PENYIMPANAN ARSIP: STUDI KASUS DATA CENTER FISIP UI

PENYIMPANAN ARSIP: STUDI KASUS DATA CENTER FISIP UI Maulana Fathurrahman S.Hum Arie Nugraha M.Ti Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok 16424 Indonesia

[email protected]

Abstrak Penelitian ini membahas penyimpanan arsip di Lingkungan FISIP UI yaitu Data Center. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penyimpanan arsip dilakukan oleh Data Center FISIP UI berikut dengan masalah dan kendala-kendala yang ditemukan selama proses penyimpanan arsip dilakukan di Data Center. Pendekatan penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Metode peneliti yang digunakan dengan cara melakukan wawancara dengan staff/arsiparis dan orang yang bersangkutan dengan terbentuknya Data Center. Hasil penelitian mengungkapkan penyimpanan arsip di Data Center sudah sesuai dengan standar penyimpanan arsip baik menurut ISO, tetapi masih belum sesuai dengan ANRI karena ditemukan kendala-kendala seperti kurangnya sumber daya manusia, karena staff/arsiparis yang bekerja di Data Center tidak memiliki latar belakang arsip belum lagi software yang digunakan dalam proses penyimpanan arsip masih menggunakan software yang ditujukan untuk kegiatan perpustakaan. Dari hasil penelitian ini menyarankan bahwa pengelolaan kearsipan sebaiknya diserahkan kepada SDM yang memiliki latar belakan pendidikan kearsipan, dan sebaiknya Data Center memiliki software yang menunjang dalam kegiatan kearsipan.

Kata Kunci

:

Penyimpanan Arsip, Data Center, FISIP UI

Abstract The research is about Archive Keeping at FISIP UI, Data Center. The purpose of this study is to determine how Data Center keeps their archive and to know the problems and the other obstacles while doing archive keeping. This qualitative research, using interviews for collecting data from staff/archivis of FISIP UI Data Center. The results reveal the archive keeping in Data Center according to ISO standards, but not ANRI standards because still found obstacles such as lack of human resources, as staff / archivist who works in the Data Center does not have a background on archivist not to mention the software used in the process of archival storage is still using software that is intended for library activities. From the results of this study, suggest that the management of archives should be submitted to the human resources that have educational background an archives, and Data Center should use software that support the activities of archives.

Keywords

:

Archive Keeping, Data Center, FISIP UI

1     Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

I. PENDAHULUAN Informasi merupakan salah satu kebutuhan dasar manusia, tetapi manusia memiliki keterbatasan, yaitu tidak dapat mengingat semua informasi yang didapatnya. Oleh karena itu informasi yang didapat bisa direkam dalam bentuk tercetak seperti ditulis, tidak hanya itu saja informasi yang sudah terekam juga dapat disimpan dalam digital seperti video, audio, dan sebagainya. Dalam kehidupan, suatu organisasi atau lembaga, baik itu instansi milik pemerintah maupun swasta, rekod diperlukan sebagai bukti berbagai kegiatan dalam suatu organisasi, sehingga sewaktu rekod ini dibutuhkan kembali maka akan ditemukan dengan cepat dan tepat. Demi lancarnya kegiatan kearsipan suatu organisasi maka suatu organisasi biasanya memiliki unit tersendiri untuk mengelola arsip secara khusus. Pengelolaan yang baik dan sistematis perlu dilakukan oleh setiap organisasi untuk memperlancar kegiatan kearsipan. Fungsi dari kegiatan kearsipan tidak lain untuk tercapainya temu kembali informasi untuk arsip tersebut jika dibutuhkan kembali dengan cepat dan relevan. Dalam rangka tercapainya tujuan misi dan visi FISIP UI, maka fakultas berusaha mengumpulkan seluruh data dokumen, rekod, arsip dan segala informasi yang berisikan bukti setiap kegiatan dalam satu tempat yang menjadi Data Center FISIP UI. II.

