. PENGELOLAAN ADMINISTRASI DOKUMEN PERKANTORANDENGAN ARSIP ELEKTRONIK PADA PT. INFOMEDIA NUSANTARA JAKARTA
Yesni Malau Manajemen Administrasi Akademi Sekretari dan Manajemen Administrasi Bina Sarana Informatika (ASM BSI) http://www.bsi.ac.id
[email protected]
ABSTRACT Documents administrative management at PT. Infomedia Nusantara is not optimal, where the level of increasing mails volume continuously lead to the equipment and the available storage can no longer accommodate the document. This matter led to the office space look narrower due to the lifting up of the documents.Effects of the accumulation of this document are causing problems. Including the search process documents take a long time because there are so many bundles of documents are untidy.This problem also makes document’s officer hardly to find it. Sometime slipped documents are considered lost. Moreover, the documents are important.Electronic archive applications is a file storage application in electronic form (soft copy), this application is made and can be expected to become solutions. The application is created by web-based, so as to accessible by officers who have been granted access rights in accordance with their duty. Within web-based electronic filing system is expected to make PT.Infomedia Nusantara administrativelyin order, because it will save document storage, enabling archiving, retrieval and distribution of documents, avoiding the uncontrolled destruction of documents and document access rights of the people are not responsible, because with the use of user code and password for each user the appropriate access rights each of the track record of each document can be monitored. In addition to the management and communication processes within the organization will be more effective and efficient. Keyword: Managements, Documents, Administrative 1.
PENDAHULUAN Setiap proses kegiatan dalam organisasi wajib didokumentasikan mulai dari proses perencanaan kegiatan sampai dengan akhir dari kegiatan yaitu pembuatan laporan,pengelolaan administrasi yang baik akan memudahkan proses pencarian saat dokumen dibutuhkan dan proses penyimpanan dokumen yang baik juga akan menjaga kualitas dokumen agar tetap rapih dan terjaga keamanannya. Proses pengelolaan dokumen atau yang sering disebut dengan proses pengarsipan dibagi menjadi beberapa bagian yaitu : 1. Pengarsipan surat masuk Merupakan kegiatan pengarsipan surat yang dilakukan mulai dari pencatatan surat yang diterima,kemudian surat diserahkan kepada staff atau personal yang berwenang sampai dengan surat simpan ke dalam lemari arsip, 2. Pengarsipan surat keluar Merupakan kegiatan pengarsipan surat yang dilakukan dimana surat yang telah ditandatangani dan siap untuk dikirimkan diberikan kepada staff yang bertugas untuk diarsipkan. 3. Pengklasifikasian Merupakan kegiatan pengelompokan surat dimana setiap surat yang masuk dan keluar
4.
5.
6.
disusun dan disimpan sesuai dengan kelompoknya masing-masing, penyimpanan dilakukan berdasarkan klasifikasi surat didalam bundle dan setiap bundle akan diberikan label sebagai indentitas dari arsip untuk memudahkan proses pencarian arsip surat. Pencarian arsip surat Proses pencarian akan dilakukan jika surat tersebut dibutuhkan dalam hal ini prosedur dalampenyimpanansurat merupakan hal yang penting agar bila sewaktuwaktu surat tersebut dibutuhkan proses pencarian surat bisa cepat dilakukan. Pemusnahan Arsip Merupakan suatu kegiatan penghancuran dokumen secara fisik untuk menghindari terjadinya penumpukan dokumen, dalam hal ini pemusnahan dilakukan harus mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Pembuatan laporan Setiap akhir bulan akan dibuatkan laporan untuk surat masuk dan surat keluar sebagai akhir dari sebuah kegiatan pengelolaan dokumen.
Kegiatan bisnis pada PT. Infomedia Nusantarabegitu kompleks, sehingga dalam hal penerimaan dan pengiriman surat menyurat
91
PERSPEKTIF, VOL XIV NO. 1 MARET 2016
menjadihal yang sangat penting dalam proses bisnisnya. Kegiatan surat menyurat terjadi pada setiap hari kerja, bertambahnya volume surat secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan penyimpanan yang tersedia tidak dapat menampunglagi karena sarana ruangan kantor yang semakin terlihat sempit akibat menumpuknya dokumen sehinggamembutuhkan media penyimpanan yang luas berupa lemari arsip danproses pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena terdapat begitu banyak bundel dokumenbelum lagi resiko salah dalam menempatkan berkas ketika meyimpan, sehingga tidak sesuai dengan kelompoknya, hal ini akan semakin menyulitkan petugas dalam proses pencarian dokumen.Terkadang akibat terselipnya sebuah dokumen akan dianggap hilang padahal bisa jadi dokumen tersebut merupakan dokumen yang sangat penting. 2. A.
