PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKTIVITAS MARKETING BERBASIS KERANGKA KERJA MARKETINGPLUS 2000 DI DINAS MARKETING PT.TELKOM SURABAYA TIMUR

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKTIVITAS MARKETING BERBASIS KERANGKA KERJA MARKETINGPLUS 2000 DI DINAS MARKETING PT.TELKOM SURABAYA TIMUR Widyatmoko

ABSTRAK Manajemen marketing memiliki peranan yang penting dalam pencapaian sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki kemampuan untuk memantau dan mengendalikan pelaksanaan rencana kegiatan marketing. Agar setiap petugas di dinas marketing memiliki pandangan yang sama tentang manajemen marketing maka perlu suatu pola pikir tentang hal tersebut. Pola pikir ini menjadi dasar perancangan sistem yang merupakan alat bantu dalam pelaksanaan manajemen marketing di dinas marketing. Identifikasi proses bisnis dan kebutuhan user merupakan hal utama yang harus dilakukan. Sistem rancangan harus dapat memenuhi kebutuhan user tersebut serta meningkatkan kualitas proses bisnis yang ada. Rancangan sistem informasi manajemen marketing ini dapat memperbaiki proses pengambilan data dengan mengganti proses manual menjadi proses otomatis. Selain itu proses manajemen marketing menjadi lebih terstruktur karena memiliki pola pikir khusus dimana MarketingPlus 2000 dipilih sebagai acuannya. Kata kunci : pola pikir, manajemen marketing, sistem informai, model waterfall, MarketingPlus 2000 PENDAHULUAN Manajemen marketing adalah proses yang melibatkan analisa, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian yang mencakup barang, jasa dan gagasan dengan tujuan untuk menghasilkan kepuasan bagi pihak-pihak yang terlibat. Perencanaan marketing merupakan salah satu penterjemahan dari rencana strategis perusahaan. Melalui pelaksanaan, perusahaan mengubah rencana strategik dan perencanaan marketing menjadi tindakan yang akan mencapai sasaran strategik tersebut. Pengendalian terdiri dari mengukur dan mengevaluasi hasil rencana dan aktivitas marketing serta mengambil tindakan perbaikan untuk untuk memastikan bahwa sasaran dapat tercapai. Dari hal tersebut terlihat bahwa manajemen marketing memiliki peranan yang penting dalam pencapaian sasaran perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus memilki kemampuan untuk memantau dan mengendalikan pelaksanaan rencana kegiatan marketing. Dinas Marketing adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan manajemen marketing di PT.Telkom Surabaya Timur. Dinas Marketing bertugas merencanakan kegiatan marketing untuk mencapai sasaran strategik perusahaan. Manajemen secara periodik memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan rencana kegiatan marketing sebagai bahan kajian manajemen dalam membuat evaluasi pencapaian sasaran strategik perusahaan. Dalam melaksanakan perencanaan marketing, Dinas Marketing harus melakukan evaluasi terlebih dahulu terhadap performansi marketing. Berdasarkan evaluasi tersebut maka tim marketing menyusun rencana kegiatan yang akan dilakukan

