Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
1
Perancangan Sistem Penunjang Keputusan Penjadwalan Perkuliahan Universitas Persada Indonesia Y.AI Dwipo Setyantoro, S.Kom., MMSI Fakultas Teknologi Industri Universitas Persada Indonesia Y.A.I
E-mail :
[email protected] Abstrak Sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi swasta terkemuka di Jakarta, Universitas Persada Indonesia Y.A.I memiliki lebih dari 10.000 orang mahasiswa saat ini. Dengan jumlah mahasiswa yang begitu besar, institusi ini dituntut untuk memiliki suatu sistem administrasi akademik yang profesional yang mampu mengelola data akademik dengan baik. Salah satu komponen data akademik adalah data penjadwalan perkuliahan dan jadwal kuliah harus dibuat dengan sebaik-baiknya, serta memperhatikan kepentingan mahasiswa, dosen pengajar, fasilitas kelas yang tersedia, serta keterbatasan waktu kuliah. Selama ini seringkali timbul masalah ketidak sesuaian antara keinginan dosen pengajar dan kepentingan mahasiswa. Perlu dikembangkan perancangan suatu sistem informasi berbasis komputer berupa suatu sistem penunjang keputusan dengan pendekatan heuristic untuk pembuatan jadwal kuliah dengan tujuan agar para pemegang keputusan dapat dengan cepat dan mudah memperoleh alternatif solusi jadwal perkuliahan sesuai dengan data yang ada. Kata kunci: Penjadwalan, sistem penunjang keputusan, heuristic 1. Pendahuluan Salah satu komponen data akademik adalah data penjadwalan perkuliahan. Dengan jumlah ruang kelas yang terbatas dan jumlah mahasiswa yang sangat besar, jadwal kuliah harus dibuat dengan sebaikbaiknya dan memperhatikan kepentingan mahasiswa, dosen pengajar, fasilitas kelas yang tersedia, serta keterbatasan waktu kuliah. Selama ini pembuatan jadwal dilakukan secara manual oleh para ketua jurusan, yang bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Seringkali timbul masalah ketidak sesuaian antara keinginan dosen pengajar dan kepentingan mahasiswa. Maksud dari penelitian ini adalah membuat suatu perancangan sistem
informasi berbasis komputer berupa suatu sistem penunjang keputusan untuk mem-buat jadwal perkuliahan di lingkungan UPI Y.A.I sebagai sebuah prototipe, dengan tujuan agar para pemegang keputusan dapat dengan cepat dan mudah memperoleh alternatif solusi jadwal perkuliahan sesuai dengan data yang ada. 2. Analisis dan Perancangan 2.1 Analisis Sistem Penjadwalan Existing Sistem Penjadwalan Perkuliahan terdiri dari tiga proses utama pencatatan, proses penjadwalan, dan pelaporan. a. Proses pencatatan
2
Dalam pembuatan jadwal kuliah, terlebih dahulu dilakukan penerimaan data-data yang diperlukan, diantaranya adalah : 1. Proses penerimaan form kesediaan mengajar yang telah diisi oleh para dosen yang berminat untuk mengajar pada semester yang akan datang. Informasi tentang kesediaan mengajar ini akan digunakan oleh pembuat jadwal untuk menentukan pilihan mata kuliah yang akan diajarkan berdasarkan urutan prioritas, pilihan waktu yang disediakan oleh dosen, dan kuota SKS berdasarkan status dosen (Dosen Tetap, Dosen Tidak Tetap, atau Dosen Struktural), jenjang kepangkatan dan senioritas. 2. Proses pencatatan jumlah mahasiswa baru untuk semester yang akan datang dan jumlah mahasiswa aktif saat ini. Informasi ini digunakan untuk menentukan jumlah Kelompok Kelas (kelas Pagi, Siang, atau Malam) dan kebutuhan alokasi ruang kuliah. b. Proses penjadwalan Prosedur pembuatan jadwal adalah sebagai berikut : 1. Pembuatan jadwal masih dilakukan secara manual. Jika jadwal sudah selesai maka data tersebut diinput ke dalam komputer untuk disimpan dalam file jadwal dan dicetak. 2. Persiapan data-data masukan, yaitu : data dosen, kesediaan mengajar dosen, kurikulum, ruang, hari, shift dan datadata keluaran berupa jadwal dan peta ruang. 3. Pembuatan jadwal dan pengisian peta alokasi. Selama proses ini selalu diperhatikan kemungkinan terjadinya bentrok baik pada jadwal maupun pada penggunaan ruang. Dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan di atas di-
