Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
ISSN: 2089-9815
PENGUKURAN IT VALUE PADA ORGANISASI PUBLIK STUDI KASUS : IMPLEMENTASI ERP PADA KEMENTERIAN KEUANGAN Prih Haryanta1, Azhari2 Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas MIPA, Universitas Gadjah Mada Sekip Utara Bulaksumur, Yogyakarta 55281 2 Jurusan Ilmu Komputer dan Elektronika, Fakultas MIPA, Universitas Gadjah Mada Sekip Utara Bulaksumur, Yogyakarta 55281 E-mail:
[email protected],
[email protected] 1
ABSTRAKS Implementasi ERP pada Kementerian Keuangan RI termasuk dalam kategori investasi IT pada sektor publik. Pengukuran manfaat investasi IT (IT Value) pada sektor publik memerlukan perhitungan yang mengakomodir nilai tangible dan intangible. Dalam paper ini, pengukuran manfaat implementasi IT pada sektor publik menggunakan Public Sector Value model dari Accenture. Model tersebut mengakomodir perhitungan manfaat tangible maupun intangible, serta sesuai untuk pengukuran investasi IT yang telah dilaksanakan (ex-post). Hasil akhir yang diperoleh adalah berupa total nilai value yang dihasilkan dengan adanya implementasi ERP dan tingkat efektivitas biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan value tersebut. Kata Kunci: IT Value, e-Government, Public Sector Value Model, PSV client ini berdiri sendiri, tidak saling terhubung dengan server-client pada aplikasi lain. Keuntungannya sistem ini adalah tidak terganggu apabila daerah lain terdapat bencana atau kerusakan. Namun dari perspektif nasional, sistem ini tidak reliable untuk menghasilkan laporan/informasi yang cepat dan akurat. Untuk meningkatkan kualitas informasi/ laporan keuangan, maka Kementerian Keuangan membangun suatu sistem terintegrasi berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) yang diberi nama Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). Sistem SPAN mengadopsi aplikasi pihak ketiga yang merupakan paket software yang telah jadi atau dikenal dengan nama Commercial of The Self (COTS), dengan menggunakan software Oracle E-Business Suite. Investasi Teknologi Informasi (IT/TI) merupakan kebutuhan yang jamak dalam suatu organisasi. Pembangunan sistem ERP pada Kementerian Keuangan di atas merupakan suatu bentuk investasi IT. Investasi tersebut perlu dinilai apakah benar-benar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam mengukur nilai manfaat implementasi suatu sistem IT pada organisasi publik seperti pemerintahan, tidak dapat diukur menggunakan metode sebagaimana digunakan pada organisasi private. Faktor keuntungan finansial bukan semata-mata yang menjadi nilai manfaat dari implementasi IT pada organisasi publik. Hal ini karena sifat organisasi publik bukan semata mencari laba (cost-oriented), namun juga memiliki fungsi pelayanan (services). Oleh
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Salah satu tugas Kementerian Keuangan adalah mengelola Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). Pembayaran atas beban APBN dicatat oleh sistem aplikasi yang terdistribusi pada masing-masing Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). Demikian pula dengan catatan atas transaksi penerimaan negara. Data pembayaran dan penerimaan tersebut kemudian dikumpulkan ke tingkat Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan, dan terakhir digabung pada tingkat pusat melalui Direktorat Akuntansi dan Pelaporan Keuangan pada Ditjen Perbendaharaan, Kementerian Keuangan. Penyusunan pelaporan atas transaksi pembayaran beban APBN dan penerimaan negara yang dilakukan secara berjenjang demikian memiliki potensi menimbulkan kesalahan. Sistem yang terdistribusi di seluruh Indonesia mengharuskan data dikirimkan ke level yang lebih tinggi untuk digabungkan secara manual. Proses pengiriman, penggabungan, dan penyajian yang dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya human error yang berakibat kesalahan data laporan yang dihasilkan. Sistem aplikasi pengelolaan APBN yang digunakan oleh Ditjen Perbendaharaan, Kementerian Keuangan, merupakan system yang dibangun secara mandiri (in-house development). Sistem ini bersifat stand-alone, dimana masing-masing lokasi memiliki server dan client komputer tersendiri. Server dan
632
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
karena itu, terdapat aspek non material yang perlu diperhitungkan dalam mencari nilai manfaat investasi IT di organisasi publik. Untuk mengetahui nilai (value) tersebut memerlukan suatu metode yang dapat mengukur manfaat yang bersifat tangible maupun intangible. Manfaat tangible adalah manfaat yang dapat diukur atau dikuantifikasi dengan nilai uang. Sementara manfaat intangible adalah manfaat yang dirasakan oleh pengguna, masyarakat, dan negara, namun tidak dapat diukur dengan nilai uang.
ISSN: 2089-9815
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan model Public Sector Value (PSV), dengan peetimbangan bahwa implementasi ERP telah dilakukan (ex-post) dan output yang dihasilkan berupa nilai total value beserta tingkat efektifitas biaya. 1.3
Public Sector Value Model Public Sector Value model merupakan sebuah metode pengukuran investasi pada sektor publik yang dikembangkan oleh perusahaan Accenture berkerjasama dengan Harvard’s Kennedy School of Government. PSV dikembangkan berdasarkan prinsip-prinsip dari aplikasi Shareholder Value Analysis, yang diperuntukkan untuk sektor private (Jupp et all, 2004). Public Sector Value model dibangun atas dua komponen utama public value, yaitu outcomes dan cost-effectiveness (Neuberger et all, 2010). Metodologi PSV pada prinsipnya terdiri dari 3 tahapan, yaitu :
1.2
Referensi Dalam dunia bisnis, suatu investasi akan dinilai dari keuntungan yang diperoleh atas biaya yang dikeluarkan. Demikian pula investasi yang dikeluarkan untuk belanja IT. Pengukuran keuntungan atau manfaat suatu investasi IT di sektor publik memerlukan perhitungan yang bersifat komprehensif, bukan semata-mata berdasarkan keuntungan finansial. Terdapat beberapa metode yang telah cukup dikenal dalam pengukuran investasi IT pada sektor publik. Menurut penelitian Lucy Dadayan (2006), terdapat 7 metode yang dominan, yaitu : - Social Return on Investment (SROI) - Balanced E-Government Index (BEGIX) - Value Measuring Methodology (VMM) - Public Sector Value Model (PSV) - Performance Reference Model (PRM) - Interchange of Data between Administration Value of Investment (IDA-VOI) - Demand and Value Assesment Methodology (DAM and VAM)
1)
Menentukan dan mengukur Outcomes
Outcomes didefinisikan sebagai hasil akhir dari suatu operasional organisasi. Outcomes suatu organisasi dapat diidentifikasi dari dua hal. Pertama adalah dari tujuan untuk apa organisasi tersebut dibuat. Kedua adalah apa harapan masyarakat/stakeholder terhadap organisasi tersebut. Untuk mengetahui tujuan organisasi, dapat dilihat dari visi-misi organisasi tersebut. Sementara untuk harapan stakeholder/ masyarakat, perlu diketahui dengan menggunakan metode survey atau quesioner.
Perbandingan atas tujuh model tersebut dapat dilihat pada gambar 1 berikut.
2)
Mengukur Cost-Effectiveness
Cost-Effectiveness penting untuk diketahui dalam pengukuran value yang dihasilkan suatu organisasi. Nilai investasi yang dikeluarkan untuk suatu kegiatan organisasi apakah sudah efektif jika dibandingkan apabila digunakan untuk kegiatan yang lain. Cost-Effectiveness dihitung dari rasio outcomes yang dihasilkan dibagi dengan total resources yang diperlukan untuk menghasilkan outcomes tersebut. Total resources merupakan jumlah dari pengeluaran operasional (operational expenses) ditambah dengan opportunity cost atau capital charge. Pengeluaran operasional merupakan pengeluaran rutin tahunan dikurangi dengan jumlah belanja modal. Sementara opportunity cost merupakan biaya yang dikeluarkan sebagai pengganti apabila belanja modal di-investaikan pada program/sektor lain. Besarnya opportunity cost
Gambar 1. Perbandingan Metode Pengukuran RoI Publik (L. Dadayan, 2006)
633
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
dihitung dari nilai belanja modal dikalikan dengan tingkat suku bunga obligasi pemerintah.
pada investasi IT atau ERP, namun menilai keseluruhan aspek atas layanan negara kepada masyarakatnya. Metode PSV dapat dimodifikasi untuk pengukuran IT Value, khususnya implementasi ERP, dengan penyesuaian di beberapa komponennya.
Cost-Effectivenes = Outcomes / (Operational Expenses + Capital Charge) Atau Cost-Effectivenes = Outcomes / (Annual Expenditure – Capital Expenditure + Capital Charge) 3)
ISSN: 2089-9815
2. PEMBAHASAN 2.1 Identifikasi Outcomes Outcomes dari Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan dapat dilihat dari visi misi organisasi sebagai berikut : • Mewujudkan pengelolaan kas dan investasi yang pruden, efisien, dan optimal • Mendukung kinerja pelaksanaan anggaran yang tepat waktu, efektif, dan akuntabel • Mewujudkan akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel, transparan, dan tepat waktu • Mengembangkan kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang andal, professional, dan modern
Membuat Matrix Value-creation
Matrix value-creation menggambarkan perbandingan nilai outcomes dan costeffectiveness dalam beberapa tahun dari suatu organisasi. Gambaran dari matrix value-creation tersebut dapat digunakan untuk : Benchmarking Membuat ranking dan prioritas Mengidentifikasi trend dan Membandingkan kinerja antar tahun dan atau dengan kinerja organisasi lain Matrix value-creation tidak dimaksudkan untuk menggambarkan baik atau buruknya kinerja organisasi, tetapi lebih untuk menunjukkan apakah organisasi tersebut memiliki kinerja lebih baik atau lebih buruk dibandingkan dengan tahun sebelumnya.
Dari uraian visi misi tersebut, outcomes yang diharapkan dari organisasi Ditjen Perbendaharaan adalah sebagai berikut : • Pengelolaan kas dan investasi yang pruden, efisien, dan optimal • Kinerja pelaksanaan anggaran yang tepat waktu, efektif, dan akuntabel • Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel, transparan, dan tepat waktu • Memiliki kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang andal, professional, dan modern
1.4
Penelitian Sebelumnya Pengukuran IT Value atas implementasi ERP di Indonesia masih belum banyak dilakukan, khususnya di organisasi publik/pemerintahan. Salah satu penelitian yang mengukur nilai manfaat ERP dilakukan oleh Iwan Herdian (2014), yang menganalisis manfaat ekonomi pada implementasi perangkat lunak ERP Oracle E-Business Suite pada PT. PASI. Herdian menggunakan metode Tabel Generik, System Dynamics, dan analisis risiko. Hasil akhirnya adalah total nilai manfaat yang dikuantifikasi ke dalam nilai rupiah, dan beberapa faktor risiko yang dihadapi. Penelitian Herdian dilakukan pada organisasi private/swasta, sehingga quantifikasi ke dalam nilai uang lebih mudah dilakukan. Sementara metode PSV belum ada literatur yang menyebutkan pernah digunakan di Indonesia. Untuk penelitian pada organisasi publik, Diana Marieta Mihaiu (2015) menggunakan model PSV untuk mengukur public value yang dihasilkan oleh pemerintah negara-negara Uni Eropa. Hasil akhir berupa nilai/skor outcomes dan cost-effectiveness dari masing-masing pemerintah negara Uni Eropa tersebut. Namun penelitian tersebut tidak fokus
Masing-masing outcomes tersebut dianggap memiliki bobot yang sama karena semuanya merupakan amanat negara yang harus dilaksanakan oleh organisasi. Untuk memudahkan dalam pengukuran score outcomes, masing-masing outcomes tersebut dipecah menjadi suboutcomes-suboutcomes. Daftar outcomes dan suboutcomes dapat dilihat pada tabel 1.
634
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
Tabel 1. Outcomes dan Sub-outcomes Ditjen Perbendaharaan Outcomes Pengelolaan kas dan investasi yang pruden, efisien, dan optimal
Kinerja pelaksanaan anggaran yang tepat waktu, efektif, dan akuntabel
Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel, transparan, dan tepat waktu Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang andal, professional, dan modern
Sub-outcomes Pengelolaan kas dan investasi yang pruden (hati-hati) Pengelolaan kas dan investasi yang efisien Pengelolaan kas dan investasi yang optimal Kinerja pelaksanaan anggaran yang tepat waktu Kinerja pelaksanaan anggaran yang efektif Kinerja pelaksanaan anggaran yang akuntabel Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang transparan Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang tepat waktu Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang andal Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang professional Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang modern
Pengukuran nilai outcomes dilakukan dengan membuat kuesioner dengan responden para stakeholder Ditjen Perbendaharaan, yaitu Satuan Kerja (Satker) Kementerian/Lembaga Negara. Sampel data diambil dari Satker mitra kerja Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Medan II dan KPPN Bogor. 2.2
Cost Effectiveness Cost Effectiveness dihitung berdasarkan nilai (score) outcomes yang telah diperoleh dibagi dengan jumlah biaya operasional dan capital charge. Perhitungan dipisahkan antara kondisi sebelum diimplementasikan SPAN secara penuh (tahun 2014) dan kondisi setelah implementasi SPAN secara penuh (tahun 2015). Biaya operasional dinyatakan dalam milyar rupiah untuk memudahkan perhitungan. Besaran capital charge dihitung dari belanja modal dikalikan dengan suku bunga obligasi pemerintah. Tingkat suku bunga obligasi pemerintah (ORI) periode Agustus tahun 2014 dan Mei 2015 adalah sama, yaitu 9,00000%. Dalam perhitungan ini, komponen biaya kontrak pengadaan aplikasi SPAN tidak termasuk dalam komponen biaya modal tahunan. Biaya kontrak tersebut merupakan biaya multiyear yang dapat menyebabkan perbandingan tahun-ke-tahun menjadi tidak fair. Costeffectiveness dalam perhitungan ini murni membandingkan biaya yang sebanding antar tahun, sebagaimana termuat dalam dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). Komponen yang dihitung adalah biaya
ISSN: 2089-9815
operasional yang mencakup belanja pegawai dan belanja barang, dan biaya modal (capital expense) yang diambil dari komponen belanja modal dalam dokumen DIPA. 2.3
Hasil Perhitungan Berdasarkan perhitungan atas data yang diperoleh (lampiran 1), nilai (score) outcomes diperoleh hasil sebagai berikut (tabel 2). Tabel 2. Nilai Outcomes Sub-Indicator Pengelolaan kas dan investasi yang pruden (hatihati) Pengelolaan kas dan investasi yang efisien Pengelolaan kas dan investasi yang optimal Kinerja pelaksanaan anggaran yang tepat waktu Kinerja pelaksanaan anggaran yang efektif Kinerja pelaksanaan anggaran yang akuntabel Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang transparan Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang tepat waktu Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang andal Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang professional Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang modern Jumlah Score
Sebelum SPAN
Score Setelah SPAN
Perubahan
0,15
0,77
0,62
0,15
0,85
0,69
0,23
0,62
0,38
0,23
0,77
0,54
0,31
0,85
0,54
0,31
0,85
0,54
0,38
0,77
0,38
0,46
0,92
0,46
0,46
0,62
0,15
0,23
0,77
0,54
0,38
0,77
0,38
0,31
0,92
0,62
3,62
9,46
5,85
Sementara untuk hasil perhitungan costeffectiveness berdasarkan rumus dan data yang diperoleh adalah sebagai berikut : Cost Effectiveness (tahun 2014) = 3,62 / (1,426 – 0,279 + 0,025) = 3,085 Cost Effectiveness (tahun 2015) = 9,46 / (3,525 – 0,41 + 0,036) = 3,003 Selengkapnya sebagaimana terlihat pada tabel 3 berikut.
635
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
3.525.498.573.000
3,525
401.104.714.000
0,41
Pimpinan organisasi perlu mencermati peningkatan biaya yang berakibat pada penurunan cost effectivenes ini. Jika komponen biaya tidak mungkin diturunkan, maka agar nilai cost effectiveness dapat meningkat perlu dilakukan identifikasi terhadap indicator outcomes dan sub-outcomes yang memiliki nilai perubahan yang relatif kecil.
36.099.424.260
0,036
Tabel 4. Suboutcomes dengan perubahan kecil
Tabel 3. Nilai Cost Effectiveness Data DIPA (Ditjen Perbendaharaan) Operating Expense 2015 Capital Expense 2015 Annual Capital Charge (Capital exp * 9%) Cost Effectiveness 2015 Operating Expense 2014 Capital Expense 2014 Annual Capital Charge (Capital exp * 9%) Cost Effectiveness 2014
ISSN: 2089-9815
Dalam Milyar Rp
3,003
1.426.075.441.000
1,426
279.854.176.000
0,279
25.186.875.840
Sub-Outcomes Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang tepat waktu Pengelolaan kas dan investasi yang optimal Akuntansi dan pelaporan keuangan negara yang akuntabel Kapasitas pendukung sistem perbendaharaan yang professional
0,025 3,085
Perubahan 0,15 0,38 0,38 0,38
Dari tabel 4 di atas, dapat dilihat suboutcomes yang memiliki nilai perubahan kecil dibandingkan sub-outcomes yang lain. Oleh karena itu pimpinan dapat mengambil kebijakan yang diperlukan agar nilai sub-outcomes tersebut dapat meningkat di tahun yang akan datang.
2.4
Matrix Value Creation Berdasarkan hasil perhitungan nilai outcomes dan cost-effectiveness di atas, dapat dibuat matrix value creation sebagaimana gambar 2.
3.
KESIMPULAN Dari hasil penelitian ini, dapat disimpulkan bahwa implementasi ERP (SPAN) pada organisasi Ditjen Perbendaharaan, Kementerian Keuangan mampu meningkatkan nilai outcomes organisasi secara signifikan. Nilai outcomes meningkat dari 3,62 sebelum implementasi ERP menjadi 9,46 setelah implementasi ERP. Terdapat kenaikan sebesar 161,32%. Namun demikian terdapat kenaikan biaya yang mengakibatkan cost-effectiveness organisasi menurun dari semula 3,85 menjadi 3,003. Nilai cost-effectiveness menurun sebesar 22%.
2015
O U T C O M E S
Penggunaan metode Public Sector Value Model memungkinkan penilaian value organisasi publik yang menerapkan implementasi IT untuk mendukung pelaksanaan e-Government. Penilaian metode PSV ini bersifat komparatif, dan bukan merupakan penilaian absolut untuk mengukur baik atau buruknya kinerja suatu organisasi.
Cost Effectiveness Gambar 2. Matrix Value Creation
Penelitian ini masih terdapat kekurangan. Antara lain dalam penentuan outcomes perlu elaborasi yang lebih jauh agar dapat memberikan hasil yang lebih akurat. Kemudian penentuan jumlah dan sebaran responden kuesioner juga perlu dikembangkan untuk meningkatkan validitas hasil penelitian. Untuk penelitian
Dari gambar matrix value creation tersebut dapat dilihat arah trend value creation bergerak menuju kiri atas dari tahun sebelumnya. Dengan demikian dapat dilihat bahwa organisasi mampu meningkatkan outcomes secara signifikan. Namun peningkatan outcomes tersebut juga diikuti oleh penambahan biaya, sehingga menurunkan nilai cost effectiveness.
636
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
selanjutnya, kedua hal tersebut perlu menjadi perhatian untuk dikembangkan. PUSTAKA Dadayan, L., Measuring Return on Government IT Investment, Proceedings of the 13th European Conference on Information Technology Evalution, Genoa, Italy, 2006 Jupp, V., Younger, M.P., "The Accenture Public Sector Value Model," Accenture, Washington D.C, pp. 1-11., 2004 Mihaiu, D.M., Considerations Regarding Performance in The Public Sector, Revista Economica, 67, issue Supplement, p. 70-86, Lucian Blaga University of Sibiu, Romania, 2015 Neuberger, L.H. et all, Public Sector Value Model,2010. http://www.google.com/patents/US7822633 Herdian, I., Analisis Manfaat Ekonomi Implementasi Perangkat Lunak Enterprise Resource Planning (ERP) Oracle E-Business Suite: Studi Kasus PT. Autocomp System Indonesia (PASI), Master Tesis, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia, 2014 Direktorat Jenderal Perbendaharaan Kementerian Keuangan, Visi & Misi http://www.djpbn.kemenkeu.go.id/portal/id/p rofil/profil-organisasi/visi-misi.html. Suku Bunga Obligasi Pemerintah RI Seri SBR001 Periode 21 Mei 2015 s.d 20 Agustus 2015 http://www.bi.go.id/id/ruang-media/infoterbaru/Pages/ORI-seri-SBR001.aspx Suku Bunga Obligasi Pemerintah RI Seri SBR001 Periode 21 Agustus 2014 s.d. 20 November 2014 http://www.bi.go.id/id/ruang-media/infoterbaru/Pages/ORI-periode-210814.aspx Dokumen Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Direktorat Jenderal Perbendaharaan, Kementerian Keuangan, tahun 2014 dan 2015. Tentang Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN), Kementerian Keuangan RI. http://www.span.kemenkeu.go.id/
637
ISSN: 2089-9815
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2016 (SENTIKA 2016) Yogyakarta, 18-19 Maret 2016
Lampiran 1. Hasil Kuesioner Outcomes
638
ISSN: 2089-9815
