PERANCANGAN SISTEM MONITORING TUGAS KARYAWAN PADA PT. CS FINANCE (STUDI KASUS : HR SERVICE )

PERANCANGAN SISTEM MONITORING TUGAS KARYAWAN PADA PT. CS FINANCE (STUDI KASUS : HR – SERVICE ) Elly Crestiani Masruroh Stephen G. Kurnia [email protected]

ABSTRACT The purpose of this research is, to analyze the condition and performance of the company and employees the task of designing control systems to achieve good results in assessing managing work. The method used in this thesis, is the SWOT analysis method, Balance scorecard and OOAD. Results of this thesis, is to help companies assess employee in performing their duties properly and make employees motivated to do his job so as not to be late. The conclusions of this thesis is the employee's duty monitoring system help or a solution to monitor employees tasks that the reporting is always up-to-date and real time. So that this system facilitates the assessment manging work. (EC). Keywords : design, system monitoring, assignment, employees

ABSTRAK Tujuan penelitian ini dilakukan ialah, menganalisis kondisi dan kinerja perusahaan lalu merancang sistem pengawasan tugas karyawan untuk mencapai hasil baik dalam menilai managing work. Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini, ialah metode analisis SWOT, Balance scorecard dan OOAD. Hasil dari skripsi ini, adalah membantu perusahaan menilai karyawan dalam menyelesaikan tugas mereka dengan tepat dan membuat karyawan termotivasi untuk mengerjakan tugasnya agar tidak telat. Simpulan dari skripsi ini adalah sistem pengawasan tugas karyawan membantu atau menjadi solusi untuk mengawasi tugas karyawan yaitu dalam pelaporan yang selalu up-to-date dan real time. Sehingga sistem ini memudahkan dalam penilaian managing work. (EC). Kata kunci: perancangan, sistem, pengawasan, tugas, karyawan.

1

PENDAHULUAN Perkembangan internet dan kemajuan teknologi yang mendukung seperti komputer yang saat ini digunakan oleh manusia banyak dimanfaatkan oleh perusahaan sebagai pendukung proses kegiatan operasional seperti mengelola pelaporan. Namun, berhasil tidaknya perusahaan dalam usaha mencapai tujuannya banyak faktor yang mempengaruhi seperti perusahaan mampu menangkap peluang yang ada. Sehingga perusahan dapat mengambil strategi yang tepat untuk mempertahankan perusahaan dan melihat kinerjanya baik dari segi internal seperti sumber daya manusia atau teknologi yang dimiliki dan dari segi eksternal seperti pangsa pasar dalam bersaing. Kinerja adalah suatu proses tindakan atau kegiatan yang dilakukan dalam waktu periode tertentu. Menurut (Mulyadi, 2007) Kinerja merupakan keberhasilan personel, tim, atau unit organisasi dalam mewujudkan sasaran strategi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan perusahaan mengetahui kinerja mereka, perusahaan dapat menggunakannya sebagai evaluasi yang nantinya dapat dilakukan perbaikan atau meningkatkan kualitas perusahaan. Banyak cara yang dapat dilakukan dalam mengukur kinerja perusahaan diantaranya dengan SWOT dan Balance scorecard. SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk menganalisis, merancang strategi dengan melihat kondisi perusahaan. Sedangkan, Balance scorecard adalah suatu model pengukuran kinerja perusahaan yang mencakup keuangan dan non keuangan seperti kepuasaan karyawan, produktivitas karyawan dan sebagainya. PT Central Santosa Finance atau biasa dikenal dengan nama CS Finance di dirikan pada tahun 2010 untuk menjadi lembaga pembiayaan pilihan utama dalam permainan industri otomotif di Indonesia, khususnya dalam industri kendaraan roda dua. CS Finance memiliki brand partner seperti Yamaha, Bajaj,Honda, Kawasaki, Piaggio dan Suzuki lalu CS Finance juga didukung oleh grup bank swasta terbesar di Indonesia yaitu PT Bank Central Asia Tbk.

