PERANCANGAN SISTEM INFORMASI LAPORAN KEUANGAN PADA PT. PATRA NUR ALASKA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Isna Zahrotul Fu’ad 11.01.2995
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
FINANCIAL STATEMENT INFORMATION SYSTEM DESIGN AT PT. PATRA NUR ALASKA PERANCANGAN SISTEM INFPRMASI LAPORAN KEUANGAN PADA PT. PATRA NUR ALASKA Isna Zahrotul Fu’ad Barka Satya Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Development of information rapidly enter various scope. One of important development is use of data processing device such as Computer, which function processing required information. However, it is not enough without supported software .Because Complexes Data Management and Information System has been a necessity to support bussiness activity. PT. Patra Nur Alaska has not been utilized Information Technology maximally especially on financial data processing and report. It still processed manually that need long time and difficult for employee to do their job. In order to realize good Financial Information process that can support authorized division on PT. Patra Nur Alaska, therefore Financial Information System is required on it. Keywords : Information System, Financial Statements, Design Information System
1. Pendahuluan Dewasa ini dunia teknologi informasi semakin berkembang diseluruh belahan dunia, dengan kata lain masyarakat sudah mulai tergantung dengan bantuan teknologi informasi. Hal ini mendorong masyarakat untuk menyadari akan pentingnya teknologi informasi itu sendiri. Sebagai abstraknya dapat dilihat dengan semakin banyaknya masyarakat yang memanfaatkan teknologi informasi dalam kegiatan pelayanan mereka baik pada instansi pemerintahan maupun swasta. Sehubungan dengan hal tersebut maka dunia usaha dan jasa harus menyesuaikan diri dalam penggunaan teknologi informasi. Untuk mengantisipasi perkembangan dan makin banyaknya data yang akan diolah serta makin kompleksnya kebutuhan akan teknologi informasi mengenai penanganan pengolahan data, maka diperlukan suatu sistem yang akan membantu dalam pengolahan data tersebut. Dengan menggunakan sistem komputer, keuntungannya dapat dirasakan. Sebagai contohnya : dapat membantu meminimalkan waktu dalam menyelesaikan tugas-tugas kantor, dan juga menghemat biaya pekerjaan. Selain itu, dengan menggunakan sistem komputerisasi sebagai sarana komunikasi, tentunya proses informasi lebih lancar dan tepat. PT.
Patra
Nur
Alaska
adalah
perusahaan
yang
bergerak
di
bidang
Instrumentation, Mechanical Supply and Engineering serta merupakan salah satu instansi swasta yang membutuhkan suatu sistem komputerisasi yang dapat membantu perusahaan dalam menjalankan usahanya. Adapun proses kegiatan pembuatan laporan keuangan pada PT. Patra Nur Alaska masih menggunakan aplikasi microsoft excel dalam mencatat rincian terima tunai, pengeluaran dan laporan rekapitulasi keuangan dari perusahaan ini. Karena proses yang dilakukan masih manual dan belum berbasis database, maka sering menimbulkan kerancuan data dan keterlambatan penerimaan informasi keuangan bagi orang-orang atau pihak-pihak yang membutuhkan informasi keuangan tersebut.
2. Landasan Teori 2.1.
Landasan Teori
2.1.1
Konsep Dasar Sistem Ada beberapa definisi sistem, dimana terdapat dua kelompok pendekatan di
dalam mendefenisikan sistem yaitu pendapat yang menekankan pada elemen atau komponen dan pendapat yang menekankan pada prosedur. 2.1.2
Konsep Dasar Informasi Informasi sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu organisasi yang
kurang mendapatkan informasi akan tidak berkembang dan akhirnya dapat menyebabkan organisasi itu dapat berakhir. Informasi didefenisikan oleh (Jogiyanto,
1
H.M, 1999:8) “informasi adalah data yang diubah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi yang menerimanya”. 2.1.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal sangat penting bagi
manajemen di dalam pengambilan keputusan. Menurut (Jogiyanto, H.M, 1999:11), Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2
UML (Unified Modelling Language) UML adalah bahasa yang digunakan untuk merancang atau mendesain suatu
sistem informasi namun dalam hal ini UML bukan merupakan bahasa pemrograman tetapi model yang tercipta berhubungan langsung dengan bahasa pemrograman sehingga memungkinkan melakukan pemetaan langsung dari model yang dibuat dengan UML ke bahasa pemrograman berorientasi objek. 2.3
Metode Pengujian Metode pengujian ini sangatlah dibutuhkan dalam perancangan sebuah sistem
informasi. Yaitu untuk mengetahui atau mendapatkan kasus yang terdapat pada software yang kita buat. Dalam tugas akhir ini penulis menggunakan white box.
