1
2013
Penyusun Roinsyiati Azizah
2
i
KATA PENGANTAR Assalammualaikum Wr. Wb. Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan judul “Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi Dan Peraturan Kliping”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) . Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar menguasai kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah, supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan modul ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan pengembangan program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah, dengan tetap mengikuti yang tetap ditetapkan secara nasional. Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang ruang lingkup bahan dokumentasi, jenis-jenis bahan dokumentasi, syarat-syarat bahan dokumentasi, peran penting bahan dokumentasi, kegunaan bahan dokumentasi, peraturan dokumentasi, pengertian kliping, kegunaan kliping, tujuan kliping, persyaratan pembuatan kliping, dan cara membuat dan mengatur kliping. Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul Kearsipan ini. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu, masukan, saran, dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan daya guna modul Kearsipan ini, sangat diharapkan. Wassalammualaikum Wr. Wb. Malang, November 2016
Penulis, Roinsyiati Azizah
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ............................................................................................... ii Daftar Isi ........................................................................................................ iii Petunjuk Belajar............................................................................................. 1 Kompetensi Inti ............................................................................................. 2 Kompetensi Dasar .......................................................................................... 3 Indikator ......................................................................................................... 3 Materi Pembelajaran ...................................................................................... 4 Informasi Pendukung ..................................................................................... 5 Paparan Isi Materi .......................................................................................... 6 Rangkuman .................................................................................................... 10 Latihan ........................................................................................................... 12 Tugas.............................................................................................................. 15 Glosarium ...................................................................................................... 15 Daftar Pustaka ................................................................................................ 16 Penilaian ........................................................................................................ 16
1
Petunjuk Belajar Untuk Peserta Didik 1. Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. 2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. 3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan. 4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. 5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. Untuk Pendidik 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. 3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). 4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. 5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. 6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. 7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. 8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan: a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini; b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.
Kompetensi Inti
KI 1
: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2
: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan,
gotong royong, kerjasama, cinta damai,
responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara
3
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3
: Memahami
dan
menerapkan
pengetahuan
faktual,
konseptual,
prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4
: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
Kompetensi Dasar
1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya 1.2 Penerapan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan efisien dalam bidang kearsipan berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut 1.3 Meyakini bahwa bekerja dalam bidang kearsipan adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh 2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran menyiapkan, dalam membuat arsip kantor 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah 2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud implementasi sikap kerja
4
2.4 Memiliki Sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan kearsipan 3.4 Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi dan Peraturan Kliping
Indikator
Peserta didik dapat memahami ruang lingkup dokumentasi Peserta didik dapat menyebutkan jenis-jenis bahan dokumentasi Peserta didik dapat menjelaskan syarat-syarat bahan dokumentasi Peserta didik dapat mengemukakan peran penting bahan dokumentasi Peserta didik dapat menguraikan kegunaan bahan dokumentasi Peserta didik dapat mengetahui peraturan dokumentasi Peserta didik dapat menjelaskan perngertian kliping Peserta didik dapat menguraikan kegunaan kliping Perserta didik dapat mengemukakan tujuan kliping Peserta didik dapat menjelaskan persyaratan pembuatan kliping Peserta didik dapat menguraikan cara membuat dan mengatur kliping
Materi Pembelajaran
1) Bahan Dokumentasi a. Ruang lingkup dokumentasi b. Jenis-jenis bahan dokumentasi c. Syarat-syarat bahan dokumentasi d. Peran penting bahan dokumentasi e. Kegunaan bahan dokumentasi f. Peraturan Dokumentasi 2) Peraturan Kliping a. Pengertian kliping
5
b. Kegunaan kliping c. Tujuan kliping d. Persyaratan pembuatan kliping e. Cara membuat dan mengatur kliping
Informasi Pendukung
Istilah
Dokumentasi
berasal
dari
kata
document
(Belanda),
document (Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti : menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen; sebagai kata benda berarti: wahana (wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya. Menurut kamus administrasi perkantoran,
Dokumentasi adalah suatu
pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti & mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen. Kliping merupakan suatu karya seni yang disusun dengan memanfaatkan koran, majalah, atau media cetak lain dengan mengambil berita atau artikel tertentu yang sesuai dengan tema dengan cara menggunting kemudian menempelkannya pada kertas baru hingga menyerupai sebuah makalah. Sedangkan peraturan kliping merupakan tata cara yang baik dan tepat yang perlu diperhatikan seseorang atau sebuah organisasi dalam proses penyusunan kliping agar dapat menjadi kliping yang menarik dan dijadikan sebagai salah satu bentuk dokumentasi.
6
Paparan Isi Materi
1. BAHAN-BAHAN DOKUMENTASI A. Ruang Lingkup Dokumentasi Dokumentasi dibedakan menjadi 3, yaitu : a. Dokumentasi Literer Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brousr, dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diperlukan serta diinginkan. b. Dokumentasi Korporil. Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan – tulisan kuno, fosil – fosil, arca – arca, dan benda – benda kuno ynag disusun berdasarkan sistem tertentu. c. Dokumentasi Privat Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini merupakan kegiatan mengumpulkan warkat – warkat, arsip – arsip, atau surat menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.
B. Jenis Bahan Dokumentasi Terdapat 4 jenis bahan dokumentasi, antara lain: 1. Dokumen pribadi, adalah surat – surat penting lainnya yang berguna untuk keperluan individu, baik dalam lembaran maupun terjilid. Contoh ijazah, piagam, surat nikah, dll. 2. Dokumen pemerintah, adalah surat atau lembaran – lembaran kerja yang erat hubungannya dengan kegiatan pemerintah. Contoh : -
Undang – undang pemerintah
-
Pidato kenegaraan
7
-
Surat – surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah
-
Peraturan pemerintah
-
Peraturan menteri
3. Dokumen niaga, yaitu surat atau lembaran – lembaran berharga yang mempunyai hubungan dengn kegiatan perdagangan. Contoh : -
Surat jaminan pembayaran yang ditanggung bank
-
Perincian barang yang dimuat di kapal
-
Tagihan konsumen
-
Kwitansi
-
Faktur perdagangan
4. Dokumen sejarah, yaitu surar – surat rekaman , candi / tugu perjuangan, prasati dan lain sebagainya yang mempunyai nilai sejarah dan hubungan dengan kegiatan kenegaraan / bangsa. Contoh : -
Undang – undang Dasar 1945
-
Teks pancasila
-
Teks proklamasi
-
Teks sumpah pemuda
-
Rekaman film perjuangan bangsa
-
Candi seperti Borobudur, Prambanan. Mendut
-
Supersemar
C. Syarat-Syarat Bahan Dokumentasi Terdapat syarat-syarat bahan dokumentasi, antara lain : 1. Pemeriksaan fisik Pemeriksaan fisik ini sebagai alat yang dipakai langsung memverifikasi dan dianggap sebagai bahan bukti yang paling andal dan berguna yang bertujuan untuk memastikan jumlah deskripsi. 2. Konfirmasi Konfirmasi menjadi bahan yang bernilai tinggi dan sering dipakai karena berasal dari sumber yang independen, namun diperlukan biaya yang besar dan dapat menimbulkan ketidakenakan dari pihak yang dimintai jawaban.
8
D. Peran Penting Dokumentasi Peranan dokumentasi sebagai dasar pengambilan keputusan Dengan bertambah luasnya ilmu pengetahuan, maka dokumentasi itu dapat bertambah luas peranannya, yaitu sebagai alat untuk menemukan keteranganketerangan tertentu. Oleh karena itu, dengan adanya keterangan-keterangan ini nantinya akan dipergunakan sebagai dasar didalam pengambilan suatu keputusan serta perkembangan suatu organisasi. Peranan dokumentasi sebagai bahan penelitian Lembaga swasta, pemerintah, dan perorangan merupakan beberapa pihak yang seringkali menghimpun dokumentasi tertentu. Dokumentasi yang terhimpun tersebut ada yang memiliki nilai keterangan dan dapat dipergunakan sebagai sumber keterangan. Adapun keterangan-keterangan yang terdapat pada dokumentasi baik yang terhimpun di kalangan pemerintah, swasta, atau perorangan dapat dipergunakan sebagai bahan penelitian di bidang ilmu pengetahuan. Sumber dokumentasi itu sendiri dapat berasal dari berbagai kegiatan kemanusiaan ataupun beberapa dokumen di bidang ilmu sosial, teknik, dan eksakta. Peranan dokumentasi bagi perkantoran:
Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
Berperan dalam menyelenggarakan konferensi/seminar ilmiah
Mengembangkan sistem pengolahan dokumen
Menerbitkan dan mengembangkan katalog perkembangan ilmu pengetahuan
E. Kegunaan Dokumentasi Adanya dokumentasi dapat memiliki beberapa kegunaan yang cukup berpengaruh pada kegiatan seseorang ataupun suatu organisasi, diantaranya: a. Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan b. Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen d. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan
9
e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara g. Dapat menjamin keutuhan dan keautentikan informasi yang termuat dalam dokumen
F. Peraturan Dokumentasi Salah satu cara untuk membuat membuat dokumentasi yang baik adalah dengan berfokus pada: a. Selalu melaksanakan proses pencatatan yang aktual, faktual, dan realistik b. Hasil pencatatan harus dibuat jelas, sistematik dan terarah Dalam membuat dokumentasi perlu diperhatikan substansi dasar yang harus ada, hal ini dimaksudkan agar dokumentasi berguna dan memiliki arti untuk berbagai kepentingan. Beberapa peraturan yang perlu diikuti agar dokumentasi yang dibuat sesuai dengan standar hukum, diantaranya sebagai berikut : a. Dokumentasi yang dibuat memenuhi dan memahami dasar hukum b. Memberikan informasi secar tepat c. Memperhatikan fakta – fakta secar tepat dan akurat.
2. PENGATURAN KLIPING A. Pengertian Kliping Kata kliping dalam kamus bahasa Inggris yaitu Clipping yang artinya guntingan surat kabar atau Koran. Kliping merupakan alat penunjang informasi yang dapat dibuat dari bahan-bahan yang akan terbuang, kemudian dikumpulkan sehingga menjadi bahan dokumentasi yang sangat berguna.
B. Kegunaan Kliping 1. Menunjang kegiatan pribadi dan organisasi lainnya 2. Menambah koleksi perpustakaan 3. Memperkaya sumber ilmu pengetahuan 4. Meningkatkan cakrawala berpikir 5. Sumber dokumentasi informasi
10
6. Sebagai bukti autentik 7. Sebagai bahan penelitian
C. Tujuan Kliping 1. Menyimpan dan melestarikan ilmu pengetahuan 2. Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang 3. Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu 4. Memupuk kreatifitas 5. Menunjang pokok bahasan bidang studi 6. Menunjang kegiatan intelektual
D. Persyaratan Pembuatan Kliping 1. Disusun secara rapi dan serasi 2. Penghematan dalam kolom 3. Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dpat dipertanggung jawabkan keabsahannya 4. Mudah dalam pembuatannya
E. Cara Membuat dan Mengatur Kliping 1. Kumpulan gunting surat kabar, majalah atau media cetak lainnya yang menarik perhatian. 2. Tuliskan subjek atau masalah yang akan diklipingkan. 3. Tempelkan guntingan Koran, majalah dan sumber lainnya dengan lem secara rapi dan teratur pada lembaran kertas HVS. 4. Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan :
Sumbernya (nama pengarang, majalah atau nama surat kabar)
Tanggal, bulan, tahun terbit
Halaman
Dan lain-lain yang dirasa perlu.
5. Jilid dengan rapi sehingga kelihatan seperti buku. 6. Lakukan perwajahan kliping sehingga kelihatan menarik.
11
7. Agar kliping terlihat manis dan rapi perlu diatur cara meletakkan guntingannya. Bila terdapat dalam surat kabar artikel yang timbal balik, maka sebaiknaya di fotokopi atau dibeli Koran baru. 8. Kliping disusun diatas rak, diberi kode dan dibuatkan kartu katalognya sehingga memenuhi syarat sebagai koleksi dokumentasi dan perpustakaan.
Rangkuman
Dokumentasi dibedakan menjadi 3 macam, yaitu dokumentasi literer yang meliputi bidang kepustakaan, dokumentasi korporil yang meliputi bidang permuseuman, dan dokumentasi privat yang meliputi bidang kearsipan. Jenis bahan dokumentasi antara lain, dokumen pribadi, dokumen pemerintah, dokumen niaga, dan dokumen sejarah. Syarat-syarat bahan dokumentasi meliputi pemeriksaan fisik dan konfirmasi. Dokumentasi memiliki peran penting, diantaranya sebagai dasar pengambilan keputusan, sebagai bahan penelitian, dan sebagai bahan dalam kegiatan perkantoran Kegunaan dokumentasi: a. Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan b. Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen d. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara g. Dapat menjamin keutuhan dan keautentikan informasi yang termuat dalam dokumen Dalam membuat dokumentasi perlu diperhatikan substansi dasar yang harus ada, hal ini dimaksudkan agar dokumentasi berguna dan memiliki arti untuk berbagai kepentingan.
12
Kliping merupakan alat penunjang informasi yang dapat dibuat dari bahanbahan yang akan terbuang, kemudian dikumpulkan sehingga menjadi bahan dokumentasi yang sangat berguna. Kegunaan kliping antara lain, untuk menunjang kegiatan pribadi dan organisasi, menambah koleksi perpustakaan, memperkaya sumber ilmu pengetahuan, meningkatkan cakrawala berpikir, dan sebagai sumber dokumentasi informasi.
Latihan Soal
A. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Dokumentasi yang berisi tentang permuseuman adalah ... a. Dokumentasi literer b. Dokumentasi korporil c. Dokumentasi privat d. Dokumentasi niaga e. Dokumentasi pemerintah 2. Berikut contoh dari dokumentasi literer .... a. Buku, majalah, brosur
d. teks pancasila, pidato, kwitansi
b. Buku, arsip, surat
e. UUD 1945, buku, arsip
c. Brosur, surat, ijazah 3. Ijazah, piagam, dan surat nikah merupakan contoh dari dokumen ... a. Sejarah
d. Korporil
b. Pribadi
e. Literer
c. Pemerintah 4. Bahan dokumentasi memiliki 2 syarat, yaitu pemeriksaan fisik dan konfirmasi. Pernyataan dibawah ini yang salah tentang kedua syarat tersebut adalah ... a. Pemeriksaan fisik digunakan untuk memastikan jumlah deskripsi.
13
b. Konfirmasi berasal dari sumber yang independen c. Konfirmasi memerlukan biaya yang besar d. Pemeriksaan fisik memerlukan biaya yang besar e. Pemeriksaan fisik merupakan bahan bukti yang paling andal 5. Yang bukan merupakan peranan dari dokumentasi, adalah ... a. Dokumentasi digunakan dalam pengambilan keputusan b. Dokumentas digunakan dalam menyelenggarakan konferensi/seminar ilmiah c. Dokumentasi digunakan sebagai bahan penelitian d. Dokumentasi digunakan untuk perkantoran e. Dokumentasi digunakan dalam mengembangkan sistem pengolahan perkantoran 6. Pernyataan : i. Berperan dalam menyelenggarakan konferensi/seminar ilmiah ii. Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen iii. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen iv. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara v. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi Dari pernyataan diatas, yang merupakan kegunaan dokumentasi yaitu ... a. i, iii, v
d. ii saja
b. ii, iii, iv
e. ii dan iii
c. ii, iv, v 7. Dibawah ini yang bukan merupakan cara membuat dokumentasi yang baik adalah ... a. Proses pencatatan harus aktual dan faktual b. Hasil pencatatan harus jelas c. Memberikan informasi yang tepat d. Proses pencatatan harus realistik e. Hasil pencatatan tidak harus transparan 8. Kata kliping dalam kamus bahasa inggris yaitu Clipping, yang artinya ...
14
a. Guntingan koran
d. Kertas
b. Klip
e. Penjepit
c. Brosur 9. Pernyataan dibawah ini yang bukan merupakan kegunaan kliping, yaitu ... a. Kliping digunakan untuk menambah koleksi perpustakaan b. Kliping digunakan untuk meningkatkan cakrawala berfikir c. Kliping digunakan untuk memupuk kreatifitas d. Kliping digunakan sebagai bahan penelitian e. Kliping digunakan sebagai dokumentasi informasi 10. Dalam peraturan pembuatan kliping, yang tidak perlu disebutkan dalam judul artikel adalah .... a. Nama pengarang
d. Halaman
b. Kota pengarang
e. Nama surat kabar
c. Tanggal terbit
B. Esai Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar! 1. Sebutkan contoh dari masing dokumentasi di bawah ini ! a. Dokumentasi literer b. Dokumentasi korporil c. Dokumentasi privat 2. Jelaskan jenis-jenis bahan dokumentasi! 3. Syarat-syarat apa saja yang harus diperhatikan dalam sebuah bahan dokumentasi? Jelaskan! 4. Uraikan pengertian kliping menurut bahasamu sendiri! 5. Pembuatan kliping mempunyai beberapa tujuan. Coba sebutkan minimal 4 dari tujuan tersebut!
15
Tugas
Carilah bahan-bahan dokumentasi. Judul bebas. Buatlah kliping sesuai dengan peraturan-peraturan yang harus dipenuhi. Minimal berisi 15 lembar. Jilidlah dengan rapi dan berilah kode serta buatlah kartu katalognya sehingga memenuhi syarat sebagai koleksi dokumentasi dan perpustakaan!
Glosarium
Aktual
Konferensi/Seminar
Betul-betul ada
Rapat; pertemuan
(terjadi);sesungguhnya
Korporil
Arca
Museum, sejarah
Patung dari batu yang menyerupai Kuitansi bentuk orang atau binatang
Surat bukti penerimaan uang
Autentik
Laporan
Dapat dipercaya; asli; sah
Berita; sesuatu yang dilaporkan
Bahan pustaka
Literer
Kumpulan buku; kitab
Tradisi; budaya
Disertasi
Microfilm
Karangan ilmiah untuk memperoleh Rekaman foto, naskah kuno gelar doktor
Pita kaset
Eksakta
Pita rekaman pada kaset
Bidang ilmu tentang hal-hal yang Privat bersifat konkret Pribadi Faktual
Sistematik Susunan; aturan
16
Berdasarkan kenyataan;mengandung
Substansi
kebenaran
Isi;pokok;inti
Faktur
Thesis
Daftar nama, jumlah, dan harga Karangan ilmiah untuk memperoleh barang
gelar magister
Independen Mandiri Keabsahan Sifat yang sah
Daftar Pustaka
Sholikah, Mar’atus. 2014. Materi Kearsipan. (http://limaratus15.blogspot.com/materi-kearsipan.html), diakses pada tanggal 23 November 2016. Xlashawol, Riezta. 2014. Modul Dokumen dan Dokumentasi. (http://yunissa41.blogspot.co.id/2014/09/modul-dokumen-dandokumentasi.html), diakses pada tanggal 23 November 2016. Widodo H. Wijoyo. 2010. Konsep dan Definisi Dokumentasi. (http://widodo.staff.uns.ac.id/2010/03/08/ringkasan-modul-1-konsep-dandefinisi-dokumentasi/), diakses pada tanggal 23 November 2016.
Penilaian
A. Pilihan Ganda 1. B
6. B
17
2. A
7. E
3. B
8. A
4. D
9. C
5. E
10. B
B. Esai No 1.
Jawaban
Skor
a. Dokumentasi Literal : Buku-buku, laporan, disertasi,
10
Contoh dokumentasi
thesis, majalah, Koran, brosur, leaflet, buku petunjuk telepon, tambo, monografi b. Dokumentasi Kolporal : Fosil, benda-benda seni,
10
archa, tugu, batu bersurat, candi, mata uang kuno, pakaian adat, film documenter, micro film, pita kaset c. Dokumentasi Privat : UUD 1945, teks Pancasila,
10
teks Proklamasi, sumpah pemuda, supersemar, kuitansi, faktur, cek, laporan keuangan, surat perjanjian, SIM, KTP, sertifikat, ijazah, akte kelahiran. 2.
Jenis-jenis bahan dokumentasi, antara lain :
Dokumen pribadi, adalah surat – surat penting
7,5
lainnya yang berguna untuk keperluan individu, baik dalam lembaran maupun terjilid.
Dokumen pemerintah, adalah surat atau lembaran
7,5
– lembaran kerja yang erat hubungannya dengan kegiatan pemerintah.
Dokumen niaga, yaitu surat atau lembaran –
7,5
lembaran berharga yang mempunyai hubungan dengn kegiatan perdagangan.
Dokumen sejarah, yaitu surar – surat rekaman , candi /
tugu perjuangan, prasati dan lain
7,5
18
sebagainya yang mempunyai nilai sejarah dan hubungan dengan kegiatan kenegaraan / bangsa. 3.
Terdapat syarat-syarat bahan dokumentasi, antara lain :
20
1. Pemeriksaan fisik Pemeriksaan fisik ini sebagai alat yang dipakai langsung memverifikasi dan dianggap sebagai bahan bukti yang paling andal dan berguna yang bertujuan untuk memastikan jumlah deskripsi. 2. Konfirmasi Konfirmasi menjadi bahan yang bernilai tinggi dan sering dipakai karena berasal dari sumber yang independen, namun diperlukan biaya yang besar dan dapat menimbulkan ketidakenakan dari pihak yang dimintai jawaban. 4.
Kliping merupakan alat penunjang informasi yang dapat
10
dibuat dari bahan-bahan yang akan terbuang, kemudian dikumpulkan sehingga menjadi bahan dokumentasi yang sangat berguna. 5.
Tujuan Kliping, antara lain :
(10)
1. Menyimpan dan melestarikan ilmu pengetahuan
2,5
2. Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang
2,5
3. Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu
2,5
bidang pengetahuan tertentu 4. Memupuk kreatifitas
2,5
5. Menunjang pokok bahasan bidang studi 6. Menunjang kegiatan intelektual TOTAL
100
1