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005

untuk pengamanan pencapaian sasaran strategik perusahaan. Rencana kegiatan tersebut tertuang dalam selling plan yang mencakup target yang dipilih, teknik promosi serta kebutuhan anggaran. Penyusunan selling plan dilakukan setiap awal bulan untuk kegiatan yang ada di perencanaan marketing atau setiap saat untuk kegiatan yang bersifat insidentil. Proses manajemen, secara prinsip, sudah dilaksanakan tetapi belum disusun dalam suatu mekanisme. Karena tidak disusun dalam suatu mekanisme maka ditemui kendalakendala sebagai berikut :  Tahapan manajemen marketing yang dilakukan berbeda-beda sehingga mengalami kesulitan dalam menentukan progress pelaksanaannya.  Pengawasan terhadap tahapan manajemen (perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi) mengalami kesulitan karena data dan informasi disimpan oleh setiap subdinas atau agen data.  Kepastian penyajian laporan khususnya untuk kegiatan yang dipantau secara harian sangat rendah. Hal ini disebabkan karena proses loading data dilakukan oleh pegawai khusus sehingga waktu penyajian laporan sangat bergantung kepada kehadiran pegawai tersebut.  Evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan total (gabungan dari subdinas) tidak dapat dilakukan dengan cepat. Kendala ini menyebabkan terlambatnya pelaporan kepada manajemen yang lebih tinggi apalagi jika permintaan manajemen tesebut bersifat insidentil dan mendadak.  Penyimpanan dokumen yang berkaitan dengan proses manajemen belum tertata sehingga seringkali data historis tidak terlacak. Hal ini menyebabkan evaluasi dan perencanaan untuk kegiatan berikutnya lebih sulit untuk dilakukan. Untuk meminimalkan kendala-kendala tersebut maka dilakukan penyusunan mekanisme proses manajemen aktivitas marketing berdasarkan kerangka kerja Marketing Plus 2000. Mekanisme ini menjadi pola pikir bagi seluruh jajaran Dinas Marketing sehingga setiap orang memiliki persepsi yang sama tentang pelaksanaan manajemen aktivitas marketing. Selain itu perlu dibuat rancangan sistem informasi manajemen marketing sebagai alat bantu untuk penerapan mekanisme pelaksanaan manajemen aktivitas marketing, meningkatkan kualitas data dan informasi serta dapat meminimalisasi ketergantungan terhadap pegawai tertentu khususnya untuk proses loading data. MARKETING PLUS 2000 Kerangka kerja Marketing Plus 2000 disusun oleh Hermawan Kartajaya dan diperkenalkan pertama kali melalui majalah SWA Agustus 1994. Melalui kerangka kerja Marketing Plus 2000, Hermawan melakukan redefinisi marketing yaitu menjadikan marketing sebagai jiwa dan tidak lagi sekedar menjadi salah satu anggota tubuh perusahaan. Marketing tidak hanya terbatas kepada konsep fungsional tetapi harus dijadikan sebagai konsep bisnis strategis. Banyak orang dengan sedikit atau tidak ada sama sekali pengalaman marketing menganggap marketing adalah studi tentang menjual. Mereka yang memiliki pengalaman profesional yang banyak atau telah menempuh pelatihan akademis yang intensif, memandangnya sebagai suatu marketing mix dari produk (product), harga (price), tempat/distribusi (place) dan promosi (promotion). Menurut Hermawan Kartajaya, pada suatu perusahaan marketing, terjadi suatu proses yang melibatkan value, strategy dan tactic dalam suatu siklus tertutup dan timbal balik. Ketiganya mempunyai peran berbeda dalam sebuah perusahaan marketing dan

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-2


saling mempengaruhi. Siklus ini merupakan inti dari kerangka kerja Marketing Plus 2000 yang merupakan implementasi konsep manajemen di lingkungan pemasaran. Strategy tentang bagaimana merebut mind share. Tactic tentang bagaimana merebut market share. Value adalah tentang bagaimana merebut heart share. Masingmasing dari ketiga komponen selanjutnya dibagi menjadi tiga unsure, sehingga seluruhnya ada sembilan elemen. Strategy terdiri dari segmentation, targetting dan positioning. Tactic terdiri dari differentiation, marketing mix dan selling. Value terdiri dari brand, service dan process. Kesembilan unsur ini merupakan hal yang esensial bagi perusahaan manapun. Secara bersama-sama, mereka unsur-unsur ini membentuk grand design dari perusahaan. Segmentasi harus dilakukan pertama kali sebagai mapping strategy. Namun sebelum melakukannya, perusahaan harus memiliki suatu definisi pasar yang jelas. Kemudian mentarget beberapa segmen tertentu yang menjadi pilihan perusahaan. Perusahaan dapat membidik satu atau lebih segmen di dalam pasar itu tergantung pada ukuran pasar, pertumbuhan pasar, keunggulan kompetitif dan situasi kompetisi. Kemudian harus memposisikan perusahaan di dalam benak pelanggan. Positioning sangat penting karena merupakan ‘reason for being’ bagi produk dan perusahaan. Positioning perlu didukung oleh diferensiasi yang solid. Diferensiasi dapat dilakukan dari sisi content (apa yang ditawarkan), context (bagaimana cara menawarkannya) dan infrastruktur yang mencakup teknologi, SDM serta fasilitas. Diferensiasi ini kemudian harus didukung oleh marketing mix (product, price, place, promotion). Selanjutnya selling ,unsur dari tactic yang menangkap value dari pasar. Selling ini berorientasi kepada transaksi. Brand yang dibangun adalah value indicator dan value dari brand tersebut harus terus-menerus diperkuat melalui strategi service yang sesuai. Kedelapan unsur tersebut tidak akan efektif jika tidak memiliki proses yang baik.

