PENTINGNYA KECERDASAN EMOSI DALAM PENINGKATAN PROFESIONALISME SEKRETARIS Oleh: Sri Utaminingsih, SH., MPd., MH. (
[email protected])
Abstrak Walaupun profesi sekretaris sering mendapatkan banyak konotasi negatif dalam lingkungan masyarakat, sekretaris merupakan jabatan yang sangat penting dalam sebuah organisasi. Pimpinan tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaan dan tugasnya sehari -hari, tanpa bantuan seorang sekretaris. Posisi sekretaris sudah semakin strategis, tidak hanya sebagai penerima telefon, menulis surat, ataupun menjadwalkan pertemuan pimpinan, tetapi seringkali seorang sekretaris sebagai ujung tombak organisasi atau perusahaan, sehingga dituntut untuk mampu mengambil sikap dan keputusan ketika pimpinan tidak sedang berada di kantor. Dengan berkembangnya tugas-tugas seorang sekretaris, dari tugas rutin sesuai dengan penjabaran pekerjaannya menjadi tugas yang kreatif, dituntut adanya kemauan yang keras dari pribadi sekretaris dalam mengembangkan wawasan, keterampilan yang khusus, interaksi, dan perubahan sikap sesuai dengan tuntutan dan perkembangan organisasi tempatnya bekerja untuk menjadi sekretaris yang profesional. Dalam hal ini, termasuk kecerdasan emosi sebagai dasar yang penting dalam pengembangan kepribadian dan peningkatan profesionalisme sekretaris.
PENDAHULUAN Pimpinan untuk
dapat
tugas-tugasnya
menuntut membantu dengan
sekretaris
permasalahan, sebelum masalah itu benar-
melaksanakan
benar harus dihadapi dan diselesaikan
baik.Beragamnya
pimpinan.
tuntutan pimpinan, diharapkan sekretaris dapat
bertindak
inovatif,
cepat
dan
berpikir
tanggap,
dan
Tugas
kreatif, mampu
mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam
menjalankan
tugasnya
seorang
sekretaris
sekretaris
tidak
menerima
telefon,
tanggung
lagi
jawab
terbatas
pada
menghadapi
tamu,
menangani surat, dan mengatur jadwal
sehari-
rapat, lebih luas lagi seorang sekretaris
hari.Meskipun tuntutan pimpinan terlihat berat,
dan
mempunyai tugas untuk dapat mengambil
profesional
keputusan dan memimpin bawahan pada
memiliki kesanggupan dan kesiapan dalam
saat pimpinan tidak berada di tempat.
menyelesaikan setiap permasalahan yang
Bahkan
dihadapi.Sebagai ujung tombak pimpinan,
sejalan
berkembangnya
sekretaris harus siap menghadapi setiap 1
dengan
semakin
organisasi,
seorang
sekretaris
harus
dapat
keputusan,
sebagaimana
mengambil yang
dan
harus
terus
belajar
guna
meningkatkan
wawasan dan keterampilan sesuai dengan
dilakukan oleh seorang pimpinan, jika
tuntutan
sekretaris
tersebut
telah
sikap sehari-hari dalam menghadapi dan
memiliki
kepercayaan
dari
menyelesaikan
pimpinan.Sehingga
benar-benar penuh
seorang
sekretaris
lingkungan
pekerjaannya
pekerjaannya.
sekretaris
dan
dibidang pekerjaannya.
jawabnya
secara
menyeluruh, karena selain sebagai ujung dalam
sebagai pengganti, tangan kanan ketika
adalah
Sekretaris merupakan profesi yang senantiasa
semakin
kompeten
membentuk
sekretaris
yang
memiliki kompetensi dan profesionalisme
pimpinan tidak berada di lingkungan kerja.
dan
akan
Aspek lain yang perlu diperhatikan
tombak, sekretaris dapat dikatakan pula
dinamis
Dengan
bertambahnya wawasan dan keterampilan,
profesional harus dapat memaknai tugas tanggung
dan
kecerdasan
emosi.
