PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI PADA PERGURUAN TINGGI SWASTA DENGAN ANALISIS CRITICAL SUCCESS FACTORS (Studi Kasus : STMIK Widya Pratama Pekalongan) Hari Agung B., M.Kom (0619027001) Devi Sugianti, M.Kom (0629128201) Umi Amalia, M.Kom (0602127801) ABSTRAK Pengembangan sistem informasi yang tidak terencana secara sistematis akan mengakibatkan organisasi tidak memiliki skala prioritas proyek pengembangan sistem informasi sehingga berdampak pada penurunan produktivitas organisas dan menurunnya tingkat kepercayaan terhadap informasi yang dihasilkan. Jika sebuah perguruan tinggi atau lembaga pendidikan tinggi memiliki rencana strategis yang baik, maka risiko yang terkait dengan pengambilan keputusan tentang sistem informasi dan teknologi informasi dapat dikurangi. Namun demikian, banyak lembaga pendidikan tinggi tidak menganggap perencanaan strategis penting karena tidak memiliki pengalaman dan informasi yang tepat dalam perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor-faktor penentuan kesuksesan dalam perencanaan strategi organisasi perguruan tinggi dengan menggukan pendekatan Critical Success Factor (CSF). Kata Kunci : Perencanaan strategi, sistem informasi, teknologi informasi, Critical Success Factor, Perguruan Tinggi. A. PENDAHULUAN Teknologi informasi telah berkembang dari waktu ke waktu. Perkembangan dari teknologi informasi ini menyebabkan perubahan peran dari peran efisiensi dan efektivitas menjadi peran strategik. Peran efisiensi yaitu menggantikan tugas manusia dengan teknologi informasi yang lebih efisien. Peran efektivitas yaitu menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen yang efektif. Sekarang, peran teknologi informasi tidak hanya untuk efisiensi dan efektivitas melainkan juga peran strategik untuk memenangkan persaingan. Sistem informasi adalah alat penting untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif. Setiap organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan informasi secara sistematis serta melakukan analisis misi dan fungsi yang dilakukan, siapa yang melakukan, data dan informasi pendukung yang
diperlukan untuk melakukan berbagai fungsi dan proses yang dibutuhkan untuk struktur informasi yang paling berguna.. Beberapa tahun yang lalu banyak organisasi yang membuat keputusan tentang pemanfaatan teknologi informasi hanya berdasarkan apa yang mereka percaya dan rekomendasi dari kolega atau vendor. Hasil akhir dari pendekatan ini adalah pengambilan keputusan dan kebutuhan anggaran tidak dapat diprediksi. Pengembangan sistem informasi yang tidak terencana secara sistematis akan mengakibatkan organisasi tidak memiliki skala prioritas proyek pengembangan sistem informasi dan terkesan tambal sulam. Cara seperti ini akan berdampak pada penurunan produktivitas organisasi. (Ward dan Peppard, 2002). Selain besarnya biaya yang dikeluarkan tidak sedikit untuk pemeliharaan hardware, software dan
1
brainware, dampak terburuk adalah menurunnya tingkat kepercayaan terhadap informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang kurang terpercaya serta terjadinya kelebihan informasi, redudancy data dan inconsistency data akibat penerapan sistem informasi yang kurang tepat. Sebuah perguruan tinggi atau lembaga pendidikan tinggi yang memiliki rencana strategis yang baik, maka risiko yang terkait dengan pengambilan keputusan tentang sistem informasi dan tekologi informasi dapat dikurangi. Namun demikian, banyak lembaga pendidikan tinggi tidak menganggap perencanaan strategis ini penting karena tidak memiliki pengalaman dan informasi yang tepat dalam perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi. Sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi di bidang ilmu komputer, STMIK Widya Pratama belum membuat sebuah perencanaan strategi dalam bidang sistem informasi. Meski demikian STMIK Widya Pratama telah memiliki sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional. Dengan belum adanya perencanaan strategis dimungkinkan terjadi kesalahan atau ketidak-tepatan dalam pengelolaan dan pengembangan sistem informasi. Perencanaan strategis sistem informasi adalah pendekatan sistematis untuk menentukan mana yang paling efektif dan efisien berkaitan dengan kepuasan pemenuhan kebutuhan informasi (Ward dan Griffiths, 2009). Perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi dibutuhkan untuk mempersiapkan organisasi dalam merencanakan pemakaian teknologi dan sistem informasi untuk organisasinya. Perencanaan tersebut dibutuhkan untuk menyesuaikan gerak langkah organisasi dengan sistem informasi agar seirama dengan perkembangan organisasi untuk