Gambar 1 Kerangka Kerja Marketing Plus 2000

IDENTIFIKASI DAN ANALISA SISTEM Proses manajemen di Dinas Marketing sudah dilakukan oleh manager dan asisten manager sesuai dengan tugas utama yang sudah diberikan. Proses manajemen diawali dengan diberikannya target-target oleh General Manager dalam bentuk kontrak manajemen selama satu tahun. Manager marketing harus menurunkan target-target

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-3


tersebut kepada asisten manager sesuai dengan bidang tugasnya. Target tersebut selanjutnya akan diturunkan secara berjenjang sampai dengan individu-individu. Selanjutnya jajaran marketing harus membuat rencana kerja untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Rencana kerja tersebut harus terinci dari pekerjaan yang akan dikerjakan, kapan dilaksanakan, siapa penanggung jawabnya sampai dengan biaya yang dibutuhkan. Rencana kerja ini dibuat secara bottom-up dari officer ke asisten manager dan seterusnya ke manager. Manager juga harus melaporkan rencana kerja tersebut ke General Manager. Asisten Manager KM

P

O

C

A

Laporan Manager KM

P

O

C

A

Laporan Asisten Manager KM

P

O

C

A

Laporan

KM : Kontrak Manajemen P : Planning O : Organizing A : Actuating C : Controlling

Gambar 2 Proses Manajemen di dinas marketing Proses manajemen di Dinas Marketing dapat dilihat di gambar 2. Masingmasing sub dinas sudah melakukan proses manajemen. Planning berisi informasi rencana kegiatan, organizing menunjuk penanggung jawab kegiatan, actuating berisi target waktu pelaksanaan dan controlling berisi pencapaian target sampai saat dibuat laporan. Masing-masing level manajerial memiliki format yang berbeda-beda. Hal ini menyebabkan sering terjadi perbedaan penafsiran terhadap rencana kerja. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses manajemen ini disimpan oleh masing-masing penanggung jawab. Proses manajemen ini akan mengalami kesulitan jika penanggung jawab tidak ada ditempat pada saat dilakukan evaluasi oleh manajemen. Hal ini akan menyulitkan bagi manajemen untuk melakukan pengawasan sehingga jika ada hal yang tidak sesuai dengan rencana tidak dapat dengan cepat diketahui. Proses Marketing Pada saat PT.Telkom masih menikmati hak monopolinya, pelanggan tidak memiliki pilihan lain untuk jasa telekomunikasi selain menggunakan produk dan jasa PT.Telkom. Tanpa melakukan apapun pelanggan PT.Telkom terus bertambah demikian juga dengan pendapatan perusahaan. PT.Telkom pada saat itu dapat disebut sebagai perusahaan yang “product oriented” sehingga semua kegiatan ditujukan untuk ketersediaan produk. Proses marketing tidak diperhatikan karena memang proses marketing tidak diperlukan. Kondisi ini berlangsung lama sehingga pola pikir berorientasi produk ini berpengaruh terhadap proses manajemen yang ada. Sumber daya juga mengikuti pola pikir tersebut. Saat ini PT.Telkom mulai menggeser pola pikir dari product oriented ke marketing oriented dimana produk dan jasa yang dihasilkan bertujuan untuk memuaskan pelanggan. Dari hasil pengamatan lapangan, proses marketing sudah mulai dijalankan tetapi proses tersebut masih terbatas diproses selling dan promotion.

