PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA PEGAWAI BERBASIS WEB (Studi Kasus : SEAMEO BIOTROP, BOGOR) Oleh YASRI SULAIMAN HARAHAP H

PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA PEGAWAI BERBASIS WEB (Studi Kasus : SEAMEO BIOTROP, BOGOR)

Oleh YASRI SULAIMAN HARAHAP H24066001

PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA PEGAWAI BERBASIS WEB (Studi Kasus : SEAMEO BIOTROP, BOGOR)

SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Oleh YASRI SULAIMAN HARAHAP H24066001

PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2009

Yasri Sulaiman Harahap. H24066001. Perancangan Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web (Studi kasus: SEAMEO BIOTROP, Bogor) di bawah bimbingan Erlin Trisyulianti ABSTRAK Southeast Asian Ministers of Education Organization (SEAMEO) atau Organisasi Menteri-menteri Pendidikan Asia Tenggara merupakan lembaga antar pemerintah (intergovernmental body) yang didirikan pada tanggal 30 November 1965 untuk mendorong kerjasama antar bangsa-bangsa Asia Tenggara melalui kegiatan pendidikan, sains dan budaya. Negara anggota SEAMEO antara lain Brunei Darussalam, Cambodia, Indonesia, Laos PDR, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thailand, dan Vietnam. Selain itu SEAMEO juga memiliki anggota luar biasa (associates members) antara lain: Australia, Kanada, Perancis, Jerman, Belanda, New Zealand, dan Norwegia. Perkembangan teknologi yang semakin maju saat ini sangat dibutuhkan dalam mendukung kegiatan di berbagai bidang. Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat menjadi suatu hal yang sangat diutamakan dalam penyampaiannya. Hal ini menyebabkan perkembangan teknologi menjadi salah satu andil yang sangat besar dalam hal yang berkaitan dengan penyampaian informasi tersebut. Sistem informasi yang terancang dengan baik akan sangat membantu organisasi atau perusahaan dalam mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dalam penyajiannya. Selama ini dalam menilai kinerja pegawai yang dilakukan di SEAMEO BIOTROP masih terbatas pada sistem yang sudah ada dan perangkat yang digunakan, dimana sistem tersebut bersifat stand alone pada beberapa komputer saja dan tidak user friendly. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu media yang bersifat dinamis dan dapat dijangkau oleh siapapun, untuk itu perlu dibangun suatu sistem berbasis web bagi SEAMEO BIOTROP yang mampu memberikan informasi nilai kinerja yang terintegrasi dengan sistem yang terautomasi sehingga mampu mendatangkan manfaat yang lebih bagi pengguna (user) dalam hal ini unit personalia, kepala unit dan wakil direktur. Sistem penilaian kinerja pegawai diharapkan dapat menjadi sarana unggulan dalam menilai kinerja pegawai di lingkungan SEAMEO BIOTROP. Sistem ini berguna sekali bagi HRM Unit di SEAMEO BIOTROP, yaitu sebagai sistem untuk menilai dan memonitor kinerja semua pegawai, dengan demikian informasi mengenai nilai kinerja pegawai diharapkan dapat didokumentasikan dengan baik, mudah diakses dan diperbaiki serta terjamin keamanannya dalam sebuah database pada server. SIPENKI merupakan sistem yang bertujuan untuk mengolah nilai kinerja, menampilkan nilai pegawai, daftar absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran. Output yang diharapkan dapat digunakan sebagai penunjang keputusan manajerial di SEAMEO BIOTROP.

INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN PROGRAM SARJANA MANAJEMEN PENYELENGGARAAN KHUSUS

PERANCANGAN SISTEM PENILAIAN KINERJA PEGAWAI BERBASIS WEB (Studi Kasus : SEAMEO BIOTROP, BOGOR)

SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI Pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor

Oleh YASRI SULAIMAN HARAHAP H24066001 Menyetujui, 28 Mei 2009

ERLIN TRISYULIANTI, STP, M.Si Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc Ketua Departemen Tanggal Lulus :

RIWAYAT HIDUP Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara pasangan Muhammad Idris Harahap dan Sahridawati, dilahirkan di Bekasi pada tanggal 2 Maret 1985. Penulis menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA) pada tahun 2002 di SMA Negeri 113 Jakarta. Lalu penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang Diploma tiga (DIII) pada tahun 2002 di Institut Pertanian Bogor pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Departemen Ilmu Komputer sub program Tehnik Informatika. Dalam menyelesaikan pendidikan DIII pada tahun 2005, penulis melanjutkan pendidikan pada tahun 2006 di Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Departemen Manajemen, Program Sarjana Manajemen Penyelengaran Khusus, Institut Pertanian Bogor melalui jalur seleksi peneriman mahasiswa baru. Selama masa pendidikan, penulis juga aktif bekerja di SEAMEO BIOTROP, Bogor sebagai Information Technology staff. Selain itu, penulis juga pernah menjabat sebagai Wakil Ketua Himpunan Profesi Mahasisiwa (HIMPRO) periode 2006-2007 dan aktif dalam kegiatan-kegiatan kemahasiswaan.

KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Subhana Wa Ta’ala karena atas rahmat dan karuniaNyalah akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Perancangan Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web (studi kasus: SEAMEO BIOTROP, Bogor) yang merupakan syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Manajemen Penyelenggaraan Khusus, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan baik dan lancar. Pada kesempatan ini, penulis juga ingin berterimakasih kepada : 1. Ibu Erlin Trisyulianti, STP, M.Si selaku pembimbing skripsi yang telah membimbing penulis dengan memberikan saran-saran, perbaikan, hingga dukungan moral, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. 2. Ayahanda M. Idris Harahap, ibunda Sahridawati, kakanda Suci Isdamayanti, adinda Wahyu Nulhakim, Tati Kadarsih dan keluarga besar penulis atas doa, kasih sayang, perhatian, semangat, dan dukungannya kepada penulis. 3. Bapak Pujantoro (Alm) yang telah banyak membantu dalam penelitian di lapang, semoga bapak diterima di sisi Allah SWT. 4. Bapak Harry Imantho, Bapak Lukman Haris, Ibu Ine Heryanti dan rekanrekan di SEAMEO BIOTROP yang telah banyak memberikan bantuan dan saran atas terselesaikannya skripsi ini. 5. Gilang Garnida Buana, yang telah banyak membantu dalam memberi saran dan masukan yang berguna kepada penulis. 6. Seluruh dosen, pegawai dan rekan-rekan di Ekstensi manajemen yang telah membantu dalam pembuatan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat diperlukan dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya.

Bogor, 28 Mei 2009

Penulis vi

DAFTAR ISI

Halaman ABSTRAK RIWAYAT HIDUP ......................................................................................... iii KATA PENGANTAR .................................................................................... iv DAFTAR ISI ................................................................................................... v DAFTAR TABEL ........................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... viii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. ix I. PENDAHULUAN ..................................................................................... 1.1. Latar Belakang ................................................................................... 1.2. Perumusan Masalah ........................................................................... 1.3. Tujuan Penelitian ............................................................................... 1.4. Manfaat Penelitian ............................................................................. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian .................................................................

1 1 2 3 4 4

II. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 2.1. Pengertian dan Proses Penilaian Kinerja ........................................... 2.2. Fungsi Penilaian Kinerja..................................................................... 2.3. Langkah-langkah Penilaian ................................................................ 2.4. Pendekatan Untuk Mengukur Kinerja ............................................... 2.5. Masalah-masalah Penilaian Kinerja dan Cara Mengatasinya ............ 2.6. Sistem Informasi Manajemen ............................................................ 2.7. Analisa Sistem Informasi ................................................................... 2.8. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) ............. 2.9. Pemrograman Berorientasi Objek ...................................................... 2.10. Basisdata ............................................................................................ 2.11. Diagram Konteks ............................................................................... 2.14. Data Flow Diagram ........................................................................... 2.15. Entity Relationship Diagram ............................................................. 2.16. Model Sekuensial Linier .................................................................... 2.17. Metode Pengujian Black-Box ............................................................ 2.18. Penelitian Terdahulu ..........................................................................

5 5 6 8 12 19 22 23 23 23 24 24 25 25 26 27 28

III. METODOLOGI PENELITIAN ............................................................ 3.1. Kerangka Pemikiran .......................................................................... 3.2. Metode Penelitian............................................................................... 3.2.1. Pengumpulan Data ................................................................. 3.2.1. Pengolahan dan Analisis Data................................................ 3.3. Merancang dan Mendisain Sistem .................................................... 3.4. Output yang Diharapkan ....................................................................

29 29 30 30 32 32 33

IV. PEMBAHASAN ....................................................................................... 4.1. Gambaran Umum ............................................................................ 4.1.1. Tujuan SEAMEO BIOTROP .............................................. 4.1.2. Kegiatan SEAMEO BIOTROP ............................................ 4.1.3. Struktur SEAMEO BIOTROP ............................................ 4.1.4. Fungsi dan Tugas SEAMEO BIOTROP ............................. 4.2. Fungsi dan Tugas HRM ................................................................... 4.2.1. Kegiatan HRM .................................................................... 4.3. Perancangan Sistem ......................................................................... 4.3.1. Analisis dan Definisi Kebutuhan ......................................... 4.3.2. Deskripsi Perangkat Lunak ................................................. 4.3.3. Deskripsi Umum Sistem ...................................................... 4.3.4. Lingkup Operasi ................................................................... 4.3.5. Kebutuhan Fungsional.......................................................... 4.3.6. Karakteristik Pengguna ........................................................ 4.4. Model Konteks ................................................................................ 4.5. Perancangan ..................................................................................... 4.5.1. Perancangan Proses ............................................................. 4.5.2. Perancangan Antarmuka ...................................................... 4.5.3. Perancangan Basis Data ...................................................... 4.6. Tahap Implementasi ........................................................................ 4.7. Pengujian Sistem .............................................................................

34 36 36 36 39 40 41 42 43 43 44 45 47 47 49 49 50 50 52 53 54 57

V. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................................ 59 5.1. Kesimpulan ...................................................................................... 59 5.2. Saran ................................................................................................ 59 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 60 LAMPIRAN .................................................................................................... 62

DAFTAR TABEL

No.

Halaman

1. Contoh Skala Penilaian Grafik . ................................................................ 14 2. Contoh Skala Pengukuran Berdasarkan Keperilakuan ............................ 17 3. Contoh Bagaimana Mengembangkan Sasaran Kerja ............................... 19 4. Deskripsi Gambar DFD ............................................................................ 25 5. Struktur Organisasi SEAMEO BIOTROP ............................................... 40 6. Kebutuhan Fungsional ............................................................................. 48 7. Karakteristik Pengguna ............................................................................ 49 8. Pengujian Halaman Login ......................................................................... 58

DAFTAR GAMBAR

No.

Halaman

1. Elemen Dasar Pada ERD . ...................................................................... 25 2. Model Sekuensial Linier ........................................................................ 26 3. Kerangka Pemikiran Sistem Penilaian Kinerja Pegawai ....................... 29 4. Struktur SEAMEO BIOTROP ............................................................... 39 5. Struktur Organisasi SEAMEO BIOTROP ............................................. 39 6. Model Konteks Sistem ........................................................................... 50 7. Diagram Konteks SIPENKI ................................................................... 51 8. DFD Level 1 SIPENKI ........................................................................... 52 9. Perancangan Halaman Penilaian ............................................................ 53 10. Entity Relationship Diagram SIPENKI ................................................. 54 11. Implementasi Grafik Penilaian Pegawai ................................................. 55 12. Implementasi Employee of The Year ...................................................... 56 13. Implementasi Grafik Employee of The Year .......................................... 56 14. Implementasi Antarmuka Halaman Login ............................................. 57

DAFTAR LAMPIRAN

No.

Halaman

1. Hasil Wawancara Dengan Narasumber . ................................................ 62 2. Implementasi Antarmuka. ....................................................................... 64

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Organisasi membutuhkan informasi untuk membantu kegiatannya. Informasi tersebut semakin banyak dan berubah secara cepat setiap hari sehingga

pengelolaannya

menjadi

semakin

sulit.

Seiring

dengan

meningkatnya sumber daya manusia, dibutuhkan suatu sistem dalam bentuk perangkat lunak komputer yang mendukung dan mempermudah kegiatan operasional penyimpanan dan pengelolaan informasi terutama penilaian kinerja pegawai. Perkembangan teknologi yang semakin maju saat ini sangat dibutuhkan dalam mendukung kegiatan di berbagai bidang. Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat menjadi suatu hal yang sangat diutamakan dalam penyampaiannya. Hal ini menyebabkan perkembangan teknologi menjadi salah satu andil yang sangat besar dalam hal yang berkaitan dengan penyampaian informasi tersebut. Sistem informasi yang terancang dengan baik akan sangat membantu organisasi atau perusahaan dalam mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan dalam penyajiannya. Informasi nilai kinerja pegawai di perusahaan atau instansi sangat diperlukan sebagai pendukung pengambilan keputusan, pengendalian, dan koordinasi bagi seorang pimpinan dalam mengelola sumber daya manusia yang berperan di dalam perusahaannya. Kemudahan, keakuratan, dan kecepatan dalam memperoleh informasi akan mendukung pengelolaan sumber daya secara optimal. Selama ini dalam menilai kinerja pegawai yang dilakukan di SEAMEO BIOTROP masih terbatas pada sistem yang sudah ada dan perangkat yang digunakan, dimana sistem tersebut bersifat stand alone pada beberapa komputer saja dan tidak user friendly. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu media yang bersifat dinamis dan dapat dijangkau oleh siapapun, untuk itu perlu dibangun suatu sistem berbasis web bagi SEAMEO BIOTROP yang mampu memberikan informasi nilai kinerja yang terintegrasi dengan sistem yang terautomasi sehingga mampu mendatangkan

manfaat yang lebih bagi pengguna (user) dalam hal ini unit personalia, kepala unit dan wakil direktur. Sistem penilaian kinerja pegawai diharapkan dapat menjadi sarana unggulan dalam menilai kinerja pegawai di lingkungan SEAMEO BIOTROP. Sistem penilaian kinerja pegawai sangat penting bagi pihak manajemen SEAMEO BIOTROP dalam mengawasi kinerja pegawai sehingga dapat menentukan prestasi yang dapat dicapai juga untuk menentukan pegawai terbaik setiap tahunnya. Oleh karena itu perlu adanya suatu sistem yang mengatur dan mengolah data-data yang diperlukan untuk penilaian kinerja. Data yang digunakan untuk Decision Support System (DSS) atau sistem pendukung keputusan tersebut berasal dari sebuah absensi dan penilaian kinerja. Sistem Biometric ini melakukan absensi dengan menggunakan mesin finger print. Hasil dari mesin finger print dapat berupa file dengan format .csv dan format lainnya, yang kemudian diimpor setiap bulan ke dalam penyimpanan

database. Data tersebut kemudian

dihubungkan dengan program Sistem Penilaian Kinerja yang kemudian diproses dan menghasilkan output berupa laporan perhari, perbulan, dan pertahun yang berhubungan dengan seluruh pegawai. 1.2. Rumusan Masalah Pada aplikasi yang sedang berjalan ini masih terdapat beberapa masalah yang dirasakan, yaitu sistem yang ada belum mampu memenuhi kebutuhan pengguna. Pengguna di sini adalah human resource management unit (HRM), director dan head unit. Dalam penyusunan laporan, pihak HRM atau personalia masih menggunakan metode manual dan melakukan pekerjaan yang diulang-ulang terutama pada: 1) Proses pencarian informasi pegawai, 2) Format laporan yang belum lengkap, 3) Format laporan yang ada belum memiliki grafik penilaian pegawai, dan 4) Tidak adanya fasilitas untuk memberikan informasi mengenai ketidakhadiran pegawai, sedangkan proses pada aplikasi masih dilakukan berulang-ulang sehingga terasa lamban.

