PENYELARASAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PROSES BISNIS INTERNAL PADA POLITEKNIK TELKOM DENGAN PENDEKATAN IT BSC

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi X Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2009

PENYELARASAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PROSES BISNIS INTERNAL PADA POLITEKNIK TELKOM DENGAN PENDEKATAN IT BSC Guntur Prabawa Kusuma1, Dedy Rahman Wijaya2, Angelina Prima Kurniati 3 1,2 Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom Jln. Telekomunikasi, Terusan Buah Batu, Bandung – 40257 3 Fakultas Teknik Informatika, Institut Teknologi Telkom Jln. Telekomunikasi, Terusan Buah Batu, Bandung - 40257 email: [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRAK Balanced Score Card (BSC) adalah sebuah perangkat manajemen performansi untuk mengukur keselarasan aktivitas operasional dengan visi dan strategi perusahaan secara menyeluruh. Salah satu perspektif yang terdapat dalam BSC adalah perspektif proses bisnis internal. Perspektif ini muncul berdasarkan pengalaman beberapa perusahaan bahwa mengutamakan perspektif customer untuk meningkatkan kualitas dan daya saing perusahaan saja ternyata tidak cukup. Perusahaan juga perlu mengetahui proses-proses yang harus dikuasai perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan dan kemampuannya bersaing dengan perusahaan lain. Manajemen performansi bisnis berkaitan dengan peningkatan performansi perusahaan ke arah yang tepat. Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan, Politeknik Telkom perlu menyusun berbagai strategi sebagai fokus dalam pengembangan perusahaan. Bagian IT di Politeknik Telkom (PUSIM) merupakan sebuah unit bisnis yang memegang peranan penting dalam perencanaan IT untuk mendukung proses bisnis internal secara keseluruhan. Kinerja PUSIM harus dapat diselaraskan dengan kebutuhan proses bisnis internal. Dalam penelitian ini dibahas tentang penyelarasan PUSIM dengan perspektif bisnis internal dengan pendekatan IT BSC (Information Technology Balanced Score Card) untuk menyelaraskan rencana IT dengan tujuan dan kebutuhan bisnis. Politeknik Telkom menjadi studi kasus yang diangkat untuk memberikan gambaran tentang penyelarasan tersebut. Tulisan ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan berdasarkan studi literatur dan analisis empiris terhadap kondisi di PUSIM Politeknik Telkom. Kata kunci: Balanced Score Card, IT BSC, PUSIM, Politeknik Telkom, Teknologi Informasi, Proses Bisnis Internal

PENDAHULUAN Salah satu perspektif dalam Balanced Scorecard (BSC) adalah perspektif proses bisnis internal. Perspektif ini muncul berdasarkan pengalaman beberapa perusahaan yang mengidentifikasi bahwa mengutamakan perspektif customer untuk meningkatkan kualitas dan daya saing perusahaan saja ternyata tidak cukup. Dari berbagai proses bisnis internal yang dimiliki, perusahaan juga perlu mengetahui proses-proses apa yang harus dikuasai perusahaan untuk meningkatkan kualitas layanan dan kemampuannya bersaing dengan perusahaan lain.


Sebagai sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pendidikan dan (relatif) baru, Politeknik Telkom perlu menyusun strategi terkait proses bisnis internal yang akan menjadi fokus dalam pengembangan perusahaan. Pusat Sistem Informasi (PUSIM) sebagai departemen IT di Politeknik Telkom merupakan sebuah unit bisnis yang memegang peranan penting dalam mendukung proses bisnis internal secara keseluruhan. Kinerja PUSIM harus dapat diselaraskan dengan kebutuhan proses bisnis internal. Dalam penelitian ini dibahas tentang penyelarasan PUSIM dengan perspektif bisnis internal di BSC. Politeknik Telkom menjadi studi kasus yang akan diangkat untuk memberikan gambaran tentang penyelarasan tersebut. METODA Balanced Score Card (BSC) Tinjauan awal dilaksanakan pada tingkat strategis manajemen Politeknik Telkom menggunakan metoda Balanced Score Card (BSC) yang dicetuskan oleh Kaplan dan Norton [KAP96]. Metoda ini dapat mengidentifikasi tiga hal: misi (missions), sasaran (objectives), dan pengukuran (measures). Ketiga hal tersebut kemudian diterapkan dalam empat perspektif, yakni: keuangan (financial), proses bisnis internal (internal business process), kastamer (customer), pembelajaran dan pertumbuhan (learning and growth).