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
buatlah jadwal dengan urutan sebagai berikut : - Ambil data mata kuliah dan sks dari suatu kelompok kelas. - Tentukan dosen pengajar. - Isi data mata kuliah tersebut pada peta alokasi. - Jika tidak terjadi bentrok masukkan data jadwal. - Selalu lakukan sinkronisasi antara data jadwal dan data peta alokasi 4. Jika jadwal telah selesai harus dila-kukan konfirmasi dengan para dosen dan sekretariat perkuliahan untuk menjaga kemungkinan terjadi bentrok mata kuliah atau dosen tidak dapat mengajar pada waktu yang telah ditentukan. 5. Jika jadwal sudah final / pasti, dilakukan pencetakan jadwal perorangan (per dosen) untuk dibagikan kepada dosen yang bersangkutan. 6. Pembuatan laporan jadwal perkuliahan untuk diberikan kepada Dekan dan pihak Rektorat. c. Proses Laporan Laporan-laporan yang ada perlu dianalisa untuk melihat apakah keluaran dari sistem sudah memenuhi kebutuhan para pengguna. Keluaran dari proses penjadwalan perkuliahan adalah : 1. Printout Jadwal Tentatif Setelah proses pembuatan jadwal selesai dilaksanakan, hasil dari proses itu adalah cetakan jadwal tentatif. Jadwal ini harus dikonfirmasikan lagi dengan dosen yang bersangkutan dan juga diperhatikan kemungkinan terjadi jadwal-jadwal yang bentrok karena banyak mahasiswa mengambil mata kuliah pada semester di atas maupun di bawah (misalnya : mahasiswa Semester 3 mengulang mata kuliah di Semester 1) . Jadwal tentatif ini biasanya dibuat berdasarkan urut Kelompok Kelas, urut Hari dan Jam, dan urut Nama Dosen. 2. Jadwal Final Setelah tidak ada masalah lagi dengan dosen atau mahasiswa, maka jadwal final dike-
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
luarkan untuk kepentingan administrasi perkuliahan dan pelaporan kepada Dekan dan Rektor. Selain itu pula dibuat jadwal menurut nama dosen untuk diberikan kepada dosen yang bersangkutan. 2.2 Analisis Masalah dan Penyelesaiannya Analisis yang dilaksanakan dalam tahap ini dapat dibagi atas tiga kelompok yaitu identifikasi masalah, identifikasi penyebab masalah dan penyelesaian masalah
a. Identifikasi Masalah Masalah-masalah yang terdapat pada sistem berjalan adalah : (a) Ketidak sesuaian antara kesediaan mengajar dosen tentang waktu mengajar dengan jadwal yang dihasilkan (b) Keterlambatan dalam menyelesaikan jadwal yang tepat. b. Identifikasi Penyebab Masalah Yang menajdi penyebab masalah : (a) Ketidak sesuaian antara kesediaan mengajar dosen tentang waktu mengajar dengan jadwal yang dihasilkan adalah : dosen mengubah kesediaan waktu mengajar secara sepihak tanpa pemberitahuan kepada ketua jurusan, dosen tidak secara jelas menentukan waktu-waktu yang diinginkannya untuk mengajar, dan ketua jurusan tidak menggunakan form kesediaan mengajar yang ada di dalam membuat jadwal tetapi mengacu kepada jadwal tahun sebelumnya. Sedangkan masalah (b) Keterlambatan dalam menyelesaikan jadwal yang tepat disebabkan karena diperlukan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan pembuatan jadwal mengingat banyaknya variabel dan aturan yang harus diperhatikan dan Jadwal seringkali berubah karena permintaan dosen atau terjadi bentrok jadwal kuliah.
