PENGENDALIAN PERSEDIAAN MATERIAL CAT BERDASARKAN SISTEM KANBAN PADA PROSES PRODUKSI SHOCK ABSORBER DI PT. KAYABA INDONESIA EDDY S. HARISANTO DAN PURWADI WAHYU GUMILAR Program Studi Teknik Industri, Universitas Suryadarma ABSTRACT Inventory as an asset which includes the goods belonging to the enterprise with the intent to sell within a certain period of business, or stock of goods which are still in progress or production processes, accuracy of material readiness of the procurement or supply a great effect on the smooth production. In achieving optimal inventory system manufacturers using Just In Time. Implementation of Just In Time system PT. Kayaba Indonesia using kanban as a tool of information, kanban is a card (as a sign) that provide specific information on the production, warehousing, distribution, Production Planning Inventory Control (PPIC) and the purchasing process that follows the contours of the walk. Analysis based inventory control kanban system performed to determine the optimal amount of inventory, by counting the number of kanban in circulation. With these calculations, then the graph obtained the smooth arrival of materials and supplies optimal. Keywords: Just In Time (JIT), Kanban, Inventory. PENDAHULUAN Permasalahan pokok yang terjadi pada manajemen persediaan adalah persediaan yang terlalu banyak. Dengan demikian jumlah yang ditetapkan harus berada pada batas dimana kelancaran produksi tidak terganggu dan biayabiaya persediaan tidak terlalu besar (optimal). Untuk menentukan ketepatan jumlah persediaan tersebut perlu diadakan analisis tertentu yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi masing-masing jenis perusahaan serta karakteristik barang-barang persediaan itu sendiri. Industri manufaktur memiliki karakteristik barang persediaan yang beragam, baik ditinjau dari volume, berat, harga, resiko yang tinggi dan lainlain. Teori atau konsep yang paling umum dipakai untuk menganalisis atau menentukan batas jumlah pesanan yang optimal pada perusahaan adalah dengan menggunakan konsep Economic Order Quantity (EOQ), saat
ini telah ada sebuah konsep yang relatif baru, yang disebut dengan konsep Just In Time (JIT). Elemen dasar dari konsep Just In Time adalah kerjasama atas jaringan kerja dalam proses produksi sehingga bahan baku dan bagian-bagian lainnya dikirim ke lokasi dimana mereka dibutuhkan pada saat yang diperlukan. Sebagian besar perusahaan manufaktur Jepang, metode otorisasi dan gerakan bahan didalam sistem Just In Time menggunakan pendekatan dengan sistem kanban untuk mencapai Just In Time. Obyek Penelitian a. Penelitian dilakukan pada bagian Kayaba Production Sistem yang menangani masalah kanban, gudang persediaan material cat, bagian pembelian, serta jalur painting dalam proses produksi.
126
b. Penelitian dan pemecahan masalah dilakukan terhadap material cat yang dikirim dari supplier yang mensuplay material tersebut secara tetap dan sudah bisa diterapkan sistem kanban, yaitu material cat yang dipasok oleh PT. Bintang Dunia Indah. c. Unit produk yang diteliti adalah material cat untuk spare part kendaraan bermotor beroda dua, yaitu shock absorber (peredam kejut), dengan variant Front Fork (FF) dan Oil Cushion Unit (OCU). d. Dalam hal ini tidak akan dibahas mengenai hal-hal yang berkaitan dengan permasalahan biaya, karena riset ini lebih difokuskan kepada perbaikan sistem informasi persediaan, bukan anggaran biaya yang akan dikeluarkan perusahaan. METODE Just In Time (JIT) atau yang dalam bahasa Indonesia berarti tepat pada waktunya, adalah bahan mentah, bahan pelengkap dan tenaga kerja (buruh), masing-masing disuplai atau dibutuhkan hanya dalam jumlah dan waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proses produksi. Elemen dasar dari konsep ini adalah kerjasama atas jaringan kerja dalam proses produksi sehingga bagianbagian lainnya dikirim ke lokasi dimana mereka dibutuhkan pada saat waktu yang diperlukan. Just In Time berarti bahwa suatu rangkaian proses produksi, suku cadang yang diperlukan dan hanya dalam jumlah yang diperlukan. Perusahaan yang menerapkan konsep ini pada seluruh lini produksi dapat mendekati angka persediaan 0 (nol). Taiichi Onho (Just In Time Dalam Sistem Produksi Toyota, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta 1995). Konsep dasar sistem produksi tepat waktu (Just In Time) adalah memproduksi out-put yang diperlukan, pada waktu dibutuhkan oleh pelanggan,
