PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA DENGAN MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE DASHBOARD (Studi Pada Unit Fungsional Logistik di Divisi Infrastruktur Telekomunikasi PT. Telkom, Tbk)
PROYEK AKHIR
Oleh: Ronny Rizkianto (29105094)
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2007
PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA DENGAN MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE DASHBOARD (Studi Pada Unit Fungsional Logistik di Divisi Infrastruktur Telekomunikasi PT. Telkom, Tbk)
Oleh: Ronny Rizkianto (29105094)
Program Magister Administrasi Bisnis Sekolah Bisnis dan Manajemen Institut Teknologi Bandung
Menyetujui
Pembimbing:
(Dermawan Wibisono, Ph.D)
PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA DENGAN MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE DASHBOARD (Studi Pada Unit Fungsional Logistik di Divisi Infrastruktur Telekomunikasi PT. TELKOM. Tbk) RONNY RIZKIANTO NIM 29105094 Program Studi : Magister Administrasi Bisnis
Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung, 2007 Pembimbing : Dermawan Wibisono, Ph.D ABSTRAK
Divisi Infrastruktur Telekomunikasi (Infratel) atau yang sebelumnya disebut dengan Divisi Long Distance (DLD) adalah unit bisnis PT. Telkom yang dibentuk untuk mengelola seluruh infrastuktur yang diperlukan dalam rangka menyelenggarakan jasa dan akses InfoCom. Divisi Infratel didukung oleh Unit Fungsional Logistik (UFL) yang bertanggung jawab terhadap proses pengadaan seluruh kebutuhan fasilitas penyelenggaraan operasional. Pengadaan yang dilakukan oleh UFL memegang peranan penting bagi keberlangsungan operasional perusahaan, oleh karena itu proses kegiatan pengadaan harus dilakukan secara cepat, tepat dan tidak melanggar aturan yang berlaku. Agar kegiatan pengadaan dapat terlaksana sesuai dengan rencana, maka dukungan sistem pengukuran kinerja sebagai alat untuk pemantauan dan pengendalian kegiatan perlu diterapkan pada Unit Fungsional Logistik. Informasi adalah faktor yang sangat penting dalam sistem pengukuran kinerja. Informasi digunakan oleh pihak manajemen dalam mendukung pengambilan keputusan pada proses pemantauan dan pengendalian kegiatan. Sistem pengukuran kinerja memberikan indikator-indikator kunci atau key performance indicator (KPI) yang digunakan sebagai ukuran untuk mengukur kinerja. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem pengukuran kinerja UFL di Divisi Infratel dengan menggunakan metoda performance dashboard, yaitu alat bantu yang dapat mengkomunikasikan suatu kinerja dengan menampilkan informasi yang tepat, pada waktu yang cepat, dan pada orang yang tepat, yang ditampilkan secara visual yang mudah untuk dimengerti dan digunakan, sehingga dapat dengan mudah dan cepat kita temukan dimana letak dari suatu permasalahan, dan dapat segera dilakukan langkah pengambilan keputusannya. Pemanfaatan Information System (IS) dapat membantu rancangan performance dashboard agar mudah dikomunikasikan dengan segera dalam waktu rill (real time reporting) karena dukungan sistem terhubung (on-line system), baik dari segi informasi kinerjanya maupun aspek pengambilan keputusannya. Penerapan performance dashboard ini diharapkan dapat memudahkan dalam melakukan pengukuran kinerja unit bisnis perusahaan untuk membantu pemantauan dan pengendalian kegiatannya dengan memberikan informasi yang berkualitas, sehingga semua kegiatan dapat berjalan sesuai rencana, dan pada akhirnya perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya. Kata Kunci : Sistem Pengukuran Kinerja, Key Performance Indicator (KPI), performance dashboard, informasi, pengambilan keputusan, Information System (IS)
i
REDESIGN PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEM USING PERFORMANCE DASHBOARD METHOD (A Study at Unit Fungsional Logistik in Divisi Infrastruktur Telekomunikasi PT. TELKOM, Tbk) RONNY RIZKIANTO NIM 29105094 Study Program: Master Business Administration
Graduate Program, Bandung Institute of Technology, 2007 Thesis Advisor: Dermawan Wibisono, Ph.D
ABSTRACT
Telecommunication Infrastructure Division (Infratel) or used to be called Long Distance Division (DLD), is PT. Telkom business unit to manage all infrastructures needed on having infoCom acces & services. Infratel Division is supported by Functional Division Unit (UFL) which responsible to providing all operational facilities in procurement procceses. Procurement procceses is an important bussiness activity for company operational continuity. Therefor, this process need to be done quickly, correctly, and must be running in the right rules. The UFL can be supported by performance measurement system for monitoring and controlling their activities to ensure the procurement processes well running as in planning. Information is an important factor in the performance measurement system to support the decision making. Performance measurement system will provide key performance indicator (KPI) which is defined as a set of values to measure the performance. The purpose of this research is designing UFL performance measurement system using performance dashboard method which is a tool that represent a project performance by showing the right information in the right time and to the right person using visual information and user friendly application. So it can help to find the problems and make decision on timely basis. Performance dashboard is supported by Information system (IS) to process data and information so it can deliver real-time information to the dashboard. The performance dashboard will simplify the performance measurement to help monitoring and controlling business activities by giving the qualified information, so bussiness activities can run as its planed and company will improve their competitive adventages.