Penilaian kinerja pegawai di SEAMEO BIOTROP saat ini masih dilakukan dengan cara manual. Dimulai dengan mengumpulkan informasi secara tertulis dari masing-masing pegawai, yang kemudian oleh unit HRM informasi tersebut disimpan dalam bentuk file dengan menggunakan Microsoft Excel. Fasilitas yang dimiliki oleh Microsoft Excel yang ada tidak mampu mengecek data secara otomotis dan dapat menyebabkan terjadinya redudansi data, sehingga keakuratan data kurang terjamin. Website dan Data Base Management System (DBMS) yang merupakan salah satu perkembangan teknologi dapat digunakan dalam mengatasi masalah tersebut. Fasilitas-fasilitas yang dimiliki dapat dimanfaatkan untuk membangun suatu sistem yang

berfungsi sebagai

penyimpan data dan menjadikannya interaktif dengan pengguna, sehingga pengguna merasa terpenuhi kebutuhannya setelah menggunakan sistem tersebut. 1. Bagaimana prosedur penilaian kinerja SEAMEO BIOTROP? 2. Bagaimana sistem yang dibutuhkan untuk penilaian kinerja pegawai SEAMEO BIOTROP? 3. Bagaimana rancangan dan disain sistem yang dapat diterapkan di SEAMEO BIOTROP? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan pelaksanaan penelitian di SEAMEO BIOTROP adalah membuat

SIPENKI berbasis web programming. Tujuan program ini

mempercepat akses informasi mengenai penilaian kinerja pegawai dan menjamin keakuratan penilaian kinerja pada kriteria yang berbeda untuk menentukan kebijakan unit personalia dalam reward, punishment, dan employee of the year. Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi dan menganalisis prosedur penilaian kinerja pegawai SEAMEO BIOTROP 2. Menganalisis sistem yang dibutuhkan untuk penilaian kinerja pegawai SEAMEO BIOTROP 3. Merancang dan mendisain kebutuhan sistem penilaian kinerja pegawai SEAMEO BIOTROP

1.4. Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Manfaat bagi Peneliti: a. Peneliti dapat memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman kerja sesuai dengan bidang keahlian masing-masing. b. Peneliti mampu mengidentifikasi masalah dan memberikan alternatif pemecahan masalah dalam dunia kerja melalui penerapan ilmu sesuai dengan bidang keahlian masing-masing. 2. Manfaat bagi SEAMEO BIOTROP: Sarana penting dalam mengelola data penilaian kinerja pegawai yang berdampak pada meningkatnya kinerja perusahaan dan meningkatnya kualitas sumberdaya manusia dan teknologi dengan diberlakukannya sistem tersebut. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Berdasarkan perumusan masalah dan tujuan dari penelitian yang telah dipaparkan, maka ruang lingkup penelitian ini adalah model pengolahan data absensi pegawai, proses penilaian kinerja aplikasi, dan format laporan dari sistem penilaian kinerja pegawai. Penelitian dilakukan di SEAMEO BIOTROP selama tiga bulan yaitu dari bulan Desember 2008 hingga Maret 2009.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian dan Proses Penilaian Kinerja Secara

umum,

penilaian

kinerja

merupakan

suatu

proses

membandingkan kinerja karyawan dengan standar yang ditetapkan oleh organisasi. Secara lebih khusus, Fisher (1990), mengemukakan bahwa penilaian kinerja merupakan proses dimana kontribusi karyawan terhadap organisasi selama periode tertentu dinilai. Sedangkan menurut Dessler (2000), penilaian kinerja didefinisikan sebagai (usaha) mengevaluasi kinerja karyawan pada saat ini dan masa lalu dikaitkan dengan standar kinerjanya. Pengertian penilaian kinerja yang lebih strategis diberikan oleh Noe (2000), menurutnya penilaian kinerja hanya merupakan salah satu bagian dari proses manajemen kinerja secara luas. Manajemen kinerja didefinisikan sebagai suatu proses di mana manajer yakin bahwa aktivitas dan output karyawan telah sesuai dengan sasaran organisasi. Manajemen kinerja merupakan sebagai pusat pencapaian keunggulan kompetitif. Atas dasar pengertian di atas, menurut Noe (2000), sistem manajemen kinerja memiliki tiga bagian, yaitu pertama, pendefinisian kinerja. Sistem manajemen kinerja dikhususkan bagi aspek-aspek kinerja yang relevan terhadap organisasi, terutama yang diperoleh melalui analisis jabatan. Kedua, adalah pengukuran kinerja, yaitu mengukur aspek-aspek kinerja melalui penilaian kinerja (Noe, 2000). Proses penilaian kinerja ini menurut Dessler (2000), mencakup merancang standar kerja, menilai kinerja aktual karyawan dikaitkan dengan standarnya, dan memberikan umpan balik kepada karyawan dengan tujuan memberikan motivasi kepada karyawan, dengan maksud untuk memperkecil kekurangan kinerja atau sebaliknya mempertahankan kinerja di atas standar.

Noe (2000) menyatakan bahwa, dengan adanya umpan balik, karyawan dapat melakukan penyesuaian kinerja mereka dengan sasaran organisasi, karena mereka telah mengetahui seberapa baik mereka telah berkinerja dibanding dengan standar/sasaran organisasi. Penilaian dan umpan balik kinerja dapat menjadi proses yang sarat dengan emosi, yang secara dramatis mempengaruhi sikap karyawan terhadap organisasi dan diri mereka sendiri. Jika digunakan secara efektif, penilaian kinerja dapat meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan, sebaliknya jika digunakan secara tidak memadai dapat mempunyai dampak yang merugikan. Penilaian dan umpan balik kinerja dapat terjadi baik secara formal maupun informal. Penilaian dan umpan balik kinerja secara informal adalah ketika supervisor memberitahu dan berkomentar terhadap kinerja di saat terjadi kinerja baik atau buruk. Sedangkan penilaian dan umpan balik kinerja yang lebih formal merupakan suatu kajian kinerja tahunan yang terstruktur, di mana supervisor menilai setiap kinerja karyawan dengan menggunakan prosedur penilaian resmi, yaitu suatu sistem/prosedur yang dirancang oleh organisasi untuk menilai/mengevaluasi kinerja karyawan secara reguler dan sistematis. Penggunaan metode formal atau informal tersebut lebih banyak dipengaruhi oleh ukuran organisasi. Organisasi yang lebih besar cenderung menggunakan kedua-duanya, baik formal maupun informal. Sebaliknya, organisasi yang lebih kecil, cenderung hanya menggunakan metode informal. Modul ini hanya memfokuskan pada metode/sistem penilaian kinerja formal 2.2. Fungsi Penilaian Kinerja Ada beberapa fungsi dan kegunaan yang dapat diperoleh dari penilaian kinerja. Salah satu penggunaan penilaian kinerja yang paling umum menurut Byars dan Rue (1997), adalah untuk pembuatan keputusan administratif yang berkaitan dengan promosi, pemberhentian, pemutusan hubungan kerja dan peningkatan upah berdasarkan atas jasa karyawan.

Penilaian kinerja merupakan bagian dari sistem reward dan hukuman suatu organisasi. Karyawan yang menerima hasil evaluasi baik, cenderung untuk menerima reward organisasional, seperti upah yang meningkat atau menerima bonus, sedangkan bagi karyawan yang menerima hasil evaluasi jelek, akan menerima sanksi (hukuman) organisasional, seperti penurunan pangkat atau pemecatan. Keputusan personalia umum lain yang berhubungan

dengan

penilaian kinerja

adalah

transfer

dan

pendisiplinan karyawan (Byars dan Rue, 1997). Sasaran mengaitkan keputusan upah dan masalah personel lain dengan level kinerja, pada dasarnya untuk memotivasi karyawan agar bekerja lebih baik, tetapi ini bukan pekerjaan yang mudah. Berbagai persyaratan harus dipenuhi, seperti kinerja individu harus dinilai secara akurat, reward yang diberikan harus benar-benar bernilai bagi karyawan, dan organisasi harus mengembangkan suatu sistem reward berdasarkan kinerja, di mana karyawan harus memiliki persepsi bahwa sistem tersebut dilaksanakan secara fair. Jika karyawan melihat reward yang diberikan adalah atas dasar sikap pilih-kasih atau intrik-intrik politik, maka sistem tersebut akan gagal. Informasi penilaian kinerja juga dapat memberikan input yang dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan, baik individu maupun organisasi. Sebagai contoh, informasi penilaian kinerja dapat digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan secara individual. Data ini, selanjutnya dapat digunakan untuk membantu menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan organisasi secara keseluruhan. Penggunaan lain dari pentingnya penilaian kinerja adalah mendorong peningkatan kinerja. Dalam hal ini, penilaian kinerja digunakan sebagai alat berkomunikasi dengan karyawan mengenai bagaimana mereka bekerja dan saran yang diperlukan untuk merubah perilaku, sikap, keahlian atau pengetahuan. Ini merupakan tipe umpan balik yang menjelaskan kepada karyawan tentang pekerjaan yang diharapkan oleh manajer.

Terakhir, di samping untuk hal-hal tersebut di atas, informasi yang berasal dari penilaian kinerja dapat digunakan sebagai input untuk validasi prosedur seleksi, dan input untuk perencanaan sumber daya manusia (Byars dan Rue, 1997). 2.3. Langkah-langkah Penilaian Penilaian menyediakan informasi yang dapat melayani sasaran organisasi dan mengikuti peraturan, maka sistem penilaian/evaluasi kinerja harus memberikan data yang akurat dan reliabel. Menurut Ivancevich (1992), kemampuan menghasilkan data yang akurat dan reliabel akan meningkat jika mengikuti suatu proses sistematis yang terdiri dari enam langkah, yaitu: 1. mengadakan standar kinerja untuk setiap posisi dan kriteria evaluasinya, 2. mengadakan kebijaksanaan evaluasi kinerja berkaitan dengan kapan penilaian dilakukan, seberapa sering dan siapa yang harus menilai, 3. memiliki penilai yang mengumpulkan data kinerja karyawan, 4. memiliki penilai yang mengevaluasi kinerja karyawan, 5. mendiskusikan evaluasi tersebut dengan karyawan, 6. membuat keputusan dan menyimpan hasil evaluasi tersebut. Langkah pertama dari penilaian formal pada dasarnya telah selesai ketika suatu organisasi mengadakan analisis jabatan. Salah satu alasan utama diadakan analisis jabatan adalah untuk memperoleh deskripsi jabatan, dan satu bagian penting dari deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan yang jelas tentang dimensi dan kinerja yang diharapkan dari pemegang jabatan. Di samping itu, analisis jabatan juga harus menetapkan bagaimana dimensi dan standar tersebut akan diukur. Ivancevich (1992) mengemukakan dimensi kinerja atas karyawan yang dinilai disebut kriteria evaluasi, sebagai contoh kriteria evaluasi adalah, kualitas pekerjaan, kuantitas pekerjaan dan biaya pekerjaan. Menurut Ivancevich (1992), suatu kriteria yang efektif harus memiliki karakteristik sebagai berikut.

1. Relevan, yaitu suatu pengukuran kinerja harus sesuai dengan output aktual dari pemegang jabatan. 2. Sensitivitas, yaitu suatu kriteria harus dapat mencerminkan perbedaan antara orang yang berkinerja tinggi dan yang berkinerja rendah. Artinya, kinerja yang tinggi dan rendah harus menerima nilai kriteria yang secara akurat menggambarkan perbedaan kinerja mereka. 3. Praktis, yaitu kriteria harus mudah diukur dan pengumpulan data dilakukan secara efisien. Evaluasi harus dilakukan atas dasar kinerja aktual atau potensial, hal ini berdasarkan pada tujuan utama evaluasi suatu fungsi manajemen sumber daya manusia. Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, ada tiga tujuan utama penilaian/evaluasi kinerja yaitu untuk: 1. Meningkatkan kinerja. 2. Pertimbangan promosi. 3. Penyesuaian gaji dan upah. Jika tujuan utamanya untuk peningkatan kinerja atau penyesuaian upah, evaluasi harus didasarkan pada kinerja aktual. Jika tujuan utamanya adalah kemungkinan promosi, maka evaluasi yang digunakan didasarkan pada kinerja aktual atau potensial. Artinya, untuk evaluasi jabatan yang kini dipegang digunakan dasar kinerja aktual sedangkan untuk jabatan yang akan dipegang digunakan kinerja potensial. Penilaian dengan cara demikian juga digunakan untuk keputusan seleksi. 1. Kapan penilaian/evaluasi dilakukan dan seberapa sering? Menurut Ivancevich (1992), ada dua keputusan dasar yang dapat dibuat berkaitan dengan pemilihan waktu (timing) penilaian kinerja, yaitu kapan dilakukan penilaian dan seberapa sering dilakukan penilaian. Berkaitan dengan kapan dilakukan penilaian ada tiga alternatif yang dapat digunakan alternatif pertama, dapat dilakukan secara arbitrari, artinya waktu untuk penilaian/evaluasi ditentukan secara sembarang, tidak berdasarkan alasan yang kuat (masuk akal). Alternatif kedua, setiap karyawan dievaluasi dengan jadwal waktu tunggal. Alternatif ketiga, jadwal evaluasi adalah pada saat penyelesaian dari suatu siklus tugas.

