PENGEMASAN INFORMASI PELUANG BAGI PERPUSTAKAAN KHUSUS LIES INDRAWATI, S.SOS 1)
abstract Special libraries have collections, services and users with special characteristics. Special collection in accordance with the instansinya, the service used is generally a closed service system (close access System). But there are also some special libraries that use open service system (Open Access System) with certain considerations. And users (users) in a special library, generally are related institutions, students and researchers. Various innovations in library services are widely implemented. Librarians are required to be creative in providing various services. One effort to utilize information for the benefit of the user is through the packing of information. In the packing of information has the potential to bring benefits to the library. Various forms of packaging not only facilitate the user in obtaining information but also the added value of the library. So the information contained in it should be weighted, right on target and does not disappoint the library user. Keywords: information, library, service A. PENDAHULUAN Perpustakaan di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia merupakan jenis perpustakaan khusus dengan berbagai kharakteristik yang unik . Tugas, layanan dan misi perpustakaan khusus disesuaikan dengan unit kerja tempat perpustakaan tersebut. Demikian juga dengan koleksi, jenis layanan hingga pemakai yang memiliki kharakteristik khusus, koleksinya jauh lebih spesifik dan bermacam macam, misalnya : literatur kelabu, seperti dokumen perjalanan, kerja sama, laporan proposal, seminar, prosiding, lokakarya dan sejenisnya.
Layanan yang digunakan umumnya adalah sistem layanan tertutup. Namun ada juga beberapa perpustakaan yang menggunakan sistem layanan terbuka dengan berbagai pertimbangan tertentu. Peneliti sebagai pemakai dengan bidang kajian ilmu yang berbeda membutuhkan informasi sesuai dengan bidang yang diteliti. Hal tersebut mutlak karena tanpa bahan pustaka, seorang peneliti tidak mungkin menghasilkan suatu karya. Salah satu usaha mendayagunakan informasi bagi kepentingan pemakai adalah melalui pengemasan informasi. Perpustakaan sebagai sumber informasi dituntut untuk lebih cepat dalam penyediaan koleksinya. 1
Beraneka ragam informasi semakin bertambah. Informasi tersebut berbentuk jurnal, baik dari dalam maupun luar negeri, informasi-informasi dari internet, surat kabar dan buku baru terus bertambah.
B.
PERUMUSAN MASALAH Dengan banyaknya informasi menyebabkan pemakai kebingungan dalam memilih dan
mendapatkan informasi yang relevan, menyeluruh serta up to date. Maka rumusan masalah yang dapat diketengahkan dalam penulisan ini adalah : Bagaimana peran pustakawan dalam menghadapi banjirnya informasi yang sedang berkembang pesat dewasa ini?
C. TUJUAN PENULISAN Tujuan penulisan secara umum adalah : 1. Untuk memahami berbagai jenis perpustakaan yang ada di Indonesia terutama perpustakaan khusus serta koleksinya. 2. Untuk memotivasi para pustakawan agar lebih kreatif dalam menghadapi pesatnya informasi dewasa ini.
D. METODE PENELITIAN Dalam penulisan karya tulis ini, berdasarkan pengamatan dan
menggunakan studi
pustaka dari beberapa ahli serta data sekunder dari berbagai buku sebagai pendukung E. TINJAUAN PUSTAKA Pengemasan informasi adalah kegiatan yang dimulai dari menyeleksi berbagai informasi dari sumber yang berbeda, mendata informasi yang relevan, menganalisis dan menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pemakai. Informasi yang telah dikemas memberi kemudahan dalam penyebaran informasi dan temu kembali informasi. Beberapa literatur mengungkapkan bahwa pengemasan tidak hanya terbatas pasa informasi namun juga pada dokumentasi.
Tujuan pengemasan informasi adalah untuk memperoleh / mendapatkan informasi, menemukan kembali informasi, mengevaluasi serta memberikan penafsiran. Melalui pengemasan informasi pemakai akan menghemat waktu, tenaga serta biaya.