METODE PENELITIAN

Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pendeketankualitatif. Penelitian dilakukan secara deskriptif, dengan tujuan memberikan gambaran tentang sebuah kondisi yang sedang berlangsung dan memeriksa sebab-sebab munculnya gejala tersebut. Menurut Sulistyo Basuki (2006:110) Penelitian deskriptif mencoba mencari deskripsi yang tepat dan cukup dari semua aktivitas, objek, proses, dan manusia Dalam penelitian ini metode yang akan digunakan penulis adalah metode studi

kasus. Kasus yang diteliti dalam penggunaan metode ini mengenai sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh Data Center FISIP UI. Penelitian ini dilakukan dengan teknik observasi dan wawancara untuk memperoleh fakta terhadap pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di Data Center FISIP UI Untuk memenuhi tujuan dalam memperoleh informasi mengenai kegiatan penerapan sistem penyimpanan arsip di Data Center maka peneliti melakukan wawancara. Peneliti melakukan wawancara yang bertujuan untuk mendapat informasi yang lebih mendalam dan lebih akurat dari subjek yang di wawancara mengenai bagaimana alur proses penerapan sistem penyimpanan arsip di Data Center. Untuk menjaga identitas informan yang sebenarnya, maka peneliti menggunakan nama samaran Peneliti melakuan wawancara terhadap empat informan Dalam penelitian ini peneliti membuat kriteria informan yang menurut peneliti akan bermanfaat dalam penelitian ini, yaitu: 1. Informan adalah merupakan bagian dari Data Center 2. Informan mengerti dengan penyimpanan arsip atau subjek yang sedang di bahas 3. Informan yang melakukan langsung kegiatan penyimpanan arsip Dalam mewawancara informan teknik wawancara yang digunakan adalah wawancara mendalam dengan bentuk kurang terstuktur atau informal agar dapat mengetahui pendapat dan pandangan serta informasi tentang yang dirasakan oleh subjek. Hal ini selaras dengan tujuan wawancara secara mendalam yaitu untuk mengumpulkan informasi yang berkompleks, sebagian besar berisi pendapat, sikap, dan pengalaman peribadi (Sulistyo-Basuki, 2006:173). III. ANALISIS PENYIMPANAN ARSIP Analisa terhadap hasil wawancara, observasi, dan studi dokumentasi yang 2  

  Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

dilakukan oleh penulis. Analisis data ini dilakukan dengan menganalisa hasil wawancara dan observasi yang telah diperoleh selama penelitian yang lalu dikaitkan dengan teori sebelumnya yang berhubungan dengan pokok permasalahan dalam penelitian inni serta pengetahuan, sudut pandang tersebut akan disajikan dalam bentuk deskripsi dan uraian. Maka dengan demikian, pembaca bisa memperoleh pemahaman mengenai isi atau kandungan dari hasil penelitian ini dengan sangat baik.

berdasarkan hasil dengan wawancara karena tidak ditemukannya struktur organisasi yang secara formal Berdasarkan wawancara dengan informan untuk saat ini Data Center itu di bawah sekertarias fakultas FISIP, lalu dipimpin oleh 1 ketua tim arsip. Dari hasil tersebut dapat digambarkan bahwa struktur Data Center seperti dibawah ini.

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan standar ANRI dan ISO 15489-2, sebagai dasar teori dalam penelitian ini. alasan peneliti menggunakan standar ini karena standar ini merupakan dasar-dasar dalam mengelola arsip baik dalam negeri maupun luar negeri 1. Profil Data Center Sebelum masuk lebih jauh dan mendalam dalam penganalisaan, terlebih dahulu penulis akan menampilkan profil singkat mengenai Data Center FISIP UI. Data Center berada di bawah Dekan FISIP UI yang merupakan salah satu unit kerja pengelola arsip di FISIP UI. Data Center yang merupakan pusat arsip FISIP UI, bertujuan untuk mengelola semua arsip yang di miliki oleh Sembilan departemen yang berada dalam lingkungan FISIP UI. Data Center terletak di Gedung C FISIP UI. Saat ini Data Center memiliki empat pegawai, dua di berada di Data Center, sedangkan dua lagi berada di Biro dekan Dekanat FISIP UI. Walaupun Data Center di tugaskan untuk mengelola arsip aktif dan inaktif oleh Dekan, sekarang ini Data Center baru saja mengelola arsip inaktif saja, sedangkan arsip aktifnya di kelola di biro dekan FISIP. Jumlah arsip yang saat ini dimiliki oleh Data Center belum semua terhitung, tetapi jumlah arsip yang sudah mereka kelola berjumlah 4611.

