sudah bekerja secara elektronis, tetapi masing-masing masih berdiri sendiri. Media pembawa data masukan yang digunakan berupa kartu coblos (punched card). Cara ini disebut unit record system, belum ada mesin yang terintegrasi dengan central processing unit dan programmable seperti komputer. e. Era Komputerisasi
98
Electronic data processing system (EDP) merupakan sistem pengolahan data secara elektronis (komputer). Bedanya dengan unit record system ialah adanya central processing unit yang melakukan koordinasi terhadap seluruh peripheral-nya dan disamping itu komputer bekerja secara terprogram atau secara programmable. Jadi perkembangan sistem pengolahan data mulai dari manual, kemudian dengan alat bantu mekanis, dengan sistem kartu dan unit record system, dan selanjutnya dengan komputerisasi. Pada saat ini sistem pengolahan data menggunakan alat-alat yang bekerja dengan teknologi komputasi dan komunikasi. f. Sistem Informasi Berbasis Komputer Sistem informasi (information system) terdiri dari berbagai komponen sumber daya informasi yang terintegrasi untuk menyajikan informasi guna men-dukung operasi dan pengambilan keputusan manajemen dalam sebuah organisasi. Komponen sistem tersebut terdiri dari hardware, software, procedures, pedoman, model manajemen/ keputusan serta database (O’Brien, 1999, h.7). Sedangkan menurut McLeod (2001) sumber daya informasi terdiri dari hardware, software, facilities, database, information, information system expert dan user. Adapun istilah teknologi informasi (information technology) mempunyai makna/ pengertian yang lebih luas. Teknologi informasi (Turban, McLeon and Wetherbe, 1996, p.6) sudah mencakup sistem informasi itu sendiri, ditambah dengan kondisi implementasi dan terbentuknya database yang memadai, aspek pengguna (user), serta kultur lingkungannya untuk memanfaatkan sistem informasi secara optimal. Teknologi Informasi Ke Masa Depan Pada saat ini banyak yang menganggap bahwa terminologi atau istilah pengolahan data atau komputerisasi sudah tidak sesuai lagi. Alasannya ialah karena tujuan komputerisasi pada saat ini bukan hanya semata-mata untuk pengolahan data saja. Disamping itu keadaan teknologi dan peralatan yang digunakan pada saat ini bukan hanya komputer, melainkan sudah merupakan kombinasi dari berbagai peralataan: komputer, alat
99
komunikasi, telex, faximile, robot, audio dan video, dan multimedia, bahkan peralatan mekanis. Peralatan-peralatan tersebut ada yang diproduksi dari hasil teknologi elektronika, teknologi komunikasi, imaging teknology, bahkan juga dengan peralatanperalatan mekanis lainnya. Pemanfaatan teknologi jaringan (intranet, internet, ekstranet) juga sudah berkembang menjadi cara yang cepat dan murah dalam pertukaran infromasi. Group decision support system memungkinkan komunikasi intensif virtual meeting (rapat tanpa ketemu muka), komunikasi dengan dengan E-mail. Notulen-notulen rapat dapat disebarkan secara cepat kepada anggota termasuk yang berhalangan hadir. Dengan perangkat lunak, seperti misalnya workflow, seorang manajer dapat mengontrol secara remote pelaksanaan pekerjaan sampai tahap mana telah selesai dikerjakan, bahkan kala dia di luar negeri. Seorang pimpinan puncak organisasi yang sedang bermain golf mungkin mendapat laporan management by exception melalui SMS handphone yang digenerate dari sistem komputerisasi perusahaannya. Sistem jaringan dan Web-enabled-database telah memungkinkan pelaporan data harian/bulanan dapat diakses secara on-line dan dikirim ke berbagai pihak dengan cara mudah (user friendly) dengan tingkat kerahasiaan tertentu. Data untuk pelayanan publik (data yang bersifat umum dan dapat dipublikasikan) dapat ditampilkan via internet. Perusahaan juga dapat menyediakan formulir isian untuk umpan balik dari pelanggan atau masyarakat. Kemampuan multimedia, memungkinkan gambar berupa foto, bagan, video dikirim secara cepat antar lokasi. Jaminan keamanan data via intranet/internet/ekstranet dapat di proteksi dan dengan programsecuriti atau dengan firewall, agar tidak diacak-acak atau diakses secara tidak bertanggungjawab. Pola penyediaan mesin juga tidak lagi tergantung pada satu supplier tertentu saja, bersifat open system, tidak perlu sistem tunggal (closed/proprietary system). Perkembangan electronic business, antara lain dalam bentuk e-commerce, electonic fund transfer, vendor replisnishment system telah diimplementasikan oleh berbagai perusahaan. Data dari IDC bahkan menyebutkan bahwa pada tahun 2001, transaksi
