PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. SIEMENS INDONESIA (KOKSI)
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan oleh Irma Budi Parastuti 10.11.3796
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
SALES INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT AT PT. SIEMENS INDONESIA (KOKSI) PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA PT. SIEMENS INDONESIA (KOKSI) Irma Budi Parastuti Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information needs are currently increasing in line with technological developments, as w ell as the needs of retail information on Cooperative Unit Employees of PT. Siemens Indonesia or can be shortened to KOKSI. However, in practice the system information stores on the unit is still experiencing barriers KOKSI, especially in terms of managing stock items which are not in accordance with the number of reports of stock items. Therefore, the authors are interested in such issues as lifting the title of thesis: "Sales Information System Development at PT. Siemens Indonesia (KOKSI)”. In this thesis research, research methods used by the author is a descriptive method, as an attempt to get an overview and description of the State of the object of research based on the facts it seems. As for the method of data collection the authors using the method of the study field studies, librarianship, and the method of interview. Implementation and design of the program using the programming language PHP and the MySQL database version 5. Based on the research results can be know n that retail information system on KOKSI still experience problems, because all data processing activities the number of stock items are not always carried out reforms, which will then result in the occurrence of unsynchronized data on a report with data that is in the field. This leads to suboptimal delivery information for the data provided by the system is not the same as the data contained in the field. In the end the author wished with the built application that is designed for this can help facilitate cooperative in terms of Managers in carrying out his duties as KOKSI information provider to the shops. Keywords: sales information system, php, KOKSI, computerized
ii
1.
Pendahuluan Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin
maju, mendorong sebagian pihak untuk melakukan perubahan dalam penyampaian informasi secara cepat, akurat, dan mengandung kemudahan. Kecanggihan teknologi pada era global seperti sekarang ini khususnya teknologi komputer, telah menghasilkan informasi yang akurat, efektif, efisien dan juga mampu menghasilkan informasi yang nyata dibandingkan dengan informasi yang dihasilkan secara manual. Inilah masalah yang mendasari semakin meluasnya peranan komputer, khususnya pada dunia pertokoan. Memang tidak semua sistem terkomputerisasi mampu diterapkan seefektif mungkin, karena masih banyak kita temui beberapa instansi yang kurang memahami bagaimana penggunaan komputer, serta bagaimana komputer bisa memberikan manfaat untuk kepentingan instansi/organisasinya. Hal itu disebabkan karena keterbatasan kemampuan memaksimalkan fungsi dari komputer itu sendiri dan manajemen pengelolaan yang kurang baik, seperti yang penulis temukan pada pertokoan yang dikelola oleh Koperasi Karyawan PT. Siemens Indonesia, yang selanjutkan penulis sebut sebagai KOKSI. Pertokoan yang dikelola oleh KOKSI memberikan pelayanan kepada karyawan PT. Siemens Indonesia dan atau pengunjung selain karyawan PT. Siemens Indonesia, yang mana KOKSI menjual berbagai item. Dimana pertokoan ini tidak hanya memiliki hubungan langsung dengan konsumen tetapi juga memiliki hubungan dengan para pemasok barang-barang yang dijual di toko. Untuk itu pengelolahan data pada toko ini harus dilakukan dengan cepat dan akurat
guna menunjang efektifitas dan efisiensi
kinerja sistem. Pada pertokoan yang dikelola oleh KOKSI, dalam proses pengolahan data telah menggunakan aplikasi yang sudah ada sebelumnya, namun memiliki kendala dalam pengolahan data yang tidak displin dan kurangnya fitur yang diberikan oleh aplikasi tersebut, sehingga pengelola memiliki kesulitan dalam melakukan cek jumlah barang yang tersedia saat itu. Hal ini yang menyebabkan adanya ketidaksamaan antara data jumlah barang yang terdapat dilapangan dengan jumlah barang yang terdapat dalam aplikasi tersebut dan atau dalam laporan data-data jumlah barang tersebut. Dengan latar belakang masalah diatas maka penulis akan mengambil permasalahan bagaimana mengatasi ketidaksinkronan jumlah data barang pada toko yang dikelola oleh KOKSI dan memaksimalkan potensi peralatan yang sudah dimiliki, dengan cara melakukan manajemen ulang dan membangun sebuah sistem yang dapat melayani dan memenuhi kebutuhan informasi bagi pengelola toko. Dan juga untuk kelancaran sistem informasi penjualan pada toko ini agar lebih optimal, dilakukan dengan
1
cara mengembangkan sistem informasi penjualan yang telah ada dengan bahasa pemrograman PHP versi 5 dan MySQL. Berdasarkan uraian di atas, penulis bermaksud mengadakan penelitian mengenai sistem informasi penjualan yang berjalan di pertokoan yang dikelola oleh KOKSI dengan mengambil judul “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA KOPERASI KARYAWAN PT. SIEMENS INDONESIA”.
2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Informasi Penjualan Penjualan merupakan bagian terpenting dari pemasaran, karena seseorang
mengasumsikan bahwa penjualan secara tetap dibutuhkan, sedangkan pengertian penjualan adalah sebagai proses perorangan pembeli untuk membeli barang/jasa untuk menerapkan perdagangan yang terpenting bagi penjualan (Pederden, 1981). Konsep dasar penjualan masyarakat bahwa konsumen jika diabaikan biasanya tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup, karena itu organisasi harus melakukan usaha penjualan yang agresif. Aktifitas penjualan merupakan aktifitas yang sangat penting dalam suatu perusahaan secara keseluruhan. Karena seiring dengan meningkatkan volume penjualan akan meningkatkan pula pendapatan perusahaan. 2.2
DFD Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan
aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari masukan menjadi keluaran (Pressman, 2002). DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Kenyataannya, DFD dapat dipartisi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal. 2.3
MySQL MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan
banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses database-nya sehingga mudah untuk digunakan, kinerja query cepat, dan mencukupi untuk kebutuhan database perusahaan-perusahaan skala menengah-kecil. MySQL merupakan database yang pertama kali didukung oleh bahasa pemrograman script untuk internet (PHP dan Perl). MySQL dan PHP dianggap sebagai pasangan software pengembangan aplikasi web
2
yang ideal. MySQL lebih sering digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web, umumnya pengembangan aplikasinya menggunakan pemrograman script PHP. (Arief, 2011) 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Tinjauan Umum Koperasi Karyawan PT. Siemens Indonesia atau yang lebih dikenal dengan
nama KOKSI didirikan di Jakarta pada tanggal 13 Mei 1992 dan telah disahkan sebagai Badan Hukum dengan nomor 2904/ B.H / I. Pada awal pendirian, KOKSI belum dapat dikatakan sebagai koperasi, sebab hanya berupa kumpulan orang-orang dalam hal ini karyawan PTD PT. Siemens Indonesia yang atas dasar nilai kesetiakawanan berinisiatif saling membantu satu dengan lainnya dalam hal keuangan dengan membentuk suatu wadah perkumpulan yaitu arisan.karyawan PTD. Sejalan dengan perkembangan dan makin banyaknya kebutuhan untuk dapat dipenuhi maka timbullah ide untuk membentuk suatu wadah yang dapat membantu meningkatkan kesejahteraan ekonomi karyawan dan kemudian terbentuklah sebuah Koperasi yang beranggotakan karyawan PT. Siemens Indonesia. Pada awal berdirinya koperasi ini hanya beranggotakan karyawan PT. Siemens Indonesia saja dan hanya memiliki satu bidang usaha yaitu simpan pinjam yang memberikan pinjaman jangka pendek maupun pinjaman jangka panjang dengan bunga yang cukup ringan. Tetapi seiring perkembangan keanggotaan KOKSI sekarang ini meluas menjadi semua karyawan yang bekerja pada PT. Siemens Indonesia, yaitu PT. Hardy& KEE, PT. Trikarya Kencana Makmoer, PT NSN (Nokia Siemens Network / dalam proses). Selanjutnya bidang usaha yang ada dalam KOKSI pun ikut bertambah yaitu unit usaha toko yang menyediakan kebutuhan sekunder anggota serta unit usaha yang melayani kebutuhan kantin dan supply air minum untuk PT. Siemens Indonesia di Pulomas. 3.2
Analisis Sistem
3.2.1.
Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap
analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dipecahkan, masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sebuah sistem tidak dapat dicapai.
3
1. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan mengenai sistem informasi penjualan pada Koperasi Karyawan PT. Siemens Indonesia, penulis menemukan beberapa permasalahan, antara lain: 1)
Pengolahan data stok barang yang kurang efektif dan efisien dikarenakan kurangnya fitur dalam software yang digunakan saat ini, serta dalam menyajikan laporan yang kurang lengkap dan akurat sesuai dengan kebutuhan koperasi.
2)
Pada saat konsumen membeli barang, konsumen tidak menyebutkan barang yang dibelinya secara spesifik.
3)
Pembayaran dilakukan saat konsumen telah mengonsumsi barang yang dibelinya.
2. Penyebab timbulnya masalah tersebut adalah belum adanya fitur tambahan yang diberikan oleh software yang digunakan pada saat ini. Agar sistem informasi penjualan pada KOKSI dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan tanpa harus menimbulkan masalah, maka perlu adanya perbaikan dan pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sistem yang lebih baik dengan menggunakan media komputerisasi sehingga akan tercipta sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. 3.2.2.
Analisis PIECES
1) Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia dan sumber daya alat atau sarana dan prasarana yang ada dalam perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan respons time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu sistem tertentu. Respons time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respons untuk menangani pekerjaan tersebut. Dalam penelitian yang dilakukan pada Toko yang dikelola oleh KOKSI ini, kinerja sistem informasi yang sedang berjalan ditinjau dari dua hal, yaitu sebagai berikut : a. Throughput Dalam kasus ini pekerjaan yang dilakukan oleh admin toko KOKSI dalam menyusun laporan penjualan dilakukan dengan beberapa tahap serta menggunakan cara manual seperti pengecekan stok barang ketika barang datang dari supplier ditambahkan stok barang tersedia, kemudian dikurangi
4
dengan stok barang dalam transaksi penjualan, pembelian, dan po. Dimana pengecekan stok barang dilakukan dengan data manual yang ada seperti nota-nota penjualan, pembelian, dan po. Sehingga untuk penyusunan laporan barang mempunyai keterbatasan dari segi volume waktu. Kemudian dalam pengolahan dan pemrosesan data sering terjadi keterlambatan karena melalui beberapa tahapan secara manual. b. Respons Time Kegiatan untuk pengecekan data barang yang terjual dan tersedia, perhitungannya dilakukan sekitar 5 menit. Sedangkan untuk pengecekan data barang khususnya jumlah barang tersedia bisa dilakukan dalam waktu sekitar 5 menit dikarenakan diharuskan melakukan pengecekan terhadap beberapa transaksi. 2) Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komponen yang sangat penting, karena informasi digunakan untuk pengambilan keputusan pada manajemen. Pada KOKSI kekurangan dalam analisis ini dapat dilihat pada proses pengolahan data barang, dikarenakan pendataan data yang kurang tertata akurat, tepat waktu, dan relevan. Kelemahan informasi yang lama yaitu sistem perhitungan jumlah barang yang tesedia dimana perhitungannya masih secara manual menjadi salah satu faktor keterlambatan dalam hal pembuatan laporan. Penyajian informasi data barang terkadang menjadi kurang akurat dikarenakan karyawan harus melakukan pengecekan secara manual sehingga tidak menutup kemungkinan akan terjadi kesalahan dalam penghitungan jumlah barang yang tersedia. Sehingga data menjadi kurang akurat. Tidak hanya itu saja, informasi yang dihasilkan menjadi kurang relevan, karena masih terdapat data-data yang tidak sesuai dengan data aslinya. 3) Analisis Ekonomi (Economy) Yaitu penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Sistem akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan organisasi. Penghematan didapat dengan cara mengurangi perlengkapan dan perawatan. Sedangkan keuntungan didapat dengan meningkatkan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. Kelemahan dari sistem lama dimana sudah terdapat komputer yang seharusnya sudah digunakan sebaik dan seoptimal mungkin. Namun, dilapangan ternyata komputer ini tidak banyak membantu pekerjaan karyawan, sehingga biaya
5
pengadaan komputer dan listrik yang dikeluarkan setiap bulannya kurang dimanfaatkan secara optimal. 4) Analisis Keamanan Aplikasi (Control) Analisis ini dilakukan untuk meningkatkan keamanan data dari kerusakan, misalnya dengan back up data. Selain itu juga digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, hal ini dilakukan dengan cara memberikan password dan username. Kelemahan dari sistem lama dalam pendataan barang yang masih secara manual. Hal tersebut akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan control data, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh kesalahan manusia (human error). 5) Analisis Efisiensi (Efficiency) Merupakan analisis yang berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah dengan pemakaian sumber daya yang tersedia secara maksimal. Sumber daya itu sendiri meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data. Kelemahan sistem lama adalah penggunaan waktu dan personel kerja yang masih kurang efisien, terjadi pemborosan biaya, computer yang ada hanya digunakan untuk pengetikan dokumen, pembuatan laporan, dan menjalankan aplikasi yang belum berjalan secara maksimal. Sedangkan untuk proses stock taking masih menggunakan cara manual yaitu dengan cara menghitung jumlah barangnya langsung. 6) Analisis Pelayanan Pelanggan (Service) Hal yang utama dalam analisis pelayanan adalah sejauh mana kemudahan yang diberikan oleh sistem untuk menyelesaikan pekerjaan, kemudahan memperoleh data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Komponen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah personel yang mengoperasikan sistem tersebut, sedangkan komponen tidak langsung adalah pihak-pihak yang membutuhkan informasi seperti para pembeli yang merupakan karyawan PT. Siemens Indonesia itu sendiri. Kelemahan dari sistem lama adalah pelayanan yang diberikan kepada pelanggan kurang memuaskan dan dapat merugikan pihak pengelola,
dikarenakan
transaksi dilakukan pada saat konsumen telah mengambil barang yang dikonsumsinya, sehingga akan terjadi kemungkinan konsumen lupa dengan apa saja yang telah diambilnya.
6
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Program Setelah melakukan tahapan analisis dan perancangan, maka tahapan
selanjutnya adalah implementasi sistem. Implementasi adalah penerapan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan pada tahap-tahap sebelumnya. Implementasi ini meliputi implementasi perangkat keras dan perangkat lunak, implementasi basis data, implementasi pembuatan sistem, dan implementasi antar muka atau interface. Setelah semua implementasi dilakukan, tahap selanjutnya adalah evaluasi untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari perancangan yang telah diimplementasikan. Selain itu, evaluasi juga diperlukan untuk mengetahui sejauh mana sistem yang dibangun sesuai kebutuhan. Kekurangan sistem yang dihasilkan dari evaluasi dapat dijadikan acuan untuk pengembangan sistem selanjutnya. 4.2
Proses Uji Coba Program Tujuan utama dari testing sistem adalah untuk mencari kesalahan-keslahan yang
ada dan untuk memastikan bahwa sistem benar-benar siap untuk dijalankan. Pengujian ini digunakan untuk menguji setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fungsinya dengan baik. Dalam pengujian sistem ini terdapat dua macam testing yang dilakukan, yaitu dengan Black Box Testing dan White Box Testing. 1.
Pengetesaan White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk
meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Salah satu contoh white box testing adalah disaat admin langsung menekan tombol tambah pada form tambah karyawan maka akan muncul pesan “This field is required.”. untuk mengatasi hal tersebut maka perlu dibuat validasi beberapa kondisi didalam program yang menentukan layak atau tidaknya validasi data pada kolom tersebut.
7
Gambar 4.26 Pengujian White Box Testing
2.
Pengetesan Black Box Testing Black Box Testing terfokus pada apakah nit program memenuhi kebutuhan
(requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari black box testing yang telah dilakukan : Tabel 4. 1 Black Box Testing No
Nama Menu
Jenis Unit Yang di Tes
Hasil Tes
1
Halaman login
Proses login
Sukses
2
Halaman karyawan
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 3
Halaman pelanggan
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 4
Halaman barang
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 5
Halaman supplier
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 6
Halaman piutang
Proses tambah, edit, hapus,
8
Sukses
tampilan 7
Halaman retur
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 8
Halaman pembelian
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 9
Halaman penjualan
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan 10
Halaman po
Proses tambah, edit, hapus,
Sukses
tampilan
Berikut ini adalah salah satu contoh dari black box testing yang terdapat pada sistem ini:
Gambar 4.27 Pengujian dengan Black Box
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu
dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem ini maka manajemen toko koksi akan lebih baik dari sebelumnya. 2. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah administrasi data, khususnya untuk data barang. 3. Sistem ini akan memberikan informasi berupa laporan yang akurat dan relevan, terutama untuk data barang. 4. Dengan adanya sistem ini dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan karena efektivitas waktu dan pemberian nota pembelian sebagai bukti transaksi.
9
5. Sistem ini memberikan pengolahan data berupa, data barang, supplier, pelanggan, karyawan, po, penjualan, pembelian, piutang, dan retur. Serta memberikan laporan-laporan berupa laporan barang, supplier, pelanggan, karyawan, po, penjualan, pembelian, piutang, dan retur. 5.2
Saran Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk
proses pelaksanaan dan
pengembangan sistem informasi penjualan barang ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi penjualan ini perlu diberikan fitur terintegrasi barcode agar proses transaksi pembelian, penjualan, dan PO dapat berjalan lebih efektif dan efisien. 2. Sistem informasi penjualan ini dapat dikembangkan tidak hanya mengunakan php tetapi dikembangkan dengan bahasa pemrograman yang lain seperti java. 3. Penyusun menyadari dalam pembuatan sistem informasi ini, masih banyak kekurangan, dari segi penulisan, pembuatan sistem, dan desain yang dibuat, oleh karena itu diharapkan kritik dan saran.
10
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatah, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Arief, M. R. (2011). Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset. FitzGerald, J., FitzGerals, A. F., & Stallings, W. D. (1981). Fundamentals of System Analysis. New York: John Willey & Sons. Hakim, Lukmanul. (2011). Trik Dahsyat Menguasai Ajax dengan jQuery. Yogyakarta: Lokomedia Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, & Abdul. (2009). Mastering Ajax dan PHP. Yogyakarta: Andi Offset. O’Brien. James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Salemba Empat. Pressman, R. S. (2002). Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi (Buku I). Yogyakarta: Andi Offset. Saputra, A. (2012). Web Trik : PHP, HTML5 dan CSS3. Yogyakarta: Jasakom. Utami, Ema., & Sukrisno. (2005). Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Mc.Access, dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset. http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/4393/SI_01_Konsep_Dasar_S I.pdf . (2013, Oktober 11).
11