Tabel 1. 1 Jumlah karyawan CS Finance Periode 2012 – 2014 Tahun

Jumlah karyawan

2012 1574 2013 1925 2014 2393 Sumber : CS Finance

Jumlah karyawan yang keluar

Jumlah karyawan yang masuk

231 210 302

582 678 695

Jumlah karyawan yang mengikuti pelatihan 241 480 734

Tabel 1. 2 Data absensi karyawan CS Finance Periode 2012 – 2014 Keterangan 2012 Sakit 89 Ijin 133 Cuti 330 Tanpa Keterangan 98 650 Jumlah Sumber : CS Finance

2013 76 142 312 61 591

2014 63 102 283 49 497

Tabel 1. 3 Data Pelanggan CS Finance Tahun 2012 – 2014 Tahun 2012

Pelanggan yang sudah menggunakan jasa perusahaan 2.028

Pelanggan Baru 368

Total Pelanggan 2.396

Jumlah Komplain 55

2

2013 2.396 2014 2.856 Jumlah 7.280 Sumber : CS Finance

460 413 1.241

2.856 3.269 8.521

32 28 115

Selama peneliti melakukan studi lapangan dan wawancara di CS Finance, peneliti mendapatkan data mentah seperti yang terdapat pada tabel diatas sebagai bahan kajian dalam menganalisis kinerja perusahaan untuk saat ini. Dan, dalam menilai kinerja karyawan perusahaan menggunakan enam indikator untuk menilai salah satunya adalah managing work yaitu kemampuan untuk mengerjakan sesuatu dengan benar, tidak menunda – nunda pekerjaan serta mengelola waktu secara efisien dan selalu melakukan inovasi dalam bekerja. Tapi, dalam tahun 2014 kinerja karyawan dalam menyelesaikan tugas yang berupa pelaporan rata – rata karyawan mendapatkan nilai ‘cukup’ yang dikarenakan karyawan sering tidak tepat waktu dalam menyelesaikan tugas. Maka, untuk membantu memperbaiki kinerja karyawan dalam menyelesaikan tugas yang menjadi salah satu penilaian diperlukan sistem monitoring terhadap tugas mereka. Monitoring adalah salah satu kegiatan pemantauan atau pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan guna mengawasi karyawan agar tidak terjadi hal-hal yang merugikan perusahaan seperti terlambatnya tugas. Dari latar belakang yang sudah dijelaskan oleh penulis maka penulis melakukan penelitian dengan judul “Perancangan sistem monitoring tugas karyawan pada PT. CS Finance (studi kasus : HR - Service)”. Dengan tujuan merancang sistem monitoring untuk penilaian managing work dapat mencapai hasil baik dan karyawan tidak menunda – nunda pekerjaannya. Rumusan masalah yang telah diuraikan dari latar belakang diatas, adalah ; • • •

Bagaimana kondisi perusahaan jika dilihat dari analisis SWOT ? Bagaimana kinerja perusahaan saat ini jika diukur dengan pendekatan Balance scorecard ? Bagaimana gambaran perancangan sistem monitoring tugas karyawan untuk HR – Service agar managing work karyawan menjadi baik ?

Sedangkan tujuan dari penulis melakukan penelitian pada Tugas Akhir ini adalah; • • •

Untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk mengetahui sejauh mana kinerja perusahaan saat ini. Merancang sistem monitoring tugas karyawan untuk menilai kinerja karyawan dalam managing work untuk hasil baik dengan sistem berbasis web.

METODE PENELITIAN Metode yang dilakukan dalam penulisan ini : 1.

Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam mengumpulkan data adalah : a. Studi Lapangan Studi lapangan adalah memperoleh data dengan dengan melakukan survei atau datang secara langsung ke tempat penelitian.

3

b. Kuesioner Kuesionerr adalah angket yang berisi beberapa pertanyaan yang nantinya akan diberikan dan di nilai oleh responden. c. Dokumentasi Dokumentasi adalah berkas-berkas tertulis atau catatan yang berkaitan dengan penelitian seperti lampiran struktur organisasi, catatan hasil wawancara. d. Studi Pustaka Studi Pustakan adalah mencari bahan acuan untuk mendukung penelitian seperti buku fisik karya ilmiah atau Ebook, jurnal dan artikel. 2.