100
yang dilakukan secara e-commerce di Amerika telah mencapai besaran angka US$600 billion, meningkat 68% dibandingkan dengan tahun 2000. Tahun 2002 diperhitungkan akan mencapai angka $.1 trilyun. Angka statistik di Amerika Serikat dan Kanada menunjukkan bahwa secara rata-rata 80% dari populasi melakukan akses internet paling tidak 1 kali per bulan, diantaranya kurang/lebih 40% dapat dikatagorikan sebagai buyer dalam electronic-commerce. Angka statistik pengguna internet untuk lingkup dunia adalah 600 juta, atau 10% populasi penduduk. Angka ini akan meningkat pesat dengan kondisi yang makin kondusif, misalnya usaha W3C dalam menjamin tingkat keamanan dokumen formal yang ditransmisikan (document-ID save), bahkan untuk yang multiple copies sekalipun. Perubahan-perubahan yang Terjadi Pada tahun 1951 Sperry Ran Corporation menjual mesin komputer yang pertama kali untuk pemakaian secara komersial kepada Biro Sensus Amerika Serikat. Ketika itu, mungkin siapapun tidak mengira bahwa dalam tiga dasawarsa kemudian komputer telah membanjiri pasaran, sudah barang tentu dalam bentuk dan teknologi yang jauh lebih maju. Memang hampir tidak dapat dipercaya bahwa penemuan teknologi elektronika dalam bentuk komputer pada saat ini telah membawa kita ke dalam era revolusi industri kedua, tepatnya, "revolusi industri informasi". Sebagaimana diketahui, informasi ialah suatu power, merupakan suatu potensi yang dapat dimanfaatkan untuk menggerakkan organisasi secara efektip dan efisien. Lebih-lebih bagi organisasi perusahaan dengan skala besaran usaha yang besar dan banyak cabangnya, masalah sistem informasi merupakan salah satu hal yang sangat penting dan dibutuhkan. Di dalam pelaksanaan pengelolaan tugas, yang bersifat administratip, pengelolaan keuangan negara, hubungan internasional maupun pelayanan masyarakat, jelas diperlukan dukungan suatu sistem informasi. Unsur-unsur sistem informasi sebagai berikut: a. Peralatan, antara lain komputer dan komunikasi, maupun peralatan kantor lainnya (hardware);
101
b. Prosedur, tata kerja, ketentuan-ketentuan peraturan, termasuk sistem operasi (operating system/systems software), dan aplikasi komputerisasi/ program-program komputer (application software); c. Tenaga kerja pelaksana operasional (operator), pimpinan pada bidang tugasnya masing-masing, staf yang merupakan pengguna sistem (knowledge-based/ professional staff) , termasuk teknisi komputer dan analis informasi. Dalam pada itu perkembangan sistem informasi sudah semakin meluas, baik dari sisi kemajuan teknologi produksi peralatan, luasnya ruang-lingkup bidang kegiatan aplikasi, maupun kemampuannya untuk mendukung organisasi secara operasional. Kemajuan dalam teknologi produksi peralatan (hardware) pada saat ini telah memungkinkan secara fisik bentuk mesin lebih kecil, lebih canggih, tetapi dengan harga yang makin murah. Karena itu pengadaan dan penggunaan mesin makin tersebar. Tidak perlu lagi secara terpusat, kini mesin komputer dapat kita ketemukan pada setiap unit, setiap ruang kantor, setiap bagian dari organisasi, bahkan setiap orang. Di pihak lain pemakaian (aplikasinya) juga makin meluas. Pada bidang niaga, komputerisasi diterapkan mulai dari pekerjaan-pekerjaan yang secara tradisional diolah secara tabulasi (statistical purpose), komputer digunakan untuk mendukung kemudahan tugas operasional (misalnya: banking teller, air line system, ticketing) sampai ke pekerjaan-pekerjaan administratif/ klerikel atau office automation. Pengetikan dan pembuatan tabel laporan dilakukan dengan paket program word processing, spreadsheet, presentasi, dan lainnya.
