PERANCANGAN BASIS DATA SISTEM AKADEMIK BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 7 KOTA TANGERANG
Rido Kharisma Putra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Andrianto Pradana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Eka Nuryadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Indrajani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Sistem basis data sangat berperan penting di dalam pengelolaan data-data yang beragam karena dapat meningkatkan integritas dan kelengkapan data. Tujuan penelitian yang di lakukan pada SMKN 7 Tangerang adalah untuk menganalisis proses akademik meliputi penerimaan, akademik, dan penilaian sehingga menghasilkan rancangan sistem yang baik, lalu merancang basis data yang dibutuhkan dalam proses penerimaan, akademik, dan penilaian. Kemudian membangun aplikasi untuk membantu kegiatan pengelolaan data-data yang ada agar mudah diorganisir. Metode Skripsi yang digunakan dalam perancangan ini mengacu pada metodologi Database Life Cycle pendekatan Connolly. Penelitian ini juga memberikan hasil berupa rekomendasi sistem basis data untuk sekolah sehingga dapat meningkatkan kecepatan dalam penyusunan jadwal harian, dan pembuatan laporan dari hasil studi siswa. Oleh karena itu, diharapkan dengan adanya sistem basis data yang terintegrasi dapat meningkatkan mutu SMKN 7 Tangerang.(RKP,AP,EN) Kata kunci : Sistem Basis Data, Database Life Cycle, Penerimaan, akademik, penilaian PENDAHULUAN Dewasa ini sebagian besar orang di dunia sudah mengenal dan pernah menggunakan teknologi informasi. Teknologi informasi merupakan salah satu contoh dari kemajuan ilmu
pengetahuan yang selalu mengalami perkembangan. Pola kehidupan manusia di zaman modern seperti sekarang ini tidak bisa dipungkiri lagi sudah identik dengan penggunaan teknologi informasi. Sebagian besar kegiatan atau aktivitas manusia saat ini, terutama di dalam dunia kerja dan usaha memilki ketergantungan yang besar dengan teknologi informasi. Hal ini disebabkan karena penggunaan teknologi informasi di dunia kerja dan usaha dianggap sebagai salah satu pemecahan masalah untuk menjawab tuntutan terhadap dunia kerja dan usaha yaitu harus selalu meningkatkan kualitas kinerja dari setiap kegiatan atau aktivitas masing – masing, sehingga dapat memberikan hasil yang sesuai dengan yang ditargetkan atau yang lebih baik dari yang telah dicapai. Secara umum, adanya sejumlah persaiangan antar badan usaha atau lembaga juga menjadi alasan utama diterapkannya penggunaan teknologi informasi di dalam dunia kerja dan usaha. Kegiatan atau aktivitas di lembaga pendidikan seperti sekolah juga termasuk pekerjaan yang dituntut untuk selalu meningkatkan kualitas kinerjanya karena sekolah mempunyai peranan yang sangat vital di dalam lingkungan masyarakat. Karena itu pengembangan demi pengembangan terus dilakukan oleh setiap sekolah, salah satunya dengan menerapkan penggunaan teknologi informasi di sekolah. Selain untuk memenuhi tuntutan tersebut, manfaat lain yang dianggap bisa didapat dari penggunaan teknologi informasi di sekolah adalah untuk dijadikan solusi beberapa kendala yang sering kali muncul di sekolah. Berdasarkan analisis tersebut maka Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 7 Kota Tangerang menyadari sudah saatnya penggunaan teknologi informasi harus mulai diterapkan agar dapat meningkatkan kualitas kinerjanya dan juga memperoleh solusi untuk kendala proses penyampaian informasi. Di samping itu, alasan tersendiri Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 7 Kota Tangerang ingin mulai menerapkan penggunaan teknologi informasi di sekolah ini adalah adanya keinginan untuk meningkatkan citra dan penilaian masyarakat terhadap sekolah ini. Karena itu suatu rancangan Sistem Informasi Siswa Berbasis Web dijadikan pilihan yang tepat untuk memenuhi semua kebutuhan dan keinginan dari Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 7 Kota Tangerang tersebut. Dengan diterapkannya Sistem Informasi Siswa Berbasis Web ini diharapkan tidak hanya untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan di sekolah ini saja, tetapi juga bisa memberikan manfaat yang lebih banyak lagi untuk kemajuan perkembangan pendidikan. Adapun tujuan dilakukannya penelitian pada SMK Negeri 7 Kota Tangerang pada skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Menganalisis kebutuhan informasi pada SMK Negeri 7 Kota Tangerang dan mengidentifikasi kebutuhan data-data yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. b. Merancang sistem basis data penjadwalan ajar mengajar, absensi siswa dan penilaian siswa yang terintegrasi dengan mekanisme keamanan yang baik. c. Menghasilkan rancangan layar yang sesuai dengan kebutuhan SMK Negeri 7 Kota Tangerang yang mampu membuat serta menghasilkan laporan yang dibutuhkan. METODE PENELITIAN Ada beberapa metodologi yang kami gunakan dalam melakukan penelitian, berikut adalah beberapa metodologi penelitian yang di gunakan:
1. Studi pustaka adalah menganalisa dan meneliti data suatu objek secara langsung dan tidak langung, yang secara langsung bisa datang ke objek tersebut, sedangkan yang tidak langsung bisa berupa artikel, dokumentasi. 2. Metode Fact-finding yang mengacu pada buku connolly yang berjudul Database System, dengan tahapan sebagai berikut: a. Observasi Meninjau data secara langsung ke objek yang akan di teliti. b. Wawancara Melakukan sesi tanya jawab secara langsung dan tidak langsung. Yang secara tidak langsung bisa dengan menggunakan telepon, sedangkan yang secara langsung bisa dengan langsung datang ketempat objek. c. Dokumentasi Mendapatkan data – data yang dibutuhkan dalam meneliti sebuah proyek. 3. Adapun metode Database Life Cycle (DBLC) yang digunakan dalam skripsi ini mengacu pada buku Connoly yang berjudul Database System yang terdiri dari beberapa langkah, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Database Planning System Definition Requirements Collection and Analysis Database Management System (DBMS) Selection Conceptual Database Design Logical Database Design Physical Database Design Application Design Prototyping Implementation
Untuk data conversion, testing dan operational maintenance tidak dapat dilakukan karena pihak SMK Negeri 7 Kota Tangerang tidak mengizinkan data-data sekolah diberikan untuk pihak luar sekolah. Maka dari itu, penulisan laporan tugas akhir ini berisikan data-data “dummy” untuk dapat menjalankannya. Tahapan Database Application Life Cycle Menurut Connolly dan Begg (2010, p315) tingkatan siklus hidup aplikasi basis data terdiri atas : - Database Planning (Perancangan Basis Data). Merupakan aktivitas manajemen untuk merealisasikan tahapan database application lifecycle secara efektif dan efisien. Perancangan basis data mencakup cara pengumpulan data, format data, dokumentasi yang diperlukan, cara membuat perancangan, dan implementasi. Perancangan basis data terintegrasi degan keseluruhan strategi sistem informasi organisasi.
- Mission Statement Mission Statement diperlukan untuk mengetahui uraian singkat secara deskripsi mengenai perancangan basis data yang akan dilakukan. Mission Statement dibuat sebelum menentukan Mission Objective. Menurut Connolly dan Begg (2010, p313), mission statement merupakan suatu langkah penting yang menjelaskan secara deskripsi di dalam merencanakan pembangunan basis data. Mission statement juga menentukan tujuan secara umum dalam perencanaan basis data. Jadi, Mission Statement adalah uraian singkat secara deskripsi mengenai perancangan basis data yang akan dilakukan agar mengetahui gambaran secara umum apa yang dibutuhkan. - Mission Objective Mission Objective diperlukan untuk mengetahui tujuan dan sasaran mengenai perancangan basis data yang akan dilakukan. Mission Statement dibuat setelah menentukan Mission Statement.. Menurut pernyataan Connolly dan Begg (2010, p315) pada bukunya, mission objective adalah tujuan dan sasaran yang ingin dicapai di dalam merencanakan perancangan basis data agar sesuai dengan kebutuhan dan yang diingainkan perusahaan. Jadi, Mission Objective adalah tujuan dan sasaran yang ingin dicapai di dalam merencanakan perancangan basis data agar sesuai dengan kebutuhan. - System Definition (Definisi Sistem) Definisi sistem bertujuan untuk mendeskripsikan batasan dan ruang lingkup aplikasi basis data serta sudut pandang user yang utama. Aplikasi basis data seharusnya memiliki satu atau lebih user views. User view mendefinisikan apa yang diharapkan dari aplikasi basis data berdasarkan peranan pekerjaan, atau berdasarkan area aplikasi perusahaan. Mengidentifikasi user view membantu untuk memastikan agar tidak ada pengguna basis data yang terlupakan dan megetahui apa yang diinginkan pengguna saat aplikasi baru akan dibuat. Selain itu, user view juga membantu dalam mengembangkan aplikasi basis data yang rumit dan dapat menguraikan menjadi sub-sub bagian yang lebih sederhana. - Requirement Collection and Analysis (Analisa Pengumpulan Kebutuhan) Merupakan proses mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data dan menggunakan aplikasi tersebut untuk mengidentifikasi kebutuhan user terhadap sistem yang baru. Informasi yang dikumpulkan dapat berupa deskripsi data yang digunakan atau dihasilkan, rincian bagaimana data digunakan atau dihasilkan, dan beberapa kebutuhan tambahan untuk aplikasi basis data yang baru. Informasi tersebut dianalisa untuk mengidentifikasi kebutuhan user dan diharapkan tersedia pada aplikasi basis data yang baru.
- Database Design (Desain Basis Data) Desain basis data adalah proses membuat desain yang akan mendukung operasional dan tujuan perusahaan. Tujuan desain basis data adalah : a. Menggambarkan relasi data antara data yang dibutuhkan oleh aplikasi dengan user view. b. Menyediakan model data yang mendukung selurih transaksi yang diperlukan. c. Menspesifikasikan desain dengan struktur yang sesuai dengan kebutuhan sistem. Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan dalam mendesign basis data, antara lain : 1.
2.
3.
4.
Pendekatan Top-down. Diawali dengan pembuatan data model. Pendekatan topdown dapat diulstrasikan menggunakan entity-relationship (ER) model yang high level, lalu mengidentifikasi entity, dan relationship antar entity organisasi. Pendekatan ini sesuai bagi basis data yang kompleks. Pendekatan Bottom-up. Dimulai dari level dasar attribute (property entity dan relationship), menganalisa hubungan antar atribut, mengelompokannya dalam suatu relasi yang menggambarkan tipe entitas dan relasi antara entitas. Pendekatan ini sesuai bagi basis data dengan jumlah atribut yang sedikit. Pendekatan Inside-out. Mirip dengan penekatan bottom-up, perbedaannya adalah pada tahap awal mengidentifikasi major entity lalu menguraikannya menjadi relasi antar entitas dan atribut-atribut yang berhubungan dengan major entity. Pendekatan Mixed. Menggunakan pendekatan perpaduan antara Bottom-up dan Top-down. Terdapat 3 fase dalam membuat desain basis data, yaitu : a. Conceptual Database Design Merupakan suatu proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang bersifat independen dari seluruh aspek fisik. Model data tersebut dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifik kebutuhan user dan merupakan sumber informasi untuk fase perancangan logikal. b. Logical Database Design Merupakan suatu proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang berdasarkan model data tertentu, namun independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainya. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya, diperbaiki dan dipetakan kembali kedalam model data logika. c. Physical Database Design. Merupakan proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisirn terhadap data. Dapat dikatakan juga , desainfisikal merupaka cara pembuatan menuju DBMS tertentu.
-
DBMS Selection (Seleksi DBMS) Seleksi DBMS adalah kegiatan memilih DBMS yang akan digunakan dalam pembuatan basis data. Pemilihan DBMS yang tepat sangat mendukung aplikasi basis data.
-
Application Design (Desain Aplikasi) Desain aplikasi merupakan perancangan user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan mengalurkan proses terhadap basis data. Desain basis data dan aplikasi dilakukan secara pararel. Terdapat dua aktivitas penting di dalam desain aplikasi, yaitu transaction desain dan user interface desain.
-
Prototyping (Prototipe) Fungsinya adalah membuat model kerja suatu aplikasi basis data. Tahapan ini bersifat opsional. Terdapat dua protopipe yang digunakan saat ini, yaitu : a. Requirement prototyping : menggunakan prototype untuk menentukan kebutuhan dari aplikasi basis data yang diinginkan dan ketika kebutuhan tersebut terpenuhi maka prototype akan dibuang. b. Evolutionary prototyping : digunakan untuk tujuan yang sama. Perbedaannya adalah prototype ini tidak dibuang tetapi dikembangkan untuk pengembangan selanjutnya menjadi aplikasi basis data yang digunakan.
-
Implementation (Implementasi) Merupakan realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi. Implementasi basis data dicapai menggunakan : a. Data Definition Language (DDL) untuk membuat skema basis data dan database file yang kosong. b. Data Definition Language untuk membuat user view yang diinginkan. c. Thirth Generation Language (3GL) atau Fourth Generation Language (4GL) untuk membuat program aplikasi. Termasuk transaksi basis data yang menggunakan d. Data Manipulation Language (DML) atau ditambahkan pada bahasa pemprograman.
-
Data Conversion and Loading (Konversi Data) Pemindahan data yang ada kedalam basis data yang baru dan mengkonversikan aplikasi yang ada agar dapat menggunakan basis data yang baru. Tahapan ini dibutuhkan ketika sistem basis data baru menggantikan yang lama. DBMS biasanya memiliki fitur untuk memanggil ulang file yang telah ada kedalam basis data baru. Dapat juga mengkonversi dan menggunakan program aplikasi dari sistem yang lama untuk digunakan oleh sistem yang baru.
-
Testing (Pengujian) Suatu proses eksekusi program aplikasi dengan tujuan untuk menemukan kesalahan dengan scenario tes yang direncanakan dan data yang sesungguhnya. Pengujian hanya akan terlihat jika terjadi kesalahan pada software.
-
Operational Maintenance (Operasional Pemeliharaan). Suatu proses pengawasan dan pemeliharaan sistem setelah instalasi, yang mencakup : (1) Pengawasan kinerja sistem, jika kinerja menurun maka membutuhkan perbaikan atau pengaturan ulang basis data. (2) Pemeliharaan dan pembaruan aplikasi basis data (jika dibutuhkan) Penggabungan kebutuhan baru ke dalam aplikasi basis data.
SEJARAH SMK NEGERI 7 KOTA TANGERANG Sebelumnya SMKN 7 Tangerang adalah sebuah tanah kosong, kemudian di tahun 2008 dialih fungsikan menjadi Sekolah. Pada tahun 2008 resmi dijadikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 7 Tangerang. Dari sejak berdiri sampai saat ini SMKN 7 Tangerang sudah banyak mengalami kemajuan. Sebagai lembaga pendidikan SMKN 7 Tangerang memiliki tujuan mencerdaskan bangsa. Program pendidikan yang dikembangkan di SMKN 7 Tangerang meliputi bidang kognitif, afektif dinamik, dan psikomotorik.
VISI DAN MISI SMK NEGERI 7 KOTA TANGERANG Visi dari SMK Negeri 7 Kota Tangerang: Visi dari SMK Negeri 7 Kota Tangerang adalah Mengukir Prestasi Tinggi, Piawai Mengasuh Keterampilan, Piawai Mengasuh Budi Pekerti, Beriman dan Bertaqwa, Unggul dan Berwawasan. Misi dari SMK Negeri 7 Kota Tangerang: •
Melaksanakan dan mengembangkan standar isi.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar proses.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar kompetensi kelulusan.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar pendidik dan tenaga kependidikan.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar sarana prasarana.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar pengelolaan.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar pembiayaan pendidikan.
•
Melaksanakan dan mengembangkan standar penilaian.
•
Melaksanakan dan mengembangkan sekolah berwawasan keterampilan.
ANALISIS SISTEM BERJALAN Prosedur Absensi Siswa Prosedur perhitungan absensi siswa yang berjalan di SMKN 7 Tangerang: •
Guru mata pelajaran mengabsen siswa di kelas.
•
Guru mata pelajaran memberikan absensi pada guru piket.
•
Guru piket mengontrol jumlah absensi siswa.
•
Guru piket memberikan absensi pada tata usaha.
•
Tata Usaha menyusun laporan absensi bulanan siswa.
•
Tata Usaha memberikan laporan absensi bulanan kepada kepala sekolah.
Prosedur Proses Penjadwalan Ajar Mengajar Prosedur yang berjalan di SMKN 7 Tangerang dalam sistem jadwal ajar mengajar: •
Kurikulum membuat jadwal mengajar guru.
•
Guru menerima jadwal.
•
Kurikulum memberi jadwal pada tata usaha.
•
Tata usaha membuat laporan jadwal mengajar guru dan memberikan kepada kepala sekolah.
•
Kepala sekolah menerima laporan jadwal mengajar guru.
Prosedur Penilaian Siswa Prosedur yang berjalan di SMKN 7 Tangerang dalam sistem pemberian nilai pada setiap mata pelajaran : •
Guru bidang studi memberikan penilaian ujian mata pelajaran.
•
Guru bidang studi memberikan nilai ujian siswa kepada wali kelas.
•
Siswa menerima hasil ujian mata pelajaran.
•
Wali kelas mengisi rapot.
•
Siswa menerima rapot.
PERMASALAHAN YANG DIHADAPI Permasalahan-permasalahan tersebut adalah sebagai berikut : •
Terjadi redudansi dan duplikasi data saat melakukan manipulasi data karena data yang sama disimpan dalam banyak komputer yang berbeda.
•
Banyaknya arsip-arsip dari setiap transaksi yang rusak dan menyita tempat karena telah tersimpan selama empat tahun.
•
Kesulitan mendapatkan data yang dibutuhkan saat hendak melakukan evaluasi.
•
Rekayasa data sering terjadi karena tidak adanya pengamanan username, password, dan role.
USULAN PEMECAHAN MASALAH Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibutuhkan beberapa pemecahan masalah dari permasalahan yang telah disebutkan diatas. Diantaranya adalah sebagai berikut : •
Merancang sistem basis data untuk mengurangi redudansi dan duplikasi data saat melakukan manipulasi data karena sistem penerimaan, akademik, dan penilaian sudah terintegrasi.
•
Merancang sistem basis data dan menggunakannya sebagai media penyimpanan data perusahaan sehingga mengatasi ancaman kerusakan permanen terhadap data dan tidak menyita tempat yang berlebihan untuk penyimpanan data.
•
Dengan sistem basis data yang dirancang dan sudah terintegrasi, maka akses data dapat diperoleh lebih cepat sehingga mempermudah dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi.
•
Perancangan sistem basis data untuk membuat authority role, username dan password untuk setiap karyawan yang berhak mengakses database tertentu.
PERANCANGAN BASIS DATA DAN IMPLEMENTASI Perancangan basis data pada SMK Negeri 7 Kota Tangerang meliputi tiga tahap, yaitu : a. Perancangan Basis Data Konseptual
b.
c.
Merupakan suatu proses pembetukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang bersifat independen dari seluruh aspek fisik. Model data tersebut dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan user dan merupakan sumber informasi untuk fase desain logikal. Perancangan Basis Data Logikal Merupakan suatu proses pembentukan model yang berasal dari informasi yang digunakan dalam perusahaan yang berdasarkan model data tertentu, namun independen terhadap DBMS tertentu dan aspek fisik lainnya. Misalnya relasional. Model data konseptual yang telah dibuat sebelumnya,diperbaiki dan dipetakan kembali ke dalam model data logical. Perancangan Basis Data Fisikal Merupakan proses yang menghasilkan deskripsi implementasi basis data pada penyimpanan sekunder. Menggambarkan struktur struktur penyimpanan dan metode akses yang digunakan untuk mencapai akses yang efisien terhadap data. Dapat dikatakan juga, desaim fisikal merupakan cara pembuatan menuju DBMS tertentu.
HASIL DAN BAHASAN Bagian ini menjelaskan hasil penelitian dan bahasan yang dilakukan dengan penekanan pembuktian hipotesis (penelitian kuantitatif), jawaban atas permasalahan (penelitian kualitatif), dan penjelasan hasil berupa sistem akademik yang dibahas secara komprehensif. Hasil bisa berupa tabel , grafik, gambar, dll. yang disertai penjelasan di paragraf sebelum atau sesudahnya. Jika bahasan terlalu panjang dapat dibuat sub-sub judul. SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini terdapat simpulan yang diambil oleh penulis bedasarkan pada bab – bab sebelumnya dan juga saran – saran yang dipakai sebagai bahan masukan untuk perkembangan dan kemajuan aplikasi pada masa yang akan datang. Simpulan 1. Sistem basis data yang sudah terintegrasi agar memudahkan dalam penyajian laporan. 2. Tidak terjadinya kemungkinan redudansi dan tidak konsistennya data. 3. Hak akses pada orang – orang yang memiliki wewenang. Saran 1. Bekerja sama dengan pihak ketiga untuk melakukan maintenance. 2. Menambahkan aplikasi e-learning untuk siswa pada sistem yang baru. 3. Diadakan pelatihan tentang tata cara penggunaan sistem ini. DAFTAR PUSTAKA
Aditama, Roki. (2012). Sistem Informasi Akademik Kampus Berbasis Web dengan PHP . Jakarta : Lokomedia. Anharku (2009). Flowchart diakses 22 Juli 2012 dari http://www.ilmukomputer.com Connolly, Thomas, Begg, Carolyn, (2010), Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Fifth Edition.USA : Addison Wesley. Date, C J. (2000). An introduction to database systems. Michigan : Pearson Education. Frost, Raymond, Day, John C, Slyke, Craig Van. (2006). Database Design and Development : A Visual Approach. Michigan : Pearson Prentice Hall. Gelinas, Ulric J. (2008). Accounting Information Systems. Ohio : Thomson-South Western. Harel, David , Moore, John T. (2011), http://www.cs.unc.edu/~stotts/145/CRC/state.html Hoffer, Jeffrey A., Presscot, Mary B, Mc Fadden, Fred R (2005). Modern database management, Seventh Edition. United States of America : Prentice Hall. Hall, James A (2011). Introduction to Accounting Information Systems. Seventh Edition. English. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data All in 1. Jakarta : Elex Media Komputindo. Kronke, David. (2010). Management Information System. Michigan : Mitchell McGrawHill. O’Brien James A, (2003), Introduction to Information System. Eleventh Edition. Boston : McGraw Hill Companies. Saputra, Agus. (2011). Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Cirebon : Elex Media Komputindo. Satzinger, Jackson, Burd. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston : Course Technology. Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004). Systems analysis and design methods. Sixth Edition. New York : McGraw Hill Companies.
DATABASE DESIGN ON ACADEMIC SYSTEM WEB BASED AT SMK NEGERI 7 KOTA TANGERANG Rido Kharisma Putra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Andrianto Pradana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Eka Nuryadi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Indrajani Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstract The system databases are very instrumental in the management of diverse data as it can enhance the integrity and completeness of the data. The purpose of the research performed on SMK Negeri 7 Tangerang is to analyse the process of acceptance include academic, academic, and resulted in a draft assessment good system, then designing a database is needed in the process of admission, academic, and assessment. Then build applications to help data management activities are organised to be easy. Categorization method used in this design refers to the Database Life Cycle methodology approach to Connolly. The study also gives results in the form of a recommendation to the school database system so as to increase the speed in the preparation of the daily schedule, and reporting of study results of students. Therefore, it is hoped by the existence of an integrated database system can improve quality SMK Negeri 7 Tangerang.(RKP,AP,EN) Keyword : Database System, Database Life Cycle, Acceptance, Academic, Assesment INTRODUCTION Nowadays most of the people in the world already know and never use information technology. Information technology is an example of the advances in science are always experiencing developments. The patterns of human life in modern times like now this cannot be denied again already synonymous with the use of information technology. Most of the activity or human activity today, particularly in the world of work and effort have large dependence on information technology. This is caused because of the use of information technology in the world of work and effort is considered one of problem solving to answer the demands of the world of work and effort that must always improve the quality of the performance of any activity or activity each% u2013 each, so can deliver results in accordance with the targeted or better than has been achieved. In General, the existence of a number of persaiangan between business entities or agencies also became the main reason applied to the use of information technology in the world of work and effort. The activity or activities in educational institutions such as schools also include the work required to improve the quality of its performance because the school has a very
vital role in the environmental community. Because of that development for the sake of development continue to be performed by each school, one of them by implementing the use of information technology in schools. In addition to meeting the demands of the other benefits that can be obtained from the use of information technology in schools is to provide solutions to some of the obstacles that often arise in the school. Based on the analysis of the Vocational secondary school (SMK) Negeri 7 Tangerang realized it was time the use of information technology should be applied in order to start improving the quality of its performance and also gain a solution to the constraints of the process of delivery of information. In addition, their own reasons of vocational secondary school (SMK) Negeri 7 Tangerang city want to start applying the use of information technology in schools is the desire to enhance the image of and assessment of the community towards these schools. Because it's a draft Web-based Student information system made the right choice to satisfy all the needs and desires of the Vocational secondary school (SMK) Negeri 7 city of Tangerang. By implementing Web-based Student information systems is expected not only to be able to meet the needs and desires in this school only, but can also provide even more benefit to the advancement of the development of education. As for the purpose of doing research on SMK Negeri 7 Kota Tangerang on this thesis is as follows: d. analyze the need for information on public smk 7 tangerang and identify the needs of the data will be used to obtain information. e. Designing data base system of scheduling learning teaching, student attendance and assessment of students with integrated security mechanisms. f. Generate screen designs to suit the needs of SMK Negeri 8 city of Tangerang who is able to create and produce the required reports. Research Methods 3. There are several methodologies that we use in our research, here are some of the research methodology that is in use: 4. literature Study is to analyze and examine the data of an object directly and not direct, which directly can come to the object, whereas the indirect can be articles, documentation. 5. Fact-finding method referring to book called system, connolly database with stages as follows: d. Observation Reviewing the data directly to object to be in meticulous. e. Interview Do a question and answer session directly and indirectly. That could indirectly by using the phone, while directly can come to the place of the object. f. Documentation Obtain data - data needed in investigating a project.. 3. The database life cycle (DBLC methods ) used in a thesis is based on a book connolly ' s called a database system which consist of several steps, namely:
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
Database Planning System Definition Requirements Collection and Analysis Database Management System (DBMS) Selection Conceptual Database Design Logical Database Design Physical Database Design Application Design Prototyping Implementation
For data conversion, testing and operational maintenance could not be completed because the SMK Negeri 1 Tangerang City does not permit school data provided to parties outside of the school. Thus, the final project report writing contains data ”dummy” to be able to run it. The Database Application Life Cycle Stages According to connolly and begg ( 2010, p315 ) tiers of the life cycle of the application of basis of data consists of : - Database Planning The management activities to effect the stages of database application lifecycle effectively and efficiently. The database design includes data collection methods, data formats, documentation required, how to create a design, and implementation. The design of database integrated with the overall strategy of the Organization's information system. - Mission Statement Mission Statement needed to know a short blurb in a description of the design of the database will be performed. Mission Statement made before determining the Mission Objective. According to Connolly and Begg (2010, p313), the mission statement is an important step which explain in the description in the planned construction of the data base. Mission statement also specifies the destination in General in the planning database. So, the Mission Statement is a short blurb in a description of the design of the database will be carried out in order to know the general picture of what is needed. - Mission Objective Mission Objective Required to know purpose and target about design database will do. Mission statement made after determining Mission Statement. According to a statement from Connolly and Begg (2010, p315) in his book, mission objective is the goal and objectives to be achieved within the planning data base design to fit the needs and the diingainkan company. So, Mission Objective is the goal and objectives to be achieved within the planning data base design to fit the needs of.
- System Definition (Definisi Sistem) System definition aims to describe the limits and scope of the database application as well as the perspective of the user. Application database should have one or more user views. User view, defining what to expect from the application database based on the role of the work, or upon the application area of the company. Identify user view helps to ensure that no user database is forgotten and megetahui what you want the user when a new application is created. In addition, users view also helps in developing database applications are complicated and can decipher the sub-sections are simpler. - Requirement Collection and Analysis (Analisa Pengumpulan Kebutuhan) The process of collecting and analyzes information about organization will be supported by the application of a database and using this application to identify user need to the new system. Information collected data description can be used or produced details of how the data used or produced and some additional need for the application of new database. The information analysis to identify the needs of the user and expected to be available at the new database. - Database Design (Desain Basis Data) Database design is the process of creating a design that will support the operation and objectives of the company. The purpose of the design database is: d. describe relation data between required data is by application with user viewed view. e. Provide a model the data supports all transactions needed. f. Detailing design by structure according to need system. There are several approach can be used in design database, among them: 5.
Approach top-down. Prefixed to making data model. Approach top-down can diulstrasikan use entity-relationship ( er ) model, the high level and identify entity, and relationship between entity organization. This approach befitting database complex. 6. Bottom-up approach. Start from the basic level attribute ( relationship ), entity and property analyzed the relationship between attribute, mengelompokannya in a relation describing type entity and relation between entities. This approach befitting a database with the few attributes. 7. Approach inside-out. Similar to bottom-up, penekatan the difference is at an early stage identify major entity and biodegrade it being relation between entities and atribut-atribut dealing with major entity. 8. The approach of mixed. Using the combination of bottom-up approach and topdown. There are 3 phase in making designs database, namely : d. Conceptual Database Design Is a process of forming model derived from information used in companies that is independent of all aspects physicality. Model data are built by using information in specific needs user and is a source of information for phase design predicate. e. Logical Database Design
Is a process of forming model derived from information used in companies that comply with model particular data, yet independent against dbms particular and the physical aspects etc. Conceptual model data that has been made before, repaired and mapped returned to model data logic. Physical Database Design. Is a process of which yield a description of the implementation of base data on storage secondary. Describing the structure of storage and a method of access used to achieve efisirn access to data. Also, can be said to be the procedure of making towards dbms physical design is certain.
f.
-
DBMS Selection (Seleksi DBMS) Selection dbms is the activity of selecting dbms to be used in making database. Pemilihan dbms fully supports application proper data bases.
-
Application Design (Desain Aplikasi) Design application is a user interface and design of application program that uses and mengalurkan proceedings against database. Design a database and app. done in pararel. There are two vital activity in design of application, the transaction design and design a user interface.
-
Prototyping (Prototipe) Its function is making a model from work one application database. This stage is optional. There are two protopipe used currently, namely : c. requirement prototyping: using prototype to determine needs of application database desired and when the need fulfilled then prototype to be disposed of. d. evolutionary prototyping: used for the same purpose. The difference is the prototype is not disposed but developed for subsequent development into the application of basis of data used.
-
Implementation (Implementasi) Is physical the realization of a database and design application. Implementation database achieved use: e. Data definition language ( ddl ) to make a scheme a database and database file that empty. f. Data definition language to make the user view that is desired. g. Thirth generation language ( 3gl ) or fourth generation language ( 4gl ) to make application program. h. Data Manipulation Language (DML).
-
Data Conversion and Loading (Konversi Data) Transfer the data in a database new and conversing application existing to use database new. This stage when system needed database new overthrows the old. Dbms usually having features to call reëxamined file existing into database new. May also converting and using program application of the system long to used by a new system.
-
Testing (Pengujian) A process execution application program for the purpose of find fault with scenario test a planned and data the truth. Testing only will look if mistakes on the software.
-
Operational Maintenance (Operasional Pemeliharaan). A process monitoring system, after installation and maintenance which includes : (3) supervision system performance if declining performance and need of repairs or setting reëxamined database. (4) the maintenance and updating application database ( if needed ) merger needs new into application database.
THE HISTORY OF SMK 7 KOTA TANGERANG Formerly smkn 7 tangerang is a bare ground; then, in 2008 are now being school. In 2008 official be vocational school ( smk ) kota 7 tangerang. Since continued until today smkn 7 tangerang are several has advanced. As an educational institution smkn 7 tangerang has objective to educate nations. Education programs developed in smkn 7 tangerang covering the field of cognitive, affective dynamic, and psychomotor.
VISION AND MISSION SMK 7 KOTA TANGERANG Vision of smk 7 kota tangerang: Vision of public smk 7 tangerang is their achievement high, piawai nurturing skill, piawai nurturing the manners, faith to devotion, superior and insightful. Mission of smk 7 kota tangerang: •
Implement and develop mag standard.
•
Implement and develop the process.
•
Implement and develop standards competence graduation.
•
Implement and develop educator standard kependidikan and labor.
•
Implement and develop infrastructure of standards.
•
Implement and develop management standards.
•
Implement and develop standards educational funding.
•
Implement and develop standards appraisement.
•
Implement and develop school insightful skill.
ANALYSIS SYSTEMS ARE GO Attendance procedure students Attendance procedure students in SMKN 7 Tangerang: •
Subject teacher mengabsen from the classroom.
•
Subject teacher give attendance for the teacher picket.
•
Teacher controls amount of attendance students.
•
Teacher pickets give attendance on an administration.
•
An administration composing report attendance monthly students.
•
An administration provide reports monthly attendance to head teachers.
The Scheduling Process Learning Teaching Procedure The Scheduling Process Learning Teaching Procedure in SMKN 7 Tangerang: •
Curriculum make a schedule teaching teachers.
•
Teacher receive schedule.
•
Curriculum give schedule on an administration.
•
An administration make report schedule teaching teachers and gave schoolmistress.
•
Schoolmistress received reports schedule teaching teachers.
Procedure Appraisement Students Procedure Appraisement Students in SMKN 7 Tangerang : •
Teacher field of study give judgment ujian subjects.
•
Teacher field of study give scores of students to a trustee class.
•
Students receive the exam results subjects.
•
Guardian class fill rapot.
•
Students receive rapot.
PROBLEMS Problems: •
Occurring redudansi and duplicating data on his manipulation of data because the same data stored in many different computers.
•
Many the archives of any transaction damaged and seized place because have been stored for four years.
•
Trouble getting required data is while trying to do evaluation.
•
Engineering data often occurs due to absence pengamanan username, password, and role.
PROBLEM SOLVE Problem solve: •
Design systems to reduce database redudansi and duplicating data when performing manipulation of data, because the system academic, and judgment is integrated.
•
Design systems database and use it as data storage media company that address the threat of permanent damage of data and not seized excessive place for storage of data. Database.
•
With the system is designed and integrated then access data can be obtained more quickly to ease in obtaining information needed to evaluate.
•
Database to make role, authority username and passwords to each employee is entitled to access databases certain.
DATABASE DESIGN AND IMPLEMENTATION Design database on SMK 7 Kota Tangerang covering three stages namely: d. Conceptual Database Design Is a process pembetukan model derived from information used in companies that is independent of all aspects physicality. Model data are built by using information in specifications needs user and is a source of information for phase design predicate. e. Logical Database Design Is a process of forming information derived from models used in companies that comply with particular model data yet independent against dbms particular and other physical aspects. Relational e.g. Conceptual model data have been made earlier repaired and mapped back into model logical data. f. Physical Database Design Was a process yield a description of implementation database in storage secondary. Describing the structure structure storage and methods access used to achieve access efficient against data. Virtually also, desaim physical s a making toward dbms certain.
RESULTS AND SUBJECTS This part describing the results of research and subjects of done with emphasis substantiation hypothesis ( research quantitative ), answer on the matter ( research qualitative ), and explanation result in form of system academic discussed comprehensively. The result it might be tables, charts, picture, etc. Accompanied an explanation on paragraphs before or since. Subjects of if too long can be made sub-sub title. CONCLUSION AND ADVICE On this chapter there are drawing conclusions taken by writer after on chapter’s before and also advice’s is worn as a suggestion for development and progress application in the future : Conclusion 1. The database system already integrated in order to facilitate the presentation of the report. 2. Not the occurrence of the possibility of redudansi and inconsistency in the data. 3. The permissions on the person’s who has the authority. Advice 4. Cooperate with third parties to perform maintenance. 5. Add the application e-learning for students on the new system. 6. Held training about the procedure for this system. REFERENCE Aditama, Roki. (2012). Sistem Informasi Akademik Kampus Berbasis Web dengan PHP . Jakarta : Lokomedia. Anharku (2009). Flowchart diakses 22 Juli 2012 dari http://www.ilmukomputer.com Connolly, Thomas, Begg, Carolyn, (2010), Database System A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Fifth Edition.USA : Addison Wesley. Date, C J. (2000). An introduction to database systems. Michigan : Pearson Education. Frost, Raymond, Day, John C, Slyke, Craig Van. (2006). Database Design and Development : A Visual Approach. Michigan : Pearson Prentice Hall. Gelinas, Ulric J. (2008). Accounting Information Systems. Ohio : Thomson-South Western. Harel, David , Moore, John T. (2011), http://www.cs.unc.edu/~stotts/145/CRC/state.html Hoffer, Jeffrey A., Presscot, Mary B, Mc Fadden, Fred R (2005). Modern database management, Seventh Edition. United States of America : Prentice Hall.
Hall, James A (2011). Introduction to Accounting Information Systems. Seventh Edition. English. Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data All in 1. Jakarta : Elex Media Komputindo. Kronke, David. (2010). Management Information System. Michigan : Mitchell McGrawHill. O’Brien James A, (2003), Introduction to Information System. Eleventh Edition. Boston : McGraw Hill Companies. Saputra, Agus. (2011). Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Cirebon : Elex Media Komputindo. Satzinger, Jackson, Burd. (2005). Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process. Boston : Course Technology. Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2004). Systems analysis and design methods. Sixth Edition. New York : McGraw Hill Companies.
