Febi; Efektivitas Kerja
Pentingnya Sumber Daya Manusia Dalam Mencapai Efektivitas Kerja
Febi Novianti Program Studi Ilmu Pemerintahan, FISIP, Universitas Tanjungpura Pontianak Alamat E-mail :
[email protected] Abstrak Penulisan Skripsi ini dimaksudkan untuk mengetahui efektivitas kerja pegawai bidang kearsipan di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. Judul skripsi ini diangkat berdasarkan permasalahan sumber daya manusia di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi yang terus berkelanjutan dan belum terlihat adanya jalan keluar pemecahannya sehingga berdampak pada efektivitas kerja pegawai. Penelitian ini menggunakan model penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian deskriptif ini bertujuan untuk menggambarkan efektivitas kerja di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. Lokasi penelitian di Kabupaten Melawi. Subjek penelitian adalah Pegawai Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi yang terkait dengan pengelolaan arsip dan kepegawaian. Kesimpulan dalam penelitian ini adalah adanya permasalahan efektivitas kerja pegawai di bidang kearsipan karena kurangnya tingkat kemampuan menyesuaikan diri, prestasi kerja dan tingkat kepuasan kerja yang dimiliki oleh pegawai. Untuk itu rekomendasi dalam penelitian ini adalah dengan memperbaiki sumber daya manusia dengan meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja. Kata Kunci : Arsip, Efektivitas, dan Sumber Daya Manusia
Abstrack The aim of this thesis is to determine the effectiveness of the employment in the Archive and Regional Library Office of Melawi District, especially in Archieve Departement. The title of this thesis raised by the issue of human resources in the Archive and Regional Library Office of Melawi District and until now there is still no way out solutions for it. The biggestt impact of this issue is make the effectiveness of the employment being negative. This study used a qualitative descriptive research model. This descriptive study aimed to describe the effectiveness of the work in the Archive and Regional Library Office of Melawi District. The research location is in Melawi District. The Subjects of thius research is employees in Archive and Regional Library Office of Melawi District , especially the employees who associated with file management and staffing. The conclusion of this research is about the effectiveness working of employees who work in archives departement, and it’s all because of the lack of ability to adjust levels, work performance and job satisfaction who held by the employee. For that recommendation in this research is to improve human resources by improving the knowledge, skills, and work ethic. Keywords: Archives, Effectiveness, and Human Resources
A. Pendahuluan
Kantor
Kearsipan
dan
Perpustakaan
Daerah
Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Melawi, antara lain Sarana Prasarana,
Kabupaten Melawi merupakan lembaga yang
SDM, Anggaran, dan Ketepatan Waktu. Devung
bergerak dibidang kearsipan dan perpustakaan,
(1988:25) (dalam http://jurnal-sdm.blogspot.com
sehingga secara fungsinya lembaga ini memiliki
/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-
tanggung jawab yang cukup besar karena menaungi
yang.html) menyatakan efektivitas adalah tingkat
2 (dua) buah bidang besar. Menurut pengamatan
kemampuan untuk mencapai tujuan dengan tepat
yang dilakukan oleh peneliti, ada empat faktor
dan baik. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi
yang mempengaruhi efektivitas kerja pegawai
tercapainya efektivitas kerja dalam organisasi,
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
antara lain: Faktor Sumber Daya Manusia (SDM),
backgroud pendidikan ilmu sekretaris ataupun ilmu
Faktor Sarana dan Prasarana, Faktor Ketepatan
administrasi.
Waktu, dan Faktor Anggaran.
Selain itu berkaitan dengan prestasi kerja,
Faktor sarana dan prasarana menyangkut
sejak didirikan pada tahun 2008 hingga saat ini
kepada permasalahan fisik kantor. Kepala Kantor
pegawai
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
menunjukkan prestasi kerja yang gemilang. Hal ini
Melawi
dikarenakan
(dalam
m.equator-news.com/radar-
Kantor
ini dapat
terbatasnya
dikatakan
belum
kesempatan
untuk
keterampilan/kecakapan
kerja.
timur/melawi/pengumpulan-arsip-statis-terkendala-
meningkatkan
bangunan) mengungkapkan bahwa pemusatan arsip
Pendidikan dan pelatihan (Diklat) merupakan salah
di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah
satu
Kabupaten Melawi belum dapat dilakukan. Hal ini
pegawai namun menurut penuturan salah seorang
dikarenakan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
Pegawai Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Melawi masih belum memiliki
Daerah Kabupaten Melawi, pegawai yang dapat
gedung atau kantor arsip yang memadai untuk
mengikuti Diklat hanya pegawai yang berstatus
melaksanakan Undang-undang nomor 43 tahun
PNS. Padahal jumlah Tenaga Honorer di Kantor
2009. Hingga tahun 2012, kondisi gedung Kantor
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Melawi lebih banyak jika dibandingkan dengan
Melawi masih berada pada dua buah ruko sehingga
pegawai yang berstatus PNS, yaitu 60:40.
cara
untuk
meningkatkan
keterampilan
penyimpanan arsip statis seluruh SKPD, Desa-desa,
Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah
Organisasi Politik Serta Perseorangan belum dapat
anggaran yang dimiliki oleh Kantor Kearsipan dan
dilakukan.
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi dapat
Faktor penentu keberhasilan efektivitas kerja
dikatakan masih belum tercukupi. Hal inilah yang
yang kedua adalah faktor Sumber Daya Manusia.
menjadi alasan kuat mengapa Kantor Kearsipan
Permasalahan pada SDM terlihat dari kurangnya
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Melawi
tenaga
masih
(Ruko).
ahli
kearsipan,
hal
ini
kemudian
berada
pada
Rumah
Toko
menyebabkan pengelolaan arsip menjadi belum
Sedangkan untuk faktor ketepatan waktu dalam
tertata
kepada
mencapai efektivitas kerja masih dapat dikatakan
pernyataan Kasubbid Penilaian, Penyusutan, dan
belum maksimal. Pencarian sebuah arsip yang
Pemeliharaan BPKD Kalimantan Barat, Ropina,
seharusnya
SP, Kabupaten Melawi merupakan salah satu
kurang dari 5 (lima) menit, ternyata belum dapat
Kabupaten
yang
terlaksana. Hal ini terlihat ketika peneliti mencoba
Arsiparis.