Penilaian dilakukan berdasarkan waktu, yaitu tahunan, tengah tahunan, atau kuartalan. Penilaian kinerja yang perlu mendapat perhatian adalah umpan balik kinerja harus diberikan sesering mungkin. 2. Siapa yang harus menilai/mengevaluasi? Dalam banyak kasus, penilaian/evaluasi karyawan dilakukan oleh manajer operasi (supervisor). Namun demikian, banyak juga perusahaan menggunakan penilai lain untuk melengkapi penilaian/evaluasi yang dilakukan supervisor tersebut. Beberapa penilaian tersebut adalah sebagai berikut (Ivancevich, 1992). a. Dinilai oleh suatu komite yang terdiri dari beberapa atasan Atasan yang dipilih adalah mereka yang paling mungkin mempunyai hubungan kerja langsung dengan karyawan. Pendekatan ini memiliki keuntungan karena mengurangi bias yang ada pada atasan, di samping dapat memberikan tambahan informasi untuk penilaian, khususnya jika pendekatan ini mengikuti suatu format pertemuan kelompok. b. Dinilai oleh teman kerja (Peer) Dalam sistem penilaian teman kerja, teman kerja tersebut harus mengetahui tingkat kinerja karyawan yang sedang dinilai. Agar sistem ini dapat bekerja, disarankan bagi teman kerja yang menilai, mereka harus saling percaya antara yang satu dengan lainnya dan tidak berkompetisi untuk tampil dan promosi. Pendekatan ini bermanfaat jika tugas dari unit kerja memerlukan kontak kerja yang sering diantara teman kerja. c.

Dinilai oleh bawahan Pendekatan ini lebih bermanfaat untuk aspek-aspek penilaian kinerja yang bersifat pengembangan. Para manajer tidak akan mungkin mau dinilai oleh bawahan, jika informasi tersebut akan digunakan untuk tujuan administratif (misal, untuk promosi). Sebaliknya, mereka akan menerima pendekatan tersebut, jika digunakan untuk pengembangan.

d. Dinilai oleh orang dari luar (Teknik Pengamatan Lapangan) Metode ini menggunakan penilai khusus dari luar pekerjaan tertentu yang dinilai, seperti ahli manajemen sumber daya manusia. Pendekatan

seringkali membutuhkan biaya banyak, sehingga umumnya hanya digunakan unluk pekerjaan yang penting-penting saja. Satu hal penting yang perlu dipertimbangkan dalam metode ini, adalah penilai dari luar tidak cukup banyak memiliki data sebagaimana yang dimiliki oleh penilai dari dalam. Di samping itu, menggunakan penilai dari luar menunjukkan suatu pendekatan yang agak tidak normal untuk penilaian kinerja. e. Dinilai oleh dirinya sendiri (Self-Evaluation) Karyawan menilai dirinya sendiri dengan menggunakan teknik yang digunakan oleh penilai lain. Pendekatan ini lebih sering digunakan untuk aspek penilaian kinerja yang bersifat pengembangan. Teknik ini juga digunakan untuk menilai karyawan yang bekerja dalam tempat yang terisolasi. Meskipun organisasi umumnya skeptis terhadap objektivitas metode ini, namun riset menunjukkan bahwa penilaian diri sendiri dapat berkorelasi cukup bagus dengan penilai dari supervisor, khususnya jika karyawan memiliki informasi tentang kinerja teman kerjanya. f.

Dinilai dengan kombinasi pendekatan Kombinasi pendekatan dapat digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Sebagai contoh, penilaian supervisor dapat dilengkapi dengan (misalnya) self-evaluation atau evaluasi/penilaian teman kerja (peer). Dengan menggunakan penilaian diri sendiri dan supervisor secara bersama-sama, akan memungkinkan adanya diskusi yang bermakna mengenai kinerja masa lampau dan suatu area di mana pengembangan dibutuhkan. Menurut

Ivancevich

(1992),

contoh

penggunaan

program

kombinasi adalah pada Glendale Federal Saving and Loan Association, California (Ivancevich, 1992). Program ini memiliki tiga elemen penting: 1. Manajer dan karyawan secara independen mengisi dengan lengkap suatu instrumen evaluasi, 2. Komunikasi dua arah (antara penilai dengan yang dinilai) tentang kinerja pekerjaan, sasaran karier dan tambahan tanggung jawab pekerjaan, 3. Manajerial level atas, mengamati penilaian yang telah lengkap.

Program pendekatan multi melibatkan sejumlah level manajerial yang telah diterima dengan baik. Manajer menyelesaikan evaluasi mereka tepat waktu, dan data kunci mengenai pelatihan dan pengembangan disarikan dan formulir penilaian. 2.4. Pendekatan untuk Mengukur Kinerja Noe (2000), mengemukakan sejumlah pendekatan untuk mengukur kinerja yang didasarkan pada atribut, perilaku dan hasil kerja karyawan serta perbandingan secara menyeluruh di antara kinerja karyawan sebagai berikut. 1. Pendekatan Komparatif Pendekatan komparatif untuk mengukur kinerja berisi teknik-teknik yang menuntut penilai untuk membandingkan kinerja individu dengan individu lain. Pendekatan ini biasanya menggunakan suatu penilaian secara menyeluruh terhadap kinerja atau nilai dari seorang individu, dan berusaha membuat ranking dari individu-individu tersebut dalam suatu kelompok tertentu. Sedikitnya ada tiga teknik yang masuk ke dalam pendekatan komparatif, yaitu ranking, forced distribution dan paired comparison. a. Ranking adalah teknik sederhana yang dapat digunakan oleh para rnanajer untuk meranking karyawan dalam departemen mereka dari kinerja yang tertinggi hingga kinerja terendah (terjelek) dengan cara, menuliskan daftar nama-nama karyawan untuk dinilai pada sisi kiri lembar kertas penilaian. Pilih karyawan yang bernilai paling bagus dari daftar tersebut, dan beri tanda silang. Kemudian letakkan (pindahkan) nama karyawan tersebut pada daftar paling atas di sisi sebelah kanan kertas penilaian. Selanjutnya, pilih dan beri tanda silang nama karyawan yang bernilai paling jelek dari daftar pada kolom sebelah kiri, dan pindahkan pada daftar terbawah dari kolom sebelah kanan. Ulangi proses ini untuk seluruh nama pada daftar di sebelah kiri lembar kertas penilaian. Daftar nama-nama yang telah dihasilkan pada kolom sebelah kanan menunjukkan suatu ranking karyawan dari yang paling bernilai bagus hingga yang bernilai jelek.

b. Distribusi yang Dipaksakan (Forced Distribution) Teknik ini juga menggunakan format ranking, tetapi karyawan yang diranking dimasukkan ke dalam kelompok. Teknik ini menuntut penilai untuk membandingkan kinerja karyawan dan menempatkan suatu persentase karyawan tertentu pada berbagai level kinerja. Teknik ini beranggapan level kinerja dalam suatu kelompok karyawan akan didistribusikan sesuai dengan bentuk genta (lonceng) atau kurve normal. Sebagai contoh, penilai dituntut untuk menilai, misalnya, 60 persen karyawan adalah memenuhi harapan, 20 persen melampaui harapan dan 20 persen tidak memenuhi harapan. c. Pembandingan Berpasangan (Paired Comparison) Teknik ini akan lebih baik diilustrasikan dengan contoh (Byars dan Rue, 1997). Katakan seorang penilai akan menilai enam orang. Nama-nama individu yang dinilai didaftar pada sisi sebelah kiri lembar penilaian. Penilai, kemudian membandingkan karyawan pertama dengan karyawan kedua pada kriteria kinerja yang telah dipilih, seperti kuantitas kerja. Jika penilai percaya bahwa karyawan pertama telah menghasilkan kerja lebih banyak daripada karyawan kedua, maka tanda centang (v) ditempatkan pada nama karyawan pertama. Penilai, selanjutnya, membandingkan karyawan pertama dengan karyawan ketiga, keempat, kelima dan keenam pada kriteria kinerja yang sama, dan menempatkan tanda centang pada nama karyawan yang menghasilkan kerja yang paling banyak dalam setiap pasang pembandingan. Proses diulang hingga setiap karyawan telah dibandingkan dengan setiap karyawan lain pada semua kriteria kinerja yang dipilih. Karyawan dengan tanda centang

terbanyak

dinyatakan

sebagai

berkinerja

terbaik.

Sebaliknya, karyawan dengan tanda centang paling sedikit dinyatakan berkinerja terjelek. Teknik ini akan menghadapi masalah, jika karyawan yang dibandingkan lebih banyak.

2. Pendekatan Atribut Pendekatan ini memusatkan perhatiannya pada sejauh mana individu memiliki atribut tertentu (ciri atau sifat) yang diyakini diperlukan untuk keberhasilan perusahaan. Teknik yang digunakan dalam pendekatan ini cenderung untuk menetapkan seperangkat sifat (seperti

inisiatif,

kepemimpinan

dan

kemampuan

bersaing/competitiveness) dan menilai individu pada sifat-sifat tersebut. Tabel 1. Contoh Skala Penilaian Grafik No.

Penilaian

Dimensi Kinerja

1. 2. 3.

Pengetahuan Komunikasi Pertimbangan Keahlian 4. manajerial 5. Kualitas kerja 6. Kerja tim Keahlian 7. interpersonal 8. Inisiatif 9. Kreatifitas Pemecahan 10. masalah

Terkemuka Prima Patut dihargai 5 4 3 5 4 3 5 4 3

Cukup 2 2 2

Jelek 1 1 1

5

4

3

2

1

5 5

4 4

3 3

2 2

1

5

4

3

2

5 5

4 4

3 3

2 2

5

4

3

2

Sumber: Noe (2000). Penilaian Grafik (Graphic Rating Scales) Bentuk yang paling umum dari pendekatan atribut adalah skala penilaian grafik. Dalam teknik ini, penilai dihadapkan pada seperangkat sifat sebagaimana ditunjukkan dalam Tabel 1, dan meminta penilai menilai karyawan pada setiap karakteristik yang telah didaftar. Dalam contoh, daftar sifat dinilai dengan lima poin skala penilaian. Jumlah karakteristik yang dinilai bervariasi dari yang memiliki nilai sedikit (seperti 1) hingga nilai terbesar (seperti 5). Penilaian dapat dalam bentuk serangkaian kotak (discrete scale), atau dapat berbentuk skala kontinyu (misal, 1, 2, 3, ....,9). Penilai mempertimbangkan seorang karyawan pada satu waktu dan melingkari atau memberi tanda (misal, x) pada nomor atau atribut yang menyatakan berapa banyak atau tinggi sifat yang dimiliki seorang individu.

3. Pendekatan Keperilakuan Pendekatan ini berusaha untuk mendefinisikan perilaku karyawan yang harus efektif dalam pekerjaan (Noe, 2000). Berbagai macam teknik mendefinisikan perilaku tersebut, selanjutnya meminta manajer untuk menilai sejauh mana karyawan berkinerja. Berikut akan dibahas tiga teknik yang tergantung pada pendekatan keperilakuan (Noe, 2000). a. Insiden Kritis (Critical Incidents) Teknik ini menuntut penilai untuk membuat catatan-catatan tertulis dari suatu peristiwa/insiden sebagaimana peristiwa itu terjadi (Byars dan Rue, 1997). Insiden yang dicatat harus mencakup perilaku kerja yang menggambarkan baik kinerja yang memuaskan maupun yang tidak memuaskan dari karyawan yang dinilai. Sebagaimana yang berhasil dicatat sepanjang waktu, insiden tersebut memberikan suatu basis bagi penilaian kinerja dan memberikan umpan balik kepada karyawan. Kelemahan utama dari pendekatan ini adalah, penilai dituntut untuk mencatat peristiwa secara teratur dan terus-menerus hingga membuat perasaan bosan dan memakan banyak waktu. Di samping itu, definisi peristiwa

kritis

merupakan

hal

yang

tidak

jelas

yang

dapat

diinterpretasikan secara berbeda oleh orang yang berbeda. Teknik ini juga dapat menimbulkan friksi antara manajer dan karyawan apabila karyawan menganggap manajer menyembunyikan catatan untuk mereka. b. Skala Penilaian Berdasarkan Perilaku (Behaviorally Anchored Rating Scale/BARS) Teknik ini dirancang untuk menilai perilaku yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara berhasil (Byars dan Rue, 1997). Fokus teknik ini bukan pada hasil kinerja, tetapi pada perilaku fungsional yang ditunjukkan pada pekerjaan. Asumsinya adalah bahwa perilaku fungsional tersebut akan dihasilkan dalam kinerja pekerjaan yang efektif. Kebanyakan BARS menggunakan istilah dimensi pekerjaan, yang dimaksudkan sebagai kategori tugas dan tanggung jawab yang luas yang memperbaiki pekerjaan. Tiap-tiap pekerjaan dimungkinkan untuk memiliki beberapa dimensi pekerjaan, dan sebaiknya digunakan skala

secara terpisah untuk masing-masing pekerjaan tersebut. Tabel 2. menggambarkan suatu BARS yang ditulis untuk dimensi pekerjaan yang ditemukan

di

banyak

pekerjaan

dan

perencanaan

manajerial,

pengorganisasian dan penjadwalan tugas-tugas proyek. Nilai skala nampak pada sisi kiri tabel dan definisi kategori kinerja spesifik. Dasar (anchor), yang nampak pada sisi sebelah kanan, adalah pernyataan tertulis spesifik mengenai perilaku aktual yang menunjukkan level kinerja pada lawan skala yang merupakan dasar (anchor) tertentu. Penilaian kinerja menggunakan BARS menuntut penilai membaca daftar anchor pada setiap skala, untuk menemukan kelompok anchor yang paling baik dalam mendeskripsikan perilaku pekerjaan karyawan selama periode pengamatan. Nilai skala lawan kelompok anchor kemudian dicek. Proses ini diikuti oleh semua dimensi yang teridentifikasi. Umumnya BARS dikembangkan melalui serangkaian pertemuan yang dihadiri oleh manajer dan pemegang jabatan yang mencakup tiga tahap sebagai berikut. 1. Manajer dan pemegang jabatan mengidentifikasi dimensi pekerjaan yang relevan. 2. Manajer dan pemegang jabatan

menulis dasar perilaku untuk

masing-masing dimensi pekerjaan. Sebanyak mungkin dasar (anchor) harus ditulis untuk masing-masing dimensi. 3. Manajer dan pemegang jabatan meraih suatu konsensus berkaitan dengan nilai skala untuk digunakan dan pengelompokan pernyataan dasar (anchor) bagi setiap nilai skala.

