PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN DI RIRA CLOTHING DENGAN ERP BERBASIS WORKFLOW

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XX Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Januari 2014

PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN DI RIRA CLOTHING DENGAN ERP BERBASIS WORKFLOW Hanif Rahmat Fithrony1) dan Febriliyan Samopa2) 1) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia e-mail: [email protected] 2) Jurusan Sistem Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK RiRa Clothing adalah salah satu perusahaan penyedia jasa konveksi di Surabaya yang mengerjakan busana-busana fashion, dimana banyak konveksi lainnya hanya menerima pengerjaan pakaian seragam kantor, seragam sekolah, kaos, dan jaket. Penelitian ini bertujuan untuk memperbaiki sistem manajemen di RiRa Clothing. Dalam melaksanakan aktivitas operasionalnya, RiRa Clothing menggunakan dokumen tertulis sebagai acuan dalam melakukan pengerjaan order. Pada penelitian ini dibuat rancangan workflow dan sistem ERP dan implementasinya pada perusahaan yang mengacu pada alur dokumen yang sudah ada. Hasil dari penelitian ini adalah workflow yang telah divalidasi oleh CEO RiRa Clothing dan penggunaan sistem ERP yang sudah jadi di operasional maupun administrasi RiRa Clothing. Implementasi sistem ERP ini memiliki hasil yang signifikan dalam hal kecepatan operasional. Kata kunci: ERP, Workflow.

PENDAHULUAN Makloon adalah pinjaman istilah dari bahasa Belanda. Istilah lain yang umum dipakai adalah CMT (Cut Make Trim). Makloon adalah bidang usaha jasa dalam pengerjaan produk oleh pihak ketiga (pemilik mesin produksi) dimana bahan baku dan material produksi disediakan oleh pengguna jasa. Desain dan merk yang diproduksi adalah sesuai dengan desain dan merk pengguna jasa. Sistem makloon ini juga dilakukan oleh perusahaan internasional di banyak industri, seperti pada produk textil, sepatu, spare-part, dan lain sebagainya. Dengan sistem makloon, pengguna jasa bisa lebih fokus pada pengembangan pasar dan produk sedangkan untuk produksi diserahkan kepada pihak ketiga yaitu penyedia jasa makloon. RiRa Clothing adalah perusahaan yang bergerak di bidang garmen yang berlokasi di Surabaya, dan saat ini secara spesifik menyediakan jasa Makloon untuk busana-busana fashion. RiRa Clothing sendiri berdiri pada tahun 2011, dimana sebelumnya merupakan divisi produksi dari merk busana muslim Rizhani. Rizhani sendiri telah berdiri sejak tahun 2005. Saat ini, RiRa Clothing belum menggunakan ERP maupun IT dalam melakukan kontrol pekerjaan. Semua proses dikontrol menggunakan checklist dan dokumen dalam bentuk cetak (kertas) sehingga didalam prakteknya kadang terjadi miss dalam data. Selain itu, dengan penggunaan checklist dan dokumen dalam bentuk cetak, dimungkinkan juga terjadinya hilang dokumen disebabkan karena human error karena dokumen yang dipakai kontrol tersebut terus dibawa mengikuti barang mulai dari bahan baku (kain) sampai produk jadi (baju) dan penanggung jawab masing-masing proses adalah orang yang berbeda. Selain permasalahan yang timbul dikarenakan dokumen yang masih berbentuk cetak sehingga menyulitkan kontrol, permasalahan juga timbul saat tim pemasaran harus melakukan pengecekan progres order dikarenakan harus melakukan konfirmasi kepada tim produksi ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-1


terlebih dahulu. Tim produksi pun harus melakukan pengecekan dokumen order yang berupa dokumen cetak. Berbagai kelambatan yang telah disebutkan di atas mengakibatkan lambatnya keseluruhan proses yang terjadi mulai dari order awal sampai dengan pembayaran. RiRa Clothing memiliki proses bisnis yang cukup panjang mulai dari proses marketing, penerimaan order, pembuatan ceklist produksi, pembuatan jadwal produksi sesuai dengan order yang diterima, sampai ke penagihan pembayaran oleh pihak keuangan kepada pelanggan. Proses bisnis ini tentunya membutuhkan sistem yang tidak terpisahkan. Atas dasar itu, penelitian ini dimaksudkan untuk menyelesaikan masalah berikut: 1. Bagaimana melakukan pembuatan desain workflow yang efisien? 2. Bagaimana membuat aplikasi ERP yang terintegrasi? 3. Bagaimana cara mengimplementasikannya ke dalam sistem yang sudah berjalan? Tujuan penyusunan penelitian perancangan sistem ERP ini yang pertama adalah untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di dalam perusahaan yang disebabkan oleh masih dipakainya dokumen dalam bentuk cetak sebagai media kontrol proses produksi mulai dari awal sampai akhir. Yang kedua adalah untuk mengintegrasikan data marketing, produksi, dan keuangan. Kemudian dengan data yang telah terintegrasi ini, marketing dapat melakukan penentuan target yang sesuai dengan kapasitas produksi, melakukan analisa jenis-jenis pelanggan, dan melakukan rancangan promosi yang sesuai dengan target jenis pelanggan dan kapasitas produksi. Selain itu, pihak keuangan dapat melakukan penagihan dengan cepat dan tepat waktu. Dalam penelitian ini, ruang lingkup yang diterapkan adalah sebagai berikut: 1. Mencakup data calon pelanggan, data pelanggan, data order pelanggan, data kapasitas produksi, dan data jadwal produksi. 2. Jenis order yang dicakup adalah order yang dikerjakan sendiri, tidak termasuk order yang dilempar kembali ke jasa garmen lain. 3. Jenis order yang dicakup adalah order dimana bahan baku utama disediakan oleh pelanggan. METODE Penelitian yang digunakan dalam penelitian akan terbagi dalam beberapa tahapan. Tahapan ini digunakan untuk mempermudah dan menjawab permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya. Tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian akan tersaji pada Gambar 1.

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-2


Gambar 1. Tahapan Penelitian

ANALISA DAN PERANCANGAN WORKFLOW Wawancara dan Observasi Untuk mendapatkan data keadaan lapangan di RiRa Clothing, dilakukan wawancara dengan beberapa narasumber yang merupakan pelaksana proses bisnis. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara terbuka. Hal ini dimaksudkan agar didapatkan data keadaan lapangan dengan cakupan seluas-luasnya dari narasumber. Wawancara direncanakan dilakukan pada hari Senin, 4 November 2013. Wawancara kepada narasumber bagian produksi, pemasaran, dan administrasi dilakukan pada jam istirahat dengan narasumber sedang tidak melakukan pekerjaannya. Sedangkan wawancara dengan CEO dilakukan setelah jam istirahat selesai. Observasi dilaksanakan empat hari yang dibagi dalam dua bagian, awal minggu dan akhir minggu. Bagian pertama yakni pada hari Selasa, 5 November 2013 pada bagian marketing dan administrasi, hari Rabu, 6 November 2013 pada bagian produksi. Pada bagian satu diasumsikan beban pekerjaan terutama pemasaran dan administrasi sedang ringan, dikarenakan banyak customer yang memilih datang pada akhir minggu. Bagian kedua yakni pada hari Juma’at, 8 November 2013 pada bagian produksi dan pada hari Sabtu, 9 November 2013 pada bagian marketing. Observasi dilaksanakan mulai jam sembilan pagi sampai jam dua belas siang, kemudian dilanjutkan jam satu siang sampai jam empat sore, menyesuaikan jam operasional. Analisa Kebutuhan Dari wawancara dan observasi yang dilakukan, dapat ditarik analisa kebutuhan sebagai berikut: 1. Bagian Pemasaran a. Pengecekan jadwal produksi secara cepat. b. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi secara cepat. 2. Bagian Administrasi a. Pencarian detail order secara cepat. ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-3


3. Bagian Produksi a. Pencarian data posisi order yang sedang dalam masa produksi secara mudah. b. Posisi admin produksi. 4. CEO a. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi secara cepat. b. Pengecekan jadwal produksi secara cepat. Dari berbagai analisa kebutuhan di atas, ditarik rangkuman kebutuhan sistem komputer di RiRa Clothing dengan cara menggabungkan semua kebutuhan tersebut. Hal ini dikarenakan masing-masing bagian memiliki kebutuhan sendiri-sendiri yang tidak semua diketahui oleh bagian lainnya. Berikut rangkuman kebutuhan RiRa Clothing secara keseluruhan: 1. Pengecekan jadwal produksi secara cepat. 2. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi secara cepat. 3. Pencarian detail order secara cepat. 4. Penambahan posisi admin produksi untuk menunjang efektifitas penggunaan sistem komputer. Rancangan Workflow Workflow keseluruhan mulai dari bagian pembuatan proofing sampai dengan pembayaran produksi dapat dilihat pada Gambar 2. RANCANGAN SISTEM Functional Requirement 1. Sistem harus memiliki form login untuk membedakan user. 2. Sistem harus dapat menerima input customer baru. 3. Sistem harus dapat melakukan menerima data order baru. 4. Sistem harus dapat mencetak ceklist produksi. 5. Sistem harus dapat menerima input jadwal produksi. 6. Sistem harus dapat menerima input status order. 7. Sistem harus dapat mengeluarkan lembar penagihan dalam bentuk cetak. 8. Sistem harus dapat menerima input pembayaran. 9. Sistem harus dapat mengeluarkan lembar bukti pembayaran dalam bentuk cetak.

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-4


Produksi

Pemasaran

Administrasi

Customer

Start

Deal proofing dg. Form Order Proofing dan Ketentuan Produksi ditandatangani oleh customer

SPV menerima Form Order Proofing dan serah terima bahan dengan jelas

Terima kain untuk dari customer dg Form Tanda Terima Pembayaran proofing Terima pembayaran

SPV merencanakan jadwal proofing

Staf pola menerima order proofing berupa Form Order Proofing dan serah terima bahan dengan jelas

Buat proofing, hitung kebutuhan bahan

Proofing jadi

SPV menerima Checklist Order dan serah terima bahan dengan jelas

SPV merencanakan jadwal potong kain dan jahit, cek kesesuaian jumlah order dan bahan

Menyerahkan proofing ke customer dan info kebutuhan bahan

ACC?

T

Y

Deal massal dg. Form Purchase Order dan pastikan Ketentuan Produksi harus sudah ditandatangani customer

Terima kain dari customer dg Form Tanda Terima, cek kesesuaian jumlah order dan jumlah bahan

Cek jadwal produksi di sistem dan menginformasikan kepada customer perkiraan selesai produksi

Input data customer di sistem Admin produksi melakukan input perencanaan jadwal produksi di sistem

Staf potong menerima order potong berupa Checklist Order dan serah terima bahan dengan jelas

Input Data Order di Sistem

Buat Checklist Order di sistem Buat lembar penagihan melalui sistem

Penagihan diserahkan ke customer

Terima pembayaran

Pembayaran

Potong bahan / Update status

Jahit / Update status Kirim barang / diambil customer Finishing / Update status

Barang jadi / Update status

Update status pengiriman di sistem

Update data pembayaran di sistem dan cetak bukti pembayaran

Finish

Gambar 2. Hasil Rancangan Workflow

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-5


Use Case Diagram Use case Diagram yang dipakai dapat dilihat di Gambar 3.

Gambar 3. Use Case Diagram

Use Case Scenario Berikut adalah Use Case Scenario dari Use Case Diagram pada sub bab sebelumnya: 1. Input data customer a. Basic scenario: User langsung memasukkan data customer pada form yang telah disediakan. Data customer yang bisa dimasukkan antara lain Nama, Alamat, Kota, Brand, Pin BB, Nomor Telepon, Email, Asal Lead, dan Catatan. b. Alternate scenario: i. User hanya memasukkan isian Nama saja, isian lain dibiarkan kosong kemudian melakukan submit data: Sistem tetap melakukan penyimpanan data customer. ii. User tidak tidak mengisi isian Nama: Sistem akan menolak dan memberikan pesan bahwa isian Nama harus diisi. 2. Input order a. Basic scenario: User mengeklik menu “Order” pada daftar customer untuk masuk pada form order. Kemudian user mengisi isian Nama Item, Harga/Ongkos Satuan, Jumlah, No. Invoice, Deadline, dan Catatan. b. Alternate scenario: i. Salah satu atau semua isian Nama Item, Harga/Ongkos Satuan, dan Jumlah tidak diisi, maka sistem mengeluarkan pesan bahwa data-data tersebut harus diisikan lengkap. ii. Salah satu atau semua isian No. Invoice, Deadline, dan Catatan tidak diisi, sistem akan tetap menyimpan data order. ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-6


3. Cetak ceklist produksi Basic scenario: User memilih menu cetak ceklist produksi pada data order. Kemudian melakukan cetak langsung di printer. 4. Input status pengiriman Basic Scenario: Pada detail order, user mengisikan tanggal realisasi Kirim. Form diproteksi sehingga hanya dapat diisi dengan tanggal. User dapat mengisikan sekaligus semua atau satu per satu sesuai dengan progres produksi yang sedang berjalan. 5. Input jadwal produksi Basic Scenario: Pada detail order, user mengisikan tanggal rencana produksi untuk aktivitas Potong, Jahit, Finishing, dan Kirim. Form diproteksi sehingga hanya dapat diisi dengan tanggal. 6. Input status order Basic Scenario: Pada detail order, user mengisikan tanggal realisasi produksi untuk aktivitas Potong, Jahit, dan Finishing. Form diproteksi sehingga hanya dapat diisi dengan tanggal. User dapat mengisikan sekaligus semua atau satu per satu sesuai dengan progres produksi yang sedang berjalan. 7. Cetak penagihan Basic Scenario: Pada menu bayar order, user mengeklik cetak penagihan. Kemudian lembar penagihan akan muncul di layar dan user mencetak langsung di printer. 8. Input pembayaran Basic Scenario: Pada menu bayar order, user mengisikan jumlah pembayaran pada isian pembayaran. User tidak harus memasukkan sesuai jumlah tagihan total. User dapat memasukkan sebagian dari jumlah tagihan total terlebih dahulu dan kemudian akan muncul nilai kekurangan pembayaran. 9. Cetak bukti pembayaran Basic Scenario: Pada menu bayar order, user mengeklik cetak bukti pembayaran. Kemudian lembar bukti pembayaran akan muncul di layar dan user mencetak langsung di printer. Class Diagram Class Diagram yang dipakai di dalam sistem dapat dilihat pada Gambar 4.

Gambar 4. Class Diagram

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-7


Non-Functional Requirement 1. Sistem harus dapat beroperasi penuh selama hari dan jam operasional perusahaan. 2. Sistem harus dapat diakses banyak user dalam waktu bersamaan. 3. Sistem harus menyediakan privilages yang berbeda-beda untuk masing-masing user untuk pembagian hak akses menu. TESTING Hasil testing untuk functional requirement dan non-functional requirement dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Hasil Testing

Hasil Testing Functional Requirement Sistem harus memiliki form login untuk membedakan user. Sistem harus dapat menerima input customer baru. Sistem harus dapat melakukan menerima data order baru. Sistem harus dapat mencetak ceklist produksi. Sistem harus dapat menerima input jadwal produksi. Sistem harus dapat menerima input status order. Sistem harus dapat mengeluarkan lembar penagihan dalam bentuk cetak.

OK OK OK OK OK OK OK

Sistem harus dapat menerima input pembayaran. Sistem harus dapat mengeluarkan lembar bukti pembayaran dalam bentuk cetak.

OK OK

Non-Functional Requirement Sistem harus dapat beroperasi penuh selama hari dan jam operasional perusahaan. Sistem harus dapat diakses banyak user dalam waktu bersamaan. Sistem harus menyediakan privilages yang berbeda-beda untuk masing-masing user untuk pembagian hak akses menu.

Sistem telah mampu beroperasi penuh dengan uptime 100% selama masa testing selama lima hari. Sistem dapat diakses oleh banyak user secara bersamaan tanpa banyak mempengaruhi kinerja secara signifikan. Sistem telah menyediakan privilages yang berbeda-beda untuk masing-masing user untuk pembagian hak akses menu.