2
Dengan berkembangnya teknologi informasi bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi, pengemasan informasi jauh lebih bervariasi. Tidak hanya bentuk tercetak namun juga secara digital, Misalnya : Kliping elektronik buatan perpustakaan ITB yang mengemas informasi surat kabar dan majalah Cybermedia, Digital Library yang mempublikasikan local content. Kemudian muncul istilah” e-book” untuk buku elektronik; “ e-journal “untuk majalah elektronik dan” e-klip” untuk kliping elektronik. Berbagai kemasan informasi dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi bagi pemakai. Berdasarkan jenisnya, kemasan informasi dibedakan menjadi tiga jenis, Antara lain : 1.
Pangkalan data
2.
Berbagai publikasi, seperti : Brosur, Newsletter, Majalah Kesiagaan Informasi, Majalah Abstrak dan Indeks, Bibliografi, Karangan Baru, Presentasi Lisan yang disajikan dalam WEB, Tinjauan Perkembangan Baru, Tinjauan Literatur, Monografi, Prosiding Konferensi, Laporan Teknis, Laporan Manajemen, Buku Panduan, Direktori, Katalog dan Majalah Primer.
3.
Media pandang dengar. Pada prosesnya, pengemasan informasi mencakup kegiatan sebelum proses/ re-
processing dan kemasan / packaging. Sebelum membuat kemasan informasi , perlu diketahui langkah-langkah dalam proses pengemasan informasi, sebagai berikut : 1.
Menyeleksi dan menetapkan topik dari kemasan yang akan dibuat. Menurut Kothler, untuk menentukan topik, perlu dikumpulkan berbagai masukan dan ide-ide yang biasanya berasal dari konsumen atau pemakai. Kontribusi subyek atau topik yang disampaikan peneliti merupakan upaya agar pengemasan informasi tersebut tepat sasaran dan tepat guna.
2.
Menentukan strategi dalam mencari informasi. Kegiatan ini meliputi penentuan jenis informasi yang dibutuhkan dan sumber informasi yang dapat membantu menemukan informasi yang dibutuhkan. Informasi bisa didapat dari koleksi yang kita miliki, maupun pencarian literatur di luar.
3.
Menentukan lokasi informasi dan cara mengakses. Kegiatan ini meliputi; Penggunaan katalog perpustakaan, penggunaan indeks majalah dan pencarian informasi di internet atau CD-ROM.
4.
Mengemas informasi.
5.
Mengevaluasi produk yang dibuat dan mengevaluasi proses pembuatannya.
3
6.
Distribusi kemasan informasi. Untuk membuat suatu kemasan informasi yang baik, harus didukung oleh informasi penting yang cukup memadai. Seperti telah diuraikan diatas, bahwa informasi dapat dikemas dengan
beragam
bentuk, diantaranya adalah sebagai berikut : 1.
Bibliografi Subjek Bibliografi merupakan kelompok buku-buku referensi
yang memiliki sumber
informasi lebih spesifik. Secara definitif bibliografi adalah daftar buku-buku yang ada di suatu tempat . Bibliografi disusun berdasarkan urutan abjad nama pengarang, judul, subjek atau keterangan lain tentang buku. Bibliografi biasanya diterbitkan oleh perpustakaan atau badan-badan penerbitdengan tujuan untuk disebarkan kepada perpustakaan lain, juga sebagai bahan rujukan bagi pemakai secara tercetak atau terekam. Bibliografi yang diterbitkan oleh penerbit biasanya bertujuan komersial untuk mempromosikan buku-buku terbitannya, sehingga diharapkan para pembaca tertarik untuk membelinya. Buku atau bahan bacaan lain yang dimuat dalam bibliografi biasanya sudah terbit beberapa waktu sebelumnya, bahkan ada juga yang berbentuk persiapan untuk segera diterbitkan. Jenis biblografi ada 2 macam yaitu bibliografi umum dan bibliografi khusus. Bibliografi khusus disebut juga bibliografi subyek. Bibliografi khusus hanya mendaftar sejumlah buku dalam lingkup subyek secara terbatas. Penyebarannya biasanya khusus untuk para pustakawan atau peneliti bidang khusus. Tujuan dan manfaat bibliografi subyek khusus adalah sbb. : a. Membantu para peneliti / pemakai lainnya yang memerlukan informasi dalam bidang tertentu. Faktanya kepustakaan memegang peranan penting
