Perancangan sistem informasi pengajuan dana perawatan kendaraan operasional Universitas Paramadina Kendy Wiratama
Abstrak In the matter of monitoring utilization of operational vehicle, Universitas Paramadina is considered to be quite ineffective. Up to now, Universitas Paramadina still has not use the media technology to monitor the utilization of operational vehicle. All this time, the submission of fund that will be used for vehicle’s maintenance is executed through manual form, this form is proposed to staff of General Department (Departemen Umum), then it will submitted to Manager of General Departement, Operational Director (Direktur Operasional) and management of resources for approval, if three previous mentioned parties approve the form then it will be signed by each one of them. This process has been not optimal due to its inability to automatically record and organize the maintenance of operational vehicle. The objective of this reasearch is to design an application that facilitate the staff to digitally submit, record, and approve the submission of fund that will be used for the vehicle’s maintenance. Started from the very first process which is fund’s submission until approval, the application will generate an organized report that can be used by various parties such as general department or management of resources. In the development of application’s design, this research can be considered as applicative research, this research (applied research) related to practical reality which is the implementation and development of knowledge that generated by basic research in daily life (Guritno,2011). For the model of design and application’s development, the writer lean to the process of evolutionary prototyping The result of this research is that the writer successfully built the design of information system for submission of fund for maintenace of Universitas Paramadina’s operational vehicle,
this design is sucessfully created and customized to the needs of the parties that will be used the design of application.
Pendahuluan Demi mendapatkan akurasi dalam melakukan evaluasi performa dan tujuan perencanaan sebuah perusahaan, diperlukan adanya analisa terhadap kinerja perusahaan yang bersangkutan. Analisa di sini diwujudkan dengan melakukan pengukuran terhadap kinerja perusahaan itu sendiri. Dari hasil pengukuran ini, sebuah perusahaan dapat mengetahui apakah aktivitasaktivitas operasional yang dilakukan dalam perusahaan tersebut telah sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan. Adapun di suatu perusahaan umumnya terdapat beberapa komponen pendukung yang dapat membantu meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut, terutama dalam menopang aktivitas-aktivitas operasional yang berlangsung dalam suatu perusahaan, salah satunya adalah keberadaan kendaraan operasional. Kendaraan operasional merupakan aspek penggerak yang dapat mempengaruhi kelancaran aktifitas suatu perusahaan. Dengan adanya kendaraan operasional perusahaan dapat melakukan pengiriman barang dalam kota tanpa harus menggunakan jasa ekspedisi, pegawai akan sangat terbantu jika harus menghadiri rapat atau pertemuan klien di luar kantor dan sebagainya. Dengan begitu, keberadaan kendaraan operasional sangatlah penting di dalam suatu perusahaan, mengingat begitu banyak manfaat yang didapat dari pengoptimalan kendaraan operasional di suatu perusahaan ini. Sama halnya dengan perusahaan, Universitas Paramadina sebagai lembaga institusi pendidikan tinggi turut merasakan pentingnya keberadaan kendaraan operasional dalam mendukung kegiatan internal maupun eksternal kampus. Ini ditunjukkan dari fakta bahwa saat ini Universitas Paramadina memiliki tiga mobil operasional yang dapat dimanfaatkan oleh civitas akademika.
Banyaknya mobil operasional yang dimiliki di suatu lembaga institusi pendidikan ataupun perusahaan belum tentu dapat memenuhi kebutuhan dari pengguna di dalamnya dapat terpenuhi. Pengelolaan terhadap alokasi dan monitoring penggunaan kendaraan operasional menjadi komitmen penting yang harus menjadi perhatian dari institusi pendidikan atau perusahaan tersebut. Dalam kenyataannya, Universitas Paramadina saat ini dinilai belum memiliki perangkat bantu berbasis teknologi informasi (TIK) yang dapat digunakan untuk mengatur pemantauan kendaraan operasional. Dan pada saat ini Universitas Paramadina dalam melakukan pengelolaan pemeliharaan kendaraan operasional masih menggunakan\ form pengajuan. Universitas Paramadina merupakan salah satu contoh dari universitas-universitas di Jakarta yang menggunakan sistem informasi dalam mengelola aktivitas perkuliahan, antara lain : pengelolaan perpustakaan, penjadwalan unit kendaraan dinas, maupun pengelolaan data. Pergerakan operasional yang ada di Universitas Paramadina dijalankan oleh sistem yang ada untuk mendukung kegiatan mahasiswa demi terciptanya penalaran yang luas, kecakapan berkarya, kepekaan nurani, dan memiliki wawasan yang luas (Universitas Paramadina, 2010). Universitas Paramadina memiliki satu sistem teknologi informasi yang mana merupakan sebuah aplikasi berbasis web yang dinamakan sebagai Sistem Informasi Akademik Paramadina (SIAP) untuk memudahkan kegiatan perkuliahan dalam bidang akademis mahasiswa di Universitas Paramadina. Sistem informasi yang ada di Universitas Paramadina dapat membantu dan mendukung kegiatan operasional lain yang ada disekitar universitas, salah satu contoh yaitu dalam melakukan pemantauan dan penjadwalan serta perawatan kendaraan operasional yang masih menggunakan aplikasi sederhana. hal ini kemudian menjadi kendala pada bagian fasilitas kampus dalam mengatur penjadwalan maupun perawatan berkala pada setiap kendaraan operasional. Permasalahan mengembangkan ini yang akan menjadi fokus penulis, untuk mengembangkan sebuah aplikasi ini. Dengan dilakukannya perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional, diharapkan mampu memberikan kemudahan bagi admin di bagian fasilitas maupun pengguna kendaraan operasional Universitas Paramadina. Selain itu masalah – masalah yang kerap menjadi
kendala dalam penggunaan aplikasi sebulumnya, dapat teratasi dengan tersedianya aplikasi informasi berbasis web untuk mengelola kendaraan dinas, dimana nantinya pengguna baik dosen maupun mahasiswa Universitas Paramadina dapat menggunakan dengan nyaman dan tepat pada waktunya atau sesuai dengan jadwal yang diinginkan.
Metode penelitian Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan, penelitian ini termasuk ke dalam penelitian aplikatif, yang mana penelitian (applied research) berkenan dengan kenyataan – kenyataan praktis yaitu penerapan dengan pengembangan pengetahuan yang dihasilkan oleh penelitian dasar dalam kehidupan nyata (Guritno,2011) Adapun di dalam penelitian dan pengembangan rancangan aplikasi ini, penulis membaginya ke dalam beberapa tahap, yaitu, •
Tahap mengetahui kebutuhan pengguna Terkait data-data yang penulis butuhkan dalam penelitian ini, didapat dari hasil wawancara dan observasi langsung dari aktivitas yang terjadi di dalam Departemen Umum. Selain itu, penulis juga melakukan analisa terhadap bisnis proses yang terjadi di Universitas Paramadina khususnya di departemen umum, yang dari hasil analisa ini dapat digunakan dalam menggambarkan secara umum terkait aplikasi yang dibutuhkan di departemen ini.
•
Pengembangan rancangan aplikasi Data yang berhasil dikumpulkan pada tahap sebelumnya kemudian menjadi sumber utama pengembangan rancangan sistem. Adapun tahap rancangan sistem ini penulis menggunakan model prototyping (purwarupa). Proses model prototyping dipilih karena dapat terus dikembangkan seiring banyaknya masukan yang diberikan oleh pihak user, jadi dengan begitu sistem terbuka atas masukan-masukan yang ada demi pengembangan sistem kedepannya.
Pembahasan Pada pembangunan model prototype dari perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional peneliti menggunakan tahap - tahapan proses evolutionary protyping dalam proses pelaksanaanya sesuai dengan hasil wawancara di bagian umum, dalam proses pembuatan perancangan perawatan kendaraan operasional tahapan yang dilakukan adalah identifikasi actor, use case untuk penghubung dari actor ke tujuan, kemudian membangun use case model dengan menggunakan use case diagram.pada tahap selanjutnya peneliti akan menggunakan flow chart untuk membangun sistem perawatan kendaraan operasional yang belum dibuat sebelumnya sesuai dengan kegiatan perawatan kendaraan operasional oleh staf bagian umum. Maka pada tahapan tersebut peniliti dapat melakukan sistem perancangan kendaraan operasional berdasarkan analisa yang sudah di peroleh. Setelah informasi yang diperoleh dari kebutuhan user untuk pembangunan perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional.Tahap selanjutnya ialah proses design pembangunan perancangan kendaraan operasional dengan menggunakan tool yang disebutkan pada pembahasan sebelumnya, kemudian peneliti dalam tahapan berikutnya menggunakan 4 buah diagram yaitu use case diagram, activity diagram, sequence diagram serta class diagram.Dari ke 4 buat diagram tersebut menjelaskan dari sistem perancangan kendaraan operasional yang akan dibangun. Pada kinerja proses yang dilakukan oleh staf umum maupun staf yang terlibat lainya untuk berjalanya suatu sistem yang akan dirancang atau dibangun.Berikut proses yang terdapat di perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional Universitas Paramadina : • Proses permintaan pengajuan dana operasional, pada proses permintaan pengajuan
dana operasional, staf umum mengatur jadwal dengan menggunakan remineder untuk melakukan pemeliharaan kendaraan operasional, yang kemudian permintaan pengajuan dana operasional diajukan ke
manager umum dan kebagian kepala fasilitas untuk
disetujui. • Proses persetujuan pengajuan dana operasional, pada melakukkan approve manager
umum dan kepala fasilitas yang melihat hasil ajuan permintaan maintenance kendaraan operasional tersebut.Manajer umum melakukan approval yang nantinya ajuan
maintenance kendaraan operasional secara otomatisasi mengemail bagian kepala fasilitas untuk mengetahui adanya ajuan form maintenance kendaraan operasional tersebut.Dan apabila adanya pengajuan form tersebut ditolak akan kembali lagi ke pengajuan sebelumnya dengan deskripsi yang diberikan oleh manajer umum maupun kepala fasilitas. • Proses hasil pengajuan dana operasional, pada hasil proses pengajuan dana
operasional staf umum melanjutkan hasil approval dari manajer umum maupun bagian kepala fasilitas ke bagian keuagan untuk disetujui melalui email yang kemudian bagian keuangan memberikan informasi selanjutnya untuk biaya administrasi pemeliharaan kendaraan operasional.berikut flow chart sistem pemeliharaan kendaraan operasional Universitas Paramadina. •
Proses hasil laporan, setelah proses eksekusi dilakukan, driver memberikan laporan hasil perbaikan atau pemeliharaan kendaraan operasional ke bagian staf umum untuk di ajukan form bukti pembayaran ke bagian keuangan, yang nantinya bagian keuangan mengapproval hasil dari bukti pembayaran tersebut untuk pemeliharaan kendaraan operasional, apabila ditolak staf umum kembali merevisi hasil laporan bukti pembayaran tersebut, bila tidak ada revisi sistem selesai.
Gambar 1.1 Tabel 1Diagram sistem informasi pengajuan dana perawatan kendaraan operasional Universitas Paramadina
Gambar 1.2 Tabel 2 Diagram sistem informasi pengajuan dana perawatan kendaraan operasional Universitas Paramadina Universitas Paramadina
Dalam pembahasan di Use Case Diagram ini menjelaskan mengenai suatu gambaran dari diagram Use case, definisi aktor,definisi use case,skenario use case yang tergolong dari basic flow, pre kondisi, post kondisi, beserta kebutuhan non-funsional dari Perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional Universitas Paramadina yang dibangun. Pada diagram use case dari sistem pemeliharaan kendaraan operasional meliputi 4 aktor dan 6 use case yang digambarkan sebagai berikut.
Gambar 1.3 use case Perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional kendaraan
Tabel 1.1 Definisi Aktor NO 1.
2.
Nama Aktor
Deskripsi
Direktur
Direktur Operasional melihat pengajuan maintanance pemeliharaan
Operasional
kendaraan operasional dari driver yang di kirim melalui staf umum.
Manager umum
Manager umum melakukan approval atau tidaknya untuk pengajuan maintanance pemeliharaan kendaraan operasional yang telah diajukan oleh staf umum.
3.
Staf Umum
Staf umum melakukan permintaan maintenance operasional
kendaraan dan pengajuan dana ke bagian keuangan sesuai jadwal yang sudah ditentukan sebelumnya. Staf umum juga menerima laporan hasil dari perawatan kendaraan operasional yang diberikan oleh driver. 4.
Admin
Admin melakukan mengelola user seperti penambahan user,edit user dan menangani hak akses user maupun yang berhubungan dengan kelola user tersebut.
Tabel 1.2 Definisi Use Case 1.
Kelola jadwal
Serangkaian aktifitas yang dilakukan oleh staf umum untuk mengatur jadwal maintenance kendaraan serta pembayaran stnk dan asuransi kendaraan.
2.
Periksa jadwal
Serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh staf umum untuk melihat kondisi kendaraan operasional, seperti pergantian oli maupun service dihitung dari tanggal terakhir pergantian oli dan cek emisi gas buang dan meliputi kondisi keseluruhan.
3.
Pengajuan Dana Untuk aktifitas pengajuan dana tersebut bagian umum mengajukan dana tersebut ke Direktur operasional,Manajer umum dan dilanjukan ke bagian
keuangan
untuk
kepentingan
pemeliharaan
kendaraan
operasional universitas paramadina. 4.
Persetujuan
Aktivitas yang dilakukan untuk mengapproval permintaan maintenance
Dana
dari Direktur Operasional dan Manajer Umum
5.
•
Laporan hasil
Serangkain aktifitas yang dilakukan manajer umum untuk
penggunaan
menyetujui hasil laporan kendaraan operasional setelah
dana
dilakukan maintenance ke bagian keuangan. •
Serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh staf umum untuk memberikan laporan hasil maintenance kendaraan operasional ke bagian keuangan.
•
Serangkain aktivitas yang dilakukan oleh manajer umum untuk melihat laporan hasil maintenance kendaraan operasional secara berkala bisa berupa laporan tahunan dan laporan bulanan.
6
Kelola User
Serangkaian aktifitas yang dilakuka oleh admin untuk mengelola user.
Tampilan Menu perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional kendaraan Universitas Paramadina
Gambar 1.4 interface perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional Universitas Paramadina
1.1 Kesimpulan dan saran 1.1.1 Kesimpulan Perancangan sistem informasi pengajuan dana operasional Universitas Paramadina yang dibangun oleh peneliti memberikan suatu perkembangan atau solusi pemecah masalah yang ada di kegiatan pengajuan dana dan pemeliharaan kendaraan operasional. Pada tahapan proses pembangunan sistem informasi pengajuan dana operasional Universitas Paramadina yang dikerjakan peneliti dengan menggunakan model proses prototyping yang meliputi identifikasi kebutuhan, perancangan dan implementasi yang mana proses pembangunan pemeliharaan kendaraan operasional Universitas Paramadina tersebut berjalan secara terstruktur. 1.1.2 Saran Peneliti menyadari bahwa hasil dari perancangan sistem ini masih jauh dari sempurna.maka di saran ini peneliti bersedia di berikan saran maupun kritik untuk perbaikan kedepanya. Perancangan sistem informasi pengajuan dana hanya sampai di rancangan saja, belum sampai pada tahap aplikasinya, maka dengan hal ini masih belum bisa di implementasikannya secara fisik hanya secara purwarupa untuk menggambarkanya. Dari hal tersebut peneliti mengajukan saran untuk dilakukanya analisis yang lebih mendalam mengenai design tersebut agar bisa di implementasikanya secara fisik atau sampai di tahap aplikasi.
DAFTAR PUSTAKA Adi Nugroho, S. Analisis dan perancangan sistem informasi dengan metodologi berorentasi objek. Pengertian metode penelitian dan jenisnya. (n.d.). Retrieved from http://www.dedeyahya.com Rahardja, S. G.-S.-U. (2011). Metodologi penelitian teknologi informasi. Soenhadji, N. D. (2006). Perancangan sistem informasi pemeliharaan kendaraan operasional universitas. Star UML Adalah Software Per Modelan yang Mendukung UML. (n.d.). Retrieved from http://www.scribd.com