Keyword : Performance Measurement System, Key Performance Indikator (KPI), Performance Dashboard, Information, Decision Making, Information System (IS)
ii
DAFTAR ISI Halaman
ABSTRAK
......................................................................................................... i
ABSTRACT ......................................................................................................... ii KATA PENGANTAR
..................................................................................... iii
DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. vii DAFTAR TABEL
............................................................................................. x
DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................... xi
BAB I PROFIL PERUSAHAAN 1.1
TELKOM
................................................................................. 1
1.1.1 Sejarah Perusahaan
......................................................... 1
1.1.2 Lingkup Bidang Usaha
.................................................... 3
1.1.2.1 Lima Pilar Bisnis
............................................. 3
1.1.2.2 Kelompok Usaha TELKOM ............................ 5 1.1.2.3 Unit Bisnis TELKOM
….........................…...... 6
1.1.3 Visi, Misi, Sasaran, Strategi, dan Budaya Perusahaan …... 8 1.1.3.1 Visi TELKOM …................................................ 8 1.1.3.2 Misi TELKOM …............................................... 8 1.1.3.3 Sasaran TELKOM ….......................................... 8 1.1.3.4 Strategi TELKOM ….......................................... 9 1.1.4 Struktur Organisasi
......................................................... 10
1.1.5 Sumber Daya Manusia, Teknologi, dan Finansial
........... 11
1.1.5.1 Sumber Daya Manusia
................................. 11
1.1.5.2 Sumber Daya Teknologi
................................. 12
1.1.5.3 Sumber Daya Finansial
................................. 13
1.1.6 Tantangan Bisnis
......................................................... 15
1.1.6.1 Kondisi Industri Telekomunikasi
iv
di Indonesia ......................................................... 15 1.1.6.2 Tantangan Bisnis 1.2
DIVISI LONG DISTANCE
............................................. 16
...................................................... 17
1.2.1 Pengertian Divisi Long Distance TELKOM ..................... 17 1.2.2 Lingkup Bidang Usaha
................................................... 17
1.2.3 Visi, Misi, dan Strategi Divisi Long Distance ................... 18 1.2.3.1 Visi ..................................................................... 18 1.2.3.2 Misi .................................................................... 19 1.2.3.3 Strategi ................................................................ 20 1.2.4 Struktur Organisasi
.......................................................... 20
1.2.5 Sumber Daya Manusia dan Teknologi ............................... 23 1.2.5.1 Sumber Daya Manusia ....................................... 23 1.2.5.2 Sumber Daya Teknologi ..................................... 23 1.2.6 Tantangan Bisnis ................................................................ 25
BAB II PROSES BISNIS PERUSAHAAN 2.1
Proses Bisnis TELKOM.................................................................. 26
2.2
Proses Bisnis Divisi Long Distance
2.3
Unit Fungsional Logistik .............................................................. 30
2.4
Proses Bisnis Unit Fungsional Logistik ......................................... 41
........................................... 28
BAB III PERUMUSAN MASALAH 3.1
Latar Belakang Masalah …………………................................... 46
3.2
Rumusan dan Batasan Masalah ………....................................... 47
3.3
Alasan Pemilihan Masalah
3.2
Posisi Permasalahan Yang Akan Dipecahkan
………............................................... 49 ............................. 50
BAB IV PEMECAHAN MASALAH 4.1
Metodologi Pemecahan Masalah
............................................. 51
4.2
Studi Literatur ................................................................................. 53 4.2.1 Pengukuran Kinerja ........................................................... 53
v
4.2.2 Sistem Pengukuran Kinerja dan Kontrol ............................ 56 4.2.3 Penggunaan Informasi Untuk Pengukuran Kinerja dan Kontrol.................................................................................. 57 4.2.4 Data dan Informasi .............................................................. 59 4.2.5 Sistem Informasi ................................................................. 60 4.2.6 Alur Data dan Informasi ...................................................... 61 4.2.7 Identifikasi Kebutuhan Informasi ...................................