KAJIAN LITERATUR Pengertian Arsip Elektronik Pengelolaan administrasi dilakukan organisasi dengan sistem kearsipan electronik (electronic filing system) dengan tujuan agar pengelola dokumen lebih efektif dan efesien baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, perawatan dan pendistribusian. Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (Gie,2009: 118). Kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan arsip atau dokumen sering disebut dengan istilah kearsipan. Menurut Wursanto (2007: 19) Kearsipan atau filing adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Menurut Reitzfeld dalam Gie (2009: 117) ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu: a. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi) b. Values for legal use ( nilai-nilai kegunaan hukum) c. Values for fiscal use ( nilai-nilai untuk kegunaan keuangan) d. Values for policy use ( nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi) e. Values for operating use ( nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi) f. Values for historical use ( nilai-nilai untuk kegunaan sejarah ) g. Values for research use ( nilai-nilai untuk kegunaan penelitian) Arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang
dipindahkan secara electronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk (Haryadi, 2009:52). Manfaat penggunaan sistem pengelolaan Arsip secara elektronik Sukoco (2007:112) : 1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja. 2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. Dibandingkan dengan mengubah sistem indeks kertas yang mengakibatkan berlaku hal sebaliknya. 3. Pencarian secara full-text dengan mencari file berdasrakan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen. 4. Kecil kemungkinan file akan hilang hal ini disebabkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau menge-print-nya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja terpindahkan. Tentunya ada prosedur untuk memback-up file ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk 5. Menghemat tempatdengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ±700 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG). 6. Mengrekod secara sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalsir karena tersimpan secara digital. Juga resiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital. 7. Berbagi rekod secara mudahkarena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan melalui LAN bahkan Internet. 8. Meningkatkan keamananKarena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya 9. Mudah dalam melakukan recovery datadengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.
92
B.
Flowchart Flowchart menurut Roberts, dan Greene (2009:495) adalah suatu metode yang di gunakan untuk menyajikan dalam bentuk bagan alur atau sekuensi actual serangkayan peristiwa dalam proses atau layanan yang di berikan. Bentuk Flowchart dibagai menjadi : a. Program Flowchart Bagan alur yang menggambarkan urutan prosedur secara detail di dalam suatu sistem komputerisasi dan bersifat fisik. b. Sistem Flowchart Simbol-simbol yang menggambarkan proses secara rinci dan detail diantaranya instruksi yang lainnya didalam suatu program komputer yang bersifat logis.
2.
Operator merupakan staf yang bertugas untuk mendistribusikan surat ke unit atau orang yang berhak atas surat tersebut 3. Staf Penerima merupakan personal yang bertugas mengarsipkan surat 4. Penerimamerupakan bagian, unit atau penjabat, atau staff yang berwenang menerima atau mengeluarkan surat Sedangkan untuk aliran proses pengelolaan dokumen administrasi dapatdigambarkan sebagai berikut :
Surat Masuk
Pemusnahan Arsip
Surat Keluar
Bank Dokumen Surat Internal
3.
METODE PENELITIAN Metode penelitian merupakan cara yang digunakan penulis untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, dalam penelitian ini penulis menggunakan metode penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus dimana peneliti menganalisa semua kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan surat masuk, surat keluar dan pencarian arsip surat.Untuk teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara: a. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar untuk mendapatkan data yang dibutuhkan dalam penelitian ini. b. Wawancara Melakukan wawancara dengan petugas administrasi yang bertugas dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga dapat mengetahui secara langsung permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan surat menyurat. c. Studi Pustaka Membaca buku, literatur dan jurnal yang relevan dengan pengelolaan surat menyurat untuk dijadikan pendukung dan referensi dalam penelitian ini. 4. A.
