SALINAN
PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 87 TAHUN 2008 TENTANG STANDAR PELAYANAN MINIMUM PADA UNIVERSITAS LAMPUNG DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, Mengingat
: a. bahwa dalam rangka memenuhi persyaratan administratif dalam penerapan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum pada Universitas Lampung diperlukan Standar Pelayanan Minimum; b. bahwa Standar Pelayanan Minimum (SPM) merupakan acuan untuk menyelenggarakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat yang harus mempertimbangkan kualitas layanan, pemerataan, dan kesetaraan layanan serta kemudahan memperoleh layanan di Universitas Lampung; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional tentang Standar Pelayanan Minimum (SPM) pada Universitas Lampung;
Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4286); 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301);
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4355); 4. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 48 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4582); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 Tentang Pedoman Penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 150, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4585); 6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008; 7. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 187/M Tahun 2004 mengenai Pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu, sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 77/P Tahun 2007; 8. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0167/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Lampung; 9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2008 tentang Perubahan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0167/O/1995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Lampung.
MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL TENTANG STANDAR PELAYANAN MINIMUM PADA UNIVERSITAS LAMPUNG.
Pasal 1 Standar Pelayanan Minimum (SPM) pada Universitas Lampung merupakan tolok ukur kualitas pelayanan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka menyiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan akademik dan/atau profesional serta siap latih sehingga dapat menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni.
Pasal 2 Standar Pelayanan Minimum (SPM) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini. Pasal 3 Apabila Universitas Lampung dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat tidak sesuai dengan Standar Pelayanan Minimum (SPM) sebagaimana tercantum dalam lampiran Peraturan Menteri ini maka status Penerapan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU) Universitas Lampung diturunkan dan/atau dicabut. Pasal 4 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember 2008 MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL, Salinan sesuai aslinya Biro Hukum dan Organisasi Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Hukum dan Organisasi
Dr. Andi Pangerang Moenta NIP 131661823
TTD BAMBANG SUDIBYO
LAMPIRAN
PERATURAN
MENTERI
PENDIDIKAN
NASIONAL
NOMOR 87 TAHUN 2008 TANGGAL 31 DESEMBER 2008
STANDAR PELAYANAN MINUMUM UNIVERSITAS LAMPUNG BAB I PENDAHULUAN
1.1 Pengertian SPM Sesuai dengan komitmen Universitas Lampung (Unila) untuk melaksanakan pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum, maka Unila harus menyusun dan menetapkan Standar Pelayanan Minimal (SPM). SPM Unila adalah acuan tentang jenis dan mutu pelayanan minimal yang harus dipenuhi oleh Unila dalam menyelenggarakan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi (Tridharma PT) nya untuk mewujudkan misi dan visi Unila. SPM Unila juga merupakan acuan bagi seluruh stakeholder bahwa hak-hak nya sebagai penerima maupun pengguna hasil layanan Unila terjamin. Dengan demikian, SPM Unila berfungsi sebagai media untuk terciptanya pengendalian, transparansi, dan partisipasi masyarakat dalam proses penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi di Unila.
1.2 Ruang Lingkup SPM SPM yang disusun Unila dibagi ke dalam dua kelompok. Kelompok pertama adalah SPM untuk kegiatan utama Unila yaitu SPM Penyelenggaraan Tridharma PT yang terdiri dari SPM Pendidikan, SPM Penelitian, dan SPM Pengabdian kepada Masyarakat. Kelompok kedua adalah SPM untuk semua kegiatan layanan administrasi yang diperlukan untuk mendukung terlaksananya kegiatan utama Unila terdiri dari SPM Layanan Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan, Kepegawaian, Perlengkapan, dan Administrasi Umum. Sejak tahun 2005, Unila secara rutin telah menerapkan Sistim Penjaminan Mutu untuk kegiatan akademik, terutama untuk kegiatan pendidikan. Beberapa tahapan SPM untuk kegiatan penyelenggaraan maupun administrasi pendidikan telah dideskripsikan lebih rinci dalam bentuk Standar Operational Prosedur (SOP), demikian pula untuk SPM Penelitian, dan Pengabdian.
Standar Pelayanan Minimum (SPM) Universitas Lampung
1
1.3 Pendekatan Penyusunan dan Pencapaian SPM SPM Unila disusun berdasarkan pelaksanaan kegiatan Tridharma PT dan layanan administrasinya yang selama ini telah dilaksanakan di Unila serta mempertimbangkan kemungkinan perkembangan Unila selama 10 – 20 tahun mendatang seperti tertuang dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) Universitas Lampung 2005 – 2025. SPM Unila yang telah disusun disesuaikan dengan prioritas kebutuhan, kemampuan sumber daya dan kelembagaan serta perkembangan Unila sebagai peneyelenggara Tridharma PT yang dinamis sehingga dalam penyusunannya, SPM Unila mengacu pula ke RPJP Unila 2005 – 2025, Renstra Unila 2007-2011, Statuta, Peraturan Akademik, Panduan Penyelenggraan Progrm Studi, dan berbagai dokumen mutu universitas selain pada dokumen resmi pemerintah terkait. SPM disusun untuk jangka waktu lima tahun. Sesuai dengan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu yang sudah berlangsung di Unila, monitoring terhadap kinerja Unila yang akan diukur dari keberhasilan pelaksanaan SPM Unila dengan pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum dilakukan sesuai dengan jadwal monitoring yang telah disusun oleh Satuan Penjaminan Mutu Universitas. Evaluasi dan revisi terhadap SPM berdasarkan hasil monitoring akan dilakukan setiap akhir tahun akademik.
Standar Pelayanan Minimum (SPM) Universitas Lampung
2
BAB II ACUAN PENGEMBANGAN STANDAR PELAYANAN MINIMUM (SPM)
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Kepmenpan) Nomor 81 tahun 1993 yang kemudian disempurnakan menjadi Kepmenpan Nomor 63 tahun 2003 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelayanan mendefinisikan pelayanan umum sebagai segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah di pusat, di daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah dalam bentuk barang dan jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Berdasarkan Kepmenpan di atas terdapat empat (4) unsur pelayanan umum, yaitu (1) adanya segala bentuk pelayanan (2) diaksanakan oleh instansi pemerintah dan Badan Usaha Milik Negara/Daerah (3) dalam bentuk barang dan jasa, (4) untuk pemenuhan kebutuhan masyarakat dan atau pelaksanaan peraturan perundang-undangan. Universitas Lampung (Unila) sebagai instansi pemerintah memberikan pelayanan jasa utamanya dalam bentuk Tridharma Perguruan Tinggi (Tridharma PT) yang terdiri dari kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat serta produk-produknya dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat. Sementara itu, pelayanan instansi pemerintah menurut ketentuan peraturan perundang-undangan diartikan sebagai pelayanan publik atau umum atau administrasi pemerintahan. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 199/PMK.05/2007 Pasal 3 tentang Persyaratan Administrasi Penerapan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK–BLU) dijelaskan bahwa satuan kerja (satker) yang akan menerapkan PK–BLU wajib menyusun Standar Pelayanan Minimal (SPM). Dalam pasal 8 dijelaskan bahwa SPM merupakan ukuran pelayanan yang harus dipenuhi oleh satker yang menerapkan PK–BLU yang ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga dalam rangka penyelenggaraan kegiatan pelayanan kepada masyarakat yang harus mempertimbangkan kualitas layanan, pemerataan, dan kesetaraan layanan serta kemudahan memperoleh layanan. SPM yang disusun harus berpedoman pada SPM Kementrian/Lembaga/Industri sejenis dan/atau perundang-undangan yang mengatur mengenai SPM. Unila sebagai lembaga yang akan menerapkan PK–BLU telah menyusun SPM dengan menggunakan berbagai dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah sebagai acuan, antara lain: 1. Undang–undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); 2. Undang–undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; Standar Pelayanan Minimum (SPM) Universitas Lampung
3
4. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4585); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 48, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4502); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2005 tentang Pedoman penyusunan dan Penerapan Standar Pelayanan Minimal (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 150 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4585); 7. Keputusan Presiden Rl Nomor 73 Tahun 1966 tentang Pendirian Universitas Lampung; 8. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 09/PMK.02/2006 tentang Pembentukan Dewan Pengawas pada Badan Layanan Umum; 9. PMK No 119/PMK.05/2007 tentang Persyaratan Administrasi Penetapan PK BLU . 10. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa; 11. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 182/O/2002 tentang Statuta Universitas Lampung; 12. Keputusan Rektor Nomor 140/J26/PP/2004 tentang Peraturan Akademik Universitas Lampung. SPM yang disusun juga didasarkan kepada pelaksanaan kegiatan Tridharma PT dan berbagai layanan administrasi yang telah dilakukan selama ini serta mempertimbangkan rencana pengembangan Unila di masa-masa yang akan datang seperti yang tertuang pada RPJP Unila 2005 – 2025. 2.1 Prinsip Penyusunan SPM Prinsip penyusunan SPM Unila disesuaikan dengan tata aturan dan prinsip-prinsip penyelenggaraan pelayanan publik. Sebagai penyelenggara publik, Unila telah dan akan memperhatikan sepuluh prinsip pemyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana diatur dalam Kepmenpan No 63 tahun 2003, yaitu: (1) Kesederhanaan. Prosedur pelayanan publik tidak berbelit- belit, mudah dipahami, dan mudah dilaksanakan. (2) Kejelasan. Kejelasan mencakup kejelasan dalam hal: a) Persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik; b) Unit kerja/ pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan/ sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik; c) Rincian biaya pelayanan publik dan tatacara pembayaran. (3) Kepastian Waktu. Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaiakn dalam kurun waktu yang telah ditentukan. (4) Akurasi. Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat, dan sah. (5) Keamanan. Proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum. (6) Tanggung jawab. Pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik. (7) Kelengkapan Sarana dan Prasarana. Tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika).
Standar Pelayanan Minimum (SPM) Universitas Lampung
4
(8) Kemudahan Akses. Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika. (9) Kedisiplinan. Kesopanan dan Keramahan. Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ihklas. (10) Kenyamanan. Lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, disediakan ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapi, lingkungan yang indah dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan, seperti parkir, toilet, tempat ibadah dan lain- lain. 2.2 Standar Pelayanan Minimal Unila Sebagai institusi penyelenggara Tridharma PT, layanan yang diberikan Unila dibagi ke dalam dua kelompok: (1) Layanan Akademik dan (2) Layanan Administrasi. Layanan Akademik adalah layanan utama Unila yang merupakan kegiatan Tridharma PT yang terdiri dari Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Secara umum, pelaksanaan Tridharma PT di Unila telah diatur dalam Peraturan Akademik (Lampiran 2.1) sedangkan tahapan pelaksanaan Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat dapat dilihat pada Manual Mutu Unila (Lampiran 2.2) Layanan Administrasi adalah seluruh kegiatan administrasi yang ditujukan untuk mendukung terlaksananya seluruh kegiatan Tridharma PT Unila sesuai dengan rencana seperti tertuang dalam Renstra 2007 – 2012 dan RPJP Unila 2005 – 2025. Layanan Administrasi terdiri dari Layanan Administrasi: (1) Akademik, (1) Kemahasiswaan, (3) Keuangan (4) Kepegawaian, (5) Sarana dan Prasarana, dan (6) Umum. Beberapa prosedur pelaksanaan Layanan administrasi untuk Akademik, Keuangan, Kepegawaian, Sarana dan Prasarana telah dituangkan dalam bentuk Standar Operacional Prosedur (SOP) untuk mempermudah monitoring pelaksanaannya. Sedangkan kegiatan Layanan Administrasi Kemahasiswaan dapat dilihat pada Kegiatan Lembaga Kemahasiswaan Universitas Lampung 2008 (Lampiran 2.3). 2.3 Pola Penyelenggaraan Layanan Tridharma PT Dalam menyelenggarakan kegiatan layanan Tridharma PT, Unila menggunakan pola pelayanan publik dalam Kepmenpan Nomor 63 tahun 2003 sebagai rujukan. Pola pelayanan publik tersebut dapat diuraikan dalam beberapa pola di bawah ini: (1) Fungsional. Pelayanan publik diberikan oleh Unila sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya. (2) Terpusat. Pelayanan publik diberikan secara tunggal oleh Unila berdasarkan tugas dan fungsinya dalam menyelenggarakan kegiatan Tridharma PTnya. (3) Terpadu. Pola pelayanan administrasi diselenggarakan dalam satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang tidak mempunyai keterkaitan proses namun semuanya ditujukan untuk mendukung pelaksanaan Tridharma PT dilayani secara terintegrasi. (4) Gugus Tugas. Pelayanan dalam rangka penyelenggaraan Tridharma PT baik terhadap perseorangan atau kelompok diberikan oleh Unit Organisasi (fakultas, lembaga, dan unit pelaksana teknis) di lingkungan Unila. Untuk meningkatkan efisiensi pelaksanaan penyelenggaraan Tridharma PT dan sesuai dengan Sistem Penjaminan Mutu yang telah dikembangkan di Unila, setiap Unit Organisasi
Standar Pelayanan Minimum (SPM) Universitas Lampung
5
dapat mengembangkan standar prosedur pelaksanaan pelayanan Tridharmanya sesuai dengan sifat kegiatan dan kebutuhan di masing-masing Unit Organisasi dengan mengacu kepada Sistem Penjaminan Mutu Unila. Penerapan Sistem Penjaminan Mutu di Unila dimaksudkan untuk menjamin bahwa semua pelaksanaan kegiatan Layanan Akademik maupun Administrasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan prosedur dan telah ditetapkan sehingga visi, misi, dan tujuan penyelenggaraan Tridharma PT di Unila dapat tercapai dan harapan stakeholder dapat terpenuhi. 2.4 Akses Informasi Perkembangan teknologi dan komunikasi menuntut Unila untuk menjadi lebih transparan dan akuntabel dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan Tridharma PTnya. Menjawab tantangan tersebut, Unila telah mulai mengembangkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis internet sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat dan akurat. Saat ini, SIM yang telah dikembangkan dan dimplementasikan secara terintegrasi adalah Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIAKAD). Melalui SIAKAD, jadwal kuliah, pengambilan mata kuliah, daftar nama kelas, pemasukan nilai mahasiswa, kartu hasil studi (KHS), dan lain-lain yang terkait dengan administrasi akademik dapat diakses secara online. Fasilitas SIAKAD juga sudah dikembangkan untuk memonitor pelaksanaan perkuliahan dan kinerja jurusan serta laboratorium secara online. Saat ini Unila sedang mengembangkan pula sistem monitoring untuk kinerja fakultas serta SIM untuk keuangan, sarana dan prasarana, serta kepegawaian. Diharapkan dalam waktu terlalu lama SIM yang terintegrasi untuk semua bidang (Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan, Kepegawaian, Sarana dan Prasarana) dapat segera terwujud. Fasilitas Internet yang telah dimanfaatkan Unila untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pelayanan Tridharmanya. Akses yang lebih cepat terhadap sumbersumber informasi mempermudah sivitas akademika untuk memperoleh informasi terbaru yang diperlukan untuk kegiatan-kegiatan akademiknya. Fasilitas internet juga memungkinkan para peneliti di Unila menjalin komunikasi secara intensif dan luas dengan sesama peneliti sehingga dapat mendukung terbangunnya kerjasama baik dalam bidang penelitian, pendidikan, maupun pengabdian kepada masyarakat. Selain digunakan untuk meningkatkan kualitas kegiatan akademik, administrasi juga digunakan Unila untuk berinteraksi langsung dengan stakeholder Unila dan masyarakat luas. Melalui website Unila, www.unila.ac.id Unila menginformasikan program-program Unila dan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan untuk kemudian mendapatkan tanggapan/masukan dari masyarakat. Unila juga memanfaatkan media cetak (koran, majalah) untuk menginformasikan program maupun kegiatannya.
Standar Pelayanan Minimum (SPM) Universitas Lampung
6