Perubahan Akibat Komputerisasi Pada saat ini telah terjadi perubahan-perubahan di dalam komponen/sumber daya sistem informasi. Jika penerapan komputer sudah penuh (fully computerized) dan cara manual sudah betul-betul ditinggalkan, maka perubahan-perubahan yang terjadi cukup drastis.
102
a. Perubahan struktur organisasi Bentuk organisasi unit komputer berubah-ubah, dari sentralisasi, kemudian desentralisasi, dan ternyata kembali ke arah sistem terbagi (distributed system). Demikian juga mengenai pola pengelolaan dokumen (source documents), file (dalam sistem akuntansi manual merupakan catatan akuntansi), lokasi proses, maupun penyajian laporan: a. Dalam sistem manual dilaksanakan oleh para penanggungjawab fungsi-onal masing-masing (misalnya bagian akuntansi biaya, bagian jurnal, bagian buku besar, dan sebagainya). b. Dalam sistem komputerisasi terpusat dengan komputer mainframe, kegiatan dan pengelolaan dokumen/file/laporan dilakukan oleh pusat/unit komputer. c. Dengan komputer mikro, kegiatan dan pengelolaan kembali ke unit lagi. b. Resiko Sistem Berbasis Komputer Salah satu manfaat yang sekaligus merupakan ciri khusus komputer ialah komputer dapat mengolah data secara cepat, cermat, akurat, konsisten dan dapat dilakukan secara terus menerus dalam waktu yang relatif tidak terbatas. Namun di sisi lain sistem berbasis komputer juga mengandung berbagai implikasi/ konsekuensi/ dampak yang mungkin perlu kita perhatikan sunguh-sungguh. Di antara berbagai resiko komputerisasi yang perlu kita waspadai adalah: ¾ Penggunaan teknologi secara tidak layak ¾ Kesalahan berantai atau pengulangan kesalatan secara cepat dan konsisten (salah). ¾ Logika pengolahan yang salah, program yang salah ¾ Ketidakmampuan sistem analis/desainer dalam menterjemahkan kebutuhan calon pemakai (user need atau user requirement) ¾ Konsentrasi data pada satu lokasi atau satu orang.
103
¾ Konsentrasi tanggungjawab pada petugas teknis komputer, terutama bila ada masalah. ¾ Kerusahan sistem komunikasi dapat mengakibatkan “lumpuhnya” operasi perusahaan bila dari awal tidak dipersiapkan sistem cadangan (back-up). ¾ Data input tidak akurat, kurang mutakhir, palsu, dan tidak segera dapat dideteksi atau dikoreksi seperti halnya pada sistem tradisional. ¾ Perkembangan teknologi demikian pesat, sering teknologi belum mapan (mature), dan sering terjadi pergeseran arah, dan sebagainya. ¾ Ketidakmampuan mengendalikan teknologi, jika teknologi yang kita adopsi sudah sedemikian canggih dan akhirnya kurang kita kuasai. ¾ Praktek pengamanan sistem informasi yang tidak efektif, kurang memadai, atau bahkan mungkin tidak direncanakan dengan baik. ¾ Penyalahgunaan atau kesalahan pengoperasian atau penggunaan data. ¾ Akses sistem yang tidak terkendali, khususnya bila perusahaan sudah dengan sistem komputerisasi dalam jaringan. ¾ Terjadi bencana karena alam atau sebab non-manu-sia, yaitu: alam/ air/ api, listrik, yang merusak /mengganggu aset infor-masi, tanpa preventip atau perencanaan penanggulangan memadai. ¾ Jika tanpa sistem cadangan (atau mesin cadangan) kerusakan (teknis) komputer yang menyebabkan pengolahan data tertunda atau pelayanan/operasi organisasi terganggu. ¾ Komputer adalah mesin yang canggih, tetapi tanpa dikelola dengan benar menjadi tidak berfmakna. Karena itu salah satu resiko perusahaan adalah justru komputer dikelola secara tidak benar. ¾ Data input tidak dijamin validitasnya atau diupdate ¾ Data diduplikasi atau digunakan secara tidak sah, atau terjadi penyadapan
104