Tabel 2. Contoh Skala Pengukuran Berdasarkan Keperilakuan Nilai Skala

Dasar (Anchors) Mengembangkan rencana proyek komprehensif, mendokumen secara baik, memperoleh pengesahan yang diperlukan, dan mendistribusikan rencana kepada seluruh anggota. Merencanakan, mengkomunikasikan, mengobservasi peristiwa penting: kondisi dari minggu ke minggu di mana proyek berada dalam kaitannya dengan rencana. Memelihara kemutakhiran bagan penyelesaian proyek dan bagian-bagian yang belum dikerjakan dan menggunakan data ini untuk memberi rasa optimis modifikasi jadwal yang diperlukan. Aturlah semua bagian-bagian dan jadwalkan masingmasing bagian. Puaskan ketidakleluasaan waktu pelanggan. Bikin daftar batas tanggal dan merevisinya sesuai perkembangan proyek. Rencana didefinisikan secara jelek, jadwal waktu tidak realistik menjadi hal umum. Tidak memiliki rencana waktu jadwal kerja bagianbagian yang akan dikerjakan. Jarang dapat menyelesaikan proyek, karena kurang perencanaan dan tidak serius.

7 ( ) Prima

6 ( ) Sangat bagus

5 ( ) Bagus 4 ( ) Rata-rata 3 ( ) Di bawah rata-rata 2 ( ) Sangat jelek 1 ( ) Ditolak Sumber: Byars dan Rue (1997).

c. Skala Observasi Berhubungan dengan Perilaku (Behavioral Observation Scales/BOS) Teknik ini merupakan variasi dari BARS. Sebagaimana BARS, BOS dikembangkan dari kejadian kritis untuk mengidentifikasi serangkaian

perilaku

mengembangkan

BOS,

yang

menutupi

pertama

adalah

ranah

pekerjaan.

dengan

Untuk

mengidentifikasi

kelompok kejadian yang berkaitan dengan perilaku yang memiliki kemiripan antara yang satu dengan lain, dan membentuknya dalam dimensi kinerja. Dalam Tabel 2, menunjukkan empat butir perilaku yang digunakan untuk menilai kinerja supervisor garis pertama dalam pabrik manufaktur. Dalam format penilaian BOS ini, 25 butir yang berhubungan dengan perilaku telah teridentifikasi. Skor maksimum adalah 125 (25 x 5) dan skor minimum adalah 25. Supervisor dengan skor di atas 115 dinilai berkinerja prima, sedangkan skor antara 25-34 dinilai sangat jelek (Ivancevich, 1992). Masing-masing perusahaan yang menggunakan BOS harus menentukan arti dan pentingnya skor total bagi karyawan yang dinilai.

Sebagaimana teknik BARS, teknik BOS ini juga tidak jelas keunggulannya atas format skala penilaian alternatif Salah satu keterbatasan yang sangat signifkan dari pendekatan BOS adalah dari segi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk pengembangannya, khususnya untuk penggunaan secara aktual dalam penilaian. 4. Manajemen Berdasarkan Sasaran Pendekatan goal setting untuk penilaian kinerja atau manajemen berdasarkan sasaran (MBO) lebih umum digunakan untuk profesional dan karyawan manajerial. Proses MBO secara khas berisi langkah-langkah sebagai berikut (Byars dan Rue, 1997). a. Membuat definisi pernyataan secara jelas dan tepat tentang sasaran kerja yang akan dilakukan oleh karyawan. b. Membuat suatu rencana tindakan yang menunjukkan bagaimana sasaran tersebut dapat dicapai. c. Membiarkan karyawan mengimplementasikan rencana tindakan. d. Mengukur pencapaian sasaran. e. Mengambil tindakan korektif bila perlu. f. Membuat sasaran baru di masa mendatang. Sistem MBO dapat berhasil, beberapa persyaratan harus dipenuhi. Pertama, sasaran harus dapat dikuantifikasikan dan diukur. Sasaran juga harus menantang untuk dicapai dan harus dinyatakan secara tertulis, jelas, ringkas dan tidak ambigius. Tabel 3 menunjukkan contoh pernyataan sasaran yang jelek dan yang lebih baik. Kedua, MBO juga mensyaratkan karyawan berpartisipasi dalam proses penyusunan sasaran. Partisipasi aktif karyawan juga penting dalam pengembangan rencana tindakan. Ketiga, agar MBO sukses maka sasaran dan rencana tindakan harus bertindak sebagai basis diskusi reguler antara manajer dan karyawan berkaitan dengan kinerja karyawan.

Tabel 3. Contoh Bagaimana Mengembangkan Sasaran Kerja Jelek : untuk memaksimalkan produksi Lebih baik : meningkatkan produksi sebesar 10 persen dalam tiga bulan mendatang Jelek : untuk mengurangi tingkat absensi Lebih baik : membuat rata-rata tidak lebih dari tiga hari absen per karyawan per tahun Jelek : tidak boros bahan mentah. Lebih baik : boros yang tidak lebih dari dua persen bahan mentah Jelek : meningkatkan kualitas produksi Lebih baik : memproduksi dengan tidak lebih dua persen per 100 unit produksi Sumber: Byars dan Rue, 1997.

2.5.

Masalah-masalah Penilaian Kinerja dan Cara Mengatasinya 1. Beberapa kesalahan dalam penilaian Masalah-masalah proses penilaian kinerja haruslah dikenali dan diminimalkan oleh penyelia yang terlatih, orang yang seyogyanya tidak hanya mengetahui masalah-masalahnya saja, tetapi juga mempelajari bagaimana menghindari kesalahan-kesalahan penilaian yang lazim terjadi. Semua metode penilaian kinerja merupakan subyek bagi kesalahan, tetapi manajemen dapat menghalau kesalahan-kesalahan dan permasalahan penilaian kinerja melalui pelatihan (Simamora, 1997). a. Bias Penyelia Kesalahan paling lazim yang ada dalam setiap metode penilaian adalah kesadaran atau ketidaksadaran bias kepenyeliaan (supervisory bias). Bias-bias tersebut tidak berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan, dan dapat bermuara dari karakteristik yang berkaitan dengan organisasi seperti senioritas, keanggotaan pada sebuah tim atletik perusahaan, atau hubungan dekat dengan kalangan puncak.

b. Hallo Effect Pada saat seorang penyelia membiarkan satu aspek tertentu dari kinerja karyawan mempengaruhi aspek lainnya yang sedang dievaluasi, maka terjadilah efek halo (hallo effect). Opini pribadi penilai mempengaruhi pengukuran

kinerja

karyawan.

Beberapa

individu

mempunyai

kecenderungan memberikan penilaian kinerja dengan menilai sama semua dimensi atau karakteristik yang tengah dinilai. Karenanya, orang yang dinilai tinggi pada kuantitas pekerjaan akan juga dinilai pada tinggi pada kualitas, tinggi pada inisiatif, tinggi pada kerja sama, dan seterusnya. c. Central Tendency Penyelia mungkin menjumpai sulit dan tidak menyenangkan untuk mengevaluasi beberapa karyawan lebih tinggi atau lebih rendah daripada yang lainnya, meskipun kinerja mereka memperlihatkan perbedaan yang nyata. Permasalahan yang ditimbulkan oleh tendensi terpusat adalah membuat penilaian kinerja hampir tidak mungkin mengidentifikasi karyawan yang sangat efektif yang merupakan calon untuk promosi di satu pihak ataupun permasalahan karyawan yang membutuhkan konseling dan pelatihan di pihak yang lain. d. Leniency Penyelia yang tidak berpengalaman atau yang buruk mungkin memutuskan cara yang paling mudah untuk menilai kinerja, yaitu dengan memberikan setiap orang nilai evaluasi yang tinggi. Penyelia mungkin mempercayai bahwa karyawan-karyawan akan merasa bahwa mereka telah dinilai secara akurat, atau bahkan meskipun mereka tahu bahwa mereka dinilai secara tidak akurat, hal ini hanya merupakan keuntungan belaka bagi mereka. Bias kemurahan hati seperti itu tidak dikehendaki karena hasilnya para karyawan bakal terlihat lebih kompeten

dari

kenyataan

yang

sesungguhnya.

Pada

akhirnya,

kekurangan akurasi penilaian ini mengarah kepada perputaran karyawan di antara karyawan-karyawan terbaik yang pindah ke organisasi lain

yang sanggup menilai kinerja mereka secara akurat dan memberikan mereka pengakuan yang berdasar. e. Strictness Kadang-kadang penyelia secara konsisten memberikan nilai-nilai yang rendah meskipun beberapa karyawan mungkin telah mencapai tingkat kinerja rata-rata atau di atas rata-rata. Masalah keketatan ini adalah kebalikan

dari

masalah

kemurahan

hati.

Dalam

praktiknya,

permasalahan-permasalahan keketatatn tidaklah seluas permasalahan kemurahan hati. f. Recency Idealnya, penilaian kinerja karyawan haruslah didasarkan pada observasi yang sistematik dari kinerja karyawan sepanjang seluruh periode penilaian (umumnya 1 tahun). Adalah merupakan sifat manusia bagi penyelia untuk lebih mengingat kejadian-kejadian yang baru saja terjadi daripada kejadian-kejadian di masa lalu. g. Pengaruh-pengaruh Organisasional Pada intinya, penilai cenderung memperhitungkan kegunaan akhir data penilaian pada saat mereka menilai bawahan-bawahan mereka. Apabila mereka meyakini bahwa promosi-promosi dan kenaikan-kenaikan gaji tergantung pada nilai-nilai kinerja, mereka cenderung memberikan nilainilai tinggi. Dalam hal ini penyelia cenderung membela bawahanbawahan mereka. h. Standar-standar Evaluasi Masalah-masalah dengan standar evaluasi muncul karena perbedaanperbedaan konseptual dalam makna kata-kata yang dipakai untuk mengevaluasi karyawan-karyawan. Dengan demikian, kata-kata “baik, memadai, memuaskan, dan sangat bagus” dapat mempunyai arti yang berbeda bagi masing-masing evaluator.

2. Mengatasi Kesalahan dalam Penilaian Potensi melakukan kesalah dalam penilaian kinerja adalah sangat besar. Salah satu pendekatan untuk mengatasi permasalahan ini adalah dengan membuat pemurnian dalam desain metode penilaian (Byars dan Rue, 1997). Sebagai contoh, metode distribusi yang dipaksakan berusaha mengatasi kesalahan akibat kelonggaran dan kecenderungan sentral. BARS didesain untuk mengurangi kesalahan efek halo, kelonggaran dan kecenderungan sentral. Namun demikian, oleh karena instrumen yang dimurnikan seringkali tidak dapat mengatasi semua hambatan-hambatan, maka di sini tidak nampak kemungkinan bahwa pemurnian instrumen penilaian akan secara total mengatasi kesalahan dalam penilaian kinerja. Suatu pendekatan yang lebih menjanjikan untuk mengatasi kesalahan dalam penilaian kinerja adalah meningkatkan keahlian penilai. Penilai harus dilatih untuk dapat mengobservasi perilaku lebih akurat dan memberikan pertimbangan lebih fair. Riset mendalam diperlukan sebelum seperangkat topik yang definitif untuk pelatihan penilai dapat diadakan. Minimal, penilai harus menerima pelatihan dalam metode penilaian kinerja yang digunakan oleh perusahaan. Disamping itu, topiktopik seperti pentingnya peranan penilai dalam proses penilaian total, penggunaan informasi penilaian kinerja, dan keahlian berkomunikasi perlu diberikan dalam kaitannya untuk memberikan umpan balik kepada karyawan. 2.6. Sistem Informasi Manajemen Manajemen adalah berkaitan dengan pembagian tanggung jawab, yang menjamin tidak akan terjadinya tumpang tindihnya pekerjaan. Sedangkan administrasi berkaitan dengan sistem pencatatan pada setiap penanggung jawab serta pelaporan antar penanggung jawab yang telah ditetapkan dalam manajemen tersebut. Sistem informasi manajemen merupakan prosedur pemrosesan data berdasarkan komputer yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan diintegrasikan dalam taraf tertentu dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung

proses pengambilan keputusan dan berbagai fungsi manajemen lainnya (McLeod, 2004). 2.7. Analisa Sistem Informasi Analisa sistem merupakan suatu

cara yang ditempuh untuk

menganalisa data yang diperoleh dalam suatu proses guna menghasilkan suatu keluaran yang diinginkan (McLeod, 2004). Sistem informasi tidak selalu harus berbasis komputer. Bisa saja pengolahan data dilakukan dengan cara manual maupun perpaduan manual dengan basis komputer. 2.8. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) Sistem pendukung keputusan merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mempertinggi efektifitas pengambil keputusan dari masalah semi terstruktur. Sistem ini bertujuan untuk menghasilkan informasi yang berkaitan langsung dengan proses pengambil keputusan baik yang bersifat semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur (Daihani, 2001). 2.9. Pemrograman Berorientasi Objek Pemrograman berorientasi Objek merupakan teknik pemrograman yang menggunakan objek. Objek merupakan hasil program yang menyatakan paket dari data dan fungsionalitas yang terkait. Pemrograman berorientasi objek pada dasarnya mempunyai tiga konsep: Encapsulation, Polymorphism, dan Inheritance (Suharli, 2005). a. Encapsulation Encapsulation (pembungkusan) adalah konsep bahwa implementasi dari objek tidak tergantung pada interface-nya. Dengan kata lain, aplikasi berinteraksi dengan objek melalui interface yang terdiri dari property dan method yang dideklarasikan sebagai public. b. Polymorphism Polymorphism adalah kemampuan dari class berbeda untuk menyatakan implementasi/penggunaan yang berbeda bagi interface (publik) yang sama. Polymorphism memungkinkan metode dan property dari objek

dipanggil tanpa memperdulikan implementasi khusus dari member tersebut. c. Inheritance Inheritance merupakan teknik yang menyatakan bahwa anak dari objek akan mewarisi data/atribut dan metode dari induknya langsung. Atribut dan metode dari objek diturunkan kepada anak objek, demikian seterusnya. Inheritance memungkinkan kita untuk menggunakan class sebagai dasar dari class baru yang akan dibuat dan menambahkan member lain jika diperlukan. 2.10 Basis Data Basisdata adalah suatu koleksi dari data-data yang saling terkait secara logika (beserta deskripsinya), yang dirancang dan diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Basisdata hanya satu, di dalamnya terdapat kumpulan data yang didefinisikan hanya sekali, dan digunakan secara bersamaan oleh banyak pengguna. Semua data dalam basisdata saling terintegrasi sehingga jumlah duplikasi data dapat diminimalkan (Connolly dan Begg, 2002). Sistem manajemen basisdata adalah aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur basisdata, hubungan antar-data dalam basisdata, serta berbagai formulir dan laporan yang berkaitan dengan basisdata itu. Basisdata yang dikendalikan oleh sistem manajemen basisdata adalah satu set catatan data yang berhubungan dan saling menjelaskan (McLeod, 2004). 2.11. Diagram Konteks Diagram konteks berfungsi untuk memetakan model lingkungan, menjelaskan aliran data yang keluar dan masuk dari dan ke sistem, dan mengidentifikasikan kelompok pengguna yang melakukan komunikasi dengan sistem. Terminator (entitas luar) pada diagram konteks harus diperlihatkan karena bukan merupakan bagian dari sistem. Penyimpanan data tidak boleh ada pada diagram konteks karena merupakan bagian dari sistem (Pressman, 2005).