dalam kegiatan
penelitian. Melalui bibligrafi subyek khusus , peneliti dapat menemukan kepustakaan yang dibutuhkan, mengetahui dimana koleksi tersebut berada dan bagaimana cara memperolehnya. b. Merupakan alat penting dalam melakukan pemilihan bahan pustaka. c. Membantu pemakai mengetahui eksistensi sebuah koleksi dalam bidang tertentu. d. Memudahkan pemakai dalam penelusuran informasi dalam bidang tertentu sesuai dengan kebutuhannya. Bibliografi subyek khusus berguna sebagai alat bantu seleksi pustaka. Bibliografi subyek khusus memegang peranan penting dalam seleksi pustaka, karena para selektor akan
4
memperoleh gambaran atau informasi yang lebih terperinci mengenaibuku / judul yang akan dipilih untuk dipesan. Informasi yang terdapat dalam bibliografi subyek khusus yaitu judul, pengarang, volume, edisi dan penerbit. Dengan adanya informasi seperti itu para selektor akan terbantu dalam melakukan pemilihan pustaka sehingga aktivitas seleksi pustaka dapat berjalan lancar dan baik. Sistematika penyajian bibliografi subyek khusus disusun menurut abjad dan biasanya dilengkapi dengan indeks subyek. Proses pembuatannya adalah sebagai berikut : a. Menentukan subyek khusus yang hendak dibuatkan bibliografinya. b. Mencari sumber literatur yang ada di perpustakaan, berupa buku, artikel jurnal, artikel suratkabar, laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi dan sebagainya. c. Mencari sumber literatur di luar koleksi perpustakaan. d. Membuat kata kunci, nama latin berikut subyeknya. e. Entri data. f. Proses data g. Proses pengeditan, layout dan sebagainya. h. Cetak bibliografi i. Distribusi. 2. Sari Karangan Sari karangan adalah ringkasan yang disajikan secara singkat dan jelas. Bagian yang memuat tujuan, cakupan / jangkauan dan temuan dari artikel asli . Dapat pula diartikan penyajian ringkas dalam bahasa si pengarang mengenai semua butir-butir yang pokok atau utama dari dokumen asli. Setiap hari diharapkan memuat keterangan tentang latar belakang, tujuan, sasaran, metode, kesimpulan dan saran yang terdapat pada dokumen aslinya. Namun tidak semua dokumen mengandung atau memuat unsur-unsur seperti di atas secara nyata. Akan tetapi, pembuat sari karangan diharapkan dapat mengungkapkan isi dokumen itu secara jelas. Ada beberapa jenis sari karangan, sebagai berikut : a. Sari Karangan indikatif Memuat pernyataan umum mengenai suatu artikel, biasanya lebih pendek dari sari karangan informatif dan tidak memuat data kualitatif dan kuantitatif. Sari karangan indikatif hanya sekedar suatu daftar subyek-subyek pokok dalam bentuk laporan singkat. Umumnya memuat antara 50-250 kata dilengkapi dengan situasinya. Sari karangan
5
indikatif menggiring pemakai untuk menentukan apakah artikel aslinya perlu dibaca atau tidak. b. Sari Karangan Informatif Memuat gagasan pokok, metode dan data tanpa menggunakan kata-kata yang berlebihan dan keterangan mendalam. Penulisan sari karangan ini lebih terperinci sehingga pembaca tidak perlu membaca lagi artikel aslinya. Sari karangan informatif memuat sekitar 100-500 kata yang dilengkapi dengan situasinya. Dalam pemberian jasa sari karangan, perlu mempertimbangkan jaringan kerja hubungan profesi. Dalam hal ini pustakawan dan peneliti saling bekerja sama dalam mengulas sari karangan. Permasalahan yang ada kemudian didiskusikan dan disempurnakan. Selain itu, pembuat sari karangan adalah pustakawan yang memiliki latar belakang bidang ilmu selain perpustakaan, seperti biologi, pertanian, peternakan dsb. Sesuai dengan bidang kajian unit informasi yang bersangkutan.