Gambar 1 Diagram Perspektif Balanced Score Card

IT-BSC BSC untuk departemen IT (disebut IT BSC) harus menyelaraskan operasional IT dengan strategi bisnis. Gambar berikut menunjukkan hubungan BSC bisnis dengan IT BSC:

Gambar 2 Hubungan BSC Bisnis dengan IT BSC [KEY05]

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-2


1. 2. 3. 4. 5.

Tujuan pembuatan BSC IT: Menyelaraskan rencana-rencana IT dengan tujuan dan kebutuhan bisnis Membangun ukuran-ukuran yang tepat untuk mengevaluasi efektivitas IT Menyelaraskan efforts pekerja melalui pemenuhan tujuan IT Stimulasi dan meningkatkan performansi IT Mencapai hasil yang seimbang antara kelompok-kelompok stakeholder.

Capability Maturity Model (CMM) CMM yang diusulkan oleh the Software Engineering Institute (SEI) of Carnegie Mellon University digunakan berbagai organisasi untuk meningkatkan level kematangan penerapan rekayasa perangkat lunak dalam organisasi [BAS84].

Gambar 3 Tahapan dalam CMM

CMM terdiri atas 5 (lima) tingkat kematangan yang dapat dilalui departemen IT [PAU93]: 1. initial, ciri-cirinya adalah: ad hoc, terdapat sedikit formalisasi, kakas yang digunakan masih informal. 2. repeatable, sudah tercapai proses bisnis yang stabil dengan tingkat pengulangan telah dikendalikan oleh statistik. 3. defined, sudah tercapai dasar untuk perkembangan utama dan berkelanjutan. 4. managed, terdapat peningkatan kualitas substansial dan manajemen proses yang lebih komprehensif. 5. optimizing, sudah mulai mengutamakan kualitas kemudian ditingkatkan dalam hal kuantitas. Langkah-langkah Penyelarasan IT dengan Proses Bisnis Internal Dalam penelitian ini, penyelarasan TI dengan proses bisnis internal dilakukan dalam beberapa langkah sebagai berikut [KEY05]: 1. Perumusan BSC; meliputi misi, sasaran dan ukuran dari keempat perspektif, terutama pada perspektif proses bisnis internal 2. Penentuan level CMM dari PUSIM Politeknik Telkom 3. Penentuan ukuran-ukuran efektivitas IT BSC 4. Perumusan IT BSC, yaitu BSC institusi yang diturunkan pada unit IT Politeknik Telkom, terutama pada perspektif proses bisnis internal 5. Pengukuran efisiensi Berdasarkan Metriks pada perspektif bisnis internal 6. Usulan perbaikan berdasarkan hasil pengukuran

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-3


HASIL DAN DISKUSI Perumusan BSC Politeknik Telkom Penyelarasan IT dengan proses bisnis internal dimulai dengan menyusun BSC Politeknik Telkom di level institusi, antara lain: Perspektif Proses Internal Misi Memberikan layanan akademik dan non-akademik secara efektif dan efisien dengan dilandasi semangat profesionalisme Sasaran 1. Memperoleh akreditasi program studi 4. Memberikan layanan administrasi yang 2. Penyusunan jadwal kuliah yang optimal profesional 3. Memberikan layanan akademik yang 5. Memberikan layanan sistem informasi profesional yang handal Ukuran - Nilai akreditasi - Jumlah komplain terhadap layanan - % pindah jadwal kemahasiswaan - Jumlah komplain terhadap layanan - Waktu layanan proses administrasi akademik - Waktu tunggu proses layanan - Rata-rata downtime sistem

