BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Objek Penelitian 4.1.1. Sejarah Hotel Kartika Chandra PT. Hotel Kartika Chandra didirikan berdasarkan akte Notaris Nomor 7 pada Notaris Raden Moeljatmo pada tanggak 31 Desember 1968, yang didirikan oleh Yayasan Kartika Chandra. Awalnya adalah sebuah hotel non bintang, lalu pemilik hotel tersbut merasa perlu menerjuni industry perhotelan secara lebih serius, lalu lahirlah Hotel Kartika Chandra. Sebuah kompleks hotel mini dan gedung theater yang terletak di Jalan Jendral Gatot Subroto Kav. 18-20, Jakarta Selatan, yang diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia Bapak Soeharto pada tanggal 20 Januari 1971.33 Perlahan tapi pasti, hotel dengan kapasitas 30 kamar ini terus berkembang. Tahun 1972, PT. Hotel Kartika Chandra membuka usaha baru berupa ruang perkantoran sebanyak 88 ruangan yang disebut dengan Minor Operating Department. Pada April 1974 menjelang diadakannya Konfrensi PATA (Pacific Asia Travel Association), Kartika Chandra berhasil meningkatkan diri menjadi hotel bertaraf internasuonal bertingkat 10 dengan kapasitas 174 kamar, sebuah Ballroom, Restoran Nusa Indah, Supper Club, Bar, dan fasilitas gedung berupa
33
Public Relations Department, Sekilas Perkembangan 25 Tahun Hotel Kartika Chandra, PT. Tunas Jaya Lestari, Jakarta, 1996, hal. 25
41
42
Bowling Center berkapasitas 24 lines, yang diresmikan oleh Ibu Negara Tien Soeharto. Pada tahun 1974, di Indonesia belum memiliki banyak hotel dan Kartika Chandra merupakan salah satu hotel bertaraf internasional yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas modern, termasuk sebuah Convention Center, ruang perkantoran, dan pelataran parker untuk 850 mobil. Saat itu Prambanan Coffee Shop yang terletak di area lobby Hotel Kartika Chandra dikenal sebagai salah satu café dan bar pertama di Jakarta, tempat para bintang terkenal ibukota berkumpul. Lebih dari itu, Kartika Chandra juga memiliki sarana hiburan yang tidak terdapat di hotel lain, yaitu sebuah gedung bioskop modern dan terbesar dengan kapasitas 1000 kursi yang bernama Kartika Chanda Theater. Dan pada tahun itu pula Hotel Kartika Chandra dinyatakan hotel berbintang empat oleh Pemerintah. Pada awal tahun 1991, Kartika Chandra memaklumatkan diri menjadi hotel pertama di Indonesia yang menerapkan sistem area kerja bebas rokok bagi seluruh staff dan karyawan hotel, dan menyediakan sarana smoking dan non smoking area untuku para tamu hotel. Kebijakan ini tentu saja dapat meningkatkan kenyamanan tamu khususnya yang tidak merokok, sehingga mereka dapat lebih menikmati suasana coffee shop yang bebas dari asap rokok. Pada tahun 1993, Kartika Chandra terpilih sebagai hotel untuk akomodasi para peserta KTT Non Blok di Jakarta dan pada tahun 1994 terpilih menjadi satusatunya hotel berbintang empat yang menerima kepala Negara APEC, yaitu Perdana Menteri Papua Nugini Sir Julius Chan.
43
Selain itu kebijakan sistem area bebas rokok juga meningkatka perhatian akan keselamatan dan kesehatan kerja, terutama dari bahaya kebakaran. Mungkin itu sebabnya Kartika Chandra menjadi satusatunya hote di Jakarta yang memperoleh penghargaan Zero Accident dari pemerintah (Departemen Tenaga Kerja) yang diseahkan secara langsung oleh Presiden Soeharto pada awal tahun 1995 di Istana Negara. Pengembangan Puri Medika KC juga merupakan bukti lain dari kepedulian Kartika Chandra terhadap kesehatan dan keselamatan kerja. Nyatanya, pada tahun 1995 Kartika Chandra memperoleh sertifikat Laik Sehat dari Departemen Kesehatan. Puri Medika KC terbuka untuk semua staff, karyawan dan tamu Hotel Kartika Chandra. Dibawah manajemen baru yang dipimpin oleh H. Sudwikatmono (Presiden Direktur), Kartika Chandra juga merenovasi Balairung Kirana (Grand Ballroom) dan mengembangkan gedung baru di sayap kanan guna menambah ruang kamar menjadi 278 pada tahun 1995, termasuk Puri Kencana (Penthouse) dipuncak gedung (lantai 11), Puri Mahkota Puteri (Royal Princess Suite), Presidential suite dan Executive Suite Tema Hotel Kartika Chandra adalah The Friendly Hotel That Cares, hotel yang peduli dan memberi perhatian penuh terhadap segala kebutuhanm keperluan tamu akan pelayanan, produk dan sarana yang berstandar utama serta pelayanan yang cepat, ramah dan sopan.