PEMBAHASAN Aliran Proses Pengelolaan Dokumen Dalam proses pengelolaan dokumen administrasi seperti penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatandi buku agenda masuk, pendistribusian surat, penyimpanan surat (filing), penemuan kembali arsipmelibatkan : 1. Resepsionis merupakan personal yang bertugas untuk menerima surat yang masuk dari pihak luar atau dari kurir dan mencatat di buku agenda
Resepsionis
Staff
Operator
Penerima
Gambar 1. Aliran Proses Arsip elektronik yang akan dibangun bertujuan dapat menangani semua permasalahan dalam pengelolaan administrasi dokumen seperti : a. Memudahkan staf mengelola surat di seluruh Unit yang menjadikan sistem kearispan lebih rapi dan menjamin tertib administrasi b. Menyediakan aplikasi yang dapat memberikan kemudahan dan kecepatan setiap personil atau penerima surat dalam merespon surat yang dituju kepadanya c. Menyediakan sistem pengarsipan terpadusehingga memudahkan dalam monotoring dan penelusuran surat(tracking) d. Memudahkan dalam pembuatan laporan pengelolaan dokumen administrasi Berdasarkan kebutuhan maka pembangunan arsip elektronik dibuat berbasis web dengan menggunakan Sofware PHP dan pengolahan database terpusat serta penerapan keamanan hak akese dari setiap user. Berikut ini adalah rancangan arsitektur sistem yang akan dibangun.
93
PERSPEKTIF, VOL XIV NO. 1 MARET 2016
maka otomatis akan masuk ke halaman kerja sesuai dengan hak dari masing-masing user tersebut. Gambar 3 Dibawah ini merupakan diagram Alur Arsip elektronik untuk User:
B.
Diagram Alur Arsip Elektronik Alur Diagram pembangunan sistem informasi arsip elektronik dibuat berdasarkan kebutuhan sebagai alternatif dari pemasalahan yang ada, pengguna dari Aplikasi ini dibagi berdasarkan hak akses yaitu User dan Administrator.
2). Administrator Administrator merupakan orang pengguna Sistem yang memiliki hak akses tertinggidan bertugas melakukan pengelolaan dokumen dan data user. Gambar 4 Dibawah ini merupakan diagram Alur Arsip elektronik untuk Adminstrator.
1). User User adalah pengguna dari aplikasi yang bertugas melakukan semua aktivitas sesuai hak akses yang diberikan oleh Admin kepadanya. Saat User melakukan login menggunakan Id dan password Dokumen
Fax
Web Server
Database Server
Gambar 2. Arsitektur Sistem Start
Input User Name dan password
T
Valid Y Tampilan Menu : 1. Surat Masuk 2. Surat Keluar 3. Retensi 4. Laporan Surat Masuk 5. Laporan Surat Keluar
Pilih Surat Masuk
Y
Pilih Tipe Dokumen, Klasifikasi, Input Tanggal, Nomor, Dari, Tujuan, Prihal,Upload File Dokumen
T Simpan
Batal
Y
Simpan T
Y
Pilih Surat Keluar
Y
Pilih Tipe Dokumen, KlasifikasiInput Tanggal, Nomor, Dari, Tujuan, Prihal, Tembusan
T
Tambah
Search
T
Simpan
Pilih Pencarian berdasarkan Nomor, Tanggal atau Klasifikasi Surat
Tampil Data
Batal
Y Simpan
T Y Tambah
Pilih Retensi
Y
Pilih Nomor Surat, Input Tanggal, Retensi Aktif, Inaktif, Status
Search
Simpan
Y
Pilih Pencarian berdasarkan Nomor, Tanggal atau Klasifikasi Surat
Tampil Data
Simpan
T
Y
Tambah
T T Simpan
Laporan Surat Masuk
Y
Input berdasarkan periode atau tanggal surat
Pilih Cetak Ke Layar atau Printer
Input berdasarkan periode atau tanggal surat
Pilih Cetak Ke Layar atau Printer
Pilih Arsip
Delete
T
Laporan Surat Masuk
Y
T
End
Gambar 3. Diagram Alur Arsip elektronik User
94
Start
Input User Name dan password
T
Valid Y Tampilan Menu : 1. Data User 2. Surat Masuk 3. Surat Keluar 4. Retensi 5. Laporan Surat Masuk 6. Laporan Surat Keluar
Y
Y
Pilih Data User
Input data dan hak akses user
Tambah
Simpan
T Y
Edit T
Search Data User
Edit data User
Search Data User
Hapus
Simpan
T Hapus
Y T
Y
Pilih Surat Masuk
Kelola Surat Masuk
Y
Edit
Edit
T T
Hapus
Y
Pilih Surat Keluar
Kelola Surat Keluar
Y Edit
Edit T
T Hapus
Y
Y
Pilih Retensi
Kelola Retensi
Edit
Edit
T T Hapus
Pilih Laporan Surat Masuk
Y
Kelola Laporan Surat Masuk
Cetak Ke Layar atau Printer
T
Pilih Laporan Surat Keluar
Y
Kelola Laporan Surat Masuk
Cetak Ke Layar atau Printer
T
End
Gambar 4. Diagram Alur Arsip elektronik Administrator
95
PERSPEKTIF, VOL XIV NO. 1 MARET 2016
C.