2.12. Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) atau diagram aliran data adalah sebuah diagram atau grafik yang menggambarkan aliran data informasi dan transformasi yang dilakukan pada saat data mengalir dari input ke output. DFD digambarkan dengan simbol-simbol ditunjukkan pada Tabel 4 (Pressman, 2005). Tabel 4. Deskripsi Gambar DFD No

1

Simbol Entitas

1. 2.

3.

2

Proses

3

Aliran data

4

Keterangan

1. 2.

3. a. b.

c. Data Store

d. e.

f.

Organisasi, departemen, manusia, sistem lain Menerima masukan dan keluaran Mengizinkan duplikasi Mentransformasikan masukan menjadi keluaran Merepresentasikan aktivitas manual dan otomatis Harus memiliki minimal aliran data satu masukan dan satu keluaran Panah mempresentasikan arah aliran data Pada awal atau akhir pada sebuah proses Harus diberi penjelasan untuk menggambarkan data yang di transfer Penyimpanan data diantara proses yang terjadi Hanya dihubungkan dengan proses Mengizinkan duplikasi

2.13. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut McLeod (2004), diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram) atau ERD, mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasikan jenis entitas dan hubungannya. ERD terbagi dari tiga elemen dasar seperti terlihat pada Gambar 1.

Entity

Relationship

Attribute

Gambar 1. Elemen Dasar Pada ERD (McLeod, 2004)

a. Entity (Entitas) Jenis entitas (entity type) dapat berupa suatu elemen lingkungan, sumber daya, atau transaksi. Jenis entitas didokumentasikan dalam ERD dengan segi empat. b. Relationship (Hubungan) Relationship (hubungan) adalah suatu asosiasi yang ada di antara dua jenis entitas. Hubungan digambarkan dengan belah ketupat. c. Attribute (Attribut) Attribut adalah suatu identitas yang dimiliki oleh entity. Attribute dapat bersifat multivalued. Attribut digambarkan dengan oval. 2.14. Model Sekuensial Linier Model sekuensial linier atau model air terjun (waterfall) mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Gambar 2 menggambarkan model sekuensial linier untuk perangkat lunak (Pressman, 2005). Komunikasi

Perencanaan

Pemodelan

Pengujian

Pemeliharaan

Gambar 2. Model Sekuensial Linier (Pressman, 2005) Model sekuensial linier meliputi aktivitas-aktivitas sebagai berikut: 1. Komunikasi Aktivitas ini melibatkan komunikasi dan kolaborasi dengan customer dan meliputi pengumpulan data.

2. Perencanaan Aktivitas ini menetapkan sebuah rencana untuk membangun sebuah perangkat lunak. Aktivitas ini menggambarkan sifat produk yang akan dibangun, resiko yang mungkin terjadi, sumber yang dibutuhkan, cara kerja produk yang akan dibangun, dan jadwal kerja. 3. Pemodelan Aktivitas ini menggambarkan model design yang disepakati oleh pengembang dan customer sehingga keduanya mengerti dengan kebutuhan dan design dari produk. 4. Pengujian Aktivitas ini dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan bahwa input yang dibatasi akan memberikan hasil aktual yang sesuai dengan hasil yang dibutuhkan. 5. Pemeliharaan Perangkat lunak yang telah dibangun selanjutnya diserahkan kepada customer yang selanjutnya dievaluasi oleh customer. Aktivitas ini akan mengakibatkan perubahan pada perangkat lunak karena perangkat lunak harus disesuaikan dengan perubahan didalam lingkungan eksternalnya. 2.15. Metode Pengujian Black-Box Metode pengujian Black-Box merupakan pengujian yang diperoleh dari pengujian spesifikasi program atau komponen. Proses pengujian ini dapat ditentukan dengan mempelajari masukan dan kemungkinan hasilnya. Pada metode ini penguji hanya fokus pada fungsional suatu perangkat lunak bukan pada implementasi perangkat lunak. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut: 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, 2. Kesalahan interface, 3. Kesalahan dalam struktur data atau akses basis data internal, 4. Kesalahan kinerja, 5. Inisialisasi dan kesalahan terminasi (Pressman, 2005).

2.16. Penelitian Terdahulu Sunjaya (2006) dalam penelitiannya yang berjudul Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja pada SEAMEO BIOTROP, melakukan penelitian dengan tujuan untuk melakukan pengembangan terhadap sistem penilaian kinerja pada HRM unit, SEAMEO BIOTROP. Perbaikan dilakukan dengan cara menganalisis, merancang, dan mengembangkan suatu sistem penilaian kinerja yang lebih user friendly dan hasil laporan yang lebih layak untuk dijadikan sebagai bahan pendukung keputusan direktur untuk mencari pegawai terbaik setiap tahunnya. Penerapan analisis yang digunakan pada penelitian ini dengan pendekatan analisis terstruktur berorentasi aliran data dengan sistem perangkat lunak yang digunakan adalah Visual Basic 6.0 dan basis data Microsoft Access. Setelah dilakukan uji coba pada HRM unit terhadap sistem tersebut, maka Sistem Penilaian Kinerja telah memenuhi berbagai kebutuhan informasi nilai kinerja pegawai yang dibutuhkan oleh pihak manajerial. Pendekatan analisis terstruktur yang menggunakan alat bantu diagram alir sistem (orientasi aliran data) lebih memudahkan dalam pengembangan suatu sistem informasi manajemen yang diantaranya bagian penilaian kinerja.

III. METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Permasalahaan yang dihadapi dalam memenuhi kebutuhan akan sistem penilaian kinerja pegawai dapat diatasi dengan memberikan berbagai fitur yang diperlukan pada SEAMEO BIOTROP, maka perlu dirancang dan dikembangkan suatu sistem yang baru. Digunakan sebagai input untuk validasi prosedur seleksi, dan input untuk perencanaan sumber daya manusia.Kerangka pemikiran SIPENKI dapat dilihat pada Gambar 3. Meneliti & Menganalisis Prosedur Penilaian Kinerja Pegawai

Menganalisis Kebutuhan Sistem Merancang & Mendisain SIPENKI Pengembangan SIPENKI berbasis WEB Penerapan & Pengujian SIPENKI Operasi & Pemeliharaan SIPENKI

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Sistem Penilaian Kinerja Pegawai Kerangka pemikiran yang dirancang dan dikembangkan pada sistem penilaian kinerja pegawai di atas yaitu: 1. Meneliti dan menganalisis prosedur-prosedur, formulir-formulir, formform penilaian kinerja pegawai dan laporan-laporan. 2. Melakukan analisis terhadap permasalahan dalam penilaian kinerja dan berbagai kebutuhan pada sistem baru yang akan dikembangkan. Akuisisi pengetahuan

dilakukan

dengan

cara

melakukan

observasi

dan

wawancara langsung dengan kepala unit dan pegawai yang menangani bagian kepegawaian.

3. Merancang dan mendisain sistem penilaian kinerja pegawai yang dapat mengatasi berbagai permasalahan pada sistem yang lama dan dapat memenuhi kebutuhan akan sistem yang memberikan berbagai fitur-fitur pendukung sistem kepegawaian karyawan diperusahaan. 4. Mengembangkan suatu sistem penilaian kinerja pegawai yang berfokus pada sistem kepegawaian dengan membuat sebuah program komputer berbasis web berdasarkan disain sistem yang dilakukan. Pada tahap ini dilakukan proses translasi analisis dan perencanaan ke bahasa pemrograman yang akan dilakukan. 5. Menerapkan dan menguji sistem yang telah dibuat terhadap data yang ada, sampai dapat dioperasikan dengan memuaskan. 6. Mengoperasikan dan memelihara sistem penilaian kinerja pegawai. Berdasarkan analisis kebutuhan maka dibuatlah rancangan sistem penilaian kinerja pegawai menggunakan sistem kepegawaian pada SEAMEO BIOTROP yang akan diimplementasikan. Struktur sistem ini akan diperlukan untuk mempermudah mengidentifikasi keperluan sistem yang akan dibuat. Hasil analisis yang dilakukan pada tahapan tersebut, maka terbentuklah kerangka evaluasi kinerja pegawai. Tahapan analisis awal dimulai dengan mengidentifikasi fungsi dari pegawai-pegawai yang ada di SEAMEO BIOTROP. Setelah diidentifikasi terdapat tiga fungsi pegawai, yaitu scientist, supporting staff, dan security. Tiap fungsi-fungsi pegawai kemudian diberikan kriteria-kriteria penilaian yang sesuai dengan fungsinya yang kemudian akan diaplikasikan ke dalam sistem penilaian kinerja. Hasil dari penilaian kinerja tersebut diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai SEAMEO BIOTROP. 3.2. Metode Penelitian 3.2.1 Pengumpulan Data Lokasi penelitian dilakukan di SEAMEO BIOTROP yang beralamat di Jl. Raya Tajur Km. 6, Bogor. Waktu penelitian dilakukan dari bulan Desember 2008 hingga Maret tahun 2009. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.

Data primer adalah data yang didapatkan peneliti langsung dari sumber aslinya. Adapun data sekunder diperoleh dari beberapa literatur, penelitian terdahulu maupun publikasi elektronik. Beberapa metode pengumpulan data dalam penelitian ini sebagai berikut : 1. Studi Literatur atau Studi Pustaka Landasan teori-teori yang digunakan penulis diperoleh selama kuliah melalui sumber-sumber literatur dan buku-buku yang berkaitan dengan penelitian ini. Informasi yang diperoleh merupakan data sekunder yang berasal dari literatur-literatur yang terkait baik langsung maupun tidak langsung untuk melengkapi data primer yang didapat perusahaan. 2. Metode Peninjauan Lapangan (Observasi) Penelitian dilakukan dengan mengunjungi HRM unit untuk memperoleh data yang diinginkan dan juga memperoleh penjelasan langsung dari pimpinan atau pegawai yang terkait dengan sistem yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang sedang dibahas dan keluhan-keluhan yang ada serta memperoleh informasi yang lebih rinci. 3. Metode Wawancara Metode wawancara digunakan untuk melengkapi data digunakan secara langsung dengan head unit IT, head unit HRM dan deputy direktur, sehingga penulis mendapatkan banyak pengetahuan mengenai pengelolaan pelayanan. 4. Metode Dokumentasi Mencari data yang diperlukan sesuai dengan variabel yang diteliti, baik berupa catatan, laporan dan dokumen. Catatan, laporan dan dokumen diperoleh dari HRM unit kemudian disesuaikan dengan kebutuhan sistem.

3.2.2 Pengolahan dan Analisis Data Hal utama yang dilakukan pada tahapan ini adalah mengidentifikasi permasalahan pada sistem. Beberapa langkah yang dilakukan dalam melakukan pengidentifikasian masalah tersebut adalah sebagai berikut: a. Wawancara dan diskusi dilakukan dengan pihak unit Information of Technology, hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan serta kendala yang dihadapi oleh pihak pengguna b. Menganalisis kebutuhan basis data c. Mengumpulkan data yang digunakan pada sistem. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan melalui wawancara dan diskusi yang dilakukan untuk kebutuhan program, maka akan terlihat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengembangan sistem, antara lain: a. Pihak head unit, HRM unit dan deputy director dapat melakukan penambahan atau manipulasi data pegawainya masing-masing. b. Pihak head unit, HRM unit dan deputy director dapat melakukan penilaian terhadap kinerja pegawainya masing-masing pada sistem c. Pihak Human Resource Management Unit dapat menyimpan status absen pegawai 3.3. Merancang dan Mendisain Sistem SIPENKI merupakan perangkat lunak yang membantu pihak head unit dalam menilai kinerja pegawainya masing-masing, HRM unit dalam menilai kinerja satpam, deputy director dalam menilai kinerja peneliti dan head unit dan membantu pihak human resources management unit dalam menyimpan status absen pegawai. Selain itu perangkat lunak ini juga membantu pegawai yang terdaftar dalam sistem untuk mencari dan melihat informasi nilai.

