PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS BERBASIS KOMPUTER PADA UNIT PRODUKSI SMK NEGERI 6 PALEMBANG

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS BERBASIS KOMPUTER PADA UNIT PRODUKSI SMK NEGERI 6 PALEMBANG

LAPORAN AKHIR Laporan Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III pada Jurusan Akuntansi

OLEH : M. HILMY ADZIM 061230500418

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA PALEMBANG 2015

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PEITI}IDIKAIT{ TINGGI FOLMEKNIK NEGERI SRTWIJAYA JT'RUSAT AKT]NTANSI Sriieya Neg*r* Bukit Beser Pabmbcng 30f39 Jelan Telp.0?11 -353414 Far 071I - 355918 Website : htto:llwnrw.pd8iriiav*-ac"fuI. E-mail : [email protected].*f.-i{ ST'RAT PERYATAAIT LAPORAN

AKIIIR

Nama

M. Hikny Adzim

NIM

0612 3050 0418

Junrsan /Program Studi

Akuntansi

Judul LaporanAkhir

Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran

Kas

Berbasis Komputer pada Unit

Produksi SMKNegeri 6 Palembang Dengan ini menyatakan bahwa:

l.

Laporan Akhir yang saya buat dengan judul sebagaimana tersebut di atas beserta isinya merupakan hasil penelitian seya sendiri.

2.

Laporan Akhk tersebut bukanlah plaglat ahu salinan laporan akhir milik orang lain.

3.

Apabila laporan akhir saya plagiat atau menyalin laporan akhirmilik orang lain meka saya sanggup menerima sanksi benrpa pembatalan laporan akhir

ini dan konsekueasinya. Demikianlah Surat Pernyataan

ini

saya buat dengan sebenamya untuk

diketahui oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Palembang

2015

Yang membud peryataan,

M.Ililmv Adzim NIM 061230500418

-

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA Jalan griiaya Negara, Palembang 3Ot39 Telp. 071 1 -3534 1 4

F ax-

Webeiie : wunr.polisriwiiaya.ac.id

071 1 €5591

I

Ef!q!Li!&@

ffiHANI-APoRAN4filR Hilny Adzim

Nama

: M.

NIM

3050 0418 : Akuntansi : Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan Sietem lnformesi Akuntensi Pengeluaren Kas Berbasis Komputer pada Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang

IMl2

Jurusan Mata Kuliah Judul Laporan Akhir

Tetah Diuiikan pada uiian Laporan A}frir, Tanggal29 Juni 2015 bin"a"prn Tim Penguji Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri SriwijaYa

Palembang,

2015

Tim Pembimbing:

Pembimbing

I

Pembimbingll

nm

IIIP u6205271989031002

D7802282005012003

Dlengetuiui' Ketua Jurusan Akuntansi

,

I At6din.s.E.JvI.Si".Ah.cA-

Ni rqrp r9s7o6r4199oo3tool

\\

P 11l

7

\ KEMENTERTAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN AKUNTANSI re,p07,,-3534,,,J"Jfr

l.l#,?ilt*ff ffffi 3ffi;J"llTffi

,'.fl

,lH"*****.,u

PELAKSANAAI\I REVISI LAPORAN AKHIR Mahasiswa berikut, Nama

NIM JurusanlProgram Studi Judul LaporanAlfiir

M. Hilmy Adzim 0612 3050 0418 Akuntansi / D III

Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Berbasis Komputer pada Unit Produksi SMKNegeri 6 Palembang Perancangan

Telah melaksanakan revisi terhadap Laporan Alfiir yang diujikan pada hari Senin t^"ggal 29 bulan Juni tahm 2015 Pelaksnnaan revisi terfiadap Laporan Akhir tersebut telatr disetujui oleh Dosen Penguji yang memberikan revisi:

r

Tambahkanpembahasan,

o

kaitkan dengan SPI Benahi Rumusan Masalah & TujuanPenulisan

o

Benahi ruang lingkup pembahasan,

Rita Martini; S.E., M.Si., Ak., CA NIP 196503 121990032001

kai*an

Periansya, S.E., M.M. NIP 1 96206041 98803 1 001

o

Perbaiki Bab

r o o

PerbaikanAbshak Yuliana Saxi, S.E., MBA., Ak. Perbaikan Sistematika NrP I 97707 29200801201 5 Perbaikan Bab II

tV

2015

Rita , $.8., M.Si., AK., CA NIP r96503121990032001

lv

Motto: “Bawa mimpi kawan-kawan ke atas sajadah. Ceritain sama Allah. Allah sangat kuasa mewujudkannya. Keyakinan bahwa Allah-lah yang memiliki segalanya yang membuat seseorang menjadi THE WINNER.” (Yusuf Mansur)

“Berilah sesama manusia kelapangan jalan, maka Allah akan melapangka jalan untuk kita. Bantulah sesama manusia untuk sukses, maka lihatlah bagaimana Allah bekerja untuk menyukseskan kita.” (Penulis)

Atas Rahmat Allah SWT, Laporan Akhir ini Kupersembahkan Untuk:  Kedua Orang Tuanku yang senantiasa memberikan doa dan semangat  Saudara-saudaraku tersayang  Sahabat-sahabat seperjuanganku  Almamater dan masa depanku

v

ABSTRAK Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Komputer pada Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang M. Hilmy Adzim, 2015 (xv + 61 halaman) E-mail: [email protected]

Berbasis

Penulis melakukan pengambilan data dengan cara melakukan observasi dan interview langsung kepada objek penelitian. Perancangan yang dilakukan penulis dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini adalah berupa perancangan sistem informasi akuntansi untuk pengeluaran kas perusahaan. Dari hasil analisis yang dilakukan, penulis menemukan beberapa permasalahan antara lain didalam sistem pengeluaran kas terdapat perangkapan tugas oleh fungsi bendahara, dokumen tanda pembayaran hanya dibuat dua rangkap, pada dokumen tanda pembayaran tidak terdapat nomor urut tercetak, dan catatan akuntansi yang digunakan tidak menggunakan jurnal pengeluaran kas dan masih dikerjakan secara manual. Setelah menganalisis permasalahan yang ada, penulis memberikan beberapa rancangan sistem baru yang dapat membantu perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang yaitu perusahaan sebaiknya melibatkan fungsi akuntansi, sebaiknya Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang menggunakan sistem informasi untuk dokumen dan catatan akuntansi terkomputerisasi yang telah dirancang dengan Microsoft Visual Basic 6.0 oleh penulis. Pada bagian akhir, penulis akan memberikan ilustrasi penerapan untuk menggambarkan rancangan sistem informasi akuntansi yang telah dibuat. Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Akuntansi, Pengeluaran Kas, Sistem Informasi Berbasis Komputer

vi

ABSTRACT Design of Computer-Based Accounting Information System for Cash Expenditure at Production Unit Vocational School Number 6 Palembang M. Hilmy Adzim, 2015 (xv + 61 pages) E-mail: [email protected] The author conducted data collection by means of observation and interviews directly to the object of research. Design was conducted by the author in completing this final report is in the form of an design of the accounting information system for cash expenditure that the enterprise have been implemented. From the results of the analysis, the authors found several problems in Cash Expenditure System which were Double Job conducted by Treasurer Department, Payment Sign Document made for Double only, on receipt of documents there is no serial number printed, and accounting records that are used do not use cash disbursements journal and still done manually. After analyzing the existing problems, the author gives some new design of system that can help the development of the company in the future, a company should involve accounting functions, preferably Production Unit Vocational School Number 6 Palembang use information systems for documents and computerized accounting records that have been designed with Microsoft Visual Basic 6.0 by the author. In the final section, the author will give an illustration of the application to describe the design of accounting information system has been created. Keywords: Accounting Information System, Expenditure, Computer-based Information System

vii

Accounting

System,

Cash

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat serta hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir di Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Berbasis Komputer pada Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang”. Laporan ini dibuat sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III pada Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Akhir ini tidak lepas dari dukungan berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Bapak RD. Kusumanto, S.T., M.M. selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya. 2. Bapak Aladin, S.E, M.Si. Ak,. CA selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya. 3. Ibu Rita Martini, S.E., M.Si., Ak. CA selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya. 4. Bapak Zulkifli, S.E., M.M. selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu saya dalam penyusunan Laporan Akhir. 5. Ibu Nurhasanah, S.E., M.Si., Ak., CA selaku Dosen Pembimbing yang telah membantu saya dalam penyusunan Laporan Akhir. 6. Ibu Dra. Hj. Natika, M.M. selaku Pembina Unit Produksi sekaligus Kepala Sekolah SMK Negeri 6 Palembang. 7. Ibu Ning Maryam, S.Pd selaku Ketua Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang. 8. Ibu Henny, S.Pd selaku Bendahara Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang yang telah memabantu saya memberikan data perusahaan. 9. Seluruh staf Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang yang telah membantu dalam memberikan data yang kami perlukan untuk penulisan laporan kerja praktek ini.

viii

10. Bapak dan Ibu dosen serta seluruh staff administrasi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya yang telah memberikan ilmu pengetahuan dan dorongannya selama ini. 11. Orang tua, keluarga dan saudara-saudara tercinta yang selalu memberikan dukungan dan semangat. 12. Teman-teman kelas 6 AC Suharto, Lia, Nyayu, Citra, Aulia, Ria, Dian, Efrika, Yessi, Muthia, Anggi, Silvia, Ummul, Rosi, Novita, Fitri, Albi, Mayang, Delly, Farid dan Jaka yang telah memberi saya dukungan dalam penyusunan Laporan Akhir ini. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih. Semoga laporan ini dapat berguna dan bermanfaat bagi pembaca, khususnya bagi penulis dan mahasiswa/i Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Sriwijaya.

Palembang,

Penulis

ix

Juni 2015

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i SURAT PERNYATAAN LAPORAN AKHIR ........................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ....................................................................... iii HALAMAN PELAKSANAAN REVISI LAPORAN AKHIR ................ .. iv HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN .......................................... v ABSTRAK ...................................................................................................... vi ABSTRACT ..................................................................................................... vii KATA PENGANTAR .................................................................................... viii DAFTAR ISI ................................................................................................... x DAFTAR TABEL .......................................................................................... xiii DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xiv DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xv BAB I

PENDAHULUAN ......................................................................... 1.1 Latar Belakang Masalah ........................................................... 1.2 Perumusan Masalah ................................................................. 1.3 Ruang Lingkup Pembahasan ................................................... 1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan ................................................ 1.4.1 Tujuan Penulisan ............................................................ 1.4.2 Manfaat Penulisan .......................................................... 1.5 Metode Pengumpulan Data ..................................................... 1.5.1 Data yang Digunakan .................................................... 1.6 Sistematika Penulisan ...............................................................

1 1 3 3 4 4 4 4 4 6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 2.1 Sistem Informasi Akuntansi ..................................................... 2.1.1 Pengertian Sistem ........................................................... 2.1.2 Pengertian Informasi ...................................................... 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ........................................... 2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer 2.1.3.2 Komponen-Komponen Sistem Informasi ........... 2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .......................... 2.1.4.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi .................... 2.2 Kas ........................................................................................... 2.2.1 Pengertian Kas ............................................................... 2.2.2 Komposisi Kas ................................................................ 2.2.3 Pengertian Pengeluaran Kas............................................ 2.3 Sistem Pengeluaran Kas ........................................................... 2.3.1 Dokumen yang Digunakan ............................................. 2.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan ................................ 2.3.3 Fungsi yang Terkait ........................................................ 2.3.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ................... 2.3.5 Bagan Alur Sistem Pengeluaran Kas .............................. 2.3.6 Pengendalian Intern.........................................................

7 7 7 8 8 9 10 10 11 12 12 13 13 14 14 15 15 16 16 21

x

2.4 Pengembangan Sistem ............................................................. 22 2.4.1 Tujuan dan Manfaat Pengembangan sistem ................... 22 2.4.2 Tahapan Pengembangan Sistem ..................................... 23 BAB III

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ..................................... 3.1 Sejarah Singkat Unit Produksi SMK Negeri 6 ....................... 3.2 Visi dan Misi Unit Produksi SMK Negeri 6 .......................... 3.2.1 Visi ................................................................................ 3.2.2 Misi ................................................................................ 3.3 Tujuan Unit Produksi SMK Negeri 6 ..................................... 3.4 Fungsi Unit Produksi SMK Negeri 6 ..................................... 3.5 Jenis-Jenis Usaha Unit Produksi SMK Negeri 6 .................... 3.6 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas ............................. 3.6.1 Struktur Organisasi ....................................................... 3.6.2 Pembagian Tugas dan Wewenang ................................ 3.7 Sistem Pengeluaran Kas Unit Produksi SMK Negeri 6 ......... 3.7.1 Dokumen yang Digunakan ........................................... 3.7.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan ............................. 3.7.3 Fungsi yang Terkait ...................................................... 3.7.4 Prosedur yang Membentuk Sistem ............................... 3.7.5 Bagan Alur Sistem (Flowchart) Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang......................................................

26 26 26 26 26 27 27 28 28 28 30 32 32 33 35 35

PEMBAHASAN........................................................................... 4.1 Perancangan Sistem Informasi untuk Dokumen .................... 4.1.1 Analisis Dokumen yang Ada ........................................ 4.1.2 Perancangan Dokumen Baru ......................................... 4.2 Perancangan Sistem Informasi Pencatatan Akuntansi ........... 4.2.1 Analisis Catatan Akuntansi yang Ada........................... 4.2.2 Perancangan Catatan Akuntansi Baru ........................... 4.3 Perancangan Fungsi yang Terkait dalam Sistem ................... 4.3.1 Analisis Fungsi Terkait yang ada .................................. 4.3.2 Perancangan Fungsi Terkait yang Baru ........................ 4.4 Perancangan Prosedur yang Membentuk Sistem ................... 4.4.1 Analisis Prosedur yang Ada .......................................... 4.4.2 Perancangan Prosedur Baru .......................................... 4.5 Perancangan Bagan Alur Sistem (Flowchart)........................ 4.5.1 Analisis Bagan Alur Sistem (Flowchart) yang Ada ..... 4.5.2 Perancangan Bagan Alur Sistem (Flowchart) Baru ...... 4.6 Perancangan Sistem Pengendalian Intern .............................. 4.6.1 Analisis Sistem Pengendalian Intern yang Ada ............ 4.6.2 Perancangan Sistem Pengendalian Intern Baru ............ 4.7 Program Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas ......................................................................................... 4.7.1 Cara Kerja Program Aplikasi ........................................

37 37 37 39 40 40 41 43 43 44 45 45 46 47 47 47 49 49 51

xi

35

52 52

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 62 5.1 Simpulan .................................................................................. 62 5.2 Saran ......................................................................................... 62

DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN

xii

DAFTAR TABEL

Tabel

Halaman

4.1 Analisis Dokumen Tanda Pembayaran .........................................................37 4.2 Analisis Fungsi yang Terkait ........................................................................43 4.3 Analisis Prosedur yang Membentuk Sistem Pengeluaran Kas .....................46 4.4 Analisis Perbandingan Sistem Pengendalian Perusahaan .............................49

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar

Halaman

2.1 Bagan alur sistem pengeluaran kas dengan cek menurut Mulyadi ...............17 2.2 Bagan alur sistem pengeluaran kas dengan Bukti Kas Keluar dan Cek menurut Mulyadi ...........................................................................................18 2.3 Bagan alur sistem (flowchart) pengeluaran kas untuk pelunasan utang menurut Diana ...............................................................................................19 2.4 Bagan alur sistem (flowchart) pengeluaran kas untuk pembayaran gaji menurut Diana ...............................................................................................20 2.5 Tahapan pengembangan sistem dengan model iterasi menurut Suryantara..23 2.6 Siklus pengembangan sistem menurut Diana ...............................................24 3.1 Struktur Organisasi Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang .....................29 3.2 Dokumen Tanda Pembayaran .......................................................................33 3.3 Catatan Buku Pengeluaran Kas .....................................................................34 3.4 Bagan Alur Sistem (Flowchart) Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang .36 4.1 Dokumen Bukti Kas Keluar Baru .................................................................39 4.2 Catatan Jurnal Pengeluaran Kas Baru ...........................................................42 4.3 Bagan Alur Sistem (Flowchart) Pengeluaran Kas yang Baru ......................48 4.4 Lokasi Program Aplikasi SIAPAS ................................................................53 4.5 Form Login ....................................................................................................53 4.6 Splash Screen SIAPAS .................................................................................54 4.7 Tampilan menu utama SIAPAS ....................................................................54 4.8 Form pengaturan periode pencatatan akuntansi ............................................55 4.9 Form dokumen Bukti Kas Keluar setelah diisi .............................................56 4.10 Catatan Register Bukti Kas Keluar .............................................................57 4.11 Menu Utama Sistem Informasi Pencatatan Akuntansi................................58 4.12 Input data dokumen Bukti Kas Keluar ........................................................59 4.13 Jurnal Pengeluaran Kas setelah input transaksi ..........................................60 4.14 Form Rekap Pengeluaran Kas Harian .........................................................60

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Pengantar dari Akademik 2. Surat Balasan dari Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang 3. Surat Kesepakatan Bimbingan Dosen I 4. Surat Kesepakatan Bimbingan Dosen II 5. Kartu Konsultasi Bimbingan Laporan Akhir Dosen I 6. Kartu Konsultasi Bimbingan Laporan Akhir Dosen II 7. Kartu Kunjungan Mahasiswa 8. Hasil Wawancara dengan Bendahara Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang 9. Dokumen Tanda Pembayaran UP SMKN 6 Palembang 10. Catatan Buku Pengeluaran Kas UP SMKN 6 Palembang 11. Surat Ijin Walikota Palembang tentang Tanda Daftar Usaha Pariwisata Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang 12. Daftar Usaha Pariwisata Unit Produksi SMK Negeri 6 Palembang 13. Output SIAPAS Dokumen Bukti Kas Keluar 14. Output SIAPAS Register Bukti Kas Keluar 15. Output SIAPAS Jurnal Pengeluaran Kas 16. Output SIAPAS Rekap Pengeluaran Kas Harian

xv