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-4


Pemasaran sering dilakukan dalam bentuk pemasaran massal (mass marketing) sehingga promosi juga dilakukan secara massal. Hal ini mengakibatkan proses marketing tidak efektif baik dari hasil maupun sumber daya yang digunakan. Jika hal ini terus berlangsung maka sulit bagi PT.Telkom untuk dapat bersaing. Para pemain baru yang memasuki bisnis ini sudah menggunakan konsep dan proses marketing yang matang. Mereka sudah menentukan mana pelanggan yang dapat dijadikan target, proses marketing yang tepat untuk pelanggan tersebut sehingga mereka tertarik dengan produk yang ditawarkan. Oleh karena itu diperlukan perumusan proses marketing di PT.Telkom khususnya di dinas marketing agar dapat lebih siap untuk bersaing. Sistem Teknologi Informasi yang digunakan PT.Telkom Surabaya Timur sudah memanfaatkan teknologi informasi baik untuk keperluan internal maupun hubungan dengan pelanggan. Seluruh transaksi dengan pelanggan sudah berbasis TI. Adapun sistem informasi utama yang digunakan adalah : 1. SISKA (Sistem Informasi Kastamer) SISKA adalah sistem informasi yang digunakan untuk melakukan transaksi dengan pelanggan. Data yang disimpan bersifat transaksional. SISKA dimanfaatkan oleh dinas marketing untuk melihat hasil pemasaran harian. 2. RDB (Regional Database) RDB adalah datawarehouse yang digunakan oleh PT.Telkom Jawa Timur. Data yang disimpan bersifat bulanan dan ditampilkan dalam bentuk laporan pivot. RDB dimanfaatkan oleh dinas marketing untuk membuat laporan bulanan. Mekanisme Manajemen Usulan Kegiatan penjualan (selling) dan promosi (promotion) merupakan kegiatan utama yang ada di proses marketing saat ini. Jika kedua proses tersebut sudah dijalankan maka dapat dikatakan bahwa proses marketing sudah dilakukan. Dalam kondisi persaingan yang masih sedikit bahkan tanpa persaingan, dengan proses utama tersebut saja pelanggan sudah dapat diperoleh. Tetapi jika kondisi persaingan sudah mulai ketat maka jika hanya mengandalkan proses tersebut maka pelanggan akan sulit didapatkan. Proses marketing harus terintegrasi sesuai dengan kerangka kerja Marketing Plus 2000. Untuk lebih memudahkan pengawasan, maka proses marketing tersebut digabungkan kedalam mekanisme manajemen sesuai dengan teori manajemen. Dengan penggabungan teori manajemen dan kerangka kerja Marketing Plus 2000 ini maka semua proses-proses marketing dapat dijalankan dengan lebih baik. Planning, organizing, actuating dan controlling merupakan proses utama manajemen. Proses-proses ini digunakan sebagai kerangka utama. Gambar 3 menunjukkan mekanisme manajemen marketing yang diusulkan. Perencanaan (planning) terdiri dari strategi dan taktik. Strategi terdiri dari segmentation, targeting dan positioning. Sedangkan taktik terdiri dari differentiation, dan marketing mix. Selling merupakan elemen dari proses actuating. Selling merupakan aktivitas yang dikerjakan untuk mentransformasikan sebuah konsep abstrak menjadi hal yang konkrit. Rencana pelaksanaan dan kebutuhan sumber daya juga ditentukan diproses ini. Controlling secara garis besar membandingkan antara target dengan realisasi. Pembandingan dilakukan secara menyeluruh baik hasil maupun proses. Apakah pelanggan yang disasar sudah sesuai dengan yang ditetapkan, apakah marketing mix sudah dijalankan sepenuhnya, apakah ada semua aktivitas selling sudah dijalankan,

