PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS PADA BAGIAN KEUANGAN DI STMIK JAKARTA STI&K
Ani Rachmaniar 92103029
Abstrak Aktivitas kas merupakan salah satu bagian dari mata rantai siklus akuntansi, Aktivitas tersebut dicatat dan diolah dalam suatu cakupan Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan kas merupakan bagian dari suatu transaksi siklus akuntansi yang memiliki resiko dalam penanganannya, seperti terjadi tindakan manipulasi data, penyelewengan, penggelapan dana kas, dan lainnya. Selain itu ketepatan, keakuratan dan kecepatan data transaksi hasil pemrosesan yang dibutuhkan manajemen sangat ditunjang oleh fungsi dari Sistem Informasi Akuntansi yang efektif. Untuk itu dibutuhkan pengendalian internal terhadap arus lintas penerimaan dan pengeluaran kas terutama kepada kelancaran dan efektivitas Sistem Informasi Akuntansi yang diaplikasikan guna dapat menghasilkan data laporan akuntansi yang efisien dan efektif, serta menghindari tindakan-tindakan yang dapat mengganggu, merusak dan merugikan kinerja manajemen untuk mengelola dana kas dalam operasionalitas perusahaan. Adanya perancangan aplikasi pengolahan data yang lebih baik, cepat dan akurat, dapat merubah atau menggantikan kegiatan yang dilakukan secara manual.
PENDAHULUAN Informasi merupakan salah satu kebutuhan
lapisan masyarakat. Informasi memang
pokok bagi semua kelompok dan semua
menjadi acuan bagi setiap masyarakat bukan
hanya oleh pembuat keputusan tingkat atas
dan efisien. Informasi sendiri merupakan
seperti Direktur, Manager yang memimpin
suatu data yang telah diolah dan dapat
suatu perusahaan tetapi juga dibutuhkan oleh
bermanfaaat bagi para pemakainya.
setiap pengambil keputusan tingkat
Pada informasi akuntansi erat kaitannya
menengah dan tingkat bawah seperti ketua
dengan aliran data financial dari berbagai
kelompok, ketua organisasi maupun
catatan dan dokumen akuntansi yang
mahasiswa. Dalam dunia yang semakin
dimiliki oleh perusahaan hingga akhirnya
kompleks itu, akuntansi memainkan peranan
diterbitkan dalam bentuk laporan keuangan.
yang semakin penting. Disadari atau tidak,
Salah satu bentuk aliran data financial
setiap orang membutuhkan akuntansi
adalah berupa hasil dari aktivitas
sebagai alat untuk mengambil keputusan.
penerimaan dan pengeluaran kas yang
Keputusan-keputusan penting yang harus
merupakan bentuk utama aliran aktivitas
segera diambil menyangkut pemanfaatan
aplikasi organisasi yang kemudian menjadi
sumber daya manusia dan
penggerak operasional aktivitas-aktivitas
pengembangannya secara efektif dan efisen,
penciptaan produk dan jasa yang dihasilkan
menuntut akuntansi sebagai alat pemberi
oleh suatu perusahaan.
data yang akurat.
Efektivitas dari pengkoordinasian dan
Informasi akuntansi pada pokoknya meliputi
pengontrolan berbagai aktivitas,
data keuangan dan transaksi bisnis, yang
khusususnya aktivitas yang berkaitan
dinyatakan dalam bentuk satuan nilai mata
dengan aliran data dan penyajian informasi
uang tertentu.
penerimaan kas dapat menurun seiring
Siklus-siklus transaksi dalam suatu system
dengan tidak adanya fungsi pengendalian
informasi akuntansi didalam sebuah
dan pengawasan internal seta penggunaan
oraganisasi perusahaan seperti siklus
system informasi akuntansi berbasis
pengeluaran (expenditures), pendapatan
computer.selain itu proses pengambilan
(revenues) dan keuangan (financial) tidaklah
keputusan atas informasi yang didapatkan
dapat dipisahkan dengan eksistensi
dan pengalokasian sumber-sumber daya
fungsional system informasi yang
perusaan otomatis makin kurang efisien dan
melingkupinya. System informasi tersebut
efektif sesuai dengan sasaran organisasi
diaplikasikan guna membentuk pola arus
yang telah ditetapkan sebelumnya.
data yang lebih teratur, terstruktur, efektif
Bagaimanapun kas memiliki kadar dan
fungsi kas, baik yang berkaitan dengan
tingkat resiko yang tinggi didalam
fungsi penerimaan kas maupun fungsi
penanganannya, karena mudah terjadi
pengeluaran kas seperti melakukan
penyelewengan (lapping) manipulasi serta
pemisahan terhadap fungsi kasir dan
penggunaan dan alokasi kas tidak pada
pencatatan, konsistensi penerapan fungsi
tempatnya. Untuk itu perlu dilakukan
audit internal.
pengendalian dan pengawasan terhadap
PEMBAHASAN Pengembangan aplikasi system informasi
perlu melakukan perancangan sistem secara
akuntansi dengan melakukan berbagai
berkala dengan berpedoman kepada
tindakan alternative yang bersiafat
perkembangan teknologi informasi.
evaluative yang diimplementasikan secara
System merupakan suatu kata yang memiliki
berkesinambungan terhadap system yang
beragam pengertian dan hubungan yang
telah ada.
berbeda-beda namun setidaknya merupakan
Untuk mengatasi hal tersebut diatas maka
rangkaian kata yang memberikan pengertian
perlu dibuatlah suatu pembuatan system
yang seragam dan identik maka diperlukan
informasi akuntansi secara sistematis dan
suatu proses untuk menghasilkan informasi
terkomputerisasi agar data dapat
yaitu pengolahan data.
terdokumentasi secara baik serta untuk
Akuntansi merupakan alat untuk
menghasilkan informasi secara cepat tepat
berkomunikasi tentang data keuangan
dan akurat.
perusahaan atau suatu kegiatan yang
Bagian keuangan merupakan unit pelaksana
ditujukan kepada mereka yang
teknis perguruan tinggi yang bersama-sama
berkepentingan dengan data keuangan
dengan unit lain, turut melaksanakan tri
tersebut. Akuntansi diperlukan sebagai alat
darma perguruan tinggi dengan cara
pengukur terhadap akibat dari transaksi-
mengelola, dan melayani para pengguna
transaksi dan peristiwa-peristiwa yang
dalam menyediakan informasi – informasi
terjadi dalam perusahaan, cara, metode,
yang digunakan untuk manajemen dalam
prosedur tertentu yang dapat diterima oleh
pengambil keputusan. Agar hal ini dapat
semua pihak yang kompeten. Dalam system
terlaksana dengan baik bagian keuangan
pertanggungjawaban terlihat adanya arus
informasi dari yang
Kegiatan-kegiatan tadi perlu dirangkaikan
mempertanggungjawabkan kepada yang
dalam suatu system yang disebut system
menerima pertanggungjawaban.
akuntansi seperti membukukan,
Tujuan utama akuntansi adalah menyajikan
mengklasifikasikan, peristiwa-peristiwa
informasi ekonomi (economic information)
transaksi financial yang dilakukan oleh suatu
dari suatu kesatuan ekonomi (economic
organisasi dan selanjutnya diterbitkan dalam
entity) kepada pihak-pihak yang
bentuk informasi berupa laporan-laporan
berkepentingan.
keuangan
Untuk menghasikan informasi ekonomi,
Oleh sebab itu kiranya dapat dikatakan
perusahaan perlu menciptakan suatu metode
bahwa istilah system informai akuntansi
pencatatan, penggolongan, analisa dan
sebagai bagian dari system informasi
pengendalian transaksi serta kegiatan-
manajenen yang difungsikan untuk dapat
kegiatan keuangan, kemudian melaporkan
menghasilkan keputusan terstruktur dan
hasilnya.
semi-terstruktur pada tingkatan
Kegiatan akuntansi meliputi ;
pengendalian manajemen dan pengendalian
1. Pengidentifikasian dan pengukuran
operasional, didefinisikan sebagai kumpulan
data yang relevan untuk suatu
manusia dan sumber-sumber modal didalam
pengambilan keputusan
suatu organisasi yang bertanggung jawab
2. Pemprosesan data yang bersangkutan
untuk mempersiapkan informasi financial,
kemudian pelaporan informasi yang
serta informasi yang diperoleh dari
dihasilkan
pengumpulan dan pengolah data transaksi.
3. Pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan.
DEFINISI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Yaitu kumpulan sumber daya yang
Aktivitas yang berkaitan dengan siklus-
dirancang untuk mentransformasikan data
siklus pemprosesan transaksi perusahaan
menjadi informasi, yang mencakup siklus-
dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat)
siklus pemprosesan transaksi, penggunaan
siklus aktivitas bisnis antara lain;
teknologi informasi dan pengembangan system informasi.
1. Siklus Pendapatan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitasentitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan 2. Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. 3. Siklus Produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa 4. Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal termasuk kas
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAS Aktivitas penerimaan kas merupakan salah
piutang yang kemudian digunakan kembali
satu
seperti telah disebutkan diatas.
unsur
terpenting
didalam
penyelenggaraan operasionalitas rutin suatu
Kas sendiri memiliki makna sebagai aktiva-
perusahaan.
adanya
aktiva yang mempunyai tingkat likuiditas
penerimaan kas (cash-in-flow) perusahaan
yang tinggi dengan tingkat perputaran yang
dapat membiayai aktivitas-aktivitas lainnya
cepat untuk digunakan bagi keperluan
yang diperhitungkan sebagai pengeluaran
penggerakan
kas (cash-out-flow) didalam mengolah atau
perusahaan.
memproduksi produk dan jasa yang pada
Terdapat 2 (dua) sifat utama yang harus
akhirnya ditujukan kepada konsumen dalam
dipahami antara lain;
Sebab
dengan
roda
kehidupan
suatu
bentuk penjualan. Penjualan produk atau
a. Kas Mempunyai Sifat Yang
jasa tersebut nantinya akan menghasilkan
Aktif Namun Tidak Produktif
suatu bentuk penerimaan kas kembali, baik
Adanya dua macam situasi
dalam bentuk tunai, maupun dalam bentuk
yang saling kontra diktif terhadap kas, yakni satu sisi
tidak diperbolehkannya kas
Pemilikan Dan Mempunyai
menganggur
Sifat
sejumlah
dan
kecil
hanya
kas
Mudah
Untuk
Dipindah-tangankan
yang
boleh dimiliki perusahaan,
Keharusan bagi manajemen
dan
yang
untuk
pada
perhatian
sisi
lainnya
memfokuskan
selalu
memberikan serius
dan
pemeliharaan posisi likuiditas
melahirkan
tindakan
tetap tinggi guna selalu dapat
perencanaan
menciptakan
dan
menjaga
pengendalian terhadap kas,
kesempatan
dalam
rangka
sehingga tujuan penerimaan
dan
dan pengeluaran kas dapat
meraih keuntungan.
sesuai dengan tujuan yang
b. Kas (Khususnya Uang Tunai)
dikehendaki perusahaan.
Tidak Mempunyai Identitas
PENGENDALIAN INTERNAL Pembentukan
pengendalian
internal
memiliki tujuan didalam menjaga kekayaan organisasi, keandalan
mengecek data
ketelitian
akuntansi,
dan
mendorong
perubahan
system,
dan
metode
operasi fasilitas pengolahan data. 2) Pengendalian Aplikasi (application control)
efisiensi operasi perusahaan dan mendorong
Berkaitan
dipatuhinya kebijakan manajemen.
kelengkapan data dalam aplikasi
Pengendalian
internal
akuntansi
dalam
tertentu,
dengan
dan
ketelitian
dirancang
dan
untuk
lingkungan berbasis komputer digolongkan
menjamin pencatatan, penggolongan
menjadi dua macam, yaitu;
dan peringkasan transaksi yang telah
1) Pengendalian
Umum
(general
diotorisasi termasuk meng-update
control)
master
Merupakan standard dan panduan
informasi yang akurat dan lengkap
yang
karyawan
sesuai
memenuhi persyaratan pengendalian
digunakan
oleh
dalam
melaksanakan
fungsinya
seperti
dokumentasi
system,
prosedur
pengembangan
dan
khusus
file
dapat
dengan
atas
pengolahan data.
menghasilkan
waktunya,
setiap
serta
aplikasi
Konsep
struktur
pengendalian
kejelasan masalah dan perhatian
internal didasarkan pada dua premis
langsung baginya, dan manakala
utama,
jawab
karyawan telah memiliki pemahaman
yang
yang jelas atas tanggungjawabnya
yaitu;
manajemen
tanggung
dan
jaminan
memadai.
mereka cenderung bekerja keras
Tanggung jawab harus dibebankan
untuk
secara
tanggungjawabnya ini.
jelas
untuk
membuat
mengendalikan
ANALISA SISTEM
Tujuan dari analisa system adalah untuk
diiringi rincian prosedur secara detail yang
menetapkan kebutuhan informasi, sumber-
akan dijadikan sebagai bahan tinjauan silang
sumber informasi, kelemahan prosedur, dan
dalam mencari fakta.
metode pemprosesan data yang digunakan
Tujuan-tujuan ini saling berhubungan dan
oleh perusahaan. Biasanya dimulai dengan
kadang-kadang berkonflik satu sama lain,
meninjau kembali struktur organisasi dan
masalah untung rugi harus ditentukan antara
uraian kerja (job description) pegawai yang
masalah ekonomi dan kemanfaatan, atau
bersangkutan, kemudian disusul dengan
antara kesederhanaan dan system yang
telaah formulir, catatan, prosedur, metode
realistis tetapi kompleks. Metode evaluasi
pemprosesan dan laporan yang digunakan
satu-satunya
oleh perusahan termasuk instruksi tertentu
subyektif karena faktor-faktor yang dapat
kepada pegawai yang bersangkutan dengan
diuraikan
atas
untung
secara
rugi
adalah
kuantifik
asi. PERANCANGAN SISTEM
Proses menspesifikasian rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis system. Perancangan system termasuk evaluasi efektivitas dan efisiensi relative dalam perancangan system dalam lingkup kebutuhan keseluruhan system.
IMPLEMENTASI SISTEM
Proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru atau revisi ke dalam operasi. Implementasi system mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, pendokumentasian solusi dan peninjauan sistem pada saat operasi permulaan untuk memverifikasi bahwa fungsifungsi system sesuai dengan spesifikasi perancangan
PENDEKATAN SISTEM
Prosedur umum untuk mengadministrasikan
sendirinya tergantung pada
proyek system. Tujuannya adalah untuk
pendekatan system. Langkah pertama
membantu pengembangan system yang
mensyaratkan tujuan-tujuan system harus
efektif.
dinyatakan. Untuk memecahkan masalah ini
Pendekatan system dapat dipandang sebagai
dengan pendekatan system mencakup
proses yang mencakup enam langkah berikut
seluruh enam langkah tersebut.
ini;
Tujuan-tujuan alternative kemudian dapat
•
Pernyataan tujuan-tujuan system
dianalisis dan yang paling layak dirancang,
•
Pembuatan alternatif-alternatif
diimplementasikan dan dievaluasi
•
Analisa system
Perancangan top-down dengan perbaikan
•
Perancangan system
lanjutan adalah esensi pendekatan system
•
Implementasi system
untuk memecahkan masalah. Setiap
•
Evaluasi system
perbaikan lanjutan menambahkan tingkat
Pendekatan system terdiri dari sub-
rincian perbaikan rencana system, dan
subsistem setiap langkah dalam proses
pendekatan top-down perbaikan lanjutan
dengan
menstrukturkan proses ini dalam bentuk yang diinginkan.
JENIS SOFTWARE YANG DIGUNAKAN Database adalah sekumpulan informasi yang saling berhubungan satu sama lain. Manager database seperti Microsoft Access menyediakan piranti yang dapat digunakan untuk menyimpan dan memperbaharui informasi dalam database. Kemudian selain Microsoft Access sebagai base on databasenya, juga menggunakan Visual Basic sebagai bahasa pemrogramannya yang akan digunakan sebagai interface antara user dengan database.
METODE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Penjelasan Umum Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur system laporan harian kas dan bank serta laporan bulanan masih mempunyai kelemahan seperti; •
Untuk membuat laporan harian kas dan bank serta laporan bulanan dihitung serta dikelompok-kelompokkan secara manual.
•
Posisi saldo kas dan saldo bank tidak diketahui secara cepat, dikarenakan laporan saldo kas dan saldo bank dibuat menjadi satu laporan, sehingga harus dicari atau dipilah kembali datanya untuk dilakukan perhitungan saldo.
•
Laporan harian kas dan bank serta laporan bulanan belum menggunakan fasilitas computer secara optimal dan tidak adanya proses program didalam computer, karena proses yang dilakukan masih menggunakan alat tulis yaitu dengan media kertas walaupun dibantu dengan sebuah computer namun sebatas pengetikan.
Usulan Perbaikan Prosedur System Laporan Harian Kas dan Bank serta Laporan Bulanan Setelah diketahui permasalahan yang ada pada system yang sedang berjalan, maka dapat dijelaskan rancangan system komputerisasi serta peralatan yang menunjang dan sumber daya manusia yang diusulkan. Pengolahan data dengan menggunakan computer sebagai alat bantu yang dimaksud meliputi penyiapan data awal, perekaman data, pelaksanaan program maupun pemeliharaan data, yang kesemuanya itu akan menghasilkan informasi yang dapat disajikan secara lengkap dan tepat waktu. System saat ini dianalisa dan dievaluasi, serta pemecahan masalah disepakati, baru kemudian system yang diusulkan dapat dirancang.
Tahap perancangan system mempunyai dua tujuan utama antara lain; •
Untuk memenuhi kebutuhan pengguna system
•
Untuk memberi gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrograman computer dan ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analis system harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut; 1. Perancangan system harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan yang berarti bahwa data harus mudah diolah, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. 2. Perancangan system harus dapat mendukung tujuan utama institusi sesuai yang didefinisikan pada tahapan rancangan system, yang selanjutnya pada tahapan analisis system. 3. Perancangan system harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi,pelaporan manajemen dan mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. 4. Perancangan system harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari system informasi, yang meliputi data dan informasi, penyimpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, personel, perangkat keras, perangkat lunak, dan pengendalian intern. Dalam merancang aliran informasi diperlukan alat bantu guna menggambarkan proses-proses yang ada dan aliran-aliran data apa saja yang masuk maupun keluar dari proses tersebut menuju terminator serta penggambaran data store – data store yang menyimpan data atau memberikan data.
PENUTUP KESIMPULAN Pada system yang lama proses pencatatan pembukuan dilakukan dengan cara manual baik secara tertulis dengan media kertas atau computer sebatas pengetikan data, sehingga banyak terjadi duplikasi data dan berdampak terhadap efisiensi waktu serta efektivitas kerja kurang baik dan tidak optimal.
Laporan yang dihasilkan juga kurang cepat, jelas dan tepat waktu. Beberapa laporan yang seharusnya terpisah masih menjadi satu laporan, yaitu laporan harian kas dan laporan harian bank. Dengan membuat perancangan system informasi yang baru serta menerapkan pelaksanaan pengendalian internal secara konsisten, berkesinambungan dan mengimplementasikan penjejakan audit sebagai salah satu solusi alternative bagi tindakan evaluative atas sistem informasi akuntansi yang berlangsung sehingga dapat tercapai peningkatan kinerja system informasi akuntansi didalam mengendalikan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas secara lebih efektif dan efisien. PUSTAKA George H.Bodnar William S.Hopwood., SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Buku Satu, Salemba Empat Harnanto, Akuntansi Keuangan Intermediate, Edisi kedua, Liberty : Yogyakarta, 1988 Jogiyanto HM, ANALISIS DAN DESAIN-Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi kedua, Andi : Yogyakarta, 1999