3. Jasa Penyebaran Informasi Ilmiah Mutakhir, Terseleksi dan Terbaru. Jasa penyebaran ini adalah menyediakan beragam informasi dan dokumentasi sesuai dengan kebutuhan pemakai. Layanan ini bersifat aktif atau upaya jemput bola dari pihak perpustakaan. Hal ini dapat berupa lembar informasi maupun paket informasi. Melalui layanan ini diharapkan peneliti dan pemakai lain, terutama mereka yang kurang memiliki kesempatan untuk memanfaatkan informasi di perpustakaan akan selalu memperoleh informasi mutakhir secara teratur dan terus memerus sesuai dengan bidangnya. Strategi dan langkah layanan ini sebagai berikut : a. Menganalisa kebutuhan informasi pemakai dengan cara mempelajari dan mengkaji data permintaan peneliti dan pemakai lain melalui kuesioner, surat-suarat, usulan dengan mencermati latar belakang subyek pemakai. b. Menyeleksi dan mengklasifikasi majalah, literatur dan sumber informasi ilmiah lain berdasarkan bidang-bidang ilmu / subyek yang dilayani. c. Menelusuri atau men-scan judul-judul informasi berikut abstraknya dari sumber informasi ilmiah. Untuk penyiapan paket abstrak dan daftar isi majalah dengan cara memilih, dilakukan pengelompokan dan sintesis judul informasi dan abstrak secara sistematis menurut bidang-bidang ilmu / subyek yang dilayani.
6
d. Mentransfer informasi dalam basis data, baik ke disket maupun CD-ROM untuk keperluan penyebaran. e. Menyampaikan informasi berupa paket maupun lembar informasi kepada pemakai secara langsung via pos, e-mail atau media lain. Informasi yang dikirim berupa data bibliografi berikut abstraknya. Sbstrak-abstrak yang sesuai yang dikirimkan itu dilampiri dengan kuesioner feed back. Kuesioner tersebut berisi pertanyaan untuk menentukan informasi yang diinginkan / naskah lengkapnya oleh pemakai layanan. Pemakai yang tidak dapat mempeoleh informasi secara langsung melalui sumber informasi, bisa dikirimkan kopi dokumen lengkap baik melalui fax, pos, disket, e-mail dsb. f. Mengadakan evaluasi selama kegiatan terus berlangsung. Hal tersebut mengantisipasi perubahan minat maupun bidang kaji pemakai.
4. Pangkalan Data dalam CD-Rom Beragam informasi dapat dikemas dalam bentuk CD, seperti daftar koleksi dan jurnal yang dimiliki perpustakaan, kliping, baublikasi staf, hingga bibliografi. Informasi dalam CD Rom dapat dikelompokkan sesuai materi. Misalnya, data base bibliografi dan kliping elektronik mengenai subyek khusus seperti zoology, tumbuhan obat, mikrobiologi, botani, perairan darat maupun bioteknologi. Karya
peneliti perseorangan yang dikompilasi dalam bentuk CD dan proses
pengemasannya adalah sebagai berikut : a. Informasi sebelum dikemas diproses dengan bantuan software helpmaker. b. Pengemasan informasi menggunakan media CD-Rom. c. Kemasan CD-Rom banyak keunggulan-keunggulan diantaranya, tahan terhadap cuaca dan tahan lama. Selain itu, dapat dibuat kopinya dan didistribusikan pada perpustakaan lain sebagai koleksi perpustakaan. d. Pengumpul data adalah pustakawan / pengelola perpustakaan.. e. Nyak dibuat oleh berbagai lembagapdate data secara berkala setiap bulan.
5. Multimedia Satu lagi inovasi dalam bidang perpustakaan adalah multimedia. Media pandang dengar ini umumnya dapat berupa company profile, program pendidikan pemakai, serta media jasa layanan pemakai. Sasaran pemakai pada bentuk pengemasan multimedia
7
umumnya adalah kelompok. Misalnya, apabila ada pameran perpustakaan, pengunjung disuguhkan beragam informasi mengenai jasa layanan perpustakaan beserta aksesnya. Demikian pula dalam perpustakaan perguruan tinggi yang menggunakan multimedia sebagai sarana program pendidikan pemakai.
6.
Brosur / leaflet
Leaflet atau brosur banyak dibuat oleh berbagai lembaga untuk memperkenalkan hasil produk atau jasa yang dapat diberikan kepada pemakai. Bagi perpustakaan, pembuatan leaflet atau brosur khususnya dapat dimanfaatkan untuk penyebaran informasi mengenai beberapa hal, seperti : pedoman perpustakaan, daftar bacaan tertentu, koleksi khusus produk setempat, bahan arsip, pengenalan terhadap minat / studi dan kegiatan atau peristiwa di lingkungan sekitar. Suatu unit perpustakaan atau pusat informasi harus selalu menerbitkan brosur atau leaflet berikut ini: a. Brosur Promosi Bertujuan mengumumkan keberadaan unit kerja tersebut, tujuan dan programprogramnya, layanannya dan informasi lain yang berkaitan. Brosur bisa juga membuat kuesioner ringkas mengenai perolehan advis, tanggapan dan minat masyarakat terhadap informasi. Umpan balik akan menandakan respons dari pemakai. Brosur ditulis secara ringkas dan jelas dengan penyajian yang menarik. b. Brosur Informatif Bermanfaat untuk memperkenalkan dan mempromosikan topik / subyek yang dicakup suatu unit informasi. Bahasa yang digunakan dalam brosur sebaiknya yang sederhana dan mudah dipahami masyarakat.
Leaflet diterbitkan untuk memberitahukan adanya terbitan baru. Harus dijelaskan secara ringkas mengenai isinya, ukuran, harga dan cara memperolehnya. Bila terbitan jumlahnya banyak, dapat diterbitkan brosur kmulatif yang memberikan rincian semua terbitan. Langkah-langkah pembuatan brosur atau leaflet yaitu : a. Memilih dan menetapkan subyek. b. Menentukan format yang akan digunakan. c. Membuat.
8
d. Mencetak e. Mendistribusikan atau menyebarluaskan.
7. Newsletter Newsletter merupakan terbitan yang penting, karena lebih fleksibel cakupan topiknya dan kandungannya. Terbitan ini dimaksudkan untuk memberikan berbagai jenis informasi yang tidak dimuat dalam terbitan lain dari pusat informasi. Newsletter biasanya berisi aktivitas pusat informasi itu sendiri, berita proyek yang sedang berjalan, laporan pertemuan yang baru selesai diselenggarakan, bisa ditambah publikasi baru peneliti, info buku dan jurnal baru.
F. PEMBAHASAN Perpustakaan sebagai sumber informasi dituntut untuk lebih cepat mengembangkan penyediaan koleksinya untuk para pemakai. Berbagai inovasi di layanan perpustakaan banyak dilakukan, maka pustakawan dituntut untuk lebih kreatif dalam memberikan layanan kepada para pemakai. Bukan hal yang mustahil jika perpustakaan mulai menyentuh aspek-aspek komersial layanan. Perubahan paradigma bahwa perpustakaan saat ini bukan hanya sebagai tempat penyimpanan koleksi yang pasif, namun juga bisa menjadi pusat informasi yang aktif dan dinamis serta mampu menghasilkan produk yang komersial. Perlu disadari bahwa perpustakaan merupakan unit kerja yang banyak membutuhkan biaya. Namun kucuran dana untuk perpustakaan nyaris tidak ada. Atas dasar hal tersebut, maka perpustakaan harus mengubah posisinya cost centre menjadi profit centre. David W. Levis dalam “Bringing the market to libraries” (1986:73) mengungkapkan bahwa, hal yang pertama perlu dipikirkan dalam menerapkan komersialisasi di perpustakaan adalah memilah perpustakaan mana yang akan dikomersialisasikan dan mana yang tidak. Menurutnya, layanan perpustakaan yang dapat dikomersilkan adalah inter library loan (pinjam antar perpustakaan), penelusuran terpasang (on-line), layanan referensi, bibliografi, salinan bahan ( foto kopi ), layan antar bahan koleksi dan jasa kesiagaan informasi. Lebih lanjut, Sudarmini dan Mansjur ( 2001 ) menyatakan bahwa 7 elemen atau unsur yang menunjang keberhasilan pemasaran di bidang komersial dapat pula dimanfaatkan untuk kegiatan perpustakaan atau pusat informasi. 7 unsur tersebut adalah : 1. Product (termasuk jasa penyediaaan informasi juga jasa informasi terbaru ).