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-5


apakah target waktu terpenuhi, apakah target volume tercapai dan lain-lain. Evaluasi dari proses ini menjadi input manajemen. PLANNING STRATEGI

TAKTIK

SEGMENTATION

DIFFERENTIATION

TARGETING

MARKETING MIX

POSITIONING

ORGANIZING - Menentukan penanggung jawab program - Membentuk tim kerja

ACTUATING - Menentukan aktivitas selling secara detail - Menentukan waktu pelaksanaan - Menentukan jumlah kebutuhan sumber daya

CONTROLLING - Membuat laporan performansi - Membandingkan target dengan realisasi - Membuat evaluasi - Membuat rekomendasi

Gambar 3 Mekanisme manajemen marketing Penulis melakuan observasi, wawancara serta diskusi dengan jajaran manajemen Dinas Marketing Telkom SBT dari manajer sampai dengan officer sebagai pelaksana tugas harian untuk mengumpulkan data serta informasi tentang proses bisnis serta kebutuhan user. PERANCANGAN SISTEM Perancangan sistem dilakukan dengan membuat DFD dan ERD serta user interface. DFD yang ditampilkan adalah DFD level 0 dimana terdapat 3 proses utama sistem. Hubungan data dari proses dan entitas dapat dilihat pada ER diagram dapat dilihat pada gambar 5.

data_plg_siap_segmentasi data pelanggan awal 1

var pilihan data plg awal

dt_plg_siska

SISKA (SI Pelanggan) data var pencarian pelanggan

Tim Tim Kecil Kecil

var pencarian

ISBN : 979-99735-0-3

1

SISKA (SI Pelanggan)

var pilihan jenis data

C-24-6

data input aktivitas

data pelanggan awal

Inquery Data

data update resource

data hasil inquery var pilihan data segmentasi

data update aktivitas

Personal in Charge Charge Charge (PIC) (PIC)


Gambar 4. Context diagram SIM Aktivitas Marketing dt_plg_siska telp nama pelanggan alamat kategori sto total_tagihan sli_indosat sli_telkom lokal sljj internet

dis egm entas i

h_ak tiv itas

target produk k ebijak an produc t

m engac u

ak tiv itas _res ouc es

dt_r_prod product_id nama product

real_produc t his toris _prod

kebijakan_marketing targeting positionin g produk price place promotion

mar_h_aktivitas tgl aktivitas real aktivitas real w aktu real_anggaran real_volu me m engac u his toris

kin_real realisasi pemasaran realisasi pendapatan

ditetapk an ditetapk an k ebijak an

kin_target target pemasaran target pendapatan

m engac u produc t m elak uk an

mar_aktivitas kategori sto target w aktu target aktivitas real w aktu real aktivitas tgl aktivitas

dt_r_segmen segmen_id nama segmen variabel baw ah variabel atas mar_r_aktivitas aktivitas_id nama aktivitas

m engac u ak tiv itas disproduk im pan m engac u inf o

mar_r_resources resource_id nama resources tarif

mar_resource volu me total anggaran real_volu me m engac u res ourcreal_anggaran e

sys_r_bulan bula n_id nama bulan

resourc e_s egmen m em erlukan

dilak s anak an aktiv itas

ditetapk an target

sys_user user_id user name passw ord

k inerja_target

kin_r_kinerja kin_id nama

m engac u s egmen

dt_plg_segmentasi kategori sto

m engac u target

dic atat

sys_log ip login logout

berada di

k inerja_realis asi

sys_usergroup m engac u group

sys_group group_id group_name

Gambar 5. ER diagram SIM Aktivitas Marketing User interface dirancang sesuai dengan proses yang ada pada sistem. Berikut adalah tampilan dari menu utama dan contoh dari submenu.

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-7

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi II Program Studi MMT-ITS, Surabaya 30 Juli 2005 SISTEM INFOMASI MANAJEMEN MARKETING Senin, 18 April 2005 Selamat pagi, Widyatmoko Inqery Data  Ambil Data  Lihat Data  Segmentasi Manajemen Marketing  Input Aktivitas  Update Aktivitas  Input Resouces  Update Resouces  Update Kebijakan  Copy to Historis  Laporan Evaluasi Pelaporan Kinerja Logout

Gambar 6. Menu utama SIM Aktivitas Marketing Nama Segmen :

SLI Indos at

Input Aturan Segmentasi 0

<=

SLI 001

<=

50000000

AND

0

<=

SLI 008

<=

50000000

AND

SLI 017

=

0

AND

SLI 007

=

0

OK

Batal

Nama Segmen SLI Telkom

Aturan Segmentasi 0<=SLI_017<=50000000 AND 0<=SLI_017<=50000000 AND SLI_001=0 AND SLI_008=0

SLI TLK - ISAT

0<=SLI_017<=50000000 AND 0<=SLI_017<=50000000 AND 0<=SLI_001<=50000000 AND 0<=SLI_008<=50000000 Lakukan Segmentasi

Update OK

Delete OK

OK

OK

Batal

Gambar 7. Menu proses segmentasi

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-8


INPUT AKTIVITAS

No Rekord

3

Jenis Segmen

SLI TLK-ISAT

Aktivitas

Directmail

OK

Target Waktu Target Aktivitas Tanggal Aktivitas No Segmen Aktivitas 1 Segmen 0 s.d 100 rb Directcall 2 Brosuring

Target waktu 7 7

Target Aktivitas 50,000,000 -

Tgl Aktivitas 2/4/2005 2/4/2005

Submit

Gambar 8. Menu input aktivitas KESIMPULAN 1. Rancangan sistem informasi manajemen marketing terdiri dari tiga proses utama sesuai dengan kebutuhan user yang terdiri dari proses pengelolaan data, proses manajemen marketing dan proses pelaporan. 2. Rancangan sistem informasi manajemen marketing ini dapat memperbaiki proses pengambilan data dengan mengganti proses manual menjadi proses otomatis. Selain itu proses manajemen marketing menjadi lebih terstruktur karena memiliki alur pikir khusus dimana MarketingPlus 2000 dipilih sebagai acuannya. DAFTAR PUSTAKA 1. Daihani, D.U. (2001) Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Komputindo, Jakarta. 2. Hartono, J. (1999) Analisis & desain Sistem Infromasi : pendekatan terstruktur teori dan praktek apliaksi bisnis, Andi, Yogyakarta. 3. Hoffer, J. A. (1999) Modern System Analysis and Design, Addison-Wesley, Boston. 4. Kartajaya, H. (1998) Marketing Plus 2000 : Siasat Memenangkan Persaingan Global, Gramedia Pustaka Media, Jakarta. 5. Kahlil, T. M. (2000), Management of Thechnology : The Key to Competitiveness and Wealth Creation, McGraw-Hill, Singapura. 6. Kotler, P. (1997) Manajemen Pemasaran, Prehallindo, Jakarta. 7. Kotler, P., Kertajaya, H., Huan H.D. and Liu, S. (2003), Rethiking Marketing Sustainable Market-Ing Enterprise di Asia, Pearson Education Asia Pte.Ltd dan Prehallindo, Jakarta. 8. McLeod, R. Jr. (2001), Sistem Informasi Manajemen, Edisi 7, Prehallindo, Jakarta. 9. Terry, G. R., and Franklin, S. G. (2003), Priciples of Management, Eight edition, A.I.T.B.S, Dehli. 10. Wahyu, A. S. (1996), Manajemen Strategik, Binarupa Aksara, Jakarta. 11. Whitten, J. L., Bentley, L. D., Dittman, K. C. (2000), System Analysis and Design Methods, Mc. Graw Hill, New York.

ISBN : 979-99735-0-3

C-24-9

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN AKTIVITAS MARKETING BERBASIS KERANGKA KERJA MARKETINGPLUS 2000 DI DINAS MARKETING PT.TELKOM SURABAYA TIMUR

Recommend Documents