PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BEBAN KERJA DOSEN (BKD) UNTUK PELAPORAN PELAKSANAAN TRIDHARMA PERGURUAN TINGGI I Gede Made Karma, Jeni Susanti Jurusan Akuntansi – Politeknik Negeri Bali Bukit Jimbaran, PO BOX 1064 Tuban, Badung, Bali Telp: 0361-701981, Fax.: 0361-701128 E-mail:
[email protected], Telp. 081338158240
[email protected], Telp. 081236497969 Abstrak: Tugas utama dosen adalah melaksanakan Tridharma Pergu ruan Tinggi dengan beban minimal 12 sks dan maksimal 16 sks setiap semester. Pelaksanaan ini dievaluasi dan dilaporkan secara periodik sebagai bentuk akuntabilitas kinerja dosen. Walau sudah menjadi kegiatan rutin, ternyata kewajiban ini menjadi kesibukan tersendiri bagi dosen. Sering kali sampai mengganggu pelaksanaan tugas mengajarnya. Sebagian dosen mengeluhkan kenapa bukan jurusan yang melaporkannya. Alasannya karena mayoritas kegiatan yang dilaporkan adalah kegiatan mengajar, menguji, membimbing, workshop atau pelatihan, yang tercatat di jurusan dan relatif sama untuk semua dosen. Sisanya kegiatan personal yang relatif sedikit. Pembangunan sistem informasi beban kerja dosen menjadi solusi dari permasalahan yang ada. Sistem dipergunakan untuk melakukan proses pencatatan, pengelolaan dan pelaporan kegiatan Tridharma, dioperasikan oleh staf jurusan dan dosen. Staf jurusan mencatatkan kegiatan yang diselenggarakan jurusan, sedangkan dosen kegiatan personalnya. Sistem dibangun dengan metodologi berorientasi objek, dengan UML sebagai alat bantu pemodelannya. Kata kunci: laporan kinerja, beban kerja dosen, kegiatan Tridharma, UML, sistem informasi Development of the Lecturer Workload Information Systems to Report the Implementati on of Tridharma of Higher Education Abstract: The main task of the lecturer is to carry out Tridharma with a minimum load of 12 credits and a maximum of 16 credits each semester. This implementation is evaluated and reported periodically as a form of accountability lecturer performance. Despite already become routine, it turns this into flurry for lecturers. Often to disrupt the implementation of teaching duties. Most lecturers complained why not majors reported. The reason is because the majority of the reported activities are teaching, testing, coaching, workshops or training, which was recorded by majors and relatively the same for all lecturers. The rest is relatively little personal activities. Development of information systems lecturer workload to be the solution of existing problems. The system is used to perform the process of recording, managing and reporting the Tridharma activities, operated by majors staff and lecturer. The majors staff will record the activities organized majors, while lecturers personal activities. The system is built with object-oriented methodology, with UML as the modeling tool. Keywords: performance report, lecturer workload, Tridharma activity, UML, information systems Pendahuluan Dalam setiap semester, seorang dosen diwajibkan melaksanakan kegiatan tridarma setara dengan 12 – 16 SKS (satuan kegiatan semester), yang terdiri atas komponen Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian Kepada Masyarakat dan Unsur Penunjang Tridharma. Masing-masing komponen ini memiliki berbagai macam kegiatan dengan penilaian SKS tersendiri, dengan penetapan dapat berdasarkan jumlah kelas, mahasiswa/orang yang terkait, kegiatan, atau lainnya yang sudah ditentukan dalam sebuah aturan
beban kerja dosen. Ketentuan pemenuhan jumlah SKS adalah sebagai berikut: 1.
Tugas melakukan pendidikan dan penelitian paling sedikit sepadan dengan 9 (sembilan) SKS yang dilaksanakan di perguruan tinggi yang bersangkutan;
2.
Tugas melakukan pengabdian kepada masyarakat yang diselenggarakan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau melalui lembaga lain sesuai dengan peraturan perundang- undangan;
3.
Tugas penunjang tridarma perguruan tinggi dapat diperhitungkan SKS-nya sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
4.
Tugas melakukan pengabdian kepada masyarakat dan tugas penunjang paling sedikit sepadan dengan 3 (tiga) SKS;
5.
Use case Login dapat dikatakan sebagai pintu masuk ke dalam sistem dan pemakai selanjutnya dapat melakukan 3 (tiga) kegiatan yaitu: 1.
Kegiatan mengganti password.
2.
Kegiatan pengelolaan master data dari sistem meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:
Tugas melaksanakan kewajiban khusus bagi profesor sekurang-kurangnya sepadan dengan 3 SKS setiap tahun [9].
Dosen yang mendapat penugasan sebagai pimpinan perguruan tinggi sampai dengan tingkat jurusan diwajibkan melaksanakan dharma pendidikan paling sedikit sepadan dengan 3 (tiga) SKS. Penyerahan surat pernyataan pelaksanaan Tridharma PT ini sudah menjadi kegiatan rutin sejak digulirkannya sertifikasi dosen sekitar tahun 2008. Beragam keluhan yang turangkap, mulai dari keengganan untuk membuat surat pernyataan yang sangat kental nuansa administrasinya, sampai kebingungan karena kekurangan bukti kegiatan. Pembangunan sistem ini bertujuan untuk menjadikan pembuatan surat pernyataan pelaksanaan Tridharma PT menjadi lebih mudah, karena dapat dibuat satu pintu dengan melibatkan para dosen dan staf jurusan. Para dosen cukup melaporkan dan menyetorkan bukti kegiatan yang diikuti secara pribadi, sedangkan untuk kegiatan yang bersifat rutin dan umum di lingkungan Jurusan atau Politeknik akan ditangani oleh staf jurusan.
3.
a.
Kelola Dosen, yang dipergunakan untuk melakukan pengelolaan data pribadi dosen.
b.
Kelola Tridharma, yang dipergunakan untuk mengelola data tridharma perguruan tinggi. Kegiatan ini hanya dapat dilakukan oleh pemakai admin atau staf.
Kegiatan pengelolaan data BKD terdiri dari 3 (tiga) kegiatan, yaitu: a.
Penginputan BKD, yang dipergunakan untuk menginputkan bukti kegiatan dosen.
b.
Pengelolaan List BKD, untuk mengelola daftar bukti kegiatan dosen yang sudah pernah diinputkan sebelumnya.
c.
Pencetakan BKD, untuk mencetak laporan bukti kegiatan yang dimiliki oleh dosen.
Metode Penelitian Pengembangan sistem ini menggunakan Unified Process dan menerapkan UML (Unified Modeling Language) sebagai alat bantu pemodelannya. Proses pengembangan dapat dibagi kedalam 4 (empat) tahapan, seperti yang digambarkan pada Gambar 1 [6].
Gambar 1. Proses Pengembangan Sistem
Hasil dan Pembahasan a. Analisis Sistem Sistem yang dibangun memiliki 4 (empat) buah fungsi utama, seperti ditujukan pada Gambar 2, masing-masing diwakili oleh sebuah use case, yaitu use case Login, Ganti Password, Pengelolaan Master, dan Pengelolaan BKD. Use case Pengelolaan Master akan dihubungkan dengan 2 (dua) sub use case Kelola Dosen dan Kelola Tridharma. Use case Pengelolaan BKD dihubungkan dengan 3 (tiga) sub use case, yaitu sub use case Penginputan BKD, Pengelolaan List BKD dan Pencetakan BKD.
Gambar 2 Use Case Diagram Sistem
Untuk memberikan gambaran yang lengkap atas aktifitas yang terjadi, pada Gambar 3-9 ditampilkan activity diagram dari masing-masing use case pada sistem ini.
Gambar 3 Activity Diagram Login
Gambar 6 Activity Diagram Pengelolaan Data Pribadi
Gambar 4 Activity Diagram Ganti Password Gambar 7 Activity Diagram Pengelolaan Data Dosen
Gambar 5 Activity Diagram Pengelolaan M aster
Gambar 8 Activity Diagram Pengelolaan Data Tridharma
Gambar 11 Sequence Diagram Login ke Sistem Gambar 9 Activity Diagram Pengelolaan BKD
b. Perancangan Sistem Class yang terdapat pada sistem ini dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam class, yaitu : 1.
2.
3.
Boundary class, yaitu class yang membatasi interaksi antara sistem dengan dunia lainnya, yaitu frmLogin, frmGantiPassword, frmMenuUtama, frmDosen, frmMasterDosen, frmTridharma, frmInputKegiatan, frmInputPeserta, frmList-Bukti, frmListPeserta, frmListDosen dan frm-Laporan. Control class, yaitu class yang mengendalikan pemanggilan class lainnya dan memiliki aturan-aturan dari bisnis, yaitu frmMenuUtama. Entity class, yaitu class yang menyimpan informasi yang nantinya mungkin akan disimpan di media penyimpanan, yaitu User, Dosen, Tridharma, BuktiKegiatan dan BuktiDosen.
Gambar 12 Sequence Diagram Ganti Password
Sequence diagram dipergunakan untuk menggambarkan urut-urutan proses dari sistem dan interaksi antar objek yang ada di dalamnya, disajikan pada Gambar 10 – Gambar 17 berikut ini.
Gambar 13 Sequence Diagram M aster Dosen Gambar 10 Sequence Diagram Pengelolaan Data Pribadi
Gambar 18 Class Diagram
Gambar 14 Sequence Diagram M aster Tridharma
Berangkat dari kebutuhan program dan entity class yang ada, maka tabel yang dimiliki oleh sistem berjumlah 4 (empat) buah, yaitu tabel dosen, tridharma, buktikegiatan dan buktidosen. Diagram relasional dari tabel-tabel ini disajikan dalam Gambar 19.
Gambar 15 Sequence Diagram Input Kegiatan
Gambar 19 Relasi Tabel Sistem
Kesimpulan
Gambar 16 Sequence Diagram Pengelolaan Kegiatan
Berdasarkan hasil analisis, pembahasan dan uji coba sistem yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan beberapa hal seperti berikut: 1.
Dengan dimungkinkannya staf jurusan terlibat dalam pengoperasian sistem sebagai admin, maka harapan dosen untuk menyerahkan pekerjaan yang sangat bersifat administrasi terkait pelaporan beban kerja dosen menjadi mungkin.
2.
Staf jurusan yang bertindak sebagai admin, menjadi wakil dari sekelompok dosen yang mengikuti satu kegiatan tridharma berkelompok untuk mencatatkannya bukti kegiatannya.
3.
Dosen hanya bertanggung jawab terhadap pencatatan bukti kegiatan yang dilakukan secara individu, dan memantau pencatatan kegiatan bersama yang diikutinya.
Gambar 17 Sequence Diagram Cetak Laporan BKD
Hasil dari identifikasi class dan gambaran dari sequence diagram, selanjutnya dapat digambarkan dalam sebuah class diagram. Diagram yang tersaji dalam Gambar 18 ini adalah diagram yang menunjukkan class -class yang dimiliki oleh sistem dan interaksi atau hubungan di antara mereka.
4.
Pembuatan laporan beban kerja dosen dapat dilakukan secara individu oleh masing-masing dosen, atau secara kolektif dilakukan oleh staf administrasi.
Untuk penyempurnaan dari sistem informasi beban kerja dosen ini, ada beberapa hal yang dapat disarankan, seperti berikut ini: 1.
2.
Sistem ini akan menjadi semakin sempurna apabila dapat dikaitkan dengan kegiatan rutin tahunan yang juga dilakukan dosen yaitu kegiatan penyusunan SKP (sasaran kerja pegawai), yang merupakan rencana kerja tahunan setiap pegawai dan merupakan kontrak kerja tahunan yang harus dilakukan. Bukti kegiatan tridharma yang dikelola dalam sistem informasi ini mestinya dapat dimanfaatkan oleh sistem penetapan angka kredit, terkait dengan usulan naik pangkat dosen. Semua bukti kegiatan yang dicatatkan dalam sistem ini dapat dipakai untuk urusan kenaikan pangkat, walau ada perbedaan dalam penentuan kum/nilai dari masing-masing kegiatan.
Ucapan Terima Kasih Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Bapak Made Mudhina, Direktur Politeknik Negeri Bali dan Ibu Lilik Sudiajeng, Ketua P3M Politeknik Negeri Bali, yang telah menyetujui dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan penelitian ini melalui pendanaan DIPA-PNB. Terima kasih juga penulis sampaikan kepada ibu Wayan Astiti, yang banyak membantu dalam penyiapan pertanggungjawaban keuangan penelitian ini, teman-teman peneliti di jurusan Akuntansi serta anggota keluarga penulis yang telah banyak memberikan dukungan dalam pelaksanaan penelitian ini. Daftar Pustaka [1] Booch, Grady. et. al., “The Unified Modeling Language User Guide”, Addison Wesley, USA, 1999. [2] Coad, Peter dan Edward Yourdon, “ObjectOriented Analysis”, 2nd Edition, Prentice-Hall, Inc, USA, 1991. [3] Coad, Peter dan Edward Yourdon, “ObjectOriented Design”, International Edition, PrenticeHall, Inc, USA, 1991. [4] Darie, Cristian dan Kali Watson, “Beginning ASP.NET 2.0 E-Commerce in C# 2005”, Apress, New York, 2006. [5] Karma, I Gede Made, “The Integrated Reservation Information Systems of Travel Agency Company”,
Proceeding Tourism in Indonesia, 24 – 27 Maret 2014, Bali, 17-26. [6] Larman, Craig, “Applying UML and Patterns: An Introduction to Object-Oriented Analysis and Design and Iterative Development”, 3rd Edition. Prantice Hall, USA, 2005. [7] Pressman, Roger S., “Software Engineering: A Practitioner’s Approach”, 5th Edition. USA : McGraw Hill, USA, 2001. [8] Tim Fakultas Ilmu Pendidikan – UPI, “Pedoman Penilaian Kinerja Dosen”, Bandung, 2009. [9] Tim Penyusun UIN Sunan Ampel, “Pedoman Penghitungan dan Beban Kerja Dosen”, Surabaya, 2014. [10] Yourdon, Edward, “Modern Structure Analysis”, Yourdon Press, USA, 1998.