3
c. Penyelesaian masalah Penyelesaian masalah dapat berupa penerapan sistem komputer, penyelesaian oleh manajemen dan gabungan antara ke-duanya. Masalah yang dapat diselesaikan oleh sistem komputer akan menjadi bahan pertimbangan pada saat desain sistem, sedangkan masalah yang dapat diselesaikan oleh menajemen dapat diusulkan kepada manajemen untuk diupayakan perbaikannya. Dengan perkembangan teknologi yang cepat, maka solusi atau penyelesaian masalah ini manjadi sangat dinamis. Masalah yang harus diselesaikan dengan kebijakan manajemen, pada suatu saat dapat diselesaikan dengan sistem kom-puter/teknologi. Masalah-masalah tersebut di atas dapat diupayakan penyelesaiannya sebagai berikut : - Masalah (a) dapat diselesaikan dengan melalui kebijakan manajemen dengan membuat perauran atau ketentuan pada prosedur pembuatan jadwal kuliah yang disepakati bersama oleh pihak fakultas dan dosen, serta menyempurnakan format form kesediaan mengajar menjadi lebih terperinci dalam format pilihan waktu mengajar sehingga dosen tidak menjadi bingung atau ragu. - Masalah (b) dapat diselesaikan dengan melalui kebijakan manajemen dengan mensosialisasikan pentingnya penggunaan form kesediaan mengajar baik bagi para dosen maupun bagi pihak fakultas, menyempurnakan sistem komputer yang ada, menggunakan sebuah sistem penunjang keputusan yang akan membantu ketua jurusan dalam menyelesaikan tugasnya, serta menetapkan aturan yang tepat guna sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. 2.3 Perancangan Sistem Usulan Setelah dilakukan analisis terhadap sistem berjalan dan permasalahan yang ada, maka selain perlu ketegasan dalam mematuhi ketentuan pembuatan jadwal juga perlu dirancang suatu sistem informasi berbasis komputer berupa sistem penunjang keputusan penjadwalan perkuliahan berikut ini.
4
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
a. Perancangan Komponen Sistem Penunjang Keputusan Dari sisi bentuk aplikasi yang merupakan Sistem Penunjang Keputusan, komponenkomponen yang perlu dirancang adalah : 1. Data Basis data yang digunakan dalam perancangan Sistem Penunjang Keputusan ini berupa data-data yang sudah ada, yaitu : Dosen, Kurikulum, Jadwal, Ruang, Shift, dan Kelompok sebagai data penunjang. Selain itu pula perlu ditambahkan dengan data Kesediaan Mengajar dan Alokasi Penggunaan Ruang Kuliah, serta suatu data yang menyimpan hasil perhitungan dari model matematis yang digunakan. Data inilah yang akan dijadikan acuan untuk menentukan prioritas dosen yang mengajar sesuai dengan status dirinya, mata kuliah yang dipihnya, serta kuota jumlah SKS mengajar yang dimilikinya. 2. Model Dalam perancangan model base akan digunakan metode heuristik untuk menentukan alternatif jadwal yang dipilih. Selain memperhatikan batasan dan ketentuan seperti yang telah dibahas dalam analisis batasan, perlu diperhatikan faktor-faktor yang menentukan pada saat pemilihan dosen yang akan mengajar suatu mata kuliah. Faktor-faktor tersebut adalah : - Jenjang kepangkatan. Semakin tinggi jenjang kepangkatan semakin besar kewenangannya untuk mengajar suatu mata kuliah tertentu yang spesifik. - Status dosen tetap, dosen tidak tetap, atau dosen struktural. Masing-masing status mempunyai jatah SKS mengajar sendiri. Dosen tetap wajib mengajar 12 SKS setiap minggunya dan Dosen Struktural
-
-
-
mempunyai kewajiban sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat. Sedangkan dosen tidak tetap tidak mempunyai batasan jumlah SKS mengajar. Selain itu juga setiap dosen tetap maupun dosen struktural berkewajiban mengajar sesuai dengan homebase nya Dosen-dosen senior yang cakap mengajar mempunyai prioritas yang lebih tinggi dibandingkan dengan dosendosen baru. Kuota SKS mengajar dapat ditentukan dengan memperhatikan ketiga faktor di atas. Selain faktor dari sisi dosen, prioritas mata kuliah yang dipilih oleh dosen juga menentukan jadwal yang akan ditetapkan.
