(PLANNING)
Perencanaan yang baik harus dapat menjawab 6 pertanyaan yang disebut unsur-unsur perencanaan : Tindakan apa yang harus dikerjakan (what) Apa sebab tindakan tersebut dilakukan (why) Dimana kegiatan tersebut dilakukan (where) Kapan tindakan tersebut dilakukan (when) Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut (who) Bagaimana cara melakukan tindakan tersebut (how)
Suatu proses menetapkan tujuan dan sasaran, menentukan pilihan-pilihan tindakan yg akan dilakukan dan mengkaji caracara terbaik untuk mencapai tujuan yg telah ditetapkan sebelumnya
Proses, konsep dasar yg menjelaskan bahwa kegiatan yg dilakukan akan berjalan sesuai dgn tahapan yg telah ditentukan. Penetapan tujuan & sasaran, kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi akan dituju. Organisasi dpt menetapkan tujuannya secara khusus/umum, atau menetapkan tujuan jangka panjang/pendek. Pemilihan tindakan, organisasi harus mengoptimalkan pd beberapa tindakan yg efektif. Mengkaji cara terbaik, pengkajian terhadap pemilihan tindakan yg telah dilakukan. Tujuan, menyangkut hasil akhir yg diinginkan organisasi. Keinginan bisa dinyatakan dlm suatu standar yg berlaku, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Mengapa PERENCANAAN itu PENTING ?
Untuk Mengkoordinasikan Usaha-usaha
Untuk pengembangan standar kinerja Untuk mengantisipasi perubahan
Untuk pengembangan manajer
Mengkoordinasikan Usaha-usaha, dlm organisasi pekerjaan dilakukan oleh individu & kelompok yg memiliki tujuan dan kepentingan berbeda. Agar tidak keluar dari tujuan organisasi perlu sebuah koordinasi Mengatasi Perubahan, Perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan yg terjadi di masa mendatang.
Pengembangan Manajer, Perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir tentang kemungkinan-kemungkinan yg terjadi di masa mendatang. Pengembangan standar kinerja, keberhasilan yg dicapai pada masa lalu akan jadi standar kinerja di masa depan. Tanpa perencanaan standar performa mungkin menjadi tidak rasional dan subyektif.
Menetapkan tugas dan tujuan karena antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan. Observasi dan analisa yaitu menentukan dan manganalisa faktor-faktor yang mempermudah pencapaian tujuan. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan yaitu dari kemungkinan yang ada diurut berdasarkan lamanya penyelesaian, biaya, dsb. Membuat sintesa, dari kemungkinan tersebut diambil unsur positifnya saja.
Merumuskan Misi & Tujuan
Faktor Pendukung Tercapainya Tujuan
Internal Forecasting Eksternal
Faktor Penghambat Tercapainya Tujuan
P E R E N C A N A A N
Panitia perencanaan yaitu apabila tugas perencanaan bukan merupakan tugas yang rutin. Bagian perencanaan jika perencanaan merupakan tugas yang rutin, bagian perencanaan menjadi bagian dalam organisasi. Tenaga staf jika karena keterbatasan manajer sehingga mendelegasikan pada staf yaitu orang yang dapat berpikir melihat masa depan, menganalisa fakta-fakta yang tersedia dan merencanakan sesuatu sesuai dengan pedoman yang digariskan manajer.
Rencana Global , rencana menyeluruh tentang tujuan organisasi yang dipandang sebagai misi. Analisa penyusunannya meliputi analisa SWOT : Strength : Kekuatan Weaknesses : Kelemahan Opportunity : Peluang Treath : tantangan Rencana Strategis , bagian rencana global yang lebih terperinci dan bersifat jangka panjang. Memuat kerangka kerja dengan sistem prioritas.
Rencana Operasional , bagian rencana strategis yang bersifat jangka pendek, memuat anggaran dan prinsip-prinsip operasional, terbagi dalam : Rencana sekali pakai yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan, bentuknya : Program (langkah pokok tercapainya tujuan), Proyek (bagian program yang dipakai sekali dalam setiap kegiatan), Anggaran: laporan keuangan kegiatan yg tersusun dalam waktu tertentu yang berguna bagi pengawasan. Rencana tetap yaitu pendekatan – pendekatan standar untuk menangani situasi yang diperkirakan akan terjadi berulangulang, bentuknya : Kebijaksanaan (pedoman umum pencapaian tujuan), Prosedur (urut-urutan kegiatan), Aturan: Pernyataan boleh/tidaknya kegiatan dilakukan
SAMPAI JUMPA.... !!!
