PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SDM Sito Meiyanto, Ph. D
Perencanaan SDM
(Human Resource Planning) Def: Systematically forecasts an organization’s future demand for, and supply of, employees in order to anticipate the future business requirement and organizational environment. (Werther & Davis, 2000). The process of systematically reviewing human resource requirements to ensure that the required number of employees, with required skills, are available when they are needed (Mondy & Noe, 1993). Perkiraan ttg jumlah dan tipe pegawai yang diperlukan
Tujuan Perencanaan SDM
Mendapatkan dan memelihara jumlah dan kualitas staff yang diperlukan. Menentukan persyaratan skill dan bgm memuaskannya. Bicara tentang surplus dan defisit tenaga kerja. Mengembangkan pengelolaan kerja yang fleksibel. Memperbaiki pemanfaatan tenaga kerja (Armstrong, 2000)
…atau Tujuan PSDM menurut Melo (2002) adalah: Mencegah overstaffing dan understaffing Memastikan bahwa organisasi mempunyai karyawan yang tepat dengan ketrampilan yang tepat di tempat yang tepat danwaktu yang tepat. Memastikan organisasi responsif terhadap perubahan2 di lingkungannya. Menyeediakan arah untuk semua aktivitas dan sistem SDM. Menyatukan perspektif manajer lini dan manajer staff.
The Profit of HR Planning 1. 2.
3. 4.
5.
6.
Improve the utilization of human resource Match personnel activities and future organization objectives efficiently Achieve economies in hiring new workers Expand the personnel management information base to assist other personal activities and other organizational units Make major demands on local labor markets successfully Coordinate different personnel management programs such as affirmative action plans and hiring needs
Perencanaan SDM yg Efektif Melibatkan:
Environmental scanning Kebutuhan pegawai (labor demand) Ketersediaan pegawai (labor supply). Gap analysis Action programming. Control and evaluation
Pemanfaatan SDM yg Sukses
Apa bakat, kemampuan, dan skill yg tersedia di dalam org? Siapa orang2 yg dapat diandalkan utk masa datang? Bgm meramu bakat yg ada dengan kebutuhan2 organisasi? Apa kebutuhan kualitas dan kuantitas utk rencana pertumbuhan kita?(Cascio, 1998)
Gamb. Proses Perencanaan SDM Forecasts labor demand
Forecasts of labor supply
Forecasts of labor surplus or shortage
Goal setting & Strategic planning
Program implementation & evaluation
Proses Perencanaan SDM (contoh lain) Strategic Planning
Human Resource Planning
Forecasting Human resource requirements
Demand = Supply
No action
Comparison of Requirements And availability
Surplus of workers
Restricted hiring, Reduced hours Early retirement, Lay off
Forecasting Human resource availability
Shortage of waorkers
Recruitment Selection
Rencana Strategik (Perspektif Jangka Panjang) - Filsafat - Hasil pengamatan lingkungan/iklim bisnis - Visi, tujuan strategik, dan misi organisasi Rencana Operasional -Rancangan/ program bisnis -Sumber daya yg dimiliki -Struktur organisasi -Rencana pengembangan bisnis -Hasil: produk, pembiayaan dan SDM
Analisis
Kebutuhan SDM
(The Demand for Human Resources)
Prediksi kebutuhan SDM harus didasari: -Kebutuhan objektif, bukan didasarkan ketidakmampuan mendayagunakan scr efektif dan efisien SDM yg dimiliki. - Kekurangan SDM dalam melaksnakan perencanaan kegiatan, shg banyak kegiatan yg tidak dapat diselesaikan shg merugikan konsumen/publik. Perencanaan seperti tsb di atas memastikan tidak akan menjadi pemborosan, tp sebaliknya akan dapat mempertahankan dan/ atau meningkatkan efisiensi, efektivitas, produktivitas dan kualitas kerja serta hasil kerja.
Sebab-sebabKebutuhan (Causes of Demand)
Tantangan Eksternal (External challenges) Keputusan Organisasi/internal (Organizational decision) Faktor Tenaga Kerja (Work-force Factors)
External Challenges (Tantangan Eksternal)
Economics Social-political-legal Technology Competitors
…era berjalan mundur berlangsung sejak Orde Baru berkuasa. Selama 33 th terjadilah pembodohan dalam bentuk pembanggaan diri yg berlebihan, penghancuran logika yg kelewatan, dan penindasan yg tak kenal perikemanusiaan.
Organizational Decisions (Keputusan Organisasi)
Strategic plans dan strategic operational Budgets Sales and production forecasts New ventures Organization dan job design:a. mekanistik, b. berkesinambungan, c, ergonomik, d. berdasar jenis kegiatan, e. otonom, f. tim
Workforce Factors (Faktor Tenaga Kerja)
Retirement Resignations Terminations Deaths Leaves of absence
Fig. Unsur-unsur pasar tenaga kerja yg berpengaruh pada perencanaan SDM
Geografis Pendidikan Sertifikat Lisensi keahlian
Pasar tenaga kerja
Serikat pekerja
Organisasi pesaing
Forecasting Techniques (Teknik peramalan)
Expert forecasts Trend Other
Expert forecasts
Informal and instant decisions Formal expert survey Nominal group technique (NGT) Delphi technique
Gam. Langkah dalam Delphi Technique
Problem
1.Menentukan ahli
2. Menyampaikan problem pd ahli
3.Ahli mencatat slusi & membuat rekomendasi
4.Respon ahli dikumpulkan dan diperbanyak
5. Respon didiskusikan dg yg lain
6. Komentar ahli thd ide ahli lain Jika konsensus tercapai
Konsensus tak tercapai
7. Solusi2 dikumpulkan
Solusi
Gam. Langkah2 dalam Nominal Group Technique (NGT) 1.
Satu kel kecil berkumpul di meja menerima instruksi, permasalahan diidentifikasi 2. Setiap peserta menuliskan ide pemecahannya
3. Setiap ide dr peserta dipresentasikan, ditulis dlm chart
4. Setiap ide didiskusikan, diklarifikasi, dievaluasi oleh angg kel
5. Setiap peserta meranking ide
6. Ranking tertinggi adalah keputusan kel
Trend Projection Forecast
Extrapolation (extending past rates of change into the future)
Indexation (estimating future employment needs by
matching employment growth with some index) mis: rasio karyawan produksi thd penjualan. Meningkat 1 milyar rupiah hasilpenjualan, bag produksi butuh tambahan kary baru 10 org
Statistical analysis
Other Forecasting Methods
Budget and planning analysis New-venture analysis Computer models
Komponen utk Kebutuhan Masa yg Akan Datang SDM
Cause & Demand Forecast Techniques External
Expert
Short range
Organizational
Trend
Demand for Human Resource
Work force
Other
Long range
Ketersediaan SDM (The Supply of Human Resources)
Estimates of Internal Supply
Human resource audits (summarize each employee’s
skills & abilities) Skill inventory: 1. part I (job title, experience, age, previous job), 2. part II (skills, duties, responsibilities, education), 3. part III (performance, readiness for promotion, any deficiencies)
Replacement charts (visual representation of who will replace whom in the event of a job opening)
Fig. A Skill Inventory Form 1. Bagian I (dilengkapi oleh departemen SDM) a. Nama e. Jumlah karyawan b. Jenis pekerjaan f. Pengalaman…… th c. Usia d. Pengalaman kerja (pekerjaan apa saja) 2. Bagian II (dilengkapi oleh karyawan) a. Ketrampilan khusus b. Tugas/ pekerjaannya apa c. Tanggung jawab d. Pendidikan - Formal - Pelatihan - Kursus - Pelatihan militer 3. Bagian III ( dilengkapi oleh departemen SDM dg input dari supervisor) a. Evaluasi kinerja menyeluruh b. Kesiapan untuk promosi untuk posisi apa dan beri komentar) c. Kekurangan2 saat ini d. Tanda tangan supervisor_____________tgl__________________
Gam. A Partial Replacement Chart Boy (63) Dirut A/1 Rudi (58) B/1 Budi (52)
A. Ready B. Needs exp C. Not suit
Wadir A/1 Rudi (58)
1. 2. 3.
Outstanding Acceptable Poor
A/1 Budi (52) B/2 Edi (43)
Manajer Utility Soni (53)
Manajer Person Budi (52)
Succession Chart Willy President Andy Wak Pres
Piter Man R&D Roy Man Eng
Sastro Man Lab Motlan Lab Tech
Hadi Man Material Erik Supervisor
Tora Man Prod Tono Gen foreman
Abubakar Man Eng Piter Eng
Sibutar Man Mark Otman Man Sales
Ita Man Sales Elin Salesgirl
Lono Man Adv Budi Dir Kreatif
Agung Gen For Anton Fore
Estimates of External Supply
External needs Labor market analysis Community attitudes Demographics
Implementation and Evaluation of Human Resource Plans Surplus: when the internal supply of workers exceeds the firm’s demand, a human resource surplus exists. Shortage: if the internal supply cannot fulfill the organization’s needs, a human resource shortage exists
Short range External Cause & demand Organizational Work force
Forecast Techniques
Expert Trend
Demand For Human Resources
=
Other Long range
Short & Long Range HRP
Replacement Chart
Internal
=
Supply of Human Resource External
Analysis of the Labor Market
External Needs
Human Audit
Persyaratan SDM (pengembangan) Blanko Perencanaan – Jangka Pendek 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Apa persyaratan utama (penting) ttg tenaga kerja untuk tahun depan? Ketrampilan apa yang diperlukan? Dengan tingkatan seberapa? Situasi seperti apa thd skill yang diperlukan untuk segera didapatkan? Apa yang terjadi terhadap tingkat upah, benefits costs, waktu liburan dan sikap para karyawan untuk thaun depan? Pelatihan kemampuan seperti apa yang segera diberikan? Pertimbangkan dana yang ada untuk pembiayaan pelatihan dan persyaratan pemberian kompensasi?
Persyaratan SDM Blanko Perencanaan – Jangka Panjang Periode waktu dari th……….. s/d th…………. Jumlah orang yang diminta…………. Jumlah karyawan sekarang…………. Karyawan yang meninggalkan Organisasi: Pensiun ………… Meninggal ………… Mengundurkan diri………… Keluar …………… Promosi ………….. PHK ………….. Total yg keluar ………………… Karyawan baru Seleksi (rutin) …………… Promosi (in) …………… Hasil pelatihan …………… Tambahan karyawan baru…………….. Disampaikan oleh………………. Tgl………………
Perencanaan Tindakan 1. Kelebihan jumlah karyawan Adanya kelebihan karyawan maka perlu diambil tindakan pengurangan - untuk menghentikan kegiatan rekrutmen/seleksi, mendorong program pensiun dini, atau pengunduran diri sukarela. Perencanaan pengurangan: - Jumlah kary saat ini - Menentukan jml kary yg harus dikeluarkan - Pemberian informasi dan konsultasi dg kary. - Aspek keuangan dan bentuk rangsangan lain - Prediksi thd orang yg mundur sukarela. - Prediksi keseimbangan ant yg ingin keluar dan tetap - Right sizing bg kary yg tetap tinggal - Membantu kary yg mau keluar - Rencana pempertahankan kary utama agar vtdk keluar. - Mengurangi jam kerja
2. Kekurangan karyawan
Merekrut tenaga baru yg permanen Menawarkan insentif menunda pensiun Mempekerjakan kembali pensiunan scr partime Berusaha untuk mengurangi turn over Bekerja lembur Mempekerjakan kary temporer Mendesain kembali proses job shg hanya membutuhkan tenaga kerja yg sedikit
Mempertahankan Karyawan 1.