3.4. Output yang Diharapkan SIPENKI merupakan sistem yang bertujuan untuk mengolah nilai kinerja, menampilkan nilai pegawai, daftar absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran. Output yang diharapkan dapat digunakan sebagai penunjang keputusan manajerial di SEAMEO BIOTROP. Proses penilaian pegawai pada sistem adalah sebagai berikut: a. Pihak head unit, HRM unit dan deputy director diberikan account agar dapat mengakses SIPENKI b. Pihak head unit, HRM unit dan deputy director memasukkan nilai pegawai pada sistem, selanjutnya sistem akan mengolah nilai tersebut c. Nilai yang sudah ada akan dimasukkan ke dalam SIPENKI d. Hasil penilaian yang telah diolah akan ditampilkan dalam bentuk lembar penilaian dan grafik penilaian

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Southeast Asian Ministers of Education Organization (SEAMEO) atau Organisasi Menteri-Menteri Pendidikan Asia Tenggara

merupakan

lembaga antar pemerintah (intergovernmental body) yang didirikan pada tanggal 30 November 1965 untuk mendorong kerjasama

antar bangsa-

bangsa Asia Tenggara melalui kegiatan pendidikan, sains dan budaya. Negara anggota SEAMEO antara lain

Brunei Darussalam, Cambodia,

Indonesia, Laos PDR, Malaysia, Myanmar, Philippines, Singapore, Thailand, dan Vietnam. Selain itu SEAMEO juga memiliki anggota luar biasa (associates members) antara lain: Australia, Kanada, Perancis, Jerman, Belanda, New Zealand, dan Norwegia. Selama kurun waktu 36 tahun organisasi ini telah mendirikan sebelas Pusat Wilayah (Regional Centre), yang mempunyai berbagai ragam aktifitas dan lokasinya tersebar di beberapa negara anggotanya, yaitu: 1. SEAMEO-BIOTROP (Regional Centre for Tropical Biology) didirikan pada tahun 1968 di Bogor, Indonesia 2. SEAMEO-SEARCA (Regional Centre for Graduate Study and Research in Agriculture) didirikan pada tahun 1967 di Los Banos, Laguna, Filipina 3. SEAMEO-INNOTECH (Regional Centre for Educational Innovation and Technology) didirikan pada tahun 1970 di Quezon City, Filipina 4. SEAMEO-RECSAM (Regional Centre for Education in Science and Mathematics) didirikan pada tahun 1867 di Penang, Malaysia 5. SEAMEO-RELC (Regional Language Centre) didirikan pada tahun 1968 di Singapura 6. SEAMEO-RIHED (Regional Centre for Higher Education) didirikan pada tahun 1993 di Bangkok, Thailand 7. SEAMEO-RETRAC (Regional Training Centre) didirikan di Ho Chi Minh City, Vietnam

8. SEAMEO-SEAMOLEC (Regional Open Learning Centre) didirikan di Jakarta, Indonesia 9. SEAMEO-SPAFA (Regional Centre for Archeology and Fine Arts) didirikan pada tahun 1971 di Bangkok, Thailand 10. SEAMEO-VOCTECH (Regional Centre for Vacational and Technology Education) didirikan pada tahun 1989 di Bandar Seri Begawan, Brunei Darusallam 11. SEAMEO-TROPMED (Regional Centre for Higher Education for Tropical Medicine and Public Health Projects) di Bangkok. SEAMEO BIOTROP adalah salah satu pusat dari Organisasi Menteri-Menteri Pendidikan Asia Tenggara (Southeast Asian Minister of Education Organization disingkat SEAMEO) yang didirikan berdasarkan keputusan Sidang Dewan Menteri-Menteri Pendidikan Asia Tenggara ketiga (3rd SEAMEO Conference) yang berlangsung di Singapura pada tanggal 6-9 Februari 1968, dengan nama awal Regional Centre for Training, Research and Post-Graduate Study in Tropical Biology. Pembentukannya didasarkan pada rekomendasi Feasibility Team and A Task Force yang ditunjuk pada tahun 1967 dalam rangka mempertimbangkan empat usulan yang diajukan oleh Indonesia pada 2nd SEAMEO Conference yang berlangsung di Manila, Filipina pada tanggal 25-26 November 1966. Pada pertemuan kedua Dewan Penasehat (2nd Advisory Council Meeting) nama tersebut diubah menjadi SEAMEO Regional Centre for Tropical Biology yang disingkat menjadi BIOTROP yang dipakai sampai sekarang. Selama periode 1969-1972 SEAMEO-BIOTROP bernaung di bawah Lembaga Biologi Nasional Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LBN LIPI) yang berlokasi di Kebun Raya Bogor. Kemudian sejak tanggal 5 Juni 1972 SEAMEO-BIOTROP telah menempati gedung tersendiri milik LBN (terpisah secara administratif). Mulai pada tahun 1978 SEAMEO-BIOTROP menempati gedung baru di Jalan Raya Tajur km.6 Bogor. Visi SEAMEO BIOTROP adalah menjadi pusat unggulan regional untuk bidang biologi tropika di Asia Tenggara. Untuk mewujudkannya, misi SEAMEO BIOTROP adalah menyediakan kepemimpinan pada area

strategis dan kritis dari segala yang berhubungan dengan biologi tropika untuk wilayah dan memajukan jaringan regional dan persekutuannya pada pengembangan sumber daya manusia, riset, konsultasi, penyebaran informasi, dan aktivitas lainnya yang terkait dengan biologi tropika serta untuk menjamin keberlangsungan program-program tersebut. 4.1.1 Tujuan SEAMEO BIOTROP Tujuan berdirinya SEAMEO BIOTROP antara lain: a. Mengadakan penelitian di bidang keanekaragaman hayati dan lingkungan b. Melakukan pengembangan sumber daya manusia melalui pendidikan

formal,

pelatihan,

workshop,

seminar

serta

simposium c. Mengembangkan kemampuan organisasi untuk menginisiasi dan mengelola perubahan pembangunan d. Memberikan pengarahan dalam jaringan kerjasama, serta hubungan melalui peningkatan kerjasama atau kolaborasi dengan negara anggota SEAMEO, juga dengan negara atau organisasi yang terkait lainnya e.

Memastikan kemandirian finansial dan daya dukung SEAMEO BIOTROP.

4.1.2 Kegiatan SEAMEO BIOTROP Mandat SEAMEO BIOTROP adalah membantu negara anggota untuk mengidentifikasi masalah-masalah kritis dalam bidang biologi. Solusinya diharapkan dapat meningkatkan pembangunan ekonomi di negara masing-masing. Selain itu, BIOTROP juga menyelenggarakan penelitian, publikasi, pelatihan, dan kegiatan lain yang terkait dalam bidang biologi di dalam maupun di luar Indonesia. Pada awalnya SEAMEO BIOTROP dicangkokkan kepada Lembaga Biologi Nasional (LBN) yang terletak di Kebun Raya Bogor. Sejak bulan Juni 1978, SEAMEO BIOTROP berpindah ke

gedung sendiri yang dibangun di atas tanah milik Institut Pertanian Bogor seluas 3,5 Hektar yang sekarang berkembang menjadi seluas sepuluh hektar. Pendanaan dari Pemerintah Indonesia, dan berbagai donor, SEAMEO BIOTROP telah melaksanakan kegiatan pelatihan dan penelitian di bawah payung tiga program utama: Biologi Hutan Tropika, Biologi Hama Pertanian Tropika dan Biologi Perairan Tropika. Tiga program tersebut tetap berlanjut menjadi fokus SEAMEO BIOTROP dalam Pengembangan Lima Tahun ke 3, 4, dan 5 (1983-1988, 1988-1993, 1993-1998). Selama periode 1973-1997, SEAMEO BIOTROP telah memberikan kontribusi yang cukup nyata terhadap akumulasi pengetahuan ilmiah di bidang biologi tropika dan pengembangan sumber daya manusia di Asia Tenggara melalui kegiatan penelitian, pelatihan dan penyebaran informasi. 7th Five-Year Plan (2002-2007) Rencana Pengembangan Lima Tahun ke Tujuh terdapat tiga payung program yang telah ditetapkan untuk menjawab lingkungan yang berubah dan menjaga relevansinya. Payung program yang dimaksudkan adalah: 1. Ekosistem Tropis dan Dampak Lingkungan a. Struktur dan fungsi ekosistem tropika b. Sistem produksi tropika c. Pemodelan ekosistem 2. Konservasi Keanekaragaman Hayati dan Pembangunan yang berkelanjutan a. Preservasi dan konservasi keanekaragaman hayati b. Pemanfaatan secara lestari sumberdaya biologi 3. Bioteknologi dan Manajemen Hama a. Pengendalian hama b. Teknologi bioremediasi dan pengendalian polusi c. Bioteknologi pertanian dan kehutanan

Adapun kegiatan yang dilakukan SEAMEO BIOTROP adalah: 1. Penelitian Pelaksanaan penelitian yang dilaksanakan oleh SEAMEO BIOTROP, harus didasarkan kepada program payung yang telah ditetapkan. Penelitian-penelitian ini didanai baik oleh Pemerintah Republik Indonesia maupun Badan Internasional. Pelaksanaannya bekerja dengan badan-badan/lembaga yang ada di dalam maupun di luar negeri. 2. Pelatihan Sesuai dengan Program Payung yang telah ditetapkan, SEAMEO BIOTROP juga menyelenggarakan program pelatihan internasional/regional maupun nasional. Pelatihan dilaksanakan dengan bantuan dana dari SEAMEO Educational Development Fund (SEDF) atau bekerjasama dengan organisasi internasional. Pelatihan boleh diikuti oleh mereka yang menyediakan dananya sendiri (fee paying participants). Periode kursus jangka pendek umumnya sekitar dua minggu. Kegiatan pelatihan merupakan perpaduan antara kuliah dan praktik (di lab maupun lapangan). 3. Program Khusus / Graduate Study Program Program Strata-2 dalam bidang Teknologi Informasi untuk Pengelolaan Sumberdaya Alam merupakan program internasional yang diberikan oleh Institut Pertanian Bogor.

Program ini

dilaksanakan oleh BIOTROP bekerjasama dengan Royal Road University dan Kanada. 4. Training Program Sesuai dengan Program Payung yang telah ditetapkan, SEAMEO BIOTROP juga menyelenggarakan program pelatihan internasional/regional maupun nasional. Program ini dibiayai oleh SEDF, Sponsor Agency, atau Paying Participants.

4.1.3

Struktur SEAMEO BIOTROP Secara organisasi sebenarnya SEAMEO BIOTROP masih di bawah koordinasi IPB. BIOTROP merupakan salah satu lembaga penelitian IPB. Struktur organisasi SEAMEO BIOTROP dapat dilihat pada Gambar 5. Atau untuk lengkapnya dapat dilihat pada Gambar 6. SEAMEO Council

Governing Board

High Officials

Rector of IPB

Ketua LPPM IPB

SEAMES Director BIOTROP Director

Ketua PBTI IPB

DDPM DDRMC

Researchers

Unit Heads/Coordinators

Command Technicians/Unit Assistants Coordination/functional

Gambar 4. Struktur SEAMEO BIOTROP

Gambar 5. Struktur Organisasi SEAMEO BIOTROP

Tabel 5. Struktur Organisasi SEAMEO BIOTROP Executive Officers: Director Deputy Director for Programme and Marketing Deputy Director for Resources Management and Communication Academic Staff: Aquatic Ecology Biotechnology Biological Control of Weeds Environmental Biology Forest Natural Product Herbarium, Taxonomy Mycology, Pest of Stored Products Remote Sensing and Ecology Sylviculture, Forestry Administrative Staff: Finance Unit Head Facility Management Unit Head General Administration Unit Head Human Resource Management Unit Head Information Technology Unit Head Information Resource Unit Head Enterprise Development Center Head Laboratory Coordinator Master of Science in IT for Natural Resources Management Head

4.1.4

:

Dr. Bambang Purwantara, DVM, MSc

:

-

:

Dr.Ir. Irdika Mansur, M.For.Sc

: : : : : : : : :

Dr. Sutrisno Sukimin Dr. Nurita Toruan-Mathius, MS Dr. Soekisman Tjitrosoemitro Dr. Tania June Dr. Hilman Affandi Dr. Sri Tjitrosoedirjo Dr. Okky S. Dharmaputra Dr. Vincentius Siregar Dr. Supriyanto

: : :

Mr. Denas Yuni Ms. Wati Madyawati Mrs. Moidy Beriajaya

:

Mr. Asep Syarief Hidayat, SE

: :

Mr. Harry Imantho, M.Sc Mr. Iwan Setiawan, PM Dr. Hartrisari H

:

Mr. Sunjaya

:

Dr. Hartrisari H

Fungsi dan Tugas SEAMEO BIOTROP Adapun fungsi dan tugas SEAMEO BIOTROP antara lain:

a. Membangun pusat regional yang berstandar internasional b. Menyediakan program-program yang relevan dan unggul dalam training, pengembangan penelitian, penyebaran informasi, dan analisis kebijakan c. Menyediakan kemampuan internasional untuk memulai dan mengelola perubahan serta pembangunannya d. Memperkuat kemampuan SEAMEO untuk memenuhi kebutuhan negara anggota secara efektif dan efisien e. Mengembangan penelitian dan pengembangan (litbang) di bidang pendidikan, sains dan kebudayaan

f. Meningkatkan kerjasama di antara negara anggota dan negara lainnya, serta organisasi-organisasi yang relevan g. Memastikan viabilitas keuangan dengan mengeplorasi sumbersumber pendanaan alternatif. 4.2. Fungsi dan Tugas HRM Fungsi dari unit HRM, antara lain: a. Menghasilkan layanan kepegawaian yang berdaya guna untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menciptakan suasana kerja yang kondusif, efisien, kerjasama produktif untuk kesejahteraan pegawai. Adapun tugas unit HRM adalah: a. Memetakan analisa jabatan dan uraian tugas pekerjaan untuk memenuhi kebutuhan unit-unit kerja. b. Memproses pengadaan pegawai yang diperlukan. c. Pengawasan kinerja seluruh pegawai dalam rangka memelihara dan meningkatkan

produktifitas

serta

pelayanan

publik

SEAMEO

BIOTROP. d. Menerbitkan surat-surat kepegawaian e. Memproses, menyimpan,

memelihara data kepegawaian serta

menyiapkannya setiap saat diperlukan. f. Menyiapkan layanan transportasi dinas bagi pimpinan, pegawai, dan tamu SEAMEO BIOTROP. g. Mengkoordinasi program pengembangan pegawai. h. Mengkoordinasi program perlindungan pegawai. i. Mengkoordinasi pengamanan kampus SEAMEO BIOTROP. j. Menyiapkan layanan program kerja magang bagi siswa Sekolah Menengah Kejuruan dan Perguruan Tinggi. k. Mengoordinasi rapat Executif Committee (EXCOM).

4.2.1

Kegiatan HRM Unit Human Resource Management (HRM) merupakan salah satu unit yang ada di SEAMEO BIOTROP. Dalam melaksanakan tugasnya, unit ini lebih tertuju pada manajemen internal perusahaan karena berkaitan dengan manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di dalamnya. Adapun dasar operasional Unit HRM ini, yaitu: a. Enabling Instrument SEAMEO BIOTROP b. Standing Rules and Guidelines 1997 SEAMEO BIOTROP c. Pegawai Rules and Regulations 1998 SEAMEO BIOTROP d. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian di Indonesia. Lingkup kegiatan unit HRM ini, antara lain: 1. Pengawasan Kinerja a. Memonitor data kehadiran pegawai. b. Pengisian data/rekap absen (dinas luar, sakit, ijin, cuti, dan alpa). c. Penilaian kinerja pegawai oleh atasan masing-masing. d. Peringatan atas pelanggaran disiplin kerja. e. Penyerahan laporan kinerja pegawai. f. Penghargaan prestasi kerja dan sanksi disiplin (percobaan sampai pemberhentian kontrak kerja). 2. Pengelolaan Dokumen Kepegawaian a. Menerbitkan surat pengangkatan pegawai. b. Menyimpan

dan

memelihara

bukti

fisik

dokumen

kepegawaian Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan non PNS. c. Membuat database kepegawaian dengan dukungan sistem yang dikembangkan unit Information Technology (IT). d. Mengurus dokumen pendukung perjalanan dinas pegawai ke luar negeri, seperti ijin dan visa. e. Menyiapkan dokumen kepegawaian setiap saat diperlukan.