Padahal
secara
maksimal.
tidak
Merujuk
disebutkan
untuk meminjam sebuah arsip, pencarian arsip
memiliki
tersebut menghabiskan waktu sekitar 20 menit.
pendidikan yang sesuai dengan bidang yang
Menurut penuturan pegawai, hal ini dikarenakan
digelutinya. Hal ini tercermin melalui pegawai
adanya kerusakan pada sarana penyimpanan arsip
yang berada di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
tersebut. Melihat berbagai fakta dan fenomena
Daerah Kabupaten Melawi, sebagian pengawai
tersebut maka peneliti tertarik untuk meneliti
merasa
efektivitas kerja pegawai bidang kearsipan di
jika
cukup
menyesuaikan dilakukan.
orang
mengalami diri
Pegawai
akan
dalam hitungan
ahli
dibidangnya
Seseorang
memiliki
dapat ditemukan
tersebut
kesulitan
untuk
pekerjaan
yang
berasal
dari
dengan rata-rata
Kantor
Kearsipan
Kabupaten
Melawi.
dan
Perpustakaan
Secara
khusus
Daerah peneliti
Febi; Efektivitas Kerja
berfokus
kepada
permasalahan
SDM
yang
Merujuk kepada permasalahan-permasalahan maka
permasalah
peneliti
yaitu
Winardi
(1992:84)
menjelaskan
“Efektivitas adalah hasil yang dicapai seorang
menangani bidang kearsipan. tersebut
Sedangkan
membuat
“Faktor-faktor
rumusan apa
yang
pekerja dibandingkan dengan hasil produksi lain dalam jangka waktu tertentu”. Keberhasilan sebuah pencapaian efektivitas kerja dapat diukur melalui
Mempengaruhi Sumber Daya Aparatur / Pegawai
berbagai
dalam mencapai Efektivitas Kerja?”. Selain itu
2005:65) mengatakan bahwa efektivitas organisasi
penelitian ini juga memiliki beberapa tujuan yaitu
dapat diukur melalui: Kejelasan tujuan yang
sebagai berikut:
hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian
a)
Mengetahui
tingkat
kemampuan
pegawai
Proses
Gibson
(dalam
analisis
Tangkilisan,
dan
perumusan
kearsipan untuk menyesuaikan diri dalam
kebijaksanaan yang mantap, Perencanaan yang
bekerja.
matang,
b) Mengetahui prestasi kerja pegawai kearsipan dalam
melaksanakan
tugas
pokok
dan
fungsinya. c)
tujuan,
cara.
Penyusunan
program
yang
tepat,
Tersedianya sarana dan prasarana, dan Sistem pengawasan
dan
pengendalian
yang
bersifat
mendidik. Sedangkan menurut Richard M. Steers
Mengetahui
tingkat
kepuasan
pegawai
(1980:192) Alat Ukur Efektivitas Kerja meliputi 3
kearsipan dalam bekerja.
unsur, yaitu: Kemampuan menyesuaikan diri,
Peneliti mengharapkan penelitian ini dapat
Prestasi kerja, dan Kepuasan kerja.
bermanfaat bagi banyak pihak, secara khusus bagi
Ernie dan Kurniawan (2009:16), Manajemen
kalangan akademisi, penelitian ini diharapkan
adalah seni atau proses menyelesaikan sesuatu
dapat dijadikan bahan kajian dalam pengembangan
dalam
disiplin ilmu Pemerintahan yang berkenaan dengan
pelaksanaannya, proses ini terdiri dari perencanaan,
manajemen, yaitu ilmu manajemen yang berkaitan
pengorganisasian,
dengan efektivitas kerja. Sedangkan bagi para
pengendalian, dan pengawasan. Di dalam ilmu
aparatur, penelitian ini diharapakan dapat dijadikan
manajemen proses panjang ini. Ahmad Tohardi
bahan rujukan mengenai seberapa pentingnya
(2002:14) berpendapat MSDM adalah seni dan
sumber daya aparatur dalam mencapai efektivitas
ilmu mengelola daya yang ada pada manusia untuk
kerja. Sehingga pemerintah diharapkan dapat lebih
mencapai tujuan yang diharapkan. Dari pendapat
berupaya
guna
ahli tersebut maka dapat disimpulkan MSDM
mencapai efektivitas kerja pada bidang kerja yang
merupakan sebuah upaya untuk menggerakkan
mereka geluti.
Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada sehingga
meningkatkan
kualitas
SDM
rangka
pencapaian
tujuan.
Pada
pengimplementasian,
dapat mewujudkan tujuan organisasi. Selain itu, B. Kerangka Teori dan Metodologi 1.
Tohardi juga mengungkapkan bahwa:
Kerangka Teori Ada
banyak
ahli
yang
mengungkapkan
pengertian mengenai efektivitas kerja. Menurut Richard M. Steers (1980 : 1), efektivitas yang berasal dari kata efektif, yaitu suatu pekerjaan dikatakan efektif jika suatu pekerjaan dapat menghasilkan
satu
unit
keluaran
(output).
Dalam menjalankan MSDM, ada 22 tahapan fungsi yang harus dilaksanakan agar dapat menghasilkan tujuan organisasi, yaitu: yaitu Pendahuluan, Desain Organisasi, Desain Pekerjaan, Perencanaan SDM, Penarikan dan Seleksi, Orientasi/induksi, Penempatan, Pelatihan dan Pengembangan, Penilaian Prestasi Kerja, Evaluasi Pekerjaan, Pengembangan Karier, Kepemimpinan, Pengambilan Keputusan, Motivasi,
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
Komunikasi, Konflik, Mutasi dan Promosi, Disiplin, Audit Personalia, SistemInformasi MSDM, Kompensasi, dan Hubungan Industrial Pancasila. Berkaitan dengan permasalahan SDM yang dihadapi oleh Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Melawi maka pada pembahasan ini peneliti akan memperkecil lingkup pembahasan kepada tahapan awal dari 22 fungsi MSDM. Adapun tahapan yang dimaksud tersebut adalah
Sumber
pertimbangan.
Menurut Ensiklopedi Umum (1973) dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti
daftar,
surat,
dll,
yang
berhubungan dengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan / keluarga. Dalam Undang-undang No 7 Tahun 1971 juga disebutkan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Menurut Basir Barthos (2005) dalam bukunya
Manajemen
Kearsipan,
Manajemen
kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip meliputi
pencatatan,
pendistribusian,
pengendalian
penyimpanan,
sebagai
Sebagaimana
bahan
penelitian
yang
dikemukakan oleh Evi Dewi Hartanti (2006), dengan judul : Pengaruh Pengetahuan Tentang Arsip Dan Sarana Terhadap Kemampuan Pegawai Mengelola Arsip Di Kantor Arsip Daerah Dan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Hasil penelitiannya menunjukkan adanya pengaruh yang signifikan pengetahuan tentang arsip dan sarana
Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Penelitian
kumpulan tersusun daripada bahan berupa tulisan piagam,
Aparatur
terhadap kemampuan mengelola arsip di kantor
tahapan fungsi Penarikan dan Seleksi SDM.
tangan,
Daya
dan
pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” dokumen sejak lahir sampai mati. Pada dasarnya ruang lingkup manajemen kearsipan meliputi aspek POAC dalam pengeloaan arsip. Yang dimaksud dengan POAC merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, Controlling. Pada dasarnya Penelitian ini bermaksud untuk menggali lebih dalam mengenai pentingnya sumber daya aparatur dalam mencapai efektivitas kerja. Sehingga secara tidak langsung penelitian ini memiliki relevansi dengan penelitian sebelumnya, secara khusus penelitian yang berhubungan dengan
lain
dituangkan
oleh
Martha
Monroza Siagian (2010) dengan judul Pengaruh Pendidikan
Dan
Pelatihan
Terhadap
Kinerja
Pegawai Negeri Sipil Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan. Hasil peneltiannya adalah pendidikan dan pelatihan mempunyai pengaruh yang
positif
terhadap
kinerja
pegawai
dan
pengaruhnya berada pada kategori sedang. Jadi relevansi
dari
penelitian
ini
adalah
adanya
kesamaan dan perbedaan dari para peneliti dalam meneliti
permasalahan
kualitas sumber
daya
aparatur, baik dari segi pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja. Hal inilah yang nantinya akan menjadi bahan pertimbangan bagi peneliti untuk meneliti permasalahan efektivitas kerja pegawai bidang kearsipan dalam kaitannya dengan kualitas sumber daya aparatur yang ada pada Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. 2.
