SPEKTRA : SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN UK PETRA (suatu landasan bagi pembangunan Perpustakaan Tanpa Dinding)
oleh: Arlinah I.R. staf ahli Perpustakaan UK Petra
[email protected] [email protected]
homepage : http:\\www.petra.ac.id http:\\www.mitra.net.id
Surabaya 25-26 Nopember 1997
Memasuki era informasi dan globalisasi, perpustakaan dihadapkan pada tuntutan kebutuhan akan informasi yang semakin meningkat. Kecepatan, ketepatan dan kemudahan dalam memperoleh layanan maupun informasi menjadi kunci utama bagi masyarakat pengguna. Permintaan akan informasi tak lagi dapat dibatasi hanya dengan mengandalkan pada koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan itu sendiri, layanan langsung di perpustakaan atau pada jam-jam tertentu saja. Dengan demikian ruang dan waktu juga menjadi isu yang seharusnya bukan lagi menjadi penghalang bagi seseorang dalam usahanya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Melihat pada kebutuhan tersebut, perubahan peranan, jenis, metode dan cakupan layanan dari perpustakaan sudah tak dapat ditunda lagi. Konsep “Perpustakaan Tanpa Dinding” menjadi suatu pemikiran yang serius yang melandasi pengembangan perpustakaan untuk mengimbangi gerak langkah perubahan pola pencarian informasi dari pengguna. Perkembangan teknologi informasi memberikan jawaban untuk dapat memenuhi tuntutan-tuntutan di atas. Dengan demikian penggunaan teknologi informasi di perpustakaan menjadi syarat mutlak bagi perpustakaan yang ingin membangun perpustakaan dengan konsep “Perpustakaan Tanpa Dinding” untuk dapat melayani kebutuhan pencari informasi secara maksimal. Sebagai lembaga yang telah melaksanakan otomasi perpustakaan, dalam makalah ini Perpustakaan UK Petra mencoba untuk berbagi pengalaman dalam pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan dengan mengemukakan sejarah, perangkat, kemampuan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam merancang sistem informasi perpustakaan yang diberi nama SPEKTRA.
SEJARAH Dengan tujuan utama untuk meningkatkan keterpakaian Perpustakaan UK Petra melalui jaminan kecepatan, ketepatan, kemudahan dan kesederhanaan prosedur layanan, suatu TIM OTOMASI, yang terdiri dari unsur Perpustakaan, Pusat Komputer dan Biro Administrasi Akademik & Kemahasiswaan, dibentuk pada pertengahan tahun 1989 oleh Perpustakaan UK Petra. Tim ini bertugas untuk menjajagi alternatif-alternatif dalam memilih suatu bentuk program otomasi perpustakaan UK Petra, membuat perencanaan sistem, menyusun anggaran, merekrut dan menyelenggarakan pelatihan tenaga programmer, melakukan pemilihan dan penggunaan perangkat keras serta perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan, melaksanakan proyek ini hingga selesai serta melakukan uji coba hingga program dapat dipakai secara maksimal oleh perpustakaan dan penggunanya. Kesepakatan dicapai untuk membangun sendiri suatu sistem otomasi perpustakaan secara terintegrasi, yang disebut SPEKTRA, singkatan dari "Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Kristen Petra". Proyek tahap I direncanakan untuk menyelesaikan pembuatan 5 modul terintegrasi, yang terdiri atas modul: PENGADAAN, PENGOLAHAN, KATALOG