44
The Green Royal Castle & Resort, adalah tema Hotel Kartika Chandra yang kedua. Dengan sentuhan arsitektur dan design interior Jawa dan ornamentornamen di setiap ruangan yang tersedia, serta warna exterior yang didominasi oleh warna hijau. Kartika Chandra tampil layak sebuah Puri Raja yang anggun dengan kerimbunan serba hijau oleh tanaman tropis yang terawatt dan ditata apik, asri dan sejuk. 4.1.2. Visi dan Misi Hotel Kartika Chandra Visi dari Hotel Kartika Chandra adalah: 1. Terbentuknya perusahaan nasional terkemuka dibidang perhotelan. 2. Menyajikan produk berkualitas 3. Pelayanan
dengan
memberikan
perhatia
penuh
keada
pelanggan/konsumen. 4. Bersahabat terhadap lingkungan hidup, untuk masa kini dan untuk masa yang akan datang. 5. Terpenuhinya kesejahteraan bagi karyawan. 6. Keuntungan bagi para pemegang saham. 7. Memberikan
kenyamanan
berkesinambungan.
bagi
masyarakat
sekitar
secara
45
Misi Hotel Kartika Chandra adalah: 1. Para tamu yang datang diperlakukan sebagai “Raja” 2. Melaksanakan “Panca K” dalam kegiatan sehari-hari, yaitu: a) Kebersihan b) Ketertiban c) Keramahtamahan d) Keterampilan e) Kejujuran 3. Meng-up grade secara terencana para karyawan agar dapat memberikan hasil yang maksimum.34
4.1.3 Sejarah dan Kedudukan Public Relations Hotel Kartika Chandra Sebelum memiliki Public Relations, kegiatan-kegiatan maupun urusanurusan yang berkaitan dengan Public Relations dijalankan oleh divisi khusus yaitu Marketing Department. Kemudian berdirilah Public Relations Department pada tahun 1985, posisinya berada di bawah Marketing Department. Hal tersebut dapat dilihat dari struktur organisasi yang terlampir. Kedudukan Public Relations Hotel Kartika Chandra memiliki bagian Humas tersendiri yang unit kerjanya bernama Public Relations Manager, kedudukannya bernaung didalam Marketing and Sales Departement. Oleh karena itu segala kegiatan Public Relations harus dipertanggung jawabkan kepada Marketing Manager kepada General Manager. 34
Ibid, hal 13
STUKTUR ORGANISASI HOTEL KARTIKA CHANDRA
General Manager
Resident Manager
HRD Manager
F.O Manager
Executive Housekeep er
Manager Menara KC
Laundry Manager
F.B Manager
Chief Engineer
M/S Manager
EDP Manager
Executive Chief
Training Manager
House Doctor
PR Manager
Sumber: Hotel Kartika Chandra 2013
46
A.O Manager
Sales Manager
Chief Security
Purchasing Manager
Duty Manager
4.1.5 Tugas dan Fungsi Public Relations Hotel Kartika Chandra Fungsi Public Relations Hotel Kartika Chandra adalah membangun, membina, serta mempertahankan dan memulihkan citra atau nama baik Hotel Kartika Chandra melalui program-program komunikasi Humas. Adapun tugas dari Public Relations Hotel Kartika Chandra itu sendiri adalah sebagai berikut:35 a) Menyusun program Public Relations dan mengimplementasikan dengan baik program tersebut yang merupakan bagian dari program komunikasi keseluruhan, sehingga dapat lebih meningkatkan posisi atau mutu hotel (melalui program Public Relations yang mempengaruhi cara kerja karyawan dan service yang diberikan hotel) b) emberi masukan untuk pemecahan masalah, baik yang terjadi dengan public internal maupun dengan public eksternal, sehingga dapat mencegah timbulnya opini public yang kontroversial sekaligus meluruskannya untuk menghindari kerugian pada organisasi. c) Memelihara kontinuitas atau informasi dari hotel ke berbagai pihak yang berhubungan dengan perusahaan atau hotel melalui media cetak maupun media elektronik. d) Mengemukakan ide-ide dan memberikan saran atau pertimbangan untuk kegiatan promosi khusus dan membuat feature tentang hotel untuk dimuat di bulletin dan media massa. 35
Ibid, hal 8
47
48
e) Menjaga hubungan baik dengan media massa, asosiasi dagang, biro perjalanan, para wakil perusahaan, perwakilan pemerintah, dan lain-lain. f) Membuat perubahan papan pengumuman (billboard) secara teratur, kartukartu untuk lobby, elevator display (penunjuk lokasi elevator), dan sebagainya. g) Mempromosikan perlengkapan hotel dan fasilitas hotel kepada tamu dan juga karyawan. h) Menjaga hubungan baik dengan tamu melalui welcoming letters (tulisan selamat dating di lobby, kamar, atau ditempat lain yang sesuai), keramahan, penyambutan tamu dan perhatian khusus lain bila diperlukan. i) Memelihara dokumentasi atau foto dan biografi atau data pribadi tertulis para eksekutif hotel dan memberikan press kit (bahan tertulis atau cetakan untuk publikasi pers) yang up-to-date untuk dipublikasikan. j) Bertindak sebagai penghubung utama antara pemilik hotel dan pihak luar (sebagai juru bicara). k) Meningkatkan hubungan baik antara atasan dengan karyawan dan memelihara keharmonisan kerja.