3. Pengembangan Pegawai a. Menyertakan pegawai dalam kegiatan pelatihan, lokakarya, dan seminar yang sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan SEAMEO BIOTROP. b. HRM Unit Head mengikuti pelatihan ahli pengadaan barang dan jasa pemerintah pada Desember 2007. c. Menyelenggarakan Echo Seminar Series sebagai tanggung jawab keikutsertaan dalam kegiatan pengembangan pegawai. d. Melakukan pengkajian, penilaian, serta promosi pegawai untuk peningkatan karir sesuai dengan kebutuhan SEAMEO BIOTROP. 4.3. Perancangan Sistem Sistem penilaian kinerja pegawai berbasis web ini dibangun dengan menggunakan metode waterfall yang mempunyai beberapa tahapan. Tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem dimulai dari analisis kebutuhan suatu sistem hingga pemeliharaan sistem. Analisis kebutuhan suatu sistem merupakan fase awal yang sangat penting, karena dari fase analisis

dapat

ditentukan

sejauh

mana

kebutuhan

suatu

sistem

dikembangkan. Fase analisis dan definisi persyaratan merupakan fase awal dari model pengembangan metode waterfall dan merupakan langkah pertama yang dilakukan ketika suatu sistem akan mulai dibangun. Masalahmasalah

mengenai

sistem

serta

pengumpulan

kebutuhan

sistem

diidentifikasikan pada fase ini. 4.3.1

Analisis dan Definisi Kebutuhan Tahap ini merupakan tahap pengumpulan kebutuhan yang diperlukan dalam membangun sistem penilaian kinerja pegawai. Tahap ini mempelajari permasalahan yang dihadapi oleh calon pengguna dan berusaha untuk mencari solusi dari permasalahan tersebut dengan melakukan analisis terlebih dahulu.

Hal utama yang dilakukan pada tahapan ini adalah mengidentifikasi permasalahan pada sistem. Beberapa langkah yang dilakukan dalam melakukan pengidentifikasian masalah tersebut adalah sebagai berikut: a. Wawancara dan diskusi Wawancara

dilakukan

dengan

pihak

Human

Resources

Management Unit, Information TechnologyUnit, dan Deputy Director yang dapat dilihat pada Lampiran 3. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan serta kendala yang dihadapi oleh pihak pengguna b. Menganalisis kebutuhan basis data c. Mengumpulkan data yang digunakan pada sistem Dari hasil analisis yang dilakukan, muncul beberapa poin yang harus diperhatikan dalam pengembangan sistem, antara lain: a. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director dapat melakukan penambahan atau manipulasi data staffnya masing-masing. b. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director dapat melakukan penilaian terhadap kinerja staffnya masing-masing pada sistem. c. Pihak Human resource management unit dapat menyimpan status absen pegawai. d. Semua staff dan peneliti yang terdaftar dalam sistem dapat melihat nilainya masing-masing. 4.3.2

Deskripsi Perangkat Lunak SIPENKI merupakan perangkat lunak yang membantu pihak Head Unit dalam menilai kinerja staffnya masing-masing, HRM dalam menilai kinerja satpam, Deputy Director dalam menilai kinerja peneliti dan Head Unit dan membantu pihak human resources management unit dalam menyimpan status absen pegawai. Disamping itu perangkat lunak ini juga membantu pegawai yang terdaftar dalam sistem untuk mencari dan melihat informasi nilai.

4.3.3 Deskripsi Umum Sistem Sistem penilaian kinerja pegawai (SIPENKI) merupakan sistem yang bertujuan untuk menampilkan nilai staff, daftar absensi, daftar kehadiran harian, daftar kehadiran bulanan, grafik nilai dan grafik kehadiran. Penilaian kinerja sangat bermanfaat bagi perencanaan kebijakan organisasi. Adapun secara terperinci penilaian kinerja bagi organisasi adalah : a. Penyesuaian-penyesuaian kompensasi b. Perbaikan kinerja c. Kebutuhan latihan dan pengembangan d. Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi, pemecatan, pemberhentian dan perencanaan tenaga kerja e. Untuk kepentingan penelitian pegawai f. Membantu diagnosis terhadap kesalahan disain pegawai. Proses pencatatan nilai staff pada sistem adalah sebagai berikut: a. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director memasukkan biodata pegawai dan memberikan account kepada pegawai agar dapat mengakses SIPENKI b. Pihak Head Unit, HRM dan Deputy Director memasukkan nilai pegawai pada sistem, selanjutnya sistem akan mengolah nilai tersebut c. Hasil penilaian yang telah diolah akan ditampilkan dalam bentuk lembar penilaian dan grafik penilaian d. Pegawai dapat melihat nilai dalam bentuk lembar penilaian atau grafik berdasarkan account yang dimilikinya

Penilaian kinerja di SEAMEO BIOTROP dibagi ke dalam tiga kriteria, yaitu: 1.

Staf BIOTROP yang akan dinilai langsung oleh Head Unit. a. Absensi / kehadiran b. Kehadiran rapat (meeting) c. Jumlah tugas yang diselesaikan (x / tugas) d. Hari terlambat penyelesaian tugas e. Inisiatif Penilaian kinerja di SEAMEO BIOTROP dibagi ke dalam tiga kriteria, yaitu: 2. Staf BIOTROP yang akan dinilai langsung oleh Head Unit. f. Absensi / kehadiran g. Kehadiran rapat (meeting) h. Jumlah tugas yang diselesaikan (x / tugas) i. Hari terlambat penyelesaian tugas j. Inisiatif 2. Staf peneliti yang akan dinilai langsung oleh Deputy Director. a. Absensi / kehadiran b. Kehadiran rapat (meeting) c. Hari terlambat penyelesaian tugas d. Publikasi jurnal e. Publikasi prosiding f. Publikasi technical report g. Penelitian internasional h. Penelitian nasional i. Training / seminar internasional j. Training / seminar nasional k. Nilai proyek l. Presentasi makalah sbg (resources person) m. Paten

3. Staf keamanan yang akan dinilai langsung oleh HRM memiliki kriteria yang sama dengan staf BIOTROP pada umumnya, hanya saja dibedakan pada shift kerja. 4.3.4 Lingkup Operasi Lingkup operasi memuat perangkat yang dibutuhkan dalam sistem, baik perangkat lunak dan perangkat keras pada sisi server maupun sisi client. 1. Perangkat Lunak Perangkat lunak pada sisi server yang dibutuhkan adalah: a. Sistem operasi Microsoft Windows 95/98/NT/2000/XP b. Server Web: Apache c. Server Sistem manajemen basis data: MySQL Perangkat lunak pada sisi client yang dibutuhkan adalah: a. Web browser mendukung grafis dan JavaScript: Microsoft Internet Explorer, Mozilla dan lain-lain b. Sistem operasi Microsoft Windows 95/98/NT/2000/XP 2. Perangkat Keras Perangkat keras pada server yang dibutuhkan oleh sistem adalah: a. Hardisk: minimum 20 Gb b. Processor: Pentium 4, 1.6 GHz atau lebih c. RAM: 512Mb Perangkat keras pada client yang dibutuhkan oleh sistem adalah: a. Processor: Pentium 800 MHz atau lebih b. RAM: 64 MB c. Mouse d. Keyboard 4.3.5 Kebutuhan Fungsional Beberapa kebutuhan dari sistem dispesifikasikan dalam bentuk kebutuhan fungsional. Perangkat lunak yang dibangun ini harus mencakup kebutuhan fungsional seperti pada Tabel 6.

Tabel 6. Kebutuhan Fungsional No

Kode Kebutuhan

Deskripsi Kebutuhan

1

F_SIPENKI-1.1

Hak akses untuk melakukan login berdasarkan username dan password. Setiap pengguna yang akan mengakses informasi dari sistem harus login terlebih dahulu, baik head unit, HRM unit dan deputy director maupun pegawai SEAMEO BIOTROP

2

F_SIPENKI-1.2

Melakukan manipulasi data pegawai, yaitu : Input, edit, dan delete dan hanya dilakukan oleh head unit, HRM unit dan deputy director

F_SIPENKI-1.3

Melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai berdasarkan kriteria tertentu. Penilaian terhadap kinerja pegawai dalam sebuah unit hanya dapat dilakukan oleh Head Unit, penilaian terhadap peneliti dan Head Unit hanya boleh dilakukan oleh Deputy Director dan penilaian terhadap satpam hanya boleh dilakukan oleh HRM

3

4

F_SIPENKI-1.4

5

F_SIPENKI-1.5

6

F_SIPENKI-1.6

7

F_SIPENKI-1.7

8

F_SIPENKI-1.8

9

F_SIPENKI-2.1

10

F_SIPENKI-2.2

11

F_SIPENKI-2.3

12

F_SIPENKI-2.4

Menyimpan data absen pegawai seperti status absen (sakit, izin, tugas luar, dan cuti) dan waktu absensi (tanggal dan jam). Kebutuhan ini hanya dilakukan oleh HRM unit Mela006Bukan manipulasi terhadap kriteria penilaian pegawai, yaitu : input, edit, dan delete dan hanya dilakukan oleh head unit, HRM unit dan deputy director Melakukan manipulasi terhadap hari libur seperti tanggal, bulan dan keterangan hari libur. Manipulasi dapat berupa input, edit, dan delete (hanya dilakukan oleh administrator) Melakukan perubahan terhadap password pegawai. Fungsi ini dapat dilakukan oleh head unit untuk mengubah password staff dalam unitnya, deputy director untuk mengubah password peneliti dan head unit, HRM unit untuk mengubah password satpam. Fungsi ini juga dapat dilakukan oleh pegawai yang terdaftar dalam sistem untuk mengubah passwordnya sendiri Melakukan pencarian informasi seperti data kehadiran harian pegawai, data nilai pegawai dan data grafik nilai berdasarkan tahun kinerja. Menampilkan informasi penilaian kinerja pegawai untuk setiap bulan seperti informasi keadaan kehadiran pegawai (total jam kerja, absensi, dan keterlambatan) dan informasi hasil penilaian kinerja berdasarkan kriteria Menampilkan grafik penilaian kinerja pegawai selama satu tahun untuk setiap kriteria penilaian Menampilkan informasi kehadiran pegawai untuk setiap hari seperti tanggal kerja, jam masuk, jam keluar dan jumlah jam kerja Menampilkan grafik kehadiran pegawai selama satu tahun

4.3.6

Karakteristik Pengguna Pengguna aplikasi SIPENKI adalah HRM, deputy director, head unit dan stafnya masing-masing. Ketiga pengguna memiliki karakteristik dan hak akses yang dijelaskan pada Tabel 7.

Tabel 7. Karakteristik Pengguna Kategori Pengguna

Kode Fungsional

Deskripsi

Human resource management unit

F_SIPENKI-1.4 F_SIPENKI-1.6

Melakukan pengisian absen pegawai, melakukan pengisian hari libur nasional

HRM Unit, Deputy Director, Head Unit

F_SIPENKI-1.1 F_SIPENKI-1.2 F_SIPENKI-1.3 F_SIPENKI-1.5 F_SIPENKI-1.8 F_SIPENKI-2.1 F_SIPENKI-2.2 F_SIPENKI-2.3 F_SIPENKI-2.4

Melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai, melakukan manipulasi terhadap kriteria penilaian, menampilkan nilai pegawai, menampilkan grafik nilai pegawai, melakukan perubahan password

4.4. Model Konteks Model konteks bertujuan untuk memberikan Gambaran umum sistem serta menggambarkan input, proses, dan output yang diperlukan sistem. Pada sistem penilaian kinerja pegawai berbasis web ini terdiri atas dua entitas yang mempunyai dua hak akses berbeda. Entitas admin memiliki hak akses penuh terhadap sistem, yaitu melakukan manipulasi data, seperti menambah data, mengubah data, dan menghapus data, serta membuat user baru, dan mencetak data yang diperlukan. Sedangkan entitas user hanya bisa melakukan akses data sesuai yang diberikan oleh administrator. Gambar 8 menunjukkan model konteks sistem penilaian kinerja pegawai berbasis web pada SEAMEO BIOTROP. Proses yang terjadi pada model dimulai dari download database absensi pegawai dari mesin absensi, yang kemudian akan diolah oleh pihak Administrator. Download database dilakukan tiap akhir bulan, kemudian akan dilakukan penilaian hasil kinerja oleh pihak HRM unit, head unit dan deputy director. Setelah dilakukan penilaian, data absensi dan penilaian tersebut akan diolah dengan SIPENKI yang kemudian akan keluar output nilai kinerja selama satu bulan yang dapat diakses oleh seluruh pegawai.

Hasil cetak data Data download Info data

HasIl download

Username dan password valid Username dan password Data Info data

Admin

Sistem Informasi Pnilaian Kinerja Pegawai

Hasil download Data download Password user valid Password user

User

Data

Keyword Hasil cari Cetak data

Gambar 6. Model Konteks Sistem 4.5. Perancangan Perancangan adalah suatu proses menerjemahkan keperluan yang telah didefinisikan pada tahap analisis kemodel presentasi perangkat lunak. Tujuan perancangan ini untuk menghasilkan model atau Gambaran dari entitas yang nantinya dibuat. Perancangan sistem ini terdiri dari perancangan basis data, perancangan proses dan perancangan antarmuka. 4.5.1

Perancangan Proses Proses

spesifik

dari

SIPENKI

dideskripsiskan

pada

perancangan proses. Perancangan proses tersebut meliputi Data Flow Diagaram level 0 (DFD level 0) dan DFD level 1. 1. Diagram Konteks (DFD level 0) Diagram konteks disebut juga data flow diagram level 0, Diagram ini menggambarkan sistem sebagai sebuah proses yang bertujuan untuk mendapatkan pandangan terhadap suatu sistem secara umum. Diagram ini dapat dilihat pada Gambar 9.

Gambar 7. Diagram Konteks SIPENKI Diagram Konteks tersebut menjelaskan bahwa pegawai dapat melihat informasi penilaian dan melakukan pencarian kemudian sistem memberikan informasi penilaian yang diinginkan pegawai. HRM, Deputy Director dan Head Unit dapat melihat informasi penilaian dan melakukan manipulasi data seperti memasukkan data ke dalam sistem, mengubah data, serta menghapus data. Sistem akan memberikan informasi penilaian dan kehadiran yang diinginkan HRM, Deputy Director dan Head Unit. Pihak Human Resource Management Unit dapat melakukan pengisian terhadap absensi pegawai. 2. Data Flow Diagram level 1(DFD level 1) DFD level 1 merepresentasikan subfungsi dari seluruh sistem yang digambarkan dalam Diagram Konteks. Alur DFD level 1 dari SIPENKI dapat dilihat pada Gambar 10.