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-8


DEPLOYMENT Deployment sistem direncanakan dilaksanakan pada Minggu, 1 Desember 2013. Tanggal tersebut dipilih karena seluruh operasional sedang berhenti karena sedang libur. Server yang digunakan memiliki spesifikasi processor intel core 2 quad 2,4 Ghz dengan harddisk berkapasitas 500GB dan RAM 4GB. Sistem operasi yang digunakan adalah Microsoft Windows 7 32 bit, sehingga RAM yang terbaca hanyalah 3,2GB. Komputer Klien yang digunakan semuanya memiliki spesifikasi processor intel atom dengan harddisk berkapasitas 160 GB. Sistem operasi yang dipakai juga menggunakan Microsoft Windows 7 32 bit. Instalasi sistem di server didahului dengan instalasi xampp 1.8.1, kemudian dilanjut dengan restorasi data MySQL dari lingkup development dan pengkopian sistem. Proses instalasi ini memakan waktu kurang dari satu jam. Setelah dilakukan deployment, sistem dicoba untuk diakses dari semua komputer yang terhubung dengan jaringan. Hasilnya seluruh komputer yang dicobakan tersebut dapat membuka dengan lancar sistem yang telah di-deploy sesuai dengan hasil testing. EVALUASI PENERAPAN ERP Penerapan sistem ERP di RiRa Clothing menunjukkan hasil positif dengan lebih cepatnya waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan yang disebutkan pada bab 4.Berikut adalah hasil evaluasi penerapan sistem ERP ini dengan: 1. Pengecekan jadwal produksi – Proses pengecekan jadwal produksi dapat dilakukan kurang dari satu menit. 2. Pengecekan posisi order customer yang sedang dalam produksi – Proses pengecekan posisi order yang sedang dalam proses produksi dapat dilakukan kurang dari satu menit. 3. Pencarian detail order secara cepat – Pencarian detail order sekarang tidak perlu dengan cara mencari dokumen cetak order, melainkan cukup dengan melihat di sistem. Bagian administrasi melakukan pencarian dengan fasilitas find (ctrl+f) yang tersedia pada browser. KESIMPULAN DAN SARAN Penelitian ini bertujuan untuk memperbaiki sistem manajemen di RiRa Clothing dengan cara menerapkan sistem komputer yaitu sistem ERP berbasis workflow. Dari hasil implementasi sistem ERP pada tesis ini, dapat disimpulkan bahwa: 1. Dengan diterapkannya sistem ERP pada perusahaan, pengecekan jadwal produksi menjadi jauh lebih cepat. 2. Dengan diterapkannya sistem ERP pada perusahaan, pengecekan posisi order tertentu menjadi jauh lebih cepat. 3. Pencarian detail order menjadi lebih cepat dengan tidak diperlukannya lagi mencari dokumen dalam bentuk cetak. 4. Sebaik apapun sistem komputer di perusahaan apabila tidak digunakan dengan disiplin bisa jadi justru akan menurunkan kinerja. Hal ini dapat dilihat pada evaluasi tesis ini bahwa cara manual masih harus digunakan dikarenakan pihak produksi lupa melakukan input jadwal produksi dan status order. Penerapan sistem ERP berbasis workflow di RiRa Clothing ini diharapkan tidak hanya berhenti sampai disini. Masih banyak hal yang bisa dikembangkan terkait penggunaan ERP di RiRa Clothing. Beberapa saran yang bisa diberikan diantaranya: ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-9


1. Ditambahkannya workflow dan dukungan sistem ERP yang berhubungan dengan laporan keuangan perusahaan yaitu laporan neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus uang. Dengan adanya laporan keuangan, pihak RiRa Clothing sendiri akan dengan mudah mengetahui kondisi riil perusahaan. Selain itu dapat juga dipakai untuk mempermudah pelaporan pajak. 2. Dihubungkannya sistem ERP ini dengan koneksi yang memiliki IP publik. Dengan demikian diharapkan sistem ERP ini dapat dipakai tidak hanya dalam lingkup lokal. Penggunaannya bisa untuk mempermudah tenaga pemasaran dalam melakukan pengecekan data saat bertemu dengan customer di luar lingkungan perusahaan. DAFTAR PUSTAKA Caverlee, J., 2007. Information Knowledge Systems Management. Workflow management for enterprise transformation. 6, 65. Li, W. dan Fan, Y., 2003. Development of ERP system based on workflow management system. Proceeding of The Third International Conference on Electronic Commerce. 1 (1), 981-984. Monk, E., & Wagner, B., 2009. Concepts in Enterprise Resource Planning. Boston: Cengage Learning. Olson, D. L., 2004. Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems. New York: McGraw-Hill. Ptak, C. A., 2000. ERP Tools, Techniques, and Applications for Integrating Supply Chain. New York: CRC Press. Paneru, N., 2011. Implementation of Lean Manufacturing Tools in Garment Manufacturing Process Focusing Sewing Section of Men’s Shirt, Thesis, Master Degree Programme, Oulu University of Applied Sciences. Wijaya, S. F., & Darudiato, S., 2009. ERP (Enterprise Resource Planning) & Solusi Bisnis. Jakarta: Graha Ilmu.

ISBN : 978-602-97491-9-9 C-4-10

PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN DI RIRA CLOTHING DENGAN ERP BERBASIS WORKFLOW

Recommend Documents