Fungsi heuristik yang digunakan pada perancangan model ini adalah setiap faktor yang menentukan pemilihan dosen yang mengajar suatu mata kuliah diberi semacam nilai atau skor dengan skala yang ditentukan (misalnya 1 sampai 10). Semakin tinggi nilai skor semakin tinggi pula kemungkinan terpilihnya faktor tersebut. Setiap kombinasi data dosen dan mata kuliah akan memiliki skor masing-masing dan disimpan dalam basis data (misalnya Data SKOR DOSEN). Skor yang tertinggi akan menjadi pilihan pertama dalam pembuatan jadwal. Nilai skor ini akan mengalami penyesuaian pada saat jatah SKS seorang dosen berkurang dan tidak ada lagi alternatif lainnya. Contoh perhitungan skor : Terdapat dua orang dosen yang mengajar satu mata kuliah yang sama. Bapak X mempunyai klasifikasi sebagai berikut : - Jenjang kepangkatan : Asisten Ahli (skor = 4) - Status:Dosen tidak tetap (skor = 5) - Prioritas mata kuliah: Ke-1(skor = 10) - Lama mengajar:1 tahun (skor = 2) Total skor yang dimilikinya adalah : 4+ 5 + 10 + 2 = 21
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
5
Bapak Y mempunyai klasifikasi sebagai berikut : - Jenjang kepangkatan : Asisten Ahli (skor = 4) - Status : Dosen struktural (skor=10) wajib mengajar 12 SKS - Prioritas mata kuliah : Ke-3 (skor = 2 ) - Lama mengajar: 2 tahun (skor = 4) Total skor yang dimilikinya adalah : 4 + 10 + 2 + 4 = 20 Dosen pertama (Bapak X) terpilih karena total skormya lebih besar. Selain perhitungan skor, perlu juga diperhatikan batasan-batasan yang telah dianalisis sebelumnya.
c DAD Level 1 ( Diagram Nol) Pada diagram nol dapat dilihat proses-proses utama dari sistem penunjang keputusan ini yaitu: 1. Proses Entry Data Penunjang Proses ini mengisi basis data dari Sistem Penunjang Keputusan ini 2. Proses Jadwal Merupakan proses yang mengimplementasikan basis model untuk mencari alternatif jadwal yang terbaik. 3. Proses Cetak Jadwal Menghasilkan laporan-laporan jadwal yang diperlukan Diagram ini dapat dilihat pada gambar 3
3. Dialog Antar muka dengan pemakai dapat berupa tampilan form-form masukan seperti form entry data penunjang pada model data di atas. Keluaran sistem berupa laporan yang dapat dicetak. Pemakai dapat memanipulasi data kesediaan mengajar (pilihan mata kuliah dan waktu mengajar) melalui form entry kesediaan mengajar untuk melihat alternatif lain.
b. Diagram Konteks Diagram konteks (Gambar 2) digunakan untuk merancang kesatuan eksternal yang berhubungan dengan sistem yang dirancang beserta aliran datanya. Jadwal perorangan
Dosen
Data Dosen, KesediaanMengajar
Jadwal Kuliah
SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PENJADWALAN PERKULIAHAN
Gambar 2. Diagram Konteks
Ketua Jurusan
Data Kurikulum, Ruang, Shift, Kelompok
6
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
1.0 Data Dosen, Kesediaan Mengajar
DOSEN
Kurikulum, Ruang, Shift, Kelompok
Entry Data Penunjang
Ketua Jurusan
Shift Kelompok
Kesediaan Mengajar Ruang Dosen Kurikulum
Kesediaan mengajar
Dosen
Kurikulum
Kesediaan Kurikulum Mengajar
Dosen
Ruang
Kelompok
Shift
Ruang Kelompok Shift
2.0 Jadwal
Proses Jadwal
Jadwal berdasarkan ruang kuliah
Jadwal
Alokasi
Data Perhitungan Skor
SKOR DOSEN Data Jadwal
Data Penggunaan Ruang Kuliah
3.0 Jadwal Perorangan
Cetak Jadwal
Jadwal & Alokasi Ruang
Dosen
Shift
Kurikulum
Kelompok
Gambar 3. Diagram Nol
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
7
d. Diagram Rinci Proses 2 (Proses Jadwal) Penerapan model Sistem Penunjang Keputusan pada sistem ini dapat dilihat pada diagram rinci proses jadwal pada gambar 4 berikut ini.
Kesediaan Mengajar
2.2
NID, Mata Kuliah, Sisa Quota
Perhitungan Skor Dosen
Skor Dosen
Skor Dosen
Dosen
Ruang
Ruang
NID, Pangkat, Struktural
Skor Maks. Mata Kuliah
Shift
Shift
Mata Kuliah, SKS Semester
Kurikulum
Seleksi Mata Kuliah
Kelompok
Sisa Quota SKS
2.3
2.1 Mata Kuliah
Seleksi Alokasi Dosen, Ruang & Waktu Alokasi Ruang tersedia Jadwal terpilih
Kelompok
2.4 Jadwal
Jadwal
Buat Jadwal
Gambar 4 Diagram Rinci Proses Jadwal
e. Diagram Relasi antar Entitas (ERD) Relasi antar entitas yang digunakan terdapat pada gambar 5 berikut ini .