63
4.2.8 Pengambilan Keputusan .................................................... 63 4.2.9 Performance Dashboard ...................................................... 64 4.2.10 Pengguna Performance Dashboard .................................... 66 4.2.11 Key Performance Indikator (KPI) ....................................... 67 4.3
Pengumpulan dan Analisis Data
............................................. 68
4.3.1 Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel............................... 69 4.2.5 Unit Pengguna UFL di Divisi Infratel ............................... 70 4.2.6 Pengadaan Barang dan Jasa ................................................ 70 4.2.6.1 Proses Pengadaan Barang dan Jasa ..................... 73 4.2.6.2 Metode Pengadaan Barang dan Jasa .................. 74 4.2.7 Analisis Data.................................... ................................... 76 4.2.8 Analisis Sistem ................................................................... 79 4.2.9 Perancangan Desain Performance Dashboard .................. 81 4.2.9.1 Identifikasi Key Performance Indicator (KPI).... 82 4.2.9.2 Desain Interface Performance Dashboard............. 86 4.2.9.3 Data Performance Dashboard................................ 95 4.2.9.4 Prototype Performance Dashboard dan Feedback dari Pengguna........................................102 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan
5.2
Saran ............................................................................................. 106
DAFTAR PUSTAKA
.................................................................................. 104
................................................................................ 108
vi
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1
Struktur Organisasi PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk .............. 10
Gambar 2
Komposisi Karyawan TELKOM berdasarkan Level Pendidikan ... 11
Gambar 3
Grafik Laba Bersih TELKOM ....................................................... 15
Gambar 4
Lingkup Bisnis Divisi Long Distance ............................................ 18
Gambar 5
Struktur Organisasi Divisi Long Distance .................................... 22
Gambar 6
Proses Bisnis Global PT. Telekomunikasi Indonesia ................... 27
Gambar 7
Proses Bisnis Divisi Long Distance TELKOM ............................ 29
Gambar 8
Logistik dari Sisi Stakeholder
Gambar 9
Proses Bisnis Pengadaan ................................................................. 33
Gambar 10
Prosedur Penetapan Metode Pengadaan ....................................... 34
Gambar 11
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan ......................... 36
Gambar 12
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan (Lanjutan) ......... 37
Gambar 13
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan (Lanjutan) ......... 38
Gambar 14
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pelelangan (Lanjutan) ......... 39
Gambar 15
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung ............ 40
Gambar 16
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung (Lanjutan)
Gambar 17
...................................................... 31
................................................................................... 41
Prosedur Pengadaan dengan Metode Pemilihan Langsung (Lanjutan)
.................................................................................... 42
Gambar 18
Prosedur Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung ........ 43
Gambar 19
Prosedur Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung (Lanjutan)
Gambar 20
.................................................................................... 44
Prosedur Pengadaan dengan Metode Penunjukan Langsung (Lanjutan)
.................................................................................... 45
Gambar 21
Tahapan Metodologi Pemecahan Masalah .................................... 51
Gambar 22
Manajemen Kinerja………………………... .................................... 54
Gambar 23
Perangkat Pendukung Penerapan Sistem Manajemen Kinerja................. 55
Gambar 24
Alur Informasi Dalam Suatu Organisasi ............................................... 58
Gambar 25
Tranformasi Data Menjadi Informasi .................................................. 59
vii
Gambar 26
Model CBIS Sebagai Model Pemecahan Masalah ................................. 61
Gambar 27
Information System ...................................................................... 63
Gambar 28
Arsitek Performance Dashboard..................................................... 66
Gambar 29
Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor Divisi Infratel.............................................................................................. 69