49
4.1.6 Kegiatan Public Relations Hotel Kartika Chandra Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Kartika Chandra terbagi menjadi dua:36 1. Kegiatan Internal PR: a) Rapat atau Building Management Kegiatan yang rutin diadakan setiap satu tahun sekali yang dihadiri oleh seluruh karyawan. Dalam rapat ini setiap karyawan diberikan hak untuk menyampaikan segala ide, masukan maupun kritikan bagi perusahaan. b) Inter Memo Yaitu surat pemberitahuan yang dikeluarkan oleh Marketing Department dan disetujui oleh Marketing Manager atau Public Relations manager mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan di Hotel Kartika Chandra, khususnya yang berkaitan dengan penggunaan fasilitas hotel. Inter Memo nantinya akan disebar kesetiap departemen agar dapat diketahui oleh seluruh karyawan. c) Today’s Event Yaitu pembuatan papan pengumuman di lobby hotel dan selebaran pemberitahuan ke setiap departemen terkait, yang bertujuan untuk memberikan informasi kepada tamu dan karyawan hotel mengenai acara/event yang sedang berlangsung di Hotel Kartika Chandra 36
Wawancara dengan Ibu Dewi Setiamika selaku Public Relations Manager Hotel Kartika Chandra
50
d) Zodiac Party Pada awalnya kegiatan ini diadakan rutin 4 kali namun saat ini hanya dilaksanakan 2 kali dalam setahun. Acara ini diadakan untuk merayaka ulang tahun para karyawan hotel Kartika Chandra dan bertujuan untuk dapat menjalin hubungan yang harmonis antar karyawan Hotel Kartika Chandra. e) Announcement Board Yaitu pemberitahuan kepada karyawan mengenai Employee of The Month atau karyawan yang terpilih menjadi karyawan terbaik. Dalam acara ini Public Relations Department bekerja sama dengan Bagian Personalia, kegiatan ini rutin diadakan untuk memacu semangat kerja para karyawan agar dapat bekerja ddengan lebih baik lagi dan lebih bersemangat. Papan pengumuman ini juga dibuat untuk memberikan informasi kepada seuruh karyawan tentang kegiatan apa saja yang sedang, akan ata sudah berlangsung. f) Family Gathering Kegiatan tour yang diadakan secara rutin sekali dalam setahun, dalam pelaksanaannya kegiatan ini dibagi menjadi dua batch karena tidak memungkinan seluruh karyawan pergi dalam waktu yang bersamaan. Kegiatan ini diadakan untuku meningkatkan rasa sense of belongings bagi para karyawan.
51
g) Senam Sehat Senam sehat dilakukan setiap satu minggu satu kali pada hari Jumat, seluruh karyawan (yang sedang tidak bertugas di lobby) diwajibkan untuk mengikuti Senam Sehat. h) HUT Perusahaan Acara yang diselenggarakan setiap tahunnya sebagai wujud perayaan atau ucap syukur di hari ulang tahun perusahaan. i) Halal Bihalal/Open house Merupakan acara yang diadakan dalam setiap perayaan hari raya keagamaan seperti Idul Fitri, Natal, dan lain-lain.
2. Kegiatan Eksternal PR: a) Personal Relationship Yaitu hubungan antara Public Relations Hotel Kartika Chandra dengan media cetak dan elektronik b) Special Event Yaitu tugas Public Relations Hotel Kartika Chandra dalam membuat suatu acara special atau momen penting yang melibatkan pihak eksternal hotel. Contoh: Costumer Gathering, Donor Darah. c) Press Relations Yaitu acara Press Conference dan Press release yang ditunjukan oleh Public Relations Hotel Kartika Chandra
52
d) Direct Mail Merupakan salah satu kegiatan rutin yang dilakukan oleh Public relations Hotel Kartika Chandra dalam promosi serta memberikan ucapan terima kasih. Contoh: memberikan ucapan ulang tahun kepada pelanggan tetap, pemberian ucapan disertai dengan kue ulang tahun yang dibuat khusus oleh divisi pastry and cake.
4.2. Hasil Penelitian Pada bab ini merupakan pembahasan hasil-hasil penelitian dengan menggunakan pendekatan kualitatif, yakni dengan melakukan wawancara mendalam dengan key informan dari internal Hotel Kartika Chandra yaitu: a) Ibu Dewi Setiamika selaku PR Manager Hotel Kartika Chandra b) Bapak Supardi selaku PRO Hotel Kartika Chandra c) Ibu Anis Widyawati selaku Kepala Restoran Prambanan d) Ibu Eke selaku Accounting Staff Sedang key informan eksternal terdiri dari : a) Ibu Okie Sintawati dari PT Learnit Global Indonesia pelanggan tetap Hotel Kartika Chandra. b) Bapak Edi, salah satu tamu hotel yang diwawancarai secara acak di lobby hotel. Periode penelitian yang dilakukan untuk menggali informasi mengenai peran Public Relations Hotel Kartika Chandra adalah periode bulan Januari – Agustus 2013. Selama periodisasi penelitian, Public Relations Hotel Kartika Chandra
53
melakukan beberapa aktivitas yang berkaitan dengan implementasi peran-peran public relations. Public relations hotel Kartika Chandra memiliki kegiatan yang ditujukan kepada publik intern dan juga publik eksternalnya, dan kegiatankegiatan tersebut dilakukan dengan maksud dan tujuan bahwa Kartika Chandra sebagai sebuah organisasi memiliki perhatian kepada khalayaknya bukan sekedra mengejar keuntungan.
Seperti yang dikutip dari wawancara dengan Ibu Dewi Setiamika pada hari Senin tanggal 13 Juli 2013 sebagai berikut: “…Dalam menjalin komunikasi dengan public terutama pelanggan, kita memiliki agenda tersendiri terutama untuk pelanggan tetap, kami selaku PR selalu menjalin hubungan baik dengan mereka seperti memberi perhatian khusus di hari jadi perusahaan atau perseorangan dengan mengirimkan kartu ucapan dan juga kami memberikan kue ulang tahun sebagai ungkapan ulang tahun, juga kami membuat program-program khusus, paket-paket khusus yang dirancang sesuai dengan kebutuhan mereka. Yang utama untuk pelanggan corporate adalah bagaimana kita terus menjalin hubungan baik dengan cara terus menjaga dan meningatkan hubungan dan untuk pelanggan regular kami juga melakukan pendekatan agar hubungan “regular” ini bagaimana caranya agar ditingkatkan menjadi kepercayaan penuh yang nantinya mereka akan terus memilih Kartika Chandra sebagai tempat bgi mereka untuk menginap atau menyewa ruang meeting.” Terkait dengan public eksternalnya khususnya pelanggan tetap, Public Relations Hotel Kartika Chandra membuat program-program rutin bagi para pelanggannya, program-program yang dibuat dirancang khusus untuk para pelanggan agar mereka
merasa
dihargai,
diperhatikan
sehingga
mereka
akan
terus
mempercayakan urusan penginapan atau penyewaan ruang meeting kepada Hotel Kartika Chandra.
54
Dan dengan public internalnya Public Relations bekerja sama dengan divisi HRD dalam membuat program-programnya, hal ini dijelaskan oleh Ibu Dewi sebagai berikut: “…kami memiliki program-program rutin yang kami buat untuk public internal kami seperti rutin mengadakan acara yang kami sebut Zodiac Party, acara ini diselenggarakan sebelumnya 3x setahun namun kami rubah menjadi 1x setahun saja, tujuan acara ini adalah untuk memberikan apresiasi kepada karyawan-karyawan yang berulang tahun, lalu kami ada juga kegiatan Family Gathering yang diadakan 2 tahun sekali, dan biasanya acara ini dilakukan di luar Jakarta dan dibagi dalam dua batch karena tidak memungkinan semua karyawan pergi dalam satu kesempatan. Lalu kami juga mengakomodir suatu acara tahunan yang kami sebut Annual Meeting atau Building Management yang mana acara ini dihadiri oleh seluruh karyawan, dalam acara ini karyawan akan diberikan kesempatan untuk member masukan, saran, ide bahkan kritik kepada perusahaan. Dalam hubungannya dengan public internal sangat diperlukan komunikasi dua arah antara manajemen dengan para karyawannya, komunikasi ini sangat diperlukan agar manajemen mengetahui apa yang dibutuhkan oleh para karyawannya dan karywanannya mengetahi bahwa perusahaan bukan hanya mempekerjakan mereka lalu memberi gaji bulanan saja, namun perusahaan juga memberikan perhatian lebih kepada para karyawan yang juga merupakan asset bagi perusahaan dengan mengadakan beberapa kegiatan diluar pekerjaan. Manajemen Hotel Kartika Chandra menyerahkan sepenuhnya kepada Public Relations Hotel Kartika Chandra tentang program apa saja yang akan disusun akan tetapi dengan persetujuan dan laporan hasil kegiatan akan dilaporkan kepada manager Sales and Marketing. Hal ini dikarenakan keberadaan Public Relations yang berada dibawah tanggung jawab Sales and Marketing Department Seperti yang diungkapkan Ibu Dewi:
55
”… Divisi Public Relations berada dibawah Departemen Sales and Marketing dengan pertanggung jawaban kepada Sales and Marketing manager juga General Manager”
Public Relations menjadi penghubung sebuah organisasi dengan khalayaknya adalah tugas dasar dari Public Relations, menjadi fasilitator komunikasi bukanlah hal yang mudah, diperlukan kemampuan komunikasi yang memadai karena public yang akan dihadapi berbeda-beda. Dalam berkomunikasi dengan para karyawan tentu akan berbeda jika berkomunikasi dengan klien, pemerintah dan lain-lainnya. Public Relations Hotel Kartika Chandra memegang peranan sebagai penghubung antara perusahaan dengan public internalnya akan tetapi tidak secara langsung “…Untuk menjadi mediator secara langsung memang tidak, karena untuk masukan maupun keluhan pelanggan akan ditangani oleh departemen Sales and Marketing. Dan untuk masukan dari karyawan umumnya disamaikan dalam annual meeting yang diselenggaakan melalui kerjsama divisi HRD dan PR” Ibu Dewi mengemukakan dalam wawancara yang dilakukan pada hari Senin tanggal 13 Juli 2013 bahwa sebagai mediator antara manajemen dengan karyawannya dalam menampung aspirasi dari para public internal yang mana Public Relations dalam setahun sekali melaksanakan Annual Meeting/Building Management tahunan yang dihadiri oleh seluruh karyawan tetap dari Hotel Kartika Chandra. “…kami bekerjasama dengan bagian HRD setahun sekali mengadakan kegiatan annual meeting yang kami sebut Building Management. Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk menampung aspirasi, masukan, keluhan dari para karyawan”
56
Pelaksanaan meeting tersebut dilakukan untuk menjadi wadah dari para karyawan untuk menyampaikan pendapat, masukan, maupun kritik terhadap manajemen. Pun kegiatan tersebut dijadikan wadah untuk mempererat komunikasi antara perusahaan dengan publik internalnya, sehingga hal ini diharapkan akan menumbuhkan perasaan dihargai bagi para karyawannya. Tanggapan karyawan akan kegiatan Building Management juga cukup mendapat respon yang positif, seperti yang diungkapkan oleh Ibu Anis selaku Manager Prambanan Restoran sebagai berikut: “…ya kami cukup senang dengan diadakannya Building Management, karena kami bisa menyampaikan keluh kesah kami para karyawan yang mudahmudahan dapat dipertimbangkan”
Karyawan meletakan harapan dengan diadakannya kegiatan Building Management tersebut, mereka berharap dengan kegiatan tersebut aspirasi mereka dapat diterima dan diimplementasikan, kegiatan tersebut merupakan bentuk perhatian kecil dari perusahaan untuk memanusiakan karyawannya yang merupakan asset jangka panjang yang harus terus dijaga hubungan baiknya. Hal tersebutdiungkapkan Ibu Dewi dalam wawancara sebagai berikut: “…karyawan merupakan asset perusahan yang menentukan keberhasilan dari program-program yang telah management susun, merekalah yang menentukan provit perusahaan untuk itu memanusiakan karyawan adalah langkah yang tepat, mereka tidak hanya disuruh bekerja lalu menerima gaji tapi kita rangkul mereka sebagai bagian dari keluarga besar, dengan demikian mereka dapat bekerja dengan baik karena merasakan kesatuan sebagai keluarga”
57
Dan untuk kegiatan eksternal terkait dengan Fasilitator Komunikasi, Public Relations Hotel Kartika Chandra hanya memiliki wewenang yang berkaitan dengan promosi, informasi yang berkaitan dengan produk yang mana kegiatan tersebut merupakan kerjasama antar divisi antara lain dengan Marketing, dan juga divisi Foods and Beverages. Keluhan dan masukan dari para pelanggan umumnya disampaikan melalui web, ataupun melalui kotak yang disediakan di lobby hotel atau dapat disampaiakan langsung ke Duty Manager yang sedang bertugas, seperti yang diungkapkan oleh Ibu Dewi sebagai berikut: “…Kami tidak dapat menerima atau memproses masukan, keluhan dari pelanggan. Mereka akan diarahkan ke bagian Marketing and Sales jika ingin menyampaikan masukan atau keluhan, selebihnya akan dikoreksi oleh divisi terkait”
Public Relations juga bekerja sama dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. Mereka menjadi bagian dari tim perencanaann strategis. Kerjasama dan musyawarah dimulai dengan persoalan yang pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Akan tetapi Public Relation Hotel Kartika Chandra tidak memiliki wewenang untung menyelesaikan masalah yang dianggap penting, seperti yang tercantum dalam wawancara berikut ini: “…dalam beberapa masalah besar memang kami PR tidak dilibatka secara langsung, kami hanya membantu memecahkan permasalahan yang ada akan tetapi keputusan ada di General Manager, dan hal itu juga akan diinformasikan oleh General Manager langsung baik kepada public internalnya maupun public ekternal. PR hanya memfasailitasi kegaitan tersebut”
58
Public Relations dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan masalah organisasi lainnya hanya saja tidak diikutkan secara langsung seperti yang diutarakan Ibu Dewi dalam sesi wawancara sebagai berikut: “…sejatinya PR memang di Kartika Chandra hanya sebatas sub divisi dari Sales and Marketing, kami pun juga melakukan kegiatan marketing. Kegiatan-kegiatan kehumasan kami hanya sebatas melakukan program yang sudah ada, mengajukan program rutin, dan kami tidak memiliki wewenang yang professional sebagai seharusnya PR” Bahwa public relations menjadi salah satu media komunikasi antara perusahaan dengan media massa guna menyampaikan informasi yang terkait yang dibutuhkan oleh publik. Ibu Dewi mengungkapkan: “…kami rutin mengeluarkan newsletter setiap bulannya, newsletter kami merupakan kerjasama divisi public relations dengan beberapa divisi antara lain divisi marketing and sales dan juga divisi food and baverage”
Newsletter hotel Kartika Chandra disusun untuk periode sau bulan, dan umumnya newsletter tersebut merupakan promosi dari paket-paket yang ditawarkan oleh hotel, mereka tidak hanya menyebarkan newsletter di setiap kamar hotel, lobby dan banner namun juga para karyawan. “newsletter juga kami sebarkan kekalangan internal perusahaan dengan harapan mereka juga memahami program apa saja yang sedang kita laksanakan, ini penting agar mereka tidak hanya mengetahui tapi juga penting mereka memahami apa yang sedang di tawarkan oleh perusahaan kepada pelanggan” Public relations harus selalu memberikan informasi terbaru mengenai kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dan hasil dari kegiatan tersebut
59
disampaikan baik dengan dibuatkannya press release atau mengadakan confrennce press. Ibu Dewi mengungkapkan bahwa dengan kegiatan ini, hubungan dengan media massa tetap terjalin: “press releasse juga kami siapkan untuk kepentingan menyampaikan informasi kepada masyarakat melalui media massa, akan tetapi kami jarang ya membuat press release terkait informasi produk kami, beberapa kali kami membuat press release terkait permasalahan yang sedang dihadapi tapi tidak sering dan itu disampaikan oleh General Manager, public relations hanya memfasilitasi kegiatan tersebut saja” Jika peneliti amati, memang Hotel Kartika Chandra tidak terlalu sering melakukan kegiatan konfrensi press, ada beberapa kasus kecil yang sempat menimpa namun jarang sekali masalah tersebut berlangsung lama.
4.3. Pembahasan Setelah melakukan pengumpulan data dan wawancara mendalam kepada narasumber serta pemanfaatan dokumentasi dari Hotel Kartika Chandra, maka peneliti melakukan teknik analisa data yaitu mereduksi data dengan cara memilahmilah data yang akan digunakan untuk hasil penelitian ini, kemudian menyajikan data yang tersebut dan setelah itu menarik kesimpulan. Peneliti akan menjelaskan secara ringkas mengenai implementasi peran Public Relations di Hotel Kartika Chandra Dozier & Broom mengemukakan peranan Public Relations dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi empat kategori yaitu : 1. Penasihat Ahli ( Expert Presciber Communication ) 2. Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator) 3. Fasilitator Proses Pemecah Masalah (Problem Solving Process facilitator)
60
4. Teknisi Komunikasi (Communication Technician) Peran adalah kumpulan kegiatan harian yang dilakukan seseorang. Konsep peran Public relations itu sendiri adalah memahami fungsi Public Relations dan komunikasi organisasi. Teori empat peran Dozier & Broom inilah yang menjadi landasan peneliti dalam melakukan penelitian tentang peran Public Relations di Hotel Kartika Chandra. Kedudukan public relations yang berada di bawah divisi Sales and Marketing department membuat public relations hotel Kartika Chandra keterbatasan dalam menjalankan perannya karena semua keputusan akan melalui proses yang panjang diawali melalui Sales and Marketing manajer dan persetujuan akhir diperoleh dari General Manager. Untuk kegiatan-kegiatan baik internal dan eksternal, peneliti melihat bahwa kegiatan yang ada belum dilakukan secara maksimal, dan cenderung hanya dibuat agar terlihat ada kegiatan kehumasan saja. Dalam menjalankan aktivitasnya sehari-hari Public Relations Hotel Kartika Chandra memiliki tugas, fungsi dan peran yang berbeda-beda. Tugas yang dikerjakan Public Relations dalam menjalankan aktivitasnya ada yang bersifat tanggung jawab langsung atau hanya sekedar membantu (supporting). Sifat dari tugas Public Relations ini, tanggung jawab atau hanya sekedar supporting akan terlihat jelas ketika Public Relations menjalankan tugasnya. Peran Public Relations Hotel Kartika Chandra melihat dari teori Dozier & Broom dalam pengimplementasiannya peran yang paling dominan adalah sebagai
61
Teknisi Komunikasi dan juga Penasihat Ahli. Hal tersebut dapat terlihat dari tabel aktivitas yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Kartika Chandra.
a. Building Management Dalam kegiatan ini PR bekerja sama dengan divisi HRD, kegiatan ini diselenggarakan rutin setiap satu tahun sekali, PR berkontibusi dalam menyiapkan susunan acara dari pengajuan proposal, penyiapan materi acara, menyampaikan informasi kepada semua divisi, hingga menyusun laporan terkait, jika dilihat dari keempat peran Public Relations menurut Dozier Broom, PR Hotel Kartika Chandra dalam melaksanakan kegiatan ini lebih cenderung berperan sebagai Teknisi Komunikasi. Dilihat dari tanggung jawab yang dilakukan lebih mengarah kepada kegiatan yang bersifat teknis. b. Inter Memo Inter Memo atau internal memo dikeluarkan oleh PR atas persetujuan Sales and Marketing Manager untuk disebarkan kepada divisi terkait tentang penggunaan ruangan atau khususnya penggunaan fasilitas hotel. Inter memo diperoleh dari divisi Marketing yang kemudian oleh divisi PR dip roses menjadi sebuah pengumuman resmi kepada seluruh divisi terkait, agar mereka mengetahui ruang atau fasilitas mana saja yang sedang dan atau akan digunakan.
62
Dalam kegiatan ini PR hanya berperan sebagai Teknisi Kominukasi dimana PR adalah pihak yang membuat dan menyampaikan pengumuman kepada divisi-divisi terkait
c. Today’s Event Merupakan kelanjutan dari Inter Memo, PR membuat papan-papan pengumuman yang menunjukan tentang ruangan dan kegiatan yang sedang dilaksanakan. Papan tersebut ditempatkan di Lobby Utama hotel di dekat lift, di pintu utama lobby dan juga diletakan di ballroom jika acara dilakukan di ballroom. Dalam hal ini PR masih berperan sebagai Teknisi Komunikasi. d.
Zodiac Party Acara ini rutin diadakan 2x dalam satu tahun, acara ini merupakan bentuk apresiasi perusahaan kepada karyawan khusunya karyawan tetap, dalam acara ini PR berperan sebagai Teknisi Komunikasi dan juga Penasihat Ahli. Sebagai Teknisi Komunikasi, PR membuat pengajuan acara kepada perusahaan, lalu membuat susunan acara, menginformasikan kepada karyawan dan juga membuat laporan akhir dari kegiatan tersebut. Dalam perannya sebagai Penasihat Ahli, PR memiliki tugas untuk menjadi agen perusahaan yang dapat menyampaikan isu positif tentang perusahaan kepada karyawann sehingga akan terbentuk citra yang baik tentang perusahaan dimata karyawan.
63
e. Announcement Board Announcement boad merupakan kelanjutan kegiatan dari divisi HRD tentang Employee of The Month, papan pengumuman ini berisikan tentang karyawan terbaik bulanan, semua karyawan tetap memiliki kesempatan untuk menjadi kandidat Employee of The Month jika memiliki dan memenuhi criteria yang telah ditetapkan oleh HRD. Pihak HRD yang menentukan siapa Employee of The Month dan kemudian PR membuatkan pengumuman dalam bentuk announcement board yang dileetakan di lobby utama hotel dan juga majalah dinding. Dan dalam kegiatan ini jelas terlihat PR berperan hanya sebagai Teknisi Komunikasi. f. Family Gathering Kegiatan Family Gathering dilakukan dalam jangka dua tahun satu kali, dan dilakukan dalam dua batch, karena tidak memungkinkan membawa semua karyawan dalam satu kesempatan. Terkait dengan kegiatan ini PR memilik peran yang cukup andil, dimulai dari penyusunan proposal, materi kegiatan, penyampai isu tentang perusahaan, pemilihan lokasi, penyampaian informasi, dokumentasi dan evaluasi hasil kegiatan. g. Senam Sehat Senam sehat diadakan setiap hari Jumat pagi dan diikuti oleh seluruh karyawan yang sedang tidak dalam kegiatan pelayanan di hotel, sifat kegiatan ini wajib dan akan memperngaruhi penilaian terhadap kinerja
64
perseorangan dan juga departemen. Kegiatan rutin ini merupakan kerja sama dengan divisi HRD. Inti dari kegiatan ini adalah untuk menjalin komunikasi non formal diantara para karyawan, karena dalam kegiatan ini semua elemen perusahaan ikut bergabung untuk mengikuti kegiatan senam pagi. Dalam kegiatan ini PR berperan bukan hanya sebagai Teknisi Komunikasi namun juga sebagai h. HUT Perusahaan Kegiatan HUT Perusahan merupakan salah satu kegiatan rutin setiap tanggal 20 Januari. Dalam kegiatan ini PR menyiapkan sebuah acara yang dihadiri oleh seluruh karyawan, tamu undangan dan juga pihak tenant dari Menara Kartika Chandra. PR berperan aktif dalam kegiatan ini dari awal acara hingga akhir, menyebarkan
undangan
keseluruh
pihak
eksternal
seperti
tamu
pemerintahan, kostumer, tenant, perwakilan masyarakat sekitar. Dengan diadakannya kegiatan HUT perusahaan, diharapkan terjalin keakraban diantara para karyawan, tamu undangan dengan pihak perususahaan. i. Halal Bihalal/Open House Halal bihalal dilakukan untuk merayakan hari raya Idul Fitri, acara ini dihadiri oleh manajemen dan karyawan yang merayakan Idul Fitri, sedang Open House diadakan untuk merayakan Natal Bersama. PR berperan dalam menyelanggarakan kegiatan ini secara penuh dari perencanaan hingga evaluasi kegiatan.
65
Kegiatan ini dilaksanakan untuk memberikan perhatian kepada para karyawan yang merayakan hari raya keagamaan.
Selain kegiatan internal, PR Hotel Kartika Chandra juga melakukan kegiatan ekternal antara lain: a. Personal Relationship Merupakan hubungan yang dijalin oleh PR Hotel Kartika Chandra untuk menjalin hubungan baik dengan media cetak dan elektronik. Hubungan ini sangat diperlukan karena media cetak dan elektronik akan
sangat
diperlukan
oleh
sebuah
organisasi
untuk
menginformasikan berita-berita kepada publik ekternal. Dalam hubungan ini kegiatan yang dilakukan seperti mengundang para wartawan untuk hadir dalam ucara HUT perusahaan, dalam kapasitasnya sebagai tamu undangan bukan untuk peliputan lalu juga menyelenggarakan media visit untuk para wartawan yang telah bekerja sama dengan Kartika Chandra. b. Special Event Dalam kegiatan ini PR Hotel Kartika Chandra diberikan wewenang penuh dalam pelaksanaannya, kegiatan ini melibatkan pihak eksternal. Kegiatan tersebut antara lain seperti Costumer Gathering, aksi sosial Donor Darah yang rutin diselenggarakan tiga bulan sekali yang bekerja sama dengan para sponsor dan PMI.
66
Dalam special event ini PR mengundang rekan wartawan, biasanya rekan wartawan dari media cetak untuk peliputan kegiatan. PR menyusun acara kegiatan, menentukan tema kegiatan, membuat pengumuman
tentang
kegiatan
tersebut,
melakukan
kegiatan
dokumentasi hingga memberikan laporan dan evaluasi kegiatan. c. Press Relations Merupakan kegiatan press conference dan press release yang diajukan oleh pihak PR. Kegiatan press conference diadakan jika ada informasi yang perlu disampaikan kepada khalayak umum. PR menyiapkan undangan kepada para wartawan, lalu membuat isi press release yang telah disetujui oleh General Manager dan penyampaiannya disampaikan oleh General Manager. Dalam hal ini dapat dikatakan PR hanya memfasilitasi saja. d. Direct Mail Merupakan kegiatan rutin PR dalam menjalin hubungan baik dengan para customer khusunya customer tetap, seperti memberikan ucapan selamat ulang tahun disertai dengan bingkisan berupa kue ulang tahun yang dibuat khusus oleh divisi pastry and cake. Dengan kegiatan ini diharapkan hubungan baiknya terus terjalin, PR dalam kegiatan ini berperan sebagia Teknisi Komunikasi dan juga Fasilitator Komunikasi.
67
Peneliti melihat dari fenomena yang ada di Kartika Chandra adalah bahwa Kartika Chandra merupakan salah satu hotel yang keberadaannya sudah cukup lama, sebuah institusi yang besar dan kuat seperti Kartika Chandra sudah seharusnya memiliki sebuah divisi PR yang secara serius dan professional menangani kegiatan kehumasan kepada para stakeholdernya akan tetapi kenyataannya divisi PR di Kartika Chandra memang ada secara structural akan tetapi porsi wewenang, fungsi dan perannya sangat terbatas. Kedepannya peneliti berharap bahwa PR bukan hanya sekedar pelengkap sturktur
organisasi
namun
juga
institusi/perusahaan dimana PR berada.
dapat
berkontribusi
nyata
bagi