Alokasi
Alokasi Ruang terpilih
8
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
RUANG
- KD_RUANG # - KD_JUR - KAPASITAS - KD_LOK
SHIFT
- KD_SHIFT # - HARI KELOMPOK - JAM
1
1
1 A
A
M
- KD_ALOK # - KD_RUANG - KD_SHIFT1 - KD_SHIFT2 - KD_JAD - KD_KEL
1 1
M
A
JADWAL
B
- KD_JAD # - KD_THNAKAD - NID - ID_MK - KD_JUR - KD_RUANG - KD_SHIFT1 - KD_SHIFT2 - GABUNGAN - KD_KEL - TGL_UPDATE
- ID_MK # - KD_KUR - NAMA - SKS - SEMESTER - UNC - SILABUS
ALOKASI
M
M
KURIKULUM
1
DOSEN
A
M
1
- KD_KEL # - SEMESTER - WAKTU
1 A
KETERANGAN : A. Memiliki B. Mengajar
- NID # - NAMA - ALAMAT - PANGKAT - STRUKTURAL - TELP_R - TELP_K - EXT_K - HP - TMPLAHIR - TGLLAHIR - HOMEBASE
A M 1
- NID # - NAMA KESEDIAAN - BID_ILMU MENGAJAR - MK_1 - ID_MK1 - MK_2 - ID_MK2 SKOR - MK_3 DOSEN - ID_MK3 - WKT_SEN - WKT_SEL - KD_SKOR # - WKT_RAB - NID - WKT_KAM - ID_MK - WKT_JUM - SKOR_PANGKAT - WKT_SAB - SKOR_STRUKTUR - QUOTA_SKS - SKOR_MK - SISA_QUOTA - TOTAL_SKOR
Gambar 5. Diagram Relasi antar Entitas
Perancangan SPK Penjadwalan Perkuliahan
3. Evaluasi Kelebihan perancangan sistem pendukung keputusan yang dikembangkan: • Perancangan mempermudah proses implementasi sistem. • Waktu proses lebih singkat dibandingkan dengan proses manual. • Kemungkinan kesalahan atau penjadwalan ulang dapat dihindari. Kekurangan perancangan sistem pendukung keputusan yang dikembangkan: • Belum terdapat perancangan antar muka yang user friendly. 4. Kesimpulan dan Saran Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan terhadap permasalahan dan perancangan aplikasi yang dikembangkan, maka didapat kelebihan dan kekurangan perancangan ini. Agar implementasi dari sistem penunjang keputusan ini dapat efektif dan kedepannya bisa lebih baik lagi, maka: - Perlu dibuat Form Kesediaan Mengajar yang lebih jelas terutama mengenai pilihan waktu mengajar harus lebih terinci - Perlu adanya pemantauan terhadap pengisian Form Kesediaan Mengajar oleh dosen agar tidak terjadi pengisian data kesediaan waktu mengajar yang tidak tepat. - Implementasi rancangan ini sebaiknya menggunakan aplikasi basis data relasional yang mudah dalam pengembangan maupun penggunaannya.
5. Daftar Pustaka [1] Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruk-
9
tur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1990 [2] Kroeber, Donald W. dan Hugh J. Watson, Computer Based Information Systems:A Management Approach 2nd ed., Macmillan Publishing Co., New York, 1990 [3] Luger, George F. dan William A. Stubblefield, Artificial Intelligence: Structures and Strategies for Complex Problem Solving 2nd ed., Benjamin Cummings Publishing Co. Inc., Cali-fornia, 1993 [4] Martin, Merle P., Analysis and Design of Businness Information Systems 2nd ed., Prentice Hall, New Jersey, 1995 [5] McLeod, Raymond, Jr., Management Information Systems: A Study of Computer-based Information Systems 5th ed., Macmillan Publishing Co. , New York, 1993 [6] Pressman, Roger, Software Enginee-ring: A Practitonal Approach [7] Setiawan, Sandi, Artificial Intelli-gence, Andi Offset, Yogyakarta, 1993 [8] Sprague, Ralph H., Jr. dan Hugh J. Watson, Decision Support Systems: Putting Theory into Practice 3rd ed., Prentice Hall Intl., New Jersey, 1993 [9] Yourdon, Edward, Modern Structured Analysis, Prentice Hall, New Jersey, 1989