Kecerdasan
emosi turut andil dalam membentuk dan
berkembang
mengembangkan
pribadi
sekretaris
mengikuti tuntutan bidang pekerjaan dan
sehingga menjadi seorang sekretaris yang
organisasinya.Agar
profesional.Berdasarkan tuntutan profesi
dalam melaksanakan
tugas dan pekerjaannya dapat berhasil dan
itulah,
bermanfaat,
lebih
sekretaris
harus
mengembangkan
dapat
kemampuan
penulis bermaksud menguraikan lanjut
Kecerdasan
pribadinya.Sekretaris dituntut untuk belajar
tentang
Emosi
“Pentingnya
dalam Peningkatan
Profesionalisme
Sekretaris.
PENGERTIAN DAN PERAN MASA DEPAN SEKRETARIS Sekretaris
berasal
dari
bahasa
harus dipegang kuat-kuat. Sekretaris harus
Belanda scretaries atau dalam bahasa
dapat
Inggris secretary yang berasal dari bahasa
masalah-masalah
Latin secretum yang berarti rahasia.Sesuai
disebarluaskan kepada pihak lain dan
dengan asal katanya sekretaris berarti
informasi atau masalah-masalah yang tidak
seseorang yang harus dapat menyimpan
boleh disebarluaskan kepada pihak lain.
rahasia (Prayudi Atmosudirdjo, 1982: 63).
Bocornya rahasia organisasi atau tidak
Dalam sekretaris
menjalankan
tentunya
pandai-pandainya
tugasnya
dihadapkan
memilah-milah
memegang
pada
bahkan
pekerjaan-pekerjaan yang kerahasiaannya 2
informasi yang
dapat
seorang
rahasia kemungkinan
akan
atau
sekretaris menghambat
besar
menutup
perluasan networking perusahaan. Dengan
stenografer, dan tugas-tugasnya biasanya
kata lain, seorang sekretaris harus dapat
meliputi
pengambilan
mengendalikan
dikte;
membuat
diri,
karena
apabila
dan
penyalinan
perjanjian,
dan
sekretaris terbawa emosi, kemungkinan
memelihara atau mengarsipkan warkat-
tidak
warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang
dapat
menjaga
perusahaan,
sebagai
menurunkan
pamor
kerahasiaan
akibatnya
dapat
sekretaris
bertindak
perusahaan.
Untuk
pembantu
administrasi
dapat mengendalikan diri, fleksibel, dan adaptable,
kecerdasan
diperlukan
dan
emosi
dapat
mutlak
pimpinan
Dilihat dari perkembangan tugas
mempengaruhi
sekretaris, peran sekretaris pada masa yang akan datang selain melaksanakan peran
Louis C. Nanasay dan William
strategis,
Selden menyebutkan pengertian sekretari :
pendukung,
an
sebagai
employee
atau
seorang
muda).
profesionalisme sekretaris.
office
sebagai
who
has
more
peran
teknis,
sekretaris pimpinan
dan
juga muda.
peran berperan Dalam
responsible position than a stenographer
mendukung kesuksesan kariernya sebagai
and who duties usually include taking and
sekretaris masa depan, harus memiliki
transcribing dictation; dealing with the
kemampuan
public by answering the telephone, meeting
manajemen, dalam arti memiliki sifat
callers ang making appointments; and
kepemimpinan dan kemampuan manajerial
maintaining or filing records, letter etc. A
sebagai syarat mutlak. Untuk mencapai
secretary
kesuksesan
frequently
administrative
acts
assistant
as
tanggung
sekretaris
jawab
dalam berkarier
junior
secara profesional dalam bidang kerjanya
excecutive (seorang pegawai kantor yang
dan dapat menghadapi tantangan masa
memiliki
depan, kecerdasan emosi mutlak harus
kedudukan
bertanggung
jawab
or
an
dan
yang
daripada
lebih seorang
dimilikinya.