Penentuan Level CMM PUSIM Politeknik Telkom Selanjutnya, penentuan level CMM dari Departemen TI Politeknik Telkom dilakukan dengan mengecek ketercapaian setiap kriteria yang dipersyaratkan dari setiap level dalam CMM. Level 1: Initial No 1 2 3

Kriteria Pendekatan ad hoc pada pengembangan software Tahap awal formalisasi Penggunaan/persiapan penggunaan tool

Status Tercapai Tercapai Tercapai

Level 2: Repeatable No 1

Kriteria Proses yang stabil dengan level yang dapat diulang dari control statistik

Status Tercapai

Level 3: Defined No 1

Kriteria Dasar untuk pengembangan yang besar dan berkelanjutan

Status Tercapai

Level 4: Managed No 1 2

Kriteria Pengembangan kualitas subtansial Pengukuran proses secara komprehensif

Status Tercapai Tidak tercapai

Keterangan/kondisi di PUSIM Politeknik Telkom: - Belum sepenuhnya mengadakan atau mendukung otomasi pengumpulan data untuk proses internal. - Belum sepenuhnya menggunakan data untuk menganalisa dan memodifikasi proses.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-4


Berdasarkan parameter-parameter di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Unit Layanan Sistem Informasi Politeknik Telkom berada pada level 3 CMM (Defined). Penentuan Ukuran Efektivitas IT BSC Measure dari internal business perspective yang diajukan pada level ini [PFL90, FEN91]: 1 Kompleksitas Requirement: Jumlah obyek-obyek (fungsi, package) yang berbeda dan operasi (instance, class) dalam requirement, requirement traceability, kompleksitas jaringan (core, distribusi, access). 2 Kompleksitas Desain: jumlah modul yang didesain, jumlah jenis server dalam jaringan, jumlah subnet dalam jaringan 3 Kesalahan fungsi per modul (fault density), jumlah downtime server atau jaringan LAN/WAN. 4 Metode dan tool yang digunakan: jumlah tool yang digunakan dan mengapa, tool infrastruktur tool, tool yang tidak digunakan dan mengapa. 5 Metric sumber daya: jumlah pengalaman tim, jumlah pengalaman dengan bahasa, jumlah pengalaman dengan tipe software, rasio pegawai pendukung dengan pegawai teknik, rasio non waktu proyek dengan waktu proyek. 6 Jumlah halaman dokumentasi. Perumusan IT BSC Politeknik Telkom Berikut ini adalah BSC dari PUSIM Politeknik Telkom, pada perspektif proses bisnis internal:

Perspektif Proses Bisnis Internal Misi Memberikan dukungan layanan operasional bagi seluruh civitas akademika Politeknik Telkom di bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi. Sasaran 1. Menjamin kualitas layanan aplikasi4. Meminimalisir cacat dan tingkat aplikasi pada Sistem Informasi. kegagalan pada infrastruktur dan 2. Manajemen staff IT yang lebih baik. perangkat lunak. 3. Mengoptimalkan siklus pengembangan 5. Meningkatkan daya tanggap terhadap perangkat lunak. kebutuhan pengguna. Ukuran - Kompleksitas Requirement - Jumlah downtime server atau jaringan - Kompleksitas Desain LAN/WAN. - Kesalahan fungsi per modul (fault - Metriks sumber daya density) - Jumlah halaman dokumentasi. - Metode dan kakas yang digunakan

Pengukuran Efisiensi PUSIM Setelah menentukan ukuran-ukuran yang sesuai dengan tingkat kematangan PUSIM, selanjutnya dilakukan pengukuran. Pengukuran ini dilakukan dengan mengumpulkan data yang sesuai dari PUSIM [PFL90]:

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-5


Kompleksitas Requirement  Tabel Daftar Requirement Aplikasi Fungsi/Package Aplikasi Akademik Meliputi: registrasi , perwalian, jadwal kuliah, daftar hadir, jadwal ujian, sistem penilaian, kelulusan mahasiswa, transkrip nilai, kerja praktek, tugas akhir, portal mahasiswa Aplikasi Non-akademik Meliputi: forum, marketing, kerjasama, kesekretariatan, kemahasiswaan, kepegawaian, logistik, penelitian dan pengabdian masyarakat Aplikasi berbasis SMS Meliputi: jadwal kuliah, jadwal ujian, daftar hadir, nilai, IPK, kelulusan mahasiswa, keuangan Aplikasi Pendukung Meliputi: pengumuman On Line Total aplikasi



Target Instance/ Class

Realisasi Instance/ Class

86

81

27

19

7

7

3

3

123

110

Tabel di atas menunjukkan bahwa dari 123 instance/class yang ditargetkan, masih terdapat 13 aplikasi (10,57%) instances/class yang belum diimplementasikan. Pada kompleksitas infrastruktur, didapatkan hasil pengukuran realisasi: Server sebesar 85,71%, Acces Point sebesar 25%, Pengkabelan sebesar 45,61%, dan pencapaian realisasi terbesar adalah Bandwidth yakni 100%. Requirement Traceability (RT): ukuran ini mengidentifikasi requirements yang hilang dari, atau ditambahkan ke, requirements original [MCC76].

RT Aplikasi:

RT IT Infrastruktur: = 89.43%



Dari hasil perhitungan di atas dapat diketahui bahwa requirement traceability aplikasi di PUSIM adalah 89,43% dan IT infrastrukturnya 47,95%. Kondisi dimana pencapaian target Aplikasi lebih baik daripada pencapaian target IT Infrastruktur terjadi karena faktor berikut: 1. Pihak yang terlibat lebih banyak dibandingkan tim aplikasi, 2. Hambatan-hambatan di birokrasi internal, 3. Kurangnya totalitas pihak ketiga, 4. Kondisi gedung yang masih dalam pengawasan pengembang, sehingga aspek birokrasi menghambat proses instalasi. Kompleksitas Jaringan Kriteria

Status

Access: Hanya ada 1 router yang terhubung dengan 1 link WAN Distribusi: Mempunyai 1 router utama dengan link minimal 1 link WAN dengan didukung beberapa router distribusi di tiap departemen/gedung Core: Mempunyai 1 router utama dengan link lebih dari 1 link WAN dengan didukung beberapa router distribusi yang juga didukung dengan router access, lokasi lebih dari 1 site/Network Operating Center

Achieved Achieved

No

1 2 3

= 47.95 %

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-6

Not Achieved


Kompleksitas Desain Server DNS VPN PROXY 4 (empat) buah server untuk: Web, mail, database, database backup SMS Gateway Server SimKug dan SimLog SUBNET Total

Target

Realisasi

2 2 1

2 0 1

4

4

1 1 7 18

1 1 2 10

Pencapaian target dalam pemenuhan requirement desain jaringan dapat diketahui dengan penghitungan: Realisasi/Target * 100% = 55,6% Kesalahan fungsi per modul  Tabel jumlah dan persentase downtime server/ jaringan Subject

Age (hour)

% Down

%Up

Link Server 1-6

720 192

4.17 0.00

95.83 100

Pada tabel dapat dilihat bahwa untuk server yang telah diimplementasikan tidak memiliki downtime karena baru diimplementasikan selama 192 jam (8 hari) dan masih memenuhi kondisi ideal. Namun demikian kondisi tersebut masih bisa berubah karena belum dilakukan stress testing. Metriks Sumber Daya



Dalam melakukan penilaian terhadap metriks pengalaman sumber daya, digunakan beberapa parameter acuan, yakni: curriculum vitae (CV), hasil wawancara, hasil pengamatan dan interaksi. Pengalaman tim tentang bahasa pemrograman

