PERANCANGAN APLIKASI PERIZINAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY UNTUK TRACKER PROSES IZIN DI KABUPATEN BLORA

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015

ISSN : 2302-3805

STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

PERANCANGAN APLIKASI PERIZINAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY UNTUK TRACKER PROSES IZIN DI KABUPATEN BLORA Ahmad Musthofa Bisri1), Wing Wahyu Winarno2) 1) 2)

Mahasiswa Jurusan Tehnik Elektro dan Teknologi Informasi UGM Yogyakarta

Dosen Pengajar Jurusan Tehnik Elektro dan Teknologi Informasi UGM Yogyakarta Jl Grafika No. 2 Kampus UGM, Yogyakarta 55281 Email : [email protected]), [email protected])

Abstrak Meningkatnya minat investasi didalam negeri mempengaruhi tinggi rendahnya pertumbuhan ekonomi. Pemerintah serta instansi yang terkait mulai berbenah diri untuk memperbaiki kualitas layanannya. Dalam rangka memberikan pelayanan yang cepat, transparan dan kejelasan status proses perizinan yang sedang diajukan maka Pemerintah Kabupaten Blora melalui Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan (BPMPP) perlu menerapkan suatu sistem aplikasi guna menunjang kebutuhan masyarakat atas kejelasan status proses perizinanya. Dengan memanfaatkan bahasa pemograman php dan database mysql yang dikorelasikan dengan gammu, aplikasi ini nantinya akan memberikan informasi kepada pemohon yang telah mengajukan perizinan berupa notifikasi via sms service. Harapan dari perancangan aplikasi ini pemohon dipermudah atas informasi proses, serta kejelasan kapan waktu pengambilannya. Kata kunci : Perizinan, sms gateway, tracker, bpmpp blora. 1. Pendahuluan Dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2007 tentang penanaman modal [1], menyatakan bahwa penanaman modal adalah segala bentuk kegiatan menanam modal, baik oleh penanam modal dlam negeri maupun penanam modal asing untuk melakukan usaha di wilayah Negara Republik Indonesia. Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan (BPMPP) [2] adalah instansi pemerintah di daerah kabupaten Blora yang menangani izin Usaha, Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dan Izin Gangguan (HO). E-Government yang baik adalah layanan online yang memberikan layanan setiap hari, terdapat efisiensi, penghematan biaya serta peningkatan layanan yang selalu terbarui [3]. Harus diakui penyelenggaraan layanan perizinan di kabupaten Blora belum berjalan sebagaimana harapan masyarakat. Tuntutan masyarakat terhadap layanan publik semakin meningkat seiring tingginya kebutuhan akan layanan tersebut. Maka

instansi harus berbenah dengan meningkatkan kuantitas dan kualitas layanannya. Minimnya informasi tentang tata cara dan kelengkapan dokumen pengajuan izin merupakan kendala yang dihadapi. Informasi biaya juga merupakan kendala yang harus diselesaikan, banyaknya praktek pencaloan membuat masyarakat harus mengeluarkan biaya extra diluar dari biaya sebenarnya apabila mengurus sendiri. Kendala lainnya adalah mengenai kepastian waktu proses dari perizinan yang sedang diajukan. Masyarakat sebagai pemohon / investor sering kali bertanya-tanya kapan perizinan yang diajukanya selesai, berapa hari harus menunggu dan apakah benar-benar tepat waktu. Akibatnya pemohon merasa kebingungan dan dirugikan karena harus bolak balik ke instansi hanya untuk menanyakan apakah sudah jadi izinya atau belum. Oleh karena itu, perlu dibuat sebuah aplikasi perizinan yang berfungsi untuk melakukan monitoring perjalanan proses perizinan yang telah diajukan. Sehingga masyarakat yang sedang mengurus permohonan izin memiliki gambaran posisi dimana dokumen perizinanya berada. Di Indonesia bisa dikatakan bahwa pengguna ponsel lebih besar daripada jumlah penduduknya. Berdasarkan data dari US Cencus Bereau pada Januari 2014, Indonesia memiliki sekitar 251 juta penduduk. Jumlah itu kalah di banding pengguna ponsel, yang berkisar di angka 281 juta[4]. Short Message Service (sms) adalah salah fitur yang terdapat pada ponsel, fitur inilah yang nantinya akan digunakan sebagai media penyampaian informasi proses izin. Melalui penggunaan sms gateway pemohon akan mendapatkan notifikasi via sms yang secaraotomatias dikirim oleh sistem. Harapan dari penggunaan aplikasi ini adalah mampu memberikan solusi dari kendala yang ada. Tinjauan Pustaka Nopiany [5] melakukan perancangan dan pengembangan sistem informasi penilaian kinerja pegawai dengan fitur tambahan sms gateway. Dalam pembangunan sistem ini dibutuhkan jaringan computer yang handal, dengan

3.4-37

ISSN : 2302-3805

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia 2015 STMIK AMIKOM Yogyakarta, 6-8 Februari 2015

berbasis pada client-server, sehingga dapat diakses oleh computer di unit kerja masing-masing. Memberikan kemudahan dalam penilaian, perhitungan dan pnegelolaan data kinerja pegawai, sehingga pelaporan kinerja pegawai lebih cepat dan akurat. Diharapkan sistem informasi tersebut mampu merubah kinerja pegawai menjadi lebih baik. Riyanto [6] melakukan pengembangan aplikasi izin mendirikan bangunan tempat usaha yang dapat berjalan pada multi platform smartphone. Yaitu smartphone yang bersistem operasi Android, Blackberry, dan Symbian. Penggunaan development kit Phonegap yang merupakan cross platform mobile network dinilai lebih efisien dan lebih cepat, karena cukup sekali membuat script program dalam satu bahasa pemograman maka hasilnya dapat digunakan untuk multi platform smartphone. Sedangkan isi dari aplikasi tersebut berupa layanan perizinan tentang tata cara pembuatan Izin Pemanfaatan Ruang (IPR), Izin Mendirikan Bangunan (IMB) dan Izin Usaha serta terdapat pula simulasi penghitungan tarif retribusi. Diharapkan dengan adanya aplikasi tersebut dapat memberikan kemudahan kepada masyarakat dalam memperoleh informasi mengenai tata cara pengajuan izin, serta kisaran biaya yang harus dikeluarkan nantinya. Lain lagi dengan kurniawaty [7], yang melakukan perancangan sistem informasi izin usaha secara online. Sistem tersebut memberikan kemudahan kepada semua pihak baik dari dinas instansi terkait maupun masyarakat sendiri selaku pemakai layanan. Fasilitas yang terdapat pada sistem berupa entry form permohonan sampai proses pengecekan dan persetujuan. Dengan adanya sistem tersebut masyarakat dapat dengan mudah melakukan pengisian formulir izin usaha dan kelengkapan data-datanya kapan saja dan dimana saja. Landasan Teori Konsep dasar sms gateway Sms gateway adalah suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk mengirim dan menerima sms, dapat berkomunikasi dengan perangkat lain yang memiliki sms platform untuk menghantar dan menerima pesan sms dengan sangat mudah [8]. Fitur sms gateway antara lain : 1.

2.

Auto replay, ini biasa dijumpai pada program “ketik REG” kita diwajibkan mendaftar terlebih dahulu sebelum dapat menikmati layanan yang ditawarkan. Broadcase message, dimungkinkanya mengirim sms ke banyak nomor yang sudah terdaftar sekaligus dapat menyebutkan nama masing-masing dari penerimanya didalam sms yang dikirim.

3.

Pengiriman terjadwal, dapat mengirim sms pada waktu yang ditetapkan sebelumnya.

Sedangkan kelebihan sms gateway adalah : 1.

2.

3.

Dapat menyebarkan pesan ke ratusan nomor secara otomatis dan cepat yang langsung terhubung dengan database nomor-nomor ponsel tanpa harus mengetik ratusan nomor dan pesan di ponsel, karena semua nomor akan diamabil secara otomatis dari database tersebut. Kostumisasi pesan yang akan dikirim. Dengan menggunakan program tambahan yang dapat dibuat sendiri, pengirim pesan dapat lebih fleksibel dalam mengirim informasi karena biasanya pesan yang ingin dikirim berbeda untuk masing-masing penerimanya. Mudah dalam pengoperasian dan dapat di integrasikan dengan sistem informasi yang sudah ada.

Cara kerja sms gateway Menurut Tarigan [9], cara kerja sms gateway pada dasarnya hampir sama dengan mengirimkan sms melalui ponsel pada umumnya. Hanya saja, bedanya adalah perangkat pengirimnya bukan lagi ponsel melainkan modem. Modem inilah yang dikendalikan oleh PC menggunakan aplikasi sms gateway. PHP dan MySQL PHP merupakan suatu bahasa pemograman yang difungsikan untuk membangun suatu website dinamis. PHP bersifat open source sehingga dapat di pakai secara cuma-cuma. Sedangkan MySQL buka termasuk bahasa pemograman, MySQL bekerja menggunakan SQL language bahwa SQL merupakan standar pengelolaan database untuk pengelolaan data. Gammu Gammu [8] adalah semacam service yang disediakan untuk membangun aplikasi SMS Gateway. Gammu merupakan media penghubung antara computer dengan perangkat ponsel untuk dapat digunakan mengirim / menerima sms. Serta dapat pula digunakan untuk mengirim / menerima MMS dan backup / restore phonebook. Tracking System Adalah suatu sistem yang digunakan untuk memastikan bahwa semua proses telah berjalan sebagaimana mestinya, sehingga dapat dihasilkan informasi yang akurat.

3.4-38

ISSN : 2302-3805


Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam pengumpulan data yang yang digunakan untuk perancangan aplikasi ini antara lain: 1) Observasi Observasi dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti yang ada di Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan Kabupaten Blora. Metode ini digunakan untuk memperoleh data yang bersifat objektif. 2) Wawancara Wawancara dilakukan kepada pihak instansi selaku pemberi layanan dan pihak pemohon selaku pengguna layanan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam perancangan sistem. 3) Studi Literatur Studi literatur dilakukan berdasarkan dari beberapa jurnal, thesis, situs web, e-book dan referensi yang digunakan untuk pembanding terhadap kasus yang ditemui.

Bagian/Kepala Bagian untuk dilakukan pemeriksaan kesesuaian isi dan format dari naskah perizinan yang dibuat. 4) Jika dinilai isi dan format sudah benar maka dilakukan proses cetak dokumen dan dimintakan pengesahan kepada kepala instansi. 5) Proses cetak dan Pengesahan sudah selesai diteruskan kembali kebagian Tata Usaha (TU) untuk dilakukan penomoran izin, kemudian izin yang sudah diberi nomor sudah siap untuk diserahkan kepada pemohon yang bersangkutan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar 1.

2. Pembahasan Masyarakat sebagai pengguna layanan khususnya layanan perizinan di Kabupaten Blora sering di pusingkan dengan permasalahan ketepatan waktu proses pengajuan izinnya. Janji yang diberikan petugas pemroses izin untuk terselesaikannya dokumen perizinan sering tidak terealisasikan. Terbukti dari hasil wawancara yang dilakukan kepada pemohon bahwa setiap pemohon yang diwawancarai mereka merasa kecewa terhadap petugas layanan karena janji dari petugas tidak terealisasikan. Pemohon juga merasa dirugikan, karena banyaknya waktu dan biaya yang terbuang sia-sia yang digunakan untuk datang berkalikali ke instansi sekedar menanyakan kepastian waktu dari terselesaikanya dokumen izin yang diajukan.

Gambar 1. alur proses perizinan Dari alur proses diatas maka flowchart untuk rancangan aplikasi menggunakan sms gateway adalah sebagai berikut : 1) Proses bagian Font Office

Pemohon menginginkan adanya suatu layanan yang dapat memberikan kepastian dari prosess izin, yang memudahkan pemohon dalam medapatkan informasi dan dapat dipastikan bahwa informasi tersebut tepat sesuai apa yang di inginkan oleh pemohon. Sedangkan Dari hasil pengumpulan data, pada Badan penanaman Modal dan Pelayanan Perijinan (BPMPP) didapati alur proses perizinan sebagai berikut : 1) Pemohon datang di bagian pendaftaran Front Office dengan membawa dokumen persyaratan pengajuan izin serta surat permohonan. 2) Staf Front Office menerima dan melakukan pemeriksaan atas dokumen dan surat permohonan yang diajukan, apabila dokumen dinilai benar dan lengkap maka proses dilanjutkan ke bagian Back Office. 3) Staf Back Office bertugas melakukan input permohonan dan penyusunan naskah izin, setelah naskah selesai kemudian diteruskan ke Kepala Sub 3.4-39

Gambar 2. Flowchart proses Front Office Pemohon mendaftar di Front Office, menyerahkan dokumen kelengkapan persyaratan izin. Setelah


ISSN : 2302-3805


petugas menerima berkas pemohon lalu dilakukan pemeriksaan kelengkapan dan kebenaran berkas. Setelah petugas menyatakan bahwa berkas sudah lengkap, selanjutnya petugas menginput ke aplikasi data pribadi pemohon termasuk nomor ponsel,yang nantinya digunakan untuk menerima layanan sms gateway. Kemudian petugas memberikan tanda bukti pendaftaran ke pemohon yang akan digunakan pada saat pengambilan surat izin. Lalu aplikasi otomatis mengirim sms pertama ke nomer pemohon yang sudah didaftarkan berupa pemberitahuan bahwa pengajuan izinnya sudah diproses ke tahap/bagian back office. (lihat gambar 2) 2) Proses bagian Back Office Di Back Office dilakukan proses penyusunan naskah dokumen izin sesuai dengan jenis perizinan yang didaftarkan. Proses ini merupakan tahapan yang paling inti dari dari keseluruhan proses. Karena di bagian ini petugas harus benar-benar jeli melakukan input data. Apabila penyusunan naskah sudah selesai dan tersimpan di database, kembali lagi aplikasi otomatis mengirim sms yang ke-2 kepada pemohon. Bahwa proses sedang dilanjutkan ke bagian kepala. (lihat gambar 3)

retribusi yang harus dibayarkan. Pemohon dipersilahkan untuk mengambil dokumen izin yang diajukan dengan membawa tanda bukti pendaftaran dan tanda bukti lunas pembayaran retribusi, diserahkan ke petugas tata usaha. (lihat gambar 4)

Gambar 4. Flowchart proses kepala 4) Proses bagian Tata Usaha Pemohon datang di bagian tata usaha sambil menyerahkan tanda bukti pendaftaran beserta tanda bukti lunas administrasi. Sebelum diserahkan ke pemohon petugas tata usaha meminta nomor registrasi izin ke aplikasi terlebih dahulu. Apabila izin sudah diserahkan, bagian TU mengintruksikan ke aplikasi untuk menutup proses, lalu aplikasi menyatakan bahwa proses sudah selesai lau dokumen izin otomatis masuk ke arsip database. (lihat gambar 5)

Gambar 3. Flowchart proses Back Office 3) Proses bagian Kepala Bagian kepala bertugas melakukan cetak dokumen izin yang sudah jadi. Setelah di cetak dilakukan penandatangan naskah dokumen izin oleh kepala instansi. Pada proses ini, setelah di cetak aplikasi otomatis mengirim kembali sms yang ke-3 ke pemohon. Memberitahukan bahwa proses perizinanya sudah selesai,serta informasi besaran 3.4-40

Gambar 5. Flowchart proses tata usaha


ISSN : 2302-3805


SMS Gateway diagram

Biodata Penulis Ahmad Musthofa Bisri, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK PAMITRAN Karawang - Jabar, lulus tahun 2010. Saat ini menjadi PNS di Kabupaten Blora.

Gambar 6. SMS Gateway diagram Gambar 6 diatas menggambarkan mengenai cara kerja dari model aplikasi tracker status proses menggunakan sms gateway. Aplikasi ini memungkinkan masyarakat selaku pemohon izin tidak harus mendatangi instansi BPMPP hanya untuk menanyakan keberadaan proses izin yang sedang diajukannya. Informasi keberadaan proses akan di broadcast ke pemohon via sms, sehingga memudahkan pemohon dalam pemantauan izinnya. Pemohon hanya cukup sekali datang ke instansi, selanjutnya tinggal menunggu di rumah sampai mendapatkan notifikasi bahwa perizinanya sudah selesai di proses.

Wing Wahyu Winarno, memperoleh gelar Sarjana Ekonomi (S.E.), Jurusan Akuntansi UGM, lulus tahun 1987. Memperoleh gelar Mastering Accountancy and Financial Information Systems (MAFIS), Jurusan Bisnis Universitas Cleveland Amerika Serikat , lulus tahun 1994. Memperoleh gelar Doctoral, Pasca Sarjana Ilmu Akuntansi UI, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta, Magister Informatika FT UII Yogyakarta, Magister Teknologi Informasi UGM Yogyakarta, Sekolah Vokasi UGM Yogyakarta dan STIE YKPN Yogyakarta.

3. Kesimpulan Rancangan aplikasi perizinan menggunakan sms gateway di BPMPP ini telah menghasilkan sebuah model proses bisnis yang nantinya akan berguna untuk membantu masyarakat dan pegawai. Layanan menggunakan sms gateway ini akan efektif digunakan karena didesain berdasarkan kebutuhan masyarakat untuk mendapatkan kemudahan layanan serta kepastian dari proses izin yang diajukannya. Daftar Pustaka [1] [2] [3] [4]

[5]

[6]

[7] [8] [9]

“Undang - Undang Nomer 25 Tahun 2007,” Tentang Penanaman Modal, 2007. “Peraturan Bupati Blora Nomor 72 Tahun 2011,” Tentang Pendelegasian Wewenang Penandatanganan Perizinan dan non Perizinan di Kabupaten Blora, 2011. M. Maric and B. S. El, “End user oriented e-Government model,” pp. 1609–1614, 2011. Vivanews, “Pengguna Ponsel di Indonesia Lampaui Jumlah Penduduk,” 2014. [Online]. Available: http://teknologi.news.viva.co.id/news/read/512467pengguna-ponsel-di-indonesia-lampaui-jumlah-penduduk. [Accessed: 06-Oct-2014]. N. Kartika, “Sistem Informasi Penilaian Kinerja Pegawai pada di RSUP HASAN SADIKIN Bandung Dengan Fitur Tambahan SMS Gateway,” Fak. Teh. dan Ilmu Komput. Unikom, 2012. R. Wibowo, T. Informatika, F. T. Industri, U. Gunadarma, and I. M. Bangunan, “Aplikasi izin mendirikan bangunan tempat usaha di kota depok untuk multi platform smartphone,” no. 3, 2006. J. T. Eva Kurniawaty, P. Elektronika, and N. Surabaya, “Sistem Informasi Perijinan Online Dinas Surabaya,” 2012. WahanaKomputer, Mudah Membuat Aplikasi SMS Gateway dengan CodeIgniter. 2014. Tarigan and D. Edison, Membangun SMS Gateway Berbasis Web dengan Codeigniter. 2011.

3.4-41


3.4-42

ISSN : 2302-3805

PERANCANGAN APLIKASI PERIZINAN MENGGUNAKAN SMS GATEWAY UNTUK TRACKER PROSES IZIN DI KABUPATEN BLORA

Recommend Documents