Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
PERANCANGAN ULANG STANDARD OPERATING PROCEDURE PENGELOLAAN MINI RISET DI PROGRAM STUDI BIOLOGI UNIVERSITAS SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 1)
2)
Editya Satria Hutama , Yusuf Priyandari , Roni Zakaria
3)
1)
Alumni Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Staff Pengajar, Jurusan Teknik Industri, Universitas Sebelas Maret Jl. Ir. Sutami 36A, Kentingan, Surakarta 57126, Indonesia 1) 2) 3) E-mail:
[email protected] [email protected] [email protected] 2,3)
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan merancang ulang Standard Operating Procedure (SOP) Mini Riset di Program Studi Biologi Universitas Sunan Kalijaga Yogyakarta. SOP yang sudah berlaku masih terdapat kekurangan dan perlu perbaikan. Kekurangan yang ditemui dalam SOP lama yaitu, proses penentuan dosen pembimbing yang kurang konsisten, proses pengawasan pada persyaratan mahasiswa yang kurang memadai dan pengelolaan administrasi yang belum berimbang antara tata usaha dan dosen. Tahapan dalam penelitian ini dimulai dari tahap pengambilan data berupa wawancara langsung dengan mahasiswa yang sudah melakukan Mini Riset, dosen yang pernah menjadi koordinator Mini Riset dan Ketua Program Studi untuk mengidentifikasi urutan proses dan dokumen terkait pada SOP Mini Riset yang berlaku. Urutan proses beserta dokumen tersebut digambarkan dalam model IDEF0. Langkah berikutnya melakukan analisis pada bagian prosedur yang perlu dilakukan perbaikan. Perbaikan yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu perbaikan dalam proses penentuan dosen pembimbing, proses pengawasan persyaratan mahasiswa dan proses pengelolaan administrasi Mini Riset. Kata kunci: Standard Operating Procedure, Mini Riset, IDEF0
PENDAHULUAN Program studi (Prodi) Biologi merupakan salah satu prodi yang terdaftar di Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Prodi tersebut mempunyai mata kuliah wajib yang kegiatannya memiliki langkah dalam pengerjaan dan terdapat dokumen-dokumen pendukung yang saling terkait. Mata kuliah tersebut salah satunya Mini Riset. Mini Riset adalah mata kuliah wajib yang berisikan kegiatan penelitian layaknya penelitian pada mata kuliah lain yaitu Skripsi. Berdasarkan temuan di lapangan, terdapat beberapa keluhan yang diutarakan oleh pihak dosen maupun mahasiswa dalam pelaksanaan kegiatan Mini Riset. Hal pertama adalah proses penentuan dosen pembimbing yang kurang konsisten. Dalam prosedur awal, mahasiswa membuat outline Mini Riset sesuai dengan tema keminatannya. Selanjutnya mahasiswa mengonsultasikan outline tersebut ke dosen reviewer yang mempunyai bidang keahlian sesuai dengan tema outline. Setelah outline diperiksa dan dinyatakan layak oleh dosen reviewer untuk dijadikan tema Mini Riset, selanjutnya outline tersebut dijadikan bahan pertimbangan dalam rapat penentuan dosen pembimbing. Masalah yang muncul adalah dosen reviewer tidak selalu menjadi dosen pembimbing sehingga mahasiswa terkadang mendapatkan dosen pembimbing yang tidak sesuai dengan tema outline Mini Riset yang dibuat. Hal ini dikarenakan tidak meratanya keminatan mahasiswa dalam memilih tema Mini Riset sehingga terjadi penumpukan tema Mini Riset tertentu. Hal kedua adalah proses pengawasan pada persyaratan mahasiswa yang kurang memadai. Sebagai contoh pelaksanaan Mini Riset yang seharusnya mahasiswa harus memenuhi persyaratan tertentu terlebih dahulu namun ada beberapa kasus mahasiswa melaksanakan Mini Riset tanpa adanya kontrol persyaratan tersebut terpenuhi. Hal tersebut dikarenakan tidak ada dokumen yang menjamin benar bahwa mahasiswa tersebut sudah berhak mengikuti mata kuliah Mini Riset. Hal ketiga adalah pengelolaan administrasi yang belum berimbang antara tata usaha dengan dosen. Proses pengelolaan administrasi sepenuhnya dipegang oleh dosen sehingga para dosen yang terlibat dalam pengelolaan Mini Riset mempunyai beban tugas yang berlebih. Ketidakseimbangan pengelolaan tersebut dikarenakan belum adanya keterlibatan tata usaha dalam proses kegiatan Mini Riset. Berdasarkan berbagai temuan diatas maka perlu dilakukan perancangan usulan Standard Operating Procedure (SOP) Mini Riset yang idealnya menurut Tambunan (2011) adalah konsisten dan sistematis agar pelaksanaanya lebih jelas dan baku sehingga bisa memperjelas kerja dosen dalam melakukan proses akademis bagi mahasiswa. Saleh (2010) menyimpulkan bahwa Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi tertulis tentang kegiatan rutin dan berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. SOP juga dilengkapi dengan refrensi, lampiran, formulir, diagram alur kerja (flowchart). Urutan proses beserta dokumen terkait digambarkan dalam model IDEF0. Penelitian Kim and Jang (2002) menyebutkan bahwa Integration Definition Definition Language 0 (IDEF0) membantu pembuat model dalam mengidentifikasi fungsi yang telah berjalan dan kebutuhan yang diperlukan dalam fungsi tersebut. Dalam penggambaran metode IDEF0 dapat menjelaskan elemen masukan dari sebuah prosedur, elemen kontrol 1
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
prosedur, elemen yang menjalakan prosedur dan elemen keluaran yang dihasilkan dari sebuah prosedur. Penelitian Rumapea (2010), metode IDEF0 digunakan untuk menganalisis prosedur distribusi yang memiliki proses kompleks didalamnya. Proses distribusi tersebut dipecah ke dalam proses yang lebih spesifik sehingga terlihat elemen-elemen yang saling berkaitan. Menurut Montevechi et all (2008) IDEF0 mempunyai elemen grafik dan tulisan yang sistemastis sehingga dapat diperoleh penggambaran sistem secara keseluruhan, analisis kemungkinan kebutuhan pengembangan dan penggambaran keterkaitan elemen di dalam aktifitas sistem. Berdasarkan penjelasan dari berbagai sumber maka penelitian ini akan menggunakan IDEF0 untuk menjelaskan perbedaan alur proses prosedur lama dengan alur proses prosedur usulan untuk kegiatan Mini Riset.
METODE PENELITIAN Tahapan dalam penelitian ini dimulai dari tahap pengambilan data berupa wawancara langsung dengan seorang mahasiswa yang sudah melakukan Mini Riset, dosen yang pernah menjadi koordinator Mini Riset dan Ketua Program Studi untuk mengidentifikasi urutan proses dan dokumen terkait pada SOP Mini Riset yang berlaku.
Identifikasi SOP Mini Riset lama A0
A1
A2
A3
A4
A5
Gambar 1. Hierarki Proses Mini Riset
Dari hierarki proses pada gambar 1, dapat dijelaskan bahwa A0 adalah Proses Mini Riset yang memiliki urutan proses dibawahnya. Proses pertama adalah A1 yang mewakili Proses Penentuan Dosen Pembimbing. Proses kedua adalah A2 yang mewakili Proses Penelitian. Proses ketiga adalah A3 yang mewakili Proses Pembuatan Laporan Mini Riset. Proses keempat adalah A4 yang mewakili proses Seminar Mini Riset. Proses terakhir adalah A5 yang mewakili Pengumpulan Laporan Mini Riset. Dalam penelitian ini proses perbaikan yang ditunjukan hanya pada proses Penentuan Dosen Pembimbing Mini Riset (A1), Proses Seminar Mini Riset (A4) dan Proses Pengumpulan Laporan Mini Riset (A5).
Prosedur pelaksanaan Tema pada outline
Informasi ketersediaan dosen pembimbing
Penentuan Dosen Pembimbing Mini Riset
Outline
Daftar dosen pembimbing dan mahasiswa bimbingan
Format aturan penulisan
Penelitian Mini Riset
A1 Keminatan mahasiswa
Hasil dan laporan sementara
Pembuatan Laporan Mini RIset
A2
Lembar Pencatatan pengumpulan laporan
Laporan dan abstrak Mini Riset Nilai dan Revisi dari Seminar Mini Riset
A3 Koordinator
Dosen Pembimbing
Dosen Reviewer
Dosen Pembimbing
Seminar Mini Riset
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Pengumpulan Laporan Mini Riset
A4 Mahasiswa
Daftar dosen pembimbing dan mahasiswa bimbingan
Koordinator
Dosen Pembimbing
A5 Mahasiswa
Koordinator
Proses Mini Riset (A0)
Gambar 2. Proses Mini Riset lama
2
Mahasiswa
Dosen Pembimbing
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
Pengesahan judul mini riset mahasiswa Informasi ketersediaan dosen pembimbing Outline yang telah di-review
Pengecekan Outline
Outline
Rapat Penentuan Dosen Pembimbing
A12
A13
Dosen Reviewer
Pengesahan judul mini riset mahasiswa
Daftar dosen pembimbing dan mahasiswa bimbingan
Tema Outline
Koordinator
Proses Penentuan Dosen Pembimbing Mini Riset lama (A1)
Gambar 3. Proses Penentuan Dosen Mini Riset Lama
Form Pendaftaran Seminar Mini Riset Kesiapan dalam laporan Mini Riset mahasiswa
Laporan dan abstrak Mini Riset
Mengisi Data di Form Pendaftaran Seminar Mini Riset
Form Pendaftran Mini Riset yang sudah terisi
Form Pendaftaran Seminar Mini Riset
Meverifikasi dan menandatangani Form Pndaftaran Seminar Mini Riset
A41
Daftar dosen pembimbing dan mahasiswa bimbingan Form Penilaian Mini Riset
A42 Mahasiswa
Laporan dan abstrak Mini Riset
Mendaftar Seminar Mini Riset
Abstrak Peneltian Dosen Pembimbing
Form Presensi Bimbingan
Jadwal Seminar Mini Riset
A43
Mahasiswa
Seminar Mini Riset A44
Koordinator
Mahasiswa
Dosen pembimbing
Proses Seminar Mini Riset lama (A4)
Gambar 4. Proses Seminar Mini Riset Lama
Bimbingan dengan Dosen Pembimbing
Laporan Mini Riset Revisi dari Seminar Mini Riset
Merevisi Laporan Mini Riset A51
Lembar Pengesahan Mini Riset Lembar Pencatatan pengumpulan laporan
Pengesahan Laporan Mini Riset
Laporan yang sudah disahkan
A52 Mahasiswa
Mahasiswa
Mengumpulkan Laporan Mini Riset
Dosen Pembimbing
A53
Mahasiswa
Koordinator
Proses Pengumpulan Laporan Mini Riset lama (A5)
Gambar 5. Proses Pengumpulan Laporan Mini Riset lama
Analisis SOP Mini Riset lama 1. Proses Penentuan Pembimbing Mini Riset. Kondisi awal yang terlihat pada gambar 3, hal pertama belum ditemukan dokumen baku untuk rekapitulasi data tema dan bobot dosen pembimbing mini riset untuk periode sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan tema dan bobot dosen pembimbing tidak bisa terpetakan dengan baik sehingga dapat memicu ketidakmeratanya tema dan bobot dosen mini riset pada periode selanjutnya. Hal kedua adalah ketika mahasiswa membuat outline yang selanjutnya akan diperiksa oleh dosen reviewer. Setelah dosen reviewer menyetujui outline, selanjutnya outline tersebut dibawa pada rapat ditentukan dosen pembimbing Mini Riset. Pertimbangan penentuan dosen pembimbing Mini
3
Nilai hasil Semnar Mini Riset Revisi Laporan Mini Riset
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
Riset seharusnya adalah berdasarkan kesesuaian tema keilmuan yang dimiliki dosen dan tema outline mahasiswa. Masalah yang muncul adalah mahasiswa terkadang tidak mendapatkan dosen pembimbing yang sesuai dengan tema pada outline-nya sehingga membuat mahasiswa untuk mengganti tema outline atau mengganti dosen pembimbing Mini Riset. Hal ini disebabkan pada saat rapat penentuan dosen pembimbing, outline tersebut terkadang disesuaikan dengan dosen pembimbing yang memiliki bobot bimbingan yang sedikit tanpa menyesuaikan tema keilmuan yang dimiliki dosen tersebut. 2. Proses Pengawasan Persyaratan Mahasiswa Kondisi awal yang terlihat pada gambar 3, belum ada proses dan dokumen yang memastikan bahwa mahasiswa memenuhi persyaratan administrasi sebelum melaksanakan Mini Riset. Hal ini dapat menyebabkan mahasiswa yang belum memenuhi persyaratan administrasi bisa melaksanakan Mini Riset. 3. Pengelolaan Administrasi Kondisi awal pada SOP lama yaitu pengelolaan administrasi dalam kegiatan Mini Riset masih dipegang oleh dosen yang menjadi koordinator. Koordinator masih menjadi tempat pendaftaran Seminar Mini Riset dan pengumpulan laporan Mini Riset. Hal ini tentu menambah beban kerja bagi koordinator Mini Riset.
HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan dari ketiga analisis diatas, berikut dijelaskan hasil dari perbaikan SOP Mini Riset yang dijadikan usulan SOP Mini Riset. Usulan pada proses perbaikan ini akan ditampilkan dalm huruf cetak miring. 1. Proses Penentuan Pembimbing Mini Riset. Pada SOP usulan yang terlihat pada gambar 5, hal pertama yang diusulkan adalah Lembar Rekapitulasi Dosen Pembimbing Mini Riset yang berfungsi sebagai kontrol pada proses rapat penentuan calon dosen pembimbing (A11). Dokumen kontrol tersebut berisi data cakupan keilmuan, nama dosen pembimbing, nama mahasiswa, judul laporan Mini Riset pada periode sebelumnya serta jumlah mahasiswa yang masih ditanggung oleh dosen pembimbing. Hal ini bertujuan untuk mengetahui penyebaran tema Mini Riset mahasiswa dan bobot dosen pembimbing Mini Riset serta untuk menentukan batas kuota maksimal atau minimal bagi dosen untuk membimbing mahasiswa Mini Riset di periode berikutnya.
4
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
Lembar Rekapitulasi Dosen Pembimbing Mini Riset
Informasi tema dan dosen pembimbing periode sebelumnya
Mengadakan rapat penentuan calon dosen pembimbing
Daftar kuota calon dosen pembimbning mini riset dan tema
A11
Menyosialisasikan kegiatan Mini Riset A12
Koordinator
Calon Dosen Pembimbing
Informasi kegiatan mini riset
(F-SMR-01)-Surat Keterangan Syarat Mini Riset (F-SMR-02)-Surat Kesediaan Membimbing Mini Riset
Pengecekan syarat mini riset A13
Koordinator Mahasiswa
Dosen Pembimbing Akademik
Tema dan keminatan mahasiswa
Pembuatan outline A14
Outline
Formulir Pendaftaran Mini Riset
Persetujuan membimbing A15
Mahasiswa
Mahasiswa
Calon Dosen Pembimbing
Ketersediaan Dosen Outline yang telah diterima
F-SMR-02
Mendaftar mini riset
F-SMR-01
Formulir Pendaftaran Mini Riset yang telah terisi
A16
Rapat koordinasi dosen A17
Mahasiswa
Tata usaha
Koordinator
Proses Penentuan Dosen Pembimbing Mini Riset usulan (A1)
Gambar 5. Proses Penentuan Dosen Pembimbing usulan
5
Calon dosen pembimbing
Daftar dosen pembimbing mini riset dan mahasiswa
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
Hal kedua adalah usulan perubahan proses yaitu, Koordinator Mini Riset mengadakan rapat untuk menentukan batas kuota tema Mini Riset dan calon dosen pembimbing Mini Riset pada periode berjalan terlebih dahulu (A11), kemudian menyosialisasikan kuota calon dosen pembimbing kepada mahasiswa (A12). Setelah mendapatkan informasi kuota calon dosen pembimbing, mahasiswa sudah bisa membuat outline sesuai dengan keminatannya masing-masing yang disesuaikan dengan ketersediaan tema dan dosen pembimbing (A14). Pada proses A15, mahasiswa mengonsultasikan outline tersebut kepada calon dosen pembimbing yang memiliki bidang keahlian yang sesuai dengan outline mahasiswa dan selanjutnya calon dosen pembimbing menandatangani Surat Kesediaan Membimbing (F-SMR-02) sebagai dokumen kontrol untuk membuktikan bahwa dosen telah siap untuk membimbing mahasiswa. Selanjutnya pada proses A16, dengan membawa outline,F-SMR-01 dan F-SMR-02 sebagai persyaratan, mahasiswa mendaftar Mini Riset di tata usaha. Setelah proses pendaftaran, proses A16 koordinator Mini Riset menetapkan calon dosen pembimbing Mini Riset. Dengan perubahan proses tersebut diharapkan tidak terjadi penumpukan tema Mini riset dan mahasiswa dapat lebih pasti mendapatkan dosen pembimbing yang sesuai dengan tema outline.
2. Proses Pengawasan Persyaratan Pada SOP usulan yang terlihat pada gambar 5 adanya usulan Proses Pengecekan Syarat Mini Riset (A13) oleh dosen pembimbing akademik pada saat mahasiswa akan melakukan kegiatan Mini Riset serta dokumen pendukungnya, Surat Keterangan Persyaratan Mini Riset (F-SMR-01). Dokumen F-SMR-01 menjadi kontrol dalam proses A13. Proses dan dokumen tersebut bertujuan untuk memastikan bahwa mahasiswa yang hendak melaksakan Mini Riset benar-benar memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan.
3. Pengelolaan Administrasi
(F-SMR-05)-Surat Keterangan Kesiapan Seminar Mini Riset Formulir Pendaftaran Daftar dosen pembimbing dan mahasiswa bimbingan Seminar Mini Riset
Laporan dan abstrak Mini Riset
Verifikasi kesiapan seminar mini riset A41
Dosen Pembimbing
F-SMR-05 yang sudah diverifikasi
Mendaftar Seminar Mini Riset
Laporan dan abstrak Mini Riset Lembar Bukti Kehadiran Seminar Mini Riset
Jadwal Seminar Mini Riset
(F-SMR-06) Penilaian Seminar Mini Riset
A42
Mahasiswa
Seminar Mini Riset A43
Tata Usaha
Mahasiswa
Proses Seminar Mini Riset usulan (A4)
Gambar 6. Proses Seminar Mini Riset usulan
6
Dosen pembimbing
Nilai hasil Semnar Mini Riset Revisi Laporan Mini Riset
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
Bimbingan dengan Dosen Pembimbing
Lembar Pengesahan Mini Riset
Laporan Mini Riset Revisi dan perbaikan Laporan
Merevisi Laporan Mini Riset
Formulir Penyerahan Laporan Mini Riset Mahasiswa
A51
Pengesahan Laporan Mini Riset
(F-SMR-04) Surat Keterangan Pelaksanaan Penelitian
Laporan yang sudah disahkan
A52
Mahasiswa
Mahasiswa
Mengumpulkan Laporan Mini Riset
Dosen Pembimbing
A53
Mahasiswa
Tata Usaha
Proses Pengumpulan Laporan Mini Riset usulan (A5)
Gambar 7. Proses Pengumpulan Laporan Mini Riset usulan
Pada SOP usulan, tata usaha diberdayagunakan untuk mengelola proses Mini Riset. Terlihat pada gambar 6 yaitu Proses Seminar Mini Riset, tata usaha menjadi tempat pendaftaran Seminar Mini Riset. Pada gambar 7 yaitu Proses Pengumpulan Laporan Mini Riset, tata usaha menjadi tempat pengumpulan laporan dan dilengkapi dokumen kontrol untuk pencatatan yaitu Formulir Penyerahan Laporan Mini Riset Mahasiswa.
NO 1
2
3
PROSEDUR
Tabel 1. Perbandingan kondisi awal dan usulan SOP Mini Riset KONDISI AWAL USULAN
Penentuan
Belum terlihat dokumen
Ditambahkan dokumen baku ‘Rekapitulasi
Dosen
rekapitulasi Dosen Pembimbing
Dosen Pembimbing Mini Riset”
Pembimbing
Mini Riset pada periode
Mini Riset
sebelumnya. Pertama kali mahasiswa
Pertama kali koordinator mangadakan rapat
membuat oultline yang kemudian
penentuan kuota calon dosen pembimbing mini
dikonsultasikan ke dosen
riset, lalu mahasiswa membuat dan
reviewer, setelah itu diadakan
mengonsultasikan outline ke calon dosen
rapat penentuan dosen
pembimbing mini riset, kemudian diadakan
pembimbing mini riset.
rapat penentuan dosen pembimbing mini riset
Pengawasan pada saat mahasiswa akan melaksanakan Mini Riset
Belum ada prosedur dan
Dosen Pembimbing Akademik mengecek
dokumen pengawasan untuk
persyaratan administrasi mahasiswa dengan
mahasiswa yang hendak
dokumen kontrol Surat Keterangan Persyaratan
melaksanakan Mini Riset
Mahasiswa (F-SMR-02)
Proses Pengelolaan Administrasi
Koordinator sebagai tempat
Tata usaha dijadikan tempat pendaftaran Mini
pendaftaran Mini Riset dan
Riset dan Seminar Mini Riset.
Seminar Mini Riset
7
Seminar Nasional IENACO – 2013
ISSN: 2337-4349
SIMPULAN Berdasarkan hasil dan pembahasan yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa proses perbaikan dalam SOP Mini Riset ini meliputi, hal pertama adalah penambahan dokumen baku pada proses penentuan dosen pembimbing yaitu Lembar Rekapitulasi Dosen Pembimbing Mini Riset untuk mencatat data nama mahasiswa, nama dosen pembimbing, nama tema Mini Riset dan jumlah mahasiswa tanggungan dosen pembimbing pada periode sebelumnya. Hal kedua adalah perubahan proses penentuan dosen pembimbing. Hal ketiga adalah penambahan proses dan dokumen kontrol untuk pengecekan persyaratan mahasiswa yang hendak melaksanakan Mini Riset. Hal keempat adalah pendayagunaan tata usaha dalam pengelolaan administrasi dalam proses Mini Riset.
DAFTAR PUSTAKA 1.
Kim, S. H., Jang, K. J. 2002. Designing Performance Analysis and IDEF0 for Enterprise modelling in BPR. International Journal Production Economics, 76, 121-133.
2.
Montevechi, J. A. B., Marins, F. F., Leal, F., de Jesus, J. T. 2008. Combined Use of Modeling Techniques for The Development of The Conceptual Model In Simulation Projects. Proceedings of the 2008 Winter Simulation Conference, 987-995.
3.
Rumapea, S. A. 2010. Analisi Proses Bisnis Pada Distributor XYZ Menggunakan Tools Pemodelan IDEF0. Makalah disajikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2010, Yogyakarta, tanggal 19 Juni 2010.
4.
Saleh, A. R. 2010. Standard Operating Procedure di Perpustakaan Perguruaan Tinggi. Makalah disajikan pada Pertemuan Rutin Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia Wilayah Barat, Universitas Isalam Bandung, Bandung, 29 September 2010.
5.
Tambunan, R. M. 2011. Pedoman Teknis Penyusunan Standard Operating Procedure. Jakarta: Maiestas Publishing.
8
