Modul ke:
PENULISAN PR INTERNAL TEKNIK PENULISAN NEWSLETTER
Fakultas
FIKOM Program Studi
Public Relations
Syerli Haryati, S.S. M.IKom
Definisi Newsletter • Mulanya dikenal dengan nama “House Journal”, terbitan berkala yang diperuntukkan untuk kalangan sendiri • Karya Jurnalistik yang berisi berbagai informasi berkaitan dengan aktifitas perusahaan dan karyawan. (Kriyantono, 2008: 162) • A periodically published work containing news and announcements on some subject, typically with a small circulation (Newsom & Hayes, 2008: 347)
• Terbitan berkala : bulanan, dwibulanan, triwulan • Kalangan terbatas: internal atau eksternal • Jumlah halaman sedikit: 2-8 hal • Langganan secara gratis atau bayar • Newsletter on web: Ezines (Electronic Magazines)
Fungsi Newsletter • Jembatan komunikasi antara manajemen dan karyawan untuk menciptakan komunikasi dua arah • Membangun hubungan interpersonal di dalam dan diluar organisasi/perusahaan • Dapat memperkuat komitmen kerja bagi perusahaan serta memperbaiki etos kerja • Media komunikasi penyampaian informasi penting berkaitan dengan aktifitas perusahaan dan karyawan • Representatif citra korporat di mata publik
Pertimbangan dalam merancang house journal • Khalayak Sasaran. Siapa yang akan membaca publikasi newsletter? • Kuantitas/jumlah eksemplar. Kuantitas bergantung pada budget • Frekuensi terbit. Keteraturan terbitan (serialization)dan ketepatan waktu terbit (timeliness) • Kebijakan. Apa tujuan utama dari diterbitkan newsletter? • Judul atau Nama Newsletter sangat penting sebagai daya tarik utama selain desain.
• Proses Percetakan apakah cetak offset, lithografi, letterpress • Gaya dan format desain newsletters menarik perhatian pembaca • Perlu atau tidak adanya iklan • Cara Memperoleh Newsletter : Langganan (subscriber) atau Gratis • Distribusi: - via pos - kurir - subscription (sisipan)
• Pengetahuan dan kemampuan tentang proses penulisan, editing, desain lay-out, dan cetak • Penyusunan Anggaran/Biaya dipengaruhi oleh 1. Jumlah sirkulasi dan jumlah halaman 2. Ada tidaknya anggaran khusus.
Jenis-jenis Newsletter • Employee/corporate Newsletters sebagai media komunikasi internal perusahaan dalam menyampaikan informasi kebijakan/peraturan, aktifitas perusahaan, kinerja dan pencapaian perusahaan, aktifitas karyawan, kinerja dan prestasi kerja karyawan. • Special interest Subscriber Newsletter ditujukan bagi khalayak eksternal yang tergabung dalam suatu asosiasi, terhubung oleh hobi dan minat yang sama
Isi(content) Newsletters • Aktifitas penting perusahaan/organisasi (rutin/insidentil). Misal : RUPS, Pameran Dagang, ekshibisi, seminar/diskusi panel, dsb. • Aktifitas karyawan (rutin/insidentil) Misalkan: Acara Buka Puasa bersama, Olahraga bersama, kegiatan masing-masing unit kerja, Acara Halal Bil Halal, Acara Family Gathering dsb. • Profil dan Penghargaan Karyawan • Aktifitas karyawan di likungan sekitar sebagai upaya Community Relations
• Artikel-artikel, opini baik dari divisi PR, manajemen, karyawan atau khalayak eksternal. Contoh: Artikel tentang Kesadaran Berasuransi, Menabung di usia dini, Pentingnya menjaga kesehatan keluarga, Asuransi Kesehatan atau jaminan kesehatan bagi masyarakat tidak mampu dsb. • Surat Pembaca berupa ide, kritik, gagasan, keluhan dan harapan karyawan terhadap perusahaan/organisasi • Artikel-artikel dari khalayak eksternal yang berkaitan dengan aktifitas perusahaan
• Artikel-artikel umum sebagai variasi dan daya tarik isi. Misalkan: Artikel tentang penghematan bbm/listrik akibat kenaikan harga BBM/Listrik, Artikel tentang Belanja Bijak dalam mengelola keuangan rumah tangga • Letters from the Editor/Top Manajemen (Pengantar dari Editor terkait dengan isu dari topik utama Newsletter) • Humor
Teknik Penulisan Newsletter 1. Menentukan Materi Informasi - Apa kebutuhan (need) informasi masing2 khalayak? - Daya tarik pesan/informasi - Menentukan isu/tema utama untuk setiap terbitan
Contoh: - Informasi tentang diskon, member gathering akan menarik perhatian khalayak eksternal - informasi tentang penghargaan bagi karyawan teladan untuk menunaikan ibadah haji menarik perhatian khalayak internal - informasi yang berkaitan dengan human interest dan menggugah emosi. - informasi tentang kenaikan gaji sebagai akibat dari kenaikan pendapatan perusahaan/organisasi
2. Mencari dan Menulis Berita, dengan cara: a. Sistem Beat, anggota redaksi (reporter) yang bertugas mencari informasi pada wilayah tertentu. Misalkan bertugas di bagian HRD, Customer Service, Legal dsb b. Sistem Tips atau Follow up yaitu redaksi menerima informasi awal (via telepon atau surat) tentang suatu hal untuk ditindaklanjuti oleh redaksi dengan terjun ke lapangan