¾ Terjadinya pengingkaran (tidak mengakui) akses, khususnya dalam sistem e-commerce, yaitu kegiatan perdagangan interaksi secara elektronis. ¾ Resiko yang bersifat umum ialah apabila karena sesuatu hal sistem komputer tidak dapat berfungsi sehingga dapat mengakibatkan operasional perusahaan menjadi terbengkalai. ¾ Kemungkinan kerusakan data/ informasi dapat terjadi dalam berbagai bentuk, misalnya: d. Over-writing (tertimpuk data lain) e. Burning (terbakar) f. De-gausing (alat penghancur) g. Shredding (teriris) h. Data dari media (khususnya pita magnetis) tidak dapat dibaca komputer karena rusak, kotor, tergores. Penyalahgunaan komputer (computer abuse) dapat mendorong ke arah kemungkinan-kemungkinan yang mengandung konsekuensi tertentu. Berikut ini adalah suatu tabel yang dapat menggambarkan berbagai kemungkinan yang dikutip dari Weber, sebagai berikut: Konsekuensi
Keterangan
Destruction of assets
Hardware, software, data, fasilitas lain, dokumen, atau supplies ada kemungkinan/dapat dirusak
Theft of assets
Pencurian hardware, software, data, documentation, dan supplies.
Modification Hardware, software, of assets documentation dapat secara tidak sah. Privacy violations
data, dan dimodifikasi
Pelanggaran privacy dari data person atau organisasi.
Disruption of Kemungkinan
gangguan
terhadap
105
operations
beroperasinya sistem informasi suatu organisasi.
Unauthorized Hardware, software, data, facilities, use of assets documentation, dan supplies mungkin disalahgunakan atau digunakan secara tidak sah (a.l. untuk kebutuhan pribadi, atau komputer digunakan untuk “ngobyek”). Physical harm to personnel
Terjadinya physical harm ke pegawai.
Tabel 5.1. Tipe Kejahatan Komputer Sumber: Weber (1999, p.8) Dampak Terhadap Sistem Akuntansi Komputerisasi sistem akuntansi tentu akan berdampak terhadap sistem itu sendiri. Dampak komputerisasi pada sistem akuntansi antara lain menyangkut mengenai organisasi dan staffing-nya, proses, penyimpanan data atau pencatatan data transaksi akuntansi, ketersediaan informasi, dan terhadap sistem pengendalian intern. Komputerisasi sistem akuntansi juga berdampak terhadap pelaksanaan audit keuangan (fiancial audit), khususnya pengumpulan bahan bukti dan evaluasi.
106
Organisasi Struktur organisasi dan prosedur yang mengelola sistem sistem berbasis komputer mempunyai ciri-ciri pemusatan fungsi dan pengetahuan tentang sistem. Dalam sistem berbasis komputer, personalia yang mengerjakan dan mengetahui informasi sangat sedikit. Pemisahan tugas relatif tidak ada. Tanpa adanya pengendalian yang ketat bisa berbahaya karena peluang untuk melakukan penyelewengan lebih terbuka. Dalam sistem berbasis komputer, persyaratan dan kebijakan tentang staf, jenis keahlian personil dan fungsi-fungsi organisasi juga mengalami perubahan-perubahan Pada waktu sistem akuntansi masih sepenuhnya dilaksanakan secara manual, maka keahlian pembukuan (book-keeping) dari lulusan kursus Tatabuku Bon-A, Bon-B, dan Administrasi Perusahaan Modern (APM) masih sangat dibutuhkan. Dalam sistem informasi akuntansi berbasis komputer keahlian itu sudah tidak diperlukan lagi. Ciri-ciri perubahan lain ialah mengenai sentralisasi dan desentralisasi data, struktur organisasi, pemisahan tugas dalam sistem pengolahan data. Pada sistem manual, data akuntansi dikelola oleh bagian akuntansi. Data mengenai persediaan barang misalnya, dikelola di dalam kartu persediaan barang (buku pembantu persediaan) pada bagian akuntansi. Dari sudut pandang akuntansi, bila ada perbedaan barang menurut catatan petugas gudang dengan buku persediaan yang harus dipercayai adalah buku persediaan pada bagian akuntansi. Perubahan sistem penyimpanan data Dalam sistem berbasis komputer juga terjadi pemusatan program dan data. Transaksi dan file sering disatukan dalam satu disket/disk dan disatu tempat. Tanpa adanya pengendalian yang ketat, kemungkinan penyalahgunaan wewenang, perubahan program dan data akan dapat merugikan perusahaan. Pada sistem manual data dicatat di jurnal dan ledger (buku besar dan buku pembantu). Pada sistem komputer, data disimpan di file dalam bentuk yang hanya dapat dibaca oleh mesin (tidak kasat-mata, machine readable form) seperti misalnya disk magnetik atau pita magnetik dan tidak terbaca oleh mata manusia biasa.