TERPASANG, SIRKULASI DAN PENGELOLAAN MAJALAH. Sistem disusun oleh Kepala Perpustakaan dengan dibantu oleh Kepala Puskom UK Petra dan tim programer yang terdiri atas unsur staf perpustakaan maupun mahasiswa UK Petra dari Jurusan Teknik Sipil dan Elektro. Sebagai nara sumber lain dalam pembuatan dan penyempurnaan perangkat lunak yang dikembangkan, staf perpustakaan dari masing-masing bidang kegiatan, serta pengguna perpustakaan ikut pula berpartisipasi dalam memberikan umpan balik dan kritikan untuk perbaikan dan pengembangan. Pada bulan Mei 1991, pembuatan program dimulai dengan modul KATALOG PERPUSTAKAAN diikuti dengan modul SIRKULASI yang berhasil diselesaikan dan mulai dioperasikan bersama-sama pada bulan Oktober 1992. Bersamaan dengan waktu penulisan program, data bibliografis dari seluruh koleksi mulai juga dimasukkan kedalam pangkalan data, dengan harapan bahwa ketika perangkat lunak yang dibuat siap untuk dioperasikan, data sudah dapat pula dipakai. Data dimasukkan ke dalam pangkalan data secara terpisah dari sistem, tetapi dapat diakses oleh modul-modul yang sudah jadi melalui program perantara. Ketika modul PENGOLAHAN berhasil diselesaikan pada tahun 1994, data bibliografis dari koleksi perpustakaan telah pula siap “dituang” ke dalam modul ini, walaupun belum seluruh data koleksi dapat dimasukkan serta masih memerlukan perbaikan-perbaikan . Tahun 1995 , pembuatan program sempat terhenti sama sekali karena tenaga-tenaga programer perpustakaan terserap pada persiapan-persiapan dalam membangun jaringan kampus PetraNet yang juga terhubung ke jaringan Internet. Hingga saat ini, dari 5 modul proyek tahap I, hanya modul MAJALAH yang masih belum selesai dibuat. Modul PENGOLAHAN dan KATALOG TERPASANG telah mengalami revisi dan pengembangan pada tahun 1996. Modul PENGADAAN berhasil diselesaikan pada tahun 1997. Seiring dengan perkembangan modul-modul yang lain, diharapkan revisi dan pengembangan modul SIRKULASI dapat diselesaikan pada akhir tahun ini, bersamaan dengan modul MAJALAH. Dalam perjalanannya, SPEKTRA telah pula mengalami perkembangan yang cukup besar. Modul KATALOG TERPASANG yang pada awalnya hanya dapat diakses di perpustakaan, melalui modem dapat pula diakses dari semua unit di kampus maupun dari luar kampus. Dengan terbentuknya jaringan kampus PetraNet yang pada tahun 1995, SPEKTRA dapat pula diakses melalui Internet dengan aplikasi TELNET. Pada tahun 1996, KATALOG PERPUSTAKAAN dapat pula diakses melalui “front-end” Web Browser dan diletakkan di HOMEPAGE PETRANET (http://www.petra.ac.id), walaupun baru dapat ditelusur dengan pendekatan pengarang dan judul saja.
Untuk menjawab kebutuhan yang mendesak dari tuntutan pelanggan, kualitas layanan maupun kerapian administratif, diluar proyek SPEKTRA, perpustakaan juga telah menyelesaikan proyek otomasi lain. Modul-modul tersebut ditujukan untuk pengelolaan kegiatan REFERENSI, INDEKS ARTIKEL MAJALAH & SURAT KABAR, KEANGGOTAAN MAHASISWA NON UKP, INDEKS TUGAS AKHIR MAHASISWA UKP serta ALAT PENGHITUNG KUNJUNGAN yang terhubung ke SPEKTRA.. Untuk mengejar waktu, perangkat lunak yang dihasilkan dari 5 sistem diatas, tidak menggunakan sistem operasi UNIX maupun sistem manajemen database ORACLE seperti yang digunakan SPEKTRA . Kelima perangkat lunak di atas menggunakan sistem operasi DOS. Sedangkan sistem database yang dipakai oleh 4 perangkat lunak terdahulu adalah Clipper/FoxPro, sedangkan yang terakhir menggunakan sistem database “text file” dengan bahasa pemograman turbo pascal. Dalam tahun 1997 ini, Modul REFERENSI dan KEANGGOTAN MAHASISWA NON UKP telah juga diintegrasikan dengan SPEKTRA, dengan memanfaatkan UNIX dan ORACLE. Sedangkan tiga modul yang lain, diharapkan dapat seluruhnya diintegrasikan pada SPEKTRA pada tahun 1998. Dengan demikian, diharapkan pada tahun 1998 semua modul SPEKTRA tahap I bersama kelima modul yang disusun belakangan dapat diselesaikan secara tuntas dan Perpustakaan UK Petra dapat memasuki tahap-tahap pengembangan sistem otomasi berikutnya.