9
2. Price (informasi penentuan harga). 3. Place ( informasi yang ditawarkan harus selalu tersedia di perpustakaan atau dimanapun dan selalu siap dibutuhkan ). 4. Promotion ( pameran koleksi baru, brosur perpustakaan, penyebaran bibliografi, abstrak, daftar judul artikel majalah dan informasi terseleksi ). 5. Process ( informasi perlu diolah agar pemakai memperolehnya dengan mudah bila dibutuhkan ). 6. People ( sumber daya manusia merupakan unsur kekuatan dalam pemasaran, baik ia pemberi informasi,, pemakai sesuai segmennya maupun orang lain yang terlibata di dalamnya ). 7. Physical evidence ( produk yang dipasarkan harus bersifat kasat mata, dalam hal ini dituliskan, dicetak, direkam dan diterbitkan sehingga manfaatnya dapat dirasakan ). Dalam menerapkan sistem perpustakaan
yang komersial, pihak
Pengelola
perpustakaan perlu memperhatikan aspek-aspek penting, Seperti : a. Jenis informasi yang sering dibutuhkan pemakai. b. Sistem keamanan informasi pribadi anggotanya. c. Kecanggihan sistem automasi perpustakaan. d. Studi kelayakan kepuasan pemakai
Pengemasan informasi berpotensi mendatangkan keuntungan bagi perpustakaan. Berbagai bentuk kemasan tidak saja memudahkan pemakai dalam memperoleh informasi tetapi juga menjadi nilai tambah bagi perpustakaan. Mengubah image bahwa perpustakaan hanya menyediakan informasi tanpa mampu mengemasnya menjadi lebih menarik. Mempercantik kemasan informasi yang akan disajikan akan menarik para pemakai dalam memanfaatkan informasi yang dibutuhkan.
G. PENUTUP
Perpustakaan berpotensi mengembangkan pengemasan informasi ini. Banyak manfaat yang dapat diambil dari kegiatan ini. Selain memiliki nilai komersial, pengemasan informasi merupakan jalan untuk berinteraksi dengan berbagai pihak. Masyarakat pemakai informasi pada umumnya dan peneliti pada khususnya.
10
Pengemasan informasi juga membuka peluang bekerja sama dengan perpustakaan lain, sehingga terjalin komunikasi dan kerjasama yang baik. Merintis kegiatan pinjam antar perpustakaan atau tukar menukar daftar koleksi dapat menjadikan perpustakaan solid dalam memenuhi kebutuhan pemakai dari berbagai lapisan masyarakat. Untuk mendukung semua itu, perlu juga kemampuan dan kreativitas pustakawan sebagai subyek pelaku pengemasan informasi. Oleh karena itu diperlukan peningkatan ilmu baik melalui pendidikan, pelatihan maupun seminar.
DAFTAR PUSTAKA
Djatin, Juni. [ s.l ].Pengemasan dan Pemasaran Informasi.www.consal.org.sg / forum tanggal akses 6 Mei 2006. Kusmayadi, Eka &Surya, Mansyur. [ s.l ].” Promosi Jasa Pustaka “. Lewis , David. 1984. “ Bringing the Market to Libraries J. Scad. Lib : 73-76 Muhajan, Zakiah. 2002.”Prospek Komersialisasi Jasa Perpustakaan”.Jurnal Perpustakaan Pertanian. Vol. 11 ( 1 ), hal 7-13. Poerwono, 2002. “Petunjuk Praktis Penulisan Publisitas “. Media Pustakawan, hal.28-33. Soetardi, Prisgunanto Ilham. 2001. “ Menciptakan Perpustakaan yang berorientasi bisnis”.www. Sinar Harapan. Com. Tanggal akses 8 Mei 2006. Suntoyo.1996.” Bibliografi Subyek Khusus”.Warta Perpustakaan Universitas Diponegoro. Edisi 42-43. Suryatni, Sri.1994. “ Pemilihan dan Pengadaan Pustaka ( dalam lokakarya pembinaan koleksi perpustakaan )”. Sawangan Bogor. Yusuf, Pawit M.1995. “ Pedoman Praktis Mencari Informasi “. Bandung : Remaja Rosdakarya.
11
