PENGGUNAAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING DALAM PEMBUATAN PROJECT PERFORMANCE REVIEW DI PROJECT OFFICE PT. ERICSSON INDONESIA
oleh Ahmad Shaugi - 0806339010
TEKNIK KOMPUTER DEPARTEMEN TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA 2011/2012
PENGGUNAAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING DALAM PEMBUATAN PROJECT PERFORMANCE REVIEW DI PROJECT OFFICE PT. ERICSSON INDONESIA
oleh Ahmad Shaugi - 0806339010
Kerja Praktek ini diajukan untuk melengkapi sebagian persyaratan untuk menjadi Sarjana Teknik
TEKNIK KOMPUTER DEPARTEMEN TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA 2011/2012
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN KERJA PRAKTEK
“PENGGUNAAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING DALAM PEMBUATAN PROJECT PERFORMANCE REVIEW DI PROJECT OFFICE PT. ERICSSON INDONESIA” Oleh Ahmad Shaugi - 0806339010
Mengetahui,
Diketahui dan Disetujui,
Internship Program Driver
Pembimbing Kerja Praktek
PT. Ericsson Indonesia
(
IMAM FARID M.
)
Organization learning and Knowledge Management
(
NI PUTU RIAMA
Manager, PSP, PP, & COD Team
Koordinator Kerja Praktek, Departemen Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Indonesia
( Dr. Abdul Muis S.T., M.Eng. )
)
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapakan kehadirat Allah SWT, yang dengan segala rahmat dan kemudahan yang telah diberikannya kepada penulis, maka selesailah penyusunan Laporan Kerja Praktek yang dilaksanakan di PT Ericsson Indonesia pada bagian Project Office, pada bulan JuliAgustus 2011. Tujuan dari Kerja Praktek ini adalah untuk mendapatkan pegalaman kerja secara langsung pada dunia kerja yang sesungguhnya. Atas segala bantuan yang diberikan kepada penulis selama menjalani Kerja Praktek ini, maka penulis juga ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Kedua orang tua penulis, yang doanya selalu menyertai penulis di setiap waktu. 2. Ibu Ni Putu Riama, selaku Manager PSP, PP, dan COD Team di PT Ericsson Indonesia, atas segala bimbingan dan bantuannya kepada penulis selama menjalani kerja praktek dan penyusunan laporan. 3. Bapak Imam Farid M., selaku Internship Program Driver di PT. Ericsson Indonesia, atas segala bantuannya selama penulis menjalani Kerja Praktek. 4. Saudara Hika Transisia, selaku Project Planner di PT. Ericsson Indonesia yang berperan mentor selama menjalani kerja praktek. 5. Saudara Egi Damayanti, selaku Project Planner di PT. Ericsson Indonesia, yang berperan sebagai mentor bagi penulis dalam penyusunan laporan. 6. Saudara Muhammad Farid Wadji,selaku Method and Tools Administrator yang ikut membantu penulis dalam mempersiapkan kebutuhan untuk penyusunan laporan, serta komponen perusahaan lainnya yang ikut berperan bagi penulis selama menjalani kerja praktek. 7. Dan teman-teman yang terus bersama dengan penulis saat menjalani Kerja Praktek ini, Ian Herahman, Achmad Farisy, dan Helmiriawan. Penulis memohon maaf apabila terdapat kesalahan dan berbagai kekurangan lain dalam penulisan laporan ini. Krtik dan saran yang membangun, sangat diharapkan oleh penulis sehingga dapat membantu penulis untuk dalam penyusunan laporan yang lebih baik lagi.
Depok, 2 Desember 2011
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……………………………………………………………. i DAFTAR ISI……………………………………………………………………… ii DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………… iv DAFTAR TABEL………………………………………………………………… v AKRONIM………………………………………………………………………... vi BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………….….1 1.1 Latar Belakang………………………………………………................. 1 1.2 Tujuan………………………………………………………………….. 1 1.3 Pembatasan Masalah…………………………………………………… 2 1.4 Metodologi Penulisan………………………………………………….. 2 1.5 Sistematika Penulisan………………………………………………….. 3 BAB II PROFIL PERUSAHAAN………………………………………………....4 2.1 Ercisson………………………………………………………………… 4 2.2 Sejarah Perusahaan…………………………………………………….. 5 2.3 Visi Perusahaan………………………………………………………… 13 2.4 Area Bisnis Perusahaan…………………………………………………13 BAB III LANDASAN TEORI…………………………………………………… 16 3.1 Project Office…………………………………………………………... 16 3.2 Project Support Professional…………………………………………… 19 3.3 Project Planner…………………………………………………………. 20 3.4 Method and Tools Administrator………………………………………. 22 3.5 Project Performance Review……………………………………………24 3.6 Enterprise Resource Planning dan Aplikasi lain yang digunakan dalam pembuatan PPR………………………………………………………... 25 3.6.1 SAP…………………………………………………………... 25 a. Penjelasan……………………………………………….. 25 b. Fungsi…………………………………………………… 27 3.6.2 Site Handler………………………………………………….. 27 a. Penjelasan……………………………………………….. 27 b. Fungsi……………………………………………………. 29 ii
3.6.3 Microsoft Office Excel………………………………………. 29 a. Penjelasan……………………………………………….. 29 b. Fungsi……………………………………………………. 30 BAB IV ALUR PEMBUATAN PROJECT PERFORMANCE REVIEW……. 33 4.1 Pembuatan Matriks oleh PP……………………………………………. 34 4.2 Pembuatan MUS Entry Form oleh PSP……………………………….. 35 4.3 Pembuatan Work Breakdown Structure di SAP oleh PSP……………. 36 4.4 Pengolahan data di SAP……………………………………………….. 39 4.5 Import data dari SAP untuk penyusunan PPR…………………………. 40 4.6 Pengolahan data pada Ms. Excel………………………………………. 42 BAB V KESIMPULAN…………………………………………………………... 45 REFERENSI………………………………………………………………………. 46 LAMPIRAN………………………………………………………………………..48
iii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Logo Ericsson………………………………………………………… 4 Gambar 2.2 Lars Magnus Ericsson………………………………………………… 5 Gambar 2.3 Telephone Company Clerk, 1920…………………………………….. 8 Gambar 2.4 Staf stasiun telepon Surabaya, 1922………………………………….. 9 Gambar 2.5 Sony Ericsson…………………………………………………………. 14 Gambar 2.6 ST-Ericsson…………………………………………………………… 14 Gambar 3.1 SAP login page……………………………………………………….. 26 Gambar 3.2 Tampilan layar SAP…………………………………………………... 27 Gambar 3.3 Halaman depan Site Handler…………………………………………..28 Gambar 3.4 Tampilan menu Site Handler…………………………………………. 28 Gambar 3.5 Import data Site Handler ke Ms. Excel……………………………….. 29 Gambar 3.6 Tampilan Ms. Excel…………………………………………………... 29 Gambar 3.7 Fungsi macro pada Ms. Excel………………………………………… 31 Gambar 3.8 VB Code pada macro…………………………………………………. 31 Gambar 4.1 Tampilan Matriks……………………………………………………... 35 Gambar 4.2 Halaman awal SAP…………………………………………………… 38 Gambar 4.3 Halaman fungsi CJI10 yang digunakan untuk creating WBS…………38 Gambar 4.4 Halaman-halaman fungsi untuk pengolahan data pada SAP…………. 39 Gambar 4.5 Sheet pada PPR report…………………………………………………43
iv
DAFTAR TABEL DAN DIAGRAM
Tabel 3.1 PPR Content……………………………………………………………………... 25 Diagram 4.1 Alur pembuatan Project Performance Review sejak awal proses dealing proyek……………………………………………………………………………………… 34 Diagram 4.2 Project WBS structure………………………………………………………... 37
v
AKRONIM •
ABAP
Advence Bussines Application Programing
•
AS
Assignment Specification
•
ASP
Application Service Provider
•
CEM
Contract Execution Manager
•
CPM
Customer Project Manager
•
CU
Country Unit
•
EID
Ericsson Indonesia
•
ERP
Enterprise Resource Planning
•
KAM
Key Account Manager
•
MEF
MUS Entry Form
•
MTA
Method and Tools Administrator
•
NN
Network Number
•
NRO
Network Roled Out
•
PM
Project Manager
•
PMO
Project Management Office
•
PO
Project Office Purchase Order
•
PP
Project Planner
•
PSP
Project Support Professional
•
SDM
Service Delivery Manager
•
SDS
Sales Delivery Order
•
WBS
Work Breakdown Structure
vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini perkembangan ilmu dan teknologi sudah semakin cepat. Hal ini mendorong kita untuk terus tanggap terhadap berbagai hal yang berkaitan dengan perkembangan ilmu dan teknologi, agar tidak tertinggal dengan segala perkembangannya.
