PERANCANGAN DASHBOARD SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERANCANGAN DASHBOARD SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik

YONATHAN ADRIAN WIJAYANTO I 0307024

JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011

i


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Yonathan Adrian Wijayanto, NIM : I 0307024. PERANCANGAN DASHBOARD SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA. Tugas Akhir. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Oktober 2011. Pengukuran kinerja di Universitas Sebelas Maret (UNS) didasarkan pada delapan program keunggulan sesuai Renstra UNS tahun 2009-2013. Saat ini pengelolaan informasi hasil pengukuran kinerja memiliki sejumlah kelemahan seperti bentuk pelaporan yang menggunakan kertas kerja dan format penyajian dalam bentuk tabular. Idealnya pengukuran kinerja organisasi dapat dilihat oleh civitas untuk meningkatkan peran serta semua pihak dalam peningkatan kinerja organisasi. Penelitian ini menyusun suatu sistem informasi dashboard sebagai media monitoring kinerja UNS. Penelitian difokuskan pada penyusunan aplikasi dashboard. Tahap penelitian adalah identifikasi KPI organisasi, identifikasi pengguna serta identifikasi kebutuhan bisnis pengguna, perencanaan fungsionalitas dashboard, analisis konten informasi, dan perancangan sistem informasi dashboard. Hasil perancangan dashboard berfungsi sebagai media monitoring kinerja UNS. Perancangan menghasilkan empat jenis dashboard sesuai kelompok pengguna yaitu dashboard universitas, lembaga, UPT dan fakultas. Dashboard universitas terdiri dari bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk delapan program keunggulan dan resume pengukuran kinerja untuk tiap-tiap unit kerja dalam universitas. Dashboard lembaga terdiri bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk LPP dan LPPM. Dashboard UPT terdiri dari bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk Pusat Komunikasi, Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, Pelayanan dan Pengembangan Bahasa, Mata Kuliah Umum, dan UNS Press. Dashboard fakultas terdiri dari bagian yang menyajikan resume pengukuran kinerja untuk Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan Fakultas Teknik. Kata kunci : Sistem Informasi, Dashboard, Monitoring Kinerja xix + 84 halaman; 33 gambar; 39 tabel; 8 persamaan ; 49 lampiran Daftar pustaka : 16 (1998-2011)

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT Yonathan Adrian Wijayanto, NIM : I 0307024. DESIGNING DASHBOARD AS A PERFORMANCE MONITORING INFORMATION SYSTEM IN SEBELAS MARET SURAKARTA UNIVERSITY. Undergraduate Thesis. Surakarta : Industrial Engineering Department, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, October 2011. Performance measurement in Sebelas Maret University (UNS) based on eight programs of excellence in Renstra UNS 2009-2013. Recently, information management of performance measurement has some weakness such as the report of the performance measurement used worksheet reports and the format of the report was in tabular forms. Ideally, organization’s performance measurement can be viewed by civitas in order to increase their participation in improving organizational performance. This study developed a dashboard information system as a performance monitoring media for UNS. The study focus on developing a dashboard application. The study phases are the identification of organizational KPIs, the user identification and identification of the user’s business needs, the planning functionality of the dashboard, the analysis of information content, and designing the dashboard information system. The dashboard resulted can be used as a monitoring media for UNS’s performance. It has four types according to the user groups those are university, institution, UPT, and faculty dashboard. The university dashboard consist of part which show resume of performance measurement for eight programs of excellence and the others shows resume of performance measurement for each units in the university. The institution dashboard consist of part which show resume of performance measurement for LPP and LPPM. The UPT dashboard consist of part which show resume of performance measurement for Communication Centre, Central Library, Central Laboratory, Language Services and Development, General Course, and UNS Press. The faculty dashboard consist of part which show resume of performance measurement for Social and Political Sciences Faculty and Engineering Faculty. Keywords : Information System, Dashboard, Performance Monitoring xix + 84 pages; 33 pictures; 39 tabels; 8 equations ; 49 appendixes References: 16 (1998-2011)

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL……………………………………………………..… i LEMBAR PENGESAHAN………………………………………………..…ii LEMBAR VALIDASI…………………………………………………..……iii SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH……………… iv SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH……………………… v KATA PENGANTAR…………………………………………………..………..… vi ABSTRAK……………………………………………………..………..…………… viii ABSTRACT…………………………………………………………………….. ix DAFTAR ISI ……………………………………………………..………..……….. x DAFTAR TABEL………………………………………………..………………... xiii DAFTAR GAMBAR..…………………………………………..…….…..……. xv DAFTAR PERSAMAAN…………………………………………………..………. xvii DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………... xviii BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ....................................................................... I - 1 1.2 Perumusan Masalah

I - 3

1.3 Tujuan Penelitian

I - 3

1.4 Manfaat Penelitian

I - 3

1.5 Batasan Masalah

I - 3

1.6 Asumsi

I - 4

1.7 Sistematika Penulisan

I - 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta ........... II - 1 2.1.1 Visi, Misi dan Tujuan UNS ......................................... II - 1 2.1.2 Struktur Organisasi UNS ............................................. II - 3 2.2 Kantor Jaminan Mutu UNS (KJM UNS) ................................ II - 4 2.2.1 Visi dan Misi KJM UNS ............................................. II - 4 2.2.2 Struktur Organisasi KJM UNS .................................... II - 4 2.3 Landasan Teori ................................................................. II - 5 user 2.3.1 Pengukurancommit Kinerjato..................................................... II - 5

x


digilib.uns.ac.id

2.3.2 Key Performance Indikator (KPI) ............................... II - 6 2.3.3 Konsep Dasar Dashboard............................................ II - 7 2.3.4 Media Penyajian Dashboard ....................................... II - 13 2.3.5 Traffic Light Systems ................................................... II - 20 2.3.6 Metodologi Pembangunan Dashboard ........................ II - 20 2.3.7 Metode OMAX ............................................................ II - 32 2.3.8 Metode Snorm of DeBoer ........................................... II - 35 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Flowchart ............................................................................... III - 1 3.2 Penjelasan Flowchart ............................................................. III - 2 3.2.1 Tahap Identifikasi Kebutuhan .................................... III - 2 3.2.2 Tahap Perencanaan ..................................................... III - 6 3.2.3 Tahap Perancangan ..................................................... III - 9 3.2.4 Tahap Analisis dan Kesimpulan ................................. III - 11 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data

IV - 1

4.1.1 Identifikasi High Level Scenario Dashboard

IV - 1

4.1.2 Identifikasi KPI Organisasi

IV - 1

4.1.3 Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard

IV - 4

4.1.4 Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna

IV - 5

4.1.5 Identifikasi KPI Dashboard

IV - 6

4.2 Pengolahan Data

IV - 9

4.2.1 Analisis Meta Informasi KPI

IV - 9

4.2.2 Perencanaan Fungsionalitas Dashboard

IV - 9

4.2.3 Analisis Konten Informasi

IV - 13

4.2.4 Perancangan Sistem Informasi Dashboard

IV - 15

BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL 5.1 Analisis Identifikasi Kebutuhan

V - 1

5.1.1 Analisis Identifikasi High Level Scenario Dashboard…………………………………….…… V - 1 5.1.2 Analisis Identifikasi KPI Organisasi

V - 2

5.1.3 Analisis Identifikasi commit toJenis userdan Pengguna Dashboard V - 3

xi


digilib.uns.ac.id

5.1.4 Analisis Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna 5.2 Analisis Perancangan Sistem Informasi Dashboard 5.2.1

V - 4

Analisis Perancangan Layout dan Kontrol Navigasi Dashboard

5.2.2

V - 3

V - 4

Analisis Perancangan Aplikasi Manajemen Database KPI……………………………………….. V - 5

5.4 Analisis Feedback Pengguna

V- 5

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan

VI - 1

6.2 Saran

VI - 1

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Karakteristik Dashboard ................................................................ II - 9 Tabel 2.2 Struktur Taksonomi Dashboard..................................................... II - 10 Tabel 2.3 Jenis Dashboard Menurut Shadan Malik....................................... II - 11 Tabel 2.4 Jenis Dashboard Menurut Wayne Eckerson dan Stephen Few ..... II - 12 Tabel 2.5 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario Dashboard ........ II - 22 Tabel 2.6 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi.................................... II - 22 Tabel 2.7 Contoh KPI ITB ............................................................................. II - 23 Tabel 2.8 Rincian Tahap Identifikasi Tahap Identifikasi Jenis Dashboard dan Kelompok Pengguna ............................................ II - 23 Tabel 2.9 Contoh Otorisasi Pengguna Dashboard ITB ................................. II - 24 Tabel 2.10 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis tiap Pengguna ...... II - 25 Tabel 2.11 Contoh Dokumen Kebutuhan Bisnis Pengguna Dashboard ITB II - 26 Tabel 2.12 Rincian Tahap Identifikasi KPI tiap Dashboard.......................... II - 26 Tabel 2.13 KPI Dashboard ITB ..................................................................... II - 27 Tabel 2.14 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI............................... II - 27 Tabel 2.15 Perancangan Meta-Informasi KPI ITB ........................................ II - 28 Tabel 2.16 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard .............. II - 28 Tabel 2.17 Fungsionalitas Perancangan Dashboard ITB............................... II - 28 Tabel 2.18 Rincian Tahap Analisis Konten dan Hierarki Informasi .............. II - 29 Tabel 2.19 Contoh Konten Informasi Perancangan Dashboard ITB ............. II - 30 Tabel 2.20 Rincian Tahap Perencanaan Hierarki Komunikasi Pengguna ..... II - 31 Tabel 2.21 Rincian Tahap Perancangan Desain dan Layout .......................... II - 31 Tabel 3.1 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario ......................... III - 2 Tabel 3.2 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi .................................. III - 3 Tabel 3.3 Rincian Tahap Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard ........ III - 3 Tabel 3.4 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna ............. III - 4 Tabel 3.5 Rincian Tahap Identifikasi KPI Dashboard ................................. III - 5 Tabel 3.6 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI ............................... III - 6 Tabel 3.7 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard .............. III - 7 user Tabel 3.8 Rincian Tahap Analisiscommit KontentoInformasi ................................... III - 7

xiii


digilib.uns.ac.id

Tabel 3.9 Rincian Tahap Perancangan Sistem Informasi Dashboard .......... III - 9 Tabel 3.10 Rincian Tahap Evaluasi Rancangan Dashboard ........................ III - 11 Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan............ IV - 2 Tabel 4.2 Jenis dan Pengguna Dashboard ................................................... IV - 5 Tabel 4.3 Contoh CBQ Kelompok Pengguna Dashboard ........................... IV - 6 Tabel 4.4 Contoh Matriks KPI Dashboard .................................................. IV - 7 Tabel 4.5 Contoh Meta Informasi KPI UNS ................................................ IV - 10 Tabel 4.6 Fungsionalitas Dashboard ........................................................... IV - 11 Tabel 4.7 Konten Informasi Dashboard ...................................................... IV - 14 Tabel 4.8 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Pendidikan ................. IV - 15

commit to user

xiv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur organisasi UNS ............................................................ II - 3 Gambar 2.2 Struktur organisasi KJM UNS ................................................... II - 4 Gambar 2.3 Bullet graph ............................................................................... II - 14 Gambar 2.4 Bar chart .................................................................................... II - 14 Gambar 2.5 Stacked bar graph...................................................................... II - 14 Gambar 2.6 Combination bar and line graph ............................................... II - 14 Gambar 2.7 Line graph ................................................................................. II - 15 Gambar 2.8 Sparklines .................................................................................. II - 16 Gambar 2.9 Box plot ...................................................................................... II - 16 Gambar 2.10 Scatter plot............................................................................... II - 17 Gambar 2.11 Box plot .................................................................................... II - 17 Gambar 2.12 Macam-macam ikon ................................................................ II - 18 Gambar 2.13 Obyek gambar ......................................................................... II - 19 Gambar 2.14 Peta spasial .............................................................................. II - 19 Gambar 2.15 Metodologi pembangunan Dashboard .................................... II - 21 Gambar 2.16 Hierarki jenis kelompok Dashboard ITB ................................ II - 24 Gambar 2.17 Kelompok pengguna Dashboard ITB ..................................... II - 24 Gambar 2.18 Perancangan hieraki informasi Dashboard ITB ...................... II - 30 Gambar 2.19 Hierarki komunikasi pengguna Dashboard ITB ..................... II - 31 Gambar 2.20 Contoh desain dan layout Dashboard ..................................... II - 32 Gambar 2.21 Kerangka OMAX .................................................................... II - 34 Gambar 3.1 Flowchart metodologi penelitian ............................................. III - 1 Gambar 4.1 Tampilan gauge program keunggulan dalam pendidikan ........ IV - 17 Gambar 4.2 Bar chart dashboard universitas .............................................. IV - 18 Gambar 4.3 Contoh tab ................................................................................ IV - 19 Gambar 4.4 Contoh icon .............................................................................. IV - 19 Gambar 4.5 Tampilan hyperlink text ............................................................ IV - 19 Gambar 4.6 Halaman utama dashboard ....................................................... IV - 22 Gambar 4.7 Halaman tambahan dashboard universitas ............................... IV - 23 commit to user Gambar 4.8 Penerapan sistem informasi dashboard IV - 24

xv


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.9 Contoh tampilan aplikasi manajemen database KPI

IV - 24

Gambar 4.10 Form input data P1. Keunggulan dalam Pendidikan

IV - 25

Gambar 4.11 Penambahan tahun form P1. Keunggulan dalam Pendidikan IV - 26

commit to user

xvi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PERSAMAAN Persamaan 2.1 Metode konversi satuan Haryanti

II - 30

Persamaan 2.2 Scoring OMAX interpolasi 0 - 3

II - 33

Persamaan 2.3 Scoring OMAX interpolasi 3 - 10

II - 33

Persamaan 2.4 Penghitungan value metode OMAX

II - 34

Persamaan 2.5 Scoring larger is better metode Snorm of DeBoer

II - 35

Persamaan 2.6 Scoring lower is better metode Snorm of DeBoer

II - 35

Persamaan 3.1 Metode konversi satuan larger is better

III - 8

Persamaan 3.2 Metode konversi satuan lower is better

III - 8

commit to user

xvii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A KPI UNS 2009-2013 ................................................................. L - 1 Lampiran B CBQ Kelompok Pengguna Dashboard ..................................... L - 13 Lampiran C Matriks KPI Dashboard ........................................................... L - 17 Lampiran D Meta Informasi KPI UNS ......................................................... L - 31 Lampiran E.1 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Pendidikan ........... L - 54 Lampiran E.2 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Riset..................... L - 55 Lampiran E.3 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Transfer dan Pengembangan Ilmu Pengetahuan ......................................... L - 56 Lampiran E.4 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Manajemen Pengetahuan ........................................................................... L - 56 Lampiran E.5 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Sumber Daya Manusia .................................................................................. L - 57 Lampiran E.6 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Tata Kelola .......... L - 57 Lampiran E.7 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Manajemen Mutu dan Layanan ................................................................. L - 58 Lampiran E.8 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Internasionalisasi dan Pencitraan Publik ............................................................ L - 58 Lampiran F.1 Tampilan Dashboard Universitas .......................................... L - 60 Lampiran F.2 Tampilan Dashboard Lembaga .............................................. L - 61 Lampiran F.3 Tampilan Dashboard UPT ..................................................... L - 62 Lampiran F.4 Tampilan Dashboard Fakultas ................................................ L - 63 Lampiran F.5 Tampilan Dashboard PR1. Biro Administrasi Akademik ..... L - 64 Lampiran F.6 Tampilan Dashboard Bagian Pendidikan .............................. L - 65 Lampiran F.7 Tampilan Dashboard Bagian Kerjasama ............................... L - 66 Lampiran F.8Tampilan Dashboard PR2. Biro Administrasi Umum dan Keuangan ................................................................................ L - 67 Lampiran F.9 Tampilan Dashboard Bagian Kepegawaian .......................... L - 68 Lampiran F.10 Tampilan Dashboard Bagian Tata Usaha dan Hukum Tata Laksana ......................................................................... L - 69 commit to user

xviii


digilib.uns.ac.id

Lampiran F.11 Tampilan Dashboard Bagian Keuangan .............................. L - 70 Lampiran F.12 Tampilan Dashboard Bagian Perlengkapan ......................... L - 71 Lampiran F.13 Tampilan Dashboard PR3. Biro Administrasi Kemahasiswaan.................................................................... L - 72 Lampiran F.14 Tampilan Dashboard Bagian Minat dan Penalaran Mahasiswa............................................................................ L - 73 Lampiran F.15 Tampilan Dashboard Bagian Kesejahteraan Mahasiswa ..... L - 74 Lampiran F.16 Tampilan Dashboard PR3. Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi ...................................... L - 75 Lampiran F.17 Tampilan Dashboard Bagian Perencanaan ........................... L - 76 Lampiran F.18 Tampilan Dashboard Bagian Sistem Informasi .................... L - 77 Lampiran F.19 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Pendidikan............................................................................ L - 78 Lampiran F.20 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Riset ..................................................................................... L - 79 Lampiran F.21 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Transfer dan Pengembangan Ilmu Pengetahuan .................. L - 80 Lampiran F.22 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Manajemen Pengetahuan ..................................................... L - 81 Lampiran F.23 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Sumber Daya Manusia ......................................................... L - 82 Lampiran F.24 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Tata Kelola ........................................................................... L - 83 Lampiran F.25 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Manajemen Mutu dan Layanan ........................................... L - 84 Lampiran F.26 Tampilan Dashboard Program Keunggulan dalam Internasionalisasi dan Pencitraan Publik ............................. L - 85 Lampiran F.27 Tampilan Dashboard LPP .................................................... L - 86 Lampiran F.28 Tampilan Dashboard LPPM ................................................ L - 87 Lampiran F.29 Tampilan Dashboard UPT Puskom ..................................... L - 88 Lampiran F.30 Tampilan Dashboard UPT P2B ............................................ L - 89 Lampiran F.31 Tampilan Dashboard UPT Pusat ................... L - 90 commit to Laboratorium user

xix


digilib.uns.ac.id

Lampiran F.32 Tampilan Dashboard UPT Perpustakaan Pusat .................... L - 91 Lampiran F.33 Tampilan Dashboard UPT Mata Kuliah Umum................... L - 92 Lampiran F.34 Tampilan Dashboard UPT UNS Press ................................. L - 93 Lampiran F.35 Tampilan Dashboard Fakultas Teknik ................................. L - 94 Lampiran F.36 Tampilan Dashboard Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ................................................................................... L - 95 Lampiran G Isi Wawancara Feedback Pengguna ......................................... L - 96

commit to user

xx


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi, serta sistematika penulisan. 1.1

Latar Belakang Organisasi seringkali dihadapkan pada perubahan lingkungan bisnis yang

cepat. Berkaitan dengan hal tersebut, maka organisasi perlu melakukan monitoring dan pengukuran secara berkelanjutan terhadap kinerja organisasi untuk memastikan ketercapaian tujuan yang telah ditetapkan. Proses monitoring kinerja memerlukan data dan informasi yang diambil dari seluruh bagian organisasi. Hasil monitoring kinerja diharapkan dapat disampaikan kepada pihakpihak yang berkepentingan pada waktu yang tepat. Universitas Sebelas Maret (UNS) merupakan perguruan tinggi negeri di Kota Surakarta. Dalam Rencana Strategis Bisnis (Renstra) UNS tahun 2009-2013, UNS memformulasikan delapan program keunggulan. Delapan program keunggulan tersebut adalah keunggulan dalam pendidikan, keunggulan dalam riset, keunggulan dalam transfer dan pengembangan ilmu pengetahuan, keunggulan dalam manajemen pengetahuan, keunggulan sumber daya manusia, keunggulan dalam tata kelola, keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan, keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik (UNS, 2008). Setiap bidang keunggulan memiliki kegiatan-kegiatan dan dari tiap kegiatan memiliki satu atau lebih Key Performance Indicator (KPI) yang dinyatakan oleh indikator kinerja. Indikator kinerja digunakan untuk membantu pimpinan dalam memantau implementasi strategi dengan cara membandingkan antara hasil aktual dengan sasaran dan tujuan strategis yang telah ditetapkan. Sebagai contoh dalam bidang “Keunggulan dalam Pendidikan” terdapat kegiatan “Pengembangan sistem evaluasi kinerja dosen”. Kegiatan ini memiliki KPI berupa indeks kinerja dosen. Total kegiatan untuk delapan bidang keunggulan yang diterapkan UNS adalah 85 kegiatan, sedangkan KPI yang digunakan berjumlah 180 KPI (UNS, 2008). commit to user

I-1


digilib.uns.ac.id

Selama ini terdapat kendala dalam proses pengelolaan informasi pengukuran kinerja di UNS. Banyaknya informasi yang terkandung dalam pengukuran kinerja menyulitkan jajaran eksekutif dan pihak-pihak yang berkepentingan untuk melakukan monitoring dan evaluasi kinerja. Bentuk pelaporan yang menggunakan sistem tabular juga menyebabkan kesulitan untuk melakukan evaluasi kinerja. Selain kendala di atas, laporan pengukuran kinerja masih menggunakan kertas kerja. Hal ini menyebabkan informasi tidak dapat diketahui oleh semua pihak. Belum ada media yang memudahkan segenap civitas akademik mengetahui performansi kinerja organisasi. Padahal, idealnya performansi kinerja organisasi dapat dilihat oleh semua pihak untuk meningkatkan peran serta semua pihak dalam peningkatan kinerja organisasi. Oleh karena itu, diperlukan suatu media untuk menyajikan informasi performansi kinerja. Media ini harus efektif dan efisien dalam menyajikan informasi. Hariyanti (2008) menyatakan bahwa efisien berarti informasi dapat dipahami dengan mudah dan cepat oleh penerimanya sedangkan efektif berarti bahwa makna yang terkandung dalam informasi dapat dipersepsi dengan benar oleh penerimanya, sehingga tujuan dari penyampaian informasi tersebut dapat tercapai. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mempermudah aktivitas analisis dan eksplorasi informasi adalah menggunakan teknik visualisasi data. Menggunakan

visualisasi

dapat

menyederhanakan

informasi

sehingga

mempercepat proses pengolahan data, dan pada akhirnya proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat (Maseri, et al 2007). Salah satu bentuk visualisasi data adalah menggunakan dashboard. Dashboard memberikan tampilan antarmuka dengan berbagai bentuk seperti diagram, laporan, dan indikator visual yang dipadukan dengan informasi yang dinamis dan relevan (Hariyanti, 2008). Dashboard merupakan tampilan visual dari informasi penting yang dibutuhkan untuk meraih tujuan; mengkonsolidasi dan menyusun informasi tersebut dalam satu layar (single screen) sehingga informasi dapat dimonitor secara sekilas (Few, 2006). Dashboard menampilkan informasi yang diperlukan untuk memonitor aspek bisnis, memungkinkan para commit to user

I-2


digilib.uns.ac.id

manajer dapat dengan cepat mengidentifikasi masalah dan menentukan langkah perbaikan untuk meningkatkan kinerja organisasi. (Rasmussen et al., 2010). Penelitian sebelumnya telah dilakukan untuk merancang sistem informasi menggunakan dashboard untuk memonitor kinerja organisasi. Haryanti (2008) telah melakukan penelitian mengenai metodologi pembangunan dashboard sebagai alat monitoring kinerja organisasi dengan studi kasus di Institut Teknologi Bandung (ITB). Penelitian ini bertujuan untuk menyusun suatu rancangan sistem informasi dashboard sebagai alat bantu monitoring kinerja UNS. Rancangan tersebut memvisualisasikan hasil monitoring KPI untuk memudahkan level eksekutif dalam menganalisis maupun mengevaluasi kinerja di UNS. 1.2

Perumusan Masalah Perumusan masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana

merancang suatu sistem informasi dashboard sebagai alat bantu monitoring kinerja di Universitas Sebelas Maret Surakarta? 1.3

Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem informasi dashboard sebagai

alat bantu monitoring kinerja di Universitas Sebelas Maret Surakarta. 1.4

Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat, yaitu :

1. Mempermudah analisis data kinerja UNS. 2. Mengupayakan transparansi hasil evaluasi kinerja ke seluruh staf dan jajaran eksekutif. 1.5

Batasan Masalah Batasan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut.

1. Perancangan dashboard didasarkan pada KPI yang telah ditetapkan oleh UNS. 2. Perancangan hanya memperhatikan aspek ketersediaan informasi dan tampilan visual.

commit to user

I-3


digilib.uns.ac.id

3. Perancangan difokuskan pada pengembangan aplikasi dashboard, tidak membahas mengenai kesiapan sistem penjaminan mutu dan pengolahan data monitoring kinerja. 1.6

Asumsi Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut.

1. Tidak ada perubahan KPI yang digunakan oleh UNS selama penelitian berlangsung. 2. Tidak ada perubahan struktur organisasi UNS selama penelitian berlangsung. 1.7

Sistematika Penulisan Berikut ini adalah sistematika penulisan laporan Tugas Akhir.

BAB I

PENDAHULUAN Bab ini mengemukakan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi, serta sistematika penulisan.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA Merupakan uraian tinjauan umum organisasi tempat pelaksanaan penelitian tugas akhir serta menjelaskan landasan teori yang akan dijadikan acuan dalam menyelesaikan permasalahan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN Bab ini membahas model penelitian dan kerangka pikir atau metodologi yang digunakan dalam penelitian beserta penjelasan singkat setiap tahapannya.

BAB IV

PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini berisi pengumpulan data yang dibutuhkan serta pengolahan terhadap data tersebut.

BAB V

ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Bab ini akan membahas mengenai analisis terhadap hasil perancangan sistem informasi pengukuran kinerja di UNS.

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang ditarik dari hasil penelitian saran commit to user yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya.

I-4


digilib.uns.ac.id

commit to user

I-5


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA Merupakan uraian tinjauan umum organisasi tempat pelaksanaan penelitian tugas akhir serta menjelaskan landasan teori yang akan dijadikan acuan dalam menyelesaikan permasalahan. 2.1 Tinjauan Umum Universitas Sebelas Maret Surakarta Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) hingga saat ini memiliki 9 fakultas dan 1 program pascasarjana. Total program studi berjumlah 128, terdiri dari 22 program studi D3, 2 program studi D4, 57 program studi S1 reguler (16 program studi di antaranya membuka program transfer), 28 program studi S2, 12 Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis I (PPDS-I), 7 program studi S3, 1 program profesi. Selain prodi-prodi tersebut, juga terdapat 4 program pendidikan dan pelatihan keahlian (UNS-Solo, 2010). UNS dalam beberapa tahun terakhir mengalami perkembangan yang pesat dalam upayanya menuju World Class University, baik dalam kancah percaturan perguruan tinggi nasional maupun internasional. Dibuktikan dengan berhasilnya UNS menembus peringkat 1520 perguruan tinggi dunia (peringkat 6 PTN di Indonesia) melalui sistem pemeringkatan versi Webometric, dan meraih bintang dua versi Times Higher Education Supplement (THES) dan Quacquarelli Symonds (QS) bersama 10 perguruan tinggi terbaik di Indonesia lainnya (UNSSolo, 2010). 2.1.1 Visi, Misi dan Tujuan UNS Berdasarkan Surat Keputusan Senat UNS No. 417/J27/HK.PP/2006, tanggal 16 Agustus 2006, visi UNS adalah: “Menjadi pusat pengembangan ilmu, teknologi, dan seni yang unggul di tingkat internasional dengan berlandaskan pada nilai-nilai luhur budaya nasional.”

commit to user

II - 1


digilib.uns.ac.id

Misi UNS adalah : a. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran yang menuntut pengembangan diri dosen dan mendorong kemandirian mahasiswa dalam memperoleh pengetahuan, keterampilan, dan sikap. b. Menyelenggarakan penelitian yang mengarah pada penemuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni. c. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian pada masyarakat yang berorientasi pada upaya pemberdayaan masyarakat. Sementara itu, untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi UNS, dirumuskan delapan tujuan strategis UNS yang dinyatakan sebagai berikut : a. Menciptakan lingkungan yang mendorong setiap warga kampus mau belajar guna mengembangkan kemampuan diri secara optimal. b. Menghasilkan lulusan yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi luhur, cerdas, terampil, dan mandiri, serta sehat jasmani, rohani, dan sosial. c. Melahirkan temuan-temuan baru di bidang ilmu, teknologi, dan seni yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dalam masyarakat dan untuk membangun kehidupan yang lebih baik. d. Mendesiminasikan hasil pendidikan dan pengajaran serta penelitian kepada masyarakat sehingga terjadi transformasi secara terus menerus menuju kehidupan yang lebih modern. e. Menggali dan mengembangkan nilai-nilai luhur budaya nasional sebagai salah satu landasan berpikir, bersikap, dan berperilaku dalam kehidupan, baik di dalam maupun di luar kampus. f. Mengembangkan pranata kehidupan yang lebih beradab menuju terciptanya masyarakat yang makin cerdas, terampil, mandiri, demokratis, damai, dan religius. g. Mendukung terciptanya kehidupan berbangsa dan bernegara yang berdaulat, bersatu, adil dan makmur. h. Menjadikan Universitas Sebelas Maret perguruan tinggi yang unggul di kawasan Asia Pasifik pada tahun 2015. commit to user

II - 2

2.1.2 Struktur Organisasi UNS Gambar 2.1 menunjukan struktur organisasi UNS.

Gambar 2.1 Struktur organisasi UNS Sumber : Sub bagian tata usaha UNS, 1998

Statuta UNS tahun 2004 pada Bab IX pasal 33 ayat 6, jika disebutkan bahwa rektor dapat mengangkat pembantu rektor bidang lainnya dengan persetujuan senat, apabila dipandang perlu dan sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pasal tersebut, rektor UNS pada periode masa jabatan 2007-2011 mengangkat Prof. DR. Adi Sulistyono, S.H., M.H. sebagai pembantu rektor IV.

II - 3


2.2

digilib.uns.ac.id

Kantor Jaminan Mutu UNS (KJM UNS) KJM UNS adalah organisasi yang bertindak sebagai penjamin mutu UNS.

Berdasarkan pedoman kebijakan mutu UNS, KJM UNS berkomitmen menjadi kantor penjamin mutu penyelenggaraan pendidikan ,penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan menerapkan sistem manajemen mutu serta perbaikan berkelanjutan untuk menjamin kepuasan stakeholder (KJM, 2011). 2.2.1 Visi dan Misi KJM UNS Berdasarkan Kebijakan Mutu KJM UNS, visi KJM UNS adalah : “Menjadi penjamin mutu penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan standar sistem manajemen mutu internasional.” Misi KJM UNS adalah : 1. Memberikan penjaminan mutu proses penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat melalui penetapan sistem manajemen mutu. 2. Memberikan penjaminan mutu kompetensi sumber daya manusia pengelola proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 3. Memberikan penjaminan mutu sumber daya penunjang penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2.2.2 Struktur Organisasi KJM UNS Gambar 2.2 menunjukkan struktur organisasi KJM UNS.

Gambar 2.2 Struktur organisasi KJM UNS Sumber :KJM, (2011)

commit to user

II - 4


digilib.uns.ac.id

2.3 Landasan Teori Merupakan landasan teori yang terkait dengan perancangan sistem informasi dashboard pada pengukuran kinerja UNS. 2.3.1 Pengukuran Kinerja Menurut Siegel dan Marconi (1998) dalam Mulyadi (2001) pengukuran kinerja adalah penentuan secara periodik efektivitas operasional suatu organisasi, bagian organisasi, dan karyawannya berdasar sasaran, standar dan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Mulyadi (2001) manfaat pengukuran kinerja adalah : a. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisien melalui pemotivasian karyawan secara maksimum. b. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti promosi, transfer, dan pemberhentian. c. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan untuk menyediakan criteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan. d. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka. e. Menyediakan suatu dasar dasar bagi distribusi penghargaan. Tujuan pokok penilaian kinerja adalah untuk memotivasi karyawan dalam mencapai tujuan organisasi dan dalam mematuhi standar perilaku yang telah ditetapkan sebelumnya agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan. Penilaian kinerja dilakukan pula untuk menekan perilaku yang tidak semestinya (disfunctional behaviour) dan untuk mendorong perilaku yang semestinya diinginkan melalui umpan balik hasil kinerja pada waktunya serta imbalan balik yang bersifat intrinsik maupun ekstrinsik (Mulyadi, 2001). Penilaian kinerja dilaksanakan dalam dua tahap utama yaitu tahap persiapan dan tahap penilaian (Mulyadi, 2001) : Tahap persiapan terdiri dari tiga tahap rinci yaitu: a. Penentuan daerah pertanggungjawaban dan manajer yang bertanggungjawab. b. Penetapan kriteria yang dipakai untuk mengukur kinerja. c. Pengukuran kinerja sesungguhnya. commit to user

II - 5


digilib.uns.ac.id

Tahap penilaian terdiri dari tiga tahap rinci yaitu: a. Pembandingan kinerja sesungguhnya dengan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. b. Penentuan penyebab timbulnya penyimpangan kinerja sesungguhnya dari yang ditetapkan dalam standar. c. Penegakan perilaku yang diinginkan dan tindakan yang digunakan untuk mencegah perilaku yang tidak diinginkan. 2.3.2 Key Performance Indikator (KPI) Ukuran kinerja adalah indikator yang digunakan oleh manajemen untuk mengukur, membuat laporan, dan mengelola kinerja. KPI merupakan salah satu jenis ukuran kinerja, selain Performance Indikator (PI) dan Key Result Indikator (KRI) (Parmenter, 2010). KPI menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja secara dramatis. Dengan kata lain, KPI adalah indikator yang mempresentasikan kinerja dari proses yang dilaksanakan. KPI menyatakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan perusahaan. KPI dapat digunakan untuk memprediksi peluang kesuksesan atau kegagalan dari proses-proses yang dilaksanakan organisasi, sehingga dapat digunakan sebagai alat meningkatkan kinerja secara dramatis. Berbeda dengan KPI, KRI menggambarkan bagaimana keberhasilan diperoleh secara perspektif. Dengan demikian, KRI menyatakan sesuatu yang telah dilaksanakan organisasi. KRI digunakan untuk mendeskripsikan dampak dari sebuah proses. Di antara KPI dan KRI terdapat beberapa PI. Pada dasarnya KPI diidentifikasi, dikembangkan, dan diimplementasikan secara internal dalam organisasi. Proses identifikasi melibatkan partisipasi dari semua bagian organisasi. Kesuksesan pengembangan KPI organisasi ditentukan oleh empat faktor mendasar (Parmenter, 2010), yaitu: a. Kerjasama dengan staf, serikat pekerja, supplier dan konsumen utama. b. Transfer kekuatan ke bagian front line dalam organisasi. c. Mengintegrasikan upaya pengukuran, pelaporan, dan peningkatan kinerja. d. Menghubungkan pengukuran kinerja dengan strategi organisasi. commit to user

II - 6


Berikut

ini

digilib.uns.ac.id

adalah

kunci

sukses

untuk

mengembangkan

dan

mengimplementasikan KPI dalam organisasi (Parmenter, 2010). a. Mendapatkan komitmen dari Senior Manajemen Team (SMT). b. Membentuk tim kecil KPI. c. Menerapkan budaya “just do it” untuk mengimplementasikan KPI. d. Merancang strategi pengembangan KPI secara menyeluruh. e. Mensosialisasikan KPI ke seluruh bagian organisasi. f. Mengidentifikasi Critical Success Factor (CSF) organisasi. g. Menentukan KPI organisasi dengan mengikuti praktik terbaik 10/80/10, yaitu 10 KPI, 80 PI, dan 10 KRI. h. Membangun basis data ukuran kinerja yang dimiliki organisasi. i. Menentukan ukuran kinerja untuk semua tim atau divisi yang ada di organisasi. j. Mengembangkan kerangka kerja pelaporan pada semua level organisasi. k. Memfasilitasi penggunaan dan implementasi KPI. l. Menyesuaikan KPI untuk mempertahankan relevansi. KPI yang dimiliki organisasi dapat mengalami perubahan, sejalan dengan perkembangan bisnis dan strategi yang dijalankan organisasi. Oleh karena itu, upaya pengembangan KPI dilakukan secara terus menerus untuk menjamin agar proses pengukuran kinerja sesuai dengan tujuan dan strategi organisasi. 2.3.3 Konsep Dasar Dashboard Pada bagian ini dijelaskan mengenai definisi-definisi, tujuan, karakteristik, dan klasifikasi dari dashboard. A.

Definisi Dashboard Dashboard dinyatakan dalam beberapa istilah yang berbeda pada pustaka-

pustaka yang ada. 1. Malik (2005) menggunakan istilah enterprise dashboard yang didefinisikan sebagai sebuah antar muka komputer yang banyak menampilkan bagan, laporan, indikator visual, dan mekanisme alert, yang dikonsolidasikan ke dalam platform informasi yang dinamis dan relevan. Enterprise dashboard berperan sebagai live console untuk mengelola inisiatif bisnis. 2. Few (2006) menggunakan istilah information dashboard, yang didefinisikan commit to user sebagai tampilan visual dari informasi penting, yang diperlukan untuk

II - 7


digilib.uns.ac.id

mencapai satu atau beberapa tujuan, dengan mengkonsolidasikan dan mengatur informasi dalam satu layar (single screen), sehingga kinerja organisasi dapat dimonitor secara sekilas. Tampilan visual disini mengandung pengertian bahwa penyajian informasi harus dirancang sebaik mungkin, sehingga mata manusia dapat menangkap informasi secara cepat dan otak manusia dapat memahami maknanya secara benar. 3. Eckerson

(2006)

menggunakan

istilah

performance dashboard

yang

didefinisikan sebagai aplikasi bertingkat yang dibangun pada intelijen bisnis (business intelegence) dan infrastruktur integrasi data yang memungkinkan organisasi untuk mengukur, memonitor, dan mengelola kinerja bisnis lebih efektif. Berdasarkan penjelasan-penjelasan tersebut, dapat dinyatakan bahwa istilah enterprise dashboard, information dashboard, dan performance dashboard memiliki pengertian yang sama, yaitu sebuah alat yang memberikan tampilan antar muka visual, yang mengkonsolidasikan dan menyajikan data dan informasi penting yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu, secara efektif dan efisien. B.

Tujuan Pembuatan Dashboard Tujuan dari pembuatan dashboard untuk organisasi adalah sebagai alat

untuk melakukan monitoring sistem pengukuran kinerja organisasi untuk mencapai target yang diinginkan sesuai dengan KPI yang telah ditentukan, sehingga data dan informasi dapat dikelola dan disajikan dengan efektif dan efisien. Hal ini akan memudahkan organisasi dalam menilai, menyesuaikan dan menyempurnakan strategi untuk mengoptimalkan kinerjanya. Eckerson (2006) juga menyatakan bahwa dashboard memberikan tiga manfaat utama, yaitu: 1. Mengkomunikasikan

strategi.

Dashboard

digunakan

untuk

mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang dibuat oleh eksekutif kepada semua pihak yang berkepentingan, sesuai dengan peran dan levelnya dalam organisasi. 2. Memonitor dan menyesuaikan pelaksanaan strategi. Dashboard digunakan untuk memonitor pelaksanaan dari rencana dan strategi yang telah dibuat. commit to user

II - 8


Dashboard

digilib.uns.ac.id

memungkinkan

pihak

eksekutif

untuk

mengidentifikasi

permasalahan kritis dan membuat strategi untuk mengatasinya. 3. Menyampaikan wawasan dan informasi ke semua pihak. Dashboard menyajikan informasi secara sekilas menggunakan grafik, simbol, bagan dan warna-warna

yang

memudahkan

pengguna

dalam

memahami

dan

mempersepsi informasi secara benar. C.

Karakteristik Dashboard Dashboard memiliki karakteristik mendasar. Malik (2005) menyatakan

karakteristik dashboard dalam akronim SMART (Synergetic, Monitor, Accurate, Responsive, Timely) dan IMPACT (Interactive, More data history, Personalized, Analytical, Collaborative, Trackability). Penjelasan masing-masing karakteristik tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.1. Tabel 2.1 Karakteristik Dashboard Karakteristik Synergetic

Monitor Accurate Responsive Timely Interactive More data history Personalized Analytical

Penjelasan Ergonomis dan memiliki tampilan visual yang mudah dipahami oleh pengguna. Dashboard mengsinergikan informasi dari berbagai aspek yang berbeda dalam satu layar. Menampilkan KPI yang diperlukan dalam pembuatan keputusan pada domain tertentu, sesuai dengan tujuan pembangunan dashboard tersebut. Informasi yang disajikan harus akurat, dengan tujuan untuk mendapatkan kepercayaan dari penggunanya. Merespon threshold yang telah mendefinisikan, dengan memberikan alert (seperti bunyi alarm, blinker, email) untuk mendapatkan perhatian pengguna terhadap hal-hal yang kritis. Menampilkan informasi terkini yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Pengguna dapat melakukan drill-down dan mendapatkan informasi lebih detail, analisis sebab akibat dan sebagainya. Pengguna dapat melihat trend sejarah dari KPI, untuk mengetahui apakah kondisi sekarang lebih baik atau tidak. Penyajian informasi harus spesifik untuk setiap jenis pengguna sesuai dengan domain tanggung jawab, hak akses, dan batasan akses data. Memberikan fasilitas bagi pengguna untuk melakukan analisis, seperti analisis sebab akibat.

Sumber: Malik, (2005)

commit to user

II - 9


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.1 Karakteristik Dashboard (lanjutan) Karakteristik seperti analisis sebab akibat. Penjelasan Memberikan fasilitas pertukaran catatan (laporan) antar pengguna mengenai hasil pengamatan dashboard -nya masingCollaborative masing, sebagai sarana komunikasi dalam rangka melakukan fungsi manajemen dan kontrol. Memungkinkan setiap pengguna untuk mengkostumisasi metrik Trackability yang akan dilacaknya. Sumber: Malik, (2005)

D.

Klasifikasi Dashboard Dashboard dikembangkan dalam organisasi dengan berbagai tujuan. Sebuah

organisasi dapat memiliki lebih dari satu jenis dashboard, yang ditujukan untuk domain permasalahan yang berbeda. Dashboard dapat dikategorikan dalam beberapa cara. Taxonomiesa ilmiah istilah untuk sistem classificationare selalu didasarkan pada satu atau lebih variabel (yaitu, kategori terdiri dari beberapa nilai-nilai potensial). Misalnya, berdasarkan variabel "platform," sebuah taksonomi dashboard bisa terdiri dari orang-orang yang berjalan di client / server mode dan orang-orang yang berjalan di web browser (Few, 2006). Tabel 2.2 berisi beberapa variabel yang dapat digunakan untuk struktur taksonomi dashboard, bersama dengan nilai-nilai potensial untuk masing-masing variabel. Tabel 2.2 Struktur Taksonomi Dashboard Variabel Role Type of data

Data domain

Type of measures

Nilai Strategis Analistis Operasional Kuantitatif Non-kuantitatif Penjualan Keuangan Pemasaran Manufaktur Sumber daya manusia Balanced Scorecard (contoh : KPI) Six Sigma Non-performance

Sumber: Few, (2006)

commit to user

II - 10


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.2 Struktur Taksonomi Dashboard (lanjutan) Variabel

Nilai Perusahaan secara menyeluruh Span of data Departemen Individu Bulanan Mingguan Update frequency Harian Tiap jam Real time atau mendekati real time Tampilan statis Interactivity Tampilan interaktif (contoh : drill down dan filters) Mengutamakan media grafis Mechanisms of Mengutamakan media tulisan display Integrasi media grafis dan tulisan Terhubung pada data tambahan Portal functionality Tidak ada fungsi portal Sumber: Few, (2006)

Malik (2005) membagi dashboard menjadi beberapa kelompok, yaitu enterprise performance dashboard, divisional dashboard, process/activity monitoring dashboard, application dashboard, customer dashboard, dan vendor dashboard. Tabel 2.3 memperlihatkan penjelasan mengenai masing-masing kelompok tersebut.

Tabel 2.3 Jenis Dashboard Menurut Shadan Malik Jenis Dashboard Keterangan enterprise Tampilan dashboard mengacu pada konsep Balanced performance Scorecard . Digunakan untuk memonitoring kinerja dashboard organisasi secara high-level . Dashboard digunakan pada area-area divisional divisional organisasi, dashboard seperti penjualan, pemasaran, dashboard keuangan, supply chain , SDM, manufaktur, pembayaran, kontrol kualitas, dan sebagainya. Dashboard digunakan untuk memonitor proses yang process/activity dianggap kritis, seperti memonitor proses manufaktur, monitoring keamanan regional/nasional, cuaca, lalu lintas, dan dashboard sebagainya. Sumber: Malik, (2005)

commit to user

II - 11


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.3 Jenis Dashboard Menurut Shadan Malik (lanjutan) Jenis Dashboard sebagainya. Keterangan Dashboard biasanya tergabung menjadi satu (embedded ) dalam aplikasi, untuk menyediakan fasilitas application pengukuran yang diperlukan. Dashboard menjadi antar dashboard muka bagi aplikasi-aplikasi tersebut, dan menyediakan fasilitas bagi pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi di dalamnya. Dashboard yang digunakan oleh organisasi untuk customer mendukung aktivitas yang berhubungan langsung dashboard dengan konsumen. Dashboard yang digunakan oleh vendor untuk berkolaborasi dan berinteraksi dengan organisasi yang vendor dashboard menjadi rekanannya. Vendor dashboard ini biasanya tergabung dalam portal yang dimiliki oleh vendor. Sumber: Malik, (2005)

Eckerson

(2006)

dan

Few

(2006)

mengelompokkan

dashboard

berdasarkan level manajemen yang didukungnya, yaitu operational dashboard, tactical dashboard, dan strategic dashboard. Tabel 2.4 menjelaskan mengenai masing-masing jenis dashboard tersebut. Tabel 2.4 Jenis Dashboard Menurut Wayne Eckerson dan Stephen Few Kriteria Fungsi

Fokus

operational dashboard Memberi informasi secara real time untuk hal-hal yang perlu direspon dengan cepat Monitoring aktvitas dan kejadian yang berubah secara konstan

Penyajian informasi

Media sederhana, mudah dipahami, dan terdapat fasilitas alert

Kebutuhan data

Bersifat diamis dan real time

tactical dashboard Memberi untuk penyebab kejadian

strategic dashboard

informasi Memberi informasi analisis untuk membuat suatu keputusan, arahan, dan pencapaian tujuan strategis Proses analisis untuk Pengukuran kinerja menemukan high level dan penyebab dari suatu pencapaian tujuan kondisi atau kejadian strategis organisasi tertentu Media penyajian Mekanisme “cerdas” yang sederhana, mudah memungkinkan dipahami, tampilan pengguna melakukan graphical analisis pada data Tidak memerlukan Tidak memerlukan data real time data real time

Sumber : Few, (2006) & Eckerson, (2006)

commit to user

II - 12


digilib.uns.ac.id

2.3.4 Media Penyajian Dashboard Dashboard menggunakan bentuk penyajian visualisasi yang sudah umum dikenal. Dalam penyajian visualisasi dashboard, harus mengakomodasi desain yang sederhana dan ringkas. Menurut Few (2006), terdapat dua prinsip utama dalam penyajian dashboard yaitu : a. Haruslah bentuk penyajian yang paling mewakili tiap jenis informasi dalam dashboard. b. Haruslah mampu untuk mengakomodasi tujuan walaupun diubah ukurannya baik besar maupun kecil. Terdapat 6 kategori bentuk penyajian dalam dashboard, yaitu : a. Grafik b. Gambar c. Ikon d. Drawing objects e. Teks f. Organizer Berikut adalah penjelasan tiap kategori bentuk penyajian dalam dashboard menurut Few (2006). A. Grafik Kebanyakan media penyajian dashboard menggunakan bentuk grafik. Hal ini disebabkan karena tipe data yang umum pada dashboard adalah data kuantitatif. Semua kecuali satu tipe grafik yaitu treemaps pada kategori ini berbentuk 2D dengan sumbu X dan Y. Berikut adalah macam-macam jenis grafik yang digunakan dalam dashboard : 1. Bullet graph Few (2006) menyatakan bahwa bullet graph pengembangan dari jenis visualisasi menggunakan gauge meter yang dikaitkan dengan dashboard. Gauge meter menyajikan satu jenis pengukuran, terkadang dibandingkan dengan pengukuran

lain

seperti target

mengakomodasi kelemahan

atau

kondisi baik/buruk. Bullet

gauge meter

dengan

menyajikan

graph

informasi

menggunakan satuan pengukuran dengan skala kuantitatif dan kualitatif. Gambar commit to user 2.3 menyajikan contoh bullet graph.

II - 13


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.3 Bullet graph Sumber : Few, (2006)

2. Bar chart Berbeda dengan bullet graph,bar chart didesain untuk menampilkan banyak entitas, bukan satu entitas dengan satu atau lebih pengukuran. Bar chart sangat cocok digunakan untuk menampilkan pengukuran dalam satu kategori, misalkan wilayah atau departemen. Gambar 2.4 menyajikan contoh bar chart.

Gambar 2.4 Bar chart Sumber : Few, (2006)

3. Stacked bar graph Variasi dari jenis bar chart yang sering digunakan untuk menampilkan data adalah stacked bar graph. Tipe grafik ini berguna untuk tujuan tertentu. Tujuan penggunaan stacked bar graph adalah ketika digunakan untuk menampilkan banyak variabel yang berkaitan. Gambar 2.5 menyajikan contoh stacked bar graph.

Gambarcommit 2.5 Stacked bar graph to user Sumber : Few, (2006)

II - 14


digilib.uns.ac.id

4. Combination bar and line graph Kombinasi grafik ini digunakan hanya ketika suatu data dapat ditampilkan menggunakan bars, dengan suatu nilai pembanding menggunakan garis. Contoh dari grafik tipe ini adalah grafik pendapatan dan pengeluaran (menggunakan bar) dan profit (menggunakan garis untuk menunjukan tren). Gambar 2.6 menyajikan contoh combination bar and line graph.

Gambar 2.6 Combination bar and line graph Sumber : Few, (2006)

5. Line graph Line graph melakukan tugas untuk menyajikan bentuk dari pergerakan data dari sebuah nilai terutama perubahan berkaitan dengan waktu. Line graph menyajikan pola data seperti tren, fluktuasi, tingkat perubahan, dan variasi antara 2 data. Dalam konteks dashboard, line graph merupakan tipe grafik yang menyajikan overview dari data time series dengan cepat. Gambar 2.7 menyajikan contoh dari line graph.

Gambar 2.7toLine commit usergraph

Sumber : Few, (2006)

II - 15


digilib.uns.ac.id

6. Sparlines Sparklines tidak menyajikan nilai pengukuran secara kuantitatif, atau presisi seperti pada jenis grafik lain. Tujuan utama dari sparklines adalah untuk menyajikan pemahaman cepat dari informasi historis untuk memperkuat maksud pengukuran. Hal ini sangat diperlukan dalam dashboard, selain detail harus juga ada tampilan yang dapat menyajikan informasi dengan cepat. Sparklines berbentuk garis dengan keterangan label. Gambar 2.8 menyajikan contoh dari sparklines.

Gambar 2.8 Sparklines Sumber : Few, (2006)

7. Box plot Box plot digunakan untuk menampilkan distribusi nilai pada suatu rentang dari terkecil hingga terbesar. Misalkan pada suatu perusahaan, untuk menampilkan rentang gaji pada tiap tahap tidak tepat jika hanya menggunakan nilai rata-rata ataupun jumlah, oleh karena itu digunakan box plot yang menampilkan rentang nilai pada tiap level. Gambar 2.9 menyajikan contoh dari box plot.

Gambar 2.9 Box plot Sumber : Few, (2006)

8. Scatter plot Scatter plot merupakan jenis grafik yang menampilkan korelasi dari 2 data, commit to user baik dalam arah, perrubahan dan perbandingan berpasangannya. Sebagai contoh

II - 16


digilib.uns.ac.id

jika ingin mengetahui apakah ada hubungan antara iklan dan pendapatan, maka jenis grafik yang tepat adalah menggunakan scatter plot. Gambar 2.10 menyajikan contoh dari scatter plot.

Gambar 2.10 Scatter plot Sumber : Few, (2006)

9. Treemaps Treemaps merupakan grafik yang digunakan untuk menampilkan kumpulan data berbentuk hirarkhi atau kategori dalam suatu tampilan yang paling efisien. Treemaps berbentuk persegi persegi yang disusun berdasarkan ukuran dan warna. Tiap ukuran dan warna ini mencirikan hirarkhi dan kategori data. Tujuan treemaps bukan untuk menyajikan data kuantitatif melainkan memperjelas obyek utama. Gambar 2.11 menyajikan contoh dari treemaps.

Gambar 2.11 Box plot commit to user

Sumber : Few, (2006)

II - 17


digilib.uns.ac.id

B. Ikon Ikon

merupakan

gambar

sederhana

yang

berfungsi

untuk

mengkomunikasikan suatu fungsi sederhana. Jenis ikon yang sering digunakan dalam dashboard adalah peringatan (alert), naik-turun (up-down), nyala-mati (onoff). Ikon peringatan digunakan untuk menarik perhatian pengamat pada suatu informasi dalam dashboard. Ikon peringatan dapat berupa perubahan warna, ukuran

maupun

bentuk.

Ikon

naik-turun

(up-down)

digunakan

untuk

menyampaikan informasi mengenai perubahan. Contohnya pada laporan keuangan, kenaikan / penurunan laba dapat ditandai dengan ikon naik-turun. Ikon nyala-mati (on-off) digunakan untuk mengidentifikasi perbedaan suatu item dengan yang lainnya. Contohnya pada mesin, ikon nyala-mati dapat digunakan untuk membedakan mesin yang aktif atau tidak. Gambar 2.12 menyajikan contoh ikon.

Gambar 2.12 Macam-macam ikon Sumber : Few, (2006)

C. Teks Setiap jenis dashboard, bagaimanapun orientasi pada gambar, tetaplah terdapat beberapa informasi yang hanya dapat disajikan dengan menggunakan teks. Teks digunakan untuk member label yang mengidentifikasikan item dalam gambar, atau diletakan pada suatu tempat sebagai keterangan atau informasi. D. Gambar Penggunaan gambar seperti foto, ilustrasi, atau diagram terkadang berguna dalam dashboard, tapi sangat jarang. Gambar pada dashboard dapat digunakan untuk menampilkan kondisi ruang, wajah, atau hal lain yang perlu ditampilkan dalam bentuk gambar. Dalam dashboard untuk penggunaan bisnis, tipe gambar jarang digunakan. E. Drawing Object Obyek gambar adalah penyajian informasi menggunakan beberapa tipe penyajian dashboard secara bersamaan. Gabungan dari tipe-tipe ini secara commit todalam user dashboard dengan baik. Contoh terstruktur dapat menyampaikan informasi

II - 18


digilib.uns.ac.id

dari obyek gambar adalah untuk menampilkan suatu aliran proses. Masing-masing entitas dan informasi dapat disajikan dalam tipe-tipe penyajian dashboard yang berbeda. Gambar 2.13 menyajikan contoh obyek gambar.

Gambar 2.13 Obyek gambar Sumber : Few, (2006)

F. Organizer Organizer dalam dashboard terdiri dari 3 jenis yaitu tabel, peta spasial, dan small multiples. Tabel adalah penyajian informasi yang tersusun dalam baris dan kolom. Informasi yang disajikan dalam tabel dapat berupa teks, ikon, dan gambar. Peta spasial digunakan untuk menyajikan informasi berbentuk peta geografis. Gambar 2.14 menyajikan contoh dari peta spasial. Small multiples adalah tipe penyajian secara tabular yang terdiri dari satu baris atau kolom dengan grafik, atau banyak baris dan kolom yang tersusun dalam matriks. Small multiples berbentuk menyerupai grafik, tetapi memiliki fungsi yang berbeda dalam menyajikan informasi.

Gambar 2.14 Peta spasial Sumber : Few, (2006)

commit to user

II - 19


digilib.uns.ac.id

2.3.5 Traffic Light Systems Traffic light system digunakan sebagai suatu penilaian apakah ukuran kinerja (performance indicators) yang telah ditetapakan memerlukan perbaikan atau tidak (Ciptomulyono dan Rachmawati, 2008). Traffic light system yang digunakan dalam pengukuran kinerja memiliki tiga warna yaitu : 1. Merah (1 ≥ nilai skor ≥ 0) berarti untuk kerja ukuran kinerja (performance indicators) tersebut benar-benar berada di bawah target, sehingga perlu dilakukan perbaikan dengan segera. 2. Kuning (2 ≥ nilai skor ≥ 1) berarti pihak manajemen harus hati-hati dengan adanya berbagai macam

kemungkinan

karena

kerja ukuran

kinerja

(performance indicators)

belum mendekati target dan sifatnya masih

berfluktuatif. 3. Hijau (3 ≥ nilai skor ≥ 2) berarti kinerja ukuran kinerja (performance indicators) sangat baik karena mendekati atau sama dengan target namun tindakan pengawasan perlu dilakukan. 2.3.6 Metodologi Pembangunan Dashboard Dashboard

yang

efektif

didesain

dengan

cermat,

dengan

mempertimbangkan sepenuhnya peran dan tanggung jawab pengguna dan pengambilan keputusan. Bila dashboard sukses digunakan pada satu bagian dalam organisasi, maka keberhasilan tersebut akan dengan cepat tersebar ke unit-unit lain, dan desain proses yang sudah distruktur dan didokumentasikan dengan baik tersebut dapat digunakan kembali oleh unit bisnis yang lain. Gambar 2.15 menjabarkan mengenai metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008) terdiri dari 7 tahap yaitu identifikasi kebutuhan, perencanaan, perancangan prototype, review prototype, implementasi, deployment, dan maintenance. Dari tiap tahap tersebut dijelaskan mengenai masukan, proses, keluaran, pihak yang terlibat, waktu pelaksanaan, dan kakas yang dipergunakan dalam tiap tahap. Berikut adalah penjelasan tiap-tiap tahap metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008) beserta contoh keluaran dari tiap tahap. commit to user

II - 20


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.15 Metodologi pembangunan dashboard commit to user Sumber : Hariyanti, (2008)

II - 21


digilib.uns.ac.id

a. Tahap identifikasi high level scenario dashboard Tabel 2.5 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario Dashboard Wawancara dengan pihak pimpinan atau penanggung jawab pembangunan dashboard di organisasi. Isi wawancara mengenai tujuan dan lingkup pembangunan dashboard, serta gambaran skenario informasi yang akan disajikan. Deskripsi high-level scenario dashboard. Keluaran Pengembang dashboard. Pihak yang terlibat - Pimpinan atau penanggung jawab di organisasi. Waktu pelaksanaan Pada awal tahap identifikasi kebutuhan. Kakas Masukan Proses

Sumber : Hariyanti, (2008)

Keluaran dari tahap ini adalah tujuan pembangunan dashboard yaitu untuk memonitor kinerja Institut Teknologi Bandung (ITB). Monitoring dilakukan terhadap 6(enam) bidang kinerja ITB, meliputi bidang pendidikan, penelitian, layanan

kepakaran, pengembangan

SDM, kemahasiswaan, dan

layanan

manajemen. Upaya penjaminan mutu ITB melibatkan hubungan kerja antara rektor, SPM, dan organ ITB/unit kerja. Organ ITB/unit kerja meliputi Satuan Akademik(SAk), Satuan Usaha Komersial(SUK) dan Satuan Kekayaan dan Dana(SKD) (Hariyanti, 2008). b. Tahap identifikasi KPI organisasi Tabel 2.6 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi Deskripsi high-level scenario dashboard. - Review dokumen-dokumen strategis pada lingkup dashboard. - Identifikasi tujuan strategis. - Identifikasi Critical Success Factor (CSF). - Identifikasi KPI untuk tiap CSF. - Identifikasi penanggung jawab setiap KPI. Dokumen KPI organisasi. Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Analis bisnis. - Pimpinan atau penanggung jawab di organisasi. Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi high-level scenario dashboard. Dokumen strategis organisasi, laporan ad-hoc, laporan Kakas reguler. Masukan Proses


commit to user

II - 22


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.7 Contoh KPI ITB No Indikator Mutu Utama Bidang Pendidikan 1 Rasio mata kuliah yang mengadopsi metode pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa terhadap seluruh mata kuliah yang diberikan di ITB. 2 Rasio program studi Sarjana (S1) yang terintegrasi dengan program pasca sarjana (baik melalui program fast, track, honors, dan program lainnya) terhadap jumlah seluruh studi Sarjana di ITB. Bidang Penelitian 1 Rasio makalah yang dipublikasikan di jurnal internasional berjuri / refered international journal (JI) dan di jurnal nasional terakreditasi (JN) oleh anggota KK terhadap jumlah anggota KK setiap tahun. 2 Citattion Index rata-rata untuk setiap dosen (versi Google Scholar)

Penanggung Jawab WRSA, Pimpinan Fakultas / Sekolah dan Pimpinan Program Studi. WRSA, Pimpinan Fakultas / Sekolah dan Pimpinan Program Studi.

WRLM, Pimpinan Fakultas / Sekolah dan Pimpinan Kelompok Keahlian.

WRLM, Pimpinan Fakultas / Sekolah dan Pimpinan Kelompok Keahlian.


c. Tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna Tabel 2.8 Rincian Tahap Identifikasi Jenis Dashboard dan Kelompok Pengguna Deskripsi high-level scenario dashboard. - Review dokumen-dokumen struktur organisasi, dokumen pelaporan dan pertanggung jawaban. - Wawancara dengan pihak pimpinan atau penanggung jawab pembangunan dashboard. - Identifikasi kelompok dan hierarki dashboard. - Identifikasi kelompok dan hierarki pengguna. - Menentukan otorisasi pengguna dashboard. - Dokumen hierarki dashboard dan kelompok Keluaran pengguna. - Dokumen otorisasi pengguna dashboard. Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Pimpinan atau penanggung jawab di organisasi. Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi high-level scenario dashboard. - Dokumen struktur organisasi. Kakas - Dokumen struktur pelaporan dan pertanggung jawaban. Masukan Proses


commit to user

II - 23


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.16 Hierarki jenis kelompok dashboard ITB Sumber : Hariyanti, (2008)

Gambar 2.17 Kelompok pengguna dashboard ITB Sumber : Hariyanti, (2008)

Tabel 2.9 Contoh Otorisasi Pengguna Dashboard ITB


Δ

Δ

commit to user

II - 24

Δ D D

Δ D D

SUK/SKD

Δ

Kaprodi

Δ Δ

Dekan Fak/Sekol

WRKK

Δ

WROR

Δ Δ

WRLM

Δ Δ

WRMA

WRSS

Δ

WRSA

Pendidikan ITB Fak/Sekolah Prodi

SPM

Jenis Kelompok Dashboard

Rektor

Kelompok Pengguna

Δ


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.9 Contoh Otorisasi Pengguna Dashboard ITB (Lanjutan)

WROR

WRKK

Δ

Δ Δ Δ

Δ

Δ

Δ

Δ

Δ

Δ D

SUK/SKD

WRLM

Δ

Kaprodi

WRMA

Δ

Dekan Fak/Sekol

WRSS

Penelitian ITB Δ Δ Fak/Sekolah Δ Unit kerja Δ Layanan Kepakaran ITB Δ Δ Fak/Sekolah Δ Unit kerja Pengembangan SDM ITB Δ Δ Fak/Sekolah Δ Unit kerja Kemahasiswaan ITB Δ Δ Fak/Sekolah Prodi Layanan Manajemen ITB Δ Δ Fak/Sekolah Δ Unit kerja Δ

WRSA

SPM

Rektor

Kelompok Pengguna Jenis Kelompok Dashboard

Δ

Δ D

Δ Δ

Δ

Δ

Δ D

Δ

Δ D

Δ

Δ Δ Δ

Δ

Δ

Δ

Δ

Δ D

Δ

Δ

Δ Δ

Δ

Δ Δ

Δ

Δ

Δ

Δ D D

Δ D D

Δ

Δ

Δ

Δ

Δ

Δ Δ Δ

Δ Δ Δ

Δ D

Δ

Δ

D

D


d. Tahap identifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna Tabel 2.10 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis tiap Pengguna - Dokumen hierarki dashboard dan kelompok pengguna. - Dokumen otorisasi pengguna dashboard. - Wawancara dengan tiap kelompok pengguna Proses dashboard. - Identifikasi Critical Business Questions (CBQ). - Identifikasi data atau informasi yang mendukung jawaban atas CBQ. - Identifikasi cara analisis untuk menjawab CBQ. - Dokumen kebutuhan bisnis pengguna. Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Perwakilan dari tiap kelompok pengguna dashboard Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi kelompok dashboard dan pengguna. Matriks commit CBQ, data pendukung, dan cara analisis. Kakas to user Masukan


II - 25


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.11 Contoh Dokumen Kebutuhan Bisnis Pengguna Dashboard ITB Pengguna CBQ Data/Informasi Rektor Bagaimana - Hasil summary pencapaian mutu capaian mutu untuk ITB secara 6 bidang. keseluruhan pada tahun tertentu?

Cara Analisis Membandingkan capaian mutu ITB dengan target yang telah ditentukan.

SPM

Apa penyebab mutu ITB berada dalam kondisi tertentu?

Data capaian mutu dari masing-masing indikator untuk setiap bidang, dari setiap fakultas / sekolah dan unit kerja.

Membandingkan capaian mutu dari fakultas / sekolah dan unit kerja dengan target capaian mutu ITB.

WRSA

Bagaimana pencapaian mutu ITB dalam bidang pendidikan?

Data capaian mutu dari masing-masing indikator bidang pendidikan ITB.

Membandingkan capaian mutu bidang pendidikan ITB dengan target yang ditetapkan.

WRSS

Bagaimana pencapaian mutu ITB dalam bidang pengembangan SDM, baik dosen maupun nondosen?

Data capaian mutu dari masing-masing indikator bidang pengembangan SDM ITB.

Membandingkan capaian mutu bidang pengembangan SDM ITB dengan target yang ditetapkan.


e. Tahap identifikasi KPI tiap dashboard Tabel 2.12 Rincian Tahap Identifikasi KPI tiap Dashboard - Dokumen KPI organisasi. - Dokumen kebutuhan bisnis pengguna. - Pemetaan KPI organisasi sesuai dengan kebutuhan Proses setiap kelompok pengguna dashboard. - Identifikasi KPI yang diperlukan setiap kelompok pengguna dashboard. Dokumen KPI dashboard. Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Analis bisnis. - Perwakilan dari tiap kelompok pengguna dashboard Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi KPI organisasi dan identifikasi kebutuhan bisnis pengguna. Matriks CBQ dan KPI Kakas commit to user Sumber : Hariyanti, (2008) Masukan

II - 26


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.13 KPI Dashboard ITB Critical Business Questions Pengguna Rektor Bagaimana pencapaian mutu ITB secara keseluruhan pada tahun tertentu? SPM Apa penyebab mutu ITB berada dalam kondisi tertentu? WRSA

Kebutuhan KPI Semua indikator mutu utama ITB seperti terdapat pada lampiran C. Semua indikator mutu utama ITB pada level fakultas / sekolah dan unit kerja. Bagaimana pencapaian mutu Indikator mutu utama ITB ITB dalam bidang pendidikan? dalam bidang pendidikan, terutama : a. % lulusan ITB yang menyelesaikan studi tepat waktu. b. % prodi S1 terintegrasi dengan program pasca sarjana. c. % matakuliah yang mengadopsi metode learner-center education. d. % mahasiswa yang berkewarganegaraan asing di ITB. e. % lulusan ITB yang bekerja di tahun pertama kelulusannya.


f. Tahap analisis meta-informasi KPI Tabel 2.14 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI - Dokumen KPI dashboard. - Survei dan wawancara dengan setiap kelompok pengguna dashboard untuk mengetahui metainformasi dari setiap KPI, seperti sumber data, prioritas KPI, granularitas, ukuran dan perhitungan, varians, threshold, serta alert. - Dokumen meta-informasi KPI dashboard. Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Analis bisnis. - Perwakilan dari tiap kelompok pengguna dashboard Waktu pelaksanaan Setelah identifikasi KPI untuk setiap kelompok dashboard. Tabel meta-informasi KPI. Kakas Masukan Proses


commit to user

II - 27


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.15 Perancangan Meta-Informasi KPI ITB


g. Tahap perencanaan fungsionalitas dashboard Tabel 2.16 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard - Dokumen kebutuhan bisnis pengguna. - Mengkaji dokumen kebutuhan bisnis pengguna. - Identifikasi cara analisis pengguna untuk pengambilan keputusan / tindakan bisnis. - Merencanakan fungsi-fungsi (baik fungsi utama maupun tambahan) untuk setiap jenis dashboard. - Dokumen fungsionalitas dashboard. Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. Waktu pelaksanaan Setelah analisis meta-informasi KPI. Kakas Masukan Proses


Tabel 2.17 Fungsionalitas Perancangan Dashboard ITB Fungsionalitas Dashboard Kelompok Pengguna Fungsi Utama Fungsi Tambahan 1. Rektor Monitoring capaian mutu Melihat perbandingan capaian indikator pada tahun mutu indikator pada tahun tertentu. tertentu dengan tahun sebelumnya. 2. SPM Monitoring capaian mutu - Analisis sebab akibat capaian indikator pada tahun mutu indikator pada tahun tertentu. tertentu. - Prediksi keberhasilan pencapaian target pada tahun tertentu. commit to user Sumber : Hariyanti, (2008) No.

II - 28


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.17 Fungsionalitas Perancangan Dashboard ITB (Lanjutan) No. 3.

4.

Fungsionalitas Dashboard Kelompok Pengguna Fungsi Utama Fungsi Tambahan WRSA Monitoring capaian mutu - Analisis sebab akibat capaian indikator bidang mutu indikator bidang akademik pada tahun akademik pada tahun tertentu. tertentu. - Indikator di luar bidang akademik. WRSS Monitoring capaian mutu - Analisis sebab akibat capaian indikator bidang mutu indikator bidang pengembagan SDM pada pengembangan SDM pada tahun tertentu. tahun tertentu. - Monitoring capaian mutu indikator di luar bidang pengembangan SDM.


h. Tahap analisis konten dan hierarki informasi Tabel 2.18 Rincian Tahap Analisis Konten dan Hierarki Informasi - Dokumen meta-informasi KPI dashboard. - Dokumen fungsionalitas dashboard. - Mengkaji dokumen meta-informasi untuk Proses mengidentifikasi tingkat kedetailan informasi tiap KPI. - Identifikasi media penyajian informasi tiap KPI. - Mengkaji dokumen fungsionalitas dashboard, untuk mengidentifikasi informasi utama dan tambahan. - Menentukan konten dan hierarki informasi. - Dokumen konten dan hirarkhi informasi Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Perwakilan dari tiap kelompok pengguna dashboard Waktu pelaksanaan Setelah analisis meta-informasi KPI. Kakas Masukan


Nilai dari setiap indikator diseragamkan melalui proses konversi. Nilai indikator dikonversi dalam indeks dengan skala 0-3. Indeks kurang dari 1 menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan. Indeks antara 1 sampai 2 menyatakan bahwa indikator telah mencapai target yang ditentukan. Indeks lebih dari 2 menyatakan indikator telah melampaui target yang ditentukan. Indeks ditentukan berdasarkan posisi nilai capaian dalam skala target 2008 dan target 2010 yang telah ditentukan. Secara umum proses konversi commit to user dilakukan dengan menggunakan rumusan

II - 29


digilib.uns.ac.id

(2.1)

Tabel 2.19 Contoh Konten Informasi Perancangan Dashboard ITB No. 1.

2.

3.

Alternatif Media Cara Perhitungan Penyajian Indeks pencapaian - Gauge Menghitung rata-rata indicator mutu ITB - Bar chart indeks pencapaian tahun terkini per indicator dari masingbidang. masing bidang pada tahun terkini. Prosentase - Pie chart Menghitung prosentase ketercapaian indicator - Percent bar banyaknya indicator yang mutu ITB tahun chart memiliki status “belum terkini per bidang. tercapai”, “tercapai”, dan “terlampaui” dalam bidang tertentu. Indeks pencapaian Bar chart Menghitung rata-rata indicator mutu ITB, indeks pencapaian selama dua tahun indicator dari masingterkini per bidang. masing bidang pada tahun terkini. Konten Informasi


Gambar 2.18 Perancangan hieraki informasi dashboard ITB commit (2008) to user Sumber : Hariyanti,

II - 30


i.

digilib.uns.ac.id

Tahap perencanaan hierarki komunikasi pengguna Tabel 2.20 Rincian Tahap Perencanaan Hierarki Komunikasi Pengguna Dokumen kebutuhan bisnis pengguna. - Me-review dokumen kebutuhan bisnis pengguna. - Identifikasi jalur komunikasi antar pengguna. - Membua hierarkhi dan skenario komunikasi antar pengguna. Dokumen hierarki komunikasi pengguna. Keluaran Pihak yang terlibat - Pengembang dashboard. - Perwakilan dari tiap kelompok pengguna dashboard Waktu pelaksanaan Bisa dilakukan bersama-sama dengan analisis metainformasi KPI. Sequence diagram Kakas Masukan Proses


Gambar 2.19 Hierarki komunikasi pengguna dashboard ITB Sumber : Hariyanti, (2008)

j. Perancangan desain dan layout Tabel 2.21 Rincian Tahap Perancangan Desain dan Layout Masukan Proses


Dokumen konten dan hierarki informasi - Merancang layout dashboard yang meliputi penentuan jumlah layar dashboard, jumlah frame pada setiap layar, susunan dan urutan konten informasi, susunan dan urutan elemen informasi dalam sebuah frame. - Menentukan dan merancang jenis media penyajian untuk setiap elemen informasi di dalam frame yang ditentukan commit to user

II - 31


digilib.uns.ac.id

Tabel 2.21 Rincian Tahap Perancangan Desain dan Layout (lanjutan) - Merancang desain warna dan animasi, yang meliputi penentuan kombinasi warna dashboard, resolusi yang sesuai untuk kejelasan visual gambar grafik, bentuk teks yang tepat, bentuk animasi yang relevan untuk memperkuat persepsi visual pengguna. Rancangan desain dan layout dashboard. Keluaran Pihak yang terlibat Pengembang dashboard. Waktu pelaksanaan Setelah analisis konten dan hierarki informasi. Kakas untuk perancangan desain visual. Kakas Proses


Gambar 2.20 Contoh desain dan layout dashboard Sumber : Hariyanti, (2008)

2.3.7 Metode OMAX Metode Objective Matrix atau OMAX dikembangkan oleh James L. Riggs PE, seorang profesor produktivitas dari Departemen of Industrial Engineering di Oregon University pada tahun 1980-an. Menurut Vanany (2009), OMAX adalah suatu metode sistem skor yang memperhatikan metrik-metrik pengukuran dari indikator kinerja yang ada dengan melakukan konsolidasi metrik tersebut menjadi ukuran tunggal yang sering disebut dengan current performance. Metode OMAX menggabungkan kriteria-kriteria produktivitas ke dalam commit to user suatu bentuk yang terpadu dan berhubungan satu sama lain. Berikut ini pada

II - 32


digilib.uns.ac.id

gambar 2.7 diberikan gambaran kerangka metode OMAX. Susunan metode OMAX berupa metrik-metrik yang terdiri dari : 1.

Kriteria

Kriteria pada OMAX ini berisi indikator kinerja yang akan diukur kinerjanya. 2.

Performance

Tempat diletakkannya hasil dari perhitungan terhadap indikator kinerja. Hasil yang diperoleh dicantumkan pada performance untuk indikator kinerja yang diukur. 3.

Butir-butir Metrik

Terdapat butir-butir badan metrik yang disusun oleh besaran-besaran pencapaian mulai dari tingkat 0 sampai tingkat 10. 4.

Score

Hasil dari pengukuran data aktual yang dibandingkan dengan tingkat kinerja yang paling mendekati. Score menunjukkan kinerja indikator kinerja yang diukur sesuai metrik standar yang digunakan yaitu 0 sampai 10. Score disini bernilai 0 sampai 10 dimana: a. Score 0 menyatakan kondisi terjelek yang terjadi. b. Score 3 menyatakan hasil-hasil yang ingin dicapai dalam kondisi normal selama proses pengukuran berlangsung atau rata-rata dari data historis. c. Score 10 menyatakan perkiraan realistis target yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu. d. Score 1 dan 2 dilakukan interpolasi antara score 0 dan 3. (2.2) e. Score 4,5,6,7,8,9, sama seperti score 1 dan 2, hanya saja interpolasi yang digunakan yaitu antara score 3 dan 10. (2.3) 5.

Weight

Menyatakan bobot dari indikator kinerja yang hendak diukur, nilai bobot global diperoleh dari nilai pengolahan AHP. commit to user

II - 33


6.

digilib.uns.ac.id

Value setiap Indikator Kinerja

Menyatakan hasil perkalian dari skor kinerja untuk indikator kinerja yang ada dengan bobot indikator kinerja. Value = Score x Weight 7.

(2.4)

Performance Indicator

Menyatakan jumlah value dari semua indikator kinerja yang telah diukur, pada performance indikator ini dilakukan perbandingan kinerja dengan periode sebelumnya dengan periode pengukuran yang dinyatakan dengan indeks. Bila indeks menunjukkan nilai lebih besar dari 1 berarti kinerja periode current lebih baik dari kinerja periode previous dan sebaliknya. Namun jika indeks bernilai 1 berarti kinerja periode current sama dengan previous.

SKOR

Kriteria Performance 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Score Weight Value Performance Indikator

Current

Previous

Gambar 2.21 Kerangka OMAX Sumber : Vanany, 2009

commit to user

II - 34

Index


digilib.uns.ac.id

2.3.8 Metode Snorm of DeBoer Sistem penilaian Snorm of DeBoer digunakan untuk menyetarakan pengukuran yang berbeda. Metode Snorm of DeBoer dapat digunakan pada proses normalisasi pada KPI (Vanany et al., 2005). Skala yang digunakan pada metode Snorm of DeBoer adalah skala 0 sampai dengan 100. Tiap indikator KPI dihitung pada skala ini. Metode Snorm of DeBoer menggunakan dua persamaan dalam pengukurannya. Persamaan tersebut dinyatakan dalam persamaan 2.5 dan 2.6. Larger is better

(2.5) Lower is better

(2.6) dengan Si

: nilai performansi aktual indikator yang dicapai

S max : nilai maksimum level indikator S min : nilai minimum level indikator

commit to user

II - 35


digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENELITIAN Bab ini membahas model penelitian dan kerangka pikir atau metodologi yang digunakan dalam penelitian beserta penjelasan singkat setiap tahapannya. Alur metodologi penelitian seperti pada Gambar 3.1. 3.1

Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart penelitian commit tometodologi user

III - 1


3.2

digilib.uns.ac.id

Penjelasan Flowchart Prinsip

pembangunan

metodologi

didasarkan

pada

metodologi

pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Haryanti (2008) membangun metodologi penelitian dengan menganalisis beberapa metodologi pembangunan dashboard antara lain PureShare, Noetix, dan BrightPoint.

Penjelasan

metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti disampaikan pada Bab II. Hasil analisis metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti tersebut kemudian digunakan sebagai landasan pembuatan metodologi penelitian. Pada tahap identifikasi kebutuhan, identifikasi kebutuhan bisnis pengguna menggunakan Critical Bussiness Questions (CBQ) yang dikembangkan oleh Haryanti (2008) dalam pembangunan dashboard. Adapun penjelasan dari flowchart metodologi penelitian di atas untuk masing-masing tahap adalah sebagai berikut. 3.2.1 Tahap Identifikasi Kebutuhan Tahapan penelitian ini meliputi: 1. Identifikasi high level scenario dashboard Identifikasi high level scenario dashboard merupakan tahap awal yang dilakukan dalam proses pembangunan dashboard. Rincian tahap identifikasi high level scenario dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.1 Tabel 3.1 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario Masukan Proses

: :

Keluaran Pihak yang terlibat

: :

Waktu pelaksanaan Peralatan

: :

Wawancara dengan staf KJM UNS. Isi wawancara mengenai tujuan, lingkup, dan gambar skenario penyajian informasi dashboard. Deskripsi high level scenario dashboard - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS Pada tahap awal identifkasi kebutuhan -

Identifikasi dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Identifikasi dilakukan untuk mendapatkan gambaran umum mengenai dashboard yang akan dibangun, meliputi tujuan dan lingkup pembangunan dashboard. Tahap commit to user

III - 2


digilib.uns.ac.id

ini menghasilkan keluaran berupa deskripsi high level scenario dashboard yang akan digunakan sebagai dasar dalam tahap identifikasi kebutuhan berikutnya. 2. Identifikasi KPI organisasi Identifikasi KPI organisasi bertujuan untuk mendapatkan KPI UNS yang berkaitan dengan proses bisnis dalam lingkup pembangunan dashboard. Identifikasi dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumen penilaian KPI dari staf KJM UNS. Keluaran dari tahap ini berupa dokumen KPI UNS. Rincian tahap identifikasi KPI organisasi dapat dilihat pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi Masukan Proses

: :


: :

Waktu pelaksanaan

:

Peralatan

:

Deskripsi high level scenario dashboard Identifikasi KPI organisasi untuk tiap bidang penilaian Dokumen KPI UNS - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS Setelah identifikasi high level scenario dashboard Dokumen KPI organisasi

3. Identifikasi jenis dan pengguna dashboard Tahap ini dilakukan untuk mengetahui jenis dashboard yang diperlukan oleh organisasi, dan pihak-pihak yang akan menggunakan dashboard. Rincian tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.3. Tabel 3.3 Rincian Tahap Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard Masukan Proses

: :


: :

Waktu pelaksanaan

:

Peralatan

:

Deskripsi high level scenario dashboard - Review struktur organisasi UNS - Review website UNS - Wawancara dengan staf KJM UNS - Identifikasi jenis dashboard - Identifikasi kelompok pengguna - Menentukan pengguna dashboard - Dokumen jenis dan pengguna dashboard - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS Setelah identifikasi high level scenario dashboard Dokumen struktur organisasi UNS commit to user

III - 3


digilib.uns.ac.id

Identifikasi ini dapat dilakukan bersamaan dengan identifikasi KPI organisasi. Identifikasi dilakukan dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Hasil review kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk mengidentifikasi jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan penggunapengguna yang terkait di dalam masing-masing jenis dashboard. Keluaran dari tahap ini berupa dokumen dokumen jenis dan pengguna dashboard. 4. Identifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan pada setiap kelompok pengguna dashboard. Rincian tahap identifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna Masukan Proses

: :

Keluaran : Pihak yang terlibat : Waktu pelaksanaan Peralatan

: :

-

Dokumen jenis dan pengguna dashboard Wawancara dengan staf KJM UNS Identifikasi CBQ Identifikasi data dan informasi yang mendukung jawaban atas CBQ - Identifikasi cara analisis untuk menjawab CBQ - Dokumen kebutuhan bisnis pengguna - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS Setelah identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna -

Identifikasi dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS sebagai satuan yang bertanggung jawab dalam proses penjaminan mutu UNS. Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dalam proses bisnis tiap kelompok

pengguna.

Identifikasi

kebutuhan

bisnis

pengguna

dilakukan

menggunakan CBQ pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Terdapat 3 (tiga) pertanyaan utama yang diajukan dalam wawancara yaitu : 1. CBQ apa yang perlu dijawab melalui dashboard? 2. Data dan informasi apa saja yang digunakan untuk menjawab CBQ tersebut? 3. Bagaimana cara analisis untuk menjawab CBQ tersebut? commit to user

III - 4


digilib.uns.ac.id

Jawaban atas pertanyaan tersebut dipetakan dalam tabel CBQ. Hasil wawancara untuk poin 1 dan 2 digunakan untuk membuat deskripsi mengenai kebutuhan data dan informasi dari tiap kelompok pengguna dashboard. Hasil wawancara untuk poin 3 digunakan sebagai bahan merencanakan fungsionalitas dashboard. Pada penelitian Haryanti (2008), pengguna rektor dan Satuan Penjamin Mutu (SPM) ITB memiliki CBQ yang berkaitan dengan semua indikator mutu ITB yaitu ”Bagaimana pencapaian mutu ITB secara keseluruhan pada tahun tertentu?”. Data/informasi yang diperlukan berkaitan dengan CBQ tersebut adalah summary capaian mutu untuk 6 bidang, dan data capaian mutu masing-masing indikator untuk setiap bidang. Cara analisis untuk menjawab CBQ tersebut adalah dengan membandingkan capaian mutu ITB dengan target yang ditentukan. Dashboard yang digunakan oleh pengguna selain rektor dan SPM hanya akan menampilkan indikator-indikator tertentu yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab jawab masing-masing pengguna. Penelitian ini menggunakan CBQ yang dikembangkan oleh Haryanti (2008) sebagai dasar pembuatan CBQ untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna dengan melakukan penyesuaian terhadap pengguna dashboard di UNS. 5. Identifikasi KPI dashboard Identifikasi KPI dashboard dilakukan dengan cara memetakan setiap KPI organisasi terhadap kebutuhan bisnis dari setiap kelompok pengguna. Rincian tahap identifikasi KPI dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.5. Tabel 3.5 Rincian Tahap Identifikasi KPI Dashboard Masukan Proses

: : -

Keluaran : Pihak yang terlibat : Waktu pelaksanaan Peralatan

: :

Dokumen KPI UNS Dokumen kebutuhan bisnis pengguna Pemetaan KPI organisasi sesuai kebutuhan setiap kelompok pengguna dashboard - Dokumen matriks KPI dashboard - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS Setelah identifikasi KPI organisasi dan identifikasi kebutuhan bisnis pengguna commit to user

III - 5


digilib.uns.ac.id

Pemetaan KPI organisasi dengan kebutuhan bisnis pengguna dilakukan untuk mendapatkan KPI yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Proses pemetaan KPI organisasi melibatkan staf KJM UNS. Proses pemetaan menggunakan dokumen KPI organisasi dan dokumen kebutuhan bisnis pengguna. Pemetaan dilakukan menggunakan matriks yang berisi KPI organisasi dan masing-masing pengguna. Dari matriks tersebut kemudian diidentifikasi hubungan antara masing-masing KPI dengan tiap pengguna sesuai dengan kebutuhan bisnis tiap pengguna. Pada akhir tahap ini akan dihasilkan matriks KPI untuk setiap kelompok dashboard yang diperlukan oleh masing-masing pengguna. 3.2.2 Tahap Perencanaan Tahapan penelitian ini meliputi: 1. Analisis meta-informasi KPI Meta-informasi adalah informasi tentang informasi. Pada tahap ini dilakukan analisis untuk mendapatkan meta-informasi dari KPI yang akan disajikan pada dashboard. Rincian tahap analisis meta-informasi KPI dapat dilihat pada Tabel 3.6 Tabel 3.6 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI Masukan Proses Keluaran Pihak yang terlibat

: : : :

Waktu pelaksanaan : Peralatan : KPI

dianalisis

- Dokumen KPI dashboard - Review dokumen KPI organisasi - Dokumen meta-informasi KPI dashboard - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS Setelah identifikasi KPI dashboard - Dokumen KPI organisasi

untuk

menemukan

elemen-elemen

informasi

yang

menyertainya seperti satuan pengukuran dan sumber data. Hasil analisis metainformasi KPI digunakan untuk tahap analisis konten informasi dashboard. 2. Perencanaan fungsionalitas dashboard Tahap perencanaan fungsionalitas dashboard dilakukan untuk menentukan fungsi-fungsi pada dashboard, sesuai dengan kebutuhan bisnis pengguna. Rincian tahap perencanaan fungsionalitas dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.7. commit to user

III - 6


digilib.uns.ac.id

Tabel 3.7 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard Masukan Proses

: : -

Dokumen kebutuhan bisnis pengguna Mengkaji dokumen kebutuhan bisnis pengguna - Merencanakan fungsi-fungsi untuk dashboard - Dokumen fungsionalitas dashboard Pengembang dashboard Dapat dilakukan bersama-sama dengan tahap analisis meta-informasi KPI -

Keluaran Pihak yang terlibat Waktu pelaksanaan Peralatan

: : : :

Fungsi dari dashboard terkait dengan karakteristik dan peran dashboard dalam organisasi. Perencanaan fungsionalitas dashboard didasarkan pada kebutuhan bisnis pengguna. CBQ dari hasil identifikasi kebutuhan bisnis menjadi dasar

dalam

menentukan

fungsionalitas

dashboard.

Hasil

perencanaan

fungsionalitas dashboard akan digunakan dalam merencanakan konten informasi dashboard. 3. Analisis konten informasi Tahap analisis konten dan hierarki informasi dilakukan untuk menentukan konten informasi dan penyajian informasi pada setiap kelompok dashboard. Rincian tahap analisis konten informasi dapat dilihat pada Tabel 3.8. Tabel 3.8 Rincian Tahap Analisis Konten Informasi Masukan

: : -

Dokumen meta-informasi KPI. Dokumen fungsionalitas dashboard. Proses Mengkaji dokumen meta-informasi KPI. Mengkaji dokumen fungsionalitas dashboard untuk mengidentifikasikan konten informasi pada dashboard. - Mengidentifikasi media penyajian informasi untuk tiap KPI. Keluaran : - Dokumen konten informasi dashboard. Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard Waktu pelaksanaan : Setelah tahap analisis meta-informasi KPI Peralatan : Pada proses mengkaji meta informasi KPI, dilakukan proses konversi satuan indikator kinerja untuk menyeragamkan satuan yang berbeda. Dalam proses konversi satuan indikator kinerja terdapat beberapa metode yang digunakan, commit to user

III - 7


digilib.uns.ac.id

antara lain metode Objective Matrix atau OMAX, metode normalisasi Snorm of DeBoer, dan metode konversi satuan pada penelitian Haryanti. Metode OMAX menggunakan data aktual, data masa lalu dan data target pencapaian untuk tiap atribut dalam penghitungan score. Hasil penghitungan score pada metode OMAX kemudian diinterpolasikan pada skala 0 sampai 10. Sistem scoring pada metode OMAX menggunakan skala 0 sampai 10, score 0 menyatakan kondisi terjelek yang terjadi, score 3 menyatakan hasil-hasil yang ingin dicapai dalam kondisi normal selama proses pengukuran berlangsung atau rata-rata dari data historis, dan score 10 menyatakan perkiraan realistis terget yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Metode Snorm of DeBoer menggunakan data aktual, data minimum dan data maksimum untuk tiap atribut pada penghitungan score. Terdapat dua rumus pada metode Snorm of DeBoer yaitu untuk tipe data larger is better dan lower is better. Skala yang digunakan pada metode Snorm of DeBoer adalah skala 0 sampai 100. Pada penelitian ini, Metode konversi satuan menggunakan sistem indeks 0-3 yang digunakan oleh Haryanti (2008). Indeks kurang dari 1 menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan. Indeks antara 1 sampai 2 menyatakan bahwa indikator telah mencapai target yang ditentukan. Indeks antara 2 sampai 3 menyatakan indikator telah melampaui target yang ditentukan. Pada penelitian Haryanti (2008) rumus penghitungan indeks pada persamaan 2.1 hanya dapat digunakan pada nilai yang semakin besar semakin baik (larger is better), sedangkan pada penelitian terdapat beberapa nilai pada KPI yang berupa nilai yang semakin kecil semakin baik (lower is better). Oleh karena itu, pada penghitungan indeks untuk indikator-indikator ini memerlukan penyesuaian pada rumus penghitungan indeks. Penyesuaian mengadaptasi konseptual penghitungan metode Snorm of DeBoer. Penyesuaian dilakukan dengan mengubah tanda pembanding pada tiap rumus. Penyesuaian menghasilkan dua jenis rumus penghitungan untuk tipe data larger is better dan lower is better. Rumus penghitungan nilai indeks untuk data yang semakin besar semakin baik (larger is better) dinyatakan pada persamaan 3.1. commit to user

III - 8


digilib.uns.ac.id

, jika T0 < T-1 Indeks =

, jika T-1< T0 < T1

(3.1)

, jika T0 > T1 Sedangkan rumus penghitungan indeks untuk data yang semakin kecil semakin baik (lower is better) dinyatakan pada persamaan 3.2. , jika T0 > T-1 Indeks =

, jika T-1 > T0 > T1

(3.2)

, jika T0 < T1 dengan T-1 : target capaian tahun sebelum tahun berjalan T0 : target tahun berjalan T1 : target capaian tahun setelah tahun berjalan Pada tahap ini juga dilakukan identifikasi konten informasi dashboard sesuai dengan dokumen fungsionalitas dashboard. Setelah identifikasi konten informasi dashboard, dilakukan pemilihan media penyajian dashboard yang sesuai dengan konten informasi. Pemilihan media penyajian dashboard ditentukan oleh pengembang dashboard. Pengembang dashboard dapat memilih lebih dari satu media penyajian informasi untuk alternatif perancangan prototype. 3.2.3 Tahap Perancangan Tahapan penelitian ini meliputi: 1. Perancangan sistem informasi dashboard Tahap perancangan sistem informasi dashboard terdiri dari dua bagian yaitu perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard dan perancangan aplikasi manajemen database KPI. Rincian tahap perancangan sistem informasi dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.9 commit to user

III - 9


digilib.uns.ac.id

Tabel 3.9 Rincian Tahap Perancangan Sistem Informasi Dashboard Masukan Proses


: Dokumen konten informasi dashboard. : - Merancang jenis media penyajian informasi - Merancang layout dashboard, yang meliputi penentuan susunan dan urutan konten informasi. - Merancang kontrol navigasi pada desain dashboard. - Mengintegrasikan layout dan kontrol navigasi dashboard. - Membuat database KPI - Merancang fungsi manajemen database - Merancang tampilan antarmuka aplikasi manajemen database. : Rancangan dashboard. : Pengembang dashboard : Setelah tahap konten informasi. : Peralatan perancangan desain visual MySQL Visual Basic 6

Perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard menggunakan perangkat lunak Style Scoope Free Edition. Proses perancangan jenis media penyajian informasi didasarkan pada keluaran dari tahap analisis konten informasi yaitu pemilihan media informasi. Dalam perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu konten informasi yang disajikan, visualisasi yang relevan untuk memperkuat makna informasi yang disajikan, navigasi antar informasi dan navigasi antar dashboard. Perancangan database KPI menggunakan perangkat lunak MySQL. Database KPI menampung data dan informasi pengukuran kinerja UNS. Setelah pembuatan database KPI, kemudian dirancang suatu aplikasi yang berfungsi untuk melakukan manajemen data pada database KPI. Perancangan aplikasi manajemen database KPI menggunakan perangkat lunak Visual Basic 6. Dalam perancangan aplikasi manajemen database KPI terdapat dua kegiatan yang dilakukan yaitu merancang fungsi-fungsi manajemen database KPI dan merancang tampilan antarmuka aplikasi. commit to user

III - 10


digilib.uns.ac.id

3.2.4 Tahap Analisis dan Kesimpulan Tahapan penelitian ini meliputi: 1. Evaluasi rancangan dashboard Tahap ini mengevaluasi rancangan sistem dashboard yang telah dibuat untuk melihat validitasnya. Pengujian dilakukan dengan melibatkan pihak KJM UNS untuk mengetahui kesesuaian prototype dengan keinginan pengguna. Rincian tahap evaluasi rancangan dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.10. Tabel 3.10 Rincian Tahap Evaluasi Rancangan Dashboard Masukan Proses


: Rancangan dashboard. : - Menguji hasil keseluruhan rancangan dengan melibatkan pengguna. - Memperbaiki prototype sesuai dengan masukan dari pengguna. : Rancangan akhir dashboard. : - Pengembang dashboard - Staf KJM UNS : Setelah perancangan sistem informasi dashboard. : -

Metode evaluasi menggunakan wawancara terstruktur yang diajukan kepada perwakilan pengguna yaitu staf KJM untuk menilai aspek komponen dan fungsi dari dashboard serta implementasi sistem. 2. Analisis hasil Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hasil pembangunan dashboard. Analisis yang dilakukan antara lain meliputi analisis identifikasi kebutuhan, penggunaan metode konversi satuan indeks, analisis perancangan sistem informasi dashboard dan analisis feed back pengguna. 3. Kesimpulan dan saran Dalam tahap ini akan dilakukan penarikan kesimpulan dari hasil penelitian berdasarkan analisis yang telah dibuat serta saran yang dapat diberikan. 4. Selesai Pelaksanaan penelitian di Universitas Sebelas Maret diakhiri dengan presentasi laporan Tugas Akhir. commit to user

III - 11


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Bab ini berisi pengumpulan data yang dibutuhkan serta pengolahan terhadap data tersebut. 4.1

Pengumpulan Data

4.1.1 Identifikasi High Level Scenario Dashboard Identifikasi high level scenario dashboard bertujuan untuk mendapat gambaran umum skenario informasi yang disajikan pada dashboard. Tahap ini dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Hasil dari wawancara adalah diperoleh tujuan dan lingkup pembangunan dashboard. Tujuan pembangunan dashboard adalah untuk memantau kinerja UNS sebagai upaya penjaminan mutu UNS. Monitoring dilakukan terhadap 8(delapan) program keunggulan, yang meliputi keunggulan dalam pendidikan, keunggulan dalam riset, keunggulan dalam transfer dan pengembangan ilmu pengetahuan, keunggulan dalam manajemen pengetahuan, keunggulan sumber daya manusia, keunggulan dalam tata kelola, keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan, keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik. Upaya penjaminan mutu UNS melibatkan hubungan kerja antara rektor, Pembantu rektor, biro administrasi, lembaga, Unit Pelaksana teknis (UPT), fakultas dan KJM UNS. Idealnya, KPI seharusnya didapat dari hasil pengukuran kinerja tiap tahunnya pada masing-masing bagian. Hasil pengukuran kinerja ini kemudian diolah oleh KJM UNS sebagai satuan penjaminan mutu UNS. Pada tahap pengumpulan data, ditemukan belum adanya data KPI real untuk tiap tahun yang mendukung upaya penjaminan mutu UNS. Sehingga pada penelitian ini, data KPI yang digunakan mengacu pada Renstra yang merupakan rencana / target pencapaian KPI tiap tahun mulai tahun 2009-2013. 4.1.2 Identifikasi KPI Organisasi Tahap identifikasi KPI organisasi dilakukan secara internal oleh pihak UNS, sebagai bagian dari upaya penjaminan mutu UNS. Dalam Renstra UNS, KPI dikenal dengan istilah indikator kinerja UNS. Indikator kinerja UNS telah commit to user IV-1


digilib.uns.ac.id

ditetapkan untuk periode 2009-2013, yang melingkupi 8(delapan) bidang seperti yang terdapat dalam dokumen Renstra UNS 2009-2013. Dalam Renstra UNS 2009-2013, KPI UNS dikembangkan berawal dari penerjemahan 3 misi menjadi 8 tujuan UNS yang kemudian melahirkan 20 sasaran strategis. Sasaran-sasaran yang ditetapkan ini kemudian diformulasikan menjadi 8 program keunggulan. Dengan menggunakan kaitan antara misi – tujuan – sasaran UNS, yang selanjutnya diterjemahkan dalam program keunggulan– kegiatan UNS, maka dapat dipantau bagaimana kinerja UNS untuk mewujudkan sasaran tersebut. Untuk membantu pimpinan dalam memantau implementasi strategi maka ditempuh dengan menggunakan indikator kinerja. Contoh KPI UNS untuk setiap program keunggulan, dapat dilihat pada Tabel 4.1, dan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran A. Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan Kegiatan P1. Keunggulan dalam pendidikan K1. Penyusunan PRGS dan manual mutu penyelenggaraan pendidikan; rekrutmen mahasiswa, proses pendidikan dan kendalinya, kualitas dan kompetensi lulusan K2. Penjaminan mutu, sertifikasi dan akreditasi akademik

KPI K1.1

Dokumen lengkap dan implementasi

K2.1

Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi

P2. Keunggulan dalam riset K21. Pengembangan PRGS riset UNS K21.1 Dokumen dan implementasi yang mendorong inovasi K22 Pengembangan roadmap K22.1 Dokumen dan implementasi penelitian; pemrioritasan riset dasar dan terapan, dan alokasi anggaran yang proporsional dan sistem evaluasinya P3. Keunggulan dalam transfer & pengembangan ilmu pengetahuan K33. Penyusunan PRGS pengabdian K33.1 Dokumen dan implementasi masyarakat berbasis inovasi UNS K34. Pembangunan kemitraan & K34.1 Jumlah layanan masyarakat kolaborasi yang efektif untuk berskala memasarkan inovasi / keunggulan kota/kabupaten/provinsi UNS. commit to user IV-2


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan (lanjutan) Kegiatan KPI P4. Keunggulan dalam manajemen pengetahuan K40. Penguatan infrastruktur dan K40.1 Bandwidth manajemen jejaring TIK UNS K40.2 Peringkat webometric K40.3 Jumlah PC yang terkoneksi internet K43. Peningkatan kualitas dan kuantitas K43.1 Jumlah jurnal terakreditasi jurnal dan publikasi internasional nasional K43.2 Jumlah jurnal terakreditasi internasional P5. Keunggulan dalam sumber daya manusia K45. Peningkatan kualifikasi dosen; K45.1 Jumlah dosen bergelar S2 program 100% dosen bergelar S2 K46. Peningkatan kualifikasi dosen; K46.1 Jumlah dosen bergelar S3 Program 500 Doktor baru UNS P6. Keunggulan dalam tata kelola K57. Penyusunan PRGS manajemen K57.1 Dokumen + implementasi finansial dan akuntansi UNS sistem perencanaan anggaran K57.2 Dokumen + implementasi keuangan dan akuntansi K60. Peningkatan efisiensi anggaran K60.1 Daya serap anggaran dan pelayanan keuangan dalam mendukung pendidikan dan P2M K60.2 Efektivitas keuangan terhadap rencana P7. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan K75. Peningkatan kepatuhan terhadap K75.1 Audit mutu layanan manual mutu dan pengukurannya manajemen K75.2 Persentase keterpenuhan standar pelayanan minimum K73. Peningkatan kompetensi manajer K73.1 Indeks kinerja karyawan mutu setiap unit kerja, lembaga, fakultas, jurusan / prodi P8. Keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik K80. Pengembangan PRGS manajemen K80.1 Dokumen dan implementasi promosi dan pencitraan UNS K81. Pengembangan roadmap promosi terpadu dalam dan luar negeri kepada calon mahasiswa Diploma, S1, S2 dan S3

K81.1 Peringkat webometric K81.2 Pencapaian target pasar potensial

commit to user IV-3


digilib.uns.ac.id

4.1.3 Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard Tahap identifikasi jenis dan pengguna dashboard dilakukan melalui dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Struktur organisasi UNS dapat dilihat pada gambar 2.1. Hasil review

kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk

mengidentifikasi jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan pengguna-pengguna yang terkait di dalam masing-masing jenis dashboard. UNS dipimpin oleh seorang rektor, yang dalam menjalankan fungsinya dibantu oleh 4 pembantu rektor. Masing-masing pembantu rektor mengkoordinasi birobiro administrasi yang terdiri dari Biro Administrasi Akademik, Biro Administrasi Umum dan Keuangan, Biro Administrasi Kemahasiswaan, dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi. Terdapat 2 lembaga di UNS yaitu Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM). Selain itu terdapat juga 6 (enam) unit pelaksana teknis di UNS terdiri dari Pusat Komputer (Puskom), Pelayanan dan Pengembangan Bahasa (P2B), Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, UNS Press, dan Mata Kuliah Umum (MKU). Hasil review unit kerja UNS menghasilkan jenis dan pengguna dashboard yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu UNS. Tabel jenis dan pengguna dashboard dapat dilihat pada Tabel 4.2. Tabel 4.2 menunjukan bahwa ada 4 jenis dashboard yang diperlukan dalam upaya penaminan mutu UNS, yaitu dashboard universitas, lembaga, UPT dan fakultas. Pada dashboard universitas pengguna yang terkait adalah rektor, dan empat kelompok pengguna lain yaitu kelompok pengguna bidang akademik, bidang umum dan keuangan, bidang kemahasiswaan, serta bidang perencanaan dan sistem informasi. Masing-masing kelompok pengguna merupakan kumpulan dari pengguna-pengguna dashboard yang memiliki kesamaan kepentingan. Pada dashboard UPT pengguna yang terkait adalah UPT Puskom, P2B, Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, UNS Press dan Mata Kuliah Umum. Pada dashboard Lembaga pengguna yang terkait adalah LPP dan LPPM. Sedangkan pada dashboard Fakultas, pengguna yang terkait adalah fakultas-fakultas yang terdapat di UNS dan juga prodi atau jurusan yang termasuk commit to user didalamnya. IV-4


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.2 Jenis dan Pengguna Dashboard Jenis Dashboard Dashboard Universitas

Kelompok Pengguna Bidang akademik

Rektor

Bidang umum dan keuangan

PR II dan Biro Administrasi Umum dan Keuangan Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan Bagian Tata Usaha dan Hukum Tata Laksana Bagian Perlengkapan PR III dan Biro Administrasi Kemahasiswaan Bagian Minat dan Penalaran Mahasiswa Bagian Kesejahteraan Mahasiswa PR IV dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Bagian Perencanaan Bagian Sistem Informasi Puskom

Bidang kemahasiswaan

Bidang perencanaan dan sistem informasi

Dashboard UPT

Dashboard Lembaga

Pengguna

-

PR I dan Biro Administrasi Akademik Bagian Pendidikan Bagian Kerjasama

P2B Perpustakaan Pusat Laboratorium Pusat UNS Press MKU LPP LPPM Fakultas Program studi / Jurusan

-

Dashboard Fakultas 4.1.4 Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna

Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan dengan metode wawancara pada staf KJM. KJM merupakan satuan yang ditugaskan untuk melakukan proses pemantauan (monitoring), assesment, dan evaluasi terhadap commit to user capaian mutu UNS, Sehingga kebutuhan bisnis masing-masing pengguna dapat IV-5


digilib.uns.ac.id

diidentifikasi melalui wawancara pada staf KJM. Kebutuhan bisnis setiap pengguna dituangkan dalam Critical Business Questions (CBQ). Tabel 4.3 menampilkan contoh CBQ pengguna dashboard dan selengkapnya pada Lampiran B. Pengguna rektor memiliki CBQ mengenai pencapaian mutu UNS secara keseluruhan. Untuk menjawab CBQ tersebut, data/ informasi yang diperlukan adalah summary capaian mutu UNS untuk 8 program keunggulan, sedangkan untuk menganalisis informasi tersebut adalah dengan cara menghitung indeks capaian mutu UNS. Tabel 4.3 Contoh CBQ Kelompok Pengguna Dashboard No Critical Business Questions Data / Informasi Rektor 1 Bagaimana pencapaian Hasil summary mutu UNS secara capaian mutu untuk keseluruhan pada tahun 8 program tertentu? keunggulan Biro Administrasi Bidang Akademik 1 Bagaimana pencapaian mutu Data summary UNS yang berkaitan dengan capaian mutu bidang akademik? bidang akademik UNS LPP 1 Bagaimana pencapaian mutu Data capaian mutu UNS yang berhubungan dari masing-masing dengan LPP di UNS indikator yang terutama pada berkaitan dengan pengembangan pendidikan pengembangan pada tahun tertentu? pendidikan di UNS

Cara analisis Menghitung indeks capaian mutu UNS

Menghitung capaian mutu bidang akademik UNS

Menghitung capaian mutu masing-masing indikator yang berkaitan dengan pengembangan pendidikan di UNS

4.1.5 Identifikasi KPI Dashboard Identifikasi KPI dashboard dilakukan dengan memetakan KPI UNS dengan CBQ dari setiap kelompok pengguna dashboard. Proses pemetaan KPI UNS pada masing-masing pengguna menggunakan dokumen KPI organisasi dan dokumen kebutuhan bisnis pengguna serta melibatkan staf KJM UNS. Hasil pemetaan KPI UNS dengan CBQ dari setiap pengguna dashboard menghasilkan matriks KPI dashboard. Tabel 4.4 menampilkan contoh matriks KPI dashboard yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard sesuai dengan CBQ commit to user dan selengkapnya pada Lampiran C. IV-6

K2.2

√

√

MKU

UNS press

Lab

Perpus

P2B

√

Puskom

√ √ √

LPPM

SI

Perencanaan

PR IV Perencanaan dan SI

Kesejahteraan mhs

Minat dan penalaran mhs

PR III Kemahasiswaan

Perlengkapan

Keuangan

√ √ √ √ √ √ √ √ √

√

Prodi/ Jurusan

K2.1

Fakultas

K2.

LPP

K1.1

KJM

K1.

Kepegawaian

Kegi atan KPI P1. Keunggulan dalam pendidikan

TU dan hukum tata laksana

PR II Umum dan Keuangan

Kerja sama

PR I. Akademik assdsaAkaAkademik Pendidikan

Rektor

Tabel 4.4 Contoh Matriks KPI Dashboard

√ √ √

√ √ √

√ √

√ √

P2. Keunggulan dalam riset K21. K22

√ √ √ K22.1 √ √ √ K21.1

√ √

√ √

√ √ √

√ √ √

P3. Keunggulan dalam transfer & pengembangan ilmu pengetahuan

√ √ √ K34. K34.1 √ √ √ K34.2 √ √ √ K33.

K33.1

P4. Keunggulan dalam manajemen pengetahuan K36.

K36.1

√ √ √

√

√

√

IV-7

√

√

K45.2 K46.

K46.1 K46.2

√ √ √ √

√ √ √ √

√ √ √ √

MKU

UNS press

Lab

Perpus

P2B

Puskom

LPPM

LPP

KJM

SI

Perencanaan

PR IV Perencanaan dan SI

Kesejahteraan mhs

Minat dan penalaran mhs

PR III Kemahasiswaan

√ √ √ √

Prodi/Jurusan

K45.1

Fakultas

K45.

Perlengkapan

Kegi atan KPI P5. Keunggulan dalam sumber daya manusia

Keuangan

Kepegawaian

TU dan hukum tata laksana

PR II Umum dan Keuangan

Kerja sama

PR I. Akademik assdsaAkaAkademik Pendidikan

Rektor

Tabel 4.4 Contoh Matriks Kepentingan Pengguna Dashboard (Lanjutan)

√ √ √ √

√ √ √ √

√

√

P6. Keunggulan dalam tata kelola K57.

K57.1 K57.2

K58

K58.1

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√ √ √

√

P7. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan K72.

K72.1

K73.

K73.1

√ √ √

√

√ √ √

√ √

√

√

√

√

√ √

P8. Keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik K80.

K80.1

√

√ IV-8

√


4.2

digilib.uns.ac.id

Pengolahan Data

4.2.1 Analisis Meta Informasi KPI Analisis meta informasi dilakukan untuk menemukan elemen-elemen informasi yang menyertai setiap KPI seperti satuan pengukuran KPI, dan sumber data. KPI UNS yang terukur hanya pada tahun 2008, sedangkan untuk tahun selanjutnya (2009-2013) nilai KPI yang digunakan mengacu pada Renstra UNS. Contoh meta informasi KPI UNS dapat dilihat pada Tabel 4.5 dan selengkapnya pada Lampiran D. Tabel 4.5 menyajikan informasi mengenai KPI untuk program keunggulan pendidikan. Program keunggulan pendidikan terdiri atas kegiatankegiatan yang terkait. Masing-masing kegiatan kemudian dijabarkan lagi menjadi beberapa KPI. Sebagai contoh untuk K2. Yaitu kegiatan penjaminan mutu, sertifikasi dan akreditasi akademik, terdiri dari KPI 2.1 Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi, KPI 2.2 Dokumen evaluasi dari pengguna lulusan terhadap prodi, KPI 2.3 Audit mutu akademik, dan KPI 2.4 Sertifikasi mutu prodi. Masing-masing KPI memiliki satuan yang berbeda, sesuai dengan informasi yang terkandung dalam masing-masing KPI. Terdapat nilai NA pada beberapa KPI, menandakan untuk KPI tersebut belum terukur. 4.2.2 Perencanaan Fungsionalitas Dashboard Perencanaan fungsionalitas dashboard didasarkan pada kebutuhan bisnis pengguna. CBQ dari hasil identifikasi kebutuhan bisnis menjadi dasar dalam menentukan

fungsionalitas

dashboard.

CBQ

yang

diprioritaskan

oleh

pengembang dashboard menjadi fungsi utama dashboard, sedangkan CBQ yang lain menjadi fungsi tambahan bagi dashboard. Informasi yang mendukung fungsi utama ditampilkan pada layar utama dashboard, sedangkan informasi yang mendukung fungsi utama berupa fungsi tambahan terdapat pada layar utama atau dapat diakses melalui fasilitas drill down apabila layar utama tidak mencukupi. Fungsi dashboard disesuaikan dengan peran pengguna dalam organisasi. Fungsi utama dan fungsi tambahan yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard dapat dilihat pada Tabel 4.6.

commit to user IV-9

Tabel 4.5 Contoh Meta Informasi KPI UNS Kegiatan

KPI

P1. Keunggulan dalam pendidikan K1. Penyusunan PRGS dan K1.1 manual mutu penyelenggaraan pendidikan; rekrutmen mahasiswa, proses pendidikan dan kendalinya, kualitas dan kompetensi lulusan K2. Penjaminan mutu, sertifikasi K2.1 dan akreditasi akademik

K4. Pengembangan satuan pendidikan baru (prodi) yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat

Capaian 2008

2009

2010

2011

2012

2013

Dokumen lengkap dan implementasi

(%)

25

50

100

100

100

100

(%)

20

25

30

35

47

50

(%)

25

50

75

100

100

100

K2.3 K2.4 K3.1

Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi Dokumen evaluasi dari pengguna lulusan terhadap prodi Audit mutu akademik Sertifikasi mutu prodi Indeks kinerja dosen

periode sertifikat skala 1-4

NA NA NA

2 1 2,75

2 2 2,85

2 3 3

2 5 3,1

2 7 3,15

K4.1

Jumlah prodi

prodi

113

114

115

116

117

119

K4.2 K4.3

Rasio dosen : mahasiswa Jumlah mahasiswa pasca sarjana

rasio mahasiswa

1:11 2490

1:10 2600

1:10 2700

1:10 2850

1:10 3000

1:10 3150

K2.2

K3. Pengembangan sistem evaluasi kinerja dosen

Satuan

IV-10


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.6 Fungsionalitas Dashboard No

Pengguna

1 Rektor

2 KJM

3 Biro Administrasi Bidang Akademik 4 Biro Administrasi Bidang Umum dan Keuangan 5 Biro Administrasi Bidang Kemahasiswaan 6 Biro Administrasi Bidang Perencanaan dan SI 7 LPP

8 LPPM

Fungsionalitas Dashboard Fungsi Utama Fungsi Tambahan Monitoring summary Monitoring perbandingan capaian mutu indikator capaian mutu indikator pada pada tahun tertentu tahun tertentu dengan tahun sebelumnya Monitoring summary Monitoring capaian mutu capaian mutu indikator tiap indikator program pada tahun tertentu keunggulan Monitoring perbandingan capaian mutu indikator pada tahun tertentu dengan tahun sebelumnya Monitoring capaian Monitoring capaian mutu mutu bidang akademik tiap indikator bidang pada tahun tertentu akademik Monitoring capaian mutu bidang umum dan keuangan pada tahun tertentu Monitoring capaian mutu bidang kemahasiswaan pada tahun tertentu Monitoring capaian mutu bidang perencanaan dan SI pada tahun tertentu

Monitoring capaian mutu tiap indikator bidang umum dan keuangan

Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan LPP terutama pengembangan pendidikan di UNS

-

Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan LPPM terutama pengabdian masyarakat di UNS

-

commit to user IV-11

Monitoring capaian mutu tiap indikator bidang kemahasiswaan Monitoring capaian mutu tiap indikator bidang perencanaan dan SI


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.6 Fungsionalitas Dashboard (Lanjutan) No

Pengguna

9 UPT Puskom

10 UPT P2B

11 UPT Perpustakaan Pusat

12 UPT Laboratorium Pusat

13 UPT UNS Press

14 UPT MKU

15 Fakultas

16 Program Studi / Jurusan

Fungsionalitas Dashboard Fungsi Utama Fungsi Tambahan Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan UPT Puskom terutama teknologi informasi di UNS Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan UPT P2B terutama pengembangan bahasa di UNS Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan UPT Perpustakaan Pusat di UNS Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan UPT Laboratorium Pusat di UNS Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan UPT UNS Press di UNS Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan UPT MKU terutama pengembangan kuliah umum di UNS Monitoring summary capaian mutu indikator fakultas pada tahun tertentu Monitoring capaian mutu indikator yang berkaitan dengan program studi/jurusan commit to user IV-12

-

Perbandingan capaian mutu indikator antar fakultas

Perbandingan capaian mutu indikator antar program/studi


digilib.uns.ac.id

4.2.3 Analisis Konten Informasi Tahap analisis konten informasi dilakukan dengan mengkaji hasil analisis meta informasi KPI dan fungsionalitas dashboard. KPI yang digunakan dalam perancangan dashboard adalah hasil pemilihan oleh staf KJM sesuai prioritas yang ditentukan oleh KJM. Informasi yang ditampilkan pada layar utama merupakan hasil perhitungan summary. Indikator kinerja UNS dinyatakan dalam nilai-nilai yang memiliki jenis perhitungan dan satuan yang berbeda, seperti dalam %, skala 1-4, minggu, bulan, jumlah dan sebagainya. Dalam upaya perhitungan summary, nilai dari setiap indikator diseragamkan melalui proses konversi. Nilai indikator dikonversi dalam indeks dengan skala 0-3. Indeks kurang dari 1 menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan. Indeks antara 1 sampai 2 menyatakan bahwa indikator telah mencapai target yang ditentukan. Indeks lebih dari 2 menyatakan indikator telah melampaui target yang ditentukan. Pada penelitian ini, penghitungan indeks ditentukan berdasarkan posisi nilai capaian 2 tahun berturut-turut yaitu pada tahun 2009 dan tahun 2010. Proses konversi nilai indikator menggunakan persamaan 3.1 dan 3.2. Sebagai contoh pada program keunggulan dalam pendidikan, untuk KPI 2.1 yaitu Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi, nilai KPI berturut-turut dari tahun 2008-2013 adalah 20%, 25%, 30%, 35%, 47%, dan 50%. Nilai tersebut merupakan jenis nilai yang semakin besar semakin baik (larger is better). Nilai KPI pada tahun 2009 sebesar 25% berada diantara tahun 2008 dan 2010 (T-1< T0 < T1), maka untuk mencari nilai indeks tahun 2009 menggunakan perhitungan Indeks tahun 2009 = = = 0,5+1 = 1,5 Hasil perhitungan indeks indikator kinerja UNS tiap dashboard dapat dilihat pada Lampiran E. Informasi yang disajikan dan jenis media penyajian yang digunakan untuk setiap konten informasi pada dashboard dapat dilihat pada Tabel 4.7. commit to user IV-13


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.7 Konten Informasi Dashboard No 1

2

3

Jenis Dashboard Konten Informasi Dashboard Hasil summary indeks Universitas pencapaian indikator kinerja UNS tiap program keunggulan

Dashboard Lembaga

Dashboard UPT

3

Dashboard UPT

4

Dashboard Fakultas

Media Penyajian Gauge

Perbandingan indeks pencapaian indikator kinerja UNS 2 tahun berturut-turut Nilai pencapaian tiap indikator kinerja UNS tiap program keunggulan dan biro administrasi Hasil summary indeks pencapaian indikator kinerja UNS tiap lembaga Perbandingan indeks pencapaian indikator kinerja lembaga selama 2 tahun berturut-turut Nilai pencapaian tiap indikator kinerja masingmasing lembaga Hasil summary indeks pencapaian indikator kinerja UNS tiap UPT

Bar chart

Perbandingan indeks pencapaian indikator kinerja UPT selama 2 tahun berturutturut Nilai pencapaian tiap indikator kinerja masingmasing UPT

Bar chart

Hasil summary indeks pencapaian indikator kinerja UNS tiap fakultas

Gauge

Perbandingan indeks pencapaian indikator kinerja fakultas selama 2 tahun berturut-turut

Bar chart

Nilai pencapaian tiap indikator kinerja masingmasing fakultas dan prodi/jurusan commit to user

-Bar chart -Tabel

IV-14

-Bar chart -Tabel

Gauge

Bar chart

-Bar chart -Tabel Gauge

-Bar chart -Tabel


digilib.uns.ac.id

4.2.4 Perancangan Sistem Informasi Dashboard A.

Perancangan Layout dan Kotrol Navigasi Dashboard Perancangan layout dashboard menggunakan perangkat lunak Style Scope

Free Edition. Pada tiap halaman utama dashboard, terdapat dua konten informasi, yaitu informasi mengenai summary pencapaian indikator kinerja UNS sesuai dengan jenis dashboard dan informasi mengenai perkembangan pencapaian indikator kinerja UNS selama 2 tahun berturut-turut. Penyajian summary indikator kinerja pada layar utama menggunakan gauge berbentuk speedometer. Pemilihan gauge berbentuk speedometer didasarkan pada tipe penyajian data yang representatif karena dapat menampilkan nilai dalam bentuk angka indeks, tingkat pencapaian (indikator jarum) dan juga status indikator kinerja (indikator warna). Pada dashboard universitas, gauge menyajikan summary indikator kinerja untuk tiap program keunggulan; pada dashboard lembaga dan UPT , gauge menyajikan summary indikator kinerja tiap unit kerja; sedangkan pada dashboard fakultas, gauge menyajikan summary indikator kinerja untuk tiap fakultas. Sebagai contoh, pada dashboard universitas, untuk program keunggulan dalam pendidikan terpilih 29 KPI. Masing-masing KPI memiliki satuan yang berbeda antara lain dinyatakan dalam persentase (%), jumlah mahasiswa, jumlah institusi, jumlah negara, bulan, jumlah penghargaan, jumlah publikasi, serta skala 1-4. Masing-masing KPI dilakukan perhitungan nilai indeks. Tabel 4.8 menyajikan hasil perhitungan indeks tiap indikator kinerja tahun 2009 dan 2010. Tabel 4.8 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Pendidikan No KPI Satuan 2.1 Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi % 2.2 Dokumen evaluasi dari pengguna lulusan terhadap prodi % 4.3 Jumlah mahasiswa pascasarjana Mahasiswa 5.1 Jumlah institusi dari negara asing yang melakukan kerja sama pendidikan institusi 6.1 Sebaran dan frekuensi pakar commit topakar user dalam kuliah umum IV-15

Indeks P1 2009

Indeks P1 2010

1.50

1.50

1.50 1.52

1.50 1.40

1.33

1.40

1.67

1.50


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.8 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Pendidikan (Lanjutan) No KPI 7.2 Mahasiswa aktif dari luar provinsi lokasi PT terhadap jumlah seluruh mahasiswa aktif 8.1 Jumlah mahasiswa asing dari mahasiswa aktif 8.2 Jumlah negara asing asal mahasiswa 9.2 Waktu tunggu lulusan S1 mendapat pekerjaan pertama 9.4 Lulusan yang sudah memperoleh pendapatan dari hasil kerjanya sebagai karyawan/wirausahawan dalam periode 6 bulan setelah lulus 9.5 Jumlah PS S1 berkinerja AEE diatas 20% 9.6 Jumlah PS S2 berkinerja AEE diatas 47,5% 10.1 persentase dosen / tim dosen dari total dosen 10.2 Jumlah tugas akhir S1 dipublikasikan pada prosiding atau jurnal nasional terakreditasi oleh DIKTI

Satuan

Indeks P1 2009

Indeks P1 2010

1.39

1.50

1.50

1.20

1.33

1.40

1.72

1.50

1.50

1.42

1.33

1.40

1.50

1.33

1.50

1.33

1.62

1.50

1.19

1.55

1.43

1.50

1.00

1.00

1.33

1.67

1.50

1.50

1.72

1.50

1.58

1.50

%

% negara bulan %

% % % publikasi

10.3 Jumlah tesis S2 dipublikasikan publikasi pada jurnal nasional terakreditasi oleh DIKTI atau prosiding/jurnal internasional 10.4 Jumlah disertasi S3 publikasi dipublikasikan pada jurnal nasional terakreditasi oleh DIKTI atau prosiding/jurnal internasional 11.3 Jumlah fasilitas pendidikan lab (lab) yang bersertifikat 13.2 Jumlah PS Dipoma berkinerja % AEE diatas 29% 13.3 Kurkikulum berbasis % kompetensi 14.2 Waktu tunggu lulusan D3 bulan mendapat pekerjaan pertama 15.1 Jumlah penghargaan di tingkat penghargaan nasional yang diterima commit to user mahasiswa IV-16


digilib.uns.ac.id

Tabel 4.8 Nilai Indeks Program Keunggulan dalam Pendidikan (Lanjutan) No KPI Satuan 15.2 Jumlah penghargaan di tingkat penghargaan internasional yang diterima mahasiswa 17.1 Total jumlah penghargaan penghargaan mahasiswa (mahasiswa berprestasi) 18.1 Waktu tunggu lulusan S1 bulan mendapatkan pekerjaan pertama 19.1 Jumlah penerima beasiswa % dibanding mahasiswa aktif 19.3 Indeks kepuasan mahasiswa skala 20.1 Indeks kepuasan alumni skala 20.2 Jumlah penghargaan di tingkat penghargaan nasional yang diterima alumni Nilai rata-rata

Indeks P1 2009

Indeks P1 2010

1.50

1.50

1.58

1.50

1.72

1.50

1.48 1.96 1.00

1.50 1.40 1.00

1.00 1.45

1.50 1.43

Nilai rata-rata yang didapat digunakan pada gauge dalam dashboard. Terdapat 3 warna (traffic light systems) pada gauge yang menyatakan nilai indeks. Warna merah untuk nilai indeks antara 0-1 menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan, warna kuning untuk nilai indeks antara 1-2 menyatakan bahwa indikator telah mencapai target yang ditentukan, dan warna hijau untuk nilai indeks antara 2-3 menyatakan indikator telah melampaui target yang ditentukan.Gambar 4.1 menyajikan contoh gauge untuk program keunggulan dalam pendidikan, dengan nilai indeks untuk tahun 2010 yaitu sebesar 1,43.

Gambar 4.1 Tampilan gauge program keunggulan dalam pendidikan Informasi mengenai perkembangan mutu UNS selama 2 tahun berturutturut untuk tiap dashboard disajikan menggunakan bar chart. Pada dashboard universitas, bar chart menampilkan nilai indeks indikator kinerja untuk tiap commit to user IV-17


digilib.uns.ac.id

program keunggulan; pada dashboard lembaga dan UPT, bar chart menampilkan nilai indikator kinerja untuk tiap unit kerja; pada dashboard fakultas, bar chart menampilkan nilai indeks indikator kinerja untuk tiap fakultas. Gambar 4.2 menampilkan bar chart pada dashboard universitas.

Gambar 4.2 Bar chart dashboard universitas Pada Gambar 4.2 sumbu y menyatakan besarnya indeks (antara 0-3), sedangkan sumbu x menyatakan tahun (tahun 2009 dan tahun 2010). Terdapat fasilitas berupa check box yang berfungsi untuk memilih tahun yang hendak ditampilkan pada gauge dan bar chart. Apabila check box tahun 2009 dipilih, maka hanya menampilkan nilai indikator kinerja pada tahun 2009 baik pada gauge maupun bar chart. Apabila tahun 2009 dan 2010 dipilih, maka gauge akan menampilkan nilai rata-rata indeks, sedangkan bar chart menampilkan perbandingan untuk 2 tahun. Terdapat beberapa fasilitas untuk berpindah antar dashboard. Fasilitas tersebut antara lain adalah fasilitas tab, icon, drill down, dan hyperlink text. 1. Tab Fasilitas tab tersedia di bagian bawah tiap halaman dashboard. Fasilitas tab ini dapat digunakan untuk berpindah ke halaman dashboard yang sebelumnya commit to user sudah dibuka. Gambar 4.3 menyajikan contoh tab. IV-18


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.3 Contoh tab 2. Icon Fasilitas icon berupa gambar rumah digunakan untuk kembali ke halaman dashboard utama setelah melakukan drill down. Fasilitas icon berwujud gambar berbentuk rumah. Gambar 4.4 menyajikan contoh icon.

Gambar 4.4 Contoh icon 3. Drill down Fasilitas drill down terdapat pada tiap gauge pada halaman utama dashboard. Fasilitas drill down ini bertujuan untuk mengakses ke halaman dashboard lain yang berisi informasi yang lebih detail dari tiap gauge. 4. Hyperlink text Fasilitas hyperlink text terdapat pada dashboard universitas. Fasilitas hyperlink text berupa daftar pengelompokan pengguna yang termasuk dalam dashboard universitas. Gambar 4.5 menyajikan tampilan hyperlink text.

Gambar 4.5 Tampilan hyperlink text Gambar 4.6 menampilkan halaman utama dashboard universitas. Apabila gauge program keunggulan diklik, akan mengakses halaman tambahan berupa dashboard tiap program keunggulan. Apabila hyperlink text diklik, maka akan commit to user mengakses pada halaman tambahan berupa dashboard masing-masing pengguna. IV-19


digilib.uns.ac.id

Halaman tambahan dashboard menyajikan informasi lebih detail dari tiap gauge maupun unit kerja. Gauge pada halaman tambahan menyajikan informasi berupa summary indikator kinerja untuk masing-masing pengguna dashboard. Bar chart menampilkan perbandingan pencapaian indeks tiap indikator kinerja. Selain itu terdapat tabel yang berisi informasi mengenai indikator kinerja yang terkait pada dashboard. Gambar 4.7 menampilkan contoh halaman tambahan dashboard untuk program keunggulan dalam pendidikan. Gauge menampilkan nilai rata-rata indeks indikator kinerja untuk program keunggulan dalam pendidikan. Di sebelah bawah gauge terdapat radio button yang berfungsi untuk memilih indeks yang akan ditampilkan pada gauge. Terdapat fasilitas alert pada bar chart dan tabel berupa warna merah yang menunjukan bahwa nilai indeks indikator kinerja < 1. Apabila indikator kinerja memiliki nilai indeks < 1, hal ini menandakan bahwa indikator kinerja tersebut memerlukan perhatian khusus karena kemungkinan terjadi penurunan, atau nilai indikator kinerja sudah mencapai maksimal dan tidak mengalami perubahan lagi. Keterangan pada kotak berwarna kuning di bagian bawah dashboard berfungsi menyatakan keterangan tahun pada tiap periode. B.

Perancangan Aplikasi Manajemen Database KPI Data dan informasi KPI yang digunakan dalam sistem informasi

dashboard

ditampung

dalam

sebuah

database.

Perancangan

database

menggunakan MySQL. Penggunaan MySQL bertujuan agar database dapat tersimpan secara terpusat, yaitu pada sebuah server. Masing-masing pengguna (user) akan mengakses database yang tersimpan pada server. Gambar 4.8 menggambarkan hubungan antara server dan pengguna. Pada perancangan aplikasi manajemen database KPI dirancang sebuah aplikasi untuk melakukan manajemen data pada database KPI UNS. Perancangan aplikasi menggunakan Visual Basic 6. Terdapat beberapa fasilitas pada aplikasi manajemen database KPI. Fasilitas tersebut antara lain input data, tambah tahun, hitung indeks, save, exit, dan open dashboard. Gambar 4.9 menyajikan contoh tampilan aplikasi manajemen database KPI. commit to user IV-20


digilib.uns.ac.id

1. Input data Fasilitas input data digunakan untuk memasukan data KPI pada database. Fasilitas input data meliputi data KPI untuk delapan program keunggulan hasil analisis konten informasi. Hasil update data untuk delapan program keunggulan kemudian digunakan pada masing-masing pengguna dashboard sesuai dengan matriks KPI dashboard. Setelah memilih salah satu program keunggulan pada menu input data, maka akan ditampilkan form untuk melakukan input data. Form input data berisi No KPI, KPI, satuan yang digunakan, data KPI selama 6 tahun berturut-turut dan nilai indeks KPI yang digunakan pada dashboard. Gambar 4.10 menyajikan contoh form input data untuk program keunggulan dalam pendidikan. 2. Tambah tahun Fasilitas tambah tahun terdapat di dalam form input data. Fasilitas tambah tahun berfungsi untuk menambah kolom tahun pada form input data. Penambahan tahun dilakukan pada field data KPI 6 tahun berturut-turut. Fungsi penambahan tahun akan secara otomatis menghapus data tahun paling awal KPI dan menambahkan kolom data tahun terbaru. Gambar 4.11 menggambarkan penambahan tahun untuk program keunggulan dalam pendidikan. Awalnya kolom tahun pada form berisi data tahun 2008-2013. Apabila memilih tombol tambah tahun, maka kolom tahun akan berubah menjadi data untuk tahun 2009-2014. 3. Hitung indeks Fasilitas hitung indeks terdapat di dalam form input data. Fasilitas hitung indeks berfungsi untuk menghitung nilai indeks dari data KPI. Hasil penghitungan indeks secara otomatis ter-input pada kolom indeks dalam form input data. 4. Save Fasilitas save terdapat di dalam form input data. Fasilitas save berfungsi menyimpan data KPI pada tiap-tiap form. Apabila tombol save ditekan, maka data KPI akan secara otomatis melakukan update pada server. 5. Exit Fasilitas exit terdapat di dalam form input data. Fasilitas exit berfungsi menutup form input data yang sedang aktif. Apabila tombol exit ditekan, maka akan menutup form input data yang sedang aktif, tanpa keluar dari program aplikasi utama.


IV-22 Gambar 4.6 Halaman utama dashboard

IV-22

IV-23 Gambar 4.7 Halaman tambahan dashboard universitas IV-23


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.8 Penerapan sistem informasi dashboard

Gambar 4.9 Contoh tampilan aplikasi manajemen database KPI


IV-25 Gambar 4.10 Form input data P1. Keunggulan dalam Pendidikan

IV-25

IV-26 Gambar 4.11 Penambahan tahun form P1. Keunggulan dalam Pendidikan IV-26


digilib.uns.ac.id

BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL Bab ini akan membahas mengenai analisis terhadap hasil perancangan sistem informasi pengukuran kinerja di UNS. 5.1

Analisis Identifikasi Kebutuhan Analisis ini membahas langkah-langkah yang dilakukan pada tahap

identifikasi kebutuhan pada perancangan dashboard, mulai dari identifikasi high level scenario dashboard hingga identifikasi kebutuhan bisnis pengguna. 5.1.1

Analisis Identifikasi High Level Scenario Dashboard Identifikasi high level scenario dashboard bertujuan untuk mendapat

gambaran umum skenario informasi yang disajikan pada dashboard. Menurut Lapointe (2008) terdapat dua pendekatan dalam pembangunan perangkat lunak, terutama dashboard yaitu data-centric dan user-centric. Pendekatan data-centric menekankan pada aktifitas pembuatan model dan struktur data, yang digunakan sebagai dasar dalam membangun kode program dan desain antar muka. Sedangkan pendekatan user-centric menekankan pada pembangunan antar muka melalui perancangan prototype, dengan fokus pada kebutuhan dan selera pengguna . Identifikasi high level scenario merupakan tahap pada pendekatan user-centric karena menggunakan pendekatan top down dengan fokus pada pemenuhan kebutuhan bisnis pengguna. Tahap identifikasi high level scenario dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Hal ini dikarenakan KJM UNS merupakan unit kerja yang berwenang untuk melakukan proses pemantauan (monitoring), assesment, dan evaluasi terhadap capaian mutu UNS. Hasil dari wawancara adalah diperoleh tujuan dan lingkup pembangunan dashboard. Tujuan pembangunan dashboard adalah untuk memantau kinerja UNS sebagai upaya penjaminan mutu UNS. Lingkup area pembangunan dashboard difokuskan pada lingkungan internal KJM UNS. Hal ini dikarenakan KJM UNS memiliki prioritas kebutuhan yang paling utama dalam upaya penjaminan mutu UNS. commit to user V-1


digilib.uns.ac.id

Pada tahap pengumpulan data, ditemukan belum adanya data KPI hasil pengukuran di lapangan untuk tiap tahun yang mendukung upaya penjaminan mutu UNS. Oleh karena itu, pada penelitian ini data KPI yang digunakan mengacu pada Renstra yang merupakan rencana/ target pencapaian KPI tiap tahun mulai tahun 2009-2013. Hal ini mengakibatkan hasil keluaran pengukuran kinerja tidak dapat menggambarkan kondisi pencapaian yang sebenarnya, tetapi menggambarkan rencana pencapaian kinerja sesuai Renstra UNS. 5.1.2

Analisis Identifikasi KPI Organisasi KPI merupakan salah satu jenis ukuran kinerja, selain Performance

Indikator (PI) dan Key Result Indikator (KRI). Menurut Parmenter (2010), KPI adalah indikator yang mempresentasikan kinerja dari proses yang dilaksanakan. KPI menyatakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan perusahaan. Menurut Hope dan Fraser (2003) dalam Parmenter

(2010)

salah

satu

kunci

sukses

mengembangkan

dan

mengimplementasikan KPI adalah penggunaan aturan 10/80/10 (10 KRI, 80 PI, dan 10 KPI). Hasil identifikasi KPI UNS didapat total KPI yang digunakan oleh UNS berjumlah 180 KPI. KPI ini terkandung dalam 85 kegiatan yang merupakan penjabaran dari 8 program keunggulan yang ditetapkan dalam Renstra UNS (UNS, 2008). Banyaknya KPI yang digunakan dalam proses pengukuran kinerja di UNS tidak sesuai dengan aturan 10/80/10. Idealnya KPI yang digunakan tidak lebih dari 10, sehingga perlu dilakukan intisari untuk mendapatkan KPI yang benar-benar diperlukan dalam proses pengukuran kinerja di UNS. Hasil identifikasi KPI UNS menunjukan tidak ditemukan pembobotan tingkat kepentingan tiap KPI. Hal ini mengindikasikan bahwa tingkat kepentingan tiap KPI UNS adalah sama. Oleh karena itu, perancangan database KPI pada penelitian ini belum menggunakan pembobotan KPI. Sejalan dengan proses implementasi sistem pengukuran kinerja kedepan, terdapat kemungkinan adanya KPI yang memiliki tingkat kepentingan lebih tinggi dari pada KPI yang lain. Oleh karena itu diperlukan proses pembobotan KPI untuk dapat mengetahui KPI dengan tingkat kepentingan lebih tinggi. commit to user V-2


5.1.3

digilib.uns.ac.id

Analisis Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard Tahap ini dilakukan untuk mengetahui jenis dashboard yang diperlukan

oleh organisasi, dan pihak-pihak yang akan menggunakan dashboard. Tahap ini dilakukan melalui dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Hasil review struktur organisasi UNS digunakan untuk mengidentifikasikan unit-unit kerja yang termasuk dalam UNS. Selain itu dapat diidentifikasikan juga hubungan antara unit-unit kerja di UNS. Langkah selanjutnya adalah melakukan review pada website UNS. Pada website UNS dapat diidentifikasikan visi, misi, tujuan, tugas pokok dan wewenang dari tiap-tiap unit kerja di UNS. Hasil review website UNS dapat diketahui jenis dashboard yang akan dibangun untuk tiap-tiap pengguna. Hasil review struktur organisasi UNS dan website UNS kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk menentukan jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan pengguna-pengguna yang terkait di dalam masingmasing jenis dashboard. Jenis dashboard yang dibangun adalah bertujuan untuk mendukung jajaran eksekutif dalam menganalisis maupun mengevaluasi kinerja di UNS. Fokus dari dashboard adalah untuk melakukan monitoring pada kinerja UNS. Hal ini sesuai yang dikemukakan oleh Few (2006) bahwa jenis dashboard yang akan dibangun termasuk dalam kategori strategic dashboard. Pada tahap awal, lingkup area pembangunan dashboard difokuskan pada lingkungan internal KJM UNS. Hal ini dikarenakan, KJM UNS memiliki prioritas kebutuhan yang paling utama dalam upaya penjaminan mutu UNS. Oleh karena itulah, tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna dilakukan dengan mempertimbangkan segala kemungkinan pembangunan dashboard di lingkungan organisasi, sehingga memudahkan dalam upaya pengembangan lebih lanjut. Selanjutnya, dashboard dapat dikembangkan pada unit kerja UNS yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu UNS. 5.1.4

Analisis Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan dengan metode

wawancara pada staf KJM. Hal ini dikarenakan tidak semua pengguna memahami commit to user V-3


digilib.uns.ac.id

mengenai sistem pengukuran kinerja di UNS. Idealnya, dalam mengidentifikasi kebutuhan bisnis pengguna seharusnya dilakukan pada masing-masing pengguna. Dalam

penelitian

ini

identifikasi

dilakukan

menggunakan

CBQ

pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Hasil identifikasi kemudian digunakan untuk membuat deskripsi mengenai kebutuhan data dan informasi dari tiap kelompok pengguna dashboard serta sebagai bahan merencanakan fungsionalitas dashboard. 5.2

Analisis Perancangan Sistem Informasi Dashboard Analisis ini membahas perancangan dashboard sistem informasi dashboard

yaitu perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard dan perancangan fasilitas manajemen database KPI. 5.2.1

Analisis Perancangan Layout dan Kontrol Navigasi Dashboard Dashboard dirancang dalam empat jenis, sesuai dengan identifikasi jenis

dashboard pada penelitian ini yaitu dashboard universitas, dashboard lembaga, dashboard UPT dan dashboard fakultas. Secara fungsionalitas, perancangan dashboard dibagi menjadi dua yaitu fungsi utama dan fungsi tambahan. Masingmasing fungsi ini dikaitkan dengan jenis media penyajian dashboard. Fungsi utama pada dashboard adalah untuk menyajikan informasi monitoring kinerja secara menyeluruh pada tahun tertentu. Informasi ini didapat dengan cara mencari nilai rata-rata indeks indikator kinerja. Hasil penghitungan kemudian disajikan dalam bentuk gauge. Tampilan gauge dipilih karena paling sesuai untuk menyajikan informasi KPI dan juga mendukung penggunaan traffic light systems (Malik, 2005). Selain itu tampilan gauge dapat menyajikan informasi dengan sederhana sehingga memudahkan pengguna dalam memahami informasi yang terkandung di dalamnya. Fungsi tambahan pada dashboard adalah untuk menyajikan informasi nilai indeks tiap indikator kinerja untuk masing-masing pengguna. Bar chart dipilih karena dapat menampilkan nilai indeks tiap indikator dalam bentuk grafik. Bentuk grafik

memudahkan

pengguna

untuk

melihat

membandingkan nilai tiap entitas (Malik, 2005). commit to user V-4

secara

menyeluruh

dan


digilib.uns.ac.id

Terdapat kendala yang terjadi pada perancangan dashboard. Kendala tersebut berupa kesulitan dalam mengakomodasi perubahan nama field tabel pada perangkat lunak Style Scope Free Edition. Field yang seharusnya mengalami perubahan adalah field data indikator kinerja tiap tahun. Idealnya, data indikator kinerja dapat di-update

tiap tahunnya, dan tentunya hal ini memerlukan

pengubahan nama field. Solusi yang diterapkan pada penelitian ini adalah menggunakan nama field yang tidak mengalami perubahan, kemudian menambahkan keterangan tahun pada halaman dashboard. 5.2.2

Analisis Perancangan Aplikasi Manajemen Database KPI Perancangan database pada sistem informasi dashboard menggunakan

MySQL. Penggunaan MySQL dalam perancangan database memiliki keunggulan dalam penyebaran (sharing) data. Kemudahan ini dapat membantu pengaplikasian sistem informasi secara efektif dikarenakan letak unit-unit kerja di UNS yang terpisah. Selain itu, penggunaan MySQL pada perancangan database juga mendukung untuk penerapan sistem secara online untuk perancangan sistem informasi lebih lanjut. Perancangan aplikasi manajemen database KPI menghasilkan beberapa fungsi antara lain fasilitas pengeditan data berupa form berbentuk tabel, fungsi penambahan tahun, fungsi penghitungan indeks, dan fungsi penyimpanan. Fungsifungsi yang terdapat dalam aplikasi dibangun berdasarkan kebutuhan manajemen data KPI pada aplikasi dashboard. Pengembangan sistem kedepan dapat dilakukan penelitian yang lebih terfokus pada perancangan sistem informasi manajemen database KPI UNS dengan memperhatikan fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem pengukuran kinerja UNS. 5.3

Analisis Feedback Pengguna Analisis feedback pengguna dilakukan dengan mengajukan wawancara

kepada staf KJM sebagai perwakilan dari pengguna. Isi dari wawancara dapat dilihat pada Lampiran G. Analisis feedback pengguna terdiri dari dua bagian yaitu mengenai komponen dan fungsi dalam dashboard dan implementasi sistem. commit to user V-5


digilib.uns.ac.id

Evaluasi komponen dan fungsi dashboard meliputi evaluasi komponen gauge, bar chart, tabel, alert; fasilitas drill down, icon, hyperlink text, tab; dan fasilitas bantuan. Berikut adalah hasil evaluasi komponen dan fungsi dashboard. 1. Komponen gauge Hasil evaluasi untuk komponen gauge diperoleh hasil rancangan dapat dipahami. Bentuk visualisasi dan informasi yang disampaikan dalam gauge dapat dipahami oleh pengguna setelah membaca keterangan yang terdapat pada halaman dashboard. Penggunaan hasil rata-rata indeks untuk menyatakan nilai indikator tiap dashboard sudah representatif. Penggunaan traffic light systems pada gauge sempat menimbulkan kesalahpahaman dikarenakan perbedaan pemahaman oleh pengguna, sehingga diperlukan keterangan untuk memperjelas maksud dari masing-masing warna pada komponen gauge. 2. Komponen bar chart Hasil evaluasi untuk komponen bar chart diperoleh hasil rancangan dapat dipahami. Hal ini dikarenakan penyajian bentuk bar chart sudah umum digunakan. Diperoleh masukan dari pengguna untuk menambah keterangan pada masing-masing bar chart apabila pointer diarahkan ke tiap bar. Hal ini dapat diakomodasi dengan menyajikan keterangan mengenai KPI, nilai dan nomor KPI ketika pointer diarah ke tiap bar. 3. Komponen tabel Hasil evaluasi untuk komponen tabel diperoleh hasil rancangan tabel dapat dipahami. Penempatan keterangan header tabel dibagian bawah tabel dapat membantu pengguna untuk memahami periode tahun yang terdapat pada tabel. 4. Fasilitas alert Hasil evaluasi untuk fasilitas alert baik pada bar chart maupun pada tabel dapat dipahami oleh pengguna. Fasilitas alert ini dapat membantu pengguna untuk mengetahui indikator yang memiliki nilai < 1 dengan cepat dan tepat. 5. Fasilitas drill down, icon, hyperlink text dan tab Hasil evaluasi untuk fasilitas drill down, icon, hyperlink text dan tab dapat dipahami dan digunakan oleh pengguna. Fasilitas untuk berpindah antar halaman dashboard dinilai cukup relatif mudah untuk digunakan, hanya saja perlu disertakan keterangan yang menunjukan commitfungsi to userdari fasilitas ini. V-6


digilib.uns.ac.id

6. Fasilitas bantuan Hasil evaluasi untuk fasilitas bantuan sudah cukup membantu dalam penggunaan dan pemahaman dashboard. Penempatan fasilitas bantuan keterangan didekat komponen memudahkan pengguna dalam menggunakan komponenkomponen dalam dashboard. Masukan pengguna untuk memperjelas fasilitas bantuan yang ada dengan cara memperbesar ukuran font, mencetak tebal, atau memberi warna tertentu sebagai latar fasilitas bantuan. Berdasarkan penilaian pengguna, sistem informasi dashboard relatif mudah untuk digunakan. Hanya saja diperlukan sosialisasi penggunaan kepada staf dan jajaran eksekutif yang berkepentingan untuk memahami fungsi dashboard serta tutorial bagi operator. Tutorial yang diperlukan meliputi cara input dan update data, dan penggunaan perangkat lunak dashboard. Secara teknis spesifikasi komputer yang terdapat di KJM UNS sebagai perwakilan dari pengguna sudah memenuhi implementasi sistem informasi dashboard,yaitu Personal Computer (PC) yang sudah terkoneksi dengan internet, processor Intel Pentium 4 3GHz, kapasitas memori 512 Mb, dengan kartu grafis on board. Perlu ditambahkan aplikasi pendukung sistem informasi seperti Java dan Flash Player. Hasil rancangan sistem infomasi dashboard diharapkan dapat membantu dalam proses monitoring kinerja di UNS. Berdasarkan penilaian pengguna, konsep penggunaan dashboard sebagai media visualisasi dapat digunakan. Hanya saja, dalam implementasi perlu ditambahkan hak akses untuk masing-masing pengguna, sehingga keamanan data dapat terjaga.

commit to user V-7


digilib.uns.ac.id

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan yang ditarik dari hasil penelitian saran yang dapat diberikan untuk penelitian selanjutnya. 6.1

Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari laporan penelitian Tugas Akhir adalah

sebagai berikut. 1.

Hasil identifikasi jenis dan pengguna dashboard menghasilkan empat jenis dashboard yaitu dashboard universitas, dashboard lembaga, dashboard UPT dan dashboard fakultas.

2.

Hasil perencanaan fungsionalitas dashboard berdasarkan kebutuhan bisnis pengguna menghasilkan dua fungsi dashboard. Fungsi utama pada dashboard adalah untuk menyajikan informasi monitoring kinerja secara menyeluruh pada tahun tertentu. Fungsi tambahan pada dashboard adalah untuk menyajikan informasi nilai indeks tiap indikator kinerja untuk masingmasing pengguna.

6.2

Saran Berdasarkan hasil penelitian ini, adapun saran-saran yang dapat diberikan

yaitu sebagai berikut : 1. Data KPI yang digunakan sebaiknya adalah data KPI hasil pengukuran di lapangan sehingga dapat menggambarkan kondisi nyata kinerja. 2. Pembangunan dashboard sebaiknya dilakukan secara menyeluruh pada unitunit kerja dengan memperhatikan hubungan dan integrasi antar unit kerja 3. Perancangan aplikasi sebagai fasilitas input data sebaiknya dibuat lebih terstruktur dengan fungsi-fungsi yang dapat mendukung untuk input, update, dan back up data 4. Pembatasan hak akses sebaiknya dilakukan untuk menjaga keamanan data. 5. Sebaiknya dilakukan sosialisasi mengenai fungsi dari dashboard dan pelatihan bagi operator mengenai penggunaan dashboard. commit to user

VI-1

PERANCANGAN DASHBOARD SEBAGAI SISTEM INFORMASI MONITORING KINERJA UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

Recommend Documents