dalam jumlah sesuai kebutuhan pelanggan, pada setiap tahap proses dalam sistem produksi, dengan cara yang paling optimal atau paling efisien. Vincent Gaspersz (Production Planning And Inventory Control berdasarkan pendekatan sistem terintegrasi MRP II dan JIT menuju manufakturing 21, Gramedia, Jakarta 1998) Sistem Kanban Sistem kanban adalah suatu kegiatan atau aktifitas yang secara harmonis mengendalikan persediaan. Informasi dilakukan dengan menggunakan sebuah kartu sehingga dinamakan kanban, untuk member isyarat adanya kebutuhan atas material. Dalam aktifitas distribusi, kanban menggunakan pull system atau sistem tarik, yaitu persediaan hanya diadakan apabila diperlukan. Semua proses hanya memproduksi untuk menggantikan apa yang telah diambil dari mereka (dengan kanban) oleh proses produksi berikutnya. Jika tidak ada part yang diambil oleh proses produksi berikutnya, maka tidak ada produksi oleh proses sebelumnya. Hal ini berarti proses akhir menentukan jumlah yang dibutuhkan oleh proses yang mendahuluinya, dan prosedur ini diulangi dalam urutan terbalik keseluruh proses sebelumnya. Dalam sistem ini, stasiun kerja disepanjang lini produksi hanya menghasilkan atau mengantarkan komponen yang dibutuhkan ketika mereka menerima sebuah kartu dan sebuah kotak kosong, menandakan bahwa ada part yang akan dibutuhkan dalam produksi. Apabila terdapat gangguan pada lini produksi, setiap stasiun kerja hanya akan memproduksi komponen-komponen yang cukup untuk mengisi kotak container lalu menghentikan produksi. Semua gerakan di dalam pabrik dapat digabungkan atau diatur secara sistematis dengan sistem kanban. Lembaran kertas yang disebut kanban ini dalam sekejap akan memberi 127
informasi : jumlah produksi, waktu, metode, urutan atau jumlah pemindahan, waktu pemindahan, tujuan, tempat penyimpanan, pemindahan, peti kemas dan seterusnya.
X Y Z
: Jumlah hari yang digunakan untuk sekali pengiriman – waktu pengiriman : Jumlah pengiriman perhari : Selang waktu pengiriman
Menentukan Jumlah Kanban Dalam perusahaan industri manufaktur, perencana material (material planner) merupakan personil yang bertanggung jawab mengeluarkan kartu-kartu kanban (kanban card). Perencana juga menentukan ukuranukuran lot (lot size) dari kanban yang akan menarik material. Pada waktu tertentu perencana material akan mengeluarkan kartu kanban tambahan guna meningkatkan tingkat produksi untuk part tertentu. Sebaliknya perencana material akan menarik keluar kartu kanban dari sirkulasi guna mengurangi jadwal produksi. Dalam aplikasinya kanban berfungsi sebagai : a. Alat informasi untuk proses produksi dan pengangkutan. b. Sebagai alat kontrol visual, guna mencegah kelebihan produksi dan mendeteksi kondisi lini. c. Mengetahui masalah sedini mungkin. d. Mencegah penumpukan barang. e. Mencegah kerusakan. f. Proposional dalam pengiriman. g. Tepat dalam melakukan pengiriman. h. Pengatur kelancaran dan keteraturan produksi. i. Sebagai alat untuk melakukan kaizen (perbaikan terus menerus). Jumlah kanban yang dikeluarkan untuk part tertentu dihitung dengan menggunakan formula sebagai berikut1 :
×
X
×
1+z Y
+
Dimana : A : Permintaan harian atau produksi perhari B : Kapasitas peti kemas atau kapasitas perpail C : Koefisien aman (buffer stock)
Tempat Penelitian Penelitian dilakukan pada PT. Kayaba Indonesia yang beralamat di Jl. Jawa Blok II/4, kawasan industri MM 2100 Cibitung, Bekasi. Identifikasi Masalah a) Tidak teraturnya pengiriman material cat dari supplier ke gudang persediaan. b) Tidak teraturnya permintaan material cat dari jalur painting ke gudang persediaan. Pengolahan Data Aktifitas pengolahan data, baik data primer maupun data sekunder adalah sebagai berikut : a. Penentuan waktu pengambilan kanban pada jalur painting. b. Penentuan cycle issue untuk supplier. c. Penentuan jumlah kanban yang beredar. HASIL DAN PEMBAHASAN Penentuan Pengambilan pada Jalur Painting
Kanban
Dengan mempertimbangkan faktor-fakor jam kerja dan waktu istirahat, maka penulis menentukan bahwa pengambilan kanban di jalur painting dapat dilakukan sebanyak 10 kali pada shift 1, 12 kali pada shift 2 dan 11 kali pada shift 3. Banyaknya pengambilan kanban tersebut adalah ketentuan dari perusahaan yang telah disesuaikan dengan waktu proses sebelumnya yaitu rata-rata antara 35 sampai dengan 40. Hal tersebut dilakukan agar tidak terjadinya
128
penumpukan part yang akan dicat pada lini proses sebelumnya. Penentuan supplier.
cycle
issue
untuk
Formulasi cycle issue tersebut adalah sebagai berikut : X ↓ 1 3
-
Y ↓ 1 1
-
Z ↓ 1 1
Dimana : X : Jumlah hari yang digunakan untuk sekali pengiriman. “1” berarti pengiriman setiap 1 hari sekali. “3” berarti pengiriman setiap 3 hari sekali. Y : Jumlah atau kapasitas pengiriman dalam jumlah hari pengiriman. Z : Interval atau selang waktu dalam pengiriman setelah waktu order atau permintaan dihitung dari frekuensi pengiriman. Berdasarkan kebijakan safety stock yang ditetapkan perusahaan selama 3 hari waktu produksi, maka cycle issue yang dikeluarkan untuk supplier adalah 3-1-1. Penentuan beredar.
jumlah
kanban
yang
Dengan menggunakan formula jumlah keseluruhan kanban, maka jumlah kanban yang beredar untuk material cat Diamond Silver adalah : Jumlah kanban yang beredar untuk warna KYB Diamond Silver Cycle issue: 3 – 1 – 1 Rata-rata produksi perhari: 2.982 unit Pemakaian material cat perunit a. 0,0234 Kg b. 0,0466 Kg Jumlah material cat perpail : 18 Kg/pail
Koefisien aman : 4 hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0234 Kg adalah sebanyak 65.200 dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 65.200 unit = 2963,63 ≈ 2964 unit 22 hari 2964 unit × 0,0234 Kg = 69,3576Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0466 kg adalah sebanyak 400 unit dalam satu bulan, maka ratarata pemakaian material cat dalam satu hari adalah: 400 unit = 18,18 unit ≈ 18 unit 22 hari 18 unit × 0,0466 kg = 0,8388 kg/hari Sehingga total pemakaian material cat perhari untuk warna KYB Diamond Silver adalah: 69,3576 kg + 0,8388 kg = 70,1964 kg/hari. Maka: 70,1964 Kg × 18 Kg/pail
3 ×
1+1 1
+4
= 3,8998 × 10 = 38,998 kanban ≈ 39 kanban. Jumlah kanban yang beredar untuk warna KYB Silver. 1) Cycle issue : 3 – 1 – 1 2) Rata-rata produksi perhari : 3.064 unit 3) Pemakaian material cat perunit a. 0,0053 Kg b. 0,0026 Kg c. 0,0052 Kg Jumlah material cat perpail : 5 Kg/pail Koefisien aman : 4 hari Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0053 Kg adalah sebanyak 64.600 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 129
64.600 unit = 2936,36 ≈ 2936 unit 22 hari 2936 unit × 0,0053 kg = 15,5608 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0026 Kg adalah sebanyak 2.200 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 2.200 unit = 100 unit 22 hari 100 unit × 0,0026 Kg = 0,26 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0052 Kg adalah sebanyak 600 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 600 unit = 27,27 unit ≈ 28 unit 22 hari 28 unit × 0,0052 Kg = 0,1456 Kg/hari. Sehingga total pemakaian material cat perhari untuk warna KYB silver adalah : 15,5608 Kg + 0,26 + 0,1456 = 15,9664 Kg/hari Maka : 15,9664 Kg × 5 Kg/can
3
1+1 × 1
+4
= 3,19328 × 10 = 31,9328 kanban ≈ 32 kanban. Jumlah kanban yang beredar untuk warna silver grey 1) Cycle issue : 3 – 1 – 1 2) Rata-rata produksi perhari : 1.882 unit 3) Pemakaian material cat perunit: 1. 0,0236 Kg 2. 0,0090 Kg 4) Jumlah material cat perpail : 18 Kg/pail 5) Koefisien aman : 4 hari Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,00236 Kg adalah sebanyak 39.200 unit dalam
satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 39.200 unit = 1781,81 ≈ 1782 unit 22 hari 1782 × 0,0236 Kg = 42,0552 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0090 Kg adalah sebanyak 2.200 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 2.200 unit = 100 unit 22 hari 100 unit × 0,0090 Kg = 0,9 Kg/hari. Sehingga total pemakaian material cat perhari untuk warna silver grey adalah : 42,0052 Kg + 0,9 Kg = 42,9052 Kg/hari Maka : 42,9052 Kg × 18 /
3
×
1+1 1
+4
= 2,383 × 10 = 23,83 lembar kanban ≈ 24 lembar kanban Jumlah kanban yang beredar untuk warna D.1 black gloss 1) Cycle issue : 3 – 1 – 1 2) Rata-rata produksi perhari: 2.614 unit. 3) Pemakaian material cat per unit a. 0,0089 Kg b. 0,0100 Kg c. 0,0129 Kg d. 0,0063 Kg e. 0,0055 Kg f. 0,0111 Kg g. 0,0080 Kg h. 0,0147 Kg i. 0,0133 Kg j. 0,022 Kg 4) Jumlah material cat per pail : 20 Kg/pail 5) Koefisien aman : 4 hari
130
Jumlah produksi dengan pemakaian cat 0,0089 Kg adalah sebanyak 13.200 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 13.200 unit = 600 unit 22 hari 600 unit × 0,0089 Kg = 5,34 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0100 Kg adalah sebanyak 6.000 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 6.000 unit = 272,72 ≈ 273 unit 22 hari 273 unit × 0,0100 Kg = 2,73 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0129 Kg adalah sebanyak 13.000 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 13.000 unit = 590,90 ≈ 591 unit 22 hari 591 unit × 0,0129 Kg = 7,62 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0063 Kg adalah sebanyak 1.200 dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 1.200 unit = 54,54 ≈ 54 unit 22 hari 54 unit × 0,0129 Kg = 0,34 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0055 Kg adalah sebanyak 400 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 400 unit = 18,18 ≈ 18 unit 22 hari 18 unit × 0,0055 Kg = 0,099 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0111 Kg adalah sebanyak 7.900 unit dalam
satu bulan, maka rat-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 7.900 unit = 359,09 ≈ 359 unit 22 hari 359 unit × 0,0111 Kg = 3,98 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0080 Kg adalah sebanyak 1.100 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 1.100 unit = 50 unit 22 hari 50 unit × 0,0080 Kg = 0,4 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0147 Kg adalah sebanyak 300 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 300 unit = 13,63 ≈ 14 unit 22 hari 14 unit × 0,0147 Kg = 0,20 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0133 Kg adalah sebanyak 8.800 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 8.800 unit = 400 unit 22 hari 400 unit × 0,0133 Kg = 5,32 Kg/hari. Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,022 Kg adalah sebanyak 5,600 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 5.600 unit = 254,54 ≈ 255 unit 22 hari 255 unit × 0,022 Kg = 5,61 Kg/hari. Dengan demikian total pemakaian material untuk warna D.1 black gloss adalah : 5,34 Kg + 2,73 Kg + 7,62 Kg + 0,34 Kg + 0,099 Kg + 3,98 Kg + 0,4 Kg + 0,20 Kg + 5,32 Kg + 5,61 Kg = 31, 639 Kg/hari. 131
Maka : 31,639 20 /
×
3
×
1+1 1
9914 unit × 0,0016 Kg = 15,8624 Kg/hari. +4
Maka :
= 1,5819 × 10 = 15,819 kanban ≈ 16 kanban.
15,8624 Kg × 16 Kg/pail
Jumlah kanban yang beredar untuk warna starglaze black gloss Cycle issue : 3 – 1 – 1 Rata-rata produksi perhari : 2.614 Kg Pemakaian material cat perunit : 0,0192 Kg Jumlah material cat perpail : 18 Kg/pail Koefisien aman : 4 hari
×
1+1 1
Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut: a.
+4
= 2,443 × 10 = 24,43 kanban ≈ 25 kanban. Jumlah kanban yang beredar untuk warna KYB clear Cycle issue : 3 – 1 – 1 Rata-rata produksi perhari : 9.914 unit Pemakaian material cat perunit : 0,0016 Kg Jumlah material cat perpail : 16 Kg Koefisien aman : 4 hari Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0016 Kg adalah sebanyak 218.100 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat salam satu hari adalah : 218.100 unit = 9913,63 ≈ 9914 unit 22 hari
+4
KESIMPULAN
Maka : 3
1+1 1
= 0,9914 × 10 = 9,914 kanban ≈ 10 kanban.
Jumlah produksi dengan pemakaian material cat 0,0192 Kg adalah sebanyak 50.400 unit dalam satu bulan, maka rata-rata pemakaian material cat dalam satu hari adalah : 50.400 unit = 2290,90 ≈ 2291 unit 22 hari 2291 unit × 0,0192 Kg = 43,9872 Kg/hari
43,9872 Kg × 18 Kg/pail
3 ×
b.
c.
Jadwal pengiriman material cat dari supplier yang tidak teratur, permintaan material cat dari jalur painting ke gudang persediaan material cat yang tidak teratur, dapat dikurangi dengan ditetapkannya cycle issue untuk supplier yaitu 3–1–1, yaitu pengiriman setiap 3 hari sekali untuk material cat berukuran 5 Kg, 16 Kg, 18 Kg dan 20 Kg pada setiap pengiriman. Dengan demikian jumlah pemakaian material cat per unit, rata-rata produksi per hari, kapasitas material cat per kaleng serta stock aman atau koefisien aman yang digunakan dapat berjalan dengan teratur. Total persediaan material cat sebanyak 2.906 pail dapat ditekan menjadi 1.860 pail, penghematan yang dilakukan sebanyak 1.046 pail. Jika diilustrasikan harga 1 pail = Rp. 500.000 maka penghematan biaya yang dilakukan sebesar Rp. 500.000 × 1.046 pail = Rp. 523.000.000 / bulan. Alat informasi untuk mengkontrol stock dan perintah permintaan material cat ke supplier, dengan kebutuhan gudang persediaan baik dari segi waktu maupun jumlah, dapat diantisipasi dengan menggunakan kartu kanban, sehubungan dengan 1 lembar
132
kanban mewakili 5 Kg, 16 Kg, 18 Kg dan 20 Kg material cat. Untuk dapat tercapainya implementasi dari just in time yang lebih baik, sebaiknya melakukan penelitian lanjutan dengan memperbesar atau memperkecil cycle issue untuk supplier, khususnya pada jumlah pengiriman material cat perhari ke gudang persediaan PT. Kayaba Indonesia Shock Absorber. Setelah ditemukan penyebab tidak teraturnya permintaan cat dari jalur painting, sebaiknya memperbesar pengambilan kanban dari jalur painting yang bertujuan mengurangi penumpukan material cat pada gudang persediaan. Perlu diadakan komitmen baru dengan supplier untuk menanggulangi permasalahan pengiriman material cat. Komitmen tersebut bermanfaat agar penyimpanan material cat tidak terlalu banyak pada gudang persediaan, sehingga jumlah material cat yang rusak dapat berkurang. Perlu diadakannya sosialisasi mengenai sistem kanban secara terus menerus kepada seluruh jajaran karyawan produksi. Hal tersebut penting, mengingat masih ada karyawan yang belum mengerti tentang sistem kanban. Dengan demikian implementasi sistem kanban di perusahaan dapat berjalan dengan sukses, efisiensi dan efektifitas perusahaan dapat lebih optimal.
DAFTAR PUSTAKA Ahyari, Agus, 2000,Manajemen Produksi, Perencanaan Sistem Produksi, Buku 1, Edisi 4, BPFE, Yogyakarta Assauri, Sofyan, 1993, Manajemen Produksi dan Operasi, Lembaga Penerbit FE UI, Jakarta Buffa, Elwooods, 2002, Manajemen Produksi / Operasi, Edisi ke enam, Erlangga, Jakarta Gaspersz, Vincent, 1998, Production Planning And Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta KPS team, 2008, Materi Trainning Kanban PT. Kayaba Indonesia, Jakarta Monden, Yasuhiro, 2000, Sistem Produksi Toyota, Buku Kedua, Penerbit PPM dan Yayasan Toyota Astra, Jakarta. Ohno, Taiichi, 1995, Just In Time Dalam Sistem Produksi Toyota, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta. TPS, 2002, Materi Trainning Kanban PT. Toyota Astra Motor, Jakarta. Tri
Cahyono, Bambang, 1996, Manajemen Produksi, Modul, IPWI, Jakarta.
133