Begitu
juga
dengan
mahasiswa,
tanggap
dengan
segala
perkembangan ilmu dan teknologi juga merupakan hal penting yang harus diperhatikan. Hal ini dilakukan demi membentuk generasi yang memahami berbagai hal tentang perkembangan teknologi, sehingga dapat ikut berperan dalam mengembangkan teknologi yang ada saat ini di kemudian hari. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka setiap mahasiswa di Fakultas Teknik Universitas Indonesia diwajibkan mengikuti Kerja Praktek sebagai salah satu syarat dan penilaian untuk memenuhi beban studi sesuai dengan kurikulum yang berlaku. Melalui Kerja Praktek ini diharapkan mahasiswa bisa mendapat kesempatan untuk memahami berbagai hal yang berkaitan dengan dunia industri sehingga dapat mempersiapkan diri dengan berbagai macam pengalaman sebelum terjun ke dunia kerja nantinya. Itulah yanga melatar-belakangi kami untuk mengikuti Kerja Praktek dan menyusun laporan ini. Harapannya kami dapat memahami berbagai aplikasi mengenai dunia industri, sehingga menjadi modalbagi kami di kemudian hari.
1.2 Tujuan
Tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek bagi mahasiswa S1 Teknik Komputer Universitas Indonesia adalah:
1
1. Memenuhi salah satu mata kuliah wajib di Prodi Teknik Komputer Universitas Indonesia. 2. Mengamati secara langsung aplikasi nyata dari berbagai teori dasar yang dipelajari selama masa perkuliahan. 3. Memperluas wawasan dan mendapatkan pengalaman kerja secara langsung sehingga memiliki bekal untuk masuk ke dunia kerja nantinya. 4. Mengamati, memahami, dan mendapatkan pengalaman secara langsung dalam situasi kerja di Project Office PT Ericsson Indonesia, serta memahami pengaplikasian web technology dalam praktek kerja di PT Ericsson Indonesia.
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan Masalah yang dibahas dalam tulisan ini adalah: 1. Pembuatan Project Performance Review (PPR) oleh seorang Project Planner di PT Ericsson Indonesia. 2. Menggunakan web based application dan desktop application untuk mengerjakan PPR tersebut.
1.4. Metodologi Penulisan
Metodologi penulisan laporan dilakukan dalam beberapa tahapan, yaitu: 1. Studi literatur Studi literatur melalui bahan-bahan yang didapat dari jaringan internet, baik jaringan internal maupun eksternal perusahaan. 2. Praktek langsung Mempraktekkan secara langsung sebagian dari tahap-tahap pengerjaan yang dijelaskan di dalam laporan. 3. Konsultasi Berkonsultasi dengan mentor kerja praktek mengenai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dibuat dalam laporan.
2
1.5
Sistematika Penulisan
Laporan ini akan dibagi menjadi 5 bab, yaitu : a. Bab I : Pendahuluan Berisi latar belakang masalah, tujuan, pembatasan masalah, metodologi dan sistematika penulisan b. Bab II : Profil Perusahaan Berisi tentang profil perusahaan Ericsson, baik secara global maupun secara khusus PT Ericsson Indonesia. c. Bab III : Landasan Teori Pada bagian ini dijelaskan mengenai Project Office di PT Ericcson Indonesia, serta bagian-bagian yang bersinggungan langsung dalam proses pembuatan Project Performance Review. d. Bab IV : Alur Pembuatan PPR Menjelaskan tahap-tahap pembuatan PPR, sejak awal suatu proyek dikerjakan, hingga PPR dibuat. e. Bab V : Kesimpulan Kesimpulan yang diambil dari kerja praktek ini.
3
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1
Ericsson
Gambar 2.1 Logo Ericsson
Ericsson adalah provider telekomunikasi terdepan yang menyediakan perlatan telekomunikasi dan servis yang terkait dengan jaringan mobile dan fixed secara global. Lebih dari 1000 jaringan telekomunikasi di lebih dari 180 negara menggunakan peralatan jaringan Ericsson dan 40 persen dari seluruh mobile calls bekerja dalam sistem jaringan Ericsson. Ericssson adalah satu dari sedikit perusahaan yang bergerak dalam bidang yang sama yang dapat menyediakan end-to-end solutions untuk seluruh standar utama dalam standar mobile communications. Komunikasi merubah cara kita hidup dan bekerja. Ericsson ikut memainkan peran penting dalam evolusi ini, menggunakan inovasi untuk menigkatkan kinerja manusia, bisnis, dan kehidupan social, dan Ericsson menyediakan jaringan komunikasi, servis telekomunikasi dan solusi multimedia, yang bertujuan untuk mempermudah sistem komunikasi bagi seluruh manusia di seluruh dunia.
4
2.2
Sejarah Perusahaan L M Ericsson & Co mulai beroperasi pada 1876 di sebuah toko mekanikal kecil yang dimiliki oleh Lars Magnus Ericsson dan Carl Johan Andersson. Perusahaan ini dijalankan oleh kedua orang ini dalam jangka waktu 10 tahun, hingga pada 1886, Lars Magnus Ericsson mengambil alih perusahaan sebagai pemilik tunggal. Andersson tetap bertahan pada perusahaan hingga 1908, namun tidak lagi sebagai pemilik, melainkan sebagai shop supervisor.
Gambar 2.2 Lars Magnus Ericsson
Saat perusahaan berubah menjadi sebuah perseroan terbatas pada 1896, tujuannya bukanlah untuk mendapatkan modal bagi perusahaan. Justru sebaliknya perubahan ini bertujuan untuk menghindari tanggung jawab pribadi dari inkorporasi. Instead, the objective was to limit personal liability through incorporation. Inkorporasi menunjukkan bahwa perusahaan sedang dalam perjalanan menuju perusahaan internasional. Perubahan ini juga tidak
5
mempengaruhi manjemen yang ada. Lars Magnus Ericsson diangkat sebagai president dan chairman perusahaan secara bersamaan. Sepanjang decade awal 1990, ada beberapa perubahan dalam struktur kepemilikan Ericcson. Perubahan pertama yang terjadi merupakan sebuah strategi transaksi yang cukup penting pada pergantian abad, yaitu pada saat Ericsson mengakuisisi AB Telefonfabriken dari Stockholms Allmänna Telefonaktiebolag (SAT). Pembayarannya dilakukan dengan saham Ericsson, yang berarti bahwa SAT dengan saham utama memiliki pengaruh langsung di Ericsson. Pada saat yang bersamaan, kebutuhan perusahaan kepada Lars Magnus Ericsson juga berkurang, berkaitan dengan berkurangnya kepemilikannya atas perusahaan dan pengunduran dirinya baik dari manajemen dan dari dewan direksi. Transaksi ini makin meningkatkan keterkaitan antara Ericsson dan SAT, yang merupakan pelanggan terbesar Ericsson, dan akhirnya terbentuk merger antara kedua perusahaan di 1918. Dengan saham utama yang dimiliki oleh SAT, maka SAT memiliki dominasi lebih di perusahaan baru ini. Presiden sebelumnya dari SAT, Karl Fredrik Wincrantz, ditunjuk sebagai presiden Ericsson pada tahun 1925. Wincrantz mengkonsolidasi kekuatannya melalui saham penting yang dikuasainya. Demi menjamin kebutuhan modal Ericsson, Wincrantz menghubungi Ivar Kreuger, yang ketertarikannya pada pasar telepon membawanya pada akuisisi kepemilikan utama Ericsson pada 1930. Disebabkan oleh kematian Krueger, saham milik grup Krueger diambil alih oleh ITT, Svenska Handelsbanken dan Stockholms Enskilda Bank,
yang
secara
bersama-sama
memebentuk
sebuah
konsorsium
kepemilikian. Sebagai pemilik asing, ITT tidak pernah benar-benar bisa mengambil keuntungan dari kepemilikan utamanya, namum melalui perjanjian khusus, sebuah perusahaan asal Amerika diperbolehkan untuk ikut mengambil alih kepemilikan saham.
