PERANAN PUBLIC RELATION DALAM MEMBANGUN CITRA MELALUI PENYELENGGARAAN EVENT-EVENT DI HOTEL KUSUMA SAHID PRINCE SURAKARTA
Untuk memenuhi sebagai persyaratan mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Public Relations
Oleh: Dilla Putri Maharani NIM D 1605030
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PUBLIC RELATION FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2008
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul : MARKETING PUBLIC RELATION LOUNCHING PRODUK APARTEMEN DAN RESORT PT. LOKA WISATA ASRI ( CLUB BALI ) Karya : Nama : MIRNA ZAKIYAH NIM
: D 1605108
Konsentrasi : Public Relations
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, ……………………………
Menyetujui Dosen Pembimbing,
Dra. Hj. Sofiah, M. Si NIP. 130 803 671
DAFTAR ISI
JUDUL ....................................................................................................................I PERSETUJUAN ........................................................................................................
II
............................................................................................................................... PENGESAHAN .........................................................................................................
III
MOTTO ..................................................................................................................IV PERSEMBAHAN ...................................................................................................... .............................................................................................................................V KATA PENGANTAR .................................................................................................. DAFTAR ISI .............................................................................................................XI
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... ........................................................................................1 B. Tujuan…………... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi dan Pengertian Public Relations .................................................. .. 6 B. Ciri-ciri Public Relations .............................................................................. 7 C. Tujuan Public Relations............................................................................... 7
VI
D. Sasaran Public Relations ............................................................................. 7 E. Fungsi Public Relations…………….…………………………………8 F. Proses Public Relations……………………………………………….9 G. Public Relation dalam perusahaan.......................................………....10 H. Citra Perusahaan...…………………………………………………...10 I.
Macam-macam Citra…...……………………………………………11
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA A. Kediaman Sang Pangeran............................................................................ 13 B. Ruang- ruang lestari.................................................................................... 14 C. Fasilitas- fasilitas yang ada di Hotel Kusuma Sahid Prince............................ 19 D. Visi, Misi, dan Motto Hotel Kusuma Sahid Prince ........................................ 20 1. Jangka Pendek...................................................................................... 20 2. Jangka Panjang..................................................................................... 21 E. Analisa SWOT Hotel Kusuma Sahid Prince................................................... 21 F. Strategi Hotel Kusuma Sahid Prince ............................................................ 23 G. Struktur Organisasi Hotel Kusuma Sahid Prince........................................... 24
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Kegiatan selama Magang ........................................................................... 26 1........................................................................................................ Pertunjuk kan Barongsai…………………………………………...27 2........................................................................................................ Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018………………....28 3........................................................................................................ Senam Bersama……………………………………………………29 4........................................................................................................ Hari Kartini………………………………………………………...31 B. Hal-hal Yang Perli Dipersiapkan dalam Penyelenggaraan event………33 C. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media……………………………………...34 1........................................................................................................ Hambata n yang Dihadapi……………………………………….…39 2........................................................................................................ Manfaat yang Didapat……………………………………………..39
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan................................................................................................. 40 B. Saran .......................................................................................................... 41
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Perkembangan dunia pariwisata saat ini sangat pesat. Setelah beberapa waktu lalu di Negara Indonesia mengalami krisis ekonomi dan masalah didalam negeri seperti teror bom dimana- mana sehingga membuat wisatawan asing enggan untuk mengunjungi Indonesia. Perkembangan pariwisata ini
dapat dilihat dari banyak
munculnya obyek- obyek wisata yang menonjolkan keindahan alamnya, peninggalan sejarah dan hal- hal yang dapat menarik wisatawan baik dalam negeri maupu luar negeri.. Berbagai kota berusaha untuk menjadikan sumber daya alam yang dimiliki untuk dijadikan obyek wisata yang bisa menarik para wisatawan untuk menambah devisa atau pendapatan di kota tersebut. Seperti halnya kota Solo yang saat ini mengembangkan pariwisata yang sudah ada dan membenahi tata kota
dengan
mengambil tema “World Harritege Cities “. Kota Solo mengadakan Solo Batik Carnival ( SBC ) yang dilaksanakan beberapa waktu lalu yang mengeksplorasi kain batik yang awalnya hanya dianggap kuno dan hanya dipakai oleh orang tua serta kalangan tertentu menjadi batik yang modern dan dan dapat dipakai oleh semua kalangan dengan designdesign yang sengaja dibuat lebih menarik dan motif- motif yang baru. Acara Solo Batik Carnival
tersebut
mampu
menyedot
perhatian
pejabat
pemerintahan
baik
pemerintahan Solo sendiri maupun di luar Solo dan para pejabat penting dari Negara
tetangga seperti contohnya duta besar Spanyol, selain itu juga menarik wisatawan asing dan lokal untuk menyaksikannya. Selama ini sektor pariwisata banyak memberikan sumbangan devisa bagi Negara sehingga sepantasnya untuk terus dikembangkan dan bahkan lebih dari itu diharapkan dapat memperluas lapangan kerja sehingga mampu meningkatkan taraf hidup masyarakat di daerah sekitar obyek wisata tersebut. Perkembangan dunia pariwisata berimbas pada perkembangan dunia bisnis perhotelan dan biro perjalanan. Perhotelan merupakan komponen utama dari obyak wisata itu sendiri karena hotel sebagai akomodasi yang menyediakan fasilitas- fasilitas penginapan, makan- minum, dan fasilitas penunjang lainnya. Industri perhotelan merupakan badan usaha yang bergerak di bidang pelayanan jasa akomodasi yang dapat menciptakan nilai tambah terhadap jasa sebagai suatu kesatuan produk baik yang nyata ( tangible product ) seperti kamar, makan- minum dan fasilitas penunjang lainnya, serta produk yang tidak nyata ( intangible product ) seperti pelayanan atau service untuk memberikan penawaran yang sebaik mungkin kepada konsumen. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, maka pihak hotel hendaknya tidak hanya menciptakan lingkungan hotel yang bersih, indah, nyaman, dan fasilitas yang memadai, namun juga harus didukung oleh factor pengelola manajerial dan system organisasi yang baik. Perkembangan bisnis perhotelan yang makin marak ini tidak lepas dari persaingan yang bertujuan untuk mencari pelanggan sebanyak mungkin dan memperluas pangsa pasar. Hal ini menimbulkan kecenderungan positif dan negative.
Kecenderungan positif yang ditimbulkan antara lain peningkatan pelayanan, penyempurnaan produk ( dalam hal ini seperti kamar- kamar, restorant, bangunan hotel, dan ruangan penunjang lainnya ), menyempurnakan dan melengkapi fasilitas, hiburan, dan variasi menu yang menarik untuk ditawarkan. Sedangkan kecenderungan negatifnya adalah adanya perang tarif dan perebutan pelanggan yang terang- terangan. Persaingan yang terbuka dan semakin ketat ini memberikan motivasi kepada tiap hotel untuk mencari kiat dan strategi agar tidak kehilangan pelanggan bahkan berusaha menambah jumlah pelanggan. Perusahaan harus menyadari bahwa tanpa adanya konsumen kesempatan bisnis akan hilang. Hal ini juga terjadi dalam dunia perhotelan, tanpa tamu maka hotel akan gulung tikar atau tidak ada kesempatan bisnis. Oleh sebab itu sebuah hotel membutuhkan strategi public relation untuk menarik pelanggan yang merupakan penyangga kelangsungan hidup hotel dan salah satu hal yang penting unutk diperhatikan, selain itu juga untuk mendukung kegiatan marketing. Pentingnya peranan public relation dalam perusahaan yang bergerak dalam bidang penyediaan jasa pelayanan seperti hotel sangat disadari betul keberadaannya. Strategi public relation itu dapat berupa komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal tersebut bertujuan untuk memberikan informasi yang sejelas- jelasnya kepada public internal hotel agar terjadi keseimbangan dalam hotel tersebut. Sedangkan komunikasi eksternal bertujuan untuk menarik pelangan ataupuan stakeholders.
Oleh sebab itu maka penulis mengambl judul “ PERANAN PUBLIC RELATION DALAM MEMBANGUN CITRA MELALUI PENYELENGGARAAN EVENT- EVENT DI HOTEL KUSUMA SAHID PRINCE “.