Metode Analisis Metode analisis yang digunakan meliputi : a. SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk menganalisis, merancang strategi dengan melihat kondisi perusahaan. SWOT sendiri merupakan singkatan dari ; 1. Kekuatan (Strengths) sesuatu hal yang unik yang tidak dimiliki oleh pesaing lainnya. 2. Kelemahan (Weaknesess) sesuatu hal yang menghambat perusahaan. 3. Peluang (Opportunities) suatu kesempatan yang telah ditemukan perusahaan. 4. Ancaman (Threats) sesuatu hal yang dihadapi oleh perusahaan yang dapat menghambat tujuan. b. Balance Scorecard adalah suatu model pengukuran kinerja perusahaan yang mencakup keuangan dan non keuangan. Terdapat 4 perspektif yang dikaji dalam Balance scorecard yaitu; 1. Perspektif Keuangan yaitu melakukan pengukuran secara financial. 2. Perspektif Pelanggan yaitu mengidentifikasi kondisi konsumen dari organisasi tersebut dan segmen pasar. 3. Perspektif Proses Bisnis Internal yaitu berfokus pada proses inovasi, proses operasi dan proses pasca penjualan, 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan yaitu pengukuran terhadap dengan melakukan pemantauan kesejahteraan karyawan dan meningkatkan pengetahuan karyawan.

3.

Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) karangan Satzinger, 2010 yang terdiri dari Unifed Modeling Language (UML), yaitu: a. Activity diagram merupakan dokumentasi gambaran dari aliran kerja atau kegiatan yang dilakukan secara urut dengan berbentuk diagram. b. Event table adalah sebuah katalog dari usecase, dimana usecase berisi tentang peristiwa yang dimasukkan kedalam kolom. c. Usecase diagram merupakan diagram yang menekankan pada “siapa” dan melakukan “apa” dalam lingkungan sistem perangkat lunak yang akan dibangun. d. Usecase description adalah sebuah usecase yang menjelaskan lebih detail, rinci dan lengkap dari tiap usecase yang telah dibuat. e. Class diagram digunakan untuk menujukkan objek kelas dari suatu sistem. f. System Sequence Diagram (SSD) termasuk bagian dari interaction diagram yang menunjukkan interaksi antara objek satu dengan objek yang lainnya.

4

g. h.

i. j. k.

l.

Sequence Diagram yaitu mengidentifikasi kolaborasi antar kelas, dimana dengan ini menjelaskan kelas tersebut harus mengirim pesan antara satu sama lain atau tidak. Package diagram adalah suatu diagram tingkat tinggi yang sederhana yang memungkinkan perancang untuk menghubungkan kelas-kelas dengan grup yang terelasi. Design class diagram adalah perluasan dari model domain class. Statechart adalah kondisi dari sebuah objek yang selama peristiwa itu terjadi memenuhi beberapa standar, menjalankan kegiatan, atau menunggu suatu peristiwa. Object database atau biasa dikenal dengan Objek database manajemen sistem (ODBMS) adalah sistem manajemen database yang menyimpan data dari objek atau kelas. User Interface adalah tampilan antar muka dari sebuah sistem yang dibuat.

HASIL DAN BAHASAN Tahap pertama yaitu mengetahui kondisi perusahaan saat ini dengan melihat kekuatan, kelemahan, ancaman serta peluang yang dimiliki oleh CS Finance dengan melakukan wawancara. Setelah, informasi didapatkan, maka langkah selanjutnya adalah menuliskan informasi tersebut kedalam kotak – kotak yang sesuai dengan faktor internal yaitu kekuatan dan kelemahan lalu eksternal yaitu ancaman dan peluang. Sehinggga, dapat dihasil analisis SWOT yang dilihat pada Tabel 3. 1 analisis SWOT pada CS Finance dibawah ini.

Tabel 3. 1 analisis SWOT pada CS Finance • • • •

Strenghs (Kekuatan) Didukung oleh grup bank swasta terbesar di Indonesia yaitu BCA Memiliki brand partners yang lengkap. Terbukanya jaringan pelayanan yang tersebar di seluruh Indonesia. Memiliki Sumber daya manusia (SDM) atau karyawan yang banyak.

• • • •

Threats (Ancaman) •

Banyak pesaing yang bergerak dibidang jasa pembiayaan.

•

• •

Kenaikan harga BBM. Perubahan peraturan pemerintah.

• •

•

Kondisi tempat tinggal pelanggan yang dapat berpindah-pindah

•

Weaknesess (Kelemahan) Team marketing sulit mendapatkan pelanggan atau nasabah. Kuatnya sifat nepotisme tanpa melihat kemampuan Tidak melakukan promosi dan periklanan secara rutin. Pemanfaatan teknologi dalam pengolahan data atau laporan yang dilakukan belum maksimal. Opportunities (Peluang) Banyak pabrik sepeda motor menggeluarkan produk dengan teknologi dan desain baru. Kemajuan teknologi. Minat masyarakat terhadap layanan perkreditan cukup besar. Minat masyarakat pada kendaraan roda dua cukup besar.

Tahap kedua adalah mengukur kinerja perusahaan. Dimana, pada tahap ini data mentah yang sebelumnya sudah didapatkan akan dikaji berupa perhitungan untuk menghasilkan angka yang sudah dipersentasekan kedalam skor berimbang dan dimasukkan kedalam masing – masing perspektif. Berikut hasil yang sudah didapatkan ;

5

Tabel 3. 2 Rangkuman Hasil Pengukuran Kinerja Dengan Pendekatan Balance Scorecard Pada CS Finance Tahun 2012 - 2014 Jenis Perspektif 2011 1.

2.

Perspektif Pelanggan a. Customer Retention b. Customer Acquisition c. Jumlah Keluhan Pelanggan Perspektif Internal Bisnis a. Inovasi

b.

Layanan Purna Jual

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan a. Employee Training b. Turn Over Karyawan c. Absenteeism d. Kepuasaan Karyawan Sumber : Data diolah

Hasil yang dicapai 2012 2013

2014

-

86,64%

83,89%

87,36%

-

15,35%

16,10%

12,63%

-

2,29%

1,12%

0,85%

Perubahan pada warna tampilan website dimana sekarang putih dan biru menjadi dominan. Pemberian Doorprize kepada nasabah yang suda tepat waktu membayar sebagai salah satu apresiasi perusahaan.

Diluncurkanny a website http://csf.co.id / pertama kali.

Update isi konten yaitu berupa penambahan menu wilayah CS finance yang sudah tersebar.

Update konten yaitu berupa menu karir.

Pelayanan Customer service yaitu terteranya nomor kontak yang dapat dihubungi.

Penambahan pelayanan customer service dimana awalnya hanya tertera nomor telepon saja,kini kritik dan saran bisa melalui web langsung dan balasannya akan dikirim melalui email.

Pemberian souvenir untuk nasabah yang telah menggunakan jasa CS Finance.

-

15,31%

24,93%

30,06%

-

14,67%

10,90%

12,62%

41,29% 30,70% Kategori ‘Sangat puas’

20,76%

3.

-

Tahap ketiga adalah perancangan sistem monitoring tugas karyawan untuk meningkatkan managing work , berikut adalah sistem informasi PT. CS Finance yang ditampilkan dengan

6

gambar usecase diagram, dimana digambar ini akan terlihat ‘siapa’ dan ‘melakukan apa’ dalam sistem yang sudah dibuat.

Gambar 4. 1 Usecase Diagram “Peracangan monitoring tugas karyawan pada CS Finance” Pada gambar diatas menunjukkan aktivitas yang dapat dilakukan pada setiap aktor, berikut penjelasan dari setiap aktor tersebut yaitu ; a. b. c.

Karyawan dapat memasukkan cuti, memasukkan absensi, memasukkan izin dan memasukkan lembur di sistem monitoring tugas tanpa harus melakukan absensi manual. Division head dapat membuat jadwal tugas karyawan untuk mereka kerjakan dan membuat surat peringatan bagi karyawan yang sudah melebihi batas absensi. Staff HRD dapat memvalidasi lembur dan memasukkan laporan kerja, dimana ketika staff mengalami kesalahan dalam pelaporan dapat langsung mengupdate laporan tersebut.

7

Gambar 4. 2 Design Class Diagram “Perancangan monitoring tugas” Gambar diatas menunjukkan kelas diagram atau database pada sistem monitoring tugas karyawan. Dimana kelas diagram tersebut berisi attribute yaitu karakteristik dari kelas tersebut dan method dari kelas itu sendiri.

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil kajian dan analisis yang telah dilakukan dalam merancang sistem monitoring tugas karyawan pada PT. Central Santosa Finance (Studi kasus : HR – Service) , maka dapat diambil simpulan sebagai berikut;

8

1.

2.

3.

4.