6
Setelah berbagai perubahan kepemilikan sepanjang tahun 1920an, struktur kepemilikan Ericsson sejak 1932 hingga seterusnya terbilang stabil. Selain dari ITT, yang memiliki sekitar sepertiga saham Ericsson sepanjang tahun 1930an, Handelsbanken dan Wallenberg juga memiliki saham perusahaan ini. Sepanjang periode setelah perang dunia, kepemilikan ITT berkurang secara perlahan dan betul-betul terlepas di tahun 1960. Akibatnya kepemilikan perusahaan oleh grup Wallenberg dan Handelsbaken meningkat, dan sebagian sahamnya dijual ke pasar internasional. Berdasarkan
perubahan
sepanjang
paruh
pertama
1960an,
keseimbangan kepemilikan relatif tercapai antara kedua pemilik perusahaan ini yang kian menguat di sepanjang dekade berikutnya, dimana kedua grup ini meningkatkan kepemilikannya atas perusahaan. Sengketa kepemilikan terus dihindari hingga pertengahan 1990 melalui perjanjian konsorsium, yang kemudian digantikan dengan suatu gentleman’s agreement. Ericsson Indonesia
Sepanjang periode waktu semenjak berdirinya perusahaan hingga saat ini, Ericsson terus melakukan ekspansi bisnis ke berbagai belahan dunia, termasuk ke Indonesia.
7
Gambar 2.3 Telephone Company Clerk, 1920
Ericsson mulai masuk ke Indonesia pada tahun 1907. Saat itu, Indonesia masih dalam penjajahan Belanda, dan atas penjualan yang cukup baik di negeri Belanda, maka Ericsson juga bisa memprluas jangkauannya ke koloni-koloni Belanda. Di Hindia Belanda, hamper seluruh pengiriman yang dilakuakn Ericsson ditujukan ke pulau Jawa, yaitu pulau dengan populasi terbesar. Ericsson tidak hanya menyuplai telepon ke Jawa, namun juga pertukaran telepon, dengan pengiriman total 20 stasiun sepanjang 1900 hingga 1920. Pada saat setelah kemerdekaan Indonesia pada tahun 1945, hingga tahun 1949, Indonesia hanya memiliki sistem switching manual, yang merupakan bagian terbesar yang dipasok oleh Ericsson.
8
Gambar 2.4 Staf stasiun telepon Surabaya, 1922.
Di tahun 1953, Ericsson menyuplai Indonesia dengan sistem automatic crossbar switching pertama bagi negara ini. Hanya dalam empat tahun berikutnya, sistem switching ini digunakan dibanyak kota di Jawa dan Sumatera. Selain itu, sistem telepon kereta api otomatis juga dipasang diseluruh penjuru Jawa. Penjualan di Indonesia tergolong sederhana, hal ini disebakan rendah penetrasi telepon di Indonesia. Di akhir 1970an, sebuah perusahaan Indonesia, PT Erindo Utama, mengambil alih operasi penjualan dari anak perusahaan lokal Ericsson dan membuka kantor utama di Jakarta dan kantor cabang di Bandung. Ini merupakan pengaturan yang tidak disengaja. Sepanjang tahun 1980an, PT Erindo Utama berhasil meluncurkan beberapa produk Ericsson, termasuk sistem PBX untuk kantor pemerintah dan sistem mobile phone pertama di Indonesia. Keberhasilan Ericcson di Indonesia dicapai tanpa penjualan sistem AXE, yang tidak disetujui penggunaannya di Indonesia hingga 1997. Perusahaan lokal Ericsson di Indonesia, PT Ericsson Indonesia, terbentuk pada tahun 1996. Operasi kerja perusahaan terdiri atas marketing, project management, dan network monitoring. Sepanjang reformasi jumlah karyawan lokal berkurang dari 500 ke 300 orang, dan jumlah karyawan
9
kontrak berkurang dari 70 hingga sekitar 20-an karyawan. Meski permintaan pasar melunak, permintaan atas ponsel tergolong relatif stabil. Berikut ini adalah perkembangan Ericsson dari tahun ke tahun secara umum dan inovasi-inovasi yang pernah dibuatnya ;
Sejarah Ericsson
1876
Lars Magnus Ericsson membuka took jasa reparasi telegraf
1881
Kontrak utama pertama yang didapat di Norwegia, Rusia, dan Swedia
1900
1000 pegawai secara global, 4 juta SEK dalam penjualan, dan sudah memprodusi 50.000 telepon
1902
Pembukaan kantor penjualan di Amerika Serikat
1905
Akuisisi pertama dibuat di Meksiko
1923
500-point switches otomatis pertama di servis
1946
Dasar untuk menjalankan riset di televise berdiri
1950
Pertukaran telepon ke LM Ericsson mendukung panggilan internasional pertama
1968
Digital Telephone Exchange(AXE) pertama terpasang
10
Sejarah Ericsson
1988
GSM sistem pertama dipesan oleh Vodafone, Inggris
1991
Jumlah jalur AXE mencapai 105 juta di 11 negara, melayani 34 juta pelanggan
2000
Ericsson menjadi supplier 3G Mobile sistem terdepan di dunia
2001
Ericsson melakukan panggilan 3G pertama untuk Vodafone, Inggris
2005
Ericsson memenangkan kontrak terbesar hingga saat ini dalam pengelolaan jaringan 3 di Italia dan Inggris
2008
Pusat riset dibangun di Silicon Valley, AS
2009
Verizon dan Ericsson berkolaborasi untuk melakukan panggilan data pertama dalam jaringan 4G
Inovasi-inovasi Ericsson
1878
Ericsson mengenalkan telepon dengan single trumpet
1923
500-point switches otomatis pertama di servis
1977
Digital Telephone Exchange(AXE) pertama terpasang
11
Inovasi-inovasi Ericsson
1981
Sistem mobile pertama, NMT, diresmikan di Arab Saudi
1991
Ponsel GSM pertama beroperasi
1998
Ericsson memperkenalkan switch AXD 301 ATM untuk konvergensi suara dan data
1999
Ericsson mendorong untuk jaringan 3G dan mobile internet
2001
Ericsson melakukan panggilan 3G pertama untuk Vodafone, Inggris
2003
Jaringan broadband berkecepatan tinggi (WCDMA) beroperasi secara global
2005
Jaringan mobile yang lebih cepat (HSDPA) juga diperkenalkan
2007
Full-service broadband, baik konvergensi jaringan fixed dan wireless, diperkenalkan
2008
Ericsson mendorong penegmbanga 4G (LTE), perusahaan standar ikut memebantu pengembangan
2009
Ericsson memenangkan IEC InfoVision Award untuk solusi fiber dan backhaul
12
2.3
Visi Perusahaan Sebagai suatu
perusahaan
telekomunikasi
global, Ericsson
memiliki visi untuk bisa menjadi pengendali utama dalam dunia komunikasi. Ini berarti dunia dimana semua orang bisa menggunakan suara, data, gambar, dan video untuk membagi ide-idenya dan informasi kapanpun dan dimanapun mereka inginkan. Rasa hormat, profesionalisme, dan ketekunan merupakan nilai-nilai yang menjadi kultur dasar di Ericsson, menjadi panduan saat bekerja sehari-hari, bagaimana dalam membentuk relasi dengan orang lain, serta dalam berbisnis.
2.4
Area Bisnis Perusahaan Dalam area bisnisnya, Ericsson menyuplai peralatan jaringan dan servis yang memungkinkan terbentuknya sistem telekomunikasi. Ericsson juga menyediakan servis untuk jaringan bagi para pelanggannya. Melalui Sony Ericsson, merger yang dilakukan dengan perusahaan Sony, Ericsson menawarkan jangkauan bagi mobile devices, termasuk di dalamnya dukungan dalam aplikasi multimedia dan servis komunikasi personal lainnya. Ericsson juga memiliki produk untuk aplikasi khusus untuk perusahaan, kabel, mobile platform, dan power module market. Secara umum area bisnis Ericsson terbagi dalam 5 wilayah bisnis, yaitu infrastruktur jaringan, multimedia, servis global, serta 2 wilayah lain yang dilakukan dengan melakuakan merger dengan perusahaan lain, yaitu Sony Ericsson dan ST-Ericsson.