107
Perubahan Proses Perubahan sistem komputerisasi juga dapat dilihat dari proses. Sampai pada dekade tahun 1980-an, sistem pengolahan data masih banyak yang dilaksanakan secara batch. Sedangkan pada saat ini lazimnya proses input data ke kom puter sudah dilakukan secara on-line transaction processing system. a. Batch Processing System b. On-Line Input - Batch Processing c. On Line Input -Real Time Processing Desain dan prosedur yang diikuti dalam sistem sistem berbasis komputer berbeda dengan sistem dan proses yang dilakukan dalam sistem akuntansi manual. Pengembangan sistem berbasis komputer biasanya akan menghasilkan karakteristik dalam desain dan prosedur yang berbeda dengan yang dijumpai dalam sistem manual. Dalam sistem berbasis komputer yang sudah canggih mungkin didesain sistem paperless. Ciri-ciri metode pemrosesan data dengan komputer ialah: a. Tidak memiliki dokumen sumber b. Jalannya transaksi jarang dapat ditelusuri c. Adanya output yang tidak dapat dilihat d. Mudah dalam hal akses ke data dan ke program komputer e. Kinerja komputer konsisten f. Prosedur pengendalian program g. Metoda Pemutakhiran Data h. Kerentanan Media dan Data i. Sistem Pelaporan Perubahan Ketersediaan Informasi. Pada sistem berbasis komputer, maka daya saji informasi (daya saji masukan/proses/laporan, dan jejak audit) menjadi sangat berkurang. Data seringkali hanya tercatat di komputer tanpa kertas tercetak.
108
Perubahan Sistem Pengendalian Intern Dengan diterapkannya sistem komputerisasi, maka sistem pengendalian intern juga mengalami perubahan. Salah satu sebabnya ialah misalnya karena data tidak lagi ditulis pada lembar kertas (jurnal/buku besar) maka daya saji data sudah tidak dapat dilihat lagi secara visual. Selain itu juga proses komputerisasi dan komunikasi menyebabkan resiko yang dihadapi menjadi makin besar dan makin kompleks (rumit). Perubahan Audit Berbeda dengan dampaknya terhadap sistem dan pengendalian, sebetulnya secara hakiki komputerisasi tidak merubah konsep dan tujuan audit. Yang berubah dalam audit adalah teknik pemeriksaan, khususnya dalam pengumpulan bahan bukti aduit dan penilaiannya (evidence collection and evaluation). Audit dapat dilakukan dengan pengujian terhadap input/output dari dokumen yang tersedia, pemeriksaan proses melalui berbagai metoda tertentu (misalnya wawancara/tanya-jawab atau kuesioner), atau langsung ke sistem komputernya (pemeriksaan program dan file/data). Pemeriksaan akuntan yang “menembus masuk” ke sistem komputer disebut audit through the computer. Pemeriksaan akuntan juga dapat dilakukan tanpa memeriksa sistem komputer (program ataupun file/databasenya), dengan menganggapnya sebagai kotak hitam (black box). Pemeriksaan akuntan dengan cara ini disebut dengan audit arround computer. Atau auditor memeriksa dengan alat bantu komputer (audit with the computer). Pendeknya memang ada beberapa dampak komputerisasi terhadap audit, computer auditor makin diperlukan, area/kawasan audit makin meluas dan saling terkait.