Analisis SWOT, dengan kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan, CS Finance dapat meminimalkan ancaman yang ada yaitu mampu bertahan dan bersaing dengan para pesaingnya dan dengan menangkap peluang yang ada, CS Finance bisa menjadikan peluang tersebut sebagai strategi untuk menutupi kelemahan perusahaan. Balance scorecard, berdasarkan hasil tiga perspektif yang ada pada ; a. Perspektif pelanggan, pada jumlah keluhan perusahaan mengalami penurunan disetiap tahunnya dan untuk customer acquisition mengalami kenaikan pada tahun 2012 sampai 2013 serta mengalami penurunan ditahun 2014 sedangkan untuk customer retention mengalami peningkatan ditahun 2014. b. Perspekif proses bisnis internal, inovasi pada website resmi yang dilakukan sudah cukup baik yaitu dengan dilakukanya perubahan dan perbaharuan website disetiap tahunnya. c. Perspektif pembelajaran dan petumbuhan, mengalami peningkatan pada employee training serta penurunan pada turn over kayawan dan absenteeism. Dan, mendapatkan kategori ‘sangat puas’ dalam mencapai kepuasan karyawan ditahun 2014. Sistem monitoring tugas karyawan memudahkan dalam pengawasan tugas pelaporan dimana pelaporan akan selalu update-to-date dan dengan adanya informasi pelaporan real time yang akan membantu kepala divisi untuk melihat kinerja karyawannya dengan cara melihat ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas yang diberikan dan juga digunakan sebagai salah satu alat mengukur kinerja dalam mengevaluasi karyawannya. Dengan adanya real time dalam sistem monitoring tugas, akan memicu semangat karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya agar tidak terlambat atau telat lagi. Sehingga, sistem ini dapat meningkatkan nilai managing work karyawan.

Saran yang dapat diberikan oleh penulis dari hasil analisis dan perancangan sistem monitoring tugas karyawan ini adalah ; 1.

2.

3.

Sistem yang dibuat berdasarkan pekerjaan di divisi HR – Service, diharapkan sistem ini kedepannya bisa diaplikasikan ke divisi lainnya seperti divisi marketing, procurement, finance dan lainnya . konten dan fitur menu masih sederhana, diharapkan kedepannya dapat lebih dikembangkan lagi seperti penambahan pada menu, warna penampilan website yang lebih menarik untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal. Pada analisis SWOT yang memiliki kelemahan dalam mendapatkan pelanggan baru, diharapkan kedepannya perusahaan dapat melakukan promosi atau iklan lebih intens lagi seperti menyebarkan brosur, memasang iklan pada situs – situs yang banyak dikunjungi orang – orang seperti facebook, blogger sehingga masyarakat dapat mengenal dan tahu CS Finance.

REFERENSI Asep, H. (2005). penelitian bisnis pradigma kuantitatif. Jakarta: PT. Grasindo. Cegielski, C. R., & Rainer, K. (2012). Introduction to Information System : International Student Version. Fourth Edition. USA: John Wiley & Sons. Chr. Jimmy, L.Gaol,. (2008). Sistem Informasi Manajemen Pemahaman Dan Aplikasi. Jakarta: PT. Grasindo. David, F. R. (2006). Konsep Manajemen Strategis. Edisi sepuluh. Jakarta: salemba empat. Edy Sutirsno, M. (2009). Manajemen sumber daya manusia. Indonesia: Kencana.

9

Georgie W.Bohlander Scott A.Snell.(2013).Principles Of Human Resource Management,Sixteenth International Edition. New York: South - western. ISBN : 978-111- 82462- 4. Ghozali,Imam.(2006).“Aplikasi Analisis Multivariate Dengan Program SPSS”.Semarang:Badan Penerbit Undip. Hansen dan Mowen.(2006). Management Accounting. Edisi tujuh. Jakarta : Salemba Empat. Kaplan. Robert S dan David Norton. (2000), Balanced Scorecard: Menerapkan Strategi Menjadi Aksi, Terjemahan oleh Peter R. Yosi Pasla dari Balanced Scorecard: Transalting Strategi Into Action (1996), Erlangga, Jakarta. Mulyadi.(2005).Sistem Terpadu Pengelolaan Kinerja Personel Berbasis Balanced Scorecard. Jogjakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKNP. O'brien, J. A. (2007). Introduction To Information System. New York: McGraw-Hill. Prihatin, Eka (2011). Teori Administrasi Pendidikan. Bandung : Alfabeta. Ramadhan, A. (2005). seri pelajaran komputer internet dan aplikasinya. Jakarta: Gramedia. Rangkuti, F. (2008). Analisa SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta. Gramedia Pustaka Tama Sarwono, J. (2006). Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Yogyakarta:cetakan pertama. Graha ilmu. Satzinger, J. W., Jackson, R. B.,&Burd, S. D.(2010). System Analysis & Design in A Changing World.NewYork: International student edition. Sugiyono, (2009). Metode Penelitian Bisnis (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D). Bandung: Alfabeta.

RIWAYAT PENULIS Elly Crestiani lahir di Jakarta pada tanggal 24 Februari 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2015.

10