Metode Penelitian Jenis
penelitian
yang
digunakan
dalam
penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan cara pandang penelitian kualitatif. Penelitian
deskriptif
ini
digunakan
untuk
menggambarkan tingkat efektivitas kerja di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi dikaitkan dengan kualitas sumber daya
Febi; Efektivitas Kerja
aparatur yang ada. Dalam penelitian ini peneliti
ditemukan bukti-bukti yang kuat yang mendukung
juga dibantu oleh beberapa informan dalam
pada tahap pengumpulan data berikutnya. Tetapi
mendapatkan data dan fakta di lapangan sehingga
apabila kesimpulan yang dikemukakan pada tahap
subjek dari penelitian ini antara lain:
awal didukung oleh bukti-bukti yang valid dan
a.
Kepala Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
konsisten saat peneliti kembali ke lapangan
Daerah Kabupaten Melawi;
mengumpulkan data, maka kesimpulan yang
Kepala Seksi Kearsipan di Kantor Kearsipan
dikemukakan
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi;
kredibel, Sugiyono (2010:252).
b.
c.
dan
Perpustakaan
Daerah
1 Orang Pegawai/Staff Seksi Kearsipan di Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kabupaten
2 Orang Pegawai/Staff Sub Bagian Tata Usaha di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Sedangkan objek dalam penelitian ini adalah
efektivitas kerja pegawai di bidang kearsipan. Untuk teknik analisis data yang dilakukan oleh peneliti, yaitu: Analisis Data Model Miles and Huberman, ada tiga jenis analisis data di lapangan
memilih
selain melakukan wawancara peneliti juga dapat melakukan pengamatan secara langsung. Berikut
hal-hal
yang dilakukan oleh peneliti selama 2 (dua) minggu berada di lapangan, yaitu: a) Kepala Kantor (12 Juni 2012) Kantor ini hanya memiliki tenaga pegawai yang terbatas, padahal Kantor Kearsipan dan Daerah
Kabupaten
Melawi
sebenarnya merupakan dua lembaga besar yang
Data Reduction (Reduksi Data) Sugiyono (2010:247), mereduksi data berarti yang
pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan. Data Display (Penyajian Data) Penyajian data yang sering digunakan dalam penelitian kualitatif yaitu berupa uraian singkat. Uraian singkat ini bertujan untuk menarasikan data yang telah diperoleh melalui reduksi data. c.
merupakan wawancara yang bersifat formal. Tanya
Perpustakaan
yang akan digunakan yaitu:
b.
Wawancara yang dilakukan oleh peneliti
ini hasil pengumpulan seluruh data wawancara
Kabupaten Melawi.
merangkum,
Hasil Penelitian
jawab berlangsung di sela-sela jam kantor sehingga
Melawi;
a.
yang
B. Hasil dan Pembahasan 1.
Kabupaten Melawi;
e.
kesimpulan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha di Kantor Kearsipan
d.
merupakan
Conclusion Drawing/verifikasi Kesimpulan awal yang dikemukakan masih
bersifat sementara, dan akan berubah bila tidak
dijadikan
1
(satu)
kesatuan.
Mengingat
keterbatasan yang dimiliki maka Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi menjadi lebih terfokus kepada bidang perpustakaan dibandingkan kearsipan. Hal lainnya yang menjadi kendala adalah belum adanya tempat penyimpanan arsip yang layak. Hingga saat ini dapat dilihat Kantor
Kearsipan
dan
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten Melawi masih berada pada dua buah ruko sewaan. Kondisi fisik gedung kantor yang belum layak inilah yang menyebabkan kantor belum berani melakukan penyimpanan arsip dari seluruh SKPD. Untuk tenaga pegawai kearsipan telah dipersiapkan 2 (dua) orang pegawai yang akan menjadi tenaga fungsional arsiparis, namun disayangkan salah satu
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
pegawai telah melakukan mutasi ke daerah lain.
mengikuti
berbagai
Permasalahan mutasi pegawai seringkali menjadi
menambah
keterampilannya
hambatan dalam pelaksanaan tugas, pegawai yang
arsip, seperti diklat penulisan surat, jadwal retensi,
telah dipersiapkan dengan kecakapanjustru pidah
arsip dinamis, arsip statis dan arsip modern.
ke tempat lain sehingga menyebabkan pegawai
Seharusnya pengetahuan kearsipan dan fungsional
yang ada adalah pegawai-pegawai baru yang belum
arsiparis tidak hanya ada di Kantor Kearsipan dan
memiliki
serta
Perpustakaan Daerah, arsiparis juga dapat berada
kecakapandi bidang kearsipan. Pengetahuan dasar
pada kelompok fungsional di setiap SKPD.
yang dimiliki oleh para pegawai kearsipan adalah
Mengingat belum adanya SKPD yang memiliki
administrasi surat menyurat.
tenaga
b) Kepala Sub Bagian Tata Usaha (13 Juni
kearsipan ditangani oleh Kantor Kearsipan dan
pengalaman,
pengetahuan,
fungsional
diklat
arsiparis
kearsipan dalam
untuk
mengelola
maka
pelayanan
2012)
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi.
Latar belakang pendidikan pegawai di Kantor
d) Pegawai Seksi Kearsipan (18 Juni 2012)
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Pegawai baru 3 bulan berada di Kantor
Melawi masih tergolong umum. Hal ini terjadi
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah sehingga
dikarenakan susahnya mencari calon pegawai yang
belum memahami masalah kearsipan. Menurut
memiliki
bidang ilmu kearsipan.
pegawai tersebut, yang lebih memahami masalah
Jumlah tenaga honorer di Kantor Kearsipan dan
kearsipan adalah kasi kearsipan. Untuk bagian
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi lebih
staff, staff yang menangangi masalah kearsipan
banyak jika dibandingkan dengan PNS, yaitu
adalah Sub Bagian Tata Usaha. Sedangkan staff
sebanyak 18 orang tenaga honorer dan 12 orang
seksi kearsipan hanyalah tenaga perbantuan dalam
PNS. Untuk pegawai honorer di Sub Bagian Tata
menangani masalah kearsipan. Hal ini dialami pula
Usaha berjumlah 4 orang dan di Seksi Kearsipan
oleh staff honorer seksi kearsipan yang juga baru
hanya berjumlah 1 orang. Hal ini dikarenakan
setahun
berbagai kegiatan penanganan arsip lebih sering
Perpustakaan Daerah dan tepatnya di seksi
dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha jika
kearsipan, karena sebelumnya tenaga honorer
dibandingkan dengan Seksi Kearsipan.
tersebut berada di bagian keuangan.
c)
e)
spesialisasi
Kepala Seksi Kearsipan (13 Juni 2012) Manajemen pengelolaan arsip baru dapat
dilaksanakan
oleh
Kantor
Kearsipan
dan
Pegawai Sub Bagian Tata Usaha (18 Juni 2012) Pada Sub Bagian Tata Usaha, pegawai yang
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi pada
diwawancarai baru setahun berada pada Kantor
tahun 2010/2011. Namun untuk tahap pengelolaan
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah. Pegawai
arsip yang dapat dilakukan hanya sampai tahap
berasal dari latar belakang pendidikan sekretaris.
penyusutan arsip. Tahap penyusutan arsip ini
Menurut
dilaksanakan
masing-masing.
kesulitan saat memasuki Kantor Kearsipan dan
Sedangkan untuk tahap pemusnahan belum dapat
Perpustakaan Daerah. Sarana prasarana yang
dilakukan
arsip
dipahami oleh pegawai dalam pengeloaan arsip
memerlukan payung hukum yang cukup panjang
hanyalah sebatas penyusunan arsip aktif dan
dalam prosesnya. Pegawai Kantor Kearsipan dan
inaktif.
karena
Kearsipan
di
dan
pada
Kantor
berada
SKPD
tahap
pemusnahan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi sudah
penuturannya,
pegawai
mengalami
Febi; Efektivitas Kerja
Dalam
melakukan
pengamatan,
peneliti
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. KKP
dipandu oleh panduan observasi yang berupa
ini
checklist. Berikut ini hasil observasi peneliti di
berbagai permasalahan yang dihadapi oleh
lapangan.
Seksi Kearsipan dalam menjalankan tugasnya.
menerangkan
secara
rinci
mengenai
Secara khusus permasalahan tersebut antara
Tabel 4.1. Checklist
lain: Pendidikan formal rendah, Kesempatan No
Pernyataan
Alternatif Jawaban 4 3 2 1
mengikuti diklat terbatas, serta Motivasi kerja rendah.
SB 1 2 3 4 5 6
B
CB
Pemahaman tentang siklus hidup arsip Penguasaan sarana kearsipan Kedisplinan mematuhi aturan Loyalitas kerja Tingkat kreativitas Forcasting SDM
TB
2.
Pembahasan Penelitian Sesuai
dengan
latar
belakang
masalah
penelitian, fokus permasalahan, rumusan masalah,
Sumber: Data Olahan
hingga pada tujuan penelitian maka penelitian ini akan ditujukan kepada kualitas Sumber Daya peneliti
Manusia (SDM) dalam mencapai efektivitas kerja.
mempelajari berbagai dokumen yang didapat dari
Dalam menganalisis efektivitas kerja pegawai
Kantor
bidang
Dalam
melakukan
Kearsipan
dokumentasi
dan
Perpustakaan
Daerah
kearsipan
di
Kantor
Kearsipan
dan
Kabupaten Melawi. Selain melalui dokumen
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi, peneliti
tersebut, peneliti juga mengabadikan penelitian
menggunakan indikator-indikator sebagai berikut:
melalui potret kondisi Kantor Kearsipan dan
a) Tingkat Kemampuan Menyesuaikan Diri
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. Adapun
Berdasarkan wawancara dengan Kepala Sub
data yang diambil oleh peneliti merupakan data-
Bagian Tata Usaha pada tanggal 13 Juni 2012,
data yang berkaitan dengan permasalahan SDM.
didapatkan informasi bahwa Kantor Kearsipan dan
Berikut
yang
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi sudah
menjadi data dalam penelitian di Kantor Kearsipan
melakukan penerimaan setiap tahunnya. Pegawai
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi,
yang diterima biasanya berjumlah 2 (orang) dengan
antara lain:
kualifikasi pendidikan yang tidak harus berlatar
a.
ini
Laporan
dokumen-dokumen
Akuntabilitas
Kinerja
Instansi
belakang
pendidikan
kearsipan.
Hal
ini
Pemerintah (LAKIP) Kantor Kearsipan dan
dikarenakan Kalimantan Barat belum memiliki
Perpustakaan
Melawi
perguruan tinggi yang mencetak mahasiswa yang
melaksanakan
latar belakang ilmu khusus kearsipan. Padahal
kewenangan, tugas pokok dan fungsinya
seharusnya merujuk kepada Peraturan Pemerintah
Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah
Republik Indonesia Nomor 98 Tahun 2000 Tentang
Kabupaten Melawi didukung oleh 12 orang
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil, tepatnya Pasal 6
Pegawai Negeri Sipil (PNS).
menyebutkan salah satu syarat yang harus dipenuhi
Tahun
b.
adalah
Daerah
2011.
Kabupaten
Dalam
Seksi
oleh Calon PNS (CPNS) adalah memiliki Warga
Kearsipan Tahun 2010 tentang peningkatan
Negara Indonesia. Hal ini menyatakan bahwa
kinerja petugas kearsipan dalam penyelamatan
penerimaan CPNS tidak harus berasal dari warga
dan pelestarian dokumen/arsip daerah pada
setempat.
seksi
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Kertas
Kerja
kearsipan
Perorangan
Kantor
(KKP)
Kearsipan
dan
Sehingga
pada
dasarnya
Kantor
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
Melawi juga dapat membuka peluang penerimaan
pegawai memiliki kesulitan dalam menyesuaikan
CPNS dengan kualifikasi syarat khusus ilmu
diri dengan pekerjaan, pekerjaan yang pegawai
kearsipan sehingga memberi kesempatan bagi
lakukan bukanlah bidang keilmuan yang sesuai
seluruh pihak dari berbagai daerah untuk menjadi
dengan pengetahuan yang pegawai miliki.
calon pegawai di Kantor tersebut.
Padahal
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala
Indonesia
Peraturan
Nomor
Pemerintah
98
Tahun
Republik
2000
Tentang
Sub Bagian Tata Usaha melalui wawancara pada
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil, Pasal 6, telah
tanggal 13 Juni 2012, pegawai sering meminta
jelas menjelaskan bahwa salah satu syarat CPNS
pindah dikarenakan berbagai alasan, sebagai
adalah
contoh mengikuti suami ke luar kota. Hal ini
keahlian dan kecakapanyang diperlukan. Syarat ini
kemudian menyebabkan jumlah PNS di Kantor
dengan jelas menegaskan bahwa Kantor Kearsipan
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi
Melawi hanya sebanyak 12 orang. Berkaitan
memerlukan pegawai yang memiliki pengetahuan
dengan penerimaan pegawai yang diselenggarakan
sesuai
oleh BKD dan terbatasnya jumlah pegawai, Kantor
perpustakaan.
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
mempunyai
dengan
pendidikan,
bidang
Berdasarkan
ilmu
wawancara
kecakapan,
kearsipan yang
dan
dilakukan
Melawi sebenarnya dapat mengambil porsi dalam
dengan Kepala Seksi Kearsipan pada tanggal 13
forcasting SDM yang dimiliki. Menurut hasil
Juni
observasi yang dilakukan oleh peneliti, Sub Bagian
pengelolaan arsip yang diketahui oleh pegawai
Tata Usaha sudah memiliki data kondisi pegawai
Kantor
yang cukup lengkap. Data kepegawaian inilah yang
Kabupaten Melawi sampai pada tahap penyusutan.
dapat
untuk memprediksi kondisi
Hal senada juga kembali diungkapkan oleh Staff
pegawai di hari yang akan datang. Prediksi yang
Sub Bagian Tata Usaha melalui wawancara pada
dilakukan mencakup jumlah pegawai yang akan
tanggal 18 Juni 2012, tahap pengarsipan yang
keluar dan masuk dari Kantor Kearsipan dan
diketahui oleh para pegawai hingga saat ini adalah
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. Melalui
sampai pada tahap pemilahan arsip. Sedangkan
prediksi, Kantor dapat mengetahui kekurangan dan
menurut wawancara yang dilakukan dengan Staff
kebutuhan pegawai di hari depan.