PERANGKAT LUNAK DAN PERANGKAT KERAS SPEKTRA Dengan terutama memperhatikan masalah jaminan keamanan data, pengembangan di kemudian hari, komunikasi dengan pusat-pusat informasi lain, kecepatan proses, serta kualitas maupun kuantitas layanan, SPEKTRA dikembangkan dengan mempergunakan prangkat lunak, perangkat keras serta dirancang dengan kemampuan sbb:
Perangkat Lunak •
Sistem Operasi
Sistem Operasi yang dipakai untuk membuat SPEKTRA adalah SCO UNIX System V Release 4.0. Sistem ini dipilih dengan alasan: a) memungkinkan pengembangan pemakaian jaringan baik dalam perpustakaan, antar unit di UK Petra maupun instansi lain di luar UK Petra b) memiliki sistem keamanan yang baik (tidak mudah terserang virus, tidak mudah dimasuki oleh pemakai yang tidak berwenang) c) mempunyai portabilitas tinggi dalam pengembangan perangkat keras •
Sistem Manajemen Database
Sistem manajemen [database] (DBMS) yang dipakai adalah ORACLE RDBMS versi 7.0. DBMS ini dipilih dengan alasan: a) keamanan data lebih terjamin b) dapat berhubungan baik dengan DBMS lain maupun dengan bahasa pemrograman lain c) mempunyai portabilitas tinggi (portable dengan hampir semua sistem operasi dan perangkat keras) d) mampu menangani database dalam skala besar yang banyak dituntut oleh perpustakaan, baik dalam menangani jumlah koleksi yang masuk maupun menangani proses sirkulasi perpustakaan •
Bahasa Pemrograman
Bahasa yang dipakai dalam pembuatan program adalah bahasa C dengan pre-compiler PROC, dengan alasan: a) Bahasa C adalah bahasa yang digunakan untuk pembuatan ORACLE dan juga dipergunakan untuk pembuatan UNIX, sehingga mempunyai kompatibilitas yang tinggi dengan ORACLE maupun UNIX •
Format Data Bibliografis
Format yang dipakai dalam menyimpan data bibliografis adalah Indomarc. Format ini dipakai karena format ini adalah format standar dari data bibliografis yang dipakai oleh Indonesia untuk memungkinkan pertukaran data bibliografis antar perpustakaan dengan mudah
Perangkat Keras Dari awal pemanfaatannya, SPEKTRA mempergunakan server dengan prosesor 486DX-50 yang dioperasikan selama 24 jam perhari dengan kapasitas memori 32 Mbyte, serta dilengkapi dengan hard-disk SCSI sebesar 1 Gbyte dan tape back up. Saat ini server telah dikembangkan kearah penggunaan Pentium 200, dengan kapasitas memori sebesar 64 Mbyte, serta hard disk sebesar 2 Gbyte. Untuk menghubungkan terminal-terminal dalam perpustakaan maupun jaringan kampus PetraNet, server di atas dilengkapi dengan ethernet card dan kabel serial. Pada saat ini, server tersebut digunakan untuk melayani terminal dengan rincian: 1 unit untuk pengadaan, 1 unit untuk pengolahan, 4 unit untuk katalog, 2 unit untuk sirkulasi, serta 1 unit untuk pengembangan. Untuk pencetakan laporan dan surat, digunakan 2 buah printer. SISTEM JARINGAN
KEMAMPUAN SPEKTRA Dengan segala keterbatasan yang ada, modul-modul mempunyai kemampuan sbb:
SPEKTRA yang dibuat saat ini
Pengadaan: a) melaksanakan proses pengadaan dari usulan, pemesanan, pembayaran hingga koleksi pesanan tiba di perpustakaan b) membuat laporan periodik serta memberikan informasi tiap saat mengenai status penggunaan keuangan dari tiap unit yang telah diberi alokasi anggaran pengadaan koleksi. c) membuat surat-surat ke penerbit/agen/toko buku, baik secara tercetak maupun lewat e-mail d) memungkinkan pengguna melihat status usulan koleksi tiap saat diperlukan e) memberikan laporan koleksi yang telah diterima (laporan-laporan yang lain masih belum dapat diselesaikan) Pengolahan a) melengkapi data bibliografis dari koleksi sesuai dengan format Indomarc b) mencetak kartu katalog dan label koleksi c) mencetak laporan koleksi yang telah diolah termasuk buku, av, menurut