PENYUSUNAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PEMERINTAH KABUPATEN NGAWI
TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung
Oleh
BUDI AGUNG WIBOWO NIM : 23207303 Program Magister Teknik Elektro Bidang Khusus Chief Information Officer
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2009
PENYUSUNAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PEMERINTAH KABUPATEN NGAWI
Oleh
BUDI AGUNG WIBOWO NIM : 23207303 Program Magister Teknik Elektro Bidang Khusus Chief Information Officer Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung
Menyetujui Tanggal
Maret 2009
Pembimbing
___________________________ (Dr. Ing. Ir. Suhardi)
ii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS
Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, dan terbuka untuk umum dengan ketentuan bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya.
Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau seluruh tesis haruslah seizin Direktur Program Pascasarjana, Institut Teknologi Bandung.
iii
ABSTRAK Penyusunan Tata Kelola Teknologi Informasi Untuk Pemerintah Kabupaten Ngawi Oleh : Budi Agung Wibowo NIM : 232 07 303 Pemanfaatan TI di instansi pemerintah sesuai dengan Inpres No 6 tahun 2001 tentang pengembangan dan pendayagunaan telematika di Indonesia dan Inpres No 3 / 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Melalui pengembangan e-government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimasikan pemanfaatan teknologi informasi. Perubahan penyelenggaraan kepemerintahan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi mengalami sejumlah hambatan pada operasionalnya. Secara teknis belum tersedia sarana dan prasarana yang memadai. Sedangkan kendala non teknis antara lain masalah kuantitas dan kualitas SDM, kerangka undang-undang yang akan menjadi pijakan baik secara prinsip maupun operasionalnya belum tersedia, dan struktur organisasi pengelolaan TI yang belum memadai. Sampai saat ini belum ada dokumen tata kelola TI di Kabupaten Ngawi yang bisa dijadikan panduan untuk pengelolaan TI. Dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun 2006 – 2010, Peraturan Daerah Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah serta Peraturan Daerah Kabupaten Ngawi Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Dan Lembaga Teknis Daerah yang ada baru rencana dan tata kerja Pemerintah Kabupaten Ngawi secara umum, sedangkan untuk pengelolaan TI belum ada landasan kerja yang jelas. Dari dokumen tersebut terlihat bahwa struktur organisasi Kabupaten Ngawi sudah ada dan terdokumentasi dalam bentuk Peraturan Daerah, peran dan tanggung jawab di Kabupaten sudah ada dan terdokumentasi dalam bentuk Peraturan Daerah, pengelola TI di lingkungan Kabupaten Ngawi terletak di Bagian Organisasi yang ada di Sekretariat Daerah tetapi belum ada peraturan yang jelas mengenai hal ini. Penelitian ini mencoba memberikan suatu usulan Tata Kelola TI untuk Pemerintah Kabupaten Ngawi dengan mengacu kepada standar tata kelola COBIT. IT Governance Implementation Guide (ITGI, 2003) memberikan petunjuk mengenai framework atau metoda penyusunan tata kelola TI yang meliputi : menumbuhkan kesadaran manajemen, identifikasi kondisi TI, identifikasi dan pemetaan proses TI, pengukuran nilai dan risiko TI, pemilihan proses TI yang kritikal, pengukuran tingkat kematangan, dan pembuatan dokumen tata kelola.
iv Berdasarkan hasil identifikasi terhadap proses tata kelola TI di Kabupaten Ngawi perlu dilakukan penetapan Kepala Bagian Organisasi sebagai CIO (Chief Information Officer); pembentukan komite strategi TI yang terdiri dari: Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten Sekda, Kepala Dinas/Kantor/Badan/Bagian, dan CIO serta Anggota Ahli (bila diperlukan); dan pembentukan komite pengarah TI terdiri dari: Pimpinan dari dinas/kantor/badan yang terkait proyek TI di, CIO, Perwakilan Pengguna, Anggota Ahli (bila diperlukan). Untuk struktur organisasi TI di Instansi Pemerintah yang menghendaki perubahan struktur organisasi biasanya tidak semudah dan secepat di sektor swasta, maka solusi yang dapat ditawarkan adalah mengubah/menambah tugas dan fungsi organisasi TI di Instansi pada struktur organisasi yang sudah ada. Selanjutnya untuk proses tata kelola TI dapat dibuat kebijakan terhadap proses-proses TI yang kritikal bagi Kabupaten Ngawi meliputi: penentuan arahan teknologi, pendefinisian proses organisasi dan hubungan TI mengkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen, manajemen sumber daya manusia TI, melakukan pengadaan dan pemeliharaan infrastruktur teknologi, manajemen perubahan, memastikan keberlangsungan layanan, mendidik dan melatih pengguna, serta manajemen data. Penelitian yang lebih lanjut atas penelitian ini diharapkan dapat mendefinisikan ukuran-ukuran performa yang lebih mendetail dari seluruh proses TI COBIT menggunakan teknik IT Balanced Scorecard.
Keyword : Tata Kelola TI, COBIT.
v
ABSTRACT Preparation of Information Technology Governance For the District of Ngawi By: Budi Agung Wibowo NIM: 232 07 303 Utilization of IT in government institutions in accordance with the Presidential Instruction No. 6 of 2001 regarding the development of telecommunications in Indonesia and the Presidential Instruction No. 3 / 2003 on National Policy and Strategy Development of e-Government. Through the development of egovernment conducted management systems and processes work in an environment with the government optimize utilization of information technology. Changes in organization governance by using information and communication technology has a number of constraints on operations. Technically is not yet available facilities and infrastructure are adequate. While non-technical constraints, among other issues the quantity and quality of human resources, a framework law that will be footing both principles and operations are not yet available, and the structure of the management of IT organizations that have not been adequate. There have been no documents in the IT governance of Ngawi Regency can be used as guidelines for the management of IT. In the Medium Term Development Plan Area (RPJMD) Year 2006 - 2010, Rules About Regional Organizations and Regional Governance of the Secretariat, and staff of the Secretariat of the Council of Regional Representatives and Regional Regulation Ngawi About District Organization and Administration of Work Inspectorate Agency, Planning and Regional Development Institute Technical Area , there are only governance plan and work Ngawi District Government in general, and for the management of IT there is no foundation work is clear. Of documents that the organization structure of the District Ngawi existing and documented in the form of Regional Regulation, roles and responsibilities in the District and has been documented in the form of Regional Regulation, the manager in the IT environment Ngawi Regency is located in the Organization of the Regional Secretariat, but not yet have clear rules about this. This study attempts to provide a proposal for IT Governance Government Ngawi District refers to the standard COBIT governance. IT Governance Implementation Guide (ITGI, 2003) provides guidance on the framework or method of preparation of IT governance which include: awareness of the management, identification of IT condition, identification and mapping of IT process, the measurement of IT value and risk, the selection of critical IT processes, level measurement maturity, and the governance document.
vi Based on the results of the identification process of IT governance in the District Ngawi determination needs to be done as the Head of Organization CIO (Chief Information Officer); the establishment of IT strategy committee, which consists of: Regent, Regional Secretary, Regional Secretary Assistant, Head of Department / Office / Agency / Section, and CIO and Member of the expert staff (if necessary), and the establishment of the committee referrer IT consists of: Head of the office / offices / agencies related projects in IT, CIO, User Representative, Member of the expert staff (if necessary). Organizational structure for IT in the Government Agencies that require changes in organizational structure is usually not as easy and as fast as in the private sector, then the solution that can be offered is to change / add tasks and functions in the IT organization on the organizational structure of institutions that already exist. Next to the process of IT governance can be made to the policy processes critical for the IT Ngawi District include: the determination of landing technology, the definition of IT organization and relationships, and communicate the purpose of the referral management, management of IT human resources, procurement and maintenance to infrastructure, technology, change management, ensure the continuity of service, educate and train the users, and data management. Research that further research on this is expected to define the size-size performance of the play all the COBIT IT processes using the techniques IT Balanced Scorecard. Keyword : IT Governance, COBIT
vii
KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur ke Hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan taufiq dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini, penulis menyadari akan keterbatasan dan pengetahuan yang dimiliki sehingga tesis ini masih jauh dari sempurna. Namun demikian penulis berharap agar tesis ini dapat berguna dan bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi penulis sendiri. Tak lupa juga penulis sampaikan terima kasih kepada : 1.
Bapak Dr. Ing. Ir. Suhardi selaku dosen pembimbing dan dosen wali mahasiswa atas kesabaran dalam menghadapi semua hal yang kurang berkenan dari penulis, mohon maaf pak. Terima kasih atas semua bimbingan dan nasehatnya serta kesempatan yang bapak berikan untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukan penulis selama penyusunan tesis.
2.
Bapak Dr. Ir. Agung Harsoyo, M.Sc., selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran.
3.
Bapak Ir. Albarda, MT., selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran
4.
Bapak Ir. Arief Syaichu-Rohman, M.Eng.Sc., Ph.D., selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dan saran.
5.
Orang tua tercinta, Ayahanda, Ibunda atas dorongan semangatnya.
6.
Bapak-bapak dan Ibu-ibu staf tata usaha Program Studi Magister Teknik Elektro, atas segala bantuannya pada urusan administrasi selama proses perkuliahan sampai dengan selesainya tesis ini.
7.
DEPKOMINFO atas bantuan Beasiswa Pendidikan Pascasarjana (BPPs) yang diterima selama pendidikan program magister ini..
8.
Bapak/Ibu Pimpinan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ngawi atas bantuan dan dukungannya sehingga penulis dapat kuliah dan menyelesaikan tesis ini.
viii 9.
Seluruh rekan-rekan pegawai di lingkungan Pemerintah Kabupaten Ngawi, yang telah membantu dalam penulisan tesis ini. Semoga budi baik yang telah diberikan mendapat imbalan yang lebih baik
dari Allah S.W.T. amin.
Bandung, 2009
Penulis
ix
DAFTAR ISI
ABSTRAK .............................................................................................. III ABSTRACT ............................................................................................... V KATA PENGANTAR ............................................................................VII DAFTAR ISI ............................................................................................ IX DAFTAR TABEL ..................................................................................XII DAFTAR GAMBAR ............................................................................ XIII BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................1 I.1 LATAR BELAKANG ...............................................................................1 I.2 MASALAH PENELITIAN .........................................................................3 I.3 PERTANYAAN PENELITIAN ...................................................................3 I.4 TUJUAN PENELITIAN ............................................................................4 I.5 KELUARAN PENELITIAN .......................................................................4 I.6 BATASAN MASALAH ............................................................................4 I.7. SISTEMATIKA PENULISAN ....................................................................4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................6 II.1 PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI (TI) ...........................................6 II.2. TATA KELOLA PEMERINTAH ................................................................6 II.3. SISTEM INFORMASI DAN TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI ........7 II.4 TATA KELOLA TI ................................................................................9 II.4.1 Domain Tata Kelola TI ...........................................................10 II.4.2 Tujuan Penerapan Tata Kelola TI ...........................................11 II.4.3 Pemilihan Framework Tata Kelola TI....................................11 II.5 KERANGKA KERJA COBIT ................................................................17 II.5.1 Definisi ......................................................................................17 II.5.2 Isi Tata Kelola TI ......................................................................17 II.5.2.1 Kepemimpinan .................................................................. 17
x II.5.2.2 Struktur Organisasi ............................................................ 18 II.5.2.3 Proses................................................................................. 19 II.5.3 Framework Penyusunan Tata Kelola TI ...................................22 II.5.4 Template Dokumen Tata Kelola TI ..........................................22 II.5.5 Cara Pengukuran Tata Kelola TI...............................................22 BAB III PROFIL KABUPATEN NGAWI ...........................................25 III.1 PENDUDUK ........................................................................................25 III.2 PERTANIAN .......................................................................................26 III.3 INDUSTRI ........................................................................................26 III.4 EKONOMI ........................................................................................27 BAB IV FRAMEWORK PENYUSUNAN TATA KELOLA TI ........28 IV.1 LANGKAH 1: MENUMBUHKAN KESADARAN MANAJEMEN ................30 IV.2 LANGKAH 2: IDENTIFIKASI KONDISI TI .............................................31 IV.3 LANGKAH 3: IDENTIFIKASI DAN PEMETAAN PROSES TI TERHADAP PROSES TI COBIT ..........................................................33 IV.4 LANGKAH 4: PENGUKURAN NILAI DAN RISIKO TI ............................33 IV.5 LANGKAH 5: PEMILIHAN PROSES TI YANG KRITIKAL ......................39 IV.6 LANGKAH 6: PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN .......................42 IV.7 LANGKAH 7: ANALISIS KESENJANGAN .............................................48 IV.8 LANGKAH 8: PEMBUATAN DOKUMEN TATA KELOLA TI...................48 BAB V ANALISIS PENGELOLAAN TI PEMERINTAH KABUPATEN NGAWI ......................................................54 V.1 LANGKAH 1: MENUMBUHKAN KESADARAN MANAJEMEN .................54 V.2 LANGKAH 2: IDENTIFIKASI KONDISI TI KABUPATEN NGAWI .............55 V.3 LANGKAH 3: IDENTIFIKASI DAN PEMETAAN PROSES TI TERHADAP PROSES TI COBIT ..........................................................64 V.4 LANGKAH 4: PENGUKURAN NILAI DAN RISIKO TI .............................66 V.5 LANGKAH 5: PEMILIHAN PROSES TI YANG KRITIKAL ........................80 V.6 LANGKAH 6: PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ........................91
xi V.7 LANGKAH 7 MENENTUKAN TARGET KEMATANGAN DAN ANALISIS GAP PROSES TI .............................................................101 V.8 LANGKAH 8 :PEMBUATAN DOKUMEN TATA KELOLA TI ..................101 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN................................................110 VI.1 KESIMPULAN...................................................................................110 VI.2 SARAN
......................................................................................111
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................112 LAMPIRAN A DOKUMEN TATA KELOLA TI UNTUK KABUPATEN NGAWI ..............................................................................114 LAMPIRAN B : PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN PROSES TI ........................................................................162
xii
DAFTAR TABEL Tabel II.1 Perspektif sistem informasi .....................................................................8 Tabel II.2 Tabel penilaian standard untuk memilih acuan .....................................12 Tabel II.3 Pemetaan COBIT-AS8015-ISO38500 ..................................................14 Tabel II.4 parameter pengukuran tingkat kematangan ...........................................23 Tabel IV. 1 Contoh Daftar Dokumen Yang Perlu Dikumpulkan...........................32 Tabel IV. 2 Penilaian untuk Nilai TI ......................................................................34 Tabel IV. 3 Pengukuran Nilai TI............................................................................34 Tabel IV. 4 Pengukuran Risiko ..............................................................................37 Tabel IV. 5 Nilai Untuk Analisis Kontrol Kunci ...................................................39 Tabel IV. 6 Tabel Pengukuran Nilai dan Risiko TI ...............................................40 Tabel IV.7 Format Kebijakan ................................................................................49
xiii
DAFTAR GAMBAR Gambar II.1 perspektif sistem informasi ...................................................................... 8 Gambar II.2 Proses-Proses TI COBIT. ..................................................................... 21 Gambar IV.1. Road Map IT Governance Implementation Guide .............................. 28 Gambar IV.2 Framework Penyusunan Tata Kelola TI Pemerintahan ....................... 29 Gambar V.1 Struktur organisasi yang berkaitan dengan TI....................................... 58 Gambar V.2 Struktur organisasi Pemerintah Kabupaten Ngawi ............................... 59