Gambar 30
Alur Proses Pengadaan..................................................................... 73
Gambar 31
Proses Perancangan Performance Dashboard....................................82
Gambar 32
Skema Pengguna Performance Dashboard di Divisi Infratel.......... 83
Gambar 33
Matriks Lingkup Proyek untuk Pemantauan dan Pengendalian Tiap Level Manajemen Divisi Infratel.......................................................... 84
Gambar 34
Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi Tingkat Multy Project...................................................... 87
Gambar 35
Display Layer 2 Informasi Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per Unit User …................................................................................ 89
Gambar 36
Display Informasi Layer 3 Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per User …........................................................................... 90
Gambar 37
Display Layer Utama Informasi Tingkat Single Project…............... 91
Gambar 38
Display Layer 2 Untuk Informasi Tingkat Single Project …................... 92
Gambar 39
Display Layer 3 untuk Informasi Tingkat Single Project
Gambar 40
Tabel Display Informasi Tingkat Single Project Untuk
…......... 92
Proyek Yang Terkena Masalah......................................................... 93 Gambar 41
Tabel Display untuk Informasi Tingkat Aktifitas…........................... 94
Gambar 42
Tabel Display untuk Informasi Durasi Tingkat Aktifitas…............... 95
Gambar 43
Diagram Konteks Performance Dashboard….................................. 95
Gambar 44
Proses Alur Data untuk Performance Dashboard UFL Divisi Infratel................................................................................. 97
Gambar 45
Hubungan Antara Performance Dashboard Dengan Kebutuhan Data........................................................................ ..... 98
Gambar 46
Display Menu Utama Performance Dashboard .............................. 102
Gambar 47
Display Pemilihan Tingkat Informasi.............................................. 103
Gambar 48
Display Informasi Tingkat Multi Proyek Untuk Layer Utama......... 103
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1
Sejarah PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk ................................. 2
Tabel 2
Operational Strategy Divisi Long Distance .................................... 20
Tabel 3
Komposisi Sumber Daya Manusia berdasarkan Pendidikan dan Umur........................................................................................... 23
Tabel 4
Infrastruktur Divisi Long Distance ................................................ 24
Tabel 5
Tantangan Bisnis Divisi Long Distance ......................................... 25
Tabel 6
Perencanaan Pengadaan CAPEX untuk TW 1 Tahun 2007.............. 71
Tabel 7
Perencanaan Pengadaan OPEX untuk TW 1 Tahun 2007 .............. 72
Tabel 8
Pengadaan CAPEX Instant Pada TW 1 Tahun 2007 ...................... 72
Tabel 9
Metode Pelelangan (LL)................................................................... 74
Tabel 10
Metode Pemilihan Langsung (PL).................................................... 74
Tabel 11
Metode Penunjukan Langsung (TL) ............................................. 75
Tabel 12
Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pelelangan ............................................................... 99
Tabel 13
Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pemilihan Langsung ................................................ 100
Tabel 14
Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Penunjukan Langsung............................................. 101
x
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
LAMPIRAN A Kuesioner Durasi dan Pembobotan Kegiatan Pengadaan Per Metode Kegiatan Pengadaan Kuesioner Untuk Metode Penunjukan Langsung .....................A- 1 Kuesioner Untuk Metode Pemilihan Langsung ........................A- 2 Kuesioner Untuk Metode Pelelangan ....................................A- 3 LAMPIRAN B Evaluasi Paduan Tahapan dan Durasi Kegiatan Pengadaan Per Metode Pengadaan Evaluasi Survey Durasi Metode Penunjukan Langsung ...........B- 1 Evaluasi Survey Bobot Metode Penunjukan Langsung ............B- 2 Hasil Evaluasi Metode Penunjukan Langsung .........................B- 3 Evaluasi Survey Durasi Metode Pemilihan Langsung .............B- 4 Evaluasi Survey Bobot Metode Pemilihan Langsung ..............B- 5 Hasil Evaluasi Metode Pemilihan Langsung ............................B- 6 Evaluasi Survey Durasi Metode Pelelangan..............................B- 7 Evaluasi Survey Bobot Metode Pelelangan...............................B- 8 Hasil Evaluasi Metode Pelelangan.............................................B-9
xi