13
Gambar 2.5 Sony Ericsson
Gambar 2.6 ST-Ericsson
Infrastruktur
jaringan
menyediakan
fondasi
awal
dalam
komunikasi setiap orang. Meningkatnya arus data mobile dan penggunaan internet menyebabkan kebutuhan akan jaringan dengan performa maksimum dan efisien dalam penggunaannya. Dalam hal ini, Ericsson menjadi pencetus dalam pengembangan jaringan 2G dan 3G. Dan saat ini Ericsson sedang dalam proses pengembangan teknologi jaringan yang lebih jauh lagi, yaitu 4G atau LTE dan evolusi penggunaan IP dalam segala hal. Sedangkan solusi multimedia akan mempermudah kita dalam beraktifitas dan menggunakan servis yang bervariasi, dengan pengeluaran yang secara mudah dan otomatis terkontrol. Ericsson memberi solusi komunikasi berupa networking and collaboration service, dengan akses cepat ke dalam konten dan aplikasinya sebaik fungsi charging dan billingnya. Ericsson menyediakan solusi untuk TV services ke divais 14
seperti TV set, ponsel, dan PC. TV services bisa menjadi real-time atau ondemand dan bisa termasuk di dalamnya servis interaktif. Dalam bisnis global services-nya, Ericsson berusaha untuk menggabungkan kemampuan lokal dengan keahlian global yg dimilikinya dalam pelayanan konsultasi, integrasi sistem, peluncuran jaringan, pengoperasian jaringan, serta dukungan lain kepada pelanggan. Hal ini memungkinkan Ericsson untuk dapat mengetahui dan menanggapi tantangan
yang
dihadapi
oleh
pelanggannya.
Tujuan
operator
mempercayakan kegiatan servis jaringan kepada Ericsson, agar mereka dapat lebih fokus pada bisnis inti mereka, yaitu mencari, melayani, dan mempertahankan pelanggan mereka. Sedangakan dalam mergernya dengan Sony yaitu Sony Ericsson, mereka berusaah untuk menawarkan pengalaman yang menarik bagi konsumen, melalui ponsel, aksesoris, konten, dan aplikasi-aplikasi. Bagi Ericsson join ini akan dapat memberikan link-link kepada para konsumen. Sedangkan platform wireless dan semikonduktor dari ST-Ericsson bertujuan untuk dapat membentuk konektivitas pintar dalam komunikasi, hiburan, dan mobile broadband. Bagi Ericsson join ini bertujuan untuk mendapatkan link antara infrastruktur dan handset.
15
BAB III LANDASAN TEORI
3.1
Project Office Secara umum Project Office (PO) adalah kelompok atau departemen dalam suatu instansi, bisnis, atau perusahaan
yang
mendefinisikan dan memelihara standar untuk menejemen proyek dalam organisasi. Pada struktur perusahaan Ericsson, PO terletak pada bagian Country Unit (CU) di region, yang dalam hal ini Ericsson Indonesia (EID) terletak pada Region South East Asia & Oceania (RASO), dan melaporkan project portfolio masing-masing kepada CU dan Key Account Manager (KAM). PO juga mengirmkan laporan ke Project Management Office (PMO) yang terdapat di RASO. Dalam hal ini bisa tidak terdapat atau bahkan lebih dari satu PO dalam satu region bergantung pada skala dan kemampuan bisnis tiap CU. PO merupakan kunci untuk efektifitas dari implementasi manjemen proyek di seluruh organisasi baik di pra-penjualan dan eksekusi. PO harus secara pro-aktif mendukung aktivitas pra-penjualan Kompetensi Manajemen Proyek. Tujuan dari PO di perusahaan ini adalah :
•
Mengkoordinasi
project
portfolio,
menjadikannya
dapat
terpantau dan bila dibutuhkan meningkatkan isu-isu terkait yang dengan demikian meningkatkan bisnis Ericsson. •
Memastikan Customer Project Manager (CPM) yang tepat dan personel untuk Service Delivery Support (SDS) yang tersedia dalam organisasi baik untuk pra-penjualan maupun eksekusi proyek.
•
Memastikan bahwa CPM bekerja sesuai dengan cara kerja Ericsson diseluruh unit.
16
Wilayah tanggung jawab dari Ericsson Project Management adalah :
•
Mengembangkan dan memelihara inti dari PROPS-C
•
Menjaga dan mengkonsolidasikan tuntuntan pada PM tools
•
Pengambangan kompetensi Project Manager (PM)
•
Mengkomunikasikan kerangka umum dari proyek
•
Berbagi intelejensi dalam bisnis dan benchmarking
Fungsi PO dibawah ini merupakan suatu kerangka bagi organisasi PO untuk mengatur jalannya satu atau lebih proyek yang ada. Fungsi utama dari PO adalah :
•
Memantau dan mengurutkan project portolio.
•
Menangani project portolio.
•
Managemen proyek, staffing, dan pengembangan kompetensi.
•
Proses, metode, tools, dan teknik.
•
Penanganan perjanjian baru.
Accountibilities & Responsibilities
Kepala bagian PO akuntabel untuk :
•
Melaporkan project portfolio ke level KA dan CU.
•
Mendukung
kepala
bagaian
PMO
untuk
mengestimasi
kebutuhan, merekrut, mengembangkan, dan menahan sumber daya dan kompetensi bergantung pada pekerjaan CPM dan SDS. •
Implementasi dari Ericsson PO Model .
•
Estimasi dan perencanaan yang dibuat oleh stafnya dibuat berdasarkan standar industry. 17
•
Proyek yang dipantau dan dikontrol oleh CPM menunjukkan bahwa CPM dapat mengambil langkah korektif apabila terdapat penyimpangan.
•
Staff yang dilatih dengan tujuan untuk memahami cara kerja Ericsson baik pada bagian financial maupun pada pengaturan dan penindak-lanjutan dari operasional proyek.
•
Orang-orang yang direkrut untuk memenuhi pekerjaan CPM dan SDS dilatih dengan tujuan untuk memahami cara kerja Ericsson baik pada bagian financial maupun pada pengaturan dan penindak-lanjutan dari operasional proyek.
Sedangkan tanggung jawab dari kepala bagian PO ialah :
•
Melaporkan project portfolio kepala bagian PMO.
•
Memastikan kesesuaian alur proyek dengan PROPS-C.
•
Terus mendorong perbaikan di wilayah customer project.
•
Untuk secara pro-aktif mendukung aktivitas pra-penjualan dengan kompetensi CPM.
•
Untuk mempromosikan budaya peningkatan penjualan diantara stafnya.
•
Memastikan bahwa CPM terlibat sejak awal pada persiapan pembuatan proposal
sehingga budget yang disetujui saat
pertemuan awal antara KAM dengan PO sesuai dengan perhitungan keuntungan yang mungkin didapat pada pertemuan KAM dengan Customer. •
Memastikan bahwa semua orang yang terlibat pada proyek, memiliki akses yang diperlukan ke Bussines Warehouse tools.
18
3.2
Project Service Professional Peran Fungsional dari Project Support Professional (PSP) adalah mendukung peran Customer Project Manager (CPM), Contract Execution Manager (CEM) dan Service Delivery Manager (SDM) dengan melakukan manajemen finansial untuk mengontrol keuangan dan operasional dalam proyek-proyek dan pengiriman. PSP juga mendukung pelaksanaan bisnis di ONE Financial (SAP) dan sistem manajemen proyek. Tanggung jawab untuk hal ini mungkin, di semua, di satu bagian atau tidak sama sekali di bagian manapun, akan didelegasikan kepada seseorang dengan perannya sebagai PSP. Tanggung jawab dari seorang PSP adalah sebagai berikut : •
Menangani semua masalah keuangan dalam proyek-proyek, pengiriman hardware dan software, pelayanan, dan kontrak dukungan.
•
Melakukan eksekusi bisnis dalam ONE Financial (SAP) dan sistem manajemen proyek (QTC, PSF dan arus sistem CSC).
•
Bertindak sebagai seorang ahli dalam sistem ONE Financial (SAP) dalam menangani isu-isu terkait.
•
PSP adalah seseorang yang menguasai sistem fiansial SAP dan menganalisa kondisi financial suatu proyek.
Otoritas dari seorang PSP adalah sebagai delegasi dari CPM, CEM atau SDM atau anggota lain yang ikut terlibat dalam proyek. Tugas dari PSP adalah sebagai berikut : •
Mendukung tim Sales opportunity selama fase analisis proyek.
•
Men-setup project structure suatu proyek dalam SAP.
•
Memverifikasi dan mengkonfirmasi struktur proyek dengan benar dalam SAP.
•
Memantau struktur proyek dalam SAP 19
•
Memantau dan menjaga kualitas data SAP, termasuk penanganan statusnya dan patuh dengan arahan Ericsson dan CPM.
•
Memberi dukungan dengan analisis kinerja proyek.
•
Memberi dukungan dengan memantau terus menerus dan memverifikasi biaya dengan benar untuk kemudian dilaporkan selama semua tahap proyek.
•
Memberi dukungan dengan melaporkan keuangan proyek.
•
Memberi dukungan dengan pemantauan pengadaan.
•
Memberi dukungan dengan kegiatan faktur.
•
Memberi dukungan dalam kegiatan penutupan proyek.
•
Memastikan pelaporan keuangan dengan benar (WIP, RUC).
•
Memberi dukungan dengan pelaksanaan bisnis di SAP dan sistem manajemen proyek.
•
3.3
Memberi dukungan dengan kegiatan keuangan SOX.
Project Planner Project planner adalah seseorang yang berperan untuk membantu Total Project Manager (TPM) dalam perencanaan dan koordinasi berbagai kegiatan proyek di SAP: perencanaan, penjadwalan dan pengendalian terhadap pelaksanaan proyek dan menyiapkan laporan proyek yang tepat waktu dan akurat terutama untuk jadwal dan kinerja biaya, untuk semua NRO Project Classification. Akuntabilitas dari seorang PP adalah sebagai berikut : •
Dalam hubungannya dengan Project Manager, seorang PP bertugas untuk
mengembangkan rencana manajemen
proyek atau Spesifikasi Proyek untuk mendapat persetujuan KAM, konsisten dengan NRO Project Classification di EID untuk memenuhi kebutuhan proyek.
20
•
Untuk set-up dan memfungsikan Site Handler suatu proyek agar selalu up to date, agar selalu mencerminkan status proyek terbaru - berdasarkan tanggal yang ditentukan untuk memperbaharui dan melaporkannya secara periodik.
•
Untuk melaksanakan proses perencanaan dan sistem termasuk penjadwalan proyek, pelacakan, analisis, biaya, persyaratan sumber daya dan pelaporan, dalam format yang dibutuhkan.
•
Dalam hubungannya dengan Departemen Keuangan, PP berperan untuk membuat database untuk pengendalian biaya proyek dalam SAP.
•
Untuk menyiapkan laporan proyek yang akurat dan tepat waktu untuk komite pengarah, NRO, Customer includes progres, pencapaian jadwal, kinerja pembiayaan, analisis kinerja, peramalan, item of concern dan tindakan korektif yang diusulkan secara teratur, dalam rangka untuk membantu Project Manager dalam memenuhi persyaratan dan tujuan proyek.
•
Untuk memonitor PR-PO ke ASP.
•
Menyiapkan
Tugas
untuk
ASP,
menginformasikan
pengadaan untuk menghasilkan PO dari SAP. •
Dalam hubungannya dengan Project Manager, PP bertugas untuk
mempersiapkan
Communication
Plan
dengan
Customer.
Dalam pekerjaanya sehari-hari, seorang PP : •
Mengirimkan report kepada PM
•
Mengkoordinasikan report bersama dengan Assistant PM, Project
Coordinator,
Controller,
Project
Project Portfolio
Administrator, Controller,
Management & Operation Manager.
21
dan
Project Order
•
Berkoordinasi dengan admin kontrak kerjasama terkait dengan dokumentasi invoicing.
•
Mempercepat, memantau kinerja Rekanan / Vendor / Pemasok dan membuat laporan kemajuan.
3.4
Method and Tools Administrator Seorang Method and Tools Administrator (MTA) bertugas untuk mempromosikan,
mendukung,
dan
memantau
perkembangan
dan
pelaksanaan best practises dalam manajemen proyek, metode dan alat yang sesuai dengan proses dan pedoman kerja Ericsson. Akuntabilitas dari seorang MTA adalah sebagai berikut : •
Untuk
mempromosikan
nilai
dan
dukungan
yang
dibutuhkan dari praktek manajemen proyek di Project Office. •
Untuk mempromosikan secara konsisten penggunaan PROPS-C
Ericsson
Customer
Project
Model
dan
mendukung proses penggunaan, dari method and tools seperti Site Handler, SAP, Verdi, dan untuk meningkatkan tingkat standar kematangan manajemen proyek, menurut PEMA Assessment. •
Untuk memastikan bahwa proses PROPS-C Project Methodology, alat dan pengukuran dalam kaitannya dengan manajemen proyek yang dipraktekkan di seluruh siklus hidup proyek.
•
Untuk mengembangkan dan melakukan audit manajemen proyek sesuai dengan NRO Project Classification, audit dokumen dan alat peraga PROPS-C sebagai upaya perbaikan terus menerus dalam Project Office.
•
Untuk mendukung kegiatan proses lelang atas nama Project Office bila diperlukan.
22
•
Untuk mengkonsolidasikan, menilai dan menyediakan laporan untuk kinerja proyek secara keseluruhan sesuai dengan indikator nilai saat ini, dan status untuk mendukung kegiatan pelaporan yang akurat dan secara periodik disampaikan oleh Project Office kepada stakeholder internal dan eksternal.
•
Untuk mengembangkan dan menyelenggarakan pelatihan dalam manajemen proyek, termasuk Project Management Guidelines/Pengantar
PROPS-C,
PMP
Certification
Mentoring Program, Project Planning, Project Monitoring and Control, Analisis Risiko dan hal lainnya yang terkait dengan manajemen proyek. •
Untuk mengembangkan dan mempertahankan jalur karir dan kriteria kualifikasi dalam manajemen proyek, yang konsisten dengan Pedoman Ericsson.
•
Untuk memelihara dan memperbarui situs web internal Project Office sebagai media pengenalan, komunikasi induksi,
dan
sarana
untuk
berbagi
informasi
dan
mempromosikan praktek-praktek yang efektif dalam sistem manajemen proyek. •
Untuk mendukung Head of Project Office dalam kegiatan yang berhubungan dengan PEMA Assessment dan tindakan tindak lanjut ataupun perbaikan - bila diperlukan.
•
Untuk mengembangkan, melaksanakan dan menilai Survei Kepuasan
terhadap
kinerja
Project
Office
kepada
stakeholder internal dan eksternal. •
Untuk memfasilitasi pertemuan internal Project Office seperti pertemuan project review, lessons learned meeting dan seminar internal, dan acara lainnya yang berkaitan dengan usaha perbaikan manajemen proyek secara terusmenerus dan program promosi.
23
•
Untuk mempromosikan sistem
informasi manajemen
proyek yang efektif. •
Untuk mengadaptasikan, meningkatkan dan member acuan untuk proses, metode dan alat-alat yang diperlukan terkait dengan
usaha
meningkatkan
metodologi
manajemen
proyek.
Dalam kerjanya sehari-hari, seorang MTA : •
Memberikan laporan kepada Head of Project Office
•
Berkoordinasi dengan PM, Sub-PM, PP, Project Portfolio Controller,
Head
of
Document
Control,
Bussiness
Controller, dan Project Controller, untuk mengerjakan halhal terkait.
3.5
Project Performance Review Project
Performance
Review
(PPR)
adalah
laporan
yang
merupakan tanggung jawab seorang CPM, namun menjadi akuntabilitas PP dalam pembuatannya. PPR adalah suatu laporan yang berisi tentang performa pengerjaan suatu proyek, yang ditinjau dari sisi financial maupun fisik proyek tersebut. Berbagai informasi mengenai kondisi financial suatu proyek didapat dari SAP. Sedangkan progres fisik proyek didapat dari Site Handler. Terdapat 2 macam PPR dalam suatu region level. 2 macam PPR itu adalah PPR untuk RASO Top Project dan PPR untuk Country Unit Key Project di RASO. RASO adalah oraganisasi kerja Ericsson yang menangani area Asia-Pasifik. Sedangkan Country Unit adalah unit kerja Ericsson di setiap negara (contoh Ericsson Indonesia). Letak perbedaan kedua PPR ini terdapat pada tujuan pertanggung-jawaban laporan ini. PPR untuk RASO Top Project dilaporkan ke organisasi RASO, sedangkan untuk CU Key Project dilaporkan ke Country Unit oleh tiap Project Office
24
di CU tersebut. PPR ini sangat diperlukan untuk dapat mengetahui progres pengerjaan suatu proyek. Berikut ini adalah isi dari suatu PPR report :
Tabel 3.1 PPR Content
3.6
Enterprise Resource Planning dan Aplikasi Lain yang Digunakan Dalam Pembuatan PPR Ada aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) yang ikut terlibat dalam pembuatan suatu PPR report. Selain itu ada juga aplikasi lain yang digunakan dalam pembuatan PPR report. Berikut ini adalah aplikasiaplikasi yang digunakan dalam pembuatan suatu PPR report :
3.6.1
SAP a. Penjelasan SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis,
dimana
setiap
aplikasi
mewakilkan
area
bisnis
tertentu.Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses
25
dilakukan dengan cara real time. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfugirasi sesuai dengan kebutuha bisnis. SAP juga merupakan nama perusahaan perangkat lunak terbesar keempat setelah Microsoft, IBM, dan ORACLE. Produk utama dari SAP adalah SAP R/3 yang bekerja secara real time dan berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan, yaitu database, application server, dan client SAPgui. SAP dibuat dengan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business Application Programing (ABAP). ABAP mempunyai beberapa fitur bahasa pemrograman lainnya, seperti C, Visual Basic, dan Power Builder. SAPGUI dapat berjalan pada OS Windows, NT, Unix, dan AS400, dengan bentuk tampilan mengikuti format windows Explorer yaitu meletakkan menu disebelah kiri.
Gambar 3.1 SAP login page
26
Gambar 3.2 Tampilan layar SAP
b. Fungsi Pada
pembuatan
PPR,
SAP
digunakan
untuk
menunujukkan progres keuangan suatu proyek. Progres keuangan ini bisa berupa berapa budget dari suatu proyek, berapa anggaran keuangan, berapa plan cost, actual cost, commited cost, dan berbagai komponen finansial lainnya.
3.6.2
Site Handler a.
Penjelasan Site Handler dalah suatu aplikasi yang digunakan untuk tracking tool suatu proyek. Site Handler digunakan untuk melihat berbagai informasi tentang proyek yang berjalan. Informasiinformasi tersebut seperti sudah sejauh mana proyek berjalan, kapan deadline pengerjaan proyek, melihat apakah barang yang dipesan sudah sampai di site, dan juga bisa digunakan untuk melihat kinerja orang-orang yang terlibat dalam proyek tersebut.
27
Gambar 3.3 Halaman depan Site Handler
Tampilan Site Handler berupa berbagai macam menu dan form. Bagian kiri screen berisi berbagai menu yang dapat kita pilih. Apabila kita memilih suatu menu, maka pada bagian kanan akan muncul form yang terkait dengan menu tersebut.
Gambar 3.4 Tampilan menu Site Handler
28
b. Fungsi Pada pembuatan PPR, Site Handler digunakan untuk menunjukkan progres fisik suatu proyek. Data yang diimport dari site handler ini berupa target-target waktu untuk tiap activity dan menunujukkan sudah sampai tahap mana activity itu dikerjakan. Data-data tersebut berupa tanggal baseline proyek, plan date, dan actual date dari suatu proyek.
Gambar 3.5 Import data Site Handler ke Ms. Excel
3.6.3
Microsoft Office Excel a.
Penjelasan
Gambar 3.6 Tampilan Ms. Excel
29
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office Sistem. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993.
b. Fungsi Dalam pembuatan PPR, ada beberapa fungsi dari Ms. Excel yang digunakan di dalamnya. Fungsi yang paling besar perannya dalam pembuatan PPR adalah fungsi Macro. Fungsi macro adalah procedure di dalam VBA project (Microsoft Visual Basic) yang dapat dibuat oleh kita, baik dengan cara merekam dari berbagai aktifitas yang sudah kita lakukan di dalam Excel, maupun dibuat dengan cara mengetik sendiri secara langsung. Macro berguna untuk menjalankan berbagai aktifitas yang sering kita lakukan sehari-hari di dalam Excel, sehingga kita tidak perlu lagi mengulangnya secara manual.
30
Gambar 3.7 Fungsi macro pada Ms. Excel
Gambar 3.8 VB Code pada macro
Tempat penyimpanan macro dibagi menjadi dua, yakni di dalam workbook itu sendiri (This Workbook dan New Workbook) dan di dalam personal workbook (Personal Macro Workbook). Jika kita menyimpan macro di dalam workbook itu sendiri, maka macro dapat dijalankan hanya oleh workbook
31
tersebut. Namun jika kita menyimpan macro di dalam personal workbook, maka macro dapat dijalankan oleh seluruh workbook yang aktif dibuka pada aplikasi Microsoft Excel.
32
BAB IV ALUR PEMBUATAN PROJECT PERFORMANCE REVIEW
Alur pembuatan Project Performance Review (PPR) tidak terlepas dari awal saat EID bertemu dengan customer untuk pengerjaan suatu proyek. Tahap paling pertama adalah pertemuan antara Key Account Manager (KAM) EID dengan customer, membahas mengenai proyek yang ditawarkan customer kepada EID untuk dikerjakan. Pada pertemuan tersebut juga dilakukan negosiasi mengenai harga pengerjaan proyek tersebut, yang kemudian berdasarkan pada pertemuan itu customer akan mengirimkan purchase order (PO) kepada EID. Purchase order adalah lembar permintaan customer kepada EID mengenai apaapa saja yang dia minta kepada EID untuk dikerjakan beserta dengan nilai-nilai harga yang sudah disetujui sebelumnya. Setelah menerima purchase order dari customer, berikutnya KAM akan menyusun suatu Assignment Spec (AS) berdasarkan pada purchase order yang diterimanya itu. AS adalah suatu berkas yang berisi spesifikasi proyek yang diterima dari customer beserta jumlah budget untuk pengerjaan proyek tersebut. AS ini berikutnya akan diserahkan kepada bagian Project Office (PO), tepatnya pada Customer Project Manager (CPM) untuk kemudian dibuatkan Project Spec. Project spec adalah tahap perincian harga dari budget yang diberikan oleh customer. Setelah project spec selesai dibuat oleh CPM, CPM akan menyerahkannya kepada Project Planner untuk kemudian dibuatkan matriks, yang kemudian matriks itu akan diserahkan kepada Project Support Professional untuk dibuatkan MEF dan pembuatan Work Breakdown Structure (WBS) di SAP.
33
Pertemuan awal KAM dengan Customer
Pembuatan MEF oleh PSP
Customer mengirimkan Purchase Order kepada KAM
Pembuatan WBS oleh PSP
Penyusunan Assignment Specificaton oleh KAM, berdasarkan Purchase Order yang dikirimkan Customer
SAP daily maintanance oleh PP
Penyusunan Project Specifiaction di Project Office, berdasarkan Assignment Spec. yang diberikan KAM
Import data untuk penyusunan PPR
Pembuatan matriks oleh PP, berdasarkan purchase order dan project spec.
Pengolahan data untuk pembuatan PPR di Ms. Excel
Proses awal antara customer dengan KAM Dikerjakan di Project Office
Hubungan antara KAM dengan PO
Dikerjakan di Project Office
Diagram 4.1 Alur pembuatan Project Performance Review sejak awal proses dealing proyek
4.1
Pembuatan Matriks oleh PP Matriks adalah sebuah berkas yang berisi berbagai informasi awal dalam prencanaan pengerjaan suatu proyek. Berkas ini merupakan tanggung jawab seorang project planner (PP) dalam penyusunannya. Matriks disusun berdasarkan berkas yang diberikan oleh CPM kepada PP, yang berkas tersebut didapat dalam rangkaian dealing suatu project seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya. Berkas yang menjadi dasar penyusunan matriks ini adalah adalah purchase order dan project spec. Seluruh data yang digunakan dalam penyusunan matriks diolah menjadi satu menggunakan Ms. Excel. Secara garis besar, isi matriks dapat dibagi ke dalam 3 bagian, yaitu deskripsi proyek, budget planning, dan date planning. Pada bagian awal mengenai deskripsi proyek, kita dapat mengetahui informasi mengenai dimana proyek tersebut dikerjakan, nama site yang dibangun, pekerjaan apa yang dilakukan di site itu, berapa harga per-site serta potongan harganya, dan seterusnya. Sedangkan pada bagian
34
budget planning, kita dapat mengetahui segala perencanaan keuangan suatu proyek berdasarkan pada budget yang diberikan untuk mengerjakan proyek itu. Selain itu pada budget planning juga terdapat detail pembagian budget untuk tiap network number (NN) suatu proyek. NN dapat diibaratkan seperti bucket-bucket uang dimana tiap-tiap bucket digunakan untuk penagihan hal-hal yang berhubungan dalam pengerjaan proyek. Dan yang terakhir adalah date planning. Pada bagian ini terdapat berbagai perencanaan tanggal dalam pengerjaan suatu proyek, mulai dari kapan proyek dimulai dan kapan akan selesai, perencanaan pembangunan fisik, perencanaan pengerjaan dokumen-dokumen proyek, hingga rencana penagihan pengerjaan proyek kepada customer. Dan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, seluruh penyusunan matriks ini dilakukan di Ms. Excel dan menggunakan fungsi-fungsi yang ada didalamnya. Hanya saja fungsi-fungsi yang digunakan dalam pembuatan matriks ini masihlah fungsi-fungsi sederhana seperti SUBTOTAL, SUMIF, dan fungsi aritmatika lain (penjumlahan, peengurangan, dst.).
Gambar 4.1 Tampilan Matriks
4.2
Pembuatan MUS Entry Form oleh PSP Pembuatan MUS Entry Form (MEF) merupakan tahap berikutnya setelah matriks selesai disusun. Hampir sama seperti matriks namun dalam
35
cakupan yang lebih luas, MEF disusun melalui berkas-berkas yang didapat sebelumnya dalam seluruh rangkaian dealing proyek. MEF merupakan rangkuman dari assignment spec, project spec, purchase order, dan juga matriks yang disusun oleh PP sebelumnya. MEF disusun oleh seorang PSP. Didalamnya terdapat berbagai informasi mengenai proyek, mulai dari siapa CPM yang bertanggung jawab dalam proyek itu, perencanaan pengerjaan proyek, berapa harga yang menjadi deal antara customer dan perusahaan, dan seterusnya. Sama seperti matriks seluruh penyusunan MEF ini dilakukan di Ms. Excel dan dibantu dengan fasilitas-fasilitas yang ada didalamnya.
4.3
Pembuatan Work Breakdown Structure di SAP oleh PSP Pembuatan Work Breakdown Structure (WBS) di SAP ini berguna untuk memberi semacam id khusus terhadap suatu proyek. Satu proyek hanya memiliki satu id WBS. WBS ini dibuat oleh seorang PSP, berdasarkan pada MEF yang telah dibuat sebelumnya. Semua data yang ada didalam MEF dijadikan dasar untuk mengisi detail-detail dalam pembuatan WBS. Seperti siapa saja yang terlibat dalam proyek itu, PM, PSP, PP, dst. Kemudian berapa besar anggaran untuk proyek tersebut, berapa rencana pendapatan perusahaan, kapan mulai dikerjakan, dan kapan rencana penyelesaian proyek tersebut. WBS sendiri pada dasarnya adalah suatu struktur pekerjaan proyek. WBS terbagi atas level-level. WBS level 1, 2, 3, dst., dibuat sesuai dengan kebutuhan pengerjaan proyek tersebut. Dibawah WBS terdapat juga struktur yang lebih rendah yaitu Network Number (NN) dan Activity. Network number diibaratkan seperti kotak-kotak uang, yang setiap activity memiliki satu NN khusus untuk melakukan invoice. Sedang activity sendiri adalah pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam proyek tersebut. Berikut ini adalah struktur suatu WBS :
36
WBS level 1 – Project WBS level 2
WBS level 2
WBS level 3
WBS level 3
Network Number
WBS level 4
Network Number
Activity
Activity
Network Number
WBS level 4
Network Number
Activity
Activity
Activity
Activity
Diagram 4.2 Project WBS structure
Sedikit penjelasan mengenai NN dan activity, keberadaan NN ini tidak terlepas dari keberadaan sub-contractor yang terlibat dalam pengerjaan suatu proyek. NN dapat diibaratkan sebagai kotak-kotak uang bagi para sub-con untuk melakukan invoicing atau penagihan pembayaran atas pekerjaan yang sudah mereka lakukan. Pembagian alokasi NN ini juga dilakukan oleh PSP saat pembuatan WBS. Pengalokasian NN ini dapat menggunakan beberapa macam pengklasifikasian, seperti NN dibagi berdasarkan jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan sub-con, atau NN dibagi berdasarkan pekerjaan yang dilakukan pada tiap tower atau satu tower satu NN. Setelah dialokasikan oleh PSP, maka tahap berikutnya hingga tahap penutupan NN di akhir proyek, NN akan sepenuhnya di maintain oleh project planner.
37
Gambar 4.2 Halaman awal SAP
Gambar 4.3 Halaman fungsi CJI10 yang digunakan untuk creating WBS
38
4.4
Pengolahan data di SAP Setelah WBS selesai dibuat dan semua NN telah diakolasikan, maka seluruh record keuangan dari proyek akan terdata dalam SAP. Berbeda dengan sitehandler yang lebih terfokus pada monitoring progres pengerjaan proyek, SAP terfokus pada monitoring keuangan suatu proyek. Berbagai data yang ada di SAP ini akan di maintain oleh banyak orang sesuai pekerjaannya masing-masing. Sebagai contoh seorang PP akan melakukan pengawasan project cost di setiap NN. Cost yang dikeluarkan dalam suatu proyek tidak boleh melebihi plan cost. Apabila cost yang dikeluarkan melebihi yang direncanakan, maka PP harus melakukan adjusting plan cost. Selain itu PP juga harus melakukan update tanggal perencanaan pengerjaan proyek, apabila suatu pekerjaan telah sampai pada tanggal perencanaannya untuk selesai namun masih belum selesai pada kenyataannya.
Gambar 4.4 Halaman-halaman fungsi untuk pengolahan data pada SAP
Gambar diatas adalah bentuk tampilan awal SAP setelah kita melakukan login. Setelah memasuki halaman awal ini, user dapat memilih
39
untuk masuk ke halaman fungsi apa berikutnya, dengan memilih Technical Code yang sesuai dengan kebutuhannya. Panah-panah diatas menunjukkan halaman fungsi-fungsi atau technical code apa saja yang dapat dibuka. Berikut ini sedikit penjelasan dari halaman-halaman tersebut:
•
CJ20
: Untuk mengatur status suatu WBS ataupun NN suatu proyek.
•
CJI3
: Menampilkan actual cost dalam suatu proyek
•
CJI5
: Menampilkan commited cost suatu proyek. Commited
cost
adalah
dana
yang
sudah
dialokasikan untuk dibayarkan, namun masih belum dibayarkan. •
CN41
: Menampilkan seluruh kondisi keuangan proyek, mulai dari WBS level tertinggi hingga ke activityactivity
nya.
Pada
CN41
currency
yang
digunakan dalam US Dollar. •
CNS41
: Sama seperti CN41, hanya saja currency yang digu-nakan dalam Rupiah.
•
CN22
: Untuk melakukan perubahan-perubahan yang dianggap perlu, seperti update plan date dan adjusting plan cost.
4.5
Import data dari SAP untuk penyusunan PPR
Tahap berikutnya dalam pembuatan PPR adalah proses import data yang dibutuhkan dalam pembuatan PPR. Data-data itu di import dari Sitehandler dan SAP. Data-data yang di import dari Sitehandler berupa tanggal-tanggal dari proses pengerjaan proyek, seperti kapan proyek mulai dikerjakan, kapan suatu site mulai on air, kapan bisa dilakukan serah terima dengan pihak customer, dan kapan melakukan invoicing atau penagihan kepada customer. Sebagai penjelasan tambahan, terdapat tiga
40
macam jenis tanggal dalam data yang di import dari Sitehandler, yaitu baseline date, plan date, dan actual date. Baseline date adalah tanggal yang ditentukan saat pertama kali bagian KAM bertemu dengan customer. Plan date adalah tanggal perencanaan yang dibuat oleh CPM. Sedangakan actual date adalah tanggal sebenarnya suatu pekerjaan dikerjakan (misal tanggal pemasangan RBS, dimana pemasangan RBS adalah satu dari banyak pekerjaan yang dikerjakan dalam satu proyek atau bahkan dalam satu site). Sedangkan data yang di import dari SAP adalah data-data mengenai finance. Didalamnya terdapat berbagai hal yang berkaitan tentang keuangan project. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, semua data yang di import ini bermula dari mulai pembuatan matriks hingga dilakukan pembuatan WBS di dalam SAP oleh PSP, dan kemudian semua data di-input ke dalam SAP, dan kemudian semua data yang berkaitan dengan project tersebut di maintain oleh seorang planner. Data yang di-import dari SAP ini dilakukan dari beberapa bagian yang ada di SAP. Ada sebagian data yang di import dari CNS41, seperti plan cost, actual cost, dan budget. Sedangkan commited cost bisa diimport baik dari CNS41 maupun dari CJI5. CNS41 merupakan bagian yang menunjukkan display keuangan proyek, mulai dari kondisi keuangan proyek secara keseluruhan atau dari WBS level 1, hingga menunjukkan detail keuangan sampai ke aktifitas-aktifitas pekerjaan di tiap NN. CNS41 hanya berfungsi untuk menampilkan data-data tersebut, sedangkan untuk melakukan perubahan pada data tersebut, seperti adjusting plan cost dan lain-lain, dapat dilakukan di bagian lain dari SAP. Sebagai contoh untuk melakukan adjusting plan cost dapat dilakukan di CN23, sedangkan untuk merubah status NN (created, release, technically closed, closed) dapat dilakukan di CJ20, dan seterusnya. Sedangkan CJI5 memiliki fungsi yang sama dengan CNS41, yaitu untuk menampilkan data yang ada, hanya saja CJI5 hanya menampilkan commited cost yang masih ada di project definition itu. Commited cost
41
adalah dana yang sudah dialokasikan untuk nantinya pasti akan dibayarkan untuk pengerjaan proyek. Sama seperti CNS41, pengubahan kondisi data di CJI5 juga tidak dimungkinkan karena fingsinya yang hanya menampilkan data yang ada. Berikut ini adalah contoh import data yang dilakukan dari CNS41 : 1. Pertama kita harus masuk ke bagian CNS41 di SAP 2. Setelah masuk kita dapat mengatur lebar table dari tampilan CNS41, dan dapat mengatur apa-apa saja yang mau atau tidak mau kita tampilkan di dalam CNS41. 3. Setelah itu kita bisa langsung mengimport data yang ditampilkan itu dengan mengklik “import”. 4. Hasil import data akan secara otomatis ditampilkan ke dalam Ms. Excel
4.6
Pengolahan data PPR di Ms.Excel Setelah semua data yang dibutuhkan untuk pembuatan PPR selesai diimport, maka data-data tersebut akan dimasukkan ke template PPR report dalam Ms.Excel yang dibuat oleh bagian Method and tools. Template PPR ini dibuat dengan memanfaatkan fungsi makro pada Ms.Excel. PP hanya cukup melakukan input beberapa kebutuhan data yang diperlukan ke dalam template PPR tersebut. Di dalam PPR report tersebut dapat dilihat progres pengerjaan fisik dari proyek. Kita dapat melihat kapan suatu pekerjaan mulai dikerjakan, kapan rencana selesainya, dan sudah berapa persen proses pengerjaannya. Dari sisi finance kita dapat melihat berapa anggaran untuk proyek tersebut, dan berapa anggaran yang sudah keluar, apakah melebihi budget yang disediakan atau tidak. Dengan fungsi makro semua data yang ada disitu akan secara otomatis masuk kedalam dalam grafik yang ada pada template PPR sehingga lebih mudah untuk dilihat. Suatu PPR report terdiri atas sebelas sheet Ms. Excel. Berikut ini gambar kesebelas sheet itu :
42
Gambar 4.5 Sheet pada PPR report
Berikut ini penjelasan untuk sheet-sheet PPR tersebut :
• SH-DRT
: berisi data hasil import dari Site Handler berupa progres fisik proyek
• SAP-SVC
: progres financial dari pengerjaan jasa
• SAP-HWSW
: progres financial dari penjualan hardware
• Setting
: aturan pengisian PPR template
• Read Me
: standar-standar dalam PPR template (standar warna dsb.)
• Dashboard (1) : berisi grafik progres financial dan fisik • Dashboard (2) : berisi project status • Dashboard (3) :
berisi
project
performance,
key
achievement dan key achievement plan, serta risk management • Dashboard (4) : berisi langkah-langkah berikutnya yang perlu dilakukan • Details
: berisi detail dari proyek yang dibuat PPR report-nya
• Data
: berisi berbagai data financial dan fisik lainnya yang berkaitan dengan PPR tersebut.
Setelah semua data diolah di dalam PPR template Ms. Excel tersebut, maka laporan berbagai grafik yang menunjukkan progres proyek itu akan secara otomatis muncul dalam PPR report tersebut. Maka setelah itu PPR report telah selesai dibuat dan siap untuk dilaporkan dan
43
dipresentasikan. Untuk pembuatan presentasi, bagian Method and Tools juga gtelah menyiapkan template presentasi dalam format Ms. Power Point. Format presetasi ini disesuaikan dengan standar pembuatan presentasi yang ada di perusahaan Ericsson.
44
BAB V KESIMPULAN 1.
Project Office adalah suatu departemen dalam suatu instansi, bisnis, atau perusahaan yang mendefinisikan dan memelihara standar untuk manejemen proyek dalam organisasi.
2.
Project Performance Review adalah suatu laporan yang berisi tentang performa pengerjaan suatu proyek, yang dibuat secara berkala oleh CPM, yang dalam pembuatannya ditinjau baik dari sisi financial maupun fisik suatu proyek, dengan tujuan untuk dapat terus memantau progres pengerjaan proyek tersebut.
3.
Project Performance Review dibuat dengan data-data yang diambil dari SAP dan Site Handler. Berbagai progres financial diambil datanya dari SAP, sedankan progres fisik diambil datanya Site Handler
4.
Penggunaan web based application ini sangat membantu proses kerja di project office, sehingga lebih mudah dalam melakukan pendataan berbagai progres financial maupun fisik suatu proyek
45
REFERENSI
[1] Ericsson (2011). Company Fact. http://www.ericsson.com/thecompany/company_facts. 10 Agustus 2011 [2] Ericsson (2011). History. http://www.ericsson.com/thecompany/company_facts/history. 10 Agustus 2011 [3] Ericsson (2011). Businesses. http://www.ericsson.com/thecompany/company_facts/businesses [4] Ericsson (2011). Vision. http://www.ericsson.com/thecompany/company_facts/vision. 10 Agustus 2011 [5] Ericsson (2011). Organization. http://www.ericsson.com/thecompany/company_facts/organization. 10 Agustus 2011 [6] Ericsson (2011). This Is Ericsson. http://www.ericsson.com/res/thecompany/docs/this_is_ericsson_v5.pdf. 10 Agustus 2011 [7] Ericsson History (2011). Ownership Until The 1990S. http://www.ericssonhistory.com/templates/Ericsson/Article.aspx?id=2057 &ArticleID=1864&CatID=376&epslanguage=EN. 10 Agustus 2011 [8] Ericsson History (2011). Indonesia. http://ericssonhistory.com/templates/Ericsson/Article.aspx?id=2068&Artic leID=1342&CatID=365&epslanguage=EN. 10 Agustus 2011 [9] Internal Ericsson (2011). PMO Tools. http://internal.ericsson.com/page/hub_south_east_asia_oceania/unit/operat ions/organization/sub_units/pmo/cu_indonesia/Tools.jsp. 10 Agustus 2011 [10] Internal Ericsson (2011). Site Handler. http://prodcatit.internal.ericsson.com/default.asp?ArticleId=97C4F9217CC2-4AC5-ACC7-91A0FF7B6AA3&N=14210. 10 Agustus 2011
46
[11] SearchCIO (Januari 2008). http://searchcio.techtarget.com/definition/Project-Management-Office. 10 Agustus 2011 [12] Ericsson. http://anon.ericsson.se/eridoc/erl/objectId/09004cff844ff672?action=curre nt&format=msw8 . 10 Agustus 2011 [13] ucln-klik blogspot. Macro di dalam Excel. http://uc1nklik.blogspot.com/2011/05/macro-di-dalam-excel.html. 25 November 2011
47
LAMPIRAN
48
