Perencanaan SDM
(Human Resource Planning) Def: Systematically forecasts an organization’s future demand for, and supply of, employees in order to anticipate the future business requirement and organizational environment. (Werther & Davis, 2000). The process of systematically reviewing human resource requirements to ensure that the required number of employees, with required skills, are available whenthey are needed (Mondy & Noe, 1993).
Perkiraan ttg jumlah dan tipe pegawai yang diperlukan
Tujuan Perencanaan SDM
Mendapatkan dan memelihara jumlah dan kualitas staff yang diperlukan. Menentukan persyaratan skill dan bgm memuaskannya. Bicara tentang surplus dan defisit tenaga kerja. Mengembangkan pengelolaan kerja yang fleksibel. Memperbaiki pemanfaatan tenaga kerja (Armstrong, 2000)
The Profit of HR Planning 1. 2.
3. 4.
5.
6.
Improve the utilization of human resource Match personnel activities and future organization objectives efficiently Achieve economies in hiring new workers Expand the personnel management information base to assist other personal activities and other organizational units Make major demands on local labor markets successfully Coordinate different personnel management programs such as affirmative action plans and hiring needs
Perencanaan SDM yg Efektif Melibatkan:
Environmental scanning Kebutuhan pegawai (labor demand) Ketersediaan pegawai (labor supply). Gap analysis Action programming. Control and evaluation
Pemanfaatan SDM yg Sukses
Apa bakat, kemampuan, dan skill yg tersedia di dalam org? Siapa orang2 yg dapat diandalkan utk masa datang? Bgm meramu bakat yg ada dengan kebutuhan2 organisasi? Apa kebutuhan kualitas dan kuantitas utk rencana pertumbuhan kita?(Cascio, 1998)
Gamb. Proses Perencanaan SDM Forecasts labor demand
Forecasts of labor supply
Forecasts of labor surplus or shortage
Goal setting & Strategic planning
Program implementation & evaluation
Proses Perencanaan SDM (contoh lain) Strategic Planning
Human Resource Planning
Forecasting Human resource requirements
Demand = Supply
No action
Comparison of Requirements And availability
Surplus of workers
Restricted hiring, Reduced hours Early retirement, Lay off
Forecasting Human resource availability
Shortage of waorkers
Recruitment Selection
Kebutuhan SDM
(The Demand for Human Resources)
Sebab-sebabKebutuhan (Causes of Demand)
Tantangan Eksternal (External challenges) Keputusan Organisasi (Organizational decision) Faktor Tenaga Kerja (Work-force Factors)
External Challenges (Tantangan Eksternal)
Economics Social-political-legal Technology Competitors
Organizational Decisions (Keputusan Organisasi)
Strategic plans Budgets Sales and production forecasts New ventures Organization dan job design
Workforce Factors (Faktor Tenaga Kerja)
Retirement Resignations Terminations Deaths Leaves of absence
Forecasting Techniques (Teknik peramalan)
Expert forecasts Trend Other
Expert forecasts
Informal and instant decisions Formal expert survey Nominal group technique (NGT) Delphi technique
Gam. Langkah dalam Delphi Technique
Problem
1.Menentukan ahli
2. Menyampaikan problem pd ahli
3.Ahli mencatat slusi & membuat rekomendasi
4.Respon ahli dikumpulkan dan diperbanyak 5. Respon didiskusikan dg yg lain
6. Komentar ahli thd ide ahli lain Jika konsensus tercapai
Konsensus tak tercapai
7. Solusi2 dikumpulkan
Solusi
Gam. Langkah2 dalam Nominal Group Technique (NGT) 1.
Satu kel kecil berkumpul di meja menerima instruksi, permasalahan diidentifikasi 2. Setiap peserta menuliskan ide pemecahannya
3. Setiap ide dr peserta dipresentasikan, ditulis dlm chart
4. Setiap ide didiskusikan, diklarifikasi, dievaluasi oleh angg kel
5. Setiap peserta meranking ide
6. Ranking tertinggi adalah keputusan kel
Trend Projection Forecast
Extrapolation (extending past rates of change into the future)
Indexation (estimating future employment needs by
matching employment growth with some index) mis: rasio karyawan produksi thd penjualan. Meningkat 1 milyar rupiah hasilpenjualan, bag produksi butuh tambahan kary baru 10 org
Statistical analysis
Other Forecasting Methods
Budget and planning analysis New-venture analysis Computer models
Komponen utk Kebutuhan Masa yg Akan Datang SDM
Cause & Demand Forecast Techniques External
Expert
Short range
Organizational
Trend
Demand for Human Resource
Work force
Other
Long range
Ketersediaan SDM (The Supply of Human Resources)
Estimates of Internal Supply
Human resource audits (summarize each employee’s
skills & abilities) Skill inventory: 1. part I (job title, experience, age, previous job), 2. part II (skills, duties, responsibilities, education), 3. part III (performance, readiness for promotion, any deficiencies)
Replacement charts (visual representation of who will replace whom in the event of a job opening)
Gam. A Partial Replacement Chart Boy (63) Dirut A/1 Rudi (58) B/1 Budi (52)
A. Ready B. Needs exp C. Not suit
Wadir A/1 Rudi (58)
1. 2. 3.
