PENGARUH PEMBINAAN KEARSIPAN TERHADAP PENINGKATAN KUALITAS LAYANAN ARSIP KEPENDUDUKAN DI DESA SARI KECAMATAN GAJAH KABUPATEN DEMAK Oleh : Mustoriah, Dra. Ngesti Lestari, M.Si* E-mail:
[email protected] Program Studi Ilmu Perpustakaan, fakultas Ilmu Budaya , Universitas Diponegoro Semaran
ABSTRAK Tujuan penelitan ini adalah untuk mengetahui jenis dan tujuan pembinaan kearsipan bagi perangkat desa, mengetahui kualitas layanan arsip kependudukan dan pengaruh pembinaan kearsipan terhadap peningkatan kualitas layanan arsip kependudukan di Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif, bersifat deskriptif. Hasil pengolahan data dan analisis data didapatkan bahwa layanan surat pengantar Kartu Tanda Penduduk (KTP) manual baik karena tepat waktu, petugas sopan dan ramah, selalu ada petugas yang memberikan layanan, ruang pelayanan yang nyaman dan tersedianya informasi yang dibutuhkan masyarakat. Kualitas layanan e-KTP yang diberikan aparat pemerintah kepada masyarakat Desa Sari Kecamatan Gajah berjalan tidak baik. Ukuran kualitas pelayanan yang diberikan oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat memiliki dimensi yaitu: Tangible, terrdiri dari fasilitas fisik , peralatan dan personil yang memadai sesuai dengan kebutuhan, Realiable (kehandalan) yaitu kemampuan unit pelayanan dalam menciptakan pelayanan yang dijanjikan dengan tepat, Responsiveness (tanggap) yaitu adanya kemauan untuk membantu konsumen bertanggung jawab terhadap kualitas layanan yang diberikan, Assurance (jaminan) yaitu jasa pelayanan yang diberikan harus bebas dari berbagai bahaya dan resiko dan empathy (empati). Simpulan dari penelitian ini adalah pembinaan kearsipan dilakukan dengan sosialisasi kearsipan kepada Kepala Desa, bimbingan teknis dan pelatihan bagi perangkat desa. Saran yang diajukan yaitu e-KTP perlu dilakukan sejak awal, perlu peningkatan sumber daya manusia dalam membeikan layanan e-KTp, penambahan peralatan, Kartu Tanda penduduk (KTP) merupakan bukti identitas diri sehingga diperlukan layanan e-KTP yang maksimal, dan e-KTP yang yang belum jadi sebaiknya penduduk masih bisa menggunakan KTP lokal karena berguna untuk pengurusan bantuan, jaminan kesehatan dan pembukaan rekening bank.
Key Words: Pembinaan kearsipan, peningkatan kualitas layanan KTP NB *: Dosen Pembimbing
ABSTRACT
The purpose of this study is to determine the type and the purpose of coaching archival for the government research in village, to know the quality of arvhives population service and the influence of archival coaching to improve archives service population quality in Sari Village, Gajah Demak. The method in this research descriptive qualitative. The result of tabulation data and data analysis was the manual ntroduction identity card (KTP) is good because it was done on time, the employee is kind and friendly, there’s always the employee who give the service, the room is comfortable, and there is so many information to society. The quality of E-KTP service in Sari vilage, Gajah Demak is not good enough. The quality size service which given to the society have 5 (five) dimentions, they are: tangible, it is from physically, the personel and the equipment are good in need. Reliable, it is an unit ability service to create the good quality of service. Responsiveness, it is about giving the quality ofsrvice responsively. Assurance, it is about service which free from the risks and the danger. The last is empathy. The conclusion of this research is the archival coaching should held by archival socialization to the head village, the techniqual guidance and exercise for village’s employee. The suggestions are E-KTP should do in the first time, increasing people source in order to give E-KTP service, and new equipment. KTP is self identity card so the service should maximal and better, for E-KTP which have not done, it can use local KTP because it can use for helping health assurance and opening bank account.
Key Words: Archival coaching, increasing the quality of identity card service
1. Pendahuluan Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi/ instansi. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif sehingga dengan sistem pengelolaan tersebut akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan informasi (Sugiarto, 2005: 9). Arsip tercipta seiring berjalannya akivitas instansi bersangkutan, semakin besar instansi maka arsip yang terciptapun semakin banyak. Pengelolaan arsip yang tepat tidak hanya menjadi milik organisasi besar saja, melainkan juga organisasi kecil, seperti pemerintah desa yang memiliki tanggung jawab pelayanan kepada masyarakat yang permintaannya tidak mengenal waktu/jam kerja. Buruknya pengelolaan arsip di desa pasti akan menjadi kendala keterlambatan proses pelayanan. Pemerintah desa juga perlu memperhatikan pengolahan arsip jika ingin sukses dalam melayani publik. Layanan dapat diberikan dengan cepat apabila arsip tertata dengan baik. Setiap pemerintah desa pasti mempunyai kewajiban memberikan layanan kebutuhan masyarakat yang harus melalui administrasi desa. Jumlah penduduk yang relatif banyak pemerintah desa dituntut untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan cepat dan rapi. Pengelolaan kearsipan sangat berpengaruh terhadap proses administrasi yang pada akhirnya bermuara pada pelayanan kepada masyarakat/publik. Administrasi kependudukan mencakup serangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui
pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, dan pengelolaan informasi administrasi kependudukan yang menjadi tanggung jawab pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah (UU No. 23 Tahun 2006). Sebagai upaya pemahaman arsip sebagai bagian dari terciptanya tertib arsip perlu terus dilakukan di lingkungan pemerintah desa, perlu adanya pembinaan kearsipan yang intensif kepada pemerintah desa dengan menitikberatkan pada peningkatan pengetahuan dan keterampilan kearsipan aparat pemerintah desa. Pembinaan kearsipan dan bimbingan teknis kearsipan ini sebagai upaya pemerintah untuk meningkatkan sumber daya manusia dalam memberikan layanan administrasi kependudukan kepada masyarakat. Pembinaan dan latihan ini secara teratur dan bertahap tentang kearsipan, dimulai dari pengetahuan yang rutin, praktek, sampai dengan pengetahuan yang bersifat teknis ilmiah. Usaha terhadap perbaikan dibidang kearsipan akan menimbulkan dampak yang positif dalam rangka kelancaran tugas secara menyeluruh. Kesungguhan yang berarti percaya terhadap diri sendiri, perlu dikembangkan dalam rangka pembinaan kearsipan (Sedarmayanti, 2008: 150).Maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh pembinaan kearsipan terhadap peningkatan kualitas layanan arsip kependudukan di Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak.
2. Landasan Teori 2.1 Pembinaan adalah suatu usaha, tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna berhasil guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik (Poerwadarmita;1987). Pembinaan diarahkan kepada sasaran teknis yaitu meningkatkan kecakapan yang bertalian dengan bidang dan lapangan tugasnya masing-masing, pembinaan diharapkan agar pegawai meningkatkan kualitas dan kemampuan dalam menyelesaikan permasalahan, cakap, terampil, tertib dan ahli (Wiriadihardja: 1991:46). Menurut Soebagio Atmodiwirio (1993) Pengembangan pegawai dibidang kearsipan, dalam realisasinya dapat dilakukan baik oleh dirinya sendiri, maupun atas prakarsa organisasi yaitu dengan cara melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan dan pelatihan (training) merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu sistem, yaitu sistem pengembangan sumber daya manusia. Melalui pengembangan tenaga dilakukan berbagai
kegiatan yang mengacu kepada upaya agar segala sumber manusia dapat didayagunakan dan dihasilgunakan oleh organisasi semaksimal mungkin. Diklat merupakan subsistem yang dianggap sebagai suatu usaha terapi permasalahan yang terjadi dalam organisasi. Dari diklat dapat diharapkan bahwa semua pegawai/karyawan dapat meningkatkan dirinya baik pengetahuannya maupun keterampilannya. Harapan lainnya adalah sikap pegawai menjadi matang, artinya mampu menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan organisasiya. Diklat itu erat hubungannya dengan pekerjaan atau diklat itu lebih difokuskan kepada usaha untuk lebih meningkatkan efektifitas pekerjaan. Diklat adalah serangkaian kegiatan pendidikan yang mengutamakan perubahan pengetahuan, keterampilan dan peningkatan sikap seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Pendidikan bukan hanya merupakan fungsi pembinaan, bahwa belajar itu tidak hanya terjadi di sekolah, bahwa mengajar lebih dari sekedar mengarahkan dan bercerita dan pada pendidikan kedinasan pengembangan staf dan perbaikan instruksional (pengajaran) adalah proses interaksi dan bukan suatu jadwal pada setiap hari yang ditetapkan atau bukan suatu intervensi yang bersifat kemanusiaan. Diklat lebih berkaitan dengan keterlibatan orang pada pekerjaannya dalam suatu organisasi. Diklat lebih cenderung diartikan sebagai kegiatan pendidikan pegawai atau calon pegawai yang berkaitan dengan usaha peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang efektif dan efisien. Menurut Suwatno dan Donni Juni Priansa (2011) pengembangan biasanya berhubungan dengan peningkatan kemampuan intelektual atau emosional yang diperlukan untuk menunaikan pekerjaan yang lebih baik. Pengembangan berpijak pada fakta bahwa seorang karyawan membutuhkan pