PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB STUDI KASUS DI SMA NEGERI 14 GARUT Diki Budi Rahayu1, Erwin Gunadhi2, Partono3 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut 44151 Indonesia Email :
[email protected] 1
[email protected] [email protected] 3
[email protected] 2
Abstrak – Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dapat memenuhi berbagai aktifitasdan kebutuhan manusia, komputer mampu memberikan efektifitas kehidupan yang baik bagi manusia, selain itu dengan adanya komputer seseorang mampu menciptakan sesuatu yang bermanfaat. Teknologi sekarang ini yaitu teknologi internet yang mempunyai ke istimewaan untuk mengetahui informasi di belahan dunia lain tanpa terhalang oleh adanya jarak, waktu dan tempat. Dengan pertimbangan diatas maka diperlukan sesuatu yang dapat menyelesaikan semua kendala, khususnya dalam hal pelaksanaan pendaftaran calon siswa baru di Sekolah Menengah Atas Negeri 14 Garut. Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan diatas, dengan ini merumuskan masalah tugas akhir ini yaitu perancangan database system dan software interface pendaftaran calon siswa baru berbasis web, sehingga bisa menggantikan sebagian peran dari petugas pendaftaran calon siswa baru. Perancangan aplikasi web ini, akan memberikan banyak kemudahan-kemudahan dalam melakukan kegiatan, terutama yang ada di luar Garut, yang ingin sekali melakukan pendaftaran calon siswa baru dilakukan secara online. System ini memberikan suatu informasi berupa kegiatan pendaftaran calon siswa baru, profil sekolah, verifikasi dan pengumuman status kelulusan calon siswa baru di SMAN 14 Garut. Kata Kunci – Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru, Waterfall. I. PENDAHULUAN Pada umumnya orang tua, sebelum memasukkan anaknya ke suatu sekolah, telah mempertimbangkan dan mempersiapakan berbagai hal, antara lain kematangan anaknya, Sekolah mana yang cocok untuk anaknya, termasuk mempermasalahkan bagaimana gurunya, suasana Sekolah, dan pembiayaannya. tentunya banyak masalah lain yang dipertimbangkan dan dipersiapkan oleh orang tua untuk anaknya sebelum menentukan Sekolah mana yang akan diserahi tugas serta tanggung jawab mendidik anaknya. Pertimbangan orang tua tentang Sekolah yang mereka pilih untuk anaknya, menurut Pauline dalam artikel psikologinya, Harapan agar anak memperoleh masa depan yang cerah, tentulah wajar bagi setiap orang tua. Hanya saja kewajaran ini seringkali berkembang menjadi masalah ketika orang tua menghadapi dilema-dilema tertentu dalam mengarahkan anak untuk mengambil pilihan terbaik bagi dirinya. Pilihan ini termasuk pilihan tentang lembaga yang paling sesuai untuk pendidikan anak, untuk jenjang pendidikan menengah, setidak-tidaknya orang tua dihadapkan kepada pilihan, apakah akan dimasukan ke SMA mana yang dapat mewujudkan cita-cita orang tua untuk membina anaknya menjadi anak yang diharapkan mereka. Demikian pula untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, orang tua senantiasa dihadapkan kepada pilihan sekolah mana yang akan dimasuki. Tujuan penyusunan laporan tugas
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 27 2012
akhir ini adalah merancang sebuah sistem informasi berbasis web sebagai media atau sarana informasi penerimaan peserta didik baru khususnya di SMAN 14 Garut guna mempercepat proses pekerjaan, selain itu dengan adanya system ini diharapkan dapat Memberikan informasi kepada masyarakat syarat-syarat masuk ke SMAN 14 Garut, maka dengan adanya PPDB online informasi dapat diterima oleh masyarakat dengan cepat. Dapat mengakomodasi kebutuhan dalam mempemudah dan mempercepat kinerja petugas pendaftaran pendaftaran peserta didik baru dalam mengelola data pendaftar, dengan demikian waktu antri pendaftaran pada system ini dapat diminimalkan. Memberikan informasi yang cepat, tepat dan real time, artinya, calon peserta didik baru dalam melakukan pendaftaran di computer yang terhubungan dengan internet.
II. URAIAN PENELITIAN Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah menggunakan metode Traditional System Development Methodology atau Waterfall, Dewitz, 2006 Berikut ini adalah gambar metode Traditional System Development Methodology / waterfall Preliminary Investigations
* General problem definision * Objectives Constaints * Feasibility
System analysis
* System anvironment * Objectives Constaint * Feasibility
System design Feed back loop
* Specifications of PPDSH component
System impementation
Operational system
Gambar 2.6. Metode Traditional System Development Methodology [Dewitz, 2006]. Adapun tahap-tahap yang dilakukan yaitu : 1. Preliminary Investigation, yaitu tahap persiapan dimana dilakukannya survei, observasi dan interview ke SMAN 14 Garut 2. System Analysis, yaitu tahapan setelah survei dilakukan, maka digabungkan atau klasifikasikan data-data hasil survei tersebut dan dianalisis dengan menggunakan beberapa pemodelan dan pemrosesan yang akan dirancang untuk sistem baru. 3. System Design, yaitu tahap dimana merancang sistem (desain sistem) dilakukan pemilihan data atau peralatan perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware) yang digunakan sebagai pendukung perancangan sistem untuk merinci program, merinci basis data dan membuat rancangan sistem baru. 4. System implementasi, yaitu tahap setelah merancang dilanjutkan dengan pengimplementasiannya menggunakan bahasa pemrograman yang telah ditentukan Preliminary Investigation SMAN 14 Garut didirikan pada tanggal 1 Juni tahun 1991 kedudukan tanah yang yang di gunakan untuk bangunan merupakan tanah bersertifikat atas nama SMAN1 Sukawening (nama sebelumnya SMAN 14 Garut ) nomor AE 279588 10.17.1411.4.0000.1tahun 1994 SMAN 14 Garut merupakan sekolah menengah yang orientasi outputnya untuk melanjutkan studi ke perguruan tinggi, namun tidak menutup kemungkinan untuk menyiapkan peserta didik untuk siap memasuki lapangan pekerjaan sesuai kemampuan dan keahliannya. Alhamdulillah pada tahun pelajaran 2007/2008 SMAN 14 Garut mendapat kepercayaan dari Depdiknas, terpilih diantara 100 SMA di Indonesia dengan program PBKL (Pendidikan Berbasis Keunggulan Lokal) Program ini dirancang oleh Bapak Drs. Ahmad Sanusi, Sementara untuk membekali para siswanya di SMA 14 Garut diadakan pendidikan keterampilan berupa keterampilan Tata Boga, Tata Busana, Bahasa Inggris, Hardware dan Software Komputer serta Elektronika. System Analysis Deskripsi Proses Pendaftaran Calon Siswa Baru http://jurnal.sttgarut.ac.id
2
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Deskripsi proses pendaftaran calon siswa baru di SMA Negeri 14 Garut yang mana kegiatan dari prosedur-prosedur yang diperoleh dari proses pendaftaran siswa baru tersebut adalah sebagai berikut; 1. Pertama-tama calon siswa baru selaku pendaftar menemui panitia PPDB (Penerimaan Siswa baru) untuk pengambilan formulir perdaftaran terlebih dahulu. 2. Panitia PPDB memberikan formulir isian dan syarat-syarat penerimaan siswa baru kepada calon siswa baru. 3. Calon siswa mengisi formulir isian data, setelah itu Formulir pendaftaran yang telah diisi akan diberikan kembali oleh siswa kepada panitia PPDB. 4. Kemudian calon Siswa baru harus melengkapi syarat-syarat pendaftaran yang telah ditentukan, seperti : • Ijazah SMP • Nilai ujian akhir nasional (NUAN) • Bukti Kelulusan • Uang Bangunan • Surat keterangan kelakuan baik dari sekolah asal • Surat keterangan kesehatan dari dokter • foto 3x4 Kemudian diserahkan kepada Panitia PPDB untuk diperiksa 5. Panitia PPDB akan melakukan validasi terhadap formulir dan berkas syarat pendaftarannya, jika benar maka selanjutnya calon siswa menunggu hasil verifikasi dari panitia, jika tidak maka calon siswa tersebut harus melengkapi data dan persyaratannya, atau dianggap gugur 6. Panitia PPDB akan membuat tanda bukti pembayaran untuk calon siswa baru tersebut. 7. Panitia PPDB akan melakukan pemeriksaan persyaratan calon siswa baru, kemudian menginformasikan siswa yang masuk kepada siswa-siswa dalam bentuk papan pengumuman. 3.2.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Berjalan Panitia PPDB
Calon Peserta Didik Baru
START
PENGAMBILAN FORMULIR
FORMULIR
SYARAT -SYARAT PENDAFTARAN
FORMULIR
MENGISI FORMULIR PENDAFTARAN
tidak
validasi Ya
FORMULIR DI ISI
SYARAT -SYARAT PENDAFTARAN
DILENGKAPI PERSYARATAN
SYARAT -SYARAT PENDAFTARAN
Ya
PEMERIKSAAN
tidak
Ya Lulus
PENGUMUMAN HASIL VERIFIKASI
Ya Ulangi
tidak
END
PEMBUATAN TANDA BUKTI PEMBAYARAN
TANDA BUKTI PEMBAYARAN
TANDA BUKTI PEMBAYARAN
PENGUMUMAN HASIL VERIFIKASI
Gambar 3.4 : Flowmap current system
3
© 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 27 2012
Untuk mengatasi permasalahan yang terdapat pada current system, maka akan dirancang sebuah sistem usulan yang diharapkan dapat memberikan solusi terhadap permasalahan dari sistem yang ada. Selain itu, aplikasi ini juga dibuat dengan maksud untuk mengakomodasi kebutuhan akan tersedianya sistem penerimaan siswa baru secara Online. Dalam perancangan ini penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dan databasenya menggunakan MySQL dengan harapan mampu memberikan kontribusi bagi SMA Negeri 14 Garut dalam memenuhi tujuan sekolah. Serta memberikan informasi yang berkulitas, tepat waktu, up to date, akurat dan lengkap terutama dalam hal pengelolaan siswa baru. Adapun pemodelan sistem usulan tersebut disajikan dalam flowmap sebagai berikut: Calon Siswa Baru
Aplikasi PSB Online
Panitia PSB
Upload persyaratan
Akses Hal Utama PSB
START
Formbuat akun Pemeriksaan Formbuat akun
Tdatabase buat akun
Buat akun
tidak
Formlogin
Lulus
Ya
tidak
end
Ya
Berhasil Entri data Form Pendaftaran
Formlogin
Hasil Verifikasi
login
Ya
Berhasil
tidak Ya
Ulangi tidak
END
Form Pendaftaran
Tdatabase pendafataran
Isi form pendaftaran
Upload persyaratan
Ya
Berhasil
Cetak bukti
tidak Ya
Ulangi Tanda bukti tidak
END
Tanda bukti
Hasil Verifikasi
Resi Bank
Hasil Verifikasi
Tdatabase hasil verifikasi
Gambar 3.14 Flowmap Usulan System Design Pada diagram konteks ini akan menggambarkan hubungan antara sistem dengan lingkungan luaranya (Eksternal Entity). Adapun diagram konteks yang diusulkan untuk sistem informasi pendaftaran calon siswa baru berbasis web. - Data Siswa Tanda bukti pendaftaran - Pengumuman siswa yang diterima
Calon siswa
- Data Siswa - Data persy aratan
- Data Persyaratan
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA BARU BERBASIS WEB DI SMAN 14 GARUT
- Data pengumuman hasil verifikasi
Panitia PSB
Gambar 4.7 Diagram Konteks System Informasi Pendaftaran Siswa Baru Berbasis Web
http://jurnal.sttgarut.ac.id
4
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Adapun DFD Level 0 dari sistem Informasi penerimaan siswa baru di SMAN 14 Garut adalah sebagai berikut Buat Username Buat passw ord
1.0 Buat akun
- Data Siswa - Data persyaratan
- Data Siswa
3.0 Pendaftaran
4.0 Cek pendaftar
Calon siswa 2.0 login
username password
username password
tanda bukti pembayaran
5.0 Input hasil verifikasi
Penumuman dat a hasil verifikasi
6.0 Pengumuman
- Data Siswa pemeriksaan persyaratan
Panitia PSB
data hasil verifikasi
Gambar 4.8 DFD level 0 DFD Level 1 Proses buat akun Form yang sudah diisi Buat username Buat psword
Calon Siswa
1.1 Mengisi Form buat akun
1.2 Submit akun
Form buat akun No. Pendaftaran
Gambar 4.9 : DFD level 1 Proses buat akun Proses buat akun di dekomposisi menjadi dua proses. Adapun proses-proses tersebut adalah : 1. Proses mengisi form buat akun Merupakan proses pengisian form berupa username baru dan pasword baru. 2. Submit akun Merupakan proses mengirimkan form buat akun (submit) untuk disimpan ke dalam data base DFD Level 1 login Form yang sudah diisi Username akun pasword akun
Calon Siswa
2.1 Mengisi login
2.2 Submit login
Form login Halaman web
Gambar 4.10 DFD Proses login Proses login di dekomposisi menjadi dua proses. Adapun proses-proses tersebut adalah : 1. Proses mengisi login Merupakan proses pengisian form dengan username dan pasword yang telah dibuat dalam proses buat akun 2. Proses submit login Merupakan proses mengirimkan form (submit) untuk melakukan proses pendaftaran. DFD Level 1 Proses Pendaftaran
5
© 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
ISSN : 2302-7339 Vol. 09 No. 27 2012 Data persyaratan Data persyaratan Data pribadi Nilai UN
Calon Siswa
1.1 Mengisi formulir pendaftaran
1.2 Upload persyaratan
1.3 Submit pendaftaran
Formulir pendaftaran
Form upload
Pendaftaran
Cetak tanda bukti pendaftaran
Gambar 4.11 DFD Proses pendaftaran Proses pendaftaran di dekomposisi menjadi tiga proses, Adapun proses-proses tersebut adalah : 1. Proses mengisi formulir pendaftaran, Merupakan proses pengisian formulir dengan data pribadi dan nilai UN. 2. Proses upload persyaratan Merupakan proses pengiriman persyaratan yang telah ditentukan. 3. Submit pendaftaran Merupakan proses mengirimkan form (submit) untuk disimpan dalam database. DFD Level 1 Proses Cek Pendaftaran Data siswa Data persyaratan No pendaftar
Panitia PSB
4.1 Cari pendaftar
4.2 verifikasi
Pendaftaran Data siswa Hasil verifikasi
Gambar 4.12 DFD Proses cek pendaftaran Proses cek pendaftaran di dekomposisi menjadi dua proses, Adapun proses-proses tersebut adalah : 1. Proses cari pendaftar Merupakan proses pencarian data pendaftaran yang sudah masuk kedalam sistem. 2. Proses verifikasi Merupakan proses pemeriksaan persyaratan yang dilakukan oleh panitia PPDB DFD Level 1 Proses Input Hasil Verifikasi Form yang sudah diisi data hasil verifikasi Data hasil verifikasi
Panitia PSB
5.1 Pengisian data hasil verifikasi
Form pengisian hasil verifikasi
5.2 Save / simpan data hasil verifikasi
Pendaftaran
Data siswa yang lulus verifikasi
Gambar 4.13 Proses Input Hasil Verifikasi Proses input hasil verifikasi di dekomposisi menjadi dua proses, Adapun proses-proses tersebut adalah : 1. Proses Pengisian data hasil verifikasi Merupakan proses pengisian data hasil verifikasi yang sudah diperiksa oleh panitia PPDB 2. Proses save / simpan data hasil verifikasi Merupakan proses menyimpan data hasil verifikasi untuk disimpan kedalam database http://jurnal.sttgarut.ac.id
6
Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut
DFD Level 1 Proses Pengumuman No.Pendaftaran
Calon siswa
Hasil pengumuman
5.1 Menu pengumuman
Panitia PSB Data siswa yang lulus verifikasi
Hasil pengumuman Pendaftaran
Gambar 4.14 DFD Proses pengumuman Proses input pengumuman di dekomposisi menjadi satu proses, yaitu proses menu pengumuman, dimana proses ini merupakan proses untuk memberikan informasi kepada calon siswa baru tentang status kelulusannya. III.KESIMPULAN Kesimpulan yang didapat dari pengembangan sistem informasi pendaftaran calon siswa baru berbasis web ini adalah sebagai berikut : (1) Terwujudnya rancangan basis data yang berhubungan dengan proses pendaftaran peserta didik baru dan proses pengumuman hasil verifikasi di SMA Negeri 14 Garut. (2) Proses sistem pendaftaran calon Peserta didik baru dapat diakses di luar lingkungan SMA Negeri 14 Garut (melalui jaringan internet). (3) Dengan adanya sistem informasi ini maka sistem keamanan dan keakuratan datanya dapat terjamin. DAFTAR PUSTAKA [1] Amsyah, Zulkifli, “Manajemen Sistem Informasi”, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2006. [2] Dewitz, Sandra Donaldson, “System Analysis and Design and The Transmition to Objects”, McGraw-Hill : Singapore , 2006. [3] Fathansyah, “Basis Data”, Informatika Bandung: Bandung, 2006. [4] Hartono, Jogiyanto, ”Analisis dan Desain”, Andi Offset, Yogyakarta, 2006 [5] Jogiyanto., “Analisis Dan Disain Sistem Informasi”, Andi Yogyakarta: Yogyakarta, 2006. [6] Kendall dan Kendall, “Analisis dan Perancangan Sistem (Jilid Satu)”, PT Prenhallindo: Jakarta, 2006. [7] Nugroho, Bunafit. ”PHP & MySQL dengan Editor Dreamwaver MX 2004”. Andi Yogyakarta :,2007. [8] Pressman, Roger S., “Rekayasa Perangkat lunak (Buku Satu)”, Andi Yogyakarta: Yogyakarta 2006. [9] Sampurna. ”Menguasai aplikasi web tanpa pemrograman”. : PT. Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia. Jakarta 2006.
7
© 2012 Jurnal STT-Garut All Right Reserved