3. Tinjauan Umum 3.1. Objek Tugas Akhir Yang menjadi objek tugas akhir adalah salah satu perusahaan swasta yang bergerak dibidang instrumentasi dan teknik, yaitu perusahaan PT. Patra Nur Alaska yang beralokasi di jalan Kinanthi Balun Cepu. 3.2. Sejarah Perusahaan PT. Patra Nur Alaska merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Instrumentation, Mechanical Suplier dan Engineering. Dengan usia yang relatif muda yang mempunyai suatu visi ingin menjadi perusahaan berskala nasional yang berkualitas terhadap hasil pekerjaan dan sumber daya manusia serta peduli pada keselamatan dan kesehatan kerja. Untuk memenuhi hal tersebut maka PT. Patra Nur Alaska menetapkan,
menerapkan, memelihara serta mengembangkan Sistem
Manajemen Intergrasi 9001 : 2000 dan OHSAS 18001 dalam kegiatan usahanya. 3.3. Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan metode survey dimana ingin diketahui secara langsung sistem pengolahan data keuangan pada PT. Patra Nur Alaska, untuk kemudian dianalisis hingga akan dihasilkan suatu sistem informasi pengolahan data
2
keuangan pada kantor tersebut dengan cara mengambil informasi dari seluruh komponen yang terlibat.
4. Pembahasan 4.1.
Analisis Kebutuhan Sistem
4.1.1.
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional berisi proses-proses apa saja yang dapat dilakukan aplikasi ini nantinya: 1.
Sistem mampu mengolah data petugas
2.
Sistem mampu mengolah data jenis transaksi
3.
Sistem mampu mengolah data transaksi
4.
Sistem mampu mengolah data laporan
4.1.2.
Kebutuhan Non Fungsional
Dalam membangun suatu aplikasi sistem informasi, dibutuhkan spesifikasi hardware dan software yang baik untuk memberikan kemudahan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi. 4.1.3.
Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Adapun spesifikasi perangkat keras (Hardware) yang meliputi komputer dan juga perlengkapan yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi ini adalah: 1. Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan sistem ini adalah : - Processor
: Intel® Core™ i3-2330M
- Memory
: 2048MB RAM
- Harddisk
: 596.17 GB
- Display
: 14” NVIDIA GEFORCE 610M
2. Mouse 4.2.
: Genius/ 2,4GHz Wireless Mouse
Perancanagan Sistem Tahapan perancangan sistem secara umum bertujuan untuk mengidentifikasi
komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci melalui penggambaran sederhana simbol-simbol yang standar untuk dikomunikasikan kepada user. 4.3.
Perancangan User Interface User interface merupakan tampilan dimana pengguna berinteraksi dengan
sistem. Perancnagan user interface bertujuan untuk memungkinkan pengguna menjalankan setiap tugas dalam kebutuhan pengguna (hanif, 2007:153).
3
4.4.
Implementasi Proses implementasi adalah tahapan untuk merealisasikan rancangan desain
yang sebelumnya sudah dibuat, dimana yang tadinya masih berupa kerangka kasar dipetakan menjadi desain yang lebih nyata dan layak digunakan sebagai media pembelajaran. 4.5.
Persiapan Lingkungan Implementasi Dalam rangka pengembangan aplikasi maka lingkungan pengembangan harus
dibentuk terlebih dahulu. 4.6.
Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang direncanakan dan
di implementasikan. 4.7
Pembahasan Aplikasi
4.7.1 Pembahasan Menu Utama Pada menu utama ini telah disediakan menu-menu yang digunakan dalam pengolahan data. Diantaranya yaitu terdapat menu bar yang berisi Menu, Laporan dan Bantuan. Pada menu utama terdapat juga tombol cepat untuk menu transaksi dan cetak laporan. Pada bagian atas kanan terdapat nama, status user yang sedang login dan juga tanggal.
Gambar 4.1 Menu Utama
4.7.2 Pembahasan Menu Petugas Menu jenis petugas ini digunakan untuk memasukkan data, mengubah data, menghapus data atau me-reset data petugas. Dalam menu petugas ini terdapat No Id, Nama, User, Password, Level, Jenis Kelamin, dan No Hp.
4
Gambar 4.2 Menu Petugas
4.7.3 Pembahasan Menu Jenis Transaksi Menu jenis transaksi ini digunakan untuk memasukkan data, mengubah data, menghapus data atau me-reset data jenis transaksi. Dalam form jenis transaksi ini terdapat Kode, Nama, Kredit atau Debit menggunakan combo box, dan keterangan.
Gambar 4.3 Menu Jenis Transaksi
4.7.4 Pembahasan MenuTransaksi Menu transaksi ini digunakan untuk memasukkan data, mengubah data, menghapus data atau me-reset data untuk pelaporan keuangan. Dalam form ini terdapat
5
kode, jenis transaksi menggunakan combo box, tanggal dan jam manual, juga terdapat tanggal dan jam otomatis, yaitu digunakan apabila ingin mengedit data, Jumlah rupiah, dan keterangan. Terdapat juga filter apabila ingin mencari dengan cepat data yang ada pada transaksi.
Gambar 4.4 Menu Transaksi
4.7.5 Pembahasan Menu Laporan Menu laporan ini digunakan apabila ingin mengetahui data dari semua jenis laporan. Pada form ini kita dapat memilih jenis laporan yang dibutuhkan, diantaranya terdapat laporan minguan, bulanan, tahunan, jenis laporan pengeluaran dan laporan pemasukan, selain itu juga tersedia laporan yang sesuai dengan jenis transaksi.
Gambar 4.5 Menu Laporan
6
4.7.6
Tampilan Hasil Laporan
Gambar 4.6 Hasil Laporan
7
5. Penutup 5.1.
Kesimpulan Setelah melalui tahapan implementasi dan melewati tahap pengujian system,
maka diperoleh kesimpulan bahwa proses pembuatan sistem pencatatan keuangan berbasis database pada PT. Patra Nur Alaska yang dapat membantu karyawan dalam membuat laporan keuangan yang bebas dari kesalahan logika adalah: 1. Dengan menggunakan rancangan sistem aplikasi keuangan ini maka memungkinkan terciptanya efisiensi waktu kerja terhadap pekerjaan bagian keuangan. 2. Sistem informasi yang baru lebih optimal dibandingkan dengan sistem sebelumnya. 3. Untuk
menguji
rancangan
sistem
aplikasi
keuangan
ini,
penulis
menggunakan pendekatan Black Box untuk mengetahui cara kerja dari aplikasi yang dirancang secara terperinci sesuai spesifikasinya dan menilai bahwa setiap fungsi atau prosedur yang dirancang sudah berjalan dengan baik dan benar. 5.2.
Saran Dari kesimpulan dan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka saran yang
dapat penulis berikan adalah sebagai berikut: 1. Agar dalam pengolahan data keuangan pada PT. Patra Nur Alaska dapat memanfaatkan teknologi informasi. 2. Agar dokumentasi sistem informasi dapat dipelihara dengan baik sehingga sistem informasi dapat diperbaharui sesuai dengan kebutuhan.
8
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yoyakarta : Andi Offset. Cubriadi, Idam, 2005. Membangun Aplikasi Akuntansi Dengan Microsoft Visual Basic & Crystal Report, Datakom. Jakarta. Ermayani dan Melda Sambolayuk. S “Perancangan Sistem Pencatatan Akuntansi Pada PT. Nusantara Cargo Expres Makassar” 2011 Fathansyah, 1999. Basis Data, Informatika, Bandung. HM,Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pemdekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andi Offset Kusrini & Andri Koniyo, 1999.Tuntunan Praktis Membangun Sistem Akuntansi Dengan Visual Basic Dan Microsoft SQL Server, Andi, Yogyakarta. Kustiawan, Ratno, Modul Rekayasa Perangkat Lunak Materi 1, Hal.(1) Nugroho, Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung, Informatika Bandung. Sutabri, Tata, 2004. Sistem Informasi Akuntansi.Andi, Yogyakarta.
9