Gambar 4 Pengalaman Programmer

Gambar 5 Pengalaman Tim Infrastruktur

Programmer A hingga G adalah programmer outsourcing yang saat ini sudah tidak terlibat dalam pembangunan aplikasi. Programmer-1 merupakan mahasiswa magang yang bertugas untuk: 1. Melakukan maintenance aplikasi yang telah berjalan, dan 2. Melanjutkan pembangunan aplikasi dibantu oleh Programmer-2.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-7


 



Pengalaman tim dengan infrastruktur Pengadaan dan proses instalasi diselenggarakan oleh Unit Enterprise (UNER) dari PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Rasio pegawai pendukung dengan pegawai teknis

Pegawai teknik dari internal organisasi hanya terdapat 2 (dua) orang, selebihnya adalah tenaga outsoucing, hal ini akan menjadi kendala apabila proses instalasi telah selesai dilakukan. Rasio non-waktu proyek dengan waktu proyek Pada parameter ini, 100% waktu digunakan untuk keperluan proyek karena pada saat dilakukan pengukuran, pelaksanaan proyek masih berjalan, sehingga dalam rentang waktu jam kerja tidak terdapat waktu yang digunakan untuk keperluan nonproyek.

Jumlah halaman dokumentasi Dokumentasi tentang perangkat keras (hardware) berupa buku-buku manual dan suplemen yang menyertai perangkat pada saat pembelian. Subjek Software Hardware ILO Blade System APC Switch Catalyst Router Allied Telesis Cisco Modem Total

Jumlah halaman 4010 229 170 200 300 200 150

1249 5259

Usulan Perbaikan berdasarkan Hasil Pengukuran Beberapa usulan perbaikan dapat diajukan berdasarkan hasil pengukuran yang telah dilakukan, yaitu: 1. Penambahan in-house programmer dan in-house network administrator. 2. Pendefinisian perjanjian kerja, timelines, dan penalty yang jelas dengan pihak ketiga 3. Pihak pengembang gedung dan pihak pengembang infrastruktur perlu berkoordinasi dengan sinergi 4. Penambahan daya; untuk menjamin ketersediaan dukungan bagi penggunaan infrastruktur secara maksimal

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-8


KESIMPULAN Beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah: • Departemen IT perlu menyelaraskan aktivitasnya dengan kebutuhan proses bisnis internal • Dalam perspektif bisnis internal, penentuan metriks dapat dilakukan dengan mengenali level CMM dari departemen IT • Pengukuran berdasarkan metriks yang telah ditentukan dapat digunakan untuk mengevaluasi IT BSC yang sudah ada, yang diharapkan selaras dengan BSC organisasi secara keseluruhan • Evaluasi BSC sebaiknya dilakukan secara periodik sesuai kebutuhan dan strategi perusahaan DAFTAR PUSTAKA [BAS84] Basili, V., D.M. Weiss. A Methodology for Collecting Valid Software Engineering Data. IEEE Transactions on Software Engineering, Vol. SE-10. 1984. [FEN91] Fenton, N.E. Software Metics: A Rigorous Approach. London, England: Chapman & Hall. 1991. [KAP96] Kaplan R S et al. Using the balanced scorecard as a strategic management system, Harvard Business Review Jan – Feb pp. 75-85. 1996 [KEY05] Keyes, Jessica. Implementing the IT Balanced Scorecard. Auerbach Publications, 2005. [MCC76] McCabe, T. A Complexity Measure. IEEE Transactions on Software Engineering, 1976. [MCF96] McFeeley, B. A User’s Guide for Software Process Improvement. Pittsburgh, PA: SEI. 1996. [PAU93] Paulk, M.C.B. Curtis, MB. Chrissis, CV. Weber. Capability Maturity Model for Software, Version 1.1. Pittsburgh, PA: SEI. 1993. [PFL90] Pfleeger, S.L., McGowan. Software metrics in the Process Maturity Framework. Journal of Systems Software, Vol. 12, 1990.

ISBN : 978-979-99735-8-0 C-10-9

PENYELARASAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PROSES BISNIS INTERNAL PADA POLITEKNIK TELKOM DENGAN PENDEKATAN IT BSC

Recommend Documents