c. Wawancara dengan narasumber d. Sistem Undangan, redaksi mengundang atau meminta pihak tertentu untuk menulis sebuah informasi atau artikel. Biasanya ada fee (honor) bagi penulis e. Sistem Penugasan, redaksi menugaskan reporter untuk meliput secara langsung sebuah event. f. Berdasarkan data, dokumen perusahaan yang telah dipublikasikan secara resmi
3. Menetapkan Deadline 4. Memberi Foto atau gambar menarik 5. Mengedit dan mengatur naskah 6. Proses Mencetak 7. Newsletters bukan media promosi produk 8. Melakukan evaluasi 9. Menyiapkan peralatan pra cetak seperti kamera, alat perekam suara, komputer dan software untuk penulisan naskah, composing dan lay-outing, flashdisk, CD, Perpustakaan/bank data 10. Peralatan Cetak
Kerangka Penulisan Newsletter • Berdasarkan Term Of References (TOR). • TOR sebagai Kerangka Acuan/perencanaan. liputan/outline/lembar penugasan. • TOR digunakan sebagai acuan pemberitaan agar fokus dan mendalam. • TOR harus jelas dan rinci • TOR menjadi panduan umum bagi proses kerja keredaksian
Fungsi TOR • Untuk Menentukan Tema Liputan dan sudut pandang pemberitaan • Merumuskan masalah dan jawaban dari masalah yang diangkat melalui narasumber atau data yang berhasil dikumpulkan • Agar penugasan tepat waktu
Bagaimana Membuat TOR 1. • • •
Menentukan topik Merupakan tema utama liputan Ditempatkan menjadi judul TOR Singkat, padat dan mencerminkan inti masalah
2 Latar Masalah • Memaparkan inti masalah • Menjelaskan hubungan antarpersoalan bagaimana menghubungkannya
3. Sudut Berita (Angle) • Memilih salah satu sudut pandangan (angle)pemberitaan agar lebih fokus. • Pemilihannya berdasarkan urgensitas, eksklusifitas, prioritas yang akan disajikan 4. Pembagian tulisan/story/cerita • Menentukan yang menjadi tulisan utama • Menentukan tulisan pendukung
5. Menyusun Daftar Pertanyaan berdasarkan: • Kompetensi Narasumber • Fokus Pemberitaan • Angle pemberitaan yang dipilih 6. Rancangan foto/suara/gambar disesuaikan dengan tulisan yang diangkat
7. Rancangan Grafis bisa menggunakan templates yang ada atau dikreasikan sendiri oleh bagian desain grafis. 8. Riset Data. 9. Menetapkan Deadline (tenggat waktu) kerja agar: • Pemberitaan/penerbitan tepat waktu • Agar proses kerja keredaksian dan lainnya sistematis/teratur.
Bagaimana Mencari Fakta 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Wawancara Mengamati Memantau Meneliti Investigasi (penyelidikan) Data/dokumen yang ada
Gaya Penulisan pada Newsletter 1. Berita (Hardnews, Softnews, Straight news, Stop Press/breaking news) 2. Artikel 3. Opini 4. Features singkat
Proses Desain grafis Aplikasi desain grafis yang dapat digunakan: • Program Adobe inDesign • Program Quark Xpress • Program Microsoft Publisher • Program Adobe Page Maker • Program Corel Draw Jika divisi PR tidak memiliki kompetensi dalam menggunakan aplikasi program diatas maka dapat menggunakan tenaga desain grafis sebagai bagian dari tim redaksi.
Tugas Design graphic • Membuat/menyusun tata letak (lay-outing) keseluruhan Newsletter. • Menentukan jenis font, harmonisasi warna, tampilan yang menarik pada desain newsletter. • Menempatkan foto sebagai pendukung tulisan yang sesuai dengan isi dan tema. • Melakukan cropping, bluring, manipulating foto dan menempatkan foto agar terlihat eyecacthing dan kualitasnya bagus.
Contoh Newsletter
Simulasi Penulisan Newsletter • Perusahaan atau institusi Saudara membuat Newsletter untuk kalangan internal di lingkungan perusahaan. Newsletter ini terbit dwibulanan, dan rencana terbit perdana untuk edisi November-Desember 2014. • Tetapkanlah nama newsletter untuk Saudara ajukan kepada pimpinan
• Tetapkan topik atau tema sentral Edisi November-Desember 2014. • Tetapkan nama-nama rubrik dan isi (content) dari setiap rubrik. Rubrik yang ada bisa terdiri dari rubrik-rubrik yang tetap (selalu ada tiap edisi) dan rubrik tidak tetap (bergantian dengan rubrik lainnya)
• Institusi: UniversitasMercubuana • • • • • • • •
• • •
Nama Newsletters: Menara UMB atauLentera UMB Rubrikasi Isi Tema HUT UMB ke-29 Sapa (1/4 hal) Kata Sambutan Esensial (1 hal) Perayaan HUT UMB ke 29, “Fun Walk (JalanSantai)” Figur/potret (1 hal) Profil karyawan pemenang undian Ibadah Haji Olah Rasa (1/2 hal) Menampilkan liputan tentang restoran, makanan dsb. Café Abuba- Jl, Alternatif Cibubur Parade (1/2 hal) berisi tentang beragam acara atau kegiatan yang berlangsung di lingkungan Universitas Mercubuana: Seminar komunikasi “Public Speaking”, Talk Show “Easy way to get a job. Rekreasi (3/4 hal) Menampilkan tempat wisata UMB Update (1 hal) : Berita terkini, penting
Terima Kasih Syerli Haryati, S.S, M.IKom
