PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA TOGAF PADA KANTOR PELAYANAN UMUM DAN PERIZINAN KABUPATEN SOLOK SELATAN
SYAFRIZAL
PROGRAM STUDI CHIEF INFORMATION OFFICER FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG Wisuda Periode Juni 2013
PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA TOGAF PADA KANTOR PELAYANAN UMUM DAN PERIZINAN KABUPATEN SOLOK SELATAN
SYAFRIZAL
Artikel ini disusun berdasarkan tesis Syafrizal untuk persyaratan wisuda periode Juni 2013 yang telah direviu dan disetujui oleh kedua pembimbing
Padang, April 2013
PERENCANAAN ARSITEKTUR ENTERPRISE MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA TOGAF PADA KANTOR PELAYANAN UMUM DAN PERIZINAN KAB. SOLOK SELATAN Syafrizal1, Fahmi Rizal2, Muhammad Adri3 Program Studi Chief Information Officer FT Universitas Negeri Padang Email:
[email protected] Abstrak Enterprise membutuhkan cetak biru sebagai panduan untuk pembangunan dan penerapan teknologi informasi dan komunikasi. Penelitian perencanaan arsitektur enterprise menggunakan kerangka kerja TOGAF dengan metode Architecture Development Method (ADM) untuk KPUP Kab. Solok Selatan memberikan panduan dalam pembangunan teknologi informasi dan komunikasi untuk model bisnis, data, aplikasi dan teknologi. Alat bantu yang dipergunakan untuk mengidentifikasi proses bisnis pada KPUP Kab. Solok Selatan menggunakan analisis rantai nilai dari porter (value chain porter’s). Proses bisnis yang diidentifikasi memiliki aktifitas bisnis sebagai berikut: (1). Aktifitas utama (primary activities), terdiri dari pelayanan atas permohonan, pemprosesan permohonan, penerbitan perizinan, penyerahan izin dan penerbitan SKRD serta layanan pengaduan masyarakat, (2). Aktifitas pendukung (support activities), terdiri dari pengelolaan keuangan/anggaran, manajemen kepegawaian dan pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi serta pengadaan sarana dan prasarana. Perencanaan arsitektur informasi mengahasilkan 51 entitas data dari 9 fungsi bisnis dan 24 kandidat aplikasi yang dapat diimplementasikan secara bertahap. Dari sisi teknologi yang berkaitan dengan usulan rancangan topology jaringan yang diusulkan telah mewakili kondisi saat ini. Untuk implementasi aplikasi, dapat diterapkan berdasarkan prioritas aplikasi karena belum ada aplikasi sebelumnya. Arsitektur yang dihasilkan ini merupakan usulan solusi dari aspek bisnis, data, aplikasi dan teknologi sehingga KPUP Kab. Solok Selatan diharapkan mampu memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Abstract An enterprise needed a blueprint to guide the development and the application of information and communication technology. The enterprise architecture planning research used TOGAF framework by appliying Architecture Development Method (ADM) for KPUP Kab. Solok Selatan in order to provide the guidance in the development of 1
2
information and communication technology business models, data, applications and technologies. The tools that are used to identify for business processes on the KPUP Kab. Solok Selatan used the value chain analysis or porter's value chain. Business process taht it is identified having business activity was should as followed: (1) Primary activity consistes the servicing at the request of application processing, publishing, licensing, permit submission and publishing SKRD and help desk, (2). Supporting activities, was comprised of financial management/budget, personnel management and management of information and communication technology as well as the procurement of infrastructure and facilities. Information architecture planning resulted on the 51 entity data from 9 business functions and 24 candidates of applications that be implemented gradually. From the tech side related to the proposed draft of the proposed network topology it represented the current state. For the implementation of the application, it could be applied based on priority of application as there is no application before. The resulting architecture was a proposed solution from the aspect of the business, data, application and technology so that the KPUP Kab. Solok Selatan was expected to provide excellent service to the community. Keywords: Blueprint, licensing services, enterprise architecture planning, TOGAF, data architecture, applications and technology.
Pendahuluan Teknologi informasi terbukti dapat memberikan kemudahan dalam membantu kegiatan di sektor publik dan manfaatnya dapat dirasakan masyarakat (Rahadi, 2007). Pelaksanaan kegiatan kepemerintahan pada Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan (KPUP) Kab. Solok Selatan memerlukan dukungan teknologi informasi dan komunikasi. Pemanfaatan teknologi informasi di-KPUP Kab. Solok Selatan saat ini pada tahap penggunaan aplikasi office, seperti dalam melakukan tugas-tugas administrasi perkantoran contohnya membuat surat-surat dinas, pengelolaan administrasi keuangan seperti membuat laporan pertanggung jawaban, laporan realisasi anggaran dan sebagainya. Dalam pengelolalan
3
perizinan sangat mengandalkan aplikasi-aplikasi office seperti dalam membuat dokumen format-format persyaratan perizinan, berita acara pemeriksaan berkas serta pembuatan izin. Karena otomasi penyelenggaraan layanan perizinan berupa sistem informasi perizinan belum direalisasikan. Pelayanan perizinan merupakan kegiatan utama dari KPUP Kab. Solok Selatan. Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat saat ini menggunakan caracara manual/tradisional dalam arti bahwa komputer hanya sebagai alat bantu bukan sebagai suatu kebutuhan yang tidak bisa dipisahkan dalam setiap kegiatan yang dilakukan. KPUP Kab. Solok Selatan melayani sebanyak 32 (tiga puluh dua) jenis perizinan. Masing-masing jenis perizinan yang dikeluarkan mempunyai rentang waktu penyelesaian tertentu, mulai dari selesai 1 (satu) jam untuk jenis perizinan tanpa memerlukan survey lapangan dan untuk jenis perizinan yang memerlukan survey lapangan, lama penyelesaiaannya telah diatur dalam Peraturan Bupati Solok Selatan nomor 11 tahun 2010 Tentang Standar Pelayanan Minimal Bidang Pelayanan Umum Dan Perizinan Kabupaten Solok Selatan (Tabel 1). Berdasarkan survey, lama pengurusan pelayanan yang telah ditetapkan dalam Standar Operasional dan Prosedur (SOP) terjadi keterlambatan. Seperti pelayanan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang penyelesaianya selama 1 (satu) jam, sering terlambat selama 1 dan 2 hari kerja. Hal tersebut disebabkan oleh berbagai faktor, antara lain pelayanan perizinan mulai dari penerimaan berkas sampai pada terbitnya izin dilakukan secara manual dan tidak terkomputerisasi, masalah penandatanganan izin seperti pejabat penandatanganan
4
yang sedang dinas atau tidak berada di kantor, serta sering terjadi ketergantungan kepada pegawai melayani perizinan tertentu. Dalam menerapan suatu sistem informasi, KPUP Kab. Solok Selatan sebagai enterprise membutuhkan cetak biru teknologi informasi dan komunikasi. Cetak biru tersebut dapat dijadikan sebagai landasan untuk pengembangan suatu teknologi dan sistem informasi. Tujuannya adalah agar investasi yang besar di bidang teknologi informasi dan sistem informasi dapat dibarengi dengan manfaat yang akan diperoleh oleh pemerintah (enterprise) (Rumapea dan Surendro. 2007). Karena teknologi informasi dan komunikasi tersebut merupakan sebuah investasi yang besar, maka investasi yang akan dikeluarkan oleh KPUP Kab. Solok Selatan tersebut seharusnya dapat memberikan dampak yang optimal dan manfaatnya dapat dirasakan masyarakat. Cetak biru pembangunan sistem informasi memberikan informasi berupa panduan/guideline dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Cetak biru tersebut merupakan hasil dari proses perencanaan arsitektur enterprise (Enterprise Architecture/EA). Dalam melakukan perencanaan arsitektur enterprise diperlukan suatu metodologi yang lengkap serta mudah digunakan salah satunya adalah TOGAF ADM. TOGAF ADM merupakan metodologi yang lengkap dan mudah digunakan, namun banyak organisasi yang tidak memahami secara jelas bagaimana tahapan-tahapan dari metodologi tersebut diterjemahkan kedalam aktivitas perancangan arsitektur enterprise (Yunis dan Surendro. 2009). Perencanaan arsitektur enterprise ini ditujukan untuk menghasilkan sebuah usulan berupa cetak biru untuk KPUP Kab. Solok Selatan sehingga diharapkan lebih
5
memperhatikan kepuasan masyarakat (pelanggan), mempercepat peng-adopsian teknologi informasi dan komunikasi secara bertahap, meminimalisasi pekerjaan serta menyederhanakan keseluruhan proses pelayanan perizinan. Oleh karena itu, maka pada penelitian ini akan dikembangkan suatu perencanaan arsitektur enterprise dengan menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengungkapkan seperti apa proses perencanaan arsitektur enterprise dengan kerangka kerja TOGAF ADM. Dimana tahapan/iterasi TOGAF ADM mencakup tahap persiapan (preliminary) dan identifikasi kebutuhan (requirement management) dengan 8 (delapan) fase, yaitu Architecture Vision (Fase A), Business Architecture (Fase B), Information Systems Architectures (Fase C), Technology Architecture (Fase D), Opportunities and Solutions (Fase E), Migration Planning (Fase F), Implementation Governance (Fase G), Architecture Change Management (Fase H). Karena sebuah arsitektur merupakan sebuah cetak biru, dimana suatu cetak biru terdiri dari gambaran dan model yang dikembangkan berdasarkan kerangka kerja arsitektur enterprise. Maka dari penelitian ini juga bertujuan untuk menghasikan suatu panduan pengembangan dan pembangunan teknologi informasi dan komunikasi untuk Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan Kab. Solok Selatan.
Metode Penelitian ini termasuk kedalam jenis penelitian pengembangan dengan pendekatan kuantitatif dan kualitatif. Dalam merencanakan arsitektur enterprise akan dianalisis kondisi enterprise saat ini, dengan demikian dapat dirumuskan
6
permasalahan dan membuat perencanaan arsitektur enterprise (data, aplikasi dan teknologi) sebagai panduan dalam pengembangan teknologi informasi dan komunikasi atau sistem informasi. Langkah-langkah penelitian yang dilakukan meliputi : 1. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai, tujuan yang ingin dicapai adalah dengan membuat cetak biru untuk Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan (KPUP) Solok Selatan. 2. Menentukan apakah pendekatan yang akan digunakan. Untuk merelisasikan tersebut, pendekatan yang digunakan adalah perencanaan arsitektur enterprise yang menggunakan metodologi TOGAF ADM. 3. Pengumpulan Data. 4. Mengorganisasikan data dan informasi yang diperoleh tersebut menjadi rekonstruksi perencanaan arsitektur enterprise yang terpadu sesuai dengan iterasi pada TOGAF ADM. 5. Menyusun laporan berupa cetak biru sebagai panduan dalam mengembangkan sistem informasi.
Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
7
Sesuai dengan langkah-langkah penelitian, analisis enterprise berdasarkan siklus TOGAF ADM sebagai berikut: a. Fase Preliminary: Framework and Principles b. Architecture Vision (Fase A) c. Business Architecture (Fase B) d. Information Systems Architectures (Fase C) e. Technology Architecture (Fase D) f. Opportunities and Solutions (Fase E) g. Migration Planning (Fase F) h. Implementation Governance (Fase G) i. Architecture Change Management (Fase H)
Hasil dan Pembahasan Hasil penelitian dan pembahasan ini merupakan identifikasi proses pembuatan cetak biru teknologi informasi dan komunikasi serta memperoleh cetak biru teknologi informasi. Pembuatan cetak biru ini mengacu pada penyelenggaraan perizinan pada Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan (KPUP) Kab. Solok Selatan berdasarkan Permendagri 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PPPTSP) berdasarkan kerangka kerja TOGAF. Dimana dalam kerangka kerja TOGAF tersebut memandang arsitektur enterprise dalam 4 (empat) kategori yaitu: arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Hasil penelitian ini diawali
8
dengan menampilkan profil organisasi, kemudian dilanjutkan dengan proses pembuatan cetak biru dengan iteratif TOGAF ADM, dan cetak biru. Tahapan proses perencanaan arsitektur enterprise dengan TOGAF ADM terdiri dari 8 (delapan) fase, yaitu: architecture vision, business architecture, information system architecture, technology architecture, opportunities and solution, migration planning, dan implementation governance, serta change management. Untuk mengetahui secara mendalam tentang objek penelitian yaitu Kantor Pelayanan Umum Dan Perizinan Kab. Solok Selatan, dapat diketahui pada tahapan awal yaitu : fase preliminary, architecture vision, business architecture. a. Preliminary Phase Perliminary phase adalah fase awal yang merupakan persiapan yang perencanaan arsitektur enterprise, yang bertujuan untuk menjelaskan tahapan persiapan untuk menentukan kerangka kerja (framework) dan metodologi, melaksanakan tools arsitektur, menkonfirmasi dukungan (komitmen) manajemen. 1) Menentukan Kerangka Kerja Arsitektur dan Metodologi Kerangka kerja (framework) arsitektur yang akan digunakan adalah framework TOGAF dengan metodologi mengacu pada TOGAF ADM. 2) Melaksanakan Tools Arsitektur Melaksanakan tools atau alat arsitektur dalam perencanaan arsitektur enterprise secara efektif, berarti bahwa telah ada ketersesuaian antara pemecahan masalah yang dilakukan atau pengusulan solusi dengan organisasi baik dari segi kebijakan maupun operasional.
9
3) Komitmen Manajemen Komitmen manajemen berhubungan dengan kebijakan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelayanan perizinan dan kebijakan yang berhubungan dengan penerapan teknologi informasi dan komunikasi. Dari hasil angket penelitian kepada level manajemen/pejabat pada KPUP Kab. Solok Selatan, 100% menyatakan tidak ada kebijakan atau pengaturan yang berkaitan dengan aktifitas teknologi informasi dan komunikasi. Identifikasi policy management yang diperlukan dalam penerapan dan pengembangan TIK sebagaimana Tabel Tabel 1 : Usulan Policy Management No 1 2 3
Policy Management Surat Keputusan pembentukan unit khusus penanganan TIK Surat Keputusan penetapan tim pengembangan TIK Kebijakan yang berkaitan dengan penggunaan TIK
Ketersediaan Ada Tidak √ √ √
b. Requirement Management Operasional enterprise atau proses bisnis menjadi sumber utama dalam tahapan ini. Operasional inti dari KPUP Kab. Solok Selatan adalah menyelenggarakan layanan perizinan dan non perizinan pada lingkup pemerintah daerah Kab. Solok Selatan. Dari hasil wawancara yang dilakukan dengan level pimpinan/manajemen di KPUP Kab. Solok Selatan, diperoleh gambaran permasalahan (issue) organisasi seperti belum adanya kesepakatan dari kepala daerah untuk menyatukan proses
10
perizinan di KPUP saat ini, belum maksimalnya pelaksanaan penelitian dan pengkajian terhadap permasalahan perizinan, sebagai dasar untuk perumusan kebijakan dan lemahnya SDM aparatur serta kemampuan analisis permasalahan perizinan.
c. Phase A. Architecture Vision Identifikasi Requirement Management untuk penentuan Fase A: Visi Arsitektur, direpresentasikan kedalam visi dan misi, tujuan organisasi, ruang lingkup, struktur organisasi dan penggambaran kondisi arsitektur saat ini. 1) Visi dan Misi KPUP Kab. Solok Selatan Visi Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan (KPUP) Kab. Solok Selatan adalah terwujudnya pelayanan yang menyenangkan, cepat, tepat dan effisien sehingga tercapai masyarakat Solok Selatan yang sejahtera dan harmonis (harkat dan martabat, bermoral, aman, peduli dan sejahtera berlandaskan (adat basandi syarak, syarak basandi kitabullah). Untuk mewujudkan visi tersebut diatas, dijabarkan kedalam misi yang terutama berkaitan dengan pelayanan perizinan, sebagai berikut: a) Mewujudkan pelayanan prima dengan optimalisasi pelaksanaan standar pelayanan minimal masyarakat; b) Meningkatkan kualitas pelayanan dan profesionalisme SDM di bidang pelayanan perizinan; c) Membudayakan
sikap
simpatik,
penyelenggaraan pelayanan;
tanggap,
ramah
dan
santun
dalam
11
d) Mempermudah dan mencarikan solusi dan bukan mempersulit.
2) Tujuan Organisasi Adapun yang menjadi tujuan utama dari KPUP Kab. Solok Selatan adalah penyederhanaan prosedur layanan, penyatuan berbagai perizinan, pelembagaan proses perizinan, membangun kesadaran pentingnya mengatasi masalah-masalah perizinan dalam jajaran birokrasi pemerintah dan dunia usaha, membangun strategi yang tepat dalam bentuk procedural dengan menetapkan standar pelayanan, menarik dukungan luas dari stakeholder untuk mensukseskan program pembenahan institusi pelayanan satu pintu.
3) Ruang Lingkup Berdasarkan
Permendagri
24
Tahun
2006
tentang
Pedoman
Penyelenggaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PPPTSP), maka lingkup penyelenggaraan perizinan dan non perizinan mencakup: a) Pelayanan atas permohonan perizinan dan non perizinan dan informasi; b) Pemprosesan berkas prizinan; c) Pembayaran; d) Penyerahan dokumen; e) Penanganan pengaduan masyarakat. Analisa rantai nilai (value chain) Michael Porter digunakan untuk mengidentifikasi aktifitas bisnis di KPUP Kab. Solok Selatan. Dari identifikasi aktifitas tersebut, diperoleh informasi bahwa enterprise memiliki 5 (lima) aktifitas
12
utama dan 4 (empat) aktifitas pendukung. Aktifitas utama (primary activities) terdiri dari pelayanan atas permohonan (PAP), pemprosesan permohonan (PP), penerbitan perizinan (PI), penyerahan izin dan penerbitan SKRD (PPS), layanan pengaduan masyarakat (LPM). Aktifitas pendukung (support activities) terdiri dari pengelolaan keuangan/anggaran (PK), manajemen kepegawaian (MK), pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi (PTIK), pengadaan sarana dan prasarana (PSP).
4) Identifikasi Stakeholder Berikut adalah stakeholder yang memiliki kepentingan atau yang berkaitan dengan penyelenggaraan layanan perizinan pada KPUP Kab. Solok Selatan, sebagaimana gambar 3: a) Pemerintah, pemerintah pusat dan pemerintah daerah yang mengeluarkan regulasi dan peraturan-peraturan dalam penyelenggaraan perizinan; b) Kepala Daerah, sebagai pembina dan pengambil kebijakan dalam perizinan tertentu; c) SKPD Terkait, Kepala Kantor KPUP, Bagian TU, Petugas Pelayanan. SKPD terkait lainnya; d) TIM Teknis, tim teknis dapat terdiri dari staf pada unit pelayanan di KPUP dan staf teknis SKPD terkait yang akan melakukan survey lapangan; e) Pemohon perizinan, terdiri dari masyarakat, pelaku usaha, lembaga-lembaga yang berada di lingkup Pemerintah Kabupaten Solok Selatan;
13
f) Kasir, merupakan pihak penerbitan Surat Ketetapan Retribursi Daerah (SKRD) sebagai bukti pembayaran retribusi perizinan.
Gambar 2. Use Case Diagram Stakeholder
5) Struktur Organisasi Struktur organisasi KPUP Kab. Solok Selatan dikepalai oleh seorang Kepala Kantor yang dibantu oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan 3 (tiga) Seksi yaitu Seksi Informasi dan Pengembangan, Seksi Perizinan serta Seksi Pengawasan dan Pengendalian.
d. Phase B. Businness Architecture 1) Proses Bisnis Saat Ini Berdasarkan pengamatan langsung, pelayanan perizinan dilakukan secara manual, masyarakat yang akan mengurus izin langsung datang ke kantor.
14
Masyarakat yang akan mengajukan permohonan perizinan dapat mengetahui informasi seputar pelayanan perizinan seperti jenis izin dan syarat-syarat untuk pengurusan izin pada baliho dan brosur informasi yang telah disediakan. Formulir-formulir sebagai bahan kelengkapan permohonan izin dapat diminta langsung kepada petugas pada loket penerimaan berkas. Identifikasi dari proses bisnis penyelenggaraan layanan perizinan di KPUP Kab. Solok Selatan disederhanakan kedalam bentuk alur prosedur pelayan perizinan sebagaimana Gambar berikut :
Gambar 3. Alur Prosedur Pelayanan Perizinan di KPUP Solok Selatan
2) Usulan Perbaikan Usulan perbaikan berdasarkan proses bisnis saat ini dilakukan dengan membuat model bisnis. Pemodelan bisnis dapat digunakan untuk meninjau, meningkatkan, dan membuat sebuah bisnis. Untuk membuat model bisnis
15
dengan mengidentifikasi area bisnis utama, menetapkan fungsi-fungsi bisnis, mengidentifikasi tugas dan tanggungjawab dan mengidentifikasi standar operasi dan prosedur. Identifikasi area fungsional dalam penyelenggaraan perizinan dan non perizinan di KPUP Solok Selatan berdasarkan PPPTSP dari analisis rantai nilai diatas, maka dapat diuraikan proses bisnis di KPUP Kab. Solok Selatan. Berdasarkan identifikasi area fungsional organisasi dan proses bisnis serta defenisi detail dari masing-masing fungsi bisnis, maka arsitektur bisnis pada Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan (KPUP) Kabupaten Solok Selatan dapat di gambarkan kedalam sebuah model bisnis sebagai berikut :
Gambar 4. Arsitektur Bisnis KPUP Kab. Solok Selatan
16
e. Phase C. Information System Architecture 1) Arsitektur Data Untuk merancang arsitektur data, yang akan dilakukan adalah dengan cara membuat kandidat entitas, mendefenisikan entitas data, dan merelasikan antar entitas tersebut serta menghubungkan entitas data tersebut dengan fungsi atau proses bisnis. Kandidat entitas data tersebut diperoleh dari identifikasi fungsi dari proses bisnis. Dari proses bisnis yang diidentifikasi, diperoleh entitas bisnis berdasarkan identifikasi area fungsional utama dan pendukung berdasarkan rantai nilai. Entitas bisnis dari penyelenggaraan perizinan di KPUP Kab. Solok Selatan adalah sebagai berikut: a) Pelayanan Atas Permohonan. b) Pemprosesan Permohonan. c) Penerbitan Perizinan. d) Penyerahan Izin dan Penerbitan SKRD. e) Layanan Pengaduan Masyarakat. f) Pengelolaan Keuangan/anggaran. g) Manajemen Kepegawaian. h) Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi. i) Pengadaan Sarana dan Prasarana. Berdasarkan entitas bisnis, dapat diidentifikasi rician detail entitas data untuk masing-masing kandidiat bisnis sebanyak 51 (limapuluh satu) entitas
17
data dan 9 (sembilan) fungsi bisnis. Entitas data yang didefenisikan dapat dipetakan kedalam matriks hubungan entitas data dengan proses-proses bisnis.
2) Arsitektur Aplikasi Sistem informasi pada KPUP Kab. Solok Selatan masih bersifat manual dan konvensional. Penyimpanan data masih tersebar dibeberapa tempat, sehingga menyulitkan untuk memberikan informasi secara cepat dan akurat. Dari hasil pengamatan secara langsung sebagian besar informasi diolah secara manual menggunakan aplikasi pengolah data seperti Word, Excell dan Power Point. Sementara itu program aplikasi belum diterapkan, seperti aplikasi perizinan dan aplikasi penanaman modal yang seharusnya sudah digunakan pada KPUP Solok Selatan. Dukungan untuk penerapan sistem informasi perizinan terkomputerisasi sangat tinggi, baik dari level manajemen, pegawai KPUP serta masyarakat pengguna jasa perizinan. Hal tersebut diketahui dari angket yang disebarkan kepada level manajemen, dari 2 (dua) orang responden yaitu kepala KPUP dan kasi perizinan 100% menginginkan penyelenggaraan layanan perizinan terkomputerisasi. Sementara itu porsentase yang tinggi juga ditunjukan oleh pegawai dan masyarakat. Pegawai yang melaksanakan tugas rutin layanan perizinan sangat membutuhkan sistem informasi perizinan, dari 10 (sepuluh) orang responden pegawai KPUP, 100% menyetujui bahwa sistem informasi perizinan dibutuhkan. Ekspektasi masyarakat yang membutuhkan layanan terhadap penerapan sistem informasi sangat tinggi, dari 19 (sembilanbelas)
18
responden, 100% mengharapkan penerapan sistem informasi perizinan terkomputerisasi.
f. Phase D. Technology Architecture Dalam tahapan ini mengidentifikasi platform teknologi saat ini dan membuat usulan penggunaan platform teknologi terhadap aplikasi di KPUP Kab. Solok Selatan. Dari hasil pengamatan langsung diperoleh informasi kondisi sistem dan teknologi saat ini sebagai berikut: Tabel 2. Kondisi sistem dan teknologi saat ini No 1.
Pemanfaatan TIK Pengolahan Data
2. 3. 4. 5.
Sistem Operasi Processor Alat Input Alat cetak
Keterangan Menggunakan aplikasi office, seperti word, excel dan power point, Data kebanyakan dalam bentuk tercetak, dan beberapa softcopy. Semuanya menggunakan MS. Windows Sebagian besar menggunakan Intel(R) Core Keyboard dan Mouse Canon IP dan MP
Usulan perbaikan arsitektur teknologi meliputi pendefenisian platform teknologi, penentuan platform teknologi, menghubungkan fungsi bisnis dengan platform teknologi dan menghubungkan aplikasi dengan platform teknologi. Platform teknologi yang diusulkan berdasarkan pada kebutuhan KPUP Kab. Solok Selatan. Dari hasil angket penelitian kepada pegawai, diperoleh informasi tentang kebutuhan jumlah komputer, kebutuhan akan jaringan untuk pertukaran data dan sumberdaya. Platform teknologi yang diusulkan telah mengadopsi usulan penerapan konsep open source, licenci dan client server. Konsep tersebut merupakan indikasi penggunaan software secara legal, sementara itu produk
19
berlisenci akan tetap dipergunakan dalam tahap migrasi ke open source dengan mempersiapkan sumber daya manusia (SDM) yang cukup untuk bisa memanfaatkan software open source. Detail platform teknologi yang diusulkan untuk penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada KPUP Kab. Solok Selatan terdiri dari usulan aspek perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan perangkat komunikasi. Selanjutnya menghubungkan platform teknologi dengan fungsi bisnis. Karena sebagian besar fungsi bisnis menggunakan faltform teknologi maka diperoleh pemetaan hubungan platform teknologi dengan fungsi bisnis. Sedangkan relasi aplikasi dengan platform teknologi teknologi yang ada saat ini dan yang diusulkan dapat digunakan untuk menerapkan usulan aplikasi. Untuk memastikan bahwa teknologi yang diusulkan layak dan konsisten dengan arsitektur data dan arsitektur aplikasi, adalah membangun arsitektur teknologi diusulkan sebaiknya setelah didefenisikan terlebih dahulu arsitektur data dan aplikasi.
g. Phase E. Opportunities and Solution Pada tahapan ini menjelaskan tentang gap analisis dari sistem informasi. Hasil penelitian menyatakan semua kandidat sistem informasi yang diusulkan tidak mempunyai Gap yang signifikan dalam penerapannya karena tidak ada sistem informasi sebelumnya demikian pula dengan identifikasi gap dari sisi teknologi perangkat lunak.
20
h. Phase F. Migration Planning Pada fase ini bagaimana merencanakan proses peralihan teknologi. Dimulai dari penentuan prioritas implementasi aplikasi. Untuk menentukan urutan implementasi arsitektur aplikasi digunakan perspektif organisasi (organization perspective), sehingga menghasilkan urutan kandidat aplikasi. Kerena dari sudut pandang organisasi menentukan peningkatan kinerja organisasi. Selain itu berdasarkan visi KPUP Kab. Solok Selatan yang mengutamakan pelayanan sebagai aspek terpenting, dan dari ketiga perspektif diatas, maka deperoleh urutan implementasi kandidat aplikasi. Kesuksesan implementasi dipengaruhi oleh banyak faktor, berikut identifikasi faktor-faktor penentu kesuksesan implementasi aplikasi yaitu komitmen manajemen dan persetujuan rencana implementasi, tersedianya unit khusus pengelolaan teknologi informasi, adanya kerjasama unit pengelolaan teknologi informasi dengan unit bidang pelayanan, adanya perbaikan SOP, tersedianya resource pendukung seperti sumber daya manusia, teknologi dan infrastruktur serta pelatihan SDM untuk bidang TIK maupun bidang perizinan.
i. Phase G. Implementation Governance Tatakelola organisasi KPUP Kab. Solok Selatan, meliputi pendefenisian visi dan misi, penyusunan organisasi meliputi level manajemen KPUP dan penetapan tim operasional pelayanan serta pengelola TIK. Sedangkan tatakelola TIK di KPUP Solok Selatan perlu dibentuk tim unit khusus penanganan TIK.
21
j. Phase H. Change Management Perubahan manajemen yang diperlukan dilihat dari 3 (tiga) aspek, yaitu pada aspek teknologi meliputi proses kerja, teknik pemecahan masalah, perlengkapan teknologi organisasi. Pada tingkat organisasi meliputi perubahan budaya organisasi dan struktur organisasi sedangkan pada tingkat personal berkaitan dengan skil dan moral.
Simpulan dan Saran Kesimpulan perencanaan arsitektur enterprise pada KPUP Kab. Solok Selatan adalah: 1. Proses pembuatan cetak biru dengan menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM menganalisis dan menghasilkan model bisnis, arsitektur data, kandidat aplikasi dan usulan teknologi. Model bisnis menggambarkan proses bisnis pada Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan (KPUP) Kab. Solok Selatan, diidentifikasi memiliki 5 (lima) aktivitas utama dan 4 (empat) aktivitas pendukung. Arsitektur informasi mengahasilkan 51 entitas data dari 9 fungsi bisnis dan 24 kandidat aplikasi yang dapat diimplementasikan secara bertahap. Arsitektur teknologi yang berkaitan dengan usulan rancangan topology jaringan mewakili kondisi saat ini dan implementasi aplikasi dapat digunakan berdasarkan prioritas aplikasi karena belum ada aplikasi sebelumnya. 2. Cetak biru yang dihasilkan dari perencanaan arsitektur enterprise yang menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM merupakan perencanaan terperinci dari arsitektur bisnis, data, aplikasi dan teknologi.
22
Implikasi dari perencanaan arsitektur enterprise adalah tersedianya panduan dalam pengembangan aktivitas bisnis, data, aplikasi dan teknologi sehingga dapat menjadi rujukan dan perbandingan untuk penerapan teknologi. Saran untuk penerapan arsitektur enterprise pada KPUP Kab. Solok Selatan dibutuhkan dukungan komitmen manajemen dan ketersediaan anggaran. Menetapkan fungsi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah bagian dari organisasi, untuk itu diperlukan unit khusus dalam penanganan TIK. Implementasi sebaiknya dilakukan secara bertahap dengan menggunakan prinsip pengembangan barbasis open source. Penelitian ini lebih banyak berfokus pada arsitektur enterprise/cetak biru pengembangan SI dan TI dari sisi teknis data, aplikasi dan teknologi, sehiingga penelitian ini belum mencakup aspek metode pengukuran kualitas cetak biru yang dihasilkan. Untuk mendapatkan hasil penelitian yang lengkap dan komprehensif, harus dilakukan penelitian yang lebih lanjut dengan lebih memfokuskan pada iteratif TOGAF ADM.
Daftar Rujukan Agustina dan Humuntal Rumapea. 2011. Pemodelan Bisnis Penyelenggaraan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Sebagai Dasar Bagi Pembuatan Enterprise Architecture Planning (EAP). Dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 17-18 Juni 2011. CIO Council. 2001. A Practical Guide to Federal Enterprise Architecture version 1.0. Boston: Springfield. Depkominfo. 2002. Kerangka Konseptual Sistem Informasi Nasional. Jakarta: Detiknas. IEEE-SA Standards Board. 2000. IEEE Recommended Practice for Architectural Description of Software-Intensive Systems. USA: The Institute of Electrical and Electronics Engineers.