Seksi Kearsipan pada tanggal 18 Juni 2012,
digunakan
Umumnya latar belakang pendidikan para PNS
2012,
didapatkan
Kearsipan
didapatkan
dan
informasi
informasi
Perpustakaan
bahwa
pegawai
bahwa
Daerah
belum
sering kali dipandang sebelah mata. Hal ini terlihat
mengetahui pengelolaan arsip sama sekali. Hal ini
dari banyaknya PNS yang ditempatkan pada bagian
dikarenakan pegawai baru 3 (tiga) bulan berada di
yang
Kantor
kurang
sesuai
dengan
bidang
ilmu
Kearsipan
dan
Perpustakaan
Daerah
keahliannya. Disadari ataupun tidak, latar belakang
Kabupaten Melawi, selain itu latar belakang
pendidikan akan sangat mempengaruhi cara kerja
pendidikan formal Staff yang bukan di bidang
pegawai
kearsipan membuat pegawai memang sama sekali
tersebut
dalam
menangani
bidang
tugasnya. Hal inilah yang sering kali menyebabkan para PNS tidak dapat menjalankan tugasnya secara efektif.
Ketidakefektivan
ini
terjadi
bukan
tidak mengetahui proses kearsipan. Hal ini dapat dikatakan cukup baik, karena beberapa
pegawai
sudah
mengetahui
tahap
dikarenakan pegawai yang bersangkutan memiliki
pengelolaan arsip, walaupun untuk Staff Seksi
wawasan yang rendah, namun lebih karena
Kearsipan sendiri belum mengetahui penanganan
Febi; Efektivitas Kerja
arsip sama sekali. Namun tahap pengelolaan arsip
arsip
bukan hanya sekedar memilah arsip-arsip yang ada.
Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip,
Menurut Basir Barthos (2005) dalam bukunya
Larangan-larangan yang dapat merusak arsip, dan
Manajemen
kearsipan
Selalu menjaga kebersihan. Jika pengetahuan
meliputi
tersebut dapat dipahami oleh para pegawai yang
dan
pendistribusian,
menangani bidang kearsipan maka dapat dipastikan
pemeliharaan,
pengawasan,
adalah
Kearsipan,
pekerjaan
pencatatan,
Manajemen
pengurusan
pengendalian
penyimpanan,
arsip
pemindahan dan pemusnahan. Jadi sebenarnya ada 7 (tujuh) tahapan pengelolaan arsip yang harusnya
hendaknya
diatur
secara
renggang,
arsip akan terkelola dengan baik. b) Prestasi Kerja Prestasi
kerja
merupakan
sebuah
hasil
diketahui oleh para pegawai Kantor Kearsipan dan
pekerjaan yang dilakukan oleh para pegawai,
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi.
dilihat
dari
segi
kecakapan,
pengalaman,
Menurut pengamatan yang dilakukan oleh
kesungguhan, dan waktu. Kecakapan biasanya
peneliti selama beberapa hari berada di Kantor
dapat diperoleh pegawai melalui Pendidikan dan
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
pelatihan
Melawi,
yang
dikarenakan, ilmu pengetahuan yang didapatkan
dipahami oleh pegawai kearsipan adalah berupa
oleh pegawai semasa pendidikan mungkin saja
tempat penyimpanan arsip yang berbentuk filling
lambat laun sudah tidak digunakan seluruhnya
cabinet. Sedangkan pada ruang arsip, arsip
seiring dengan perkembangan zaman, maka untuk
disimpan pada box-box arsip yang tersusun pada
mendapatkan ilmu-ilmu baru mengenai bidang
rak-rak. Hal ini juga dipertegas oleh Kepala Kantor
tugas tersebut pegawai dapat memperolehnya
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
melalui Diklat dan Bimtek.
Melawi
penguasaan
dalam
sarana
kesempatan
kearsipan
wawancara
pada
serta
Bimbingan
Berdasarkan
wawancara
teknis.
yang
Hal
ini
dilakukan
tanggal 12 Juni 2012. Menurutnya penyimpanan
dengan Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada
arsip yang baik adalah berada pada filling cabinet,
tanggal 13 Juni 2012, Pendidikan dan Pelatihan
dan Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah
(Diklat) dan Bimbingan Teknis (Bimtek) selalu
Kabupaten Melawi juga terus menghimbau SKPD
dilakukan 1 (satu) kali dalam setahun. Bimtek
lain untuk melakukan penyimpanan pada filling
biasanya diselenggarakan oleh Kantor Kearsipan
cabinet tersebut.
dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi
Padahal
tempat
penyimpanan
seharusnya
dengan
tujuan
untuk
dapat
meningkatkan
disesuaikan dengan jenis arsip. Sedangkan untuk
kecakapan SKPD lain dalam menangani kearsipan.
penyimpanan yang baik adalah apabila arsip
Sedangkan untuk meningkat kecakapan pegawai
ditempatkan pada ruangan khusus arsip, tidak
Kantor
tertumpuk dengan kursi-kursi yang tentunya akan
Kabupaten Melawi maka pegawai dapat mengikuti
menyebabkan kerusakan pada arsip. Menurut
Diklat. Namun pegawai yang dapat mengikuti
Sedarmayanti (2003: 112), pencegahan kerusakan
Diklat biasanya dibatasi jumlah dan pesyaratannya,
dapat dilakukan dengan cara meliputi: Penggunaan
yaitu hanya sekitar 1-2 orang dan berstatus PNS.
Kearsipan
dan
Perpustakaan
Daerah
Air Condition, Fumigasi, Restorasi arsip, dan
Hal senada juga tersurat pada dokumen Kertas
Mikrofil. Sedangkan untuk pemeliharaan arsip
Kerja Perorangan (KKP) yang dimiliki oleh Kepala
secara fisik dapat dilakukan dengan cara, yaitu:
Seksi Kearsipan. Menurutnya kesempatan pegawai
Pengaturan suhu ruangan, Tempat penyimpanan
Kantor
Kearsipan
dan
Perpustakaan
Daerah
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
Kabupaten
Melawi
dalam
mengikuti
Diklat
Adanya pegawai yang mulai mengikuti Diklat
terbatas. Keterbatasan ini bukan hanya dari segi
Arsiparis menunjukan pengelolaan SDM di Kantor
jumlah pegawai yang dapat mengikuti diklat, tetapi
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
juga kualifikasi yang dimiliki oleh pegawai.
Melawi sudah baik. Namun perlu digarisbawahi
Sehingga sampai saat ini pekerjaan yang dilakukan
bahwa Tenaga Fungsional Arsiparis bukan hanya
oleh Tenaga Honorer adalah pekerjaan yang
berada pada Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
bersifat teknis, dan setiap pekerjaan cenderung
Daerah. Setiap kantor pada dasarnya memiliki
didasarkan pada arahan dari PNS.
struktur organisasi jabatan fungsional, hal ini
Adanya Diklat yang diberikan bagi para pegawai merupakan hal yang sangat positif. Hal ini dikarenakan Diklat dapat menambah kecakapan pegawai,
namun
menurut
dapat ditempatkan di seluruh Instansi Pemerintah. Mengingat
permasalahan
tersebut
maka
dokumentasi
apabila Kantor Kearsipan dan Perpustakaan Daerah
peneliti di lapangan jumlah tenaga honorer di
Kabupaten Melawi tidak dapat mengirimkan tenaga
Kantor
PNS
Kearsipan
Kabupaten
dan
Melawi
hasil
menunjukan bahwa Tenaga Fungsional Arsiparis
Perpustakaan
Diklat
ini
terbatas, maka seharusnya Kantor Kearsipan dan
menunjukkan bahwa sebenarnya masih banyak
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi dapat
pegawai di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
menginformasikan Diklat tersebut agar dapat
Daerah Kabupaten Melawi yang memerlukan
diikuti oleh Instansi Pemerintah yang lain. Hal ini
memerlukan pembinaan agar dapat memiliki
dikarenakan, pada dasarnya tidak ada instansi
kecakapan lebih dalam bekerja.
manapun yang tidak memiliki arsip sehingga
Berdasarkan
tenaga
wawancara
banyak
untuk mengikuti
Arsiparis dikarenakan jumlah PNS yang dimiliki
dengan
lebih
yang dimiliki
jika
dibandingkan
jauh
Daerah
PNS.
yang
Hal
dilakukan
Tenaga Fungsional Arsiparis sangatlah dibutuhkan
dengan Kepala Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
untuk mengelola arsip di tiap Instansi. Jika Tenaga
Daerah Kabupaten Melawi pada tanggal 12 Juni
Fungsional Arsiparis sudah berada pada Instansi
2012, didapatkan informasi bahwa Diklat Arsiparis
lain maka secara tidak langsung hal tersebut dapat
pernah diikuti oleh dua orang pegawai. Hal senada
memperingan
juga diungkapkan oleh Kepala Sub Bagian Tata
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi dalam
Usaha dalam wawancara pada tanggal 13 Juni
menangani arsip di SKPD lain.
2012, sebenarnya sudah ada 2 (dua) orang yang
tugas
Berdasarkan
Kantor
wawancara
Kearsipan
dan
dengan
Kepala
Perpustakaan
Daerah
dipersiapkan untuk menjadi tenaga fungsional
Kantor
Arsiparis, namun pada saat akan dikirim untuk
Kabupaten Melawi
mengikuti diklat tersebut, salah seorang pegawai
diperoleh informasi bahwa kecakapan arsip yang
mengajukan mutasi sehingga tidak jadi mengikuti
dimiliki oleh para pegawai Kantor Kearsipan dan
Diklat tersebut. Pada waktu itu pihak Kantor
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi berkisar
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
kepada tata surat menyurat. Hal senada juga
Melawi berencana untuk menggantikan pegawai
diungkapkan oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
tersebut dengan tenaga honorer, namun karena
pegawai
tenaga honorer tidak dapat mengikuti diklat maka
mengarsipkan surat-surat, jika terdapat kesalah
pegawai yang dikirim hanya tersisa 1 (satu)
kode klasifikasi maka dengan tanggap mereka
pegawai.
Kearsipan
sudah
dan
pada tanggal 12 Juni 2012,
memiliki
kecakapan
dalam
Febi; Efektivitas Kerja
dapat mengetahuinya dan tidak mengikuti kode
menyebabkan sampai saat ini setelah 3 (bulan)
yang salah tersebut.
bekerja, Staff Seksi Kearsipan tersebut sama sekali
Berdasarkan wawancara dengan Staff Sub Bagian Tata Usaha pada tanggal 18 Juni 2012,
tidak memiliki kecakapantentang cara mengelola arsip.
didapatkan informasi bahwa kecakapan yang diketahui
oleh
menyangkut
rata-rata
permasalahan
pegawai
memang
arsip yang dimiliki oleh Staff Sub Bagian Tata
surat.
Usaha sudah cukup baik, namun seharusnya Staff
Peneliti juga sempat melakukan kroscek melalui
Seksi Kearsipan juga dapat mengetahui tentang
teknik dokumentasi, pada Surat Tugas Sekretaris
masalah kearsipan. Hal ini dikarenakan sesuai
Daerah Kabupaten Melawi Nomor : 800/029/BKD
dengan tupoksi kantor yang diperoleh peneliti
Tentang Pengangkatan Tenaga Kontrak Daerah di
melalui Peraturan Bupati Melawi Nomor 52 Tahun
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Melawi Tahun
2007 tentang Struktur Organisasi, Tugas Pokok,
Anggaran 2012 dan Daftar Nominatif Pegawai
Fungsi dan Tata Kerja Kantor Kearsipan dan
Negeri
dan
Perpustakaan Kabupaten Melawi, tugas dalam
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi Tahun
menangani kearsipan juga tertuang dalam tugas
2012, dapat diketahui bahwa untuk penanganan
pokok Seksi Kearsipan. Menurut Peraturan Bupati
arsip, tugas pokok yang dimiliki hanya berupa
tersebut dalam melaksanakan tugasnya Seksi
pengendali surat dinas, penerimaan/pencatatan
Kearsipan
surat dinas, dan operator komputer.
berikut:
Sipil
Kepala
pengarsipan
Adanya kecakapan mengenai pengelolaan
Kantor
Kearsipan
Pemahaman pengarsipan tata surat-menyurat yang dimiliki oleh pegawai
Kepala Kantor
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi
sudah
baik.
Namun
kembali
a)
c)
sebagai
Perumusan kebijakan teknis di Seksi Arsip;
Pelayanan informasi sesuai dengan bidang kearsipan;
d) Pelaksanaan administrasi sesuai dengan bidang
dimiliki oleh seorang pegawai kearsipan bukan hanya sebatas mengarsipkan surat. Kembali kepada
fungsi
b) Pelaksanaan koordinasi di Bidang Kearsipan;
perlu
digarisbawahi bahwa penanganan arsip yang harus
menyelenggarakan
tugasnya; e)
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh
pengertian arsip itu sendiri, arsip tidak hanya
Kepala Kantor Kearsipan dan Perpustakaan
berupa surat. Arsip dapat berbentuk fotokopi, film,
Daerah sesuai dengan tugas dan fungsinya.
mikrofilm, print-out komputer, dan bahkan media
Berkaitan dengan fungsi b dan c yaitu:
komputer yang berupa disket, flashdisk dan
Pelaksanaan koordinasi di Bidang Kearsipan dan
lainnya.
Pelayanan
informasi
sesuai
dengan
bidang
Berdasarkan wawancara dengan Kepala Sub
kearsipan yang dimiliki oleh Seksi Kearsipan,
Bagian Tata Usaha pada tanggal 13 Juni 2012,
menunjukkan bahwa bukan hanya Staff Sub Bagian
diperoleh informasi bahwa pegawai yang memiliki
Tata Usaha yang harus memahami tata kelola arsip.
kecakapan kearsipan adalah Staff Sub Bagian Tata
Seksi Kearsipan juga harusnya dapat memahami
Usaha. Hal senada juga diungkapkan oleh Staff
permasalahan
Seksi Kearsipan dan Staff Sub Bagian Tata Usaha
mungkin koordinasi di bidang kearsipan dan
pada saat wawancara tanggal 18 Juni 2012. Staff
pelayanan informasi kearsipan dapat dijalankan
Seksi
oleh pegawai jika pegawai tersebut sama sekali
Kearsipan
sama
sekali
tidak
pernah
mengikuti Diklat mengenai kearsipan, sehingga
kearsipan
karena
bagaimana
tidak memiliki kecakapan dalam mengelola arsip.
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
Sesuai dengan pendapat Richard M Streers
hanya membutuhkan sikap loyalitas pegawai yang
bahwa kecakapan, kesungguhan, pengalaman, dan
tinggi, tetapi juga tingkat kreativitas dari pegawai
waktu kerja yang dimiliki pegawai merupakan
tersebut.
indikator bagi keberhasilan prestasi kerja pegawai
Berdasarkan hasil wawancara dengan Staff
tersebut sehingga apabila keempat faktor prestasi
Sub Bagian Tata Usaha pada tanggal 18 Juni 2012,
kerja tersebut tidak berjalan dengan baik maka
didapatkan informasi bahwa para pegawai memang
efektivitas kerja juga akan sulit untuk dicapai
cenderung bekerja dengan menunggu perintah dari
secara maksimal.
atasan. Hal ini terjawab ketika peneliti menanyakan
c)
Tingkat Kepuasan Kerja
mengenai pembenahan ruang arsip yang cukup
Keefektivan kerja seorang pegawai selain
tidak beraturan. Pegawai menerangkan bahwa para
ditentukan oleh kemampuan menyesuaikan diri dan
pegawai tidak berani melakukan pembenahan
prestasi dalam bekerja, dapat pula ditentukan dari
karena selain belum adanya arahan, pegawai juga
keseharian tingkat kepuasan kerja pegawai tersebut
merasa pengetahuan dan kecakapan yang dimiliki
dalam menangani bidang tugasnya. Menurut
masih terbatas untuk bekerja sendiri. Tidak dapat
Richard M Steers kepuasan kerja dapat dilihat
dipungkiri bahwa pengetahuan dan kecakapan yang
melalui
dimiliki oleh seorang pegawai akan meningkatkan
tingkat
kesenangan
yang
dirasakan
seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam
kepercayaan
organisasi. Dimana tingkat kesenangan pegawai
percaya diri yang tinggi maka pegawai dapat
tersebut tentunya tergambar dari perilaku / sikap
meningkatkan kreativitas yang dimilikinya untuk
kerja pegawai sehari-hari.
terus berinovasi dalam menyelesaikan tugas yang
dirinya
dalam
bekerja.
Dengan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala
dimiliki. Hal ini tergambar secara jelas pada Kantor
Sub Bagian Tata Usaha pada tanggal 13 Juni 2012,
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
didapatkan informasi bahwa berkaitan dengan
Melawi.
Tenaga Honorer yang tidak memiliki Latar
Tingkat loyalitas, tingkat inovasi, tingkat
Belakang pendidikan yang sesuai bidang kerja
kreativitas, motivasi kerja, kedisiplinan mematuhi
yang digeluti dan tidak pernahnya Tenaga Honorer
aturan merupakan bagian dari sikap kerja seorang
tersebut mengikuti berbagai Diklat, maka dalam
pegawai dalam bekerja. Semakin baik sikap kerja
bekerja tenaga honorer cenderung didasarkan pada
yang dimiliki oleh pegawai maka dapat diperoleh
arahan dari
PNS di Kantor Kearsipan dan
sebuah gambaran akan semakin baiknya tingkat
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi. Hal ini
kepuasan kerja yang dimiliki oleh pegawai
menunjukkan adanya tingkat loyalitas kerja yang
tersebut. Apabila tingkat kepuasan dapat tercapai
cukup tinggi dari para pegawai tersebut. Tanpa
maka dipastikan efektivitas kerja juga akan dapat
loyalitas yang tinggi maka Tenaga Honorer tidak
tercapai secara maksimal. Begitu pula sebaliknya
akan mengikuti perintah yang ada. Tingkat
ketika pegawai mulai memiliki kepuasan kerja
loyalitas yang tinggi dari pegawai memang
yang rendah atau menurun maka efektivitas kerja
menunjukkan hal yang positif. Namun jika setiap
hanya akan menjadi hal yang tabu untuk tercapai.
pekerjaan dilakukan berdasarkan perintah secara terus-menerus, hal ini akan mengakibatkan tingkat
C. Simpulan dan Keterbatasan
kreativitas pegawai yang ada menjadi menurun.
1.
Untuk mencapai sebuah efektivitas kerja tidak
Simpulan
Febi; Efektivitas Kerja
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti,
maka
peneliti
dapat
mengambil
kecakapan yang dimiliki oleh pegawai adalah berkisar pengelolaan tata surat-menyurat, bukan
kesimpulan sebagai berikut:
pengelolaan arsip secara utuh.
a.
c.
Tingkat Kemampuan Menyesuaikan Diri Tingkat kemampuan menyesuaikan diri yang
dimiliki
oleh
kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan
dipengaruhi oleh tingkat pengetahuan yang dimiliki
atau pekerjaannya dalam organisasi. Dimana
oleh
tingkat kesenangan pegawai tersebut tentunya
seorang
tersebut.
pegawai
pendidikan
formal
pegawai
Kepuasan kerja dapat dilihat melalui tingkat
tentunya
pegawai
seorang
Tingkat Kepuasan Kerja
Tingkat
pengetahuan
dapat
diperoleh
melalui
tergambar dari perilaku / sikap kerja pegawai
dan
otodidak
seiring
sehari-hari. Sikap kerja yang dimiliki oleh pegawai
pengalaman kerja. Pada dasarnya pegawai Kantor
Kantor
Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Kabupaten Melawi pada dasarnya sudah cukup
Melawi sudah memiliki pegawai dengan tingkat
baik. hal ini terlihat dari adanya tingkat loyalitas
pendidikan yang tinggi yaitu mulai dari Sekolah
pegawai yang cukup tinggi dalam bekerja. Namun
Menengah Atas hingga pada Strata 2. Namun
hal yang cukup disayangkan adalah tingkat
sayangnya tingkat bidang keilmuan yang dimiliki
loyalitas ini justru membuat tingkat kreativitas dan
oleh para pegawai tidak sesuai dengan bidang tugas
inovasi
yang harus geluti, yaitu bidang kearsipan. Hal ini
cenderung bekerja dengan menunggu perintah dan
kemudian
pegawai harus
arahan dari atasan, hal ini dikarenakan pegawai
melaksanakan tugas tanpa pengetahuan mendalam
kurang memiliki tingkat percaya diri dalam bekerja
mengenai bidang tugas yang dimiliki.
yang disebabkan oleh tingkat pengetahuan dan
b.
kecakapan yang dimiliki masih terbatas. Semakin
menyebabkan
para
Prestasi Kerja Prestasi
menjadi
terbatas.
Daerah
Pegawai
pekerjaan yang dilakukan oleh para pegawai,
dapat diperoleh sebuah gambaran akan semakin
dilihat
pengalaman,
baiknya tingkat kepuasan kerja yang dimiliki oleh
kesungguhan, dan waktu. Hal yang disayangkan
pegawai tersebut. Apabila tingkat kepuasan dapat
adalah tidak semua pegawai dapat mengikuti Diklat
tercapai maka dipastikan efektivitas kerja juga akan
dan Bimtek, hal ini dikarenakan adanya persyaratan
dapat tercapai secara maksimal.
kecakapan,
sebuah
pegawai
Perpustakaan
baik sikap kerja yang dimiliki oleh pegawai maka
segi
merupakan
dan
hasil
dari
kerja
Kearsipan
yang berupa kuantitas dan kualifikasi pegawai yang dapat mengikuti Diklat dan Bimtek tersebut.
2.
Dalam melakukan penelitian ini peneliti sudah
Persyaratan khusus mengikuti Diklat menyebabkan tenaga honorer tidak memiliki ketrampilan yang diperoleh melalui Diklat sehingga dalam bekerja tenaga honorer cenderung menunggu perintah dan arahan
dari
para
PNS.
Selain
itu
adanya
persyaratan yang membatasi tersebut juga membuat pegawai yang dapat menjadi mengikuti Diklat arsiparis dan menjadi tenaga fungsional arsiparis menjadi terbatas. Kurangnya kecakapan yang dimiliki pegawai bidang kearsipan tergambar dari
Keterbatasan Studi
mengerahkan seluruh upaya dan daya yang dimiliki, baik dari segi pemikiran, waktu, hingga materi.
Semua
itu
peneliti
lakukan
guna
mendapatkan hasil yang maksimal. Namun peneliti menyadari bahwa tak ada gading yang tak retak, oleh
karena
itu
apabila
terdapat
berbagai
keterbatasan baik dari paradigma, model penelitian, keterbatasan
tema
atau
topik
penelitian,
keterbatasan dalam melakukan wawancara, teknik
Governance, Jurnal Mahasiswa Prodi Ilmu Pemerintahan, FISIP UNTAN
pengumpulan
data
dan
analisis
data,
dan
timur/melawi/pengumpulan-arsip-statis-
sebagainya yang tidak disadari oleh peneliti maka
terkendala-bangunan>
diharapkan pemaklumannya dari para pembaca. Dengan berbagai keterbatasan dan kekurangan
Evi Dewi Hartanti, 2006, Pengaruh Pengetahuan Tentang Arsip Dan Sarana Terhadap
yang tidak disadari oleh peneliti itu, justru peneliti
Kemampuan Pegawai Mengelola Arsip Di
mengharapkan agar para pembaca dapat terus
Kantor Arsip Daerah Dan Perpustakaan
menyempurnakannya dengan penelitian lainnya
Umum Kabupaten Sukoharjo, Melalui
yang dapat dikembangkan di hari yang akan
<skripsi-ptk-
datang.
tesis.blogspot.com/2012/03/sp-113-
D. Ucapan Terima Kasih
pengaruh-pengetahuan-
Peneliti mengucapkan banyak terima
tentang.html?m=1>
kasih kepada seluruh pihak yang telah berjasa demi terselesaikannya penelitian
Jurnal Manajemen, 2010, Efektifitas Kerja Definisi,
ini. Secara khusus peneliti mengucapkan
Faktor Yang Mempengaruhi dan Alat Ukur
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
Efektifitas
Kerja,
Melalui
seluruh pegawai Kantor Camat Nanga
sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-
Pinoh, Kabupaten Melawi, tanpa bantuan
kerja-definisi-faktor-yang.html>
para responden tersebut merupakan sebuah Kertas Kerja Perorangan (KKP) Seksi Kearsipan
hal
yang
sulit
bagi
peneliti
untuk
Tahun 2010 tentang Peningkatan Kinerja
menyelesaikan penelitian ini. Selain itu
Petugas Kearsipan Dalam Penyelamatan
peneliti juga berterima kasih kepada
Dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah
lembaga
Pada Seksi Kearsipan Kantor Kearsipan
Program
Pemerintahan
Studi
Kerjasama
Ilmu
Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Pemerintah
Melawi
Provinsi Kalimantan Barat dan Universitas Tanjungpura
Pontianak,
karena
oleh
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
naungan lembaga inilah peneliti dapat
Jakarta : Bumi Aksara. Equator,
2010, Terkendala
Monroza Pendidikan
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan.
Pengumpulan
dan
Tahun 2011 . Martha
E. Referensi
Kearsipan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Melawi
menyelesaikan penelitian ini dengan baik dan tepat pada waktunya.
Kantor
2010,
Pengaruh
Pelatihan
Terhadap
Siagian, Dan
Kinerja Pegawai Negeri Sipil Dinas Sosial Dan Tenaga Kerja Kota Medan, Melalui
Arsip
Bangunan,
<m.equator-news.com/radar-
Statis Melalui
Nogi, Tangkilisan Hessel. 2005. Manajemen Publik. Jakarta : Grasindo.
Febi; Efektivitas Kerja
Peraturan Bupati Melawi Nomor 52 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi, Tugas Pokok,
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan.
Fungsi dan Tata Kerja Kantor Kearsipan dan
Perpustakaan
Daerah
Kabupaten
Winardi. 1992. Manajemen Perilaku Organisasi. Bandung : PT Citra Aditya Bakti.
Melawi. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 98 Tahun 2000 Tentang Pengadaan
Al-Batany-112, 2009, Kumpulan Teori Efektivitas, Melalui
112.blogspot.com/2009/11/kumpulan-
Pegawai Negeri Sipil.
teori-efektivitas.html Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 98 Tahun 2000 Tentang Pengadaan
Pontianak Post, 2011, Tak Punya Arsiparis, Melalui
Pegawai Negeri Sipil.
<www.pontianakpost.com/index.php?mib Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan
Teknologi
=berita.detail&id=87828>
Modern. TesisDisertasi, (tt), Teori Efektivitas, Melalui
Bandung : CV Mandar Maju.
Hasan
dan
Ensiklopedi
Prianggodigdo.
Umum.
1973.
Yogyakarta
:
Kanisius. Steers. Richard M. 1980. Efektivitas Organisasi : Kaidah Tingkah Laku. Jakarta : Erlangga. Sugiyono. 2011. metode penelitian administrasi. Bandung : Alfabeta. ------.
Metode
2008.
Penelitian
Kuantitatif
Kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta. Sule, Ernie
Tisnawati dkk. 2009. Pengantar
Manajemen. Jakarta:Kencana. Surat Tugas Sekretaris Daerah Kabupaten Melawi Nomor
:
800/029/BKD
Tentang
Pengangkatan Tenaga Kontrak Daerah di Lingkungan
Pemerintah
Kabupaten
Melawi Tahun Anggaran 2012. Tohardi, Ahmad. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : CV Mandar Maju. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
0/teori-efektivitas.html>