klasifikasi, bahasa, jenis dan bentuk fisik d) mencetak surat pemberitahuan pada pengusul bahwa koleksi yang mereka usulkan telah tiba di perpustakaan dan siap dipinjam setelah dipamerkan. e) memberikan informasi jumlah koleksi secara tepat, dalam masing-masing jenis koleksi f) mendeteksi kesalalahan dalm memasukkan data Katalog a) menyediakan informasi keberadaan serta data bibliografis suatu bahan pustaka secara cepat, baik yang masih berada di rak maupun sedang dipinjam b) memberikan fasilitas bimbingan penggunaan SPEKTRA kepada pengguna lewat fasilitas “petunjuk” c) memberikan fasilitas SARAN DAN KRITIK, untuk dapat saling berkomunikasi, memberi masukan dan tanggapan serta laporan dalam bentuk cetak d) memberikan kesempatan bagi pengguna untuk dapat melakukan penelusuran dari pelbagai arah pendekatan e) memberikan kesempatan bagi pengguna untuk dapat menelusur informasi keberadaan koleksi tidak hanya di dalam perpustakaan, tetapi dari mana pun di dalam kampus maupun di luar kampus melalui jaringan kampus PetraNet serta fasilitas telnet dan WEB dari Internet.
f) menyimpan hasil penelusuran untuk dapat di cetak, jika diperlukan oleh pengguna
Sirkulasi a) melaksanakan proses transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan, serta pemesanan koleksi yang sedang dipinjam b) menghitung denda yang dikenakan bagi pengguna yang terlambat mengembalikan c) mengatur batasan-batasan dalam jumlah koleksi yang boleh dipinjam oleh tiap jenis pengguna d) membuat laporan kegiatan sirkulasi secara periodik termasuk tamu perpustakaan e) membuat surat tagihan bagi keterlambatan pengembalian, maupun pengumuman mengenai masih adanya tunggakan dalam pengembalian koleksi. Referensi a) melaksanakan transaksi pemesanan literatur melalui perpustakaan termasuk perhitungan biaya, pembayaran dan laporan keuangannya serta pencatatan peminjaman buku referensi. b) pembuatan surat pinjam antar perpustakaan dan surat ijin penggunaan perpustakaan lain c) pembuatan laporan pemanfaatan jasa perpustakaan, baik penelusuran, pertanyaan referensi, surat ijin penggunaan perpustakaan lain, penggunaan PetraNet, peminjaman buku referensi dsb. Indeks Majalah dan Surat Kabar a) melokalisir keberadaan klipping artikel-artikel majalah maupun surat kabar yang dibutuhkan pengguna melalui pendekatan pengarang, judul dan subyek. b) mencetak indeks dalam bentuk file dan cetak. Indeks Tugas Akhir a) melokalisir dan menampilkan laporan tugas akhir mahasiswa dengan pendekatan pengarang, judul, dan subyek Alat Penghitung Kunjungan a) menghitung jumlah kunjungan ke perpustakaan secara keseluruhan maupun tiap-tiap ruang layanan di perpustakaan b) mencetak laporan kunjungan per jam, hari, bulan, secara periodik. Keanggotaan Mahasiswa Non UK Petra a) membentuk pangkalan data pelanggan non UK Petra
b) membuat laporan keanggotaan non UK Petra dari segi status, keperluan dan instansi asal c) membuat laporan perhitungan keuangan pemasukan dari keanggotaan khusus
Melihat dari modul-modul yang telah selesai dikembangkan, secara umum SPEKTRA mempunyai beberapa kemampuan dalam peningkatan: - Kecepatan, Ketepatan dan Keakuratan Dengan dimanfaatkannya SPEKTRA, kecepatan dalam proses kegiatan perpustakaan, maupun layanan dapat ditingkatkan sehingga dapat mengurangi laju pertambahan staf serta peningkatan kepuasan pelanggan. Ketepatan dan keakuratan data dapat diberikan melalui data yang diminta setiap saat baik berupa laporan kegiatan, keuangan, jumlah koleksi, status anggaran, usulan pengadaan koleksi, peminjaman dll. - Kesederhanaan Prosedur Kesederhanaan prosedur dapat terlihat melalui berkurangnya prosedur dalam melakukan prosedur peminjaman dan pengembalian dengan hanya mencantumkan nomor induk atau penggunaan barcode, serta penulisan kata kunci yang tidak perlu lengkap dalam melakukan penelusuran melalui katalog perpustakaan - Keterpaduan (pengurangan duplikasi pekerjaan) Dengan perancangan sistem secara terintegrasi, SPEKTRA mampu mengurangi prosedur kerja serta terjadinya duplikasi dalam memasukkan data. Data koleksi maupun peminjaman cukup sekali dimasukkan dalam pangkalan data, tetapi dapat dimanfaatkan bersama untuk kegiatan-kegiatan lain. Demikian juga halnya dengan keterpaduan yang terjadi antara data-data mahasiswa dan staf universitas yang telah dikerjakan oleh unit lain di UK petra, dapat juga dimanfaatkan oleh perpustakaan tanpa harus memasukkan data sendiri. - Jenis Informasi dan Layanan yang Disuguhkan Dengan keunggulan komputer untuk dapat secara cepat melakukan pekerjaan yang rutin dalam jumlah besar, perpustakaan dapat menyuguhkan informasi dengan lebih bervariasi dan dari pelbagai pendekatan. - Evaluasi Kegiatan Proses otomasi perpustakaan memudahkan evaluasi baik terhadap pemanfaatan perpustakaan maupun ketepatan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan perpustakaan - Komunikasi dengan Pemakai
Keterbatasan waktu sering menghambat penyampaian informasi dari pemberi dan penerima informasi. Melalui SPEKTRA, ditunjang pula dengan jaringan PetraNet, komunikasi antara perpustakaan dengan pengguna lebih mudah terjalin baik melalui fasilitas ‘SARAN DAN KRITIK” maupun petunjuk penggunaan dalam KATALOG TERPASANG. Melalui fasilitas ini ketidakmengertian lebih dapat dijembatani secara individu, tanpa dibatasi dalam waktu yang bersamaan. Komunikasi antara perpustakaan dan pengguna berkaitan dengan usulan pengadaan koleksi dan pemberitahuan mengenai ketersediannya dapat dengan segera terealisasi.
Kendala-Kendala yang Dihadapi Dari pengalaman yang diperoleh dalam proyek otomasi perpustakaan, banyak kendala yang harus dihadapi baik dari segi perencanaan sistem, pembuatan program, pengenalan perangkat lunak maupun pemilihan perangkat keras yang sesuai dengan kebutuhan, serta pemanfaatannya. Beberapa kendala yang ditemukan adalah sbb: -Sumber Daya Manusia Kurang tersedianya tenaga programer yang menguasai sistem operasi UNIX serta sistem manajemen database ORACLE di Indonesia, merupakan masalah terbesar dalam menyelesaikan proyek otomasi perpustakaan. Programer yang melaksanakan proyek ini kebanyakan terpaksa diambil dari tenaga mahasiswa dari jurusan-jurusan yang ada di UK Petra yang memiliki waktu terbatas, karena harus masih membagi waktu dengan jadual perkuliahan. Perpustakaan terpaksa harus mencari mahasiswa lain, jika programer ini telah menyelesaikan studinya. Jika mereka memutuskan untuk tetap bekerja di UK Petra, perpustakaan tetap harus membagi waktu mereka dengan pekerjaan di unit lain, sebagai staf pengajar ataupun [staf] Pusat Komputer dll. Dengan keterbatasan ini, perpustakaan selalu dihadapkan pada masalah penyediaan waktu bagi orang baru untuk mempelajari perangkat lunak, yang juga harus dipelajari sendiri dari buku-buku yang ada, karena minimnya pendidikan formal yang tersedia dalam hal perangkat lunak ini. Pendokumentasian Tingkat pergantian programer yang cukup sering serta belum adanya tenaga programer yang bekerja secara penuh di perpustakaan, menyebabkan kurang terbinanya pendokumentasian mengenai masalah yang timbul termasuk cara pemecahannya, serta “source” yang telah dibuat untuk tiap-tiap modul. Dokumentasi yang kurang rapi ini menyebabkan programer yang menggantikan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk dapat memperbaiki sistem jika timbul masalah baik yang belum maupun sudah pernah terjadi.
- Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan oleh SPEKTRA, tidak banyak digunakan di Indonesia termasuk di unit-unit lain di UK Petra. Perbedaan penggunaan perangkat lunak dalam membangun sistem di masing-masing unit di UK Petra, menghambat terbentuknya sistem pemanfaatan dan pendistribusian data secara terintegrasi.
- Perangkat Keras Terbatasnya dana untuk perpustakaan, mengharuskan perpustakaan untuk dapat menyediakan perangkat keras secara bertahap. Kekurangan ini sering menghambat pengembangan maupun keterpakaian SPEKTRA diantara pengguna maupun staf perpustakaan untuk menangani proses kegiatan perpustakaan. Kurang populernya perangkat lunak menimbulkan beberapa komponen perangkat keras yang dipakai tidak dapat ditemukan di Indonesia, sehingga harus menunggu waktu cukup lama untuk memperoleh kembali perangkat keras yang diperbaiki.
Rencana Pengembangan SPEKTRA di Masa-Masa Mendatang Mengacu pada rencana pengembangan perpustakaan dengan konsep “Perpustakaan Tanpa Dinding”, kebutuhan untuk membangun jaringan kerja sama dengan perpustakaanperpustakaan lain, perkembangan tekonologi informasi, pengalaman dalam membuat serta mengaplikasikan modul-modul yang telah dibuat serta kendala-kendala yang dihadapi, Perpustakaan UK Petra mulai merencanakan untuk merancang pengembangan SPEKTRA dengan beberapa pendekatan. Untuk layanan dalam kampus, perpustakaan akan tetap mempergunakan sistem yang telah berjalan, tentunya dengan revisi-revisi pengembangan serta pembuatan modul-modul baru sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan untuk mengembangkan layanan yang lebih luas dalam hal penelusuran informasi baik dari koleksi milik sendiri maupun sumber informasi lain , dalam pelbagai format serta bentuk data bibliografis - data statistik, abstrak maupun “full-text”- perpustakaan akan mengembangkan perangkat lunak melalui web. Perangkat ini sekaligus dapat meluaskan cakupan layanan tidak saja melayani warga kampus tetapi juga masyarakat luar. Dengan pemikiran untuk dapat mengembangkan suatu bentuk jaringan kerjasama antar perpustakaan di Indonesia, perpustakaan UK Petra juga merencanakan untuk membuat suatu sistem informasi perpustakaan yang lebih mudah dalam penggunaan dan pemeliharaan. Untuk kemudahan dalam berjaringan tentunya sistem informasi ini, teutama modul untuk penelusuran
informasi juga akan dibuat dengan versi web, terintegrasi dalam modul SPEKTRA yang lebih besar, sehingga memudahkan pengguna untuk masuk melalui satu pintu dalam mencari informasi.
DAFTAR KEPUSTAKAAN
Hamid, Oli Mohamed, "Library Automation: A Case Study of the Universiti Utara Malaysia ". in_Eight_Congress__of__Southeast Asian_Librarians. Jakarta, 11-14 Juni, 1990. Rahardjo, Arlinah Imam, “Spektra: Suatu Usaha Peningkatan Fungsi dan Peranan Perpustakaan Universitas Kristen Petra dalam Melayani Pemakai”, dalam Penataran Menuju Era Pengolahan Terotomasi, UK Petra, 16-17 Pebruari 1993 Reynolds, Dennis, Library___Automation:____Issues____and R.R. Bowker, 1985.
Applications. New York:
Santoso, Petrus, Laporan Kerja Praktek Elektris I: Perpustakaan Universitas Kristen Petra, Surabaya. Surabaya: Fakultas Teknik Universitas Kristen Petra, 1994 Sudarsono, B, "Progress of Library Computerization in Indonesia: major obstacles and some thoughts for solution "in_Eight Congress_of_Southeast_Asian_Librarians. Jakarta, 11-14 Juni, 1990