memenuhi kebutuhan sistem informasi organisasi di masa yang akan datang. Dalam melakukan perencanaan strategis organisasi perlu melakukan identifikasi faktor-faktor kunci yang dapat meningkatkan keberhasilan dalam perencanaan tersebut. Salah satu cara yang dapat ditempuh dengan menggunakan pendekatan Critital Succes Factor (CSF). CSF dalam konteks perencanaan strategis sistem informasi digunakan untuk menafsirkan dengan jelas tujuan, taktik, dan kegiatan operasional dalam hal kebutuhan informasi kunci dan manajer dan kekuatan dan kelemahan dari sistem organisasi yang sudah ada. Rokart mendefinisikan CSF sebagai untuk setiap bisnis terbatasnya jumlah daerah hasil, jika memuaskan maka akan memastikan kesuksesan organisasi dalam persaingan. B. RUMUSAN MASALAH Ketiadaan perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi yang jelas dan terukur mengakibatkan pihak manajemen kesulitan dalam menentukan skala prioritas pengembangan sistem informasi berbasis teknologi informasi. Berdasarkan uraian di atas, maka masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Mengapa dan bagaimana sistem informasi dapat bermanfaat bagi staf institusi ? 2. Apa saja faktor utama dalam perencanaan strategis terkait dengan layanan sistem informasi bagi perguruan tinggi ? 3. Apakah perencanaan strategis sistem informasi untuk perguruan tinggi untuk menciptakan keunggulan bersaing dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi ? C. METODE PENELITIAN
2
1. Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan meminta keterangan secara lisan kepada subyek penelitian. Wawancara dilakukan kepada Ketua STMIK Widya Pratama Pekalongan. 2. Observasi yaitu proses pola perilaku subyek (orang), obyek (benda) atau kejadian yang sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan pihak-pihak yang menjadi subyek penelitian (Indriantoro, 2002). Observasi dilakukan pada lingkungan kampus STMIK Widya Pratama, unit-unit administrasi, aplikasi sistem informasi yang digunakan, dan infrasrtuktur teknologi yang telah dimiliki oleh STMIK Widya Pratama. 3. Kuisioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan tertulis kepada responden. Metode ini dilakukan untuk mendapatkan faktor-faktor penentu keberhasilan dari penyelenggaraan pendidikan di STMIK Widya Pratama. Teknik pengambilan sampel menggunakan metode pengambilan sampel secara random dimana responden penelitian ini adalah mahasiswa STMIK Widya Pratama Pekalongn. Jumlah responden mahasiswa adalah 100 orang atau 5 % dari populasi. 4. Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen yang ada pada benda-benda tertulis seperti buku, notulen, catatan harian, peraturan-peraturan dan sebagainya. Dokumen yang dipelajari dalam penelitian ini adalah rencana bisnis organisasi yang tertuang dalam rencana strategis STMIK Widya Pratama Pekalongan, peraturan-peraturan penyelenggaraan pendidikan tinggi, borang penilaian dari BAN-PT, dan profil organisasi.
1.
ALUR PENELITIAN Alur penelitian untuk menyusun perencanaan strategis sistem informasi bagi lembaga perguruan tinggi dilakukan dalam beberapa. 2.
JENIS DAN SUMBER DATA Data yang digunakan dalam penelitian ini ada dua jenis yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang didapatkan langsung dari obyek penelitian. Data primer didapatkan dari hasil wawancara, observasi, dan penyebaran kuisioner terhadap obyek penelitian. Data sekunder yaitu data yang didapatkan secara tidak langsung dari obyek penelitian. Data sekunder didapatkan dari studi dokumentasi berkaitan dengan rencana bisnis organisasi. 3.
SUBYEK PENELITIAN Subjek penelitian merupakan orang/sumber/informan yang dapat memberikan data/informasi kepada peneliti di lokasi penelitian. Berdasarkan pertimbangan jenis data yang dibutuhkan maka subyek penelitian dibagi menjadi : a. Top Management terdiri dari ketua, pembantu ketua dan ketua program studi. b. Middle Management terdiri dari kepala biro yang terdiri dari BAAK, BAUK, Laboratorium, Perpustakaan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, Sarana Prasarana, Pemasaran. c. Staf masing-masing biro, dosen dan mahasiswa. d. Kondisi Lingkungan SI/TI internal dan eksternal perguruan tinggi. 4.
METODE PENGUMPULAN DATA DAN INSTRUMEN PENELITIAN Data yang digunakan dalam penelitian ini dikumpulkan dengan cara :
3
5. Studi Literatur adalah mencari referensi teori yang relevan dengan penelitian yang dilakukan. Referensi yang digunakan terkait dengan Perencanaan Strategis SI/TI pada institusi pendidikan tinggi yang didapatkan dari berbagai buku maupun jurnal ilmiah.
akademik, keagamaan dan lembaga swadaya lainnya
D. PEMBAHASAN DAN HASIL 1. ANALISIS DAN PERUMUSAN STRATEGI a. Analisis Lingkungan Organisasi Analisis lingkungan organisasi dilakukan agar diperoleh informasi yang jelas dan tepat berkaitan dengan keadaan internal organisasi seperti : gambaran umum, visi, misi, tujuan, proses bisnis, juga mengenai kondisi eksternal organisasi serta kondisi SI/TI baik internal maupun eksternal. 1) Lingkungan Eksternal Bisnis Organisasi Pada bagian ini digunakan tiga alat analisis, yaitu PEST, Matriks Pertumbuhan Pangsa Pasar (MP3), serta Five Forces. Hasil dari ketiga alat analisis tersebut adalah sebagai berikut : Tabel 1. Tabel analisis PEST Faktor PEST Kebijakan pemerintah dalam bidang pendidikan memalui Dikti ataupun Kopertis Wilayah VI Sistem Penjaminan mutu yang berkelanjutan dan sistem pelaporan EPSBED Relasi dengan organisasi profesi,
Kebutuhan SI Sistem informasi yang mampu menyajikan sistem pelaporan yang berkaitan dengan proses akreditasi ijin operasional. Sistem informasi yang mampu melakukan pengawasan terhadap mutu akademik. Pembuatan relationship sistem dengan pihak pemerintah,
Daya beli masyarakat yang cukup baik Pemilihan lokasi yang strategis berkaitan dengan biaya yang harus dikeluarkan Ketertarikan donatur, sponsor dalam profesi yang dihasilkan Beasiswa
Lokasi dan lingkungannya
Brand image, keberagaman sosial, budaya dan agama, budaya disiplin yang khas
Perkembangan teknologi informasi dan teknologi komunikasi berbasiskan web-based service.
profesi, keagamaan ataupun lembaga swadaya masyarakat lainnya Sistem informasi yang mampu memfasilitasi dan menampilkan halhal yang berkaitan dengan biaya, lokasi, donatur, beasiswa maupun informasi ekonomi lainnya dengan cara yang lebih menarik dan mudah untuk diakses Sistem informasi untuk menampilkan peta demografi dan keadaan lingkungan seputar area kampus STMIK Widya Pratama Sistem informasi yang menampilkan ragam sosialbudaya dan disiplin yang diterapkan dalam kehidupan kampus di STMIK Widya Pratama Penggunaan aplikasi dan penyediaan infrastruktur yang mengarah ke ondemand enterprise.
Tabel 2. Analisis MP3 Faktor MP3 Kebutuhan SI Jumlah Sistem informasi yang mahasiswa yang dapat membantu mendaftar ulang mempromosikan setelah STMIK Widya Pratama dinyatakan lulus ke semua lapiran dalam tes PMB masyarakat relatif menurun dalam 3 tahun
4
terakhir Prosentase Sistem informasi yang mahasiswa lulus dapat meningkatkan terhadap jumlah proses pembelajaran, mahasiswa aktif baik untuk mahasiswa juga relatif sebagai peserta didik menurun dalam ataupun untuk dosen 5 tahun terakhir sebagai pelaksana pembelajaran
k efektifitas dan efisiensi Kemampuan hardware Meningkatkan semakin efisiensi dalam meningkat penggunaan dengan ukuran teknologi dan yang semakin ruangan mengecil Memudahkan Mobile mendukung Broadband, Web pengelolaan dan based Service, distribusi informasi Service Oriented layanan/hasil jasa Architecture kependidikan (SOA) terutama antara lembaga dengan mahasiswa dan stakeholder lainnya Database dengan aplikasi open- Mengurangi biaya source, online pengelolaan dan transaction pemeliharaan data, processing integrasi data secara (OLTP) serta menyeluruh serta penggunaan Data memudahkan dalam Warehousing membuat ringkasan data. Business Intelegent Membantu dalam pengambilan Media Simulasi, keputusan strategis Course Management, Menjamin keamanan Virtual Class, pemrosesan dan Computer Based penyebaran Training (CBT), informasi Knowledge Portal Penunjang proses dan Cyber pembelajaran Community sehingga menjadi lebih mudah disampaikan dan dimengerti peserta belajar, komunikasi lebih lancar dan luas, interaktif dan menarik serta muda diakses.
Tabel 3. Hasil analisa five forces Faktor Five Forces Kebutuhan SI Kompetitor yang Membangun sistem tangguh dengan informasi layanan program dan pelanggan informasi yang (customer lengkap relationship management) yang lengkap dan terintegrasi dengan seluruh unit bisnis Bargaining Membuat sistem power customer informasi yang dan supplier membuat hubungan yang cukup kuat dengan semua dalam hal stakeholder menjadi penyediaan lebih mudah program, sehingga dapat pelayanan dan menfasilitasi pemanfaatan kebutuhan yang lulusan unik dari masingmasing stakeholder Memanfaatkan layanan telekomunikasi yang terpadu dengan sistem informasi Munculnya Menyediakan sistem pesaing baru informasi yang yang atraktif dan dapat mengedukasi alternatif masyarakat tentang pendidikan/jasa manfaat dan pelayanan pentingnya pendidikan yang pendidikan formal lebih singkat dan harga relatif murah.
3) Analisis Lingkungan Internal Organisasi Proses analisis lingkungan internal organisasi bertujuan untuk mengenali aspekaspek strategis organisasi sehingga diperoleh gambaran yang jelas dari kebutuhan organisasi saat ini. Dua alat utama yang digunakan dalam analisis ini adalah Activity
2) Analisis Lingkungan Ekternal Tabel 4. Hasil analisa eksternal SI Trend Teknologi Manfaat Kompatibilitas Memudahkan dalam hardware penentuan komputer penggunaan dengan peralatan hardware dalam digital/elektroni menunjang
5
Aktivias Utama
Chain dan Critical Succes Factor. Activiy chain STMIK Widya Pratama digambarkan dalam gambar 1.
Promosi & PMB
ntasinya.
Kegiatan Pendidikan & Pengajaran
Penelitian & Pengabdian Masyarakat
administratif promosi maupun dari sisi pelaksanan kegiatan promosi.
Kelulusan & Alumni
Aktivias Pendukung
Pengelolaan Administrasi Akademik
Value Added
Pengelolaan Administrasi Keuangan Pengelolaan Perpustakaan Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pengelolaan Kegiatan kemahasiswaan
Gambar 1. Analisis Activity Chain Kegiatan penerima an mahasisw a baru yang terdiri atas :
Hasil analisis dengan menggunakan Acitivity Chain dijelaskan dalam Tabel 5.6. Tabel 6. Hasil Analisis Activity Chain Aktivitas Utama
Bagian/ Kebutu Unit han SI Promosi & Penerimaan Mahasiswa Baru PUKET Sistem Pembuat informasi III an yang dapat HUMA rencana membantu kerja dan S menyediakan data anggaran untuk kebutuhan kegiatan analisis sehingga promosi kegiatan promosi berdasar menjadi lebih kan efisien dan efektif. strategi Sistem informasi yang yang dapat telah membantu ditetapka pelaksanaan n dan kegiatan promosi impleme baik dari sisi
Progra m Studi BAAK Humas Keuan gan BAU
Sistem informasi yang dapat mengelola seluruh aktivitas penerimaan mahasiswa baru. Sistem informasi ini harus memiliki keterhubungan dengan aktivitas promosi dan aktivitas pendidikan
Gambaran pembahasan CSF ini dimulai dari Visi dan Misi STMIK Widya Pratama, tujuan bisnis, strategi bisnis, program strategis yang akan dilakukan (termasuk sasaran dan tolok ukur) hingga critical success factors seperti terlihat dalam gambar 2.
6
1
2
3
4
Program Tujuan
Critical Success Factors (CSFs)
Program
Visi dan Misi Strategi
Program
Gambar 2. Pemetaan CSF mendeskripsikan solusi SI berdasarkan hasil analisis lingkungan organisasi dan lingkungan SI. Berikut adalah solusi yang diperoleh melalui PEST, MP3 dan Five Forces. Tabel 7. Solusi SI dari PEST
4) Analisis Lingkungan Internal SI Analisis lingkungan internal SI akan dilakukan dengan menelaah seluruh sumber daya SI dalam organisasi. Sumber daya yang dimaksud mencakup sistem inforamsi (aplikasi yang digunakan disetiap unit bisnis), teknologi informasi (mencakup infrastruktur teknologi informasi) serta manajemen informasi (pengelolaan SI) yang telah dan akan dimanfaatkan oleh organisasi untuk mendukung tercapainya sasaran bisnis organisasi. Analisis ini akan menghasilkan gambaran kondisi SI STMIK Widya Pratama.
Faktor PEST Kebijakan pemerintah dalam bidang pendidikan memalui Dikti ataupun Kopertis Wilayah VI Sistem Penjaminan mutu yang berkelanjut an dan sistem pelaporan EPSBED Relasi dengan organisasi profesi, akademik, keagamaan dan lembaga swadaya lainnya
b. Penentuan Target Sistem Informasi Penentuan target SI merupakan langkah kelanjutan dari proses sebelumnya, dan terdiri atas dua aktivitas pokok yaitu mengidentifikasi solusi SI serta menentukan kebijakan SI. a. Identifikasi Solusi SI Identifikasi solusi SI akan dilakukan dengan cara
7
Kebutuhan SI Sistem informasi yang mampu menyajikan sistem pelaporan yang berkaitan dengan proses akreditasi ijin operasional . Sistem informasi yang mampu melakukan pengawasa n terhadap mutu akademik. Pembuatan relationshi p sistem dengan pihak pemerintah , profesi, keagamaan ataupun lembaga
Solusi SI SI Akreditasi dan Pelaporan EPSBED
SI Pengelola an Mutu Akademik SI Kerja sama dan komunika si eksternal (CRM)
swadaya masyarakat lainnya
Demikian halnya dengan activity chain dan CSF yang akan menghasilkan solusi SI tersendiri. c. Perumuan Strategi Dengan didasari pada Visi, Misi dan Tujuan lembaga maka dirumuskan strategi SI sebagai berikut : a. Strategi SI #1 : Meningkatkan kualitas pelayanan internal maupun eksternal dengan pemanfaatan SI secara optimal, mudah diakses, cepat , tranparan, aman dan dapat dipertanggung jawabkan. b. Strategi SI #2 : Menggunakan SI untuk meningkatkan proses belajar-mengajar dan menyediakan sarana prasarananya. c. Strategi SI #3 : Pengembangan infrastruktur SI yang handal dengan berlandaskan 4 aspek kebijakan yaitu : kepemimpinan, manfaat, sumber daya dan peraturan terkait, serta moral dan religiusitas untuk mendukung pemanfaatan SI. d. Strategi SI #4 :Penyediaan akses dan distribusi informasi ke seluruh unit, mitra kerja sama dan masyarakat sesuai jenjang kebutuhan untuk pengembangan organisasi. e. Strategi SI #5 : Meningkatkan kualitas sumber daya SI.
Tabel 8. Solusi SI dari MP3 Faktor MP3 Jumlah mahasisw a yang mendafta r ulang setelah dinyataka n lulus dalam tes PMB relatif menurun dalam 3 tahun terakhir Prosentas e mahasisw a lulus terhadap jumlah mahasisw a aktif juga relatif menurun dalam 5 tahun terakhir
Kebutuhan SI
Solusi SI
Sistem informasi yang dapat membantu mempromosi kan STMIK Widya Pratama ke semua lapiran masyarakat
Portal Promosi (CRM)
Sistem informasi yang dapat meningkatka n proses pembelajaran , baik untuk mahasiswa sebagai peserta didik ataupun untuk dosen sebagai pelaksana pembelajaran
Learning Managem ent System (LMS)
Tabel 9. Sousi SI dari Five Forces Faktor Five Forces Kompetitor yang tangguh dengan program dan informasi yang lengkap
Kebutuhan SI
Solusi SI
Membangun sistem informasi layanan pelang-gan (customer relationship managemen t) yang lengkap dan terintegrasi dengan seluruh unit bisnis
CRM yang terintegrasi dengan semua unit
E. KESIMPULAN Berdasarkan uraian yang telah disampaikan, maka dapat disimpulkan beberap hal berikut ini : a. Hasil dari penelitian ini nantinya adalah usulan-usulan perencanaan strategi sistem informasi.
8
b. Solusi sistem informasi yang dihasilkan akan lebih diarahkan untuk mendukung aktivitas utama organisasi dalam hal promosi dan penerimaan mahasiswa baru, peningkatan proses belajar mengajar, penelitian dan pengembangan, serta peningkatan lulusan dan komunikasi dengan alumni. Selain itu juga untuk mendukung aktivitas utama organisasi, mulai dari tingkat operasional sampai dengan tingakt pimpinan dalam hal menciptakan strategi bisnis yang kompetitif. c. Dengan menggunakan analisis activity chain, menunjukkan bahwa organisasi telah memiliki struktur organisasi yang mendukung setiap aktivitas bisnis, serta mampu mengintegrasikan sistem informasi organisasi.
Semiawan, Middleton ,2009, “Strategic Information Planning and Campus Information System development in Indonesia”, SNATI 2009, UII Yogyakarta. Setiawan, 2005, Mengatasi Paradoks Produktivitas Dalam SI/TI KPU [Online], Available: http://maswigrs.wordpress.com/2 005/12/29/mengatasi-paradokproduktivitas-dalam-siti-kpu/ [9 Nopember 2013]. Titthasiri, Wanwipa. (2000), Information Technology Strategic Planning Process for Instituttions of Higher Education in Thailand, School of Information Technology, Rangsit University Pathumthani, Thailand. NECTEC Technical Journal Vol. III, No. 11. Ward, J. and Griffiths, P. Strategic Planning for Information System 2nd ed. Chicester: John Wiley & Son, 2006
F. DAFTAR PUSTAKA Applegate, Lynda M., Austion, Robert D., Soule Deborah L. (2009), Corporate Information Strategy and Management : Text and Cases, Eight Edition, New York : McGrawHill, International Edition.
Ward, John. and Joe Peppard. Strategic Planning for Information System 3rd ed. England: John Waterhouse, Price. (2006), System Management Methodology : Strategic Information Systems Planning (SISP), Overview and Baseline Version 2.1, Price Waterhouse World Film Service BV. Inc.
Ghozali, I. 2005. Aplikasi Analisis Multivariate dengan Program SPSS. Badan Penerbit Universitas Diponegoro. Indrajit, Richardus Eko, Djokopranoto, Richardus, (2006) Manajemen Perguruan Tinggi Moderen, Yogyakarta, Andi Offset. Luftman, Jerry N et al. Managing the Information Technology Resource, Leadership in the Information Age 1st ed. New Jersey:Pearson Education, 2004
9