B. Tujuan Pelaksanaan Praktek Kuliah Kerja Media ( KKM ) Pratek kuliah kerja media merupakan persyaratan yang wajib ditempuh oleh mahasiswa semester akhir jurusan Public Relation Program Diploma III Komunikasi Terapan FISIP Universitas Sebelas Maret. Dalam kegiatan tersebut penulis dapat menerapkan dan membandingkan ilmu pengetahuan yang diperoleh selama dibangku kuliah dengan suasana kerja yang ssungguhnya. Berdasarkan hasil praktek kerja media akan disusun dalam bentuk Laporan Kuliah kerja Media. Adapun maksud penulis mengambil judul “ PERANAN PUBLIC RELATION DALAM MEMBANGUN CITRA MELALUI PENYELENGARAAN EVENT- EVENT DI HOTEL KUSUMA SAHID PRINCE “ adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui peranan Public Relation di Hotel Kusuma Sahid Prince. 2. Untuk mengetahui arti citra di Hotel Kusuma Sahid Prince. 3. Untuk mengetahui strategi Public Relation dalam membangun citra. 4. Untuk mengetahui fungsi memorandum dan pembuatan memorandum. 5. Untuk mengetahui pengertian EOU dan fungsinya. 6. Untuk mengetahui langkah- langkah dalam penyelenggaraan event – event yang dilakukan oleh Public Relation Hotel Kusuma Sahid Prince.
7. Untuk mengetahui peranan Public Relation dalam Mendukung kegiatan Merketing.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Definisi Public Relations Public Relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan dan kegiatan yang diharapkan akan muncul dampak, yaitu berupa perubahan positif. Pengertian Public Relatios lebih luas daripada periklanan dan pemasaran.
“ Public Relations adalah sesuatu yang menerangkan keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun keluar antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan- tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian “ . ( Frank Jefkins, 1995 : 9 )
Definisi yang diberikan Frank Jefkins diatas memberi pemahaman yang sangat jelas tentang Public Relation, juga untuk memberi penjelasan perbedaan Public Relation dan iklian. Public Relation menyangkut seluruh komunikasi yang berlangsung pada suatu organisasi dengan suatu perencanaan yang jelas dan tujuan yang sangat spesifik, dalam hal ini adalah pembangunan citra tentang perusahaan atau organisasi tersebut kepada
masyarakat. Sedangkan iklan hanya sebatas pada pemasaran yang memasarkan serta menawarka produk- produk atau jasa yang dihasilkan oleh suatu perusahaan atau suatu instansi. B. Ciri- Ciri Public Relations Menurut Prof. Drs. Onong U. Effendy, M.A adapun cirri-ciri Public Relation sebagai berikut : 1. Komunikasi yang dilancarkan berlangsung 2 arah secara timbal balik. 2. Kegiatng yang dilakukan terdiri atas perusahaan informasi, penggiatan persuasi dan pengkajian pendapat umum. 3. Tujuan yang hendak dicapai adalah tujuan organisasi tempat Publik Relation menginduk. 4. Sasaran yang dituju adalah khalayak di dalam organisaasi dan khalayak di luar organisasi. 5. Efek yang diharapkan adalah terbinanya hubungan yang harmonis antara organisasi dan khalayak. ( Onong. U. Effendy, 1984 : 132 )
C.Tujuan Public Relation Berdasarkan definisi yang dikemukakan oleh Frank Jafkins, tujuan Public Relation tidak hanya terbatas pada saling pengertian saja, tetapi juga berbagai macam tujuan khusus yang sedikit banyak berkaitan dengan saling pengertian. Tujuan khusus tersebut adalah penanggulangan masalah- masalah komunakasi yang memerlukan suatu perubahan tertentu, perubahan yang diharapkan adalah perubahan positif. ( Frank Jefkins, 1995 : 9 )
D. Sasaran Public Relation
Sasaran Public Relation adalah arang- orang yang mempunyai kaitan kepentingan dengan suatu organisasi yang melancarkan kegiatan Public Relation. Maka Public dalam hal ini diklasifikasikan menjadi : 1. Pemerintah, sebagai pengelola Negara yang sangat menentukan eksistansi setiap perusahaan. 2. Opinion Leader, yang juga sebagai penentu atau panutan bagi masyarakat lainnya mengenai tanggapan positif atau negative tentang aktivitas dan operasional perusahaan. 3. Konsumen atau pengguna jasa, yang harus mendapat layanan terbaik, merasa nyaman dan puas. 4. Mitra kerja dan rekanan perusahaan, sebagai penunjang keberhasilan bisnis dan usaha perusahaan. 5. Komunitas masyarakat di sekitar perusahaan. 6. Public internal, karyawan, pemilik dan pemegang saham, sebagai pengelola atau pekerja perlu diperhatikan sebagai penunjuang kekuatan dari dalam perusahaan. 7. Media massa sebagai mitra kerja untuk membentuk opini public menguntungkan.
E. Fungsi Public Relation Mengenai konsep fungsional Publc Relation, Scott M Cutlip dan Allen Center dalam bukunya Efective Public Relation, memberi penjelasan sebagai berikut : 1. To facilitate and insure an inflow of representative opinions frim an organization may be kept compatible with the diverse needs and views of these public.
( memudahkan dan menjamin arus opini yang bersifat mewakili dari public- public suatu organisasi, sehingga kebijaksanaan serta operasionalisasi organisasi dapat dipelihara keserasiannya dengan kebutuhan dan pandangan public- public tersebut ). 2. To counsel management on ways and means on shoping an organization’s policies and operation to gain maximum public acceptance. ( Menasehati manajemen mengenai jalan dan cara menyusun kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi untuk dapat diterima secara maksimal oleh public ). 3. To devise and implement programs that will gain wide and favorable interpretations of an organization’s policies and operations. ( Merencanakan dan melaksanakan program- program yang dapat menimbulkan penafsiran yang menyenangkan terhadap kebijaksanaan dan operasionalisasi organisasi ).
Sedangkan Menurut Bertrand R. Canfield dalm bukunya “ Public Relation Principles and Problems “, mengemukakan fungsi Public Relation sebagai berikut : a. It should sarve the public’s interest ( Mengabdi kepada kepentingan umum ). b. Maintain good communications ( Memelihara komukasi yang baik ). c. Stress good morals and manners ( Menitikberatkan moral dan perilaku yang baik ). ( Effendy, 2002 ; 34- 35 )
F. Proses Public Relation
Metode komunikasi untuk public relation secara spesifik lagi diutarakan oleh Cutlip dan Camnter yang dikutip oleh Rhenald Kasali dimana komunikasi yang efektif harus dilaksanakan melalui empat tahap, yaitu : 1. Fact Finding ( Pengumpulan fakta, data dan informasi ) Dalam tahap ini seorang praktisi Public relation perlu melibatkan diri dalam penelitian dan pengumpulan fakta. Selain itu praktisi Public Relation mempelajari dan membaca terus pengertian, opini, sikap, dan perilaku mereka yang berkepentingan dana terpengaruh oleh sikap dan tindakan perusahaan. 2. Planing And Programming ( perencanaan dan program ) Pada tahap ini seorang praktisi Public Relation sudah menemukan penyebab tiombulnya permasalahan dan sudah siap dengan langkah- langkah pemecahan atau pencegahan. Hal ini diperlukan kerjasama berbagai pihak untuk melaksanakan strategi yang sudah ditentukan sebagai pemecahan masalah. 3. Taking Action And Communication ( aksi dan komunikasi ) Aksi dan komunikasi harus dikaitkan dengan goals dan objective yang spesifik, kemana citra perusahaan akan diarahkan. 4. Evaluating ( Evaluasi Program ) Program Public Relation selalu dimulai dengan pengumpulan fakta, untuk mengetahui apakah prosesnya sudah selesai atau belum seorang praktisi Public Realation perlu melakukan evaluasi langkah- langkah yang telah diambil. Tahap ini
akan melibatkan pangukuran atas hasil tindakan di masa lalu. Penyesuaian dapat dibuat dalam program yang sama atau setelah sesuatu masa berakhir.
G. Public Relation dalam Perusahaan Dalam suatu perusahaan public yang bersifat terbuka ( Emiten yang go- public di pasar bursa ) dan perusahaan besar ( Holding Company ) yang tidak harus berbentuk perusahaan yang telah go public, serta perusahaan jasa perbankan swasta, asuransi, perhotalan, jasa angkutan dan dan jasa komunikasi, baik terdapat pada perusahaan cetak maupun elektronik yang di dalamnya terdapat sebuah kelembagaan, yaitu sekretaris perusahaan ( Corporate Secretary ) ada juga yang menyebut Corporate Communications. Walaupun begitu boleh dikatakan hampir semua kegiatan pada Corporate Secretary
dan Corpotare Communications pada sebuah instansi atau
periusahaan adalah berkaitan dengan fungsi Public Relation. Akan tetapi perbedaan antara fungsi Public Relation dengan sekretaris perusahaan adalah berhadapan dengan konsekuensi pada siapa yang menjadi public sasarannya. Public atau khal;ayak sasarannya target audience tidak lagi bersifat umum, tetapi lebih khusus missal para investor, nasabah, kreditor, pers, pemerintah, dan sebagainya yang memliki tingkat sosial, ekonomi dan kemampuan tentang penguasaan, pengetahuan yang rata- rat a lebih tinggi dan lebih kritis.
H. Citra Perusahaan
Citra bukanlah sesuatu yang terpisah dari bisnis, tetapi citra adalah bisnis itu sendiri dan untuk mempertahankannya dibutuhkan komitmen dari manajemen perusahan dan disinilah Public Relation sangat berperan.
Citra adalah tujuan utama dan sekaligus merupakan reputasi dan prestasi yang hendak dicapai bagi dunia Public Relation. Pengertian citra itu sendiri abstrak ( intangible ) dan tidak dapat diukur secara matematis, tetapi wujudkan bisa drasakan dari hasil penilaian baik atau buruk seperti penerimaan dan tanggapan baik positif maupun negative yang khususnya dating dari public ( khalayak sasaran ) dan masyarakat luas pada umumnya. ( Rosady Ruslan, 2001 : 70 )
Citra adalah kesan yang diperoleh seseorang berdasarkan pengetahuan dan pengertiannya tentang fakta- fakta atau kenyataan. Untuk mengetahui citra seseorang terhadap suatu objek dapat diketahui dari sikapnya terhadap obyek tersebut. ( S. Soemirat dan Elvina, 2005 : 14 )
Citra Perusahaan ( corporated image ) adalah gagasan atau persepsi mental dari khalayak itu sendiri. Citra perusahaan bisa bervariasi dan tidak sesuai dengan sesungguhnya, bergantung pada sejauh mana khalayak itu berhubungan dengan ( dan mengetahui tentang ) perusahaan yang bersangkutan atas dasar itulah perusahaanharus senantiasa berusaha menciptakan hubungan yang baik antara pihaknya sendiri dan segenap unsure yang menjadi khalayak atau konsumennya, yakni mulai dari pamagang saham perusahaan tidak bisa direkayasa, namun citra dipersepsikan secara salah biasa diluruskan melalui penyebaran informasi dan pembeberan fakta- fakta yang relevan.
( Frank Jefkins, 1995 : 56 )
I.
Macam – Macam Citra Ada beberapa jenis citra ( image ), yaitu : 1. Citra bayangan, yaitu citra yang dianut oleh orang dalam, mengenai pandangan luar terhadap organisasinya. 2. Citra yang berlaku, yaitu citra atau pemahaman yang melekat pada pihak- pihak luar mengenai suatu organisasi. 3. Citra perusahaan lembaga, yaitu citra dan suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan citra atas produk atau pelayanannya. 4. Citra yang diharapkan, yaitu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen. Biasanya lebih baik dari citra yang sesungguhnya. 5. Citra Majemuk, yaitu citra suatu organisasi secara keseluruhan. Jumlah citra yang dimiliki suatu perusahaan boleh dikatakan sama banyaknya dengan jumlah pegawai yang dimiliki. Maka variasi citra itu harus ditekan seminimal mungkin dan citra organisasi harus ditegakkan. ( Rusady Ruslan, 2001: 70- 75 )
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA
A.
Kediaman Sang Pangeran Hotel modern dan megah dengan fasilias bintang empat bernama Kusuma Sahid Prince yang berada di Jl Sugiyopranoto No 20 Solo ini, memiliki latar belakang sejarah yang panjang dan penting bagi masyarakat Surakarta. Oleh sebab itu, manajemen senantisa berusaha keras bagaimana memelihara nilai-nilai budaya dan tradisi Jawa yang ada di dalam hotel ini bersamaan dengan laju arus globalisasi yang menuntut modernisasi disegala bidang. Berawal dari kediman seorang pangeran, bangunan yang telah dirombak di beberapa bagian namun mempertahankan estetika dan nilai- nilai filosofi bangunan khas Jawa ini, kini telah berkembang menjadi salah satuhotel terkemuka di Kota Surakarta. Jauh sebelum berkembang menjadi kota modern seperti sekarang ini, Surakarta sudah terkenal sebagai wilayah pusat kebudayaan Jawa yang adiluhung. Pada era Pakubuwowno X Hotel Kusuma Sahid Prince sejarahnya mulai terukir. Raja yang mempunyai dua permaisuri dan 30 orang garwa ampeyan ( selir ) itu dikaruniai 63 orang petera- puteri. Salah satu petera Pakubuwono X adalah Pangeran Abimanyu yang lahir pada tahun 1907. Pangran Abimanyu adalah putera ke-5 dari garwa ampeyan ( selir ) yang bernama K.B.R.A.Y Retnopurnomo. Setelah dewasa,
Pangran Abimanyu bergalar Kanjeng Gusti Pangeran Haryo Kusumoyudo. Pangeran Kusumoyudo oleh ayahandanya diberi sebuah rumah tinggal yang cukup besar dan luas yang kemudian terkenal sebagai Dalem Kusumoyudan dengan arsitektur campuran Jawa dan Belanda. B.
Ruangan- ruangan Lestari Dalem Kusumoyudan yang luasnya 17.750 m2 di dangun dengan ruangan dan tempat yang disesuiakan dengan penggunaan untuk keperluan seorang pangeran dan keluarga besarnya. Secara global bangunan di Dalem Kusumoyudan terdiri dari beberapa bagian yang hingga kini tetap dilastarikan sebagai bagian dari nguri- uri budaya Jawi. Ruangan- ruangan itu di antaranya adalah bagian induk atau bagian utama yaitu mulai dari pendapa, pringgitan, dalem, krobokan/petanan, sentong kiwa- tengen dan kamar- kamar Pangeran Kusumoyudo serta gandok kiwa- tengan. Sebelah kiri bangunan utama terdapt bangunan yang direuntukan bagi Mertua Pangeran Kusumoyudo dengan sebutan Dalem Suryoprajan yang sekaligus segai tempat para abdi dalem. Sebelah kanan dari bangunan utama terdapat bangunan Keputren ( yang diperuntukkan bagi Garwa Ampil dan para putra- putri Pangeran Kusumiyudo ). Bagian belakang dari keputren terdapat sebuah bangunan yang bernama Pracimulyo yang diperutukkan bagi Garwa Padmi yaitu Gusti R. Ay. Angger. Ditilik dari filosofi Jawa, setiap ruangan di Dalem Kusumoyudan mempunyai fungsi dan makna yang berbeda- beda sesuai dengan nama ruangan itu.
1. Pendapa Yaitu ruangan tempat menerima tamu- tamu, mengadakan acara- acara yang tidak resmi dan untuk latihan tarian Jawa putra wayah maupun sentana dalem. Di pendapa biasanya ada seperangkat gamelan yang diletakkan di sebelah kiri ruangan. Pendapa sekarang oleh manajemen Hotel Sahid kusuma Raya telah difungsikan sebagai lobby berjarakter. Rumah pangeran dengan 10 pilar putih yang anggun dan setiap sore penabuh gamelan Jawa dan pesindennya melantunkan gendhing- gendhing Jawa yang merdu dan agung. 2. Pringgitan Berada di sebelah dalam dan menyatu dengan pendapa. Pringgitan ( dari kata ringgit yang berarti wayang ) adalah ruangan unutk pagelaran / pertunjukkan wayang kulit. Di ruangan pringgitan ini, yang sekarang bernama Ruang Pantiarjo masih dilestarikan pintu- pintu dengan ornamen ukiran peninggalan Pangeran Kusumoyudo yang dapat dilihat di setiap pintu tertera logo P.K.J singkatandari Pangeran Kusumoyudo. Langit- langit yang tinggi, ruangan yang terbuka mmbuat pendapa dan pringgitan sejuk walaupun tanpa alat pendingin. 3. Dalem Di dalam rumah yang berarsitek Jawa, selalu ada ruangan yang disebut Dalem. Dalem biasanya dipergunakan untuk acara resmi seperti pisowanan ( acara menghadap raja / pangeran ), dan upacara- upacara yang bersifat sakral, seperti pernikahan, khitanan, kematian, dan lain- lainnya.
Di ruang Dalem di Kusumoyudan ini ada empat buah saka guru ( 4 tiang penyangga utama ) dan kayu jati tua dan berkualitas baik untuk menyangga atap. Lantai di Dalem lebih tinggi dari lantai pendapa dan pringgitan kerana lantai yang tinggi tersebut adalah untuk duduk tanpa kursi ( duduk bersila / lesehan ). 4. Krobongan / Petanen Krobongan atau petanen adalah ruangan kecil yang berada di tengah Dalem diantara dua senthong ( kamar ) yang mengapitnya. Di dalam ruangan yang menyerupai tempat tidur ini ada hiasan kasur dan bantal yang tutupnya terbuat dari kain cinde, disusun secar indah serta diberi kelambu. Di antara langiat- langit ada tunas kelapa, seikat padi dan lampu yang digantung, sebagai lambang kesuburan, kemakmuran, dan kebahagiaan yang langgeng. Di depan krobongan dipasang sepasang patung Sri Sadono dan Dewi Sri, kendi ( tempat air ) dan klemuk ( tampat biji- bijian ) sebagai lambang kesuburan dan keberuntungan. Ruangan Dalem dan krobangan sekarang bernama Ruang Sriwadari, dipergunakan oleh hotel sebagai ruang makan atau ruang pertemuan. Terdapt empat kamar utama di sebelah Dalem kiri kanan krobongan. Kamar- kamar tidur yang berukuran 6 x 6 ini adalah ruangan dari luar daun pintu terlihat seperti daun almari hias. Namun ternyata diantara pintu- pintu tersebut terdapt ruangan cukup untuk berdiri dua orang. Apabila ditutup dapat untuk bersembunyi. Konon pada waktu itu ada lorong rahasia di bawahnya. Kamar- kamar tidur terseut sekarang dilestarikan dan
direnovasi menjadi Royal Suite ( Presidential Suite ) dimana beberapa tamu negara yang berkunjung di Solo telah bermalam di sana. Selain itu ruangan yang ada di bangunan utama ada pula ruangan yang disebut gandhok. Gandhok adalah di kiri kanan Dalem, biasanya untuk ruangan keluarga atau ruang makan. Gandhok sebelah timur sekarang menjadi restauran hotel dengan nama Gambir Sekethi Restaurant dan di sebelah barat dipakai untuk Kantor Executive. Dahulu kamar- kamar para istri, putra dan para abdi dalem ( pembantu ) ada di sebelah kiri dan kanan bengunan utama, termasuk juga gudang, dapur dan tempat kereta titihan. Berhubung kamar- kamar tersebut akan dipergunakan untuk kamar- kamar tamu hotel, maka harus dirombak total mengingat ukuran dan bangunannya tidak sesuai dan tidak dapat dipertahankan. Dalem Kusumoyudan dahulu memang banyak dimanfaatkan untuk pertemuanpertemuan dan tempat keramaian karena Pangeran Kusumoyudo memang senang apabila kediamannya dipakai untuk berkumpul. Pangeran Kusumoyudo wafat pada tahun 1956. Setalah beliau wafat, Ndalem Kusumoyudan dipakai oleh putra- putri beliau dan kelaurga. Pada tahun 1961 ole ahli waris, Dalem Kusumoyudan dijual kepada H. Mursidi Effendi pemilik PT. IFCO, sebuah perusahaan dagang yang bergerak dibidang assembling sepeda dan mesin jahit. Gedung ini pernah pula dipakai sebagai kampus Universitas Cokroaminoto, sebuah universitas swasta di Solo antara tahun 1964- 1970.
Selama memiliki Dalem Kusumoyudan Bapak H. Mursidi Effendi hidupnya gelisah, selalu mendapat gangguan dan cobaan yang tak kunjung usai, usahanya nyaris bangkrut. Bapak H. Mursidi Effendi bertemu dengan Bapak Sukamdani Gitosardjono di jakarta dan menawarkan Dalem Kusumoyudan tersebut dan datang ke rumah kediaman Bapak Sukamdani di Jl. Radio Dalem Raya no. 9 Jakarta Selatan untuk melanjutkan pembicaraan jual beli Dalem Kusumoyudan yang akhirnya disepakati dengan harga Rp. 25.000.000,- ( dua puluh lima juta rupiah ) sedang biaya pembebasan para penghuni ( megarsari ) dll ditanggung oleh pembeli pada tahun 1970. Sebagai tindak lanjut dari kepemilikan Dalem tersebut, Bapak Sukamdani berencana menjadikan bangunan itu sebagai sebuah hotel, dalam mengantisipasi perkembangan kota Solo sebagai kota pariwisata. Maka pada tnggal 26 Oktober 1974 dilakukan peletakkan batu pertama pembangunan hotel oleh Gusti Kanjeng Putri Mangkunegoro VIII dan Penanaman Prasasti oleh Presiden Sahid Group Bapak Sukamdani S. Gitosardjono. Pembangunan hotel selesai tahun 1977, dan pada tanggal 8 Juli 1977 diresmikan pembukaannya oleh Bapak Ahmad Tahir, Sekretaris Jendral Departemen Perhubungan, mewakili Menteri Perhubungan R.I. hotel yang pada awalnya memiliki 28 bungalow itu, diberi nama Kusuma Sahid Prince Hotel. Bulan Oktober 1977, manajemen menambah 18 kamar Cabanas dan pada tanggal 8 Juli 1980 ada penambahan 36 kamar di Moderate sehingga total kamar mencapai 82 buah denan kategori hotel berbintang tiga. Pada tahun 1981, kamar terus berkembang dan bertambah 12 kamar dan 1 Royal Suite untuk melestarikan bekas kamar tidur Pangeran Kusumoyudo di bangunan utama. Kusuma Sahid Prince Hotel
diresmikan sebagai hotel berbintang empat pada tahun 1985, dengan penambahanpanambahan fasilitas dan menjadi hotel pilihan utama di koat Solo dengan keunikan dan sejarah yang ada di dalamnya. Pada tanggal 8 Juli 1995 bertepatan dengan HUT ke-18, Hotel Kusuma Sahid Prince menambah 18 kamar Extantion yang terdiri dari kamar- kamar Suite serta Griyadi Sahid Kusuma, unit kamar baru dengan 20 kamar sehingga total kamar di Hotel Sahid Kusuma sekarang menjadi 121 kamar. Hotel Kusuma Sahid Prince tetap melestarikan peninggalan bangunan yang penuh sejarah, arsitektur dan budaya Jawa yang dipadukan dengan pelayanan yang profesional, dilengkapi dengan fasilitas modern, unutk menyambut tamu- tamu yang akan datang berkunjung. C.
Fasilitas- fasilitas yang ada di Hotel Kusuma Sahid Prince. Hotel Kusuma Sahid Prince mempunyai beberapa fasilitas antara lain : 1. Functions Rooms ( Lobby, Pantiarjo, Sriwedari, Dewandaru, Tirtasari ). 2. Laundry & Dry Cleaning. 3. Madugondho Bar & Karaoke. 4. Tirtasari Swimming Pool ( Open Daily 10.00- 18.00 WIB ). 5. Sunken Bar ( Open Daily 06.00- 18.00 WIB ) 6. Galeri UKM. 7. Sekretariat Griyo Kulo. 8. Revuina Batik & Drug Store. 9. Aloha Internet ( Open Daily 08.00- 23.00 WIB ).
10. Kusuma Essentia Gaya Spa ( Open Daily 10.00- 22.00 Wib ). 11. Melati Salon for ladies and gantleman D.
Visi, Misi, dan Motto Hotel Kusuma Sahid Prince. Untuk mencapi tujuan atau goals kita perlu menyusun Program / Planning yang baik dan berorentasi pada peningkatan mutu product dan pelayanan. Program tersebut atau visi dan misi tidak akan berjalan efektif tanpa dukungan dari seluruh staff dan karyawan. 1. Jangka Pendek a. Meningkatkan dan mengoptimalkan kemampuan karyawan, partimer. Trinee diadakan ( classes, training, familisation dan lain- lain ) b. Meningkatkan pengetahuan dengan cara survei ke Hotel Kompetitor. c. Meningkatkan komunikasi, informasi, koordinasi, sesama agar tercipta suasana yang kondusif di tempat kerja. d. Membuat product unggulan dan diprimosikan agar menjadi Barnd Image. e. Menciptakan nuansa baru di semua outlet agar tamu tidak bosan f.
Pengendalian Expanses tanpa mengurangi Quality dan Quantity Product.
2. Jangka Panjang a. Menggantikan peralatan yang lama sesuai klasifikasi hotel berbintang.
b. Mengirim tenaga waiter / cook untuk trainning di Hotel Chance dalam rangka peningkatan mutu product & service. c. Mengoptimalkan outlet yang ada agar mendatangkan sales. d. Membaut Action Plan dan dibuat promotif agar tamu tertarik untuk datang. e. Kaderisasi kepemimpinan. E.
Analisa SWOT Hotel Kusuma Sahid Prince. Setalah kita tentukan program / Visi & Misi, harus diperthatikan juga tentang faktor penunjang antara lain ( kekuatan, kelemahan, kesempatan, ancaman ) atau lebih dikenal dengan SWOT analisis. SWOT ini harus icari dan dipecahkan bersama seluruh staff atau karyawan. STRENGHT ( Kekuatan ) 1. Lobby dengan arsitektur Jawa dan luas, yang baru- baru ini Hotel Kusuma Sahid Prince melakukan renovasi untuk mempercantik gedung sehingga lebih megah dan modern. 2. standart pelayanan ramah tamah, profesional, dan menonjolkan budaya jawa dengan memakai kebaya dan blangkon. 3. Lokasi restaurant dan bar yang indah dan dekat kolam renang. 4. flexibilitas ruangan yang dimiliki.
WEAKNESS ( Kelemahan ) 1. Terbatasnya tenaga kerja.
2. Room service terlalu lama karena lokasi. 3. Air yang kadang mati dan berwarna hitam. 4. Kurang promosi, variasi menu unggulan belum dikenal. 5. Equipment yang beraneka merk dan produk old fashion. 6. Tipe kamar standart yang sudah butuh ranovasi. OPPORTUNITY ( Kesempatan ) 1. Table Manner dari sekolah, organisasi kemasyarakatan dan pemerintahan. 2. Poll plaza untuk BBQ dan pesta kebun. 3. Banyak Function Rooms yang dapat digunakan untuk meeting dan kegiatan lain. 4. Kerjasama dengan Catering untuk wedding karena harga yang rendah, dan keuntungan yang tinggi. 5. Kerjasama dengan Event Organizer / pihak lain untuk mengadakan event. THREAT ( Ancaman ) 1. Banyak tenaga partimer, tidak standart pelayanan, tanggung jawab kurang. 2. perbandingan upah kerja. 3. bertambahnya Hotel baru dan restaurant baru.
F.
Strategi Hotel Kusuma Sahid Prince Setelah melihat dan mencermati analisa berdasarkan SWOT maka dapat ditentukan strategi agar dapat mencapai tujuan atau target budget yang ditentukan oleh manajemen. Maka dapat menentukan strategi antara lain : 1. Ketenaga kerjaan a. Menambah karyawan yang berkualitas. b. Memberikan Classes, Training, Competation, Familysation. Seperti yang dilakukan dengan memberikan les bahasa inggris untuk karyawan yang masih muda dari tiap- tiap departemen. 2. Berupaya agar tamu datang ke Hotel Kusuma Sahid Prince : a. Promosi tentang apa yang kita jual, kita miliki, keunggulan- keunggulan, dan special event. b. Promosi variasi menu dan kreasi chef. c. Memberikan paket- paket dengan spesial discount, seperti contoh paket 80-an dan paket Griyokulo. d. Membangun image masyarakat dengan keantikan hotel menandakan bahwa kita lebih berpengalaman.
3. Menjaga keberadaan tamu untuk tetap tinggal dan puas : a. Mempertahankan mutu produk dan mutu service. b. Meminimalkan kesalahan-kesalahan. c. Kreasi menu dengan harga yang fleksibel. d. Memberikan special discount. G.
Struktur Organisasi. Struktur organisasi dalam Hotel Kusuma Sahid Prince sebagai berikut :
General Manager
Resident Manager
SM
ACC
FO
FB
Keterangan : SM
: Sales Marketing
ACC
: Accounting
FO
: Front Office
FB : Food & Baverage HK
: House Keeping
HRD
: Human Resouce Development
HK
HRD
Kitchen
Struktur Orgnisasi dalam marketing departemen antara lain :
General Manager
Resident Manager
Sales & Marketing Manager
Ass. S&MM
PRO
SE
SR
secretary
Keterangan : PRO
: Public Relation Officer
Ass.S&MM
: Assisten Sales & Marketing Manager
SE
: Sales Executive
SR
: Sales Representative
Art
: Artman
Art
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Media. Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media ( KKM ) di sebuah hotel di Surakarta yaitu Hotel Kusuma Sahid Prince yang beralamat di Jl. Sugiyopranoto No. 20 Surakarta di Public Relation yang masih dalam departemen marketing. Public Relation dalam Hotel Kusuma Sahid Prince kegiatan dan tugas- tugasnya mendukung dari kegiatan marketing dan bertujuan untuk menjual fasilitas yang ada di Hotel Kusuma Sahid Prince. Namun tidak hanya pengetahuan- pengetahuan di bagian Public Relation saja yang di dapat selama kuliah kerja media di Hotel Kusuma Sahid Prince penulis juga belajar banyak hal dan mendapatkan pengalaman yang banyak dan tidak didapat di bangku kuliah. Selama kuliah kerja media di Kusuma Sahid Prince yaitu selama 2 bulan terhitung 11 Februari sampai 30 April 2008 dengan 8 jam kerja yang dimulai pukul 08.00 wib – 16.00 wib. Selama kuliah kerja media penulis dibawah asuhan Anestasia Briliyanti ( Mba Anes ) yang merupakan Public Relation Officer di Hotel Kusuma Sahid Prince. Selama kurun waktu 2 bulan tersebut penulis mengikuti berbagai kegiatan dan tugas Public Relation yang bertujuan untuk membangun citra yang baik dimata masyarakat. Ada beberapa strategi untuk membangun citra yang baik yang dilakukan oleh Pubilc Relation Hotel Kusuma Sahid Prince, yaitu talk show di stasiun tv dan radio, media gathering, serta penyelenggaraan event- event yang menarik. Talk show yang dilakukan di stasiun
tv lokal yaitu TA tv dan Jogja tv, sedangkan media gathering seperti gathering tempo di Hotel Santika Yogyakarta beberapa waktu lalu. Penyelenggaraan event- event yang penulis yang bisa diikuti selama kuliah kerja media di Hotel Kusuma Sahid Prince antara lain : 1. Pertunjukan Barongsai Dalam memperingati hari imlek atau cap gomeh 2559, Hotel Kusuma Sahid Prince mengadakan pertunjukan barongsai pada tanggal 21 Februari 2008. Acara ini terlaksana atas kerjasama Hotel Kusuma Sahid Prince dengan Trio Entertainment ( Event Organizer ) dan minuman multi vitamin ( kretingdaeng ). Dari acara tersebut, pihak sponsor memperoleh publikasi dan Hotel Kusuma Sahid Prince menyediakan tempat. Acara ini ditonton oleh penduduk sekitar dan para karyawan Hotel Kusuma Sahid Prince. Acara tersebut diadakan di area parkir Hotel Kusuma sahid Prince serta melakukan pawai ke Hotel Griyadi. Yang penulis lakukan dalam persiapan acara adalah : a. Menyiapkan angpow atau uang tempel yang akan diberikan untuk barongsai. b. Menghubungi semua departemen untuk menyaksikan pertunjukkan tersebut. Yang penulis lakukan dalam acara tersebut adalah taking picture untuk dokumentasi hotel. Setelah acara selesai penulis membuat release berkenaan dengan acara tersebut yang akan di kirimkan ke media- media yang terkait dengan Hotel Kusuma Sahid Prince.
2. Lomba Menggambar Wajah Kota Solo di Tahun 2018. Untuk merayakan Ulang Tahun Bp. Sukamdani G. Sardjono selaku Vice Chairman & Vice President Sahid Group yang ke-80 tahun pada tanggal 14 Maret 2008, Hotel Kusuma Sahid Prince mengadakan “Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018” yang diadakan pada 23 Maret 2008 di Tirtasari Room. Acara ini atas kerjasama Hotel Kusuma Sahid Prince dengan Pringsewu dengan memberikan voucher makan dan Kiki dengan memberikan kertas dan alat gambar. Lomba ini dikuti oleh siswa- siswa SD ( 3-6 ) dan siswa- siswa SMP ( 1-3 ) dari berbagai SD dan SMP di Surakarta. Lomba ini memperebutkan Piala Walikota dan Uang Pembinaan yang juga dimeriahkan oleh hiburan sulap. Lomba ini dengan persyaratan siswa SD menggunakan pensil warna atau crayon dalam menggambar dan siswa SMP menggunakan cat air. Promosi yang dilakukan dengan penyebaran brosur atau flyer dan proposal ke setiap SD dan SMP di Surakarta, serta brosur dan flyer untuk penduduk sekitar. Penulis ikut dalam persiapan, antara lain : a. Membantu dalam mendesign brosur atau flyer. b. Membantu dalam pembuatan ID Card untuk peserta. c. Mempersiapkan hadiah. d. Membantu dalam pembuatan piagam. Penulis dalam acara melakukan sebagai berkut : a. Menjadi panitia dalam pendaftaran peserta dalam acara tersebut. b. Taking picture untuk dokumentasi hotel.
Penulis setelah acara melakukan hal- hal sebagai berikut : a. Membuat laporan pertanggungjawaban. b. Membuat release terkait dengan acara Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018. 3. Senam Bersama. Acara senam bersama ini dilaksanakan pada tanggal 12 April 2008 atas kerjasama Hotel Kusuma Sahid Prince dengan Trio Entertainment ( Event Organizer ) serta mutivitamin Enervon C. Dari pihak Hotel Kusuma Sahid Prince memberikan voucher renang untuk hadiah dan doorprize, tempat, dan makanan. Sedangkan dari pihak sponsor memperoleh publikasi dan Enervon C mendapat stand di tempat kegiatan. Acara senam ini dilakukan pada Sabtu pagi di area parkir Hotel Kusuma Sahid Prince yang bisa di ikuti oleh para karyawan, tamu hotel dan para penduduk sekitar. Acara tersebut menberikan berbagai macam doorprize yang dipersembahkan oleh Hotel Kusuma Sahid Prince dan Enervon C. Promosi yang dilakukan untuk acara tersebut dengan penyebaran brosur atau flyer melalui bagian receptiont, stand- stand yang ada di dalam Hotel antara lain Revina Batik & Drug Store dan Aloha Net, serta penyebaran langsung ke masyarakat sekitar.
Dalam acara ini penulis melakukan persipan antara lain : a. Membuat dan menyebarkan memorandum. b. Menghubungi departemen terkait melalui memorandum, dalam hal ini adalah : 1) HRD Departemen sehubungan dengan security untuk pengosongan area parkir di hari Sabtu. 2) Food&Beverage departemen sehubungan dengan makanan yang perlu dipersiapkan untuk acara tersebut. 3) House Keeping departemen untuk menyiapkan panggung. 4) Engeenering Departemen untuk menyiapkan sound system. c. Mempersiapkan hadiah- hadiah yang akan diberikan baik dari pihak Hotel sendiri ataupun dari pihak sponsor. Dalam penyelenggaraan acara tersebut penulis melakukan hal- hal sebagai berikut : a. Mengecek lokasi untuk acara tersebut. a.
Taking picture untuk dokumentasi hotel.
Setelah acara selesai penulis membantu dalam pembuatan thanks letter yang ditujukan untuk pihak sponsor. Acara tersebut di ikuti oleh para karyawan dan keluarga, para ibu- ibu arisan Hotel Kusuma Sahid Prince, serta masyarakat sekitar.
Acara senam bersama di Hotel Kusuma Sahid Prince ini menjadi agenda kegitan yang dilakukan setiap Sabtu yang diikuti oleh para karyawan, dan para penduduk sekitar. 4. Hari Kartini. Memperingati Hari kartini pada tanggal 21 April ini. Public Relation mengadakan acara untuk memperingatinya dengan berbagai macam lomba yang diikuti oleh para karyawan Hotel Kusuma Sahid Prince dari tiap departemen. Acara ini di sponsori oleh Tupperware dan batik dari CV. Ekokapti dan Mac Mohan yang digunakan untuk hadiah dan doorprize.pihak sponsor dari Tupperware mendapat complimentary kamar sedangkan sponsor batik dari CV. Ekokapti dan Mac Mohan mendapatkan publikasi. Acara ini dilaksanakan di tirtasari room Hotel Kusuma Sahid Prince. Lomba- lomba yang diadakan antara lain : a. Lomba gulung stagen. b. Lomba miru kain c. Lomba mencari pasangan dengan mata tertutup. d. Lomba merias wajah dengan mata tertutup. e. Lomba fashion show pria dengan kebaya. Dalam acara ini penulis ikut dalam persiapan antara lain : a. Mencari lokasi untuk acara hari kartini. b. Mencari sponsor dalam hal ini adalah Tupperware dan batik dengan perjanjian semi barter dengan complimentary kamar.
c. Membuat memorandum. d. Menghubungi departemen terkait dengan memorandum, antara lain : 1. House Keeping untuk menyiapkan panggung. 2. Engeenering untuk menyiapkan sound system. 3. Food&Beverage menyiapkan makanan untuk acara tersebut serta menyiapkan organ tunggal. 4. Serta tiap- tiap departemen untuk mengirmkan nama- nama calon peserta. e. Mempersiapkan hadiah dan dan doorprize. f.
Menyiapkan piagam penghargaan untuk wanita yang dianggap sebagai kartini masa kini.
g. Membuat complimentary kamar. Dalam acara tersebut penulis melakukan cek ruangan yang akan dipakai,taking picture dan berlaku sebagai panitia lomba. Lomba gulung stagen diikuti oleh pria dari tiap departemen antara lain Marketing Departemen, Front Office Depaetemen, Accounting Departemen, House Keeping Departemen, F&B departemen, HRD departemen, Griyadi, Engeenering Departemen, Laundry Departemen. Penilaian dalam lomba gulung stagen ini adalah kecepatan dan kerapian. Lomba Miru Kain juga diikuti oleh perwakilan pria dari tiap departemen. Penilaian dalam lomba ini meliputi kerapian dan kecepatan. Lomba Mencari Pasangan dengan mata tertutup ini dikuti oleh pria dan wanita dari tiap- tiap departemen, sistem penilaian dalam lomba ini adalah kecepatan dalam mencari pasangan. Sedangkan lomba Merias Wajah dengan mata tertutup juga diikuti oleh perwakilan pria dan
wanita dari tiap departemen penilaian dari lomba ini kecepatan, kekompakkan dan kerapian. Dalam acara yang terakhir yaitu Lomba Fashion Show pria dengan Kebaya ini dikuti oleh perwakilan tiap- tiap departemen. Penilaian dalam lomba ini adalah keluwesan, keserasian dan kerapian. Acara Lomba- lomba ini dapat diikuti oleh tiap departemen dan berjalan dengan sukses karena dari tiap- tiap departemen berpartisipasi dalam acara tersebut dan ikut memeriahkan. Dalam acara ini juga Hotel Kusuma Sahid Prince memberikan penghargaan untuk salah satu wanita yang menunjukkan semangat kartini untuk masa ini. Penghargaan ini diberikan untuk Ibu Erny Sulistyowati selaku Resident Manager dari Hotel Kusuma Sahid Prince. Setelah acara tersebut selesai penulis melakukan hal- hal sebagai berikut : a. Membuat release tentang perayaan hari kartini yang telah dilaksanakan oleh Hotel Kusuma Sahid Prince. b. Membuat laporan pertanggungjawaban dan thanks letter. c. Mengirim release ke media- media yang terkait dengan Hotel Kusuma Sahid Prince. B. Hal- hal yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan event- event. Agar acara dapat berjalan sesuai dengan lancar dan sesuai dengan harapan maka erang Public Relation perlu mempersipkan hal- hal yang penting dan perlu untuk diperhatikan, antara lain :
1. Mencari lokasi untuk acara, biasanya disesuaikan dengan daya tampung dari ruangan dan apa pada hari tersebut ruangan tersebut tidak digunakan. 2. Menghubungi departemen- departemen yang terkait melalui memorandum. 3. Mencari sponsor. 4. Mempertemukan sponsor dengan pihak hotel. 5. Mempersiapkan pada hari H, antara hadiah, doorprize dan sebagainya. 6. Mempersiapkan pengisi acara, wardrope terkait dengan sponsor. 7. Membuat thanks letter. 8. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban. Perlu diperhatikan apabila acara yang dilaksanakan itu tidak menggunakan EOU yaitu permohonan untuk mendapatkan dana dari pihak hotel, biasanya itu ditujukan untuk bagian Departemen Accounting.
C. Pelaksanaan Kuliah kerja Media. Berikut ini kegiatan- kegiatan yang penulis lakukan selama Kuliah Kerja Media di Hotel Kusuma Sahid Prince : Periode Pertama : 11 Februari 2008 s/d 18 Februari 2008 ( Minggu 1 ) Pada minggu pertama magang ini, penulis dikenalkan dengan staff keadaan Hotel. Penulis ditempatkan dalam departemen
Front Office. Minggu ini penulis
diberikan pengertian tentang Front Office dan bagian- bagain apa saja yang ada di dalamnya. Penulis mengerti cara kerja Receptionist, Reservation, dan Operator. Dalam
minggu ini penulis melakukan tugas dan tanggung jawab sebagai receptionist dan operator. Dalam minggu ini penulis berusaha untuk mengerti hal- hal ada di dalam Hotel baik kelemahan maupun kelebihan.
Periode Kedua : 20 Februari 2008 s/d 27 Februari 2008 ( Minggu 2 ) Dalam minggu ini penulis ditempatkan pada Front Office dalam bagian GRO ( Guest Relation Officer ). Dalam minggu ini penulis mengerti tugas dan tanggung jawab serta fungsi dari GRO. Dalam minggu ini penulis melakukan hal- hal yang berhubungan dengan tugas dari GRO antara lain mengecek event yang akan dilaksanakan di Hotel, memberikan welcome letter, memberikan penyambutan kepada tamu- tamu yang datang, menjemput tamu atau mengantar tamu ke bandara.
Periode Ketiga : 27 Februari 2008 s/d 2 Maret 2008 ( minggu 3 ) Penulis dalam minggu ini di bagian marketing khususnya pada Public Relation Officer. Minggu pertama dalam departemen marketing ini penulis melakukan hal- hal antara lain mengecek E-mail, membuat kliping koran baik Hotel Kusuma Sahid Prince ataupun Hotel Kompetitor, mengecek newsletters dan brosur- brosur. Membuat relese tentang renovasi Hotel Kusuma Sahid Prince. Menghubungi majalah saudagar berkenaan dengan release yang dikirim tentang renovasi hotel.
Periode Ke empat : 2 Maret 2008 s/d 11 Maret 2008 ( minggu 4 ) Dalam minggu ini penulis melakukan tugas rutin yaitu mengecek E-mail, mengecek koran dan membuat kliping. Dalam merayakan ulang tahun Bp. Sukamdani G. Sardjono yang ke-80 tahun Hotel Kusuma Sahid Prince memberikan paket 80-an dan weekend package, dalam hal ini penulis membantu dalam pembuatan brosur serta membuat release tentang paket 80-an dan mengirimkannya ke media baik melalui fax maupun E-mail. Selain itu penulis membuat content newsletter untuk bulan berikutnya serta mengecek next event yang ada di Hotel Kusuma Sahid Prince. Periode Kelima : 12 Maret 2008 s/d 18 Maret 2008 ( minggu 5 ) Dalam minggu ini penulis mempersiapkan acara lomba melukis yang diadakan pada tanggal 23 Maret 2008 dengan tema “ Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018 “ dalam acara ini penulis menjadi panitia. Acara ini diadakan untuk merayakan ulang tahun Bp. Sukamdani G. Sardjono yang ke-80 tahun. Penulis menyebarkan brosur dan flyer yang berkenaan dengan acara tersebut. Acara tersebut diikuti oleh para siswa SD dan siswa SMP di wilayah Surakarta. Penulis membuat release berkenaan dengan Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018 serta mengirimkannya ke media. Bersama Public Relation menghadiri acara workshop tentang dunia komunikasi khususnya tentang Public Relation & Broadcast di UNISRI dan Public Relation Hotel Kusuma sahid Prince menjadi pembicara.
Periode Ke enam :19 Maret 2008 s/d 25 Maret 2008 ( minggu 6 ) Dalam minggu ini penulis Menjadi panitia dalam Lomba Menggambar Wajah Solo di Tahun 2018 melakukan taking picture untuk dokumentasi kegiatan hotel. Serta bertemu dengan salah satu marketing radio Elsada mengenai hubungan Hotel Kusuma Sahid Prince tentang kebutuhan public tentang hotel dan pariwista di Solo. Periode Ketujuh : 26 Maret 2008 s/d 1 April 2008 ( minggu 7 ) Dalam minggu ini penulis melakukan hal- hal harian biasa seperti mengecek Email, mengecek koran dan membuat kliping baik Hotel Kusuma Sahid Prince maupun kompetitor. Periode Kedelapan : 2 April 2008 s/d 8 April 2008 ( minggu 8 ) Dalam minggu ini penulis mempersiapkan newsletter untuk Mei- Agustus. Penulis melakukan taking picture untuk food promo di newsletter bulan Mei- Agustus. Makanan yang di akan dipromosikan adalah aneka makanan dari udang. Penulis mempersiapkan acara senam bersama yang digelar setiap Sabtu di Parkir Area Hotel Kusuma Sahid Prince pada tanggal 12 April 2008. penulis menyebarkan brosur dan flyer di setiap stand yang ada di hotel Kusuma Sahid Prince antara lain di Aloha Net dan Lobby, serta menyebarkan ke penduduk sekitar. Membuat release tentang Employee Of The Month, kegiatan senam karyawan, Kunjungan Ibu Megawati Soekarnoputri untuk dikirim kemedia. Membuat memorandum untuk departemen- departemen Hotel Kusuma Sahid
Prince berkaitan dengan memperingati dan memeriahkan hari Kartini pada tanggal 21 April 2008. Periode Kesembilan : 9 April 2008 s/d 15 April 2008 ( minggu 9 ) Dalam minggu ini penulis melakukan taking picture hotel dan fasilitas hotel untuk bahan Newsletter dan perkembangan hotel setelah renovasi yang dilakukan di Lobby serta Pantiarjo. Dalam minggu ini penulis juga menyambut kedatangan Gubernur Kalimantan Kalimantan Barat pada tanggal 18 April 2008. menyebarkan memo keterkaitan dengan informasi mengenai lomba kartini yang akan dilaksanakan pada tanggal 21 April 2008. membuat narasi foto- foto kegiatan bulan maret dan memasangnya. Bersama public Relation menyambut tamu dari indosiar yang berkunjung
ke KSPH berkenaan dengan acara XL Pestaphoria yang diadaakan di
Sriwedari. Mengirim release Employee Of The Month dan kedatang Ibu Megawati Soekarnoputri di KSPH terkait dengan acara RAPIMNAS di Solo. Menyambut dan taking picture Dubes Spanyol yang menginap di KSPH. Periode kesepuluh : 16 April 2008 s/d 22 April 2008 ( minggu 10 ) Dalam minggu ini penulis membuat release tentang perayaan hari kartini yang diadaakan KSPH serta menjadi panitia dalam acara tersebut. Mengirim release tersebut kemedia terkait.
Periode kesebelas : 23 Aprill 2008 s/d 30 April 2008 ( Minggu 11 ) Dalam minggu terakhir ini penulis melakukan taking picture berkenaan dengan drink promo untuk bahan newsletter dan taking picture fasilitas hotel yaitu Madugondho Bar. Selai itu juga membuat meteri website yang harus di up date tiap bulan dan mengirimkannya ke Electra Tour dan Travel. Hambatan- hambatan yang dihadapi Selama melakukan Kuliah Kerja Media ( KKM ), penulis mendapatkan bimbingan serta arahan dari Public Relation Officer sehingga dalam penyelesaian kegiatan tidak menemukan hambatan yang berarti. Kalaupun ada itu merupakan pengalaman pertama penulis dalam kegiatan di dunia kerja. Manfaat yang didapat Penulis selama Kulaih Kerja Media ( KKM ) mendapatkan banyak manfaat antara lain : a. Penulis mengerti cara berkomunikasi dengan baik dan benar. b. Penulis mengerti hal- hal apa saja yang perlu dipersiapkan dalam penyelenggaraan event- event. c. Mengerti tentang pembuatan dan fungsi dari EOU. d. Mengerti tentang pembuatan dan fungsi dari memorandum. e. Mengerti tentang tata cara Public Relation dalam penyambutan tamu. f.
Mengerti tentang arti sebuah citra dalam suatu dunia perhotelan.
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN Selama 2 bulan mengikuti Kuliah Kerja Media ( KKM ) penulis dapat menyimpulkan : 1. Penulis mendapat banyak pengetahuan yang belum didapat selama masa kuliah. Terutama pengetahuan tentang tugas dan tanggung jawab seorang Public Relation. Selain itu juga strategi Public Relation dalam membangun citra terutama dalam penyelenggaraan event- event selain dengan talk show dan media gathering. 2. Penulis mengerti bahwa memorandum dapat menjadi media komunikasi internal pada khususnya dalam penyelenggaraan event- event. 3. Penulis mengerti hal- hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan event- event yang dilakukan oleh Public Relation, anatar lain : a. Mencari lokasi unuk acara. b. Menghubungi departemen- departemen yang terkait dengan memorandum. c. Mencari sponsor. d. Mempertemukan sponsor dengan pihak hotel. e. Mempersiapkan pada hari H, antara lain hadiah, doorprize dan sebagainya. f.
Mempersiapkan pengisi acara, wardrope terkait dengan sponsor.
g. Membuat thanks letter. h. Membuat laporan pertanggungjawaban.
4. Penulis mengerti tentang cara penulisan release dan pengirimannya serta media yang terkait dengan Hotel Kusuma Sahid Prince. 5. Penulis mengerti cara pengambilan foto- foto yang bagus. 6. Penulis mengerti bahwa seorang Public Relation harus benar- benar mengerti tentang produk yang akan ditawarkan. 7. Kegiatan Public Relation yang tidak menggunakan sponsor harus mengajukan EOU yang ditujukan pada accounting sebagai peminjaman uang.
B. SARAN- SARAN. 1. Instansi ( Hotel Kusuma Sahid Prince ) a. Sebagai salah satu hotel bintang empat yang berada di Surakarta seharusnya menambah jumlah tenaga kerja yang ada agar pekerjaan yang dilaksanakan bisa berjalan efektif dan efisien. b. Melakukan renovasi secara menyeluruh bukan hanya pada lobby, pantiarjo dan sriwedari tetapi juga tipe kamar standart juga harus direnovasi. c. Dalam sebuah hotel air merupakan hal yang paling utama maka diharapkan dapat memperbaiki air yang ada sehingga tidak terjadi air mati atau air yang hitam. d. Menerima anak- anak magang tdak denagn membayar walaupun membayar akan tetapi tidak memanfaatkan tenaga maupun pikirannya. 2. Program D III Komunikasi Terapan FISIP UNS. a. Sebagai panitia magang harusnya lebih bisa memberikan informasi yang baik.
b. Menambah fasilitas pengadaan peralatan penunjang kuliah c. Tidak mempersulit pengadaan proposal dan perijinan pelaksanaan Kuliah Kerja Media.
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PERAYAAN HARI KARTINI
1. RUNDOWN v 11.00- 11.15
: Pembukaan Opening by MC Kata Sambutan RM / GM Menyanyikan Lagu Ibu Kita Kartini
v v v v v v v
2.
11.15- 11.30 11.30- 12.00 12.00- 13.00 13.00- 13.30 13.30- 13.50 13.50- 14.20 14.20- Selesai
: Lomba Gulung Stagen : Lomba Miru Kain : Lomba Mencari Pasangan : Hiburan, Home Band, Lunch : Lomba Merias Wajah dengan Mata Tertutup : Lomba Fashion Show Pria dengan Kebaya : Penutupan, Home Band.
Hadiah yang Dikeluarkan v 10 Buah Batik dari Bp. Erwin PEMKOT Solo v 3 Buah Batik dari CV. Ekokapti v 1 Bungkus Permen v 5 Kotak Teh v 2 Buah Jam Dinding v 1 Buah Mug v 2 Buah Kaos Sriwijaya v 2 Buah Kaos Sahid v 1 Buah Tas pinggang v 14 Buah Tupperware v 2 Paket Sriwijaya
3. Biaya yang keluar v Kertas Payung : @Rp. 11.800 x 4 v Voucher
: RP. 47.200
4. Sponsor Yang masuk v Tupperware : Rp. 937.500 v Batik Bp. Erwin : 10 Batik v Batik Ekokapti : 3 Batik v Jam : 2 Buah v Mug : 1 Buah v Teh : 5 buah v Paket Sriwijaya Air : 1 Paket v Kaos Sriwijaya Air : 2 Buah v Kaos KSPH : 2 Buah v Permen : 1 Bungkus
5. Pemenang Lomba Perayaan Hari Kartini v Lomba Gulung Stagen : 1. Sugiyono ( Engeering ) Hadiah : Batik ER + Teh 2. Haryono ( FB ) Hadiah : Batik ER + Permen 3. Supriyadi ( ACC ) Hadiah : Batik ER v Lomba Miru Kain
: 1. Agus Resi ( Griyadi ) Hadiah :Batik EK + Jam 2. Joko Haryadi ( FO )
Hadiah : Batik EK + Mug 3. Supriyadi ( ACC ) Hadaih : Batik EK v Lomba Mencari Pasangan
: 1. Mamik & Bowo ( Laundry) Hadiah : Batik ER + Tupperware 2. Yudha & Dian ( FO ) Hadiah : Kaos Sri Air + Tupperware 3. Maryanto & Endang ( ENG ) Hadiah : Kaos KSPH + Tupperware
v Lomba Merias wajah dengan Mata Tertutup
: 1.Wahyu & Risna ( Mkt ) Hadiah : Batik ER + Tupperware 2. Joko & Tia ( FO ) Hadiah : Kaos KSPH + Tupperware 3. Agung & Ninik ( HRD ) Hadiah : Jam + Tupperware
v Lomba Fashion Show Pria dengan Kebaya
: 1. Seno ( HK ) Hadiah : Batik ER + Paket Sri Air + Teh 2. Yudhi ( FO ) Hadiah :Batik ER + Tas Pinggang 3. Tri ( FB ) Hadiah : Batik ER
v Peserta Les Bhs. Inggris Terbaik : Co. Wahyu ( Mkt )
Hadiah : Batik Ce. Dewi ( ACC ) Hadiah : Batik v Peserta Senam Terajin : Sigit
v Bingkisan Untuk Juri
Hadiah : Paket Sri Air ( Topi+ Kalender + Gantungan Kunci )
: Tupperware + Mini Gift Tupperware + Teh
6. Doorprize : 2 Buah Teh 1 Buah Kaos KSPH 7 Tupperware ( 2 Tubbler Tupperware, Salt & Paper Package, 2 Shaker, 1 Botol Minum Anak, 1 Kotak Biru )
7. Foto- Foto :
KSPH Rayakan Hari Kartini dengan Pagelaran Lomba
Banyak cara untuk merayakan Hari Kartini yang telah diperingati di tanggal 21 April 2008. Seperti Berbusana Nasional, Lomba Fashion Show dengan Kebaya, Lomba Menyanyi,dan Lomba Memasak untuk Ibu- ibu. Kali ini KSPH telah memberikan nuansa yang berbeda dalam Perayaan Hari Kartini. Yaitu Pagelaran Lomba pada hari tersebut. Yang menarik dari Pagelaran ini adalah peserta lomba yang diwajibkan adalah Karyawan dan yang menjadi Juri adalah Karyawati dan Ibu – Ibu Arisan dari KSPH sendiri. Adapun Jenis Lomba yang telah dipertunjukkan adalah Lomba Miru Kain, Lomba Gulung Stagen, Lomba Merias Wajah dengan mata tertutup, Lomba mencari pasangan dalam satu Departemen, dan Lomba Fashion Pria dengan Kebaya. Pagelaran Lomba ini memang dibuat semenarik mungkin dan dibuat berbeda dari Lomba yang biasanya untuk menarik perhatian dari public khususnya tamu. Selain itu bukan hanya sekedar Pagelaran Lomba saja yang dihadirkan tetapi juga ada banyak Hadiah menarik yang telah dibagikan dari Management KSPH untuk peserta lomba dan penonton. Selain Pagelaran Lomba, KSPH juga memberikan Penghargaan untuk Para Karyawati sebagai tanda penghormatan atas dedikasi dan emansipasi karyawati yang telah bekerja dan mengabdikan diri untuk keluarga dan KSPH pada khususnya.
Dalam acara ini pemberian penghargaan diberikan secara simbolis kepada Resident Manager KSPH yang kebetulan juga adalah seorang Wanita yaitu Ibu Erny Sulistyowati. Banyak harapan yang diutarakan oleh Ibu Erny yang merupakan seorang Ibu Rumah Tangga sekaligus Resident Manager KSPH yaitu bahwa seorang wanita diharapkan bukan hanya bisa menjadi Ibu Rumah Tangga biasa tetapi juga harus mampu menyukseskan emansipasi wanita dengan menyalurkan kemampuan untuk bekerja tetapi tidak meninggalkan hakikatnya sebagai seorang Wanita. Hal ini diharapakan dapat memacu dan memotivasi semangat wanita khususnya Karyawati KSPH.
Kepada
: All Departement
Dari
: Public Relation Officer
Perihal
: Taking Photo Room, Lobby, Pantiardjo, Sriwedari
No
: 007 / MKT / PR / 08
Tanggal
: 12 April 2008
Sehubungan dengan Program Promosi dari Sales & Marketing Departement, akan diadakan pengambilan gambar secara Profesional pada hari Senin, tanggal 14 April 2008 mulai pukul 16.00 WIB sampai dengan selesai. Untuk bagian Hotel yang akan diambil gambar adalah : · 1 kamar Moderate · 1 kamar Cabanas · 1 kamar Superior · 1 kamar Executive Suite · 1 kamar Luxury · Lobby Budiyono Mantili · Pantiardjo Room dan Sriwedari Room Untuk itu, kami meminta kerjasama dengan departemen- departemen terkait dengan action plan, sbb : Front Office Dept. : Menyediakan kamar tersebut diatas dan menginformasikan nomor kamar dengan PRO. House Keeping Dept : Membersihkan dan menata kamar yang sudah disiapkan oleh FO, Menyiapkan Lobby dan Pantiardjo Room ( Lobby Set Up) dengan memperhatikan penataan, kebersihan, serta Bunga dalam Vas. Engineering Dept. : Mengkontrol ulang Tata Lampu dan Pencahayaan di masing masing tempat tersebut diatas. F& B Dept. : Menyiapkan Fruit Basket di Kamar tersebut diatas. Demikian Action Plan ini dibuat, dan besar harapan kami untuk menjadi perhatian. Terima kasih atas kerjasamanya Hormat saya,
Mengetahui,
Anestasia Briliyanti
Aris Supriyadi,SE
Public Relation Officer
Cc : RM GM
Sales Marketing Manager
Kepada
: All Departement Terkait
Dari
: Public Relation Officer
Perihal
: Shooting Album Emas Gesang
No
: 008 / MKT / PR / 08
Tanggal
: 30 April 2008
Sehubungan dengan Surat Permintaan dari PT. Gema Nada Pertiwi terkait pelaksanaan shooting Album Emas dari Gesang pada hari Sabtu, tanggal 3 Mei 2008, pukul 13.00 – 16.00 WIB, di Pantiardjo Room, ada beberapa Action Plan untuk Departemen- departemen terkait, sbb : ·
· · ·
House Keeping Dept. - Menata Pantiardjo Room seperti Lobby Set Up - Fresh Flower - Mempersiapkan Melati Room sebagai ruang transit Engineering Dept. - Mempersiapan listrik 2000 watt Food and Beverage Dept. - Mempersiapkan Coffee / Tea untuk pax. Human Resources Dept. - Mempersiapkan Security untuk menjaga Keamanan pada pelaksanaan shooting.
Demikian Action Plan ini dibuat, dan besar harapan kami untuk menjadi perhatian. Terima kasih atas kerjasamanya Hormat saya,
Mengetahui,
Anestasia Briliyanti Relation Officer
Aris Supriyadi,SEPublic Sales Marketing Manager
Cc : RM GM