Gambar 1.1 Ilurstrasi Struktrur Data Center oleh Peneliti 1.2 Visi dan Misi FISIP Data Center di bangun demi kelancaran visi dan misi di FISIP UI, yang akan ditampilkan sebagai berikut: FISIP UI (Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Unversitas Indonesia) merupakan salah satu fakultas yang terdiri dari 8 program studi (prodi) yang terletak di kampus UI Depok. Mereka memiliki visi,misi, dan tujuan yang jelas seperti yang tertulis di website UI sebagai berikut: VISI “Menjadi fakultas pengajaran dan riset unggulan di bidang ilmu sosial dan ilmu politik, yang memberi kontribusi pada pengembangan kualitas kehidupan”. MISI Dengan Visi tersebut maka FISIP UI menetapkan misinya sebagai berikut:

Saat ini untuk informasi struktur organisasi yang di dapatkan oleh peneliti hanya 3     Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

1. Menyelenggarakan proses pengajaran yang bermutu, melalui rintisan pengajaran berbasis riset, dalam rangka mencetak lulusan berdaya saing tinggi baik secara akademis maupun moral. 2. Mengembangkan kebijakan dan kegiatan karya riset “noble” serta riset aplikatif yang berguna bagi negara, industri, dan masyarakat sipil. 3. Membangun SDM tenaga akademik (pengajar/peneliti) dan non akademik (administrasi) yang profesional (handal, beretika dan sejahtera) dalam rangka peningkatan mutu pelayanan terhadap stakeholders dan pasar. 4. Menerapkan sistem manajemen profesional berbasis transparansi dan akuntabilitas dalam rangka menciptakan tata kerja yang baik, kinerja tinggi, serta efisiensi dan efektivitas organisasi. 5. Menciptakan iklim kerja yang kondusif ditandai oleh berkembangnya semangat kerja sama, saling percaya (mutual-­‐trust), dan terbentuknya nilai-­‐nilai bersama (shared value) menuju keIndonesiaan yang maju dan sejahtera. TUJUAN Sesuai dengan Visi dan Misi yang ditetapkan, maka penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi FISIP UI bertujuan: 1. Menghasilkan lulusan FISIP UI yang berdaya saing tinggi baik secara akademis maupun secara moral sehingga dapat menjadi modal bagi pembangunan bangsa dan negara. 2. Menghasilkan karya-­‐karya penelitian yang bersifat “noble” serta riset aplikatif yang berkualitas dan berguna bagi komunitas akademia, mahasiswa, pemerintah, industri dan masyarakat.

3. Memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat melalui upaya-­‐upaya positif yang menumbuhkan kesadaran dan kepercayaan diri masyarakat serta menjadikan masyarakat sebagai kekuatan dan modal bagi pembangunan bangsa dan negara. 2. Hasil Data Dari hasil yang di peroleh peneliti berdasarkan observasi, wawancara, dan studi dokumentasi peneliti mendapatkan beberapa data sebagai berikut. 2.1 Pemeriksaan Sebelum masuk ke ruangan penyimpanan arsip, setiap arsip yang diterima oleh Data Center akan melalui beberapa proses. Proses pertama adalah proses pemeriksaan. Pemeriksaan adalah tahap dimana arsiparis melakukan persiapan penyimpanan arsip dengan cara memeriksa setiap arsip yang mereka terima (Amsyah, 2000:64). Selama observasi berlangsung peneliti melihat langsung bagaimana tahap pemeriksaan ini dilakukan oleh setiap arsiparis. Mereka melakukan pemeriksaan setiap arsip yang mereka terima sebelum memasukan informasi yang tersedia dalam arsip kedalam senayan. Untuk mengetahui lebih dalam, dalam tahap pemeriksaan arsip ini peneliti juga melakukan wawancara dengan informan yang merupakan para arsiparis yang melakukan kegiatan ini. Berdasarkan wawancara dengan informan Budi, peneliti melihat Budi melakukan pemeriksaan secara mendetail, tetapi ada ditemukan kendala dalam tahap ini. Kendala yang ditemukan adalah kurang lengkapnya informasi tentang dokumen tersebut, seperti tidak terteranya tanggal. Sehingga dalam proses pengindeksan budi menyatakan bahwa mereka harus mencari tahu kapan arsip tersebut terbentuk, jika memang tidak ditemukan dalam pengindeksan arsip 4  

  Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

mengakibatikan subjek dari arsip tersebut yang kurang mendetail.

LOG (Logistik)

2.2 Mengindeks Setelah pemeriksaan arsip dilakukan Data Center, Data Center melakukan pengindeksan. Pengindeksan merupakan yaitu pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan (Amsyah, 2000:64). Pengindeksan dilakukakan oleh Data Center berdasarkan ketentuan UI, yaitu dibuat oleh Tim Pegembangan Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia melalui pedoman yang diberi nama “Pedoman Jadwal Retensi Rekod”. 2.3 Pemberian Tanda Setelah proses mengindeks arsip yang dikelola, arsiparis memberi tanda pada setiap boks yang menjadi media dalam penyimpan arsip yang akan disimpan dirak, sedangkan arsipnya dituliskan subjeknya di hal depannya. Tanda-tanda tersebut akan dijelaskan dalam tabel 2.3 Tabel 2.3 Tabel Keterangan Tanda Kode

Warna

PDP (Pendidikan dan Orange Pengajaran) PPM (penelitian dan Pink pengabdian masyarakat) KEU (Keuangan)

Kuning

SDM (Sumber Daya Hijau Manusia) OTL (Organisasi dan Putih Tata Laksana) HKP (Hukum pengawasan)

HMI (Humas Informatika)

dan Biru

dan Pink Cream

RTK (Rumah Tangga Hijau Kantor)

Dapat dilihat di tabel ada Menurut analisa peneliti tentang bagaimana proses pemberian tanda dilakukan oleh Data Center adalah untuk mempermudah dalam tahap penyimpanan arsip, tetapi ada beberapa klasifikasi yang diberikan warna yang sama. Warna yang sama memang ditempatkan di rak yang berbeda dengan jarak yang jauh, tetapi sebelum penyimpanan ke rak dokumen-dokumen perlu disimpan kedalam boks yang sudah diberikan warna dalam hal ini staff perlu hati-hati karena untuk klasifikasi yang sama dengan warna yang sama akan terjadi kemungkinan penempatan dokumen kedalam boks yang salah. 2.4 Menyortir Tahap penyortiran merupakan tahap yang pengelompokan setiap dokumen atau arsip yang sudah diberi tanda sebelumnya yang selanjutanya akan disimpan. Setelah setiap boks diberi warna berdasarkan kelaskelasnya maka setiap dokumen sebelum sebelum disimpan kedalam boks lalu boks tersebut disimpan di rak arsiparis melakukan pengelompokan terlebih dahulu. 2.5 Tempat Penyimpanan Arsip Data Center Setelah melakukan obsevasi terhadap tempat atau ruangan arsip Data Center peneliti dapat menganalisa tempat penyimpanan arsip tersebut. Penulis menganalisa tempat penyimpanan arsip menggunakan ISO 15489-2 (2001:8) dan standar ANRI sebagai standar dalam penilaian fasilitas tempat penyimpanan arsip. 5  

  Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

Lokasi Data Center terletak di gedung C FISIP UI yang terletak di bagian depan fakultas ini. Berdasarkan obsevasi unit kearsipan ini mudah dijangkau. Dari analisa peneliti lokasi Data Center sudah baik karena berada jauh dari area beresiko seperti halnya jauh dari tempat yang menghasilkan bahan kimia, limbah, dan sebagainya. Dilihat dari struktur bangunan Data Center, ruang tempat penyimpanan arsip terjaga dari keseimbangan kelembapan dan temptrature. Ruangan penyimpanan arsip seperti dapat dilihat dari gambar lampiran yang menggambarkan Data Center, dalam ruangan tempat penyimpanan arsip terpasang pendingin ruangan yang menjaga temperature dan kelembapan tetap stabil. Dalam observasi peneliti, peneliti memeriksa remote pendingin ruangan yang di set untuk 21o celcius. Seperti yang di jelaskan pada ISO 15489-2 tentang penyimpanan arsip yang baik. Rak tempat penyimpanan arsip yang terdapat dalam Data Center sudah memenuhi standar ISO, yaitu rak atau lemari yang dapat menanggung beban berat karena rak/lemari yang digunakan oleh Data Center menggunakan lemari yang terbuat dari besi kokoh. Berdasarkan analisa dari peneliti sudah disebutkan keadaan ruang penyimpanan arsip Data Center. Dari hasil penelitian ini, peneliti mengatakan memang Data Center sudah memenuhi sebagaian besar standar yang dikeluarkan oleh ISO 15489 maupun standari ANRI, tetapi untuk keamanan fisik arsip belum bisa dibilang memenuhi standar tersebut karena masih banyak arsip yang terletak dilantai tanpa memiliki media yang melindunginya merupakan suatu kekurangan dari segi proteksi maupun dari segi penanganan arsip tersebut. Untuk melihat lebih jelas maka bagaimana mereka menyimpan arsip-arsip di Data Center maka dapat dilihat dibawah denah dan sebagian foto-foto dibawah ini:

Receptionist  

Rak  Arsip  

Gambar 3.1 Denah Ruangan Data Center Gambar 3.1 adalah denah ruangan Data Center di FISIP UI, untuk bagian kiri gambar terdapat tempat bekerja para staff dan arsiparis. Pintu masuk Data Center terletak persis di depan receptionist. Untuk lokasi pintu masuk tersebut menurut analisa peneliti sesuai dengan standar ANRI maupun ISO yang menyatakan akses masuk ke ruangan arsip harus terjaga keamanannya, tidak hanya itu saja untuk memasuki ke ruangan arsip, yaitu bagian kanan gambar. Pengunjung yang ingin memasuki ruangan penyimpanan arsip Data Center sudah dipastikan akan melewati para staff dan arsiparis data center yang menjamin keamanan arsip-arsip tersebut. 3. Analisis Hasil Data Semua data yang diperoleh dari hasil dari wawancara, observasi, dan studi dokumentasi, akan dianalisis oleh peneliti. Dalam analisis ini teori Amsyah dalam penyimpanan arsip menjadi untuk melakukan analisis Dalam penganalisaan ini, peneliti akan menganalisa hasil data yang telah didapat oleh peneliti yang akan dijelaskan berikut ini: 1. Pemeriksaan Dalam proses ini yang melakukannya adalah para arsiparis. Dalam wawancara dengan para 6  

  Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

informan mereka melakukan pemeriksaan dengan cara, melihat dan memeriksa setiap dokumen yang diterima. Untuk proses pemeriksaan menurut analisa peneliti sudah dilakukan dengan baik karena sudah dilakukan dengan cara yang benar dan dilakukan dengan teliti. 2. Pengindeksan Demi memudahakan pengelompokan arsip, proses ini dilakkukan berdasarkan pedoman jadwal retensi arsip yang dikeluarkan oleh Universitas Indonesia. Untuk pemberian kode khusus setiap dokumen diberikan kode berdasarkan subjek yang sudah ditentukan. 3. Pemberian tanda Dalam proses pemberian tanda menurut analisa peneliti belum cukup baik karena masih adanya subjek dokumen yang diberi tanda dengan warna yang sama. Hal ini akan mengakibatkan masuknya dokumen ke tempat penyimpanan yang salah. 4. Penyortiran. Penyortiran dilkukan setelah boxbox yang sudah diberi tanda. Setiap dokumen yang sudah selesai di indeks akan dimasukan ke dalam box sebagai media penyimpanan untuk disimpan dalam rak. Setiap dokumen dimasukan berdasarkan subjeknya. 5. Penyimpanan Setelah melakukan obsevasi terhadap tempat atau ruangan arsip Data Center peneliti dapat menganalisa tempat penyimpanan arsip tersebut. Penulis dalam analisa tempat penyimpanan arsip menggunakan 15489-2 (2001:8) dan standar ANRI sebagai standar dalam

penilaian fasilitas penyimpanan arsip.

tempat

Dalam segi lokasi Data Center terletak di gedung C FISIP UI yang terletak di bagian depan fakultas ini. Berdasarkan obsevasi unit kearsipan ini mudah dijangkau. Dari analisa peneliti lokasi Data Center sudah baik karena berada jauh dari area beresiko seperti halnya jauh dari tempat yang menghasilkan bahan kimia, limbah, dan sebagainya. Dilihat dari struktur bangunan Data Center, ruang tempat penyimpanan arsip terjaga dari keseimbangan kelembapan dan temptrature. Ruangan penyimpanan arsip seperti dapat dilihat dari gambar denah yang menggambarkan Data Center, dalam ruangan tempat penyimpanan arsip terpasang pendingin ruangan yang menjaga temperature dan kelembapan tetap stabil. Dalam observasi peneliti, peneliti memeriksa remote pendingin ruangan yang di set untuk 21o celcius. Seperti yang di jelaskan pada ISO 15489-2 tentang penyimpanan arsip yang baik. Rak tempat penyimpanan arsip yang terdapat dalam Data Center sudah memenuhi standar ISO, yaitu rak atau lemari yang dapat menanggung beban berat karena rak/lemari yang digunakan oleh Data Center menggunakan lemari yang terbuat dari besi kokoh. Berdasarkan analisa dari peneliti sudah disebutkan keadaan ruang penyimpanan arsip Data Center. Dari hasil penelitian ini, peneliti mengatakan memang Data Center sudah memenuhi sebagaian besar standar yang dikeluarkan oleh ISO 15489 maupun standari ANRI, tetapi masih banyak arsip yang terletak dilantai tanpa memiliki media yang 7  

  Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

melindunginya merupakan suatu kekurangan, dari segi proteksi maupun dari segi penanganan arsip tersebut. Berdasarkan hasil analisa peneliti Data Center sudah memenuhi standar ISO tapi belum memenuhi standari pengawasan dan proteksi berdasarkan ANRI 4.

Kendala-kendala sistem penyimpanan arsip

Sistem penyimpanan arsip di Data Center seharusnya harus dilaksanakan dengan baik karena Data Center memegang tanggung jawab dari sembilan departemen yang berada dalam lingkungan FISIP, tetapi peneliti masih menemukan beberapa kendala berdasarkan observasi dan wawancara dengan para informan. Untuk penanganan arsip di data center ini masih belum sesuai dengan pendapat moekijat yang menyatakan dalam penyimpanan arsip yang baik sebaiknya tidak memakan ruang lantai yang banyak. Dapat dilihat dilampiran 3. Bahwa masih banyak arsip yang terbengkalai penyimpanannya, seperti arsip-arsip yang tersimpan dilantai Berdasarkan observasi peneliti, setiap peneliti berkunjung ke Data Center hanya ditemukan dua orang staff yang bekerja sebagai arsiparis, sedangkan arsip yang mereka kelola tergolong banyak. Dengan jumlah staff yang hanya sedikit ini, pengelolaan arsip tentu akan memakan waktu. Dari setiap keluhan dari hasil wawancara peneliti dengan para informan dapat ditarik kesimpulan kendala-kendala dalam kelancaran sistem penyimpanan arsip di Data Center, yaitu: 1. Kurangnya pengertian manajemen kearsipan di lingkungan FISIP UI 2. Kurangnya sumber daya manusia yang berlatar belakang arsip

3. Jumlah pekerja yang sedikit 4. Banyak dokumen yang informasinya kurang lengkap sehingga menyulitkan penyimpanan dokumen di sistem Senayan 5. Dokumen-dokumen yang belum di proses yang terletak dilantai merupakan kekurangan dari penyimpanan arsip karena aka ada kemungkinan dokumen terhinjak dan sebagainya. 6. Dalam pemberian tanda terhadap boks-boks masih ada beberapa subjek berbeda dengan pemberian warna yang sama. Hal ini menurut peneliti merupakan kendala, karena akan ada kemungkinan terjadinya peletakan subjek yang berbeda pada satu boks dengan warna yang sama IV. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memudahkan temu kembali tidak hanya itu keuntungan kegiatan penyimpanan arsip yang baik antara lain untuk mengefisienkan biaya seperti tidak memakan tempat khususnya ruang lantai karena arsip-arsip tersimpan di rak Dari penelitian ini peneliti dapat menarik kesimpulan tentang kegiatan penyimpanan arsip di Data Center antara lain: 1. Penyimpanan belum memenuhi standar penyimpanan arsip yang baik a. Hal ini dinyatakan penulis karena adanya arsip yang masih terletak dilantai merupakan kekurangan dalam penanganan arsip tersebut. Dengan posisi arsip seperti demikian arsip akan beresiko terhinjak dan rusak 2. Sumber Daya Manusia yang kurang memadai a. Data Center belum memiliki sumber daya manusian yang mendukung dalam 8  

  Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

pengelolaan arsip. hal ini dapat dilihat dari semua staff Data Center yang tidak memiliki latar belakang kearsipan 3. Untuk saat ini Universitas Indonesia belum memiliki sistem/software sendiri untuk mengelola arsip, karena sistem penyimpanan Data Center masih menggunakan freeware yaitu Senayan, sedangkan senayan bukanlah software khusus untuk kearsipan melainkan untuk kegiatan perpustakaan 4. Dokumen yang informasinya tidak lengkap menjadi kendala dalam pengklasifikasian arsip, sehingga dokumen yang informasinya tidak lengkap mengakibatkan klasifikasi arsip yang kurang mendalam. 2. Saran Saran peneliti guna meningkatkan kinerja Data Center dalam kegiatan penyimpanan arsip antara lain adalah: 1. Peningkatan SDM Walau para staff atau arsiparis yang bekerja di Data Center memiliki ilmu dalam dunia kearsipan, tetapi mereka tidak memiliki latar belakang kearsipan sebelumnya. Jadi akan lebih baik jika Data Center menambah arsiparis yang sudah memiliki pengalaman manajemen arsip di dalam kegiatan Data Center 2. Data Center sebaiknya memilki software yang khusus dalam penyimpanan arsip. Mengingat Data Center masih menggunakan software perpustakaan ada baiknya jika Data Center membuat atau menggunakan software yang memang di spesialisasikan dalam pengelolaan arsip. 3. Sediakan meja tambahan atau rak tambahan Sebaiknya arsip-arsip yang belum siap diletakan di dalam rak jangan

ditempatkan dilantai, karena arsip akan rawan terhinjak. Maka ada baiknya jika Data Center memiliki meja tambahan atau rak tambahan untuk menempatkan arsip-arsip yang belum siap diletakan di rak. 4. Berikan tanda yang berbeda-beda pada setiap subjek Tanda dengan warna yang sama akan beresiko penempatan arsip yang salah. Maka dari itu akan lebih baik jika pemberian tanda pada setiap boks diberikan warna yang berbedabeda V.

DAFTAR ACUAN

Arsip Naisonal Republik Indonesia, Manajemen Arsip Dinamis (edisi revisi). Jakarta: ANRI, 2001 Baswori & Suwandi.(2008). Memahami penelitian kualitatif. Jakarta : Penerbit Rineka Cipta. Gie, The Liang.(1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty ISO

15489-1. 2001. Informatioan and documentation-records management. Geneva.

ISO

15489-2. 2001. Informatioan and documentation-records management. Geneva.

J.R.

Raco.(2010). Metode Penelitian Kualitatif : Jenis, Karateristik dan Keunggulannya. Jakarta : PT. Gramedian Widiasarana Indonesia.

Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. (1998). Records Management, a Guide to Corporate Record Melbourne: Longman.

Keeping.

Moekijat.(1995). Tata Laksana Kantor: manajemen perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith. (1992). Records

9     Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.

Management Handbook. Ashgate Publish

Vermont:

Pusat Bahasa.(2006). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Ricks, Betty, et. al.(1992). Information and Image Management: a Record System Approach. South Western Publishing Co., Cincinnati. Simpson, John. (1884). The Oxford English Dictionary.United Kingdom: Oxford University Press. Sulistyo-Basuki.(2003). Manajemen Arsip Dinamis, pengantar memahami dan Mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: PT. Gramedia Sutarto.(1980). Sekertaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Wallace, Patricia E., et.al.(1992). Records Management Integrated Information System. New Jersey: Prentice Hall Inc. Walne, Peter, eds.(1998). Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur. Wiggins, Bob.(2000). Effective Document Management: unlocking corporate Knowledge. England: Publishing Unlimited

Gower

Zulkifli, Amsyah. (1992). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama

10     Penyimpanan arsip..., Maulana Fathurrahman, FIB UI, 2013.