23
Indrajit, Richardus Eko. 2000. Konsep Perencanaan Cetak Biru Sistem Informasi Korporat.kambing.ui.ac.id/.../konsep-perencanaan-cetak-biru-sistem informasi. diakses tanggal 13 November 2012. Josey, Andrew. 2009. White Paper: TOGAF™ Version 9 Enterprise Edition An Introduction. The Open Group. January, 2009. KPUP Kab. Solok Selatan. 2011. “Buku Standar Minimal Pelayanan Umum dan Perizinan Tahun 2011 Edisi ke-2”, KPUP Kab. Solok Selatan Tahun 2011. KPUP Kab. Solok Selatan. 2012. Renstra-Kantor Pelayanan Umum dan Perizinan Jilid 2. Padang Aro: KPUP Kab. Solok Selatan. Laksitowening, Kusuma Ayu. 2010. Perancangan Data Warehouse Dengan Pendekatan Enterprise Architecture (Studi Kasus: PT. Telekomunikasi Indonesia Tbk.). Dalam Konferensi Nasional Sistem dan Informatika. Bali: 13 November 2010. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 24 Tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan Satu Pintu Terpadu (PPPSPT). Porter, Michael dan Victor E Millar. 10985. How Information Gives You Competitive Advantage. USA : Harvard Bussiness Review. Pressman, Roger. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi Edisi 7. Yogyakarta: Penerbit Andi. Rahadi, Dedi Rianto. 2007. Peranan Teknologi Informasi Dalam Peningkatan Pelayanan di Sektor Publik. Dalam Seminar Nasional Teknologi; Yogyakarta, 24 november 2007. Roger. 2007. A Comparison of the Top Four Enterprise Architecture Methodologies. Object Watch, Inc. May 2007 diakses dari situs http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb466232(d=printer).aspx. Rumapea dan Surendro. 2007. Perencanaan Arsitektur Enterprise Penyelengaraan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Usulan: Dinas Perijinan). Dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 16 juni 2007. Setiady dan Hadijanto. Sekilas Enterprise Architecture. http://www.primainfonet.com/docs/PR_EnterpriseArchitecture_v01.pdf diakses tanggal 9 Nopember 2012.
24
Setiawan. 2009. Pemilihan EA Framework. Dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009. Shaufiah.2007. Enterprise Architecture Planning untuk Institut Teknologi Telkom. Tesis tidak dipublikasikan: ITB. Simsion, Graeme C dan Graham C Witt. 2005. Data Modeling Essentials Third Edition. USA: Elsevier Inc. Somantri, Kurnia Trisna. 2011. Pemodelan Arsitektur Enterprise Dengan Togaf Adm Pada Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional SDN Galunggung Kota Tasikmalaya. Tesis tidak dipublikasikan, Sekolah Pascasarjana IPB. Surendro, Kridanto. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung: Informatika. Suryabrata, Sumadi. 2003. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. The Open Group. 2012. TOGAF 9. http://www.togaf.info/togaf9/. Diakses tanggal 4 Agustus 2012. The Open Group. 2012. TOGAF Version 9.1. http://pubs.opengroup.org/ architecture/ diakses tanggal 4 Agustus 2012. The Open Group. 2009. TOGAF Version 9 (Evaluation Copy), diakses tanggal 4 Agustus 2012 pada website http://www.kingdee.com/news/subject/ 10togaf/pdf/TOGAF_9_ziyuan.pdf. Triono. Edi Nuryatno dkk. 2011. Analyzing the Indicators and Requirements in Main Components of Enterprise Architecture Methodology Development using Grounded Theory in Qualitative Methods. dalam Society of Interdisciplinary Business Research Conference, Bangkok-June 2011. Undang-undang Republik Indonesia nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Value Chain Framework (Potter). The Activitiis of Value Chain. http ://www.12manage.com/methods_porter_value_chain.html diakses tanggal 5 Januari 2013. Whitten & Bentley. 2007. System Analysis and Design Methods 7th. USA: McGraw-Hill Irwin.
25
Yunis dan Surendro. 2009. Perancangan Model Enterprise Architecture Dengan Togaf Architecture Development Method. Dalam Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi; Yogyakarta, 20 Juni 2009.
Persantunan: Artikel ini diolah dari tesis Syafrizal dengan judul Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan Kerangka Kerja Togaf Pada Kantor Pelayanan Umum Dan Perizinan Kab. Solok Selatan dan ucapan terima kasih kepada Pembimbing I Dr. Fahmi Rizal, M.Pd, MT dan Pembimbing II Muhammad Adri, S.Pd, MT yang telah membantu memberikan arahan sehingga artikel ini bisa dibuat.
