Perencanaan pada Manajemen Ima Yudha Perwira, SPi, MP
Setiap organisasi perlu melakukan suatu
perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya.
Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan siapa (who). Perencanaan (Planning) didefinisikan sebagai menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.
Perencanaan meliputi tindakan memilih dan
menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. Perencanaan berdasarkan jangka waktunya terbagi menjadi 3, yaitu perencanaan jangka pendek, perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka panjang.
Elemen Perencanaan (Sasaran dan Rencana) Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu,
grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan. Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen.
Seringkali stated goals ini bertentangan dengan
kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benarbenar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi
untuk mencapai sasarannya: pendekatan tradisional dan management by objective. Pada pendekatan tradisional, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya sampai dengan yang paling bawah menjadi subtujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu
Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak
ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis.
Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk
bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang.
Rencana atau plan adalah dokumen yang
digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dapat dibagi menjadi beberapa klasifikasi, antara lain: berdasarkan sifatnya dan berdasarkan jangka waktunya.
Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu Perencanaan Jangka Pendek adalah perencanaan
yang meliputi jangka waktu sampai satu atau dua tahun dan tidak membutuhkan perincian yang sangat mendetail. Contoh : Perencanaan kebutuhan pokok kita tiap hari atau tiap minggu. Perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang dilaksanakan dalam kurun waktu antara 4-7 tahun atau 4-10 tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran dari perencanaan jangka panjang dan perlu dijabarkan pada perencanaan jangka pendek.
Perencanaan Jangka Panjang adalah
perencanaan yang meliputi kurun waktu 10, 20 atau 25 tahun. Parameter atau ukuran keberhasilannya bersifat sangat umum, global dan tidak terperinci. Semakin panjang jangka waktunya semakin banyak variabel dan parameter yang sulit diukur pencapaiannya. Namun demikian perencanaan jangka panjang dapat memberi arah untuk perencanaan jangka menengah maupun jangka pendek.
Perencanaan Berdasarkan Sifatnya Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan
untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkahlangkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana Taktis adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata
Rencana Kontinjensi adalah perencanaan
kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak terduga tergganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.
Tujuan dan Fungsi Perencanaan Tujuan pertama adalah untuk memberikan
pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian.
Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan
tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Empat Tahap Dasar Perencanaan Tahap 1: Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif. Tahap 2: Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.
Tahap 3: Mengindentifikasikan segala kemudahan dan
hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Tahap 4: Menetapkan dan Mengembangkan rencana (Keputusan) atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.
Keputusan dalam Menentukan Rencana Keputusan bersifat melekat pada proses pneyusunan
rencana. Setelah tiga tahapan awal perencanaan sudah dilakukan, maka tugas Top manajer untuk menentukan keputusan rencana yang akan ditetapkan dan digunakan dalam menjalankan roda organisasi.
Tipe Keputusan Keputusan yang di program(programmed decisions)
adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang. Keputusan-keputusan yang tidak di program(nonprogrammed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa. Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya untuk masa depan atau masa yang akan datang.
Jenis Keputusan Berdasarkan Situasi dan Kondisi Dalam kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat
mengetahui apa yang akan terjadi diwaktu yang akan datang sebab tersedia informasi yang akurat, terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan. Dalam kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan hasil ,tetapi informasi yang lengkap tidak tersedia. Kondisi ke tidakpastian (uncertainty),bahwa manajer tidak dapat mengetahui probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan statistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya.