Outstanding Acceptable Poor
A/1 Budi (52) B/2 Edi (43)
Manajer Utility Soni (53)
Manajer Person Budi (52)
Succession Chart Willy President Andy Wak Pres
Piter Man R&D Roy Man Eng
Sastro Man Lab Motlan Lab Tech
Hadi Man Material Erik Supervisor
Tora Man Prod Tono Gen foreman
Abubakar Man Eng Piter Eng
Sibutar Man Mark Otman Man Sales
Ita Man Sales Elin Salesgirl
Lono Man Adv Budi Dir Kreatif
Agung Gen For Anton Fore
Estimates of External Supply
External needs Labor market analysis Community attitudes Demographics
Implementation and Evaluation of Human Resource Plans
Surplus: when the internal supply of workers exceeds the firm’s demand, a human resource surplus exists. Shortage: if the internal supply cannot fulfill the organization’s needs, a human resource shortage exists
Persyaratan SDM Blanko Perencanaan – Jangka Pendek 1.
2. 3.
4.
5. 6.
Apa persyaratan utama (penting) ttg tenaga kerja untuk tahun depan? Ketrampilan apa yang diperlukan? Dengan tingkatan seberapa? Situasi seperti apa thd skill yang diperlukan untuk segera didapatkan? Apa yang terjadi terhadap tingkat upah, benefits costs, waktu liburan dan sikap para karyawan untuk thaun depan? Pelatihan kemampuan seperti apa yang segera diberikan? Pertimbangkan dana yang ada untuk pembiayaan pelatihan dan persyaratan pemberian kompensasi?
Persyaratan SDM Blanko Perencanaan – Jangka Panjang
Periode waktu dari th……….. s/d th…………. Jumlah orang yang diminta…………. Jumlah karyawan sekarang…………. Karyawan yang meninggalkan Organisasi: Pensiun ………… Meninggal ………… Mengundurkan diri………… Keluar …………… Promosi ………….. PHK ………….. Total yg keluar ………………… Karyawan baru Seleksi (rutin) …………… Promosi (in) …………… Hasil pelatihan …………… Tambahan karyawan baru……………..
Disampaikan oleh………………. Tgl………………
Perencanaan Tindakan
-
1. Kelebihan jumlah karyawan Adanya kelebihan karyawan maka perlu diambil tindakan pengurangan - untuk menghentikan kegiatan rekrutmen/seleksi, mendorong program pensiun dini, atau pengunduran diri sukarela. Perencanaan pengurangan: - Jumlah kary saat ini - Menentukan jml kary yg harus dikeluarkan - Pemberian informasi dan konsultasi dg kary. - Aspek keuangan dan bentuk rangsangan lain - Prediksi thd orang yg mundur sukarela. - Prediksi keseimbangan ant yg ingin keluar dan tetap - Right sizing bg kary yg tetap tinggal - Membantu kary yg mau keluar - Rencana pempertahankan kary utama agar vtdk keluar.
2. Kekurangan karyawan Kalau diperkirakan akan terjadi kekurangan kary maka perlu direncanakan program rekrutmen, pelatihan kembali. Juga memastikan bahwa kary yg anda butuhkan tidak keluar dari organisasi/perusahaan.
Mempertahankan Karyawan 1.
2.
3.
4.
Pastikan bahwa tingkat gaji benar2 kompetitif, dg sistem yg adil dan seimbang. Pastikan bahwa pekerjaan yg disediakan organisasi memberikan kepuasan kerja dan dapat dipakai sbg tempat utk menerapkan keahliannya. Berikan pelatihan yg membantu kary bisa memberi hasil yg diharapkan dan mengembangkan karirnya. Pastikan bhw prosedur2 rekrutmen dan seleksi benar2 menghasilkan karyawan yg sukses dan loyal dg perusahaan.
Fig. Contoh HRP di Honeywell, Inc. Iii Employees information
I Organizational goals
Iv HR availability projections
Ii HR Needs forecast
V Analysis, Evaluation of HR gaps Vi Generation, Testing of alternative Vii Implementation of Overall program Viii Monitoring results
Training & Development
Fig. The Balance Between New Employees Capabilities and Job Demands
Orientation New Employees capabilities
Job demands training
Definition:
Planned programs of organizational improvement undertaken to bring about a relatively permanent change in employee knowledge, skills, attitude, or social behavior (Cascio, 1998)
The Difference between Training & Development
Non managerial (Training)
Managerial (Development)
Technical skills
Human relation skill
Conceptual skill
The Forces Influence Training
Increasing competition globally and domestic The change of technology and computerization rapidly The workers change Time management demand Merger and acquisition activities Obsolescence of job and appearance of new jobs.
Preliminary Steps in Preparing a Training and Development Program
Training & Development objectives
Program content Actual program
Need assessment Evaluation criteria
Learning principles
Evaluation
-Skills -Knowledge -Ability of workers
Gam. The GBCS (Global Business Communication System) Pyramide Vision Mision values Objectives Strategic plan
Management system
Tactical bisnis plan People Business process
Gamb. The Linkage between HRP and Corporate Strategic
Input Linkage
Corporate Strategic Planning (SP) Process
Decision Inclusion Linkage
Review/Reaction Linkage
Permasalahan ttg SDM 1. 2.
3. 4. 5.
6.
Kebutuhan Mendapatkan manajer/pimpinan yg trampil utk mengelola operasional kerja yang harus dijalankan. Mengembangkan SDM yg kompeten dalam banyak aspek. Menumbuhkan keadilan . Meningkatkan produktivitas, terutama level manajerial dan pekerja teknis. Mengelola pengembangan karier utk menarik, memotivasi mempertahankan karyawan yang potensial.
Penggunaan SDM akan Sukses Kalau Mampu Menjawab Pertanyaan2 sbb: 1.
2. 3.
4.
Apa bakat, kemampuan dan ketrampilan yg tersedia dalam organisasi? Siapa staff yg dapat diandalkan? Bgm mensinergi ketrampilan2 karyawan yg ada untk mencapai tujuan organisasi. Kulaitas dan kuntitas yg seperti apa utk kebutuhan pertumbuhan organisasi?