Tampilan Program Berikut ini adalah gambar tampilan dari Aplikasi Arsip elektronik pada PT. Infomedia Nusantara Jakarta
1)
Tampilan Menu Login Setiap ingin masuk ke dalam Aplikasi, User wajib melakukan login terlebih dahulu dengan memasukkan User Name dan password, Berdasarkan User Name dan password tersebut maka User hanya akan boleh mengakses data sesuai dengan hak akses yang telah ditentutkan oleh Administrator, hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan data dan untuk mengetahui jejak histori dari setiap dokumen.
Gambar 6. Pengelolaan Surat Masuk
3)
Tampilan Pengelolaan Surat Keluar Pada Form Pengelolaan surat keluar ini, User yang diberi hak akses akan melakukan seluruh pengolahan dokumen yang berhubungan dengan Surat keluar, termasuk dalam pencarian dokumen surat keluar yang dibutuhkan.
Gambar 5. Tampilan Menu Login
2)
Tampilan Pengelolaan Surat Masuk Pada Form Pengelolaan surat masuk ini, User yang diberi hak akses akan melakukan seluruh pengolahan dokumen yang berhubungan dengan Surat masuk, termasuk dalam pencarian dokumen surat masuk yang dibutuhkan.
Gambar 7. Pengelolaan Surat Keluar 4)
Tampilan Pengelolaan Retensi Pada Form Pengelolaan surat keluar ini, User yang diberi hak akses akan melakukan seluruh pengolahan dokumen yang berhubungan dengan Retensi, sehingga memudahkan dalam monitoring masa aktif dari sebuah dokumen
96
Gambar 8. Pengelolaan Retensi
5)
Tampilan Pengelolaan Data User Pada Form ini, Administrator akan melakukan pengelolaan semua data User termasuk dalam hal pemberian hak akses user.
Gambar 9. Pengelolaan Data User 6)
Gambar 10. Laporan Surat Masuk 7)
Tampilan Laporan Surat Keluar Pada Form ini, User dapat melihat atau mencetak laporan surat keluar berdasarkan tanggal atau kriteria yang dibutuhkan
Gambar 11. Laporan Surat Masuk
Tampilan Laporan Surat Masuk Pada Form ini, Userdapat melihat atau mencetak laporan surat masuk berdasarkan tanggal atau kriteria yang dibutuhkan
97
PERSPEKTIF, VOL XII NO. 1 MARET 2014
5.
PENUTUP Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a). Sarana ruangan kantor yang terlihat sempit akibat menumpuknya dokumen, dengan adanya aplikasi arsip elektronik menjadi rapi karena penyimpanan arsip dilakukan di media komputer. b). Proses pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama karena terdapat begitu banyak dokumen dengan adanya aplikasi arsip elektronik pencarian dokumen dapat dilakukan secepat mengkin dengan mengetikkan nomor surat atau berdasarkan klasifikasi surat c). Proses pemilahan dokumen untuk retensi yang selama ini membutuhkan waktu lama, dengan adanya aplikasi arsip elektronik dapat dilakukan dengan cepat karena mudah untuk memantau masa aktif dari dokumen tersebut. d). Proses pembuatan laporan yang membutuhkan waktu dalam pengolahan datanya, dengan aplikasi arsip elektronik dapat dilakukan secepatnya hanya dengan memilih periode laporan maka data akan tampil otomatis. e). Keamanan data lebih terjamin karena dengan adanya aplikasi arsip elektronik dokumen hanya boleh di buka oleh oranga yang memiliki akses dan rekan jejak dari dokumen dapat ditelusuri.
98
DAFTAR PUSTAKA Albarda. 2006. Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung Haryadi, Hendi .2009.Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staff. Jakarta : Transmedia Pustaka R.Roberts, Gibert J. Greene. 2009. Buku PintarPekerja Sosial Jilid 2. Jakarta : Gunung Mulia. Sukoco, Badri M.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Surabaya : Erlangga The Liang Gie.2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty Wursanto, Ig. (2007). Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius
