Pengawasan dan pengendalian gudang secara online dan ter- Integrasi

21 September 2011

Pengawasan dan pengendalian gudang secara online dan ter-Integrasi Proposal penggunaan Sistem Informasi Online Gudang Modern yang terIntegrasi untuk pelacakan, pengawasan dan pengendalian gudang secara langsung (online) dan ter-integrasi http://www.xsia-systems.cz.cc Catur Diantono [email protected]

Catur Diantono [email protected]

Pengawasan dan pengendalian gudang secara online dan terIntegrasi Proposal penggunaan Sistem Informasi Online Gudang Modern yang ter-Integrasi untuk pelacakan, pengawasan dan pengendalian gudang secara langsung (online) dan ter-integrasi

Pendahuluan Saat roda bisnis berputar kencang, investasi terus melambung, kesibukan pihak manajemen pun ikut meningkat. Kesibukan ini biasanya juga diiringi dengan meningkatnya mobilitas (pergerakan). Oleh karenanya anda sebagai pihak manajemen bisa berada dimana saja saat keputusan penting harus dibuat. Sebagai contoh, ketika beberapa item barang laku keras sehingga stok di gudang habis dan harus segera diadakan pemesanan secepat mungkin sebelum para pelanggan yang menunggu ini kecewa dan pergi ke perusahaan lain (pesaing). Karena suatu urusan bisa saja anda sebagai pihak manajemen berada jauh di luar kota. Maka sulit bagi anda untuk mengetahui informasi item-item apa saja yang harus segera anda pesan jika tidak ada fasilitas atau alat untuk mengakses data dan informasi gudang dari tempat saat itu anda berada. Untuk satu, dua atau beberapa item bisa saja anda bertanya via telpon ke petugas gudang dan kemudian segera memberikan intruksi juga via telepon. Tetapi bagaimana jika ada puluhan atau bahkan ratusan item yang masing-masing memerlukan kebijakan spesifik dari anda (atau manajer yang bertanggung jawab), misalnya karena terkait keuangan seperti data faktur, kondisi uang kas saat itu, pembayaran, utang piutang, dan lain sebagainya ? Oleh karenanya perlu adanya kemampuan mengakses semua informasi penting kegiatan operasional gudang dari mana saja anda (atau manajer yang bertanggung jawab) berada dan kapan saja saat diperlukan. Sehingga kegiatan operasional di gudang serta kondisi barang-barang di dalamnya, termasuk informasi kebutuhannya, persediaannya, pemesanannya, pembayarannya, analisa dan laporan keuangannya, dan lain sebagainya dapat dilacak, diawasi dan Oleh karenanya perlu adanya terkendali.

kemampuan mengakses semua informasi penting kegiatan operasional gudang dari mana saja anda (atau manajer yang bertanggung jawab) berada dan kapan saja saat diperlukan.

1

Catur Diantono [email protected]

HP (handphone) alat komunikasi dimana saja dan kapan saja Untuk mengerti betapa pentingnya kemampuan mengakses informasi dari mana saja kita berada dan kapan saja saat dibutuhkan, bisa dengan membayangkan kesulitan-kesulitan apa yang akan terjadi ketika kita hidup beberapa hari tanpa HP (handphone). Misalnya ketika anda punya urusan penting dan membuat janji bertemu seseorang disuatu tempat, tiba-tiba saat itu anda terjebak macet (atau boleh juga kesulitan lain yang membuat anda terlambat). Tanpa HP, baik anda maupun orang yang anda buat janji dengannya akan mengalami banyak kesulitan, karena di tempat anda berada dan saat diperlukan komunikasi atau aliran informasinya terputus. Kesulitan ini bisa berupa, membuat atau memaksa orang itu menunggu dalam waktu yang lama, urusan penting tidak terselesaikan, atau bahkan kesalah pahaman yang berakibat rusaknya hubungan. HP adalah alat yang mengijinkan anda menerima atau memberi informasi dimana saja anda berada dan kapan saja saat diperlukan.

Idealnya segala sesuatunya tercatat (record) Dalam berbisnis, idealnya semua hal dan kejadian penting terkait orang, barang dan uang dicatat. Ada perbedaan mendasar antara orang, barang dan uang. Orang dapat mengelola dirinya sendiri, uang dan barang tidak. Orang dapat diberi tugas dan tanggung jawab, uang dan barang tidak. Ini hanya sebagian contoh saja, masih banyak yang lainnya. Oleh karenanya uang dan barang harus benar-benar dikelola dengan sebaik-baiknya. Pengelolaan uang dan barang memerlukan catatan (record). Tanpa catatan kita akan kehilangan jejak, tidak tahu kondisi realitanya, perencanaan dan koordinasi antar pihak terkait pun menjadi sulit, yang berujung pada kesulitan mengendalikan bisnis dengan baik. Catatan atau informasi yang dikandung di dalamnya Dalam menjalankan bisnis, idealnya juga harus sampai kepada pihak yang membutuhkannya sesuai dengan peran semua hal dan kejadian penting terkait dan tugasnya kapan saja saat diperlukan orang, barang dan uang dicatat. dan di mana saja dia berada. Tetapi pada kenyataannya tidak mudah untuk mencatat semua hal penting dan realita yang ada. Khusus untuk barang dimana jenisnya bisa begitu bervariasi dan jumlahnya pun bisa begitu banyak, beban untuk mencatatnya cukup berat. Sekalipun telah dicatat, jika catatan itu tidak dirancang dengan baik, tidak mudah mengelolanya, mengolahnya, menganalisanya, membandingbandingkan satu dengan lainnya. Apalagi jika sistemnya manual dan catatan itu bukan digital (misalnya kertas, fax, telepon dan lainnya), atau catatan itu sudah dalam format digital tetapi tidak bisa diakses dan di-sharing pihak lain (tidak online), maka akan semakin menambah sulit pengawasan dan pengendaliannya.

Catatan (record) seharusnya lengkap dan menyeluruh Ditambah lagi jika catatan itu tidak lengkap atau tidak menyeluruh, atau hanya bagian-bagian yang tidak saling terkait, bisa mengarahkan kita pada kesimpulan yang keliru. Misalnya, catatan barang seperti pengadaan (pembelian), penyimpanan, pemindahan (transfer), penjualan atau catatan-catatan lainnya tidak ter-integrasi dengan catatan transaksi keuangan. Maka kita akan mengalami kesulitan ketika 2

Catur Diantono [email protected] menganalisa asset seperti nilai barang, keuntungan atau kerugiannya baik per-barang, per-jenis barang, per-pemasok, per-pelanggan ataupun per-gudang secara keseluruhan. Kita juga akan kesulitan memahami perubahan yang terjadi pada asset sebagai akibat aktivitas bisnis. Ini bisa berakibat terjadinya kesalahan persepsi terhadap realita atau kondisi yang terjadi dan dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Itulah sebabnya pihak manajemen dituntut untuk melihat berbagai permasalahan secara menyeluruh. Di bawah ini adalah masalah-masalah yang masing-masing membutuhkan catatan yang saling terkait antara catatan pengadaan, penyimpanan, transfer, penjualan, keuangan dan lainnya. 1. Koordinasi barang-barang Dimana lokasi penyimpanan barang A, B, dan C ? Berapa banyak stoknya ? (Jika memiliki beberapa gudang di lokasi yang berbeda) Barang yang sudah habis ini apa harus ditransfer dari gudang lain atau dipesan lagi ke pemasok ? 2. Koordinasi pemesanan Apa saja yang sudah harus dipesan ? Ke pemasok mana? Harganya berapa ? Pembayarannya ? 3. Koordinasi pengiriman Siapa yang pesan ? Seberapa banyak ? Kapan dikirim ? Tagihannya ? Apa sudah dibayar lunas ? 4. Deteksi kebutuhan (bisa secara otomatis) Saat ini apa yang kita butuhkan ? Apa saja yang harus dipesan ? Apa harus ditransfer dari gudang lain ? (Untuk perusahaan manufaktur) Barang apa saja yang dibutuhkan dalam proses manufaktur ? 5. Informasi pemasok (supplier) Ke pemasok mana kita harus pesan barang? Apa bisa dibandingkan harga pemasok A, B dan C ? 6. Koordinasi perpindahan barang antar gudang Bagaimana dengan koordinasi transfer barang antar gudang ? Kapan ditransfer ? Jumlahnya ? 7. Analisa nilai barang dan keuntungan Apakah item A, B, dan C menguntungkan atau malah merugikan ? Bagaimana dengan nilai asset kita dalam rupiah baik per-barang, per-jenis barang atau pun secara keseluruhan yaitu per-gudang ? Dan masih banyak contoh lainnya yang menuntut catatan lengkap, saling terkait dan menyeluruh.

Jika kegiatan operasional gudangnya tidak terkendali Catatan yang tidak dapat diakses dari mana saja dan kapan saja saat diperlukan, tidak lengkap dan tidak menyeluruh, akan mempersulit pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional gudang. Kegagalan dalam mengawasi dan mengendalikan akan berakibat hilangnya jejak informasi barang di gudang seperti posisi keberadaannya, asal usulnya, jumlahnya, kondisinya, nilainya dan lain sebagainya. Ditambah lagi kemungkinan hilangnya barang pun meningkat yang akhirnya berujung pada kerugian perusahaan. Dari studi kami, kemungkinan kerugian (hilangnya barang) ini terutama disebabkan antara lain oleh: 1. Pencurian, penggelapan atau penjualan ilegal yang ditutupi dengan dokumen fiktif (palsu). 2. Pencurian yang melibatkan orang dalam. 3. Pembelian barang persediaan fiktif (misalnya barang dari gudang yang sudah dipakai tetapi kondisinya masih baik dibeli sebagai barang baru). 4. Penjualan/pencurian yang dipertanggung jawabkan sebagai susut gudang.

3

Catur Diantono [email protected] Hal-hal seperti ini terjadi utamanya adalah karena bentuk pengendalian dan pengawasan yang sulit. Kesulitan ini dapat terlihat dari pendataan tentang realita kondisi di lapangan yang sudah sering terjadi, seperti: a. Stokopname sudah ratusan kali, tapi belum pernah 1 (satu) kali pun stok tidak selisih b. Diperlukan waktu yang lama untuk melakukan stok opname c. Angka nilai persediaan barang diragukan, yang berarti angka di laporan rugi laba juga diragukan

…diperlukan upaya yang didukung fasilitas memadai untuk melakukan pendeteksian dan pencegahan berbagai penyimpangan serta kemampuan persiapan pelaksanaan stock opname yang cepat agar stock opname dapat dilakukan kapan saja dengan schedule yang terkendali.

Oleh karenanya diperlukan upaya yang didukung fasilitas memadai untuk melakukan pendeteksian dan pencegahan berbagai penyimpangan serta kemampuan persiapan pelaksanaan stock opname yang cepat agar stock opname dapat dilakukan kapan saja dengan schedule yang terkendali. Sehingga ketidak sesuaian antara data dan realita, yang berujung pada kehilangan bisa segera dideteksi dan dicegah.

Pelaksanaan stock opname item-item tertentu kapan saja saat diperlukan Proses Stock Opname dilakukan sebagai mekanisme pengendalian arus masuk dan keluar barang, dimana dalam proses ini akan dilakukan perhitungan stok secara fisik (realita) untuk dicocokkan dengan catatan (stok yang tercatat di dalam sistem). Masalah klasik yang ditemui dalam melakukan stock opname adalah banyaknya item barang yang harus didata dan dihitung. Sehingga banyak orang berpikir, kendala banyaknya item barang dan lamanya waktu dalam melakukan pendataan untuk stock opname bisa dikompromikan dengan tidak melakukan stock opname terlalu sering. Tetapi dengan tidak melakukan stock opname terlalu sering dikawatirkan malah justru kita lebih sering menginjinkan terjadinya ketidak cocokan antara realita fisik dan catatan. Jika melakukan stock opname untuk seluruh barang dirasa sulit, kita bisa membatasinya dengan melakukan stock opname item-item tertentu yang dirasa perlu atau dicurigai sesering mungkin kapan saja saat diperlukan. Oleh karenanya, dibutuhkan persiapan pelaksanaan stock opname yang cepat, yaitu berupa catatan yang selalu siap dan mudah diakses dari tempat dilakukannya stock opname, yaitu gudang tempat penyimpanan item barang tersebut. Sehingga pelaksanaan stock opname dapat dilakukan sesering mungkin kapan saja dengan schedule yang terkendali.

Seharusnya Informasi gudang Online dan ter-Integrasi Karena pihak manajemen (atau manajer yang bertanggung jawab) bisa berada dimana saja dan membutuhkan informasi kapan saja, informasi penting harus dapat diakses secara langsung dari mana saja dan kapan saja saat diperlukan. Dan informasi tersebut sedapat mungkin mencakup keseluruhan operasional termasuk analisa dan laporan kondisi keuangan. Jadi seluruh informasi penting seharusnya ter-integrasi dan dapat diakses secara online. 4

Catur Diantono [email protected] Online artinya, dapat diakses dari mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja yang memiliki otoritas atau wewenang tertentu. Yang berarti pihak manajemen (atau staf terkait) dapat mengetahui kondisi terkini gudang-gudang mereka baik barang-barang di dalamnya maupun aktivitasnya dari mana saja mereka berada, baik dari kantor cabang, kantor pusat, rumah, mobil maupun dari mana saja selama komputernya dapat terkoneksi (tersambung) dengan internet. Sendangkan ter-Integrasi artinya, pihak manajemen (atau staf terkait) dapat memastikan kegiatan operasional di gudang, baik pengadaan (pembelian), penyimpanan, pemindahan (transfer), penjualan, usaha produksi (untuk perusahaan manufaktur), pencatatan semua transaksi keuangan lengkap dengan analisa dan laporannya, maupun schedule berbagai aktivitas dan informasi penting lainnya dapat dilacak, diawasi dan terkendali.

Teknologi dan Infrastrukturnya telah tersedia, tunggu apa lagi ? Sementara kebutuhan untuk melacak, mengawasi dan mengendalikan aktivitas dan asset di gudang menjadi sangat penting dan urgent bagi kemajuan bisnis anda, teknologi dan infrastruktur (seperti jaringan internet) yang dibutuhkan untuk itu telah tersedia. Sebagai contoh, untuk jabodetabek koneksi mobile internet dengan menggunakan layanan seperti IM2 dari Indosat (dan juga beberapa produk lain yang serupa) sudah ada dan cukup stabil. Hardware (perangkat keras) untuk Server Computer (komputer yang menjadi pusat layanan dan melayani komputer lain) pun harganya semakin terjangkau. Begitu pula dengan media penyimpan data yang kapasitasnya semakin besar dengan harga yang murah. Di lain pihak, kemajuan teknologi software (perangkat lunak) saat ini banyak dipimpin oleh proyekproyek Open Source seperti Apache, Eclipse, Linux dan lainnya. Open source adalah software yang dibuat dan digunakan bersama-sama oleh banyak orang dari seluruh penjuru dunia secara gratis dan terbuka. “Terbuka” artinya software tersebut terbuka untuk pengembangan baik penambahan fungsifungsi baru maupun pengubahan fungsi-fungsi yang ada agar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Dibandingkan alasan gratis, alasan keterbukaan inilah sumber kekuatan yang sebenarnya dari proyek open source. Karena dari keterbukaan ini, telah menarik banyak pihak dari seluruh penjuru dunia untuk ikut berkontribusi dalam pengembangannya, hingga banyak diantaranya yang menjadi de-facto standard. Oleh karenanya, selain memilih open source sebagai infrastruktur produk-produknya, xSiA Systems juga berusaha untuk selalu menguasai teknologinya. Penguasaan teknologi ini meliputi kemampuan merubah bagian-bagian tertentu dari inti programnya untuk disesuaikan dengan kebutuhan dan permintaan pengguna. Sebagai contoh, salah satu produk xSiA Systems yang disebut Dynamic Visual Network (http://www.xsia-systems.cz.cc/vn.html ), yang pada awalnya dirancang untuk memenuhi kebutuhan/permintaan PT DKB (Dok Kodja Bahari), menggunakan Eclipse RCP http://www.eclipse.org ) sebagai infrastrukturnya yang telah ditambahkan fungsi-fungsi baru pada inti programnya. Salah satu fungsi tambahan adalah fungsi untuk memutar obyek yang diedit secara manual. Fungsi lainnya adalah untuk men-sharing informasi berbasis VISUAL (gambar) secara online. Penguasaan teknologi seperti ini membuat xSiA Systems memiliki kekuatan untuk membangun sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya dengan biaya yang relative murah (karena tidak ada biaya lisensi untuk infrastruktur yang harus dibayar).

Kesimpulan Tanpa Sistem Informasi Online Gudang Modern yang ter-Integrasi, pihak manajemen (atau manajer yang bertanggung jawab) pun dapat menjalankan bisnis mereka. Akan tetapi, dengan menggunakan Sistem 5

Catur Diantono [email protected] Online seperti yang kami usulkan ini, selain biayanya murah (karena menggunakan Open Source), pelacakan, pengawasan dan pengendalian akan menjadi lebih mudah sekalipun anda berada jauh dari gudang tersebut. Kami sadar bahwa tidak mudah bagi anda untuk mempercayai xSiA Systems. Oleh karenanya, jika anda adalah pelanggan awal dan berlokasi tidak jauh dari xSiA Systems dan anda bersedia memberi kami kesempatan, kami akan membuktikan bahwa kami benar-benar layak dipercaya, yaitu dengan membangun pilot project dengan resiko seminim mungkin untuk memastikan apa yang kami usulkan ini sesuai dengan harapan dan tidak menimbulkan masalah. Jika ternyata pilot project ini hasilnya tidak memuaskan, anda dapat memutuskan kerja sama (kontrak) sepihak (atau otomatis batal secara hukum) dan tidak dikenakan beban biaya sepeserpun sehingga resiko bagi anda menjadi sangat minim.

6