PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK MUHAMMADIYAH WATUKELIR SUKOHARJO BERBASIS CLIENT SERVER
Naskah Publikasi
disusun oleh Anton Kurniawan 07.11.1790
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
Design of School Administrative Information System of Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo Vocational High School on Client Server Based Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pada SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo Berbasis Client Server Anton Kurniawan 07.11.1790 Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In the computer world, one medium that can be used for various needs is computerized, a system in which data processing is used as a source of information that can be used as an appropriate decision makers. SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo is one of the schools who want the ease of data processing and reporting. The service has been done manually can be solved by the application program that can help speed up the process and can improve the quality of services to generate reports quickly, accurately, effectively and more efficiently. Designing information systems data processing school administration is designed to process data effectively and efficiently, in addition to optimizing the use of existing computer. In this study, researchers tried to analyze these issues and as a result the school administration information system can display the required reports more effectively.. Keywords: analysis,
design, implementation, administration system
1. PENDAHULUAN Pengolahan data administrasi dalam sebuah institusi pendidikan merupakan kegiatan utama yang dilaksanakan secara periodik ataupun setiap saat, data-data tersebut selalu berubah setiap bulan atau setiap tahun, penambahan siswa, maupun perubahan kebijakan pemerintah menyebabkan data-data tersebut selalu berubah. Sedangkan informasi dituntut untuk selalu aktual, sehingga di butuhkan suatu sistem informasi yang bisa mengolah datadata secara cepat dan efektif. SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo yang terletak di desa Jatingarang kecamatan Weru kabupaten Sukoharjo merupakan salah satu institusi pendidikan yang masih menggunakan sistem manual dalam pengolahan data administrasi. Data-data tersebut dicatat secara manual di dalam suatu buku induk maupun buku klafer. Dengan melihat dan mengamati sistem yang sedang berjalan pada SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo, membangun
sistem
aplikasi
administrasi
merupakan
salah
satu
solusi
pengolahan data secara komputer, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan tepat waktu. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan diatas, maka penyusun dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul “Perancangan
Sistem
Informasi
Administrasi
Sekolah
Pada
SMK
Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo Berbasis Client Server”. 2. LANDASAN TEORI 2.1
Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. Karakteristik sistem yang membedakan sistem satu dengan sistem lainnya antara lain :
1. Batasan (boundary) 2. Lingkungan (environment) 3. Masukan (input) 4. Keluaran (output) 5. Komponen (component)
6. Penghubung (Interface) 7. Penyimpanan (storage) 3. ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM 3.1
Analisis kelemahan sistem Untuk mengetahui kelemahan dari sistem lama digunakan analisis PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service).
3.2
Analisis kebutuhan sistem 3.2.1 Analisis fungsional sistem a. Sistem dapat menampilkan fitur sesuai dengan hak akses. b. Sistem dapat melakukan input, edit dan delete data. c. Sistem dapat melakukan pencarian data. d. Sistem dapat menampilkan laporan data-data administrasi sekolah. e. Sistem menyediakan menu bantuan jika user mengalami kesulitan dalam menjalankan program. 3.2.2 Analisis non-fungsional sistem 1. Kebutuhan perangkat keras. • Processor : Intel Pentium Core 2 duo • Memory : 2 GB (DDR3) • Harddisk : Sata 240 GB. • VGA 1 GB • DVD ROM • Monitor • Mouse • Keyboard • Printer 2. Kebutuhan perangkat lunak. • Windows XP Profesional • Visual Basic 6.0 • SQL Server 2000 3. Kebutuhan pengguna Dalam kebutuhan pembuatan dibutuhkan programmer dan analis. Tugas analis adalah orang yang mempelajari masalah dan kebutuhan untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Tugas programmer adalah mengubah spesifikasi sistem yang
diberikan oleh analis sistem ke dalam instruksi yang bisa dijalankan oleh komputer. 3.3
Analisis kelayakan sistem Dalam pengembangan sistem yang abru ada beberapa hal dalam
keterkaitannya layak atau tidak sistem perencanaan pengembangan sistem tersebut. Dalam penerapan dan pengembangan sistem yang baru ada beberapa kelayakan yang harus dipertimbangkan sebagai bahan dalam melakukan pengembangan sistem tersebut. •
Kelayakan teknis Teknologi yang digunakan baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak sudah bisa di dapatkan dengan mudah di pasaran. Dari yang sebelum – sebelumnya, sudah banyak yang menerapkan sistem informasi administrasi sekolah di sekolah – sekolah tertentu. Dari uraian tersebut maka dilihat dari kelayakan teknologi pengembangan dari penggunaan sistem ini layak untuk dikerjakan.
•
Kelayakan operasional Sumber daya manusia untuk menjalankan sistem belum siap untuk mengoperasikan sistem informasi administrasi sekolah ini karena sumber daya manusia tersebut belum terbiasa menjalankan / mengoperasikan aplikasi komputer Maka dari itu, perlu di adakan pelatihan dengan sumber daya manusia tersebut.setelah diadakan pelatihan tersebut maka diharapkan sumber daya manusia dapat mengoperasikan aplikasi sebagaimana mestinya. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan operasional sistem ini dikatakan layak.
•
Kelayakan hukum Sistem perpustakaan yang dibuat tidak boleh melanggar peraturan yang berlaku di Indonesia terutama dala hal perijinan pemakaian aplikasi sistem. Dalam sistem perpustakaan ini perangkat lunak yang digunakan bersifat legal dan tidak menyimpang dari ketentuan yang berlaku. Dari uraian tersebut maka dari segi kelayakan hukum sistem administrasi sekolah ini dikatakan layak.
•
Kelayakan ekonomi Analisis ekonomi ada dua komponen yaitu komponen biaya dan manfaat.
a.
Komponen Biaya 1. Biaya yang berhubungan dengan pembuatan sistem informasi terdiri dari:
• Biaya personil : gaji programmer, gaji analis sistem, • Biaya dari pengadaan perangkat lunak dan perangkat keras. Hardware dan software tidak disediakan oleh pembuat sistem. 2. Biaya yang berhubungan dengan penerapan sistem terdiri dari: • Biaya variable : biaya pelatihan petugas, biaya konversi sistem • Biaya tetap : biaya overhead (biaya pemakaian listrik). b.
Komponen Manfaat Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa
penghematan-penghematan
atau
peningkatan
didalam
perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang. Sedangkan keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. 4. Perancangan sistem 4.1 Perancangan proses 1.
Flowchart
Gambar 1 Flowchart
2.
Diagram Konteks
Gambar 2 Diagra Konteks
5. Implementasi dan Pembahasan 5.1 Pemrograman 1. Pembuatan database Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Di dalam database terdapat table, view, stored procedure dan trigger. 2. Pembuatan form / interface Form adalah tempat membuat tampilan (user interface) untuk program aplikasi. 3. Pembuatan tabel Tabel adalah bagian pembentuk database yang berupa kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen sama, atribut sama, tapi berbeda data valuenya. 5.2 Tes program 1. Syntax error 2. Run time error
3. Logical error •
Instalasi sistem Instalasi aplikasi merupakan langkah awal untuk melakukan pengujian sistem. Namun sebelum proses instalasi dilakukan, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan guna proses instalasi baik segi hardware maupun software (system requirement).
•
Tes sistem • White box testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode – kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris – baris program, variabel dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. • Black box testing Black box testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diinginkan.
•
Pelatihan Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem informasi. Personil akan dilatih terlebih dahulu dimaksudkan agar dalam pelaksanaan operasi dapat berjalan lancar. Pada pelatihan difokuskan dalam pengoperasian sistem, yaitu : mempersiapkan input, memproses data,
menampilkan
laporan.
Personil
yang
dilatih
sebagai
calon
pengoprasian sistem baru adalah petugas perpustakaan. •
Konversi sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan adapun metode konversi sistem yang di pakai adalah konversi parallel ( parallel convertion ). Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu. Tujuan sistem ini di operasikan bersama-sama untuk meyakinkan apakah benar sistem yang baru lebih baik dari pada sistem yang lama.
•
Pemeliharaan
Pemeliharaan sistem pada aplikasi perpustakaan ini tergolong mudah, karena sistem ini memang dirancang untuk digunakan oleh umum. Artinya semua kalangan yang walaupun tanpa memiliki basic pemrograman program, administrasi komputer, maupun ilmu komputer yang lebih, masih dapat menggunakan program ini. Maintenance Syistem hanya difokuskan pada pemback-upan file dan data dari database serta pengolahan data secara berkala. Dengan cara demikian kita akan mendapatkan beberapa file back-up sekaligus, serta dengan data yang sama pada kedua file atau beberapa file yang telah terbentuk. •
Manual program Manual
program
merupakan
suatu
petunjuk
bagi
pemakai
dalam
penggunaan sistem yang diusulkan penulis. 1. Form login Form login adalah form yang diproses pertama kali untuk menuju form menu utama dalam sistem perpustakaan ini, form login berfungsi untuk membatasi siapa saja yang dapat mengakses data – data yang ada pada aplikasi.
Gambar 3 Form Login 2. Form Menu Utama Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user.
Gambar 4 Form Menu Utama 3. Form Data User Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, dan menghapus data petugas.
Gambar 5 Form Data User 4. Form Data Siswa Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data anggota/siswa.
Gambar 6 Form Data Anggota 5. Form Data Karyawan Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data karyawan.
Gambar 7 Form Data Karyawan 6.
Form Data Kelas Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data kelas.
Gambar 8 Form Data kelas 7. Form Data Ekskul Form ini digunakan untuk menginputkan, menyimpan, merubah, menghapus, menambah data ekstrakulikuler.
Gambar 9 Form Data Ekskul
6. Penutup 6.1 Kesimpulan Untuk membuat Sistem Informasi Administrasi Skolah dilakukan dengan tahap
identifikasi,
analisis,
perancangan,
implementasi,
uji
coba
dan
pemeliharaan. Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program, hingga tahap implementasi sistem administrasi sekolah pada SMK Muhammadiyah Sukoharjo, maka secara garis besar penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : • Pembuatan sistem informasi administrasi sekolah dapat mengefisienkan kinerja staff administrasi sekolah untuk melakukan pengolahan data administrasi sekolah • Menghemat penggunaan waktu dan tenaga untuk pengolahan data.
• Meminimalkan resiko kehilangan data atau informasi. 6.2 Saran Dengan mengamati langsung sistem penogolahan data administrasi sekolah SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo, maka dalam penyusunan Skripsi ini penulis memberikan saran antara lain sebagai berikut: 1.
Penerapan sistem komputerisasi dalam pengolahan data administrasi sekolah pada SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo merupakan saran atau rekomendasi untuk diterapkan. Hal ini penulis sarankan mengingat sistem komputerisasi akan lebih praktis dan cepat serta tingkat kevalidannya terpercaya untuk menyajikan informasi kepada pengguna informasi.
2.
Terdapat beberapa kelebihan dengan adanya sistem komputerisasi pada SMK Muhammadiyah Watukelir Sukoharjo, antara lain: a. Seluruh data yang berkaitan dengan keadministrasian sekolah baik bagian Sarana Prasarana, Kesiswaan, Kepegawaian, Akademik serta Administrasi Keuangan Siswa dan Karyawan dapat diakses melalui komputer, tidak lagi dengan cara membuka berkas yang tersimpan dalam almari. b. Sistem pencatatan, pengubahan dan penghapusan data akan lebih praktis.
DAFTAR PUSTAKA Arief, M Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Anonim. 2002. Panduan Praktis Pemrograman Visual Basic 6.0 Tingkat lanjut. Semarang: Andi
Jogiyanto, H M. 1989. Analisis & Desain. Yogyakarta:Andi Yogyakarta.
Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Mangkulo, Hengky Alexander. 2003. Aplikasi Database menggunakan ADO VB 6.0 dan SQL Server 2000. Surabaya: Elex Media Komputindo.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
Tim. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal dan laporan Skripsi. Edisi 2009. S1 Sistem Informatika & Teknik Informatika STMIK Amikom Yogyakarta.