PROFESIONAL DAN PROFESIONALISME SEKRETARIS Profesional secara harafiah dalam Webster
New
diartikan
sebagai
American kata
or qualities that characterize or mark a
Dictionary sifat
profession
yang
or
a
profesional
(perbuatan, atau tujuan, atau kualitas yang
berhubungan dengan suatu profesi atau
berkarakter,
karakteristik
profesi atau individu).
sebuah
person
profesi.Sedangkan
profesionalisme adalah the conduct, aims, 3
atau
menunjukkan
sebuah
Seorang sekretaris dalam perjalanan
mempertahankan harga diri dan citra
kariernya
dirinya
harus
dapat
mengerjakan
sebagai
seorang
sekretaris.
pekerjaannya dengan berkualitas, dapat
Melalui pengasahan kecerdasan emosi,
memahami
seorang
kerjanya
serta
menguasai
dengan
baik,
bidang termasuk
sekretaris
mempertahankan komitmen pribadinya
menghindari konotasi negatif yang akan
dalam
terlontar melalui pandangan masyarakat
‘sekretaris
yang
melayani
dinamis
sekretaris. bidang
mengenai
Apalagi
kerjanya
‘sekretaris seorang
profesi
sekretaris sebagai
pribadi’, ‘sekretaris
yang
seorang
dimana
peran
pribadi’
bisa
dapat
melaksanakan
tugas
pribadi’, kepentingan
sebagai
tidak
hanya
pribadi
yang
berhubungan
dengan
tetapi
bersangkutanpun
yang
pekerjaannya, harus
dapat melayani kepentingan publiknya baik
internal
maupun
merupakan pegawai atau staf dari suatu
organisasi
organisasi
yang
dinamika pergeseran pandangan moral
perkantoran
masyarakat terhadap profesi seorang
atau
mengerjakan
perusahaan
kegiatan
tanpa
eksternal
terpengaruh
oleh
untuk membantu orang tertentu yang
sekretaris.
Tentu beralasan jika etika
bersifat pribadi, tetapi peran ini dapat
sekretaris
pada
juga diartikan sebagai seorang yang
tugasnya memiliki peran yang sangat
mengerjakan
penting
tetapi
kegiatan
diangkat
perorangan maka
dan
perkantoran, digaji
oleh
untuk
ketika
impresi publik yang
saat
melaksanakan
dapat
sekretaris
diaplikasikan
harus
membina
hubungan
dengan
melontarkan konotasi bahwa seorang
klien/pelanggannya.(Neni
yang bekerja seperti itu adalah seorang
2003:
yang juga ‘melayani kebutuhan pribadi’
sekretaris dalam dunia kerja yang nyata
menjadikan
memerlukan
kemampuan
kecerdasan
4),
dimana
Yulianita,
penerapan etika
pendalaman
kecerdasan
emosi pribadi seorang sekretaris sangat
emosi yang baik dari seorang sekretaris
penting
terutama dalam menjaga harga diri dan
untuk
meningkatkan
profesionalisme pribadi sekretaris yang
citra
bersangkutan.
mendapatkan
emosi
yang
menghadapi
Dengan
kecerdasan
dimilikinya tantangan
dalam
prestasi
dan
diri
4
dengan
keseimbangan
pribadi
profesional.
pekerjaannya dapat diandalkan untuk
positif
seorang
tetap serta
sekretaris
KECERDASAN EMOSI DAN PENINGKATAN PROFESIONALISME SEKRETARIS Emosi didefinisikan dalam Oxford
Sebagai ilustrasi emosi, jika kita
English Dictionary sebagai setiap kegiatan
tempatkan emosi sebagai titik pusat, maka
atau pergolakan pikiran, perasaan, nafsu;
tepi luar “lingkaran emosi” diisi oleh
setiap keadaan mental yang hebat atau
suasana hati, di luar suasana hati ada yang
meluap-luap. Daniel Goleman (1997: 411),
disebutkan
menggolongkan secara garis besar sebagai
yang
berikut:
suasana hati tertentu yang dapat membuat
a. Amarah; beringas, tersinggung, benci,
seseorang menjadi marah, benci, sedih,
pedih,
sedih,
muram,
takut;
cemas,
takut,
gugup,
untuk
menghadapi
persahabatan,
tugasnya profesional,
g. Jengkel; hina, jijik, muak, mual, benci
ujung
tombak
dapat menjaga rahasia,
melakukan tugasnya sehari-hari, serta
h. Malu; rasa salah, malu hati, kesal hati,
memimpin rekan kerja tanpa selalu
sesal, hina, hati hancur lebur yang
sebagai
pimpinan dengan lebih baik atau secara
terpana
Paul
yaitu
seorang sekretaris bisa menjalankan
f. Terkejut; terkejut, terkesiap takjub,
penemuan
tantangan,
Melalui kecerdasan emosi yang terasah,
kepercayaan, kebaikan hati, kasih
pada
Emosi
keseimbangan antara perasaan dan pikiran.
rasa puas, rasa terpenuhi
peneliti
Kecerdasan
lalu memeprkuat diri kita, serta orang lain
puas, riang, senang, terhibur, bangga,
Banyak
atau
dasar pokok dalam membangun hubungan
d. Kenikmatan; bahagia, gembira, ringan,
penerimaan,
emosi
menurut Patricia Patton (1997: 1) adalah
khawatir, waswas
e. Cinta;
memunculkan
Sedangkan
suram, putus asa, mengasihani diri c. Rasa
dapat
yaitu keadaan
putus asa ataupun bahagia.
jengkel, kesal hati, bermusuhan b. Kesedihan;
temperamen,
mengikuti suasana hatinya, walaupun berkiblat
Ekman
dirinya sedang dalam keadaan marah,
dari
benci, sedih, putus asa ataupun bahagia.
University of California di San Fransisco
Seorang
yang menyatakan bahwa ekspresi wajah
mempertahankan harga dirinya ataupun
tertentu untuk keempat emosi dasar (takut,
citra dirinya agar tidak dicap sebagai
marah, sedih, dan senang), dikenali oleh
sekretaris
harus
dapat
sekretaris yang pemarah, pencemburu,
bangsa-bangsa di seluruh dunia dengan
tidak sabar dalam menghadapi masalah
budayanya
di lingkungan kerja.
masing-masing
(Daniel
Goleman, 1995: 412).
Dalam dunia
usaha, sangat penting bagi seorang 5
sekretaris
untuk
dapat
mengasah
2. Manajemen
kecerdasan emosinya terutama dalam
manajemen
segi
mengenali emosi dan perilaku yang
interpersonal
relationship,
diri; diri,
mendeteksi konflik, dan sensivitas kerja
bisa
(A.B. Susanto, 2001: 22)
suara-suara,
sekretaris
yang
tidak
kita
ketakutan-ketakutan dan
dari pandangan diri kita sendiri 4. Keseimbangan
sebagai ‘sekretaris pribadi’, sekretaris
perpaduan
positif
pimpinan,
menjalani
kehidupan
ataupun
kecerdasan
ujung
relationship-nya
tombak
perusahaan,
untuk
dapat
personal
dan
ketrampilan yang bisa dikembangkan
emosi
untuk mengelola emosi-emosi secara
terutama untuk memperkuat kompetensi interpersonal
adalah
5. Prestasi Pribadi; melalui keterampilan-
pengembangan kepribadian sekretaris yang memerlukan
Pribadi;
karier
sekretaris organisasi, ada beberapa kriteria sangat
dapat
menyeleksi kehidupan melalui
Tidak hanya dalam jabatan dan peranannya direksi,
tidak
3. Citra diri Positif; merupakan cerminan
lagi
berfungsi hanya sebagai penerima telefon.
sekretaris
adanya
intuisi batiniah
Sejalan dengan tuntutan pekerjaan seorang
tanpa
sebagai
efektif,
sebagai
dengan
dalam menangani hubungan baik,
dalam
mengambil
penyelia (supervisor), sebagai penghubung
keputusan untuk dapat menciptakan
antara pimpinan dan bawahan, sebagai
situasi yang memuaskan. Tidak
pelaksana tujuan organisasi.
mudah
mengenali
dan
mengendalikan aspek-aspek di atas, Menurut Patricia Patton (1997:8),
tetapi jika seorang sekretaris dapat
kualitas-kualitas batiniah dalam
mengembangkan
pembentukan kecerdasan emosi dapat
batiniah
dikelola melalui aspek-aspek berikut:
sekretaris
1. Harga
dengan mudah mencapai kesuksesan
diri; merupakan nilai yang
kualitas-kualitas
tersebut yang
atas,
pribadi
bersangkutan
karier
menghargai keunikan yang kita miliki.
profesional.
Harga diri memberi kekuatan untuk
menjunjung tinggi harga diri serta citra
menetapkan
dirinya
mempertahankan
tujuan-tujuan,
bahkan
untuk
mengenali
kemampuan-kemampuan
sebelah
yang
Jika seorang sekretaris
dalam masyarakat,
masyarakat
dapat
sekretaris
akan
sangat penting pada diri kita untuk
serta
sebagai
di
tidak mata
akan
tentunya
memandang
terhadap
profesi
sekretaris, terutama ‘sekretaris pribadi’.
diri sendiri .
6
Aspek dasar
kecerdasan emosi
kemampuan
menulis
berbicara
asing,
ataupun
adalah harga diri dan citra diri. Harga diri
dalam
menurut Patricia Patton (1997: 64) adalah
kemampuannya berkomunikasi dengan
penghargaan
pihak
terhadap
keunikan
bahasa
dan
intern
maupun
merupakan
intelektual, kecakapan-kecakapan pribadi,
pembuat keputusan sewaktu pimpinan
dan
tidak berada di tempat.
yang
merupakan
parameter yang “membedakan” kita dari
fatal
yang
penampilan fisik, kemampuan-kemampuan kepribadian,
hal
ekstern
dalam posisi
Menggali lebih dari kata kepribadian
orang lain sebagai individu. Dalam hal ini
yang
jika seorang sekretaris ingin dianggap
professional menurut Neni Yulianita
professional, dia harus bisa mengolah
(2003: 7) haruslah memiliki kepribadian
ketidak percayaan dirinya karena dirinya
sebagai berikut:
memiliki figure yang kecil, melainkan merasa
bangga
akan
keunikan
kecilnya figure dirinya.
dimaksud,
seorang
sekretaris
a. Memiliki rasa Percaya Diri (PD) yang
atau
kuat
Tidak merasa
b. Memiliki keterbukaan terhadap orang
rendah diri karena suaranya agak lebih
lain ataupun dari orang lain
besar dari kebanyakan sekretaris yang lain,
c. Menerima
tetapi justru memakai volume suaranya
kekurangan
dirinya
dan
mampu memperbaikinya
sebagai modal komunikator yang lebih
d. Yakin akan kemampuan dirinya untuk
bijaksana dan dewasa.
dapat mengatasi masalah
Kemampuan-kemampuan
intelektual
e. Menyadari
bahwa
profesi
dipilih
bisa di cerminkan melalui keputusan-
merupakan profesi yang tepat bagi
keputusan
dirinya
yang
pimpinan
tidak
dibuatnya berada
ketika
di
tempat,
f. Memahami peran, fungsi, tugas, dan
kemampuannya untuk memimpin rekan
tanggung jawabnya sebagai sekretaris
sekerja sehingga dapat memiliki tim kerja
yang
kondusif
Kecakapan-kecakapan dituntut
bagi
professional sekretaris kemampuan
pemula, mengetik
kompak.
pribadi
seorang
tentunya
lebih dari150
dan
g. Menerapkan etika profesi sekretaris secara
yang
sebagai sepuluh
hentakan per
dan
bertanggung
jawab
sekretaris
berbeda
konsekuen
h. Pendidikan
dari
dan
keahlian
yang
dimilikinya sesuai dengan profesinya
contoh
i. Mempunyai motivasi yang kuat untuk
jari,
menjalankan profesinya
menit, 7
j. Memiliki gaya dan performance yang
berada di kantor, seorang sekretaris
khas/spesifik dan unik
harus bisa mengatur emosinya untuk
Sedangkan citra diri, menurut Patricia
tidak memperlihatkan masalah yang
Patton (1997: 118), adalah refleksi apa
dihadapinya,
yang kita lihat dalam diri sendiri. Potret
mengatur
diri kita terpapar dengan kedalaman,
memperlihatkan suasana
pewarnaan, pencahayaan, dan bayangan
diterima oleh pihak yang dihadapi.
yang
menipu,
Perbedaan antara suasana diri dengan
harapan
citra
bisa
saja
ataupun
menerang,
mengaburkan
bahkan diri
diri
harus untuk
terkadang
dapat dapat
yang dapat
menimbulkan
sendiri.Seberapapun beratnya masalah
pergolakan batin yang dapat merusak
yang dihadapi oleh seorang sekretaris,
pertumbuhan pribadi kita, tetapi dengan
ketika yang bersangkutan berhadapan
pengasahan
dengan rekan kerja, yang bersangkutan
dimaksud, hal ini akan menjadi sesuatu
tidak boleh mengikuti suasana hatinya
yang memberikan nilai tambah bagi
dengan marah-marah semena-mena di
seorang
sekretaris
lingkungan
kariernya
untuk
kerja,
menangis
ataupun
meratap
berlebihan
untuk
profesi
mendapatkan belas kasih lingkungan. Apalagi
jika
berhubungan
yang dengan
sebagai
professional.
bersangkutan pihak
kecerdasan
luar
mewakili pimpinan yang sedang tidak
8
emosi
yang
dalam menjalani mencapai seorang
jenjang sekretaris
DAFTAR PUSTAKA
KESIMPULAN
Bratawidjaja,
1. Profesi sekretaris masa depan menuntut perubahan tentang
paradigma
profesi berperan
memegang
Goleman,
jabatan
Daniel.
1996.
Patton,
2. Profesi sekretaris, bukan saja sebagai
Patricia.
1998.
penerima telefon, tetapi telah berubah
Emotional
menjadi posisi yang berperan strategis,
Mitra Media.
peran teknis, dan peran pendukung,
____________.
bahkan bertindak sebagai pemimpin
diperlukan batiniah
pengolahan melalui
Sedarmayanti.
kualitas
Keterampilan Jakarta:
Mitra
Tugas
dan
1997.
Sekretaris.
Bandung: Mandar Maju.
manajemen diri, citra diri positif,
Susanto, A.B. 2001. Secretary & Beyond,
dan prestasi
Metamorphosis
pribadi.
of
Secretary
Profession. Jakarta: The Jakarta
4. Dengan berpegang pada harga diri dan diri
sebagai
dasar
Consulting Group.
pokok Jurnal Ilmiah Sekretaris dan Manajemen
kecerdasan emosi, seorang sekretaris dapat
Kecerdasan
Pengembangan
aspek-aspek
kecerdasan emosi, seperti harga diri, keseimbangan pribadi
Jakarta:
Media.
masyarakat tentang profesi sekretaris,
citra
1999.
Kepemimpinan. negatif
Kecerdasan
Landasan.
Emosional
muda. konotasi
Emotional
Intelligence. Jakarta: Gramedia.
‘sekretaris pribadi’.
3. Menghadapi
1996.
PT. Pustaka Binaman Pressindo.
terutama
mereka yang mendapatkan kesempatan untuk
Wiyasa.
Sekretaris Profesional. Jakarta:
masyarakat
sekretaris
Thomas
berkariernya
dengan
Administrasi
baik
“X’PRESS!”
Nomor 1 Tahun I. Bandung:
menjadi seorang sekretaris profesional.
ASM Ariyanti
9