Gambar 8. DFD Level 1 SIPENKI 4.5.2

Perancangan Antarmuka Antarmuka bertujuan untuk menghubungkan pengguna dengan sistem. Perancangan antarmuka SIPENKI dibuat dengan konsep GUI (Graphical User Interface). GUI merupakan konsep untuk membuat antarmuka perangkat lunak yang bersifat user friendly atau ramah pengguna. Perancangan antarmuka halaman penilaian untuk Deputy Director, Head Unit dan general unit administration dapat dilihat pada Gambar 11. dan perancangan antarmuka SIPENKI selengkapnya dapat dilihat pada Lampiran 2. Halaman penilaian merupakan halaman untuk melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai. Pada halaman ini terdapat kriteria penilaian kinerja pegawai. HRM, Deputy Director dan Head Unit yang bertugas sebagai penilai akan memberikan nilai kepada pegawainya sesuai dengan kriteria yang tersedia. Nilai yang diberikan kepada pegawai tidak boleh lebih dari nilai maksimum.

Gambar 9. Perancangan Halaman Penilaian 4.5.3

Perancangan Basis Data Perancancangan basis data menjelaskan keterhubungan antara data yang satu dengan data yang lain. Perancangan pada basis data meliputi 2 tahapan, yaitu perancangan konseptual dan perancangan fisik. 1. Perancangan Konseptual Objek data yang akan diproses dalam suatu sistem didefinisikan terlebih dahulu menjadi suatu entitas. Setelah mendefinisikan entitas-entitas tersebut maka didefinisikan juga relasi yang menunjukkan hubungan antar entitas tersebut. Perancangan konseptual basis data digambarkan dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD). Diagram ERD SIPENKI dapat dilihat pada Gambar 12.

Sidik Jari

Gambar 10. Entity Relationship Diagram SIPENKI 2. Perancangan Fisik Perancangan fisik SIPENKI melibatkan relasi antar tabel. Relasi antar tabel merupakan relasi yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar objek data. Hubungan antar objek data tersebut saling berkaitan antara satu fungsi dengan fungsi lainnya dan bersifat dinamis. 4.6. Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap pembuatan program sesuai dengan hasil yang telah didapatkan pada proses sebelumnya. SIPENKI adalah aplikasi berbasis web yang diimplementasikan menggunakan HTML dengan MySQL sebagai DBMS dan PHP sebagai bahasa pemrogramannya. Bahasa PHP ini merupakan interpreter yang bekerja di sisi server. PHP mendukung pemrograman berorientasi objek. Pada implementasi ini dibuat kelas sesuai kebutuhan program.

Implementasi untuk menampilkan grafik penilaian dan kehadiran pegawai menggunakan bentuk bar dan line. Hasil implementasi grafik penilaian kinerja pegawai dapat dilihat pada Gambar 13. Gambar tersebut menunjukkan grafik penilaian kinerja seorang pegawai pada tahun 2008.

Gambar 11. Implementasi Grafik Penilaian Pegawai Penentuan employee of the year, SIPENKI mengakumulasikan total penilaian dalam satu tahun yang kemudian akan dirata-rata. Akumulasi total penilaian tertinggi dapat dilihat pada Gambar 14. Total penilaian kinerja tertinggi tiap tahun yang digambarkan dengan grafik dapat dilihat pada Gambar 15. Pengimplementasian penilaian kinerja dilakukan berdasarkan kriteria-kriteria berikut bobot nilai yang telah ditentukan yang kemudian diakumulasikan untuk hasil penilaian. Besar nilai bobot ditentukan dari nilai kepentingan suatu kriteria terhadap pekerjaan yang dilakukan hingga mencapai nilai tertinggi 100 persen. Form penilaian dapat dilihat pada Gambar 11. Berikut simulasi perhitungan dari SIPENKI untuk supporting staff : A: Absensi

: ((jmlh hari kerja x jam kehadiran) / nilai max) x bobot

B: Kehadiran rapat : (jmlh rapat / nilai max) x bobot C: Jumlah tugas

: (jmlh tugas / nilai max) x bobot

D: Tugas telat (hari) : -((jmlh telat / jmlh hari kerja) + nilai max) x bobot E: Inisiatif

: (jmlh inisiatif / nilai max) x bobot

Total Nilai

: A + B + C + (-D) + E

Apabila total nilai dalam sistem kurang dari 65, maka pihak HRM berhak mengeluarkan surat peringatan. Apabila di bulan berikutnya masih tidak dapat memperbaiki kinerjanya, maka pegawai tersebut dapat ditinjau kembali posisinya.

Gambar 12. Implementasi Employee of The Year

Gambar 13. Implementasi Grafik Employee of The Year

a. Implementasi Basis Data Implementasi basis data berisi nama tabel, hasil implementasi dalam MySQL, dan keterangan mengenai tabel tersebut. b. Implementasi Antarmuka Hasil implementasi antarmuka merupakan antarmuka antara sistem dengan pengguna. Dengan antarmuka ini akan terjadi komunikasi antara pengguna dengan sistem. Hasil implementasi antarmuka halaman login dapat dilihat pada Gambar 16.

Gambar 14. Implementasi Antarmuka Halaman Login 4.7. Pengujian Sistem Tahap pengujian merupakan tahap yang harus dilakukan, sehingga dapat memuaskan pengguna. Tahap ini bertujuan untuk menemukan error pada sistem. Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakan metode black box. Pengujian yang dilakukan dengan menjalankan sistem dan memasukkan berbagai masukan pada tiap-tiap fungsi yang dimiliki sistem dan melihat apakah hasil keluarannya sesuai dengan yang diharapkan atau sebaliknya. Skenario yang dilakukan pada pengujian halaman login dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 8. Pengujian Halaman Login Keterunutan Kebutuhan

Kasus Pengujian

Nilai Masukan Salah

F_SIPENKI1.6

Login Benar

Skenario Pengujian pengguna salah memasukkan password atau username pengguna benar memasukkan password dan username

Hasil yang Diharapkan Muncul pesan data yang dimasukkan tidak valid Masuk ke menu utama (home) pengguna

Hasil uji Benar

Benar

Pengujian yang telah dilakukan dapat diperoleh kesesuaian antara kasus uji dengan pengujian dengan tingkat kesesuaian mencapai tingkat sempurna. Dengan demikian seluruh kebutuhan fungsional dari perangkat lunak telah dilakukan validasi.

KESIMPULAN DAN SARAN

1.

Kesimpulan Sistem ini merupakan sistem penilaian kinerja pegawai SEAMEO BIOTROP. Sistem ini akan digunakan oleh Deputy Director, Head Unit, General Administration Unit, Human Resources Management Unit dalam menilai, menampilkan dan menyimpan informasi tentang penilaian kinerja dan kehadiran pegawai yang dapat diakses di jaringan intranet SEAMEO BIOTROP.

Aplikasi

ini

dibangun

dengan

menggunakan

bahasa

pemrograman web PHP dan MySQL sebagai DBMS. Dalam rekomendasi perancangan suatu sistem, maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Prosedur penilaian kinerja di SEAMEO BIOTROP telah sesuai dan berjalan dengan baik pada Sistem Penilaian Kinerja Pegawai karena telah melalui tahapan normalisasi. 2. Sistem Penilaian Kinerja Pegawai telah sesuai dengan kebutuhan pengguna, dalam hal ini adalah HRM unit, head unit, direktur. 3. Rancangan dan disain SIPENKI telah dibuat sesuai kebutuhan dan didisain menarik serta mudah penggunaannya.

2.

Saran Dari pokok-pokok permasalahan yang ada, serta kebutuhankebutuhan yang berhasil diidentifikasi maka ada beberapa saran untuk mengimplementasikan sistem penilaian kinerja pegawai di SEAMEO BIOTROP, yaitu: 1. Dukungan Manajemen dalam pelaksanaan sistem penilaian kinerja pegawai yang telah dikembangkan. 2. Sistem penilaian kinerja pegawai dapat dikembangkan lagi ke dalam Sistem Informasi Kepegawaian yang lebih mencakup kepegawaian secara keseluruhan.

DAFTAR PUSTAKA

Bernardin, H.J. dan Russell, J.E.A. 1998. Human Resource Management: An Experiential Approach. 2nd Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, Boston Byars. L. L. dan Rue, L. W. 1997. Human Resource Management. 5th Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, Chicago Connolly, T dan Begg. 2002. Database system: A Practical Approach to Design, Implementation and Management. Addison Des Wasley, England Daihani, D. U. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. PT Elex Media Komputindo, Jakarta Dessler, G. 2000. Human Resource Management. 8th Edition. Prentice-Hall, Inc, New Jersey Fisher, C. D., Schoenfeldt, L. F.dan Shaw, J.B. 1990. Human Resource Management. Houghton Mifflin Company, Boston Iswanto, Yun. 2005. Materi pokok Manajemen Sumber Daya Manusia. Universitas Terbuka, Jakarta Ivancevich, J.M. 1992. Human Resource Management: Foundations of Personnel. 5th Edition. Richard D. Irwin, Inc, Boston McLeod R Jr. 2004. Sistem Informasi Manajemen. Ed Ke-8. PT Prenhallindo, Jakarta Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, B. Dan Wright, P.M. 2000. Human Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. 3rd Edition. McGraw-Hill Companies, Inc, Boston Prasetyo, D. D. 2004. Solusi Pemrograman Berbasis Web Menggunakan PHP 5. PT Elex Media Komputindo, Jakarta Pressman RS. 2005. Software Enginering : A Practitioner’s Approach. Ed.Ke-6. McGraw-Hill Companies, Inc, New York Simamora, H. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Ed Ke-2. STIE YKPN, Yogyakarta Suharli, S. 2005. Membangun Aplikasi Berbasis Windows dengan Visual Basic.NET. PT Elex Media Komputindo, Jakarta Sunjaya, S. 2006. Pengembangan Sistem Penilaian Kinerja pada SEAMEO BIOTROP. LP3 Kent, Bogor

Lampiran 1. Hasil Wawancara Dengan Narasumber Asep Syarief Hidayat, SE (HRM Unit Head) Awal diterapkannya penilaian kinerja terjadi pada tahun 2003, dimana seluruh anggota SEAMEO Center sepakat untuk menetapkan adanya employee of the year setiap tahunnya, yang akan dilangsungkan setiap tahunnya dan dianugerahkan bersamaan dengan Governing Board Meeting yang dihadiri seluruh anggota SEAMEO Center. Penetapan employee of the year tersebut tercantum dalam staff rules SEAMEO BIOTROP. Dalam penetapan employee of the year, HRM Unit bekerja sama dengan IT Unit dalam membuat suatu sistem penilaian kinerja yang disesuaikan denga fungsinya pada tiap pegawai. Pihak HRM Unit merupaka pihak yang bertanggung jawab dalam penilaian kinerja perusahaan. Harry Imantho, M.Sc (IT Unit Head) Awal diterapkannya penilaian kinerja pada tahun 2003, SEAMEO Center menghimbau pada semua anggota Center dalam menentukan employee of the year dilakukan penilaian secara normatif. Tapi dalam penerapannya di SEAMEO BIOTROP nampak menemui kesulitan karena besarnya jumlah karyawan di BIOTROP. Oleh karena itu dalam penentuan employee of the year dilakukan penilaian secara kuantitatif, yaitu dengan menggunakan sistem komputerisasi. Awal pembangunan suatu sistem penilaian kinerja pegawai, pihak IT Unit bekerja sama dengan HRM Unit dan Direktur bersama-sama menentukan beberapa kriteria pegawai, beserta kriteria-kriteria penilaian dan bobot nilai dari tiap kriteria pegawai tersebut. Terdapat tiga kriteria dalam pegawai, yaitu Scientist, Supporting Staff, Security. Penentuan kriteria-kriteria penilaian ditetapkan oleh direktur sesuai dengan fungsi dari pegawai tersebut. Dr.Ir.

Irdika

Mansur,

M.For.Sc

(Deputy

Director

for

Resources

Management and Communication) Sebagai Deputy Director baru di lingkungan SEAMEO BIOTROP, Bapak Irdika Mansur langsung terjun dalam menentukan kebijakan-kebijakan baru dalam manajemen terutama sumber daya manusia di lingkungan BIOTROP. Bapak Irdika memiliki hak akses dalam memantau nilai kinerja pegawai

BIOTROP. Dalam penentuan kriteria-kriteria penilaian kinerja pegawai baik scientist, supporting staff, security dirasa sudah cukup mewakili setiap unsur penilaian. Namun dalam penentuan penilaian kinerja dalam hal kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dilakukan pegawai, masih bersifat kualitatif. Oleh karena itu, dalam penentuan kebijaksanaan baru, kriteria-kriteria penilaian kinerja dengan bobot nilai yang telah ditentukan dapat saja bergeser atau berubah seiring dengan kondisi organisasi SEAMEO BIOTROP.

Lampiran 2. Implementasi Antarmuka 1

Implementasi antarmuka untuk halaman Login

2

Implementasi antarmuka untuk halaman HRM

Lampiran 2. (Lanjutan) 3

Implementasi antarmuka untuk halaman penilaian unit staf

4

Implementasi antarmuka untuk halaman penilaian Peneliti

Lampiran 2. (Lanjutan) 5

Implementasi antarmuka untuk halaman input data ijin, sakit, dinas luar maupun cuti

6

Implementasi antarmuka untuk halaman rubah input data ijin, sakit, dinas luar, cuti

Lampiran 2. (Lanjutan) 7

Implementasi antarmuka untuk halaman daftar kehadiran harian

8

Implementasi antarmuka untuk halaman daftar kehadiran bulanan

Lampiran 2. (Lanjutan) 9

Implementasi antarmuka untuk halaman penilaian

10 Implementasi antarmuka untuk halaman laporan penilaian kinerja pegawai

Lampiran 2 (Lanjutan) 11 Implementasi antarmuka untuk halaman daftar nilai kinerja bulanan

12 Implementasi antarmuka untuk halaman grafik kehadiran bulanan

Lampiran 2 (Lanjutan) 13 Implementasi antarmuka untuk halaman daftar peringkat kinerja tiap unit

14 Implementasi antarmuka untuk halaman grafik peringkat kinerja tiap unit

Lampiran 2 (Lanjutan) 15 Implementasi antarmuka untuk halaman daftar kandidat employee of the year

16 Implementasi antarmuka untuk halaman grafik kandidat employee of the year

Lampiran 2. (Lanjutan) 17 Implementasi antarmuka untuk halaman Administrator