Seminar Nasional TeknologiInformasi 2013
B11
PENIERAPAN lCRAMEWORK FAST PADA PENGEMBANGAN SLSTEM INFORMAS1 POLA KARIR Iwan Itijayanal),Dodo Prawira pradana2) Program Studi Sistem lnformasil), Program Studi Teknik 1nformatika2) '**)~akultas Teknik, Universitas Widyatama* J1. Cikutra no. 204 A Bandung 40125 E-mail :
[email protected]
ABSTRACT Information system used in an organization is the result of the development through a set of stages and activities. These activities rej2.r to a common cycle which citlled the system development life cycle. Currently, there are many approaches in modeling the system development lye qvcle, one of them is FAST fiamework FAST Framework emphasizes the concept of sharing documents (repository) at every stage of development and conskits of 8 stages rangingpom problem identijication to system installation. In general, the activity in each stage is not much diferent from other life cycle models. In this stu& FAST fiamework is applied as the approach on systems analysis and design activity to develop infirmation system for career-path based on case study at PT.Pos Indonesian, human resources division. The system is needed by the HR department in response to the implementation of the new rules of career system based on personal career value. Due to limited time and resource, the implementation of FAST pamework is limited to phase 7, construction and testing. The final result is to develop the information system that can adopt new rules of career patterns and can map the position of each employee in the career patterns and positions that currently applies.
Key words Framework, FAST, career system, personal value
1. Pendahuluan Sistem informasi dibangun a& dasar pemenuhan kebutuhan organisasi sebagai solusi atas permasalahan yang dihadapi. Pendekatan pengembangan sistem saat ini sudah sangat beragam, mulai dari pendekatan tradisional (waterfall), incremental, maupun berbasis obyek [4]. Meskipun terdapat beragam cara pendekatan pengembangan sistem, secara umum fase-fase yang ditempuh hampir sama yaitu fase i d e n t i m i masalah, analisis, perancangan, pembangunan, pengujian,
implementasi dan perawatan sistem. Pada setiap tahapan, keluaran yang diinginkan biasanya berupa dokurnen selain produk sistem itu sendiri. Kebutuhan akan dokumen ini kurang diperhatikan dalam proyek seringkali pengembangan sistem informasi sehingga perubahan pada fitur atau fungsionalitas sistem seringkali tidak terlacak. Salah satu pendekatan yang menekankan pada pentingnya dokumentasi sepanjang siklus hidup pengembangan sistem adalah FAST (The Framework for Application of Systems Thinking). Framework ini terdiri atas 8 tahapan yang: sebenarnya tidak jauh berbeda dengan tahapan pada pendekatan waterfall secara keseluruhan, hanya pada fiamework ini lebih ditekankan pentingnya d~kumen repository (pengumpulan dokurnen). Pada paper ini, h e w o r k FAST digunakan sebagai salah satu pendekatan pada pengembangan sistem pola karir untuk mendukung fungsionalitas pekerjaan divisi SDM. Sebagai studi kasus, sistem ini mengacu pada proses dan fungsi yang diperlukan oleh Divisi SDM PT.Pos Indonesia u n a . mendukung konversi dan penerapan sistem pola karir baru bagi karyawan PT.Pos Indonesia2. Sistem Persamaan Linier
2. Framework FAST FAST singkatan dari "The Framework for Application of Systems Thinking", yang meliputi siklus hidup pengembangan software mulai dari identifikasi kebutuhan hingga pemeliharaan, dan meliputi penerapan konsep evolusi dan penggunaan ulang (re-use). FAST merupakan salah satu strategi perancangan yang berbasis repository. Fase-fase dan aktivitas individu yang tercakup di dalam satu fase, berkomunikasi menggunakan informasi yang dishpan dalam satu repository yang dibagi pakai (shared) [2]. Pekerjaan di satu fase dapat berlanjut ke fase berikutnya, - karena informasi yang diperlukan sudah tersedia pada repository. Repository sendiri berupa satu lokasi tunggal untuk semua dokumen yang membantu pengembang aplikasi menelusuri perubahan yang terjadi selama fase pengembangan sistem dan menemukan adanya penyimpangan atau kesalahan.
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2013
B11 Framework FAST terdiri atas 8 tahap [I]. Setiap fase bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem dan hasil setiap fase diteruskan ke fase berikutnya. Fase tersebut adalah: penentuan ruang lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logical, analisis keputusan, desain fisik dan integrasi, konstruksi dan testing, dan instalasi dan delivery (penyerahan hasil akhir ke pihak pengguna). Pada setiap fase tersebut, semua hasil analisis dan perancangan didokurnentasikan. Skema fiamework FAST dapat dilihat pada garnbar 1. Fase I Definisi ruang lingkup: fase ini merupakan tahap awal pada pengembangan sistem. Pada fase ini fungsi, kapasitas dan konten sistem. Partisipan pada fase ini adalah pemilik sistem, manajer proyek, dan sistem analis.
-
Tahap ini meliputi pendefinisian tujuan, jadwal, anggaran, keluaran, dan sumber daya yang diperlukan oleh proyek [3]. Keluaran yang terpenting dari fase ini adalah identifikasi masalah dan statement of work atau identifikasi pekerjaan yang akan dilakukan. Tujuan pendefinisian masalah pada fase ini adalah untuk mencatat dan mengklasifikasikan masalah, bukan untuk menyelesaikan masalah. Sedangkan statement of work merupakan pejanjian antara pihak pengembang dengan penggundpemiliki sistem.
Gambar 1. Fase-fase pada Framework FAST
-
Fase 2 Analisis masalah: menggarnbarkan kebutuhan sistem yang sedaq berjalan dan analisis permasalahan agar &pat dipahami dengan lebih baik. Pengguna sistem diliba&an secara aktif sebagai narasumber atas proses bisnis yang sedang tejadi. Keluaran dari fase ini adalah dokumen identifikasi kebutuhan yang menyatakan secara jelas apa yang akan dibuat pada fase berikutnya.
-
Fase 3 Analisis kebutuhan: pada h e ini, semua kebutuhan yang sudah berhasil diidentifikasi, dianalisis kembali untuk menentukan prioritas kebutuhan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan bisnis organisasi. Pa& fase hi, kebutuhan sistem diselaraskan dengan kebutuhan bisnis, proses binsis, kebutuhan informasi untuk mend-g bisnis dan kebutuhan antarrnuka sistem [4].
Seminar Nasional Teknologi Informmi 2013
-
Fase 4 Perancangan logic: setelah fase analisis kebutuhan selesai dilakukan, sistem analist dapat menggambarkan model sistem untuk melakukan validasi kebutuhan bisnis. Fase ini normalnya berupa interpretasi kebutuhan bisnis menjadi model sistem untuk menunjukan bahwa sistem yang dibuat tidak bergantung pada solusi teknis tertentu. Pendekatan yang digunakan adalah meng-gambarkan model sistem untuk memisahkan model data logical, model proses logical dan model antannuka logical. Masingmasing model mewakili kebutuhan data dan informasi (knowledge), kebutuhan proses bisnis (proses) dan kebutuhan antarmuka sistem (komunikasi). Untuk menggambarkan model tersebut, dapat digunakan berbagai diagram seperti DFD, Use Case diagram, flowchart, dan lain-lain [4]. Fase 5 Analisis keputusan: merupakan fase transisi, karena pada fase ini terjadi transisi dari focus pada bisnis ke focus pada teknologi perancangan dan pengembangan sistem. Keluaran dari fase ini adalah proposal sistem. Fase 6 - Desain fisik dan integrasi: pada fase ini terjadi transformasi dari kebutuhan bisnis menjadi solusi teknis. Pada fase ini dibangun database fisik, proses dan rancangan antarmuka. Dua pendekatan yang digynakan yaitu design by specification dan design by p r o t w i n g [llFase 7 Konstruksi dan testing: pada fase ini, hasil rancangan pada fase sebelumnya diterapkan secara fisik dan dilakukan pengujian. Fase 8 Instalasi dan delivery: merupakan fase akhir yaitu memindahkan sistem dari lingkungan pengembangan @ada fase konstruksi dan testing) ke lingkungan yang sebenarnya (lingkungan operasional) yang biasanya diikuti dengan aktivitas pelatihan dan menerima masukan dari pengguna . sistem.
-
-
-
3. Sistem Pola Karir
Framework FAST tersebut kemudian diterapkan pada pengembangan sistem, dengan studi kasus pengembangan sistem pola karir di divisi SDM PT.POS Indonesia. Pengembangan sistem ini sendiri dipicu akibat adanya perubahan pada sistem pengaturan pola karir karyawan, yang diharapkan lebih transparan dan lebih dapat memotivasi karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Dikarenakan keterbatasan waktu dan sumberdaya, maka penerapan kxnework FAST pada studi kasus ini dibatasi tidak meliputi fase terakhir yaitu instalasi dan delivery. Sistem pola karir adalah sekumpulan metoda dan aturan yang - jiterapkan oleh manajemen organisasi untuk mengatur jenjang karir karyawannya. Sistem ini dirancang, disusun dan disosialisasikan untuk diterapkan bagi seluruh karyawan. Sistem pola karir yang transparan dan terukur memberikan kepastian kepa& setiap karyawan mengenai posisinya saat ini di perusahaan Serta proyeksi ~eluang
perkemban~ankarirnya di masa mendatang. Di PTSOS, sebelumnya diterapkan sistem pola karir yang meniru struktur kepangkatan karyawan seperti pada Pegawai Negeri Sipil (PNS). Tetapi, seiring dengan perkembangan orientasi bisnis dan organisasi PT.POS sendhi, maka sistem ini dianggap sudah tidak dapat mengakomodasi perkembangan tersebut sehingga saat ini disusun sistem pola karir barn yang berdasarkan konsep perhitungan personal value [ 5 ] . Personal value sendiri dihitung berdasarkan hasil penilaian dari atasan masing:masing atas beberapa komponen penilaian kinerja seperti produktivitas, kreativitas, ketepatan waktu, dan lain-lain. Untuk setiap tingkatanlgrade, ditentukan nilai personal value mjnimum dan maksimurn sehiigga dapat digunakan sebagai pedoman dalam penempatan karyawan pada grade tersebut. 3.1. Analisis Permasalahan Sistem pola karir yang akan diterapkan menggunakan konsep perhitungan personal value sebagai faktor penentu grade dan kelompok jabatan setiap karyawan. Perbedaan dengan sistem lama adalah sebelumnya setiap karyawan memiliki golongan pangkat yang melekat pada diri mereka, contohnya adalah golongan Va. Sedangkan pada sistem baru ini setiap karyawan memiliki personal value untuk menentukan grade, sehingga golongan pangkat tersebut akan di konversi menjadi grade sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Personal value setiap karyawan juga akan mempengamhi penetapan kelompok jabatan karyawan yang bersangkutan. Perubahan sistem pola karir ini cukup menyulitkau divisi SDM karena belum tersedia sistem yang memadai untuk melakukan perhitungan personal value, menyesuaikan data golongan menjadi grade serta penetapan kelompok jabatan setiap karyawan mengingat data' karyawan yang ,=gat banyak dan ketentuan untuk melakukan perhitungan personal value serta konversi yang hams sesuai dengan sistem pola karir karyawan yang baru. Masalah lain yang ditemui di lapangan adalah belum adanya suatu perangkat lunak yang memiliki fasilitas penyimpanan data pegawai, data golongan, data standar grade, data standar nilai kelompok jabatan, dan data kelompok jabatan pada satu database yang terintegrasi sehingga mengakibatkan waktu yang dibutuhkan untuk mengolah data tersebut menjadi cukup lama karena hams mengurnpulkan dari berbagai macam $le. Berdasarkan kondisi tersebut, akan dibuat perangkat lunak sistem pola karir yang dikembangkan dengan pendekatan framework FAST.
Fase I: Penentuan Ruang Lingkup Ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan meliputi pengolahan data standar pegawai, pengolahan data
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2013
referensi terkait sistem pola karir yang baru, dan perhitungan personal value serta konversi dari sistem' kepangkatan yang lama dengan sistem pola kariu yang baru. Penentuan ruang lingkup ini melibatkan manajer SDM dan kandidat pengguna sistem. Untuk pengembangan sistem ini diperkirakan kebutuhan sumberdaya sebagai berikut: Waktu : sekitar 2 bulan SDM : 2 programmer, 1 sistem analist dan 1 database administrator Fase II: Analisis Masalah Pada fase hi, akan diberikan tinjauan singkat mengenai sistem perhitungan pola karir yang baru sehingga dapat dijadikan masukan pada tahap perancangan sistem, berdasarkan keputusan Direksi PT.Pos Indonesia [S]. Grade: mengacu pada tingkat kedudukan karyawan' atau setara dengan kepangkatan. Pada sistem baru terdapat 17 grade dengan grade 1 adalah grade tertinggi. Kelompok Jabatan: pada sistem baru, dilakukan 5 kelompok jabatan yaitu Pelaksana, penyelia, manajer muda, manajer madya, dan manajer utama. Masingmasing kelompok tersebut dibagi menjadi sub kelompok misalnya kelompok penyelia dibagi lagi menjadi penyelia I, 11, I11 dan IV, sehingga totalnya ada sekitar 17 sub kelompok jabatan. Personal value: Personal value adalah nilai yang melekat pada diri seorang karyawan, yang relevan dengan grade atau jabatan yang disandangnya, yang bertambah sesuai dengan hasil penilaian kinerja. Personal value masing - masing karyawan ditetapkan dengan rumus sebagai berikut :
-
'-
."v-;
:J.
'5
Tabel 11. Konversi Kelompok Jabatan berdasarkan Grade (51
7
goygrade)/12
z-:*,$.,*A.:r
~iiiilii'~V'diuicsktiap grade dinyatakan dalam bentuk nilai 'minhiil'dai maksirnal dan dipetakan pada masing-masing kelompok jabatan seperti contoh pada tabel I.
......... 1 .
-
PV = Nilai PV minimal dalam grade atau - : Akelompbk jabatan. + (60x masa kerja dalarn
2
2
Selain itu, penetapan jabatan juga dilakukan berdasarkan kelompok jabatan. strLktura1 dan fungsional. Jabatan manajerial struktural adalah jabatan yang terdapat dalarn struktur organisasi yang berfimgsi untuk mengelola sumber daya dalam rangka pelaksanaan tugas tugas pokok dan fungsi bagian, melakuka koordinasi lintas fungsi dm bertanggung jawab atas .pengambilan keputusan. Contoh jabatan manajerial s'truKtura1 misalnya manajer utama, manajer madya, manajer muda dan manajer penyelia.
- ,
*,
.
Personal value tersebut kemudian digunakan untuk menetapkan kelompok jabatan dan untuk liaryawan yang menduduki jabatan struktural atau fungsional dan telah bekerja sebelum diberlakukanya sistem karir baru hi, dilakukan konversi dari grade transisi yang telah melekat pada masing - masing karyawan ke dalarn jabatan seperti pada tabel 11.
4900 5200
5150 6000
Manajer Utama
n I11
Tabel In. Konversi Golongan berdasarkan Grade 151 Golongan 1 Grade
I
I
Sedangkan jabatan manajerial fungsional adalah jabatan yang terdapat dalarn struktur organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya bersifat pendukung bagi kelancaran pelaksanaan tugas- tugas pokok bagian dan didasarkan pada keahlian dad atau keterampilan tertentu yang
Seminar Nasional Teknologi Informas? 2013 dibutuhkan perusahaan dan bersifht mandiri. Manajer penyelia ini terdapat di setiap kelompok jabatan manajer struktural misalnya untuk manajer stmktural "Manajer utama" akan terdapat 3 kelompok jabatan manajer fungsional yaitu fimgsional utarna I, 11, dan III[5]. Sebelurn sistem ini dibuat, alur kerja yang terjadi di Divisi SDM terkait dengan penetapan pola karir yang baru sebagai berikut: Divisi SDM akan mencatat data karyawan ke dalam suatu file excel Pada tahapan selanjutnya setiap karyawan akan ditentukan golongan dan tingkat jabatannya secara manual sesuai dengan aturan yang terdapat pada sistem lama Setelah memperoleh tingkat jabatan dan golongan setiap karyawan maka data tersebut akan dicatat kembali ke dalam suatu file excel yang baru Tahapan selanjutnya adalah pembuatan laporan rekomendasi untuk karyawan yang akan mengisi posisi pada jabatan manajerial dan fungsional perusahaan Setelah laporan di terima oleh pimpinan perusahaan maka akan ditentukan secara manual siapa saja yang mengisi posisi tersebut ~ ~ ~ sudah b i terisi l ~s e l m posisi rnaka tahapm selanjutnya akan dicatat ke dalam suatu file excel siapa saja karyawan yang mengisi posisi tersebut Pada tahapan akhir akan dibuatkan laporan jabatan manajerial dan hgsional beserta nama karyawan yang menempatinya Masalah yang berhasil didentifrkasi pada fase ini adalah: 1. Adanya suatu aturan barn yang menyebabkan terjadinya perubahan pola karir setiap karyawan sehingga membutuhkan penyesuaiaan untuk seluruh data karyawan 2. Tidak adanya suatu database yang berkaitan dengan data karyawan, sehingga menyulitkan proses penyesuaian perubahan pola karir karyawan dari aturan lama ke aturan yang baru 3. Proses pencatatan data karyawan yang masih dibuat pada suatufile excel dan pembuatannya yang terpisah antara satu unit dengan unit lainnya sehingga menimbulkan p-asalahan pads saat data tersebut ingin diolah untuk memperoleh personal value, grade dan menetapkan kelompok jabatan setiap karyawan 4. Proses penempatan karyawan pada jabatan manajerial struktural dan manajerial fungsional yang cukup rumit karena harus mengetahui terlebih dahulu kelompok jabatan setiap karyawan dan mencocokkan dengan syarat yang ditetapkan pada sistem yang baru 5. Proses pembuatan laporan yang membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mengumpukan seluruh data yang dibutuhkan terlebih dahulu
B11 6. Penyebaran informasi yang lamban diakibatkan karena data yang berkaitan dengan karyawan tidak dapat diakses secara langsung antara satu unit dengan unit lainnya 3.2. Identifikasi Kebutuhan
'
'
Fase III - Analisis kebutuhan: Berdasarkan analisis permasalahan di atas, maka dapat didefinisikan kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut: 1. Sistem yang m h p u menerapkan aturan yang terdapat dalam sistem pola karir secara baik. 2. Sistem yang dapat membantu proses pencatatan, pengolahan dan pelaporan data yang berkaitan dengan pola kirk karyawan dengan menggunakan metode perhitungan personal value 3. Sistem yang dapat mempennudah penempatan karyawan yang berhak menduduki jabatan manajerial s t d t m l dan manajerial fungsional 4. Sistem yang dapat menyebarkan informasi data karyawan secara lebih cepat, tepat dan akurat bagi divisi SDM PT. Pos Indonesia Analisis kebutuhan di atas didefmisikan kembali dalam bentuktabel untuk memudahkan pengujian fingsionalitas. Tabel IV. Identifikasi Kebutuhan
Gambar 2 dan 3 menunjukan fitur-fitur utama yang harm disediakan sistem sesuai dengan hasil identifikasi kebutuhan.
Seminar Nasional Teknologi Informasi 2013 Selain memenuhi kebutuhan diatas, sistem yang akan dikembangkan dirancang untuk dapat digunakan oleh setiap karyawan maupun pimpinan dari divisi SDM baik staff maupun manajer SDM.
-
Tahap IV Desain Logical Kebutuhan sistem diatas kemudian dimodelkan menggunakan UML untuk menjelaskan fitur dan h g s i apa saja yang harus disiapkan. Berdasarkan identifikasi kebutuhan juga kemudian dibuat class diagram dwi system yang akan dibangun seperti pada gambar 6. Selain identilikasi proses, juga ditentukan kebutuhan data sebagai acuan &lam perancangan basis data. Hubungan antar data pada sistem ini digambarkan pada diagram ER seperti pada gambar 4.
Gambar 2. Use Case Diagram untuk Manajer SDM
Gambar 4. Diagram ER pada Sistem Pola Karir
Fase 5 - Analisis Keputusan Untuk kasus ini, pada fase 5 tidak banyak aktivitas yang dilakukan karena spesifikasi system sudah tergainbar cukup jelas pada fase 4.
-
Fase 6 Desain F i i k dan Integrasi Pada tahapan ini dilakukan pemetaan dari desain logic ke desain fisik. Adanya kebutuhan bahwa system harus dapat menyebarkan informasi secara cepat ke berbagai pihak terkait dan adanya ketersediaan jaringan di lingkungan pengguna dijadikan dasar pertirnbangan untuk mengembangkan system ini berbasis teknologi clientserver. Implementasi teknologi yang dipilih untuk pengembangan system ini adalah penggunaan database SQL Server dan paket pengembangan aplikasi VisualBasic.net. Model ini digambarkan melalui deployment diagram seperti pada gambar 5. Gambar 3. Use Case Diagram untuk Staff SDM
Seminar Nasional Teknologi Znjormasi-2013
Gambar 5. Deployment Diagram Sistem Pola Karir
-
Fase 7 Konstruksi dan Testing: Pada fase ini dilakukan implementasi dari rancangan sebelumnya. Implementasi diwujudkan dalam berkk realisasi antarrnuka, proses dan database. Berikut ini beberapa contoh realisasi rancangan antarmuka untuk sistem penetapan pola karir.
I
Garnbar 6.3. Form Perhitungan Personal Value
I
Gambar 6.1. Form Kelola Grade Karyawan
I
I
Gambar 6.4. Form Penentuan Posisi Jabatan
I
Gambar 6.2. Form Kelola Kelompok Jabatan
I
Gambar 6.5. Form Penempatan Manajerial Struktural/FungsionaI
Pada fase konstruksi ini, setelah setiap form yang mewakili proses pada use case dibuat, kemudian dilakukan
Seminar Naional Teknologi Informasi 2013 testinglpengujian. Pengujian dilakukan dengan pendekah blackbox dan dikejakan bersama-sama dengan pengguna. Tetapi, karena keterbatasan waktu dan sumberdaya, fase terakhir yaitu delivery, dibatasi h i i a instalasi sistem di lingkungan pengguna tetapi tidak meliputi pelatihan dan pemeliharaan sistem. 4. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan atas pengembangan system pola karir menggunakan pendekatan framework FAST di atas, dapat disimpulkan beberapa ha1 sebagai berikut: 1. Framework FAST menyajikan tahapan-tahapan yang cukup terstruktur dan mudah diikuti dalam pengembangan system. 2. Penerapan framewok FAST pada pengembangan system pola karir dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan system hingga mernbuat rancangan system. 3. Sistem pola karir yang dikembaugkan diharapkan dapat membantu divisi SDM dalam menetapkan struktur karir dan jabatan karyawan sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Daftar Pustaka [lICarwoto, dan Bambang Wijayanto, 2013, "Pengembangan dan Implementasi Sistem Inforrnasi Jejaring Rujukan Kegawatandaruratan MaternalNeonatal Berbasis Web dan SMS", Prosiding SNST ke-4, Fak.Teknik, Universitas Wahid Hasyim Semarang, ISBN 978-602-99334-2-0. [2] Myint Naung, Zin, and Mon Mon 00, Phyoe, "Information Systems Requirement Gathering using FAST Framework: Critical Analysis", diakses dark
inmyintnaung.eu5.ors/rnyworkl REPORT-H6675.pdf, tanggal 10 !kptember 20 13. [3] Schwalbe, Kathy, 20 10, Infomation Technology Project Management, 6e, Cengage Learning. [4] Whitten, Jef%ey L, and Bentley, 'Lonnie D.,2005, System Analysis and Design Method, McGraww-Hill Higher Education [5] PT. Pos Indonesia, "Keputusan Direhi PT. Pos Indonesia (Persero) Tentang Sistem Pola Karir".
