JTRISTE, Vol.1, No.2, Oktober 2014, pp. 26~38 ISSN: 2355-3677 Perancangan Sistem Informasi Penyusutan Mesin Fotokopi Rekondisi dan Analisis Break Even Point Menggunakan Model Waterfall pada Toko Utama Sudirman Sistem Informasi STMIK KHARISMA Makassar Jl. Baji Ateka No. 20 Makassar 90134 Indonesia Email:
[email protected]
Abstrak : Teknologi Informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan suatu sistem informasi yang dapat memberikan informasi secara akurat dan tepat. Latar belakang dari sistem informasi penyusutan mesin fotokopi dan analisis Break Event Point yaitu pengolahan data masih manual. Adapun tujuan dari sistem ini yaitu untuk merancang suatu sistem informasi yang dapat membantu Toko Utama di dalam melakukan perhitungan penyusutan mesin fotokopi dan dapat melakukan analisis break event point. Perancangan sistem menggunakan metode waterfall yang terdiri dari tahapan System Information Engineering, Requirements Analysis, Design, Coding, Testing, dan Maintenance. Pemodelan menggunakan Flowmap atau Flowchart, Diagram Konteks dan Data Flow Diagram. Implementasi akan dilakukan dengan bahasa pemograman Vb.Net dan basis data MYSQL Server 5.5. Sistem informasi yang dirancang digunakan untuk menghasilkan informasi keseluruhan mengenai mesin fotokopi yang beroperasi (total pendapatan, total biaya, akumulasi penyusutan, dan jarak dari titik impas yang telah ditentukan). Kata Kunci : Information System, penyusutan mesin, analisis Break-Even Point, Waterfall
1. Pendahuluan Suatu perusahaan tertentu pada dasarnya selalu berusaha untuk mencapai tujuan didirikannya perusahaan tersebut yaitu untuk menghasilkan laba dan tidak mengalami kerugian. Untuk menunjang agar tercapainya tujuan itu, maka manajemen perusahaan harus merencanakan dan mengendalikan dengan baik dua faktor penentu laba, yaitu pendapatan dan biaya. Selain itu setiap perusahaan mempunyai aktiva (harta/asset) tertentu guna memperlancar kegiatan yang dilaksanakan perusahaan. Dalam menjalankan suatu usaha, selalu terdapat banyak kemungkinan, salah satu diantaranya adalah kondisi dimana suatu perusahaan tidak mendapat keuntungan dan tidak mengalami kerugian, yang kita kenal dengan sebutan BEP atau Break Even Point. Perusahaan dapat dikatakan dalam keadaan break-even point bila mana penghasilannya (revenue) yang diterima sama dengan ongkosnya. Aktiva tetap memiliki peranan penting bagi suatu perusahaan. Aktiva tetap biasanya memiliki masa pemakaian lebih dari satu tahun, sehingga diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dalam jangka waktu yang relatif lama. Namun, manfaat yang diberikan aktiva tetap umumnya semakin lama semakin menurun manfaatnya secara terus menerus, dan menyebabkan terjadi penyusutan (depreciation), serta memerlukan perbaikan-perbaikan yang kadangkala juga membutuhkan dana yang tidak sedikit jumlahnya, disamping biaya-biaya pemeliharaan rutin agar dapat menunjang kegiatan pengoperasiaannya yang berkesinambungan. Toko Utama bergerak di bidang jasa fotokopi, penjilidan dan penjualan ATK (Alat Tulis Kantor) yang berdiri sejak tahun 1990. Aktiva tetap yang dapat dihitung penyusutannya pada toko ini yaitu beberapa unit mesin fotokopi rekondisi (mesin bekas yang diimpor dari luar negeri yang dikembalikan kondisinya mendekati baru) yang digunakan untuk memperoleh laba usaha. Toko ini masih belum menerapkan sistem depresiasi (penyusutan) yang berguna untuk mengetahui penurunan nilai mesin fotokopi
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
27
karena pemakaiannya. Dampaknya yaitu mesin tetap digunakan walaupun umur ekonomis mesin tersebut sudah berakhir. Hal ini menyebabkan menurunnya produktivitas mesin dan pembengkakan biaya perbaikan dan perawatan mesin padahal seharusnya sudah dilakukan penggantian dengan mesin yang baru. Toko Utama juga belum pernah melakukan analisis break even point pada setiap mesin fotokopi yang digunakan untuk mengetahui keuntungan maupun kerugian yang dialami mesin tersebut. Hal ini menyebabkan tidak diketahuinya besar keuntungan maupun kerugian yang dialami setiap mesin fotokopi. Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis mencoba memberikan solusi dengan merancang suatu sistem yang menunjang sistem informasi yang berbasis komputer yang dapat membantu dalam perhitungan penyusutan nilai mesin fotokopi rekondisi dan analisis BEP (Break Even Point) yang digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan, seperti menetapkan keperluan investasi atau penggantian mesin fotokopi rekondisi yang baru. Oleh karena itu, topik yang diambil dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: “Sistem Informasi Penyusutan Nilai Mesin Fotokopi Rekondisi dan Analisis Break Even Point Pada Toko Utama”. 2. Landasan Teori A.
Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005, h.11), “Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dari laporan-laporan yang diperlukan”. Sistem informasi adalah pengaturan orang, data, proses dan information technology (IT) / teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi (Whitten 2006, h. 10).
B. Model Proses Waterfall
Salah satu metode perancangan menurut Pressman (1997) yang dapat digunakan adalah Metode Waterfall. Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut dengan “classic life cycle” atau model waterfall. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Sudirman
28
ISSN: 2355-3677 System Information Engineering and Software Requireme nts Analysis
Design
Coding
Testing / Verification
Maintenanc e
Gambar 1 Model Waterfall Gambar 1. di atas adallah tahapan dari model waterfall. Pressman memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman: 1. System / Information Engineering and Modeling Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition. 2. Software Requirements Analysis Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. 3. Design Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhankebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. 4. Coding Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui prose coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. 5. Testing / Verification Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
JTRISTE Vol. 1, No. 2, 2014
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
29
6. Maintenance Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.
C. Depresiasi
Menurut Baridwan (2000:307-309), depresiasi adalah sebagian dari harga perolehan aktiva tetap yang secara sistematis dialokasikan menjadi biaya setiap periode akuntansi. Akuntansi depresiasi bukannya suatu proses penilaian aktiva atau prosedur pengumpulan dana untuk mengganti aktiva, tetapi adalah suatu metode untuk mengalokasikan harga perolehan aktiva tetap ke periode-perode akuntansi. Istilah depresiasi digunakan untuk menunjukkan alokasi harga perolehan aktiva tetap berwujud yang dapat diganti seperti gedung, mesin, alat-alat dan lain-lain. Metode-metode untuk menghitung bebab depresiasi periodik, yaitu: a. b. c. d.
Metode garis lurus (straight-line method) Metode jam jasa (service-hours method) Metode hasil produksi (productive-output method) Metode beban berkurang (reducing-charge method) 1. Jumlah angka tahun (sum of years’-digits method) 2. Saldo menurun (declining balance method) 3. Double declining balance method 4. Tarif menurun (declining rate on cost method)
D. Analisis Titik Impas
Menurut Heizer dan Render (2009:454-457), analisis titik impas merupakan alat penentu untuk menetapkan kapasitas yang harus dimiliki oleh sebuah fasilitas untuk mendapatkan keuntungan. Tujuan analisis titik impas (break-even analysis) adalah menemukan sebuah titik, dalam satuan dolar dan unit, di mana biaya sama dengan keuntungan. Titik inilah yang disebut titik impas. Perusahaan harus beroperasi di atas tingkat ini untuk mencapai keuntungan. Analisis titik impas membutuhkan perkiraan biaya tetap, biaya variabel, dan pendapatan. Breakevent Point dapat ditentukan dengan beberapa cara, yaitu: a) Pendekatan grafik b) Pendekatan aljabar Berikut adalah dua rumus yang perlu diperhatikan:
Titik impas dalam unit
Titik impas dalam dolar
Biaya tetap total Harga jual Biaya variabel
Biaya tetap total Biaya variabel 1 Harga jual
Sudirman
30
ISSN: 2355-3677
3. METODE PENELITIAN a.
Analisis Kondisi Awal Toko Utama merupakan usaha yang dirintis oleh pemiliknya yang bergerak dalam bidang jasa fotokopi, penjilidan dan penjualan ATK (Alat Tulis Kantor). Pada toko ini, terdapat aktiva tetap yang berwujud yang digunakan sebagai aktiva utama dalam menjalankan usaha, yaitu berupa empat unit mesin fotokopi rekondisi.
Prosedur penggunaan mesin fotokopi pada Toko Utama dimulai dari pembelian mesin fotokopi rekondisi baru. Pemilik tidak melakukan pencatatan seperti tanggal pembelian, harga beli, umur kegunaan, dan lain-lain atas mesin rekondisi baru yang dibeli. Mesin kemudian mulai dioperasikan untuk kegiatan usaha. Pemilik tidak mencatat tanggal mulai digunakannya mesin tersebut. Pemilik juga tidak melakukan pencatatan tingkat produktivitas mesin, serta penghasilan yang dihasilkan oleh mesin tersebut setiap harinya. Apabila ada mesin yang rusak, pemilik menggunakan jasa teknisi untuk memperbaikinya. Pemilik tidak membuat laporan biaya-biaya perawatan ataupun perbaikan atas mesin yang rusak. Mesin dipakai sampai melebihi umur kegunaan (sampai tidak bisa dioperasikan lagi). Kemudian, pemilik membeli mesin fotokopi rekondisi baru untuk menggantikan mesin lama yang sudah rusak. Mesin fotokopi yang sudah rusak kemudian dijual kepada teknisi.
JTRISTE Vol. 1, No. 2, 2014
JTRISTE
31
ISSN: 2355-3677
Operator Mesin
Pelanggan
Admin
Mulai
Mengoperasikan mesin (fotokopi)
Dokumen yang akan difotokopi
Transaksi Transaksi Pembayaran Entri Data Transaksi
Selesai
Gambar 2: Flowchart Proses Transaksi Jasa Fotokopi Teknisi
Admin
Mulai
Melakukan Servis Terhadap Mesin
Nota Biaya Servis
Transaksi Pembayaran ByServis
Entri Data Transaksi
Selesai Gambar 3 Flowchart Proses Servis Mesin Fotokopi
Sudirman
32
ISSN: 2355-3677
Berdasarkan prosedur yang selama ini diterapkan oleh Toko Utama, terdapat beberapa masalah yang dirincikan sebagai berikut: 1. Pemilik kesulitan dalam menetapkan keputusan penggantian mesin fotokopi rekondisi yang baru karena tidak dilakukannya perhitungan penyusutan nilai mesin. Selain itu, hal ini juga mengakibatkan menurunnya tingkat produktivitas mesin dan pembengkakan biaya perbaikan. 2. Pemilik kesulitan dalam mengetahui apakah setiap mesin foyokopi mencapai titik impas dan menghasilkan keuntungan atau tidak setiap bulannya 3. Pemilik kesulitan dalam membandingkan pendapatan yang telah dihasilkan oleh mesin dan pengeluaran yang dikeluarkan atas mesin tersebut. Dari masalah yang timbul di atas, penulis mencoba memberikan solusi dengan merancang suatu sistem yang menunjang sistem informasi yang berbasis komputer yang dapat membantu dalam perhitungan penyusutan nilai mesin serta analisis break even point. Metode penyusutan yang disarankan digunakan oleh toko Utama adalah Productive Output Method (metode hasil produksi) dimana dasar teori yang dipakai adalah bahwa suatu aktiva itu dimiliki untuk menghasilkan produk, sehingga depresiasi juga didasarkan pada jumlah produk yang dapat dihasilkan.
3.2 Spesifikasi Kebutuhan Sistem Adapun spesifikasi kebutuhan adalah sebagai berikut: 1. Sistem dapat melakukan pendataan mesin fotokopi, jenis biaya, biaya usaha, dan servis (perbaikan atau perawatan) terhadap mesin fotokopi. Pengguna dapat menambah, menampilkan, dan mengubah data. 2. Sistem dapat melakukan transaksi atas jasa fotokopi. 3. Sistem dapat melakukuan perhitungan break even point terhadap setiap mesin fotokopi. 4. Sistem dapat menampilkan laporan: a) Pengguna dapat menampilkan laporan servis mesin, pendapatan, penyusutan mesin dan analisis BEP terhadap setiap mesin fotokopi. b) Pengguna dapat mencetak laporan servis mesin, pendapatan, penyusutan mesin dan analisis BEP terhadap setiap mesin fotokopi.
JTRISTE Vol. 1, No. 2, 2014
JTRISTE 4. a.
ISSN: 2355-3677
33
DESAIN SISTEM Diagram Konteks Secara umum rancangan sistem dapat digambarkan pada diagram konteks di bawah ini:
Gambar 4. Diagram Konteks
b.
Diagram Level 0 Diagram level 0 merupakan dekomposisi dari diagram konteks, berikut adalah diagram level 0 dari sistem yang dirancang :
Gambar 5. DFD Level 0
Sudirman
34 c.
ISSN: 2355-3677
Diagram Dekomposisi Diagram dekomposisi pada sistem yang diusulkan terdapat tiga subsistem yaitu subsistem Master Data, subsistem transaksi, dan subsistem laporan. Gambar 4.3 menggambarkan diagram dekomposisi yang diusulkan.
Gambar 6. Diagram Berjenjang
d.
Model Data Model data adalah suatu gambaran yang menunjukan hubungan antara suatu komponen data yang hendak dibuat . Berikut adalah model data yang penulis gunakan dengan alat bantu yaitu struktur data dan relasi antar table
Gambar 7. Model Data
JTRISTE Vol. 1, No. 2, 2014
JTRISTE e.
ISSN: 2355-3677
35
Relasi Antar Tabel
Gambar 8. Relasi Database f.
Rancangan Antarmuka
Gambar 9 Desain Antarmuka Form Transaksi Jasa Fotokopi
Sudirman
36
ISSN: 2355-3677
Gambar 10. Rancangan Form Perhitungan BEP
JTRISTE Vol. 1, No. 2, 2014
JTRISTE
37
ISSN: 2355-3677
Form Data Penyusutan Mesin
Tanggal Periode
Tambah Simpan
Kode Mesin Tipe Mesin Kode Penyusutan Count Awal Count Akhir
Edit Batal
Data Grid
Gambar 11. Rancangan Form Data Penyusutan Mesin 5. a.
PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian Sistem Informasi Penyusutan Mesin Fotokopi Rekondisi dan Analisis Break Even Point pada Toko Utama, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Penulis telah berhasil merancang suatu sistem yang dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan mengenai data mesin fotokopi rekondisi (biaya yang dikeluarkan, akumulasi penyusutan, besarnya pendapatan, dan jarak dari titik impas yang sudah ditentukan) yang digunakan sebagai alat dalam kegiatan usaha. 2. Sistem yang dibuat adalah sebuah sistem yang dapat membantu pemilik toko dalam menghitung nilai aktiva (mesin fotokopi) dan nilai penyusutan sesuai dengan tingkat produksinya. Selain itu sistem juga dapat membantu dalam menganalisis titik impas dari setiap mesin fotokopi, sehingga pemilik dapat mengetahui besarnya keuntungan maupun kerugian yang dialami oleh setiap mesin.
b.
Saran Sistem informasi penyusutan dan analisis break even point dapat dikembangkan dengan menambahkan bentuk penyajian data dalam bentuk grafik, sehingga dapat menunjukan perkembangan dan perbandingan objek dan memberikan informasi kualitatif dengan cepat dan sederhana.
Sudirman
38
ISSN: 2355-3677
DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, H.M 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. [2] McLeod. 2004. Sistem Informasi. PT.Indeks.Jakarta [3] Pressman, R. S. 2001. Software Engineering : A Practitioner’s Approach fifth edition. Mc Graw Hill. [4] Arifin, J. 2007. Cara Cerdas Menilai Kinerja Perusahaan (Aspek Finansial & Non Berbasis Komputer. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. [5] Baridwan, Z. 2000. Intermediate Accounting (7rd ed.) Yogyakarta : BPFE [6] Heizer, J, dan Render, B. 2009. Manajemen Operasi. Jakarta : Salemba Empat.
JTRISTE Vol. 1, No. 2, 2014
Finansial) Yogyakarta.
