Penerapan SistemInformasiOpenSourceKoha .'....'.'...../Maria Husnrm* Perjalanan
PERJALANAN PENERAPAI\ SISTEM INFORMASI OPENSOURCEKOHA DI PERPUSTAKAA}I T]NTVERSITASMT]HAMMADIYAII SI]RAKARTA DARI TAHIIN 2006s.d.2010 ' Oleh: Maria Husnun* ABSTRACT Thetitle of theresearchis "The chronologt of the applicationof opensonrceinformationsystemKoha in the library of MuhammadiyahUniversityof Surakartafrom2006to 2010." Thebackgroundof this researrhis that the developmentof the infortnationtechnologtdemandsthe library to usethe technologt.UMS' Iibrary was thefirst and its private-universitylibrary usingKoha systernas theautomaticsystemin Indonesia.Koha'scompletefeatures The use of English staff, language and the small number of the raisedconfusionamongUMS'library developrnent communityof Koha usersin Indonesiasometimesleadto misinterpretation. Themethodusedin this researchwasthequalitativemethod,and itsapproachwasthecasestudy.Thereasonof ofthequestionswerehow andwhy. uniqueandthefortns thatthecasehappenedwas usingthesewas Theresultof theresearchwasthat therewere3periods of thechronologt of Koha applicationin UMSlibrary, namely:pre-Koha, whilst using Koha, and developingof Koha systern.Theapplication of Koha systemin UMS library had bem in accordancewith the qtcle of the developmentof the informationsystem.This cycle includes influentialfactors planning, analyzing,systerndesigning,irnplementing,operating,evaluating,anddeveloping.The were:(1) therectorat'ssupports,(2) humanresourceand leadership,(3) trendin thelibrary, (4) integration,(5) the needof thesystem,(6) thedataanalyze,(7) conmunication,(8) goodcooperation,(9) socialization,(10) open source,(Il)financial condition,(12) the quality of the system,(13) the readinessof thefacilities.Besides,the asthetheoreticalcontributionsnarnely:goodcommunicationand thereweresornenewfoctors researchfoundthat readiness of thefacilities. It alsofound that therewasonelostfactori namely: and the cooperation,socialization, userinterface. Kqt words: Infortnationsystem,KOHA systern, * MahasiswaMIPUGM
A. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dan komunikasiyangbegitu cepatmenuntutperpustakaan sebagailembagainformasi menggunakanteknologi inforrrasi sebagaialat untuk menjalankankegiatan sehari-hari.Pemanfaatanteknologi informasi sudah menjadi kebutuhanmutlak bagi perpustakaanuntuk mencapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan perpustakaan.Melalui teknologi komputer dan informasi yang semakin maju memungkinkan kemudahan-kemudahandalam pengelolaan perpustakaan. Sistem otomasi dan digitalisasi perpustakaanakanmemberipeluangaksesyang lebih besar kepadapenggunadan meringankankerja staf perpustakaan. PerpustakaanUniversitas Muhammadiyah Surakarta(JMS) sejak tahunI 994 sudahmenerapkan otomasidengansistempustaka,yang kala itu hanya terbatas pada bagian pengolahandan penelusuran buku. Tahap selanjutnyapada tahun 2004 bergann Mypus yang berhasil sistem informasi
34
mengotomasikan bagianpengolahandanpenelusuran buku sertabagraoskkulasi dan adminislpsi anggota. Namrm semakinbanyak data dan masih sederhana rnryus, menuntutperpustakaanUMS untuk kembali menggantisisteminformasiperpustakaannya. Setelah melalui tahap pemilihan, analisis, penilaian dan pertimbangan akhirnya pada Februari 2008 perpustakaanUMS secara resmi memilih dan memanfaatkan.sistem informasi perpn;rstakaan. open sourceKohadalampengelolaanperpustakaannya. Koha memiliki fitur yang lengkapdibandingkan dengan sistem open source lainnya dan dapat digunakanuntuk semuauluran perpustakaan.Fiturfitur tersebut dapatdigrrnakansebagaisistemdalam sirktrlasi, katalogisasi, akuisisi, serial, cadangan, manajemenpengelolaan,maupunpengelolaancabang perpustakaan,dengandayatampungdatayang besar. Koha menggunakan desain database dual yang memanfaatkankekuatan dari dua jenis database standarindustri besar (berbasistels dan RDBMS). Fitur desainmemastikanbahwa Koha dapatdipnkai
Vlll Nomor1,2012 Berkala llmuPerpustakaan danInformasi - Volume
SisteinInformasiOpenSoute Koha ............../ Penerapan Perjalanan MariaHusnun*
untuk memenuhi beban transaksi perpustakaan, apapunukurannya. Kohajuga dinilai dandiprediksidapatmenqngani setiap kebutuhansistem informasi perpustakaanke depankarenaKoha terus dikembangkanoleh teknisi dari berbagai latar belakang dan oleh berbagai perpustakaan untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Koha dapat diterapkan pada berbagai denganberbagaimacamfasilitas. ukuranperpustakaan Koha disusununtuk memenuhistandarmanajemen perpustakaansehinggadapat diintegrasikandengan sistemmanajemenlain. Koha berbasisopen source, maka teknologinya murah dan te{angkau, babkan perpustakaan kecil dapatmemanfaatkan. Sepertidalam penerapanKoha di Perpustakaan UMS tidak semuaberjalanmulus.Banyakkendaladan masalahyang dihadapi,baik dari segi kesiapanstaf, budaya organisasi, infrastnrktur dan dukungan manajemen.Lengkapnyafitur Koha tidak sertamerta memudahkanstaf untuk mengerjakantugas seharihari, bahkan dinilai lebih rumit dan membuat kebingunganstaf perpustakaandalarn pemanfaatan Koha kargna berbagai macarn data harus dientri label,barcodedanlaporan melalui sistem.Pencetakan yang harus melalui beberapatahap juga terkadang merepotkandanmembuatprosespengolahanmenjadi lebih lama. Selain itu modifikasi tarnpilan yang banyak membuat proses pekerjaan menjadi lebih larnbatsehinggakurangefisiendanefektif. Di sampingitu Koha terus dikembangkanoleh penggunanyadari berbagai peryustakaandi dunia sehinggadalamprakteknyasering terjadi pergantian aturan dalam pengguna{mKoha. Sehingganap ada pergantiandanperkembangan barutersebutsistemdiup-gradeyang terkadangmenimbulkanmasalahdan kebingungan baik staf maupun pengguna perpustakaan.Selain itu pengembanganKoha yang berbahasaInggnr, danmasihsedikitpemakaiKoha di Indonesiaseringmenimbulkansalahpenafsirandalam pengembangansistem yang nnenginnplementasikan pada akhimya proses implementasipengembangm sistemini membutuhkanprosesdanwaktuyanglama. Kurangnya pemahamanpara staf dan pengguna perpustakaan terhadapKohamenambahpermasalah an yang timbul dari pemanfaatanKoha di perpustakaan yang timbul tersebut antara UMS. Masalah-masalah lain penelusuran koleksi yang harus dilakukan berulang-ulang, pembuatan laporan yang kurang lengkap,pengentriankatalog dua kali (double) yang penumpukandatayangtidak terpakai. menyebabkan PerpustakaanUMS merupakan perpustakaan
perguruantinggr pertamayang menerapkanKoha di Indonesia. Meneliti tentang perjalanan penerapan Koha di perpustakaanIJMS ini merupakansuatuhal yang menarik dan unik untuk dilalarkan,karena di perpustakaanini lah Koha mulai dikembangkandan diperkenalkandi Indonesia.Padahaldi negara-negara lain di duniasudahbanyakperpustakaan-perpustakaan y a n g me n g imp le me n t a s ik a n dan mengembangkannya. Bahkan Koha dinilai mampu bersaing dengan sistem inforrnasi perpustakaan lainnyayangberbayar. Beberapahal inilah yang mendorongpeneliti tertarik untuk meneliti tentang "Perjalananan Penerapan Sistem Informasi PerpustakaanOpen Source Koha di Perpustakaan Universitas MuhammadiyahSurakartadari tahun2006s.d.2010'. B. RumusanMasalah Berdasarkanlatar belakangdi atasmakamasalah yangdapatdirunruskanadalahsebagaiberikut: 1. BagaimanaperjalananpenerapanKoha di perpustakaan UMS dari masake masa? 2. Faktor-faktorapasajayangberpengaruhdalam penerapanKoha di perpustakaan UMS? 3. Pelajaranapayangdapatditarik dari pengalamanperjalananpenerapanKoha di perpustakaan UMS? C. FroposisioElow" Penelitian ini menggunakan teori tentang penerapan sistem informasi di organisasi yang diutarakanoleh Nugroho (2008). Menurut Nugroho (2008)penerapantersebutmelaluitahap-tahapsebagai berikutseperti 1. Fase Perencanaan,yaitu dimulai dengan mendefinisikanmasalah.Analisis ini dilalskan dengan melihat dari berbagai aspek, misalnya aspekekonomis,teknis, hukum, waktu dan lain sebagainya. 2. FaseAnalisis, yaitu meneliti kebutuhanpemakai informasi dan menentukantingkat penampilan sistem yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhantersebut. 3. Fase Desain adaLahfase perancangansistem seoatralengkapbaik dari aspekperangkatkeras maupunperangkatlunak. Dalam pengembangan sisteminformasiadaduahal yangharusdirancang yakni aspek perancanganproses dan aspek perancangandata.
BerkalaltmuPerpustakaan dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1,2012
35
Mafia Husnrm* perjalananPenerapan SistemInformasiopen sourceKoha............../
kecil pada sistem, rnaupunjuga pena:nbahanFaseImplementasiadalahfasedi manaprograrn penambahan kecil padakinerjasistem.Padatahap ditulis, diuji dan disesuaikansampaimemenuhi ini secarateratur,dilakukan audit sistem untuk kebutuhan pemakai. Pada fase ini sgmua menjaminquality assurancedarikinerja sistem. perangkatlunak dan perangkatkeras dipasang, dicoba, dan diatur sampai memenuhi harapan 6. Fase Evaluasi @enyempumaan),yakni fass yangditetapkan.Padatahapini fasekritis terletak peningkatan sistem. Dan apabila terjadi padafaseperpindahandari sistemlamake sistem penyempumaan yangbersifatbesarmakatahapan pengembangan baru. sistemdapatdimulai kembalidari awal. 5 . FaseOperasi(Penggunaan)adalahfasedi mana sistem informasi mulai digunakan untuk membantuorganisasi.Pada fase ini umumnya Lebihjelasnyadapatdilihatpadagambarberikutini: masih terjadi penyempurnaan-penyempurnaan
Gambar I Siklus PengembanganSistemInformasi denganmodifikasi Sumber:Nugroho,Eko. 2008. SistemInformasiManajeme,lr,
36
dan Informasi- VotumeVllt Nomor1,2012 Berkatallmu Perpustakaan
SistemInformasiOpenSourceKoha ............../ Perjalanan Penerapan MariaHusnun*
ProposisioWhy' Sementarauntuk menjawab pertayaan"Y[/hy" penelitianini menggunakan teori yangdisebutkanoleh Burch dan Grunidski (1994) dalam Nugroho (2008) yang menyebutkanbahwa pada umumnya faktorfaktor yang dapatmempengaruhipenerapansistem informasi di organisasiadalahintegrasi,format tatap muka layar tampilan, kekuatankompetitor, kualitas informasi yang dikehendaki, kebutuhan sistem, pengolahandata,faktor organisasi,kebutuhanuntung rugi organisasi,faktor manusiadan masalahhukum. Dari faktor-faktor tersebutyang paling menentukan keberhasilanpenerapansuatusisteminformasiadalah fbktor manusia,karenamanusialahyangmenjalankan sistern tersebut. Dengan adanya perubahan pada sisteminformasi yang dipakai,maka secaraotomatis akan mengubah cara manusia bekerja, belajar dan mengelolasuatu organisasi.Untuk itu perlu adanya suatu kesiapandari SDM organisasitersebutuntuk mau mengubah cara bekerjanya. Kesiapan untuk berubahini dipengaruhiolehkeyakinandari dalamdiri staf,budayadanlingkungankerja.
perpustakaan UMS daritahun2006s.d.2010. Teknik Pengumpulan Data menggunakan multisumberbukti (Yin, 2009) yaitu: Dokumentasi, RekamanArsip, WawancaradanObservasiLangsung. Teknik Pemilihan Informan dilahkan dengancara purposive sampling. Analisis Data yahg akan dilatokan padapenelitian ini akan memakaistategi yang mendasarkan padaproposisiteoritis (An, 2009) Kemudianproposisi-proposisiyang telah dibuat'kan dijadikan landasan untuk membuat serangkaian pertanyaanpenelitian, pengumpulan data, reduksi data,displaydatadanmenarikkesimpulan. Langkah-langkah penelitian yang dilalcukan adalah: 1. Merumuskanperiodisasi 2. Membahas cara penerapan Koha pada tiap periode(terutamapadaperiodetertentu) 3. Mengidentifikasifaktor-faktoryangberpengaruh dalampenerapanKoha 4. Membandingkanantaratemuandenganproposisi sertamelakukanpembahasan
D. MetodePenelitian Penelitianini dilakukandenganmengambilkasus yang terjadi di perpustakaan Universitas MuhammadiyahSurakartaselamaprosespenerapan sistemopensourceKoha dari tahun2006 s.d.2010. Dipilihnya PerpustakaanLIMS, karenaPerpustakaan ini merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi Pertama di Indonesia yang menerapkan Sistem Inforrrasi OpenSourceKoha. Selainitu Perpustakaan UMS juga menjadi rujukan perpustakaanperpustakaanlain di Indonesiayang sudahdan akan menerapkanKoha. Metode yang akan dipakai dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatanstudi kasus.Penelitianini menggunakanmetode.penelitian studikasusdeskriptifdengankasustunggalyangingin mendeskripsikan fenomena yang terjadi dalam penerapansistern informasi Koha di perpustakaan UMS. Fenomenaini menjadiunik danmenarikuntuk diteliti karenaKohamerupakansortwareperpustakaan opensourcepertamadi duniadanperpustakaan UMS perguruanti"ggl pertamadi merupakanperpustakaan Indonesia yang menerapkannya untuk program otomasi.Denganmetodestudikasusini, peneliti ingin memberikan gambaran secara mendalam tentang penerapansistem informasi perpustakuut Koha di
D. Pembahasan Dalam penelitian ini dipakai 3 periodisasiyang disusun atas dasar kenyataanyang t€rjadi tentang pengembangan sisternotomasidi Perpusfakaan UMS. 3 periodetersebutadalah periodepra Koha, periode Koha, dan periode perluasanpengembanganKoha. Periode pra Koha membahastentang pertama kali penggunaansistern otomasi di perpustakaanUMS samFd denganrencanapergantianke sistemotomasi Koha.PeriodeKohamembahastentangpenerapandan pemanfaatansistem otomasi Koha di perpustakaan UMS. Sedangkanperiode perluasanpengembangan Koha menceritakantentangusahaperpustakaan UMS untuk memperluaspemanfaatandan pengembangan Kohadimasyarakat. Apabila digarnbarkanmaka periodisasitersebut akantampakpadagambar2.
Gambar2 ,
Fre {oha 33ff+.s:E13fi&6
,
,!{oha 386S,5,d,?S&G
,
Fer{u*seo Ka-h,e .3St8s..dsekar*ns
Berkatallmu Ferpustakaan dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1,2012
37
Maria Husnm* perjalananPenerapan siste,mInfo'rmasiopen sourceKoha ............../
PeriodePraKohamembahastentangpertamakali pengguftutn sistem otomasi di perpuslakaanUMS lampai denganrencanapergantianke sistemotopasi Koha. Otomasidi perpustakaanUMS sudahdimulai sejaktahun l994,.SortwareyangdtpakuberbasisDOS dan benrama Pustaka.Fitur-fitur yang ada dalam Pustaka di antaranya: Katalogisasi, Sirkulasi, Pencetakankatalog danbarcodesertaOPAC.Tahun 2003,kemudianberalihpadasistemberbasiswindows yang diberi namaMypus. Mypus manp-umengatasi pekerjaan perpustakaanuntuk katalogisasi,patron manigemenr, sirkulasi (peminjaman-pengembalian, danreport/laporan)Pertengahan2004, Perpustakaan IIMS berniatmigrasike sistemberbasisweb. Namun programrner yan'g disewa gagal menyelesaikin sistem yang diinginkan oleh Perpustakaan. PeriodeKoha membahastentangpenerapandan pemanfaatansistem otomasi Koha di perpustakaan IJMS. Tahun 2006, dilakukan perencanaanprogam otomasidi perpustakaandenganmenganalisissetiap yang terjadi dan permasalahan-permasalahan otomasi seperti kebutuhan-kebutuhan menganalis{s Dari hasil IJMS perpustakaan untuk cocok apayang sistem didapat maka literatut analisis searchingdan dengan sesuai serta pas bagus paling dan otomasiyang UMS adalahKoha. kebutuhanperpustakaan Koha kemudiandiujicoba dan dipelajari secara
intensif serta dimodifikasi untuk kemudian diimplementasikan.flingga akhir tahun 2007 Koha sudah hampir siap uituk diimplementasikan.Awal UMS 2008,Kohamulai dioperasikandi Perpustakaan Kemudian piogram opname. stock bersamaandengan mulai dijalankan pada bagian pengolahan buku, sirkulasi, administrasi anggota dan OPAC. Al&ir 2008,Koha mulai dijalankanpadabagianPengadaan. Pada tahun 2009 Koha berhasil dijalankan pada pengolahankoleksi periodikal, pembuatanlaporanlaporan, pencetakanbarcode dan label buku serta Awal 2010, Koha prosespembayaran. mensentralisasi mulai diterapkan untuk pengolahankoleksi audio visual(CD&DVD) Periode perluasan pengembanganKoha UMS untuk menceritakantentangusahaperpustakaan Kohadi danpe'ngembangan memperluaspemanfaatan masyarakat. Usaha-usahatersebut antara lain: me,nawarkankerjasamadengan sekolah menengah, msnyele'nggarakan seminartentangKoha,melakukan pendampingandenganPerpustakaanyang memakai an. Koh4 sharin gpengalam D.1.Cara PenerapanKoha Berdasarkanpadapemaparantentangperiodisasi perkembangansistem informasi di Perpustakaan UMS, maka didapat suatu grafik perkembangan sepertipadagambar3.
Gambar 3. Grafik PerjalananFerkembanganPenerapanKoha di PerpustakaanUMS
I-t 63 &r A!,!'l i l ;:- 1
.
FPF*fr.c4fi*ffi g
':r
,# & q,.........'.'...'..".'+7f}J:!fi . : I J UJ t s "_J W ' '
Y 1+gq 1u4lE
38
tri d'l{Ultd
dan Informasi' VotumeVlll'Nomor1' 2012 Berkataltmu Perpustakaan
l*-r.lu{il{a
f{{J:lxs
+#4{}iJ5
r-d
;!<JlU+ **'
**srr:d?d€ fri.,riir,,s-st l ,,,tC,+tts ,,
SistemInformasiApenSourceKoha ............../ Pdalanan Penerapan MariaHusnun*
Pada Periode Pra Koha pernah dilakukan beberapakali perencanaanuntuk mengganti sistem infonnasi ke arah yang lebih bailg berbasis web maupun standar perp.rstataan dan sesuai dengan tersebut kebutuhan.Namunperencanaan-perencanaan pada a}fiinrya gagal diwujudkan. Pada tahun 2003 kegagalandikarenakantidak adanyakomunikasidan kerjasamayang baik antartim otomasipe{pustakaan sendiri, juga antara IT perpustakaanyang akan menggunakan dengan IT universitas yang akan merancangkan. Sementara pada tahun 2004, kegagalan disebabkan oleh ketidakmampuan programmer yang disewa Perpustakaanuntuk membuatsisteminformasi sesuaidengankebutuhan Perpustakaan. Baru pada tahun 2006 dimulai kembali perencanaan pergantian sistem otomasi di PerpustakaanUMS. Hal ini dilakukan setelah terpilihnya Kepalabaru yang mempunyaikeahliandi bidang komputer. Beberapa alasan mengapa perpustakaan UMS harus mengganti sistem otomasinyaterungkapdari beberapawawancarayang dilakukan. peneliti dengan para informan, alasanalasan tersebut adalah: (a) Belum mampu menggunakansistem otomasi yang terintegrasi.O) Banyak keluhan dari staf tentang sistem otomasi perpustakaanyang adapadasaatitu. (c) Selalugagal beke{asamadenganpihak luar dalampembangunan (d) Sistemotomasiyang sistemotomasiperpustakaan. adatidak mengadopsistandarumum sistemotomasi perpustakaan.(e) Padawaktu itu perpustakaan belum mengikuti trend teknologi informasi yang aplikasiberbasiswebdanintemet. menggunakan Selain alasan-alasantersebut terungkap pula bahwa sistem otomasi yang dipakai sebelumKoha fitunrya kurang lengkap dan belum mampu untuk mernenuhrkebutuhanotomasiperpustakaan.Sistem yang dirancang, otomasiini juga merupakan'sistem dibuat dan dikembangkan sendiri oleh staf IT perpustakaanUMS. Ketika teknologi informasi semakin berkembang maka sistem otomasi ini seharusnyaikut dikembangkanmenyesuaikandengan kebutuhandan perkembangantersebut,namun pada kenyataannyastaf IT yang merancangsistem ini merasa kewalahan dan angkat tangan untuk mengembangkan sistemotamasiyangtelahdibuatnya. Lebih jelasnya tahapan penerapan Koha di PerpustakaanUMS, dapat dilihat pada gambar 4 berikutini:
Gambar 4. Grafik TahapanPenerapanKoha di PerpustakaanIIMS E o o
o o g
E o
o o c o
q c
o
4
o G o o o
awaluntukbagian: l'ahap r Pengolahan Buku r Si*ulasi ) Mministrasi r Penelusunn
Iahap Kedua: D BagianPengadaan
Iahaprctiga: r Pengolahan AudioVisual r Pengolahan Xol.Periodibl (kasir! r Pembayann
Cara penerapanKoha di PerpustakaanIJMS dilakukansecarabertahap. Pada awal imFlementasibal-hal yang marnpu difahami dari sistemotomasiKoha ini adalahsistem untuk bagranpengolahan,sirkulasi,pembayarandan administrasi anggota. Untuk sistem otomasi juga dibutuhkan kesiapan sarana dan prasaxanaserta SDM yang akan menjalqnkannya. Bagranyang pertamakali menjalankansistemKoha ini adalahbagranpengolahanbuku melalui kegiatan edit data secaraberjamaah.Bagianini dipilih karena bagran ini merupakan bagran yang paling sering mengalami masalah dengan sistem otomasi lama. Sehinggamelalui kebijakanKepala,SDM yangadadi bagran ini dituntut untuk siap melakukan proses peralihan pertama kali, begitu pula sarana dan prasarananya lebih disiapkan dan diutamakan dibanding bagran lain. 01eh karena itu pada tahap persiapanimFlementasi,orang-orangyang duduk di bagranpengolahansecaxarutin tlan intensif dilatih sistemKoha. D.2.Faktor'faktor yangmempengaruhiPenerapan Koha Berdasarkanpenelitian dan hasil analisis yang dilakukan maka dapatdiketahuibahwa faktor-faktor yangmendorongditerapkannyaKoha di perpustakaan UMS adalahdukungandari reklorat sebagaimanajer tingkat tinggr di Universitas,SDM yang mempunyai kekuasaandan kemampuan di bidang komputer, kesiapanSDM (tenagaterampil), trend perpustakaan yang menggunakansistemotomasiberbasisweb dan standar perpustakaan,integrasi, kebutuhan sistem,
Berkalaltmu Ferpustakaan dan Informasi- VolumeVlll Nomor1,2012
39
SistemInformasiApenSourceKoha ..."......'../Maria Husnm* Penerapan Perjalanan
pengolahandata, komunikasi dan kerjasamayang baik, sosialisasi, open source, kondisi keuangan, kualitassistem,kesiapansaranadanprasaxana. D.3.PerbandingandenganProposisi Berdasarkan proposisi yang berpijak pada pendapat Nugroho (2008) suatu sistem informasi ketika diimplementasikanpadasuatuorganisasiakan melaluitahap-tahapsebagaiberikut: yaitu fasedimulainyaproses 1. FasePerencanaan, pendefinisianmasalah. 2. FaseAnalisis, yakri meneliti kebutuhanpernakai danmenentukantingkatpenampilansistemuntuk memenuhikebutuhantersebut. 3. Fase Desain adalah fase perancangansistem secaralengkap baik dari aspekperangkatkeras maupunperangkatlunak. 4. FaseImplementasiadalahfasedi manaprograln ditulis, diuji dan disesuaikansampaimemenuhi kebutuhanpemakai. 5. FaseOperasi(Penggunaan)yakni fase di mana sistem mulai digunakan untuk membantu organisasi. 6. Fase Evaluasi (Penyempurnaan),yaitu peningkat€nsistem. Kenyataanyang terjadi di perpustakaanUMS dalam proses penerapan sistem informasi perpustakaanopensourceKoha ditemukanbeberapa tahapanyanghampirsamadenganproposisi.Tahapantahapantersebutadalah: tahun2006,ketika Gunawan TahapPerencanaan, Ariyanto seorangahli komputer masuk memimpin perpustakaanUMS. Proses perencanaanmulai kembali dijalankan, disini mulai dikumpulkan yangseringterjadi dalam permasalahan-permasalahan perpustakaan yang UMS'. Alfiimya dipakai otomasi yang terjadi, di pennasalahan terbukalah beberapa menyangkut data antamnyaadalah masalahharian koleksi yangadadi komputerdengandatamanualnya. SistemotomasiyangdigunakansebelumKoha dinilai fitumya kurang lengkap dan belum marnpu unhrk memenuhikebutuhandan tidak mengadopsistandar umum sistem otomasi perpustakaan.Selalu gagal bekerjasamadenganpihak luar. Banyalcryakeluhan sendiridanadanyadesakandari dari stafperpustakaan pihak Universitas untuk mengembangkan perpuskkaanke arahteknologiinfonnasi Dari beberapapermasalahantersebutkemudian
40
dilakukanlah tahap analisis kebutuhan. Tahap ini ditempuh dengan.carameminta data, inforrrasi dan masukanmelalui kaur dan staf perpustakaantentang masalah-masalahyang berkenaan dengan sistem otomasiperpustakaan. Mengirimkan beberapa orang staf untuk melakukan studi banding dan mengikuti lokakarya t e n t a n g p e n g e mb a n g a n s is t e m in f o rm a s i perpustakaan. Melakukan studi literatur dan komparasiterhadapbeberapasoftwareotomasiyang tersedia.Kemudian melakukanpemilihan, penilaian dan ujicoba di komputer lokal. Alfiirrya terpilihlah Koha yang dinil6l paling memenuhi kebutuhan PerpustakaanUMS. Tahapselanjutnyadimulailahtahapdesainsistem, padatahapini Perpustakaan UMS mengunduhKoha dan staf IT secaxakeseluruhan.KepalaPerpustakaan melalflrkanprosesbelajardanpendalamanyang lebih inten terhadapKoha. Setelahproses pembelajaran kemudiandirancanglahsistemyang akan digunakan untuk kebutuhanotomasiperpustakaan.Dalam Koha sendiri oleh pengembangnyatelah dirancang dan didesain yang disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan.Oleh karena itu PerpustakaanUMS hanyatinggal memilih fitur-fitff yang akan dipakai. PerpustakaanUMS juga mempersiapkankomputerkomputer dengansistemoperasiLinux. Selainopen source Linux juga lebih compatible denganKoha. Walaupunpadasaatitu masihbanyakkomputeryang yangberbasiswindows.Namun dimiliki perpustaka:m hal ini tidak menjadi kendala yang berarti, karena padakomputerdenganbasis Kohajugabisa
dan Informasi' VolumeVlll Nomor1,2012 Berkalallmu Perpustakaan
PerjalananPenerapansistem lufomasi open sourte Koha............../Maria Husnun*
ujicoba di salahsatubagian.Hal ini dilalokan karena diyakini Koha mampu dan bisa langsung menggantikansistem lama. Selain itu resiko yang dihadapi juga sudah diantisipasi terlebih dahulu, sehingga masalah-masalahyang timbul pada saat operasimasihbisadiatasi. Evaluasikomprehensifsecaratertulis sejakKoha diterapkan memang belum terlaksana. Namun evaluasi rutin untuk proses pengembangandan perbaikanpenerapanKohadi Perpustakaan UMS tetap dilaksanakan.Evaluasi ini dilahftan melalui rupatrapat rutin yang dilakukan Kepala bersamaKaur. Selainitu evaluasijuga dijalankanmelalui masukanmasukan dari para staf sebagai pengguna Koha ataupunmelalui keluhan-keluhanyang terjadi pada saatpenerapan.Melalui rapat masukandan keluhan ini kemudian diteliti dan diambil tindakan untuk prosesperbaikandanpengembangan penerapanKoha diPerpustakaanUMS. Setiapadaevaluasirutin walaupuntidak tertulis, sistemKoha kemudiandibenahidan diperbaikiuntuk pengembanganlebih baik. Tahappengembangan ini juga tergantqngpadakesiapansaxana prasarana,SDM danjuga kebijakandaripimFinan. Semeatarajika dibandingkandenganproposisi faktor-faktoryangmendorongditerapkannyaKoha di PerpustakaanUMS ada yang sesuai,tetapi ada jvga faktor yang tidak berpengaruh.Berdasarkanproposisi fbktor-faktor yang mempengaruhi pengembangan sisteminformasimenurutBurchdanGrunidski(1994) dalamNugroho(2008)adalah: Integrasi,formattatap mttka (user interface),kekuatankompetitor,kualitas informasi,kebutuhansistem,pengolahandata,faktor organisasi,kebutuhanuntung rugi, faktor manusia, masalahhukum. Sedangkanyang te{adi di PerpustakaanUMS adalahkarenabeberapahal berikutini: Adanya hend bahwaperpustakaan-perpustakaan sudah menggunakansistem otomasi perpustakaan yangberbasiswebdanberstandarperpustakaan. Kualitas sistem Koha sendiri yang berdasarkan literatur dan penelitian mempunyai keunggulankeunggulandibandingsistemotomasilainnya. Koha lebih mudah dipelajari dan difahami dan dari segi umur sistempun Koha dinilai lebih larnakarenaKoha terus dikembangkanoleh pengembangdari berbagai
legm: Sehingga Koha dianggap sesuai dengan kebutuhansistemPerpustakaanUMS karenamudah dipelajaridantidakkfiawatirketinggalanz,aman. Jumlahkolelsi yang dimiliki PerpustakaanUMS yang sudahbany'akjuga mampuditanganiolehKoha. Karena dalam hal pengolahandata, Koha mampu mengolahdanmenyimpandatadengankapasitasyang besar. Dukungan dan kepercayun yang penuh dari pihak rektorat dan staf perpustakaan untuk mengembangkan penggunaanteknologi informasi di Perpustakaan UMS memperlancarprosespenerapan Kohadi Perpustakaan UMS. Komunikasi dan kerjasama yang baik antar pimpinan, staf dan IT juga mempengaruhiproses penerapan Kohadi Perpustakaan. Kondisi keuanganyang adajuga berpengaruh, sehinggamemaksaPerpustakaan IJMS untuk memilih sistemopensourceyungbisadijalankandenganbiaya yang mwah. Selain itu opensource jugabebasuntuk dr-download, dimodifftasi dan didesain sesuai kebutuhan.Karenaopensourcekode-kodesistemnya bebas untuk dibuka, dipelajari dan dikembengkin. Kesiapansaranadan prasaranajuga mempenganrhi proses perjalananpenerapanKoha di perpustakaan UMS. _ _ Faltoryangpalingberpengaruhdalampenerapan Koha di PerpustakaanUMS adalah SDM yang mempunyaikekuasaandankemampuanmerrpercqlat prosesimplementasidanpengembangan Koha. SDM yang dimaksu4 di sini adalahpcmegang jabatan tertinggi di perpustakaan yakni kepala perpustakaan. Seorang kepala yang mempunyai kemamFuankomputer dan bahasaInggris yang baik dapat mempercepatproses penerapan Koha di PerpustakaanLIMS. Karena dengankekuasaandaq kemarnpuannya tersebutbeliau bisa langsungmengambil kebijakan gengerjakannyasendiri.Berbedadenganseorang -dan kepalayangtidak mempunyai kemampuankomputer yang baik, ketika mengambilsuatukebijakantentang Koha beliau harus mendelegasikannyakepada stal bagianIT. Jika dipetakandalam tabel, maka perbandingan proposisi dengankenyataandi lapanganbisa dilihat padatabel1.
Berkalallmu Ferpustakaandan Informasi- VotumeVlll Nomor1, ZO'IZ
41
Maria Husnrm* SistemInformasiOpenSourceKoha ............../ Penerapan Perjalanan
Tabel 1. Perbandingan Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam PenerapanSistemInformasi yang dinyatakan dalam Proposisi vs Kenyataan di PerpustakaanIIMS X'aktor-faktor dalam ProPosisi
Faktor-faktor yang terjadi di Perpustakaan {JMS Integrasi
Integrasi Format tatap muka (User Interface\
KekuatanKompetitor
Trend Perpustakaan menggunakan sistem otomasi berbasis web
Kebuhrhan Sistem Pengolahan Data
Kebutuhan Sistem Pengolahan Data
Faktor Organisasi KebutuhanUntung Rugi
DukuneanRektorat
Faktor Manusia
MasalahHukum
SDM yang mempunyaikekuasaan,kemampuandan kemauanKesiapanSDM (TenagaTerampil) Keoemimoinan Opensource,bebasmembukakode-kodesistem.
Kualitas.Informasi
Kualitas Sistem
Kondisi Keuangan
Sarana & Prasarana
Sosialisasi Komunikasi dan Kerjasamayang Baik DAFTAR PUSTAKA . 2006. Laporan Tahun Rektor UMS: disampaikanpadaupacaraharijadi ke-48 UMS Senin,6 Dzulqa'idah1427Hl27 November UMS 2006.Surakarta: .2007. LaporanTahun Rektor UMS: disampaikanpadaupacaraharijadi ke-49 UMS Sabtu,24November 2007. Surakarta:UMS . 2008. LaporanTahunanRektor UMS UMS 2008.Surakarta: . 2004. PerpustakaanPerguruan Tinggi: Buku Pedoman.Iakarta: DepdiknasRI DirjenDikti. Universitas . 2007.Perpustakaan MuhammadiyahSurakarta2006-2007. Surakarta: PerpustakaanUMS. .tth. Buku PanduanPerpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta. UM S. Surakarta: Perpustakaan Pengembangan Arianto,M. Solihin.2010.Penguatan Kerjasama dengan Sistem Perpustakaan TerintegrasiKohaberbasisOpensource.Makalah Seminar Sehari & PameranBuku "Mengupas Koha Open Source ILS: Sortware Otomasi Perpustakaan Multi Fitur & Bertaraf UMS Kamis, 14 Intemasionaf'di Perpustakaan
42
Oktober2010 Ardoni. 2005. Teknologi Informasi: Kesiapan PustakawanMemanfaatkannya.Pustaha,Jumal Studi Perpustakaandan Informasi Vol.l No.2 Desember2005 dalam Arif, Xrhwan.2003.Konsepdan Perencanaan Automasi Perpustakaan.Makalah Seminar dan Workshop Sehari "Membangun Jaringan Perpustakaan Digital dan OtomasiPerpustakaan menuju Masyarakat Berbasis Pengetahuan" UMM4Oktober2003 Breeding, Marshall. 2009. Openrng Up Library Automation Software. Dalam Computers In Libraries; The SystemsLibrarian. Ferbruary,
20a9 Breeding, Marshall. 2008. Open source Integrated Library Systems Chapter3: Maior OpenSource ILS Product.Jurnal Library Technolog,tReports edisiNov/Des2008 Herdiansyah, Haris. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif untuk ilmu-ilmu Sosial. Jakarla: SalembaHumanika 15April 201I http:/Aibrary.ums.ac.idAkses Ishak. 2008. Pengelolaan PerpustakaanBerbasis TeknologiInformasi.DalamFustaha,JurnalStudi Perpustakaan danInfounasiVol.4No.2 Desember 2008
dan Informasi' VotumeVlll'Nomor1, 2012 Berkataltmu Perpustakaan
p*er*an SisteinInformasiApen SourceKoha............../ Maria Husnun* Peqirlanarr
InfrasfrukturPerpustakaan Digital" dalamdalam buku Perpustakaan Digital: Perspektif perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, Jakarta:SagungSeto& PerpustakaanUl. $angkala. 2007. Knowledge Managemenf: Suatu f"f-ro*, K.N.Library'quto*,oaon *"#1H' Pengantar memahami bagaimana organisasi (Issuesandsystems) mengelola pengetahuan sehingga menjadi Kismiyati, Titiek. 2004. Kompetensi teknologi organisasiyang unggul. Jakarta:Raja Grafindo informasi dalam paradigma baru perpustakaan Persada (Tesis). Jakarta: Progdi Ilmu Perpustakaan, Saleh, Abdul Rahman. Tahukah anda Sejarah FakultasIlmu Budaya,UI. Perpustakaan Indonesia. Jurnal Pustakawan Mahmudin. 2008. PemanfaatanICT (Information and Indonesia,Volume6 Nomor I Cornmunication Technologt) Di Perpustakaan Suhardini, Dini. PenerapanTeknologi Informasi di dalam http :i/duniaperpustakaan.com/20 | A/ P e rp u s t a k a a n : P e rs p e k t if me k a n i s m e A4 / 20I p emanfaatan- ic t- informati on- andperpustakaan digital. Makalah. Perpustakaan communication-technology-di-perpustakaan/ Pendidikan Indonesia Univ. Aksesl9Agustus201014:10 Sutarno NS. 2006. Perpustakaandan Masyarakat. Makarim, Edmon & Brian Amy Prastyo. 2007. " Jakarta:SagungSeto Peraturandan Etika dalam Dunia Digital" dalam bu ku Pe r p ustakaan Digital: P erspe k t if SutanroNS. 2008. I Abad kebangkitanNasional & KebangkitanPerpustakaan. Jakarta:SagmgSeto peryustakaanPerguruanTinggi Indonesia,Jakarta: SagungSeto& PerpustakaanUl. Sulistyo-Basuki. 1994. Periodisasi Perpustakaan Indonesia.Bandung:RemajaRosdakarya A in Libraries: Yeqrs of Technologt 2003 . 40 McCallum. on Information the IFM Section Brief History of Suwanto,Sri Ati. 2003. Teknologi Informasi unh* Technologt, 1963/64 - 2003. Hasil Konferensi Perpustakaandan Pusat Dokumentasi dan IFLAdiBerlin. Informasi. Makalah disampaikan pada Diklat Teknis Perpustakaandan DokumentasiPropinsi Informasi Manajemen: Nugroho, Eko. 2008. Sistem Jateng. Konsep, Aplikasi, & Perkembangannya. Yogyakarta:Andi Wijayanti, Luki & Putu Lorman Pendit. 2007. "Merintis dan MembangunKerjasama" dalam buku Pendit, PutuLaxman.20A7." Pengantat''dalam buku PerpustakaanDigital: Perspektif PerpustakaanDigital: Perspektif Perpustakaan perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia, PerguruanTinggi Indonesia,Jakarta:SagungSeto Jakarta: SagungSeto& Perpustakaan UI. &PerpustakaanUl. Widodo. Teknologi Informasi di 2009. Implementasi Priyanto, Ida Fajar. 2010. Teknologi Informasi, P e rp u s t a k a a n . Da l a m pengembangarurya. A rt ik e l. Makalah perpustakaandan http://widodo.staff.uns.ac.id/2009/ 05/26limplem SeminarSehari& PameranBuku"MengupasKoha entasi-teknologi-informasi-di-perpustakaan/ OpenSourceILS: SoftwhreOtomasiPerpustakaan Alses 20Agustus2010 15:04 Multi Fitur & Bertaraf Interndsional" di Perpustakaan UMS Kamis, 14Oktober2010 Yin, RobertK. 2009.StudiKasus:Desain& Metode. Jakarta:Raja GrafindoPersada. Ruldeviani, Yova & Yudho Giri Sucahyo. 2007. "
Jogiyanto.2009. SistemTeknologiInformasi.-Ed.3. Yogyakarta:Andi Jogiyanto. 2008. Sistem Informasi Keperilakuan.
dan lnformasi- VolumeVlll Nomor1, ZO12 Berkalallmu Perpustakaan
43