2.
3.
4.
Pastikan bahwa tingkat gaji benar2 kompetitif, dg sistem yg adil dan seimbang. Pastikan bahwa pekerjaan yg disediakan organisasi memberikan kepuasan kerja dan dapat dipakai sbg tempat utk menerapkan keahliannya. Berikan pelatihan yg membantu kary bisa memberi hasil yg diharapkan dan mengembangkan karirnya. Pastikan bhw prosedur2 rekrutmen dan seleksi benar2 menghasilkan karyawan yg sukses dan loyal dg perusahaan.
Fig. Contoh HRP di Honeywell, Inc. Iii Employees information
I Organizational goals
Iv HR availability projections
Ii HR Needs forecast
V Analysis, Evaluation of HR gaps Vi Generation, Testing of alternative Vii Implementation of Overall program Viii Monitoring results
Gam. The GBCS (Global Business Communication System) Pyramide Vision Mision values Objectives Strategic plan
Management system
Tactical bisnis plan People Business process
Gamb. The Linkage between HRP and Corporate Strategic
Input Linkage
Corporate Strategic Planning (SP) Process
Decision Inclusion Linkage
Review/Reaction Linkage
Permasalahan ttg SDM 1. 2.
3. 4. 5.
6.
Kebutuhan Mendapatkan manajer/pimpinan yg trampil utk mengelola operasional kerja yang harus dijalankan. Mengembangkan SDM yg kompeten dalam banyak aspek. Menumbuhkan keadilan . Meningkatkan produktivitas, terutama level manajerial dan pekerja teknis. Mengelola pengembangan karier utk menarik, memotivasi mempertahankan karyawan yang potensial.
Penggunaan SDM akan Sukses Kalau Mampu Menjawab Pertanyaan2 sbb: 1.
2. 3.
4.
Apa bakat, kemampuan dan ketrampilan yg tersedia dalam organisasi? Siapa staff yg dapat diandalkan? Bgm mensinergi ketrampilan2 karyawan yg ada untk mencapai tujuan organisasi. Kulaitas dan kuntitas yg seperti apa utk kebutuhan pertumbuhan organisasi?
Pekerja Kompetitive Memiliki kompetensi manajerial Yi kemampuan merumuskan visi dan mengarahkan sumberdaya2 yg lain dlam rangka mewujudkan visi dan menerapkan strategi organisasi (Lado, 1992) Ada 3 prinsip pengelolaan kompetensi manajerial: a. Orientasi pada layanan b. Memberikan kesempatan seluas-luasnya kpd sdm utk berperan aktif c. Mampu menumbuhkembangkan jiwa entrepreneur dalam diri setiap manusia
Kegiatan Perencanaan SDM 1. 2.
Perencanaan kualitas dan Perencanaan kuantitas Perencanaan pekerjaan bagi SDM
Metode perencanaan kualitas dan kuantitas: a. Metode statistik b. Metode judgmental (pengalaman dan intuisi) Pendekatan perencanaan pekerjaan SDM: a. Pendekatan mekanistik b. Pendekatan ergonomis c. Pendekatan motivasional (JCM)
Perolehan dan Penempatan SDM a. b.
Tradisional Modern (Bowen dkk, 1991)– didasarkan pada kesesuaian nilai2 dan norma2 yg berkembang atau dikembangkan dalam organisasi
Pengembangan SDM
Direktur teknik Manajer teknik
Konsultan teknik
Direktur SDM
Manajer pelatihan
Penyelia rekrutmen Penyelia teknik
Penyelia penggajian
Teknisi senior
Teknisi
Jalur karir tradisional
Staff rekrutmen
Staff penggajian
Jalur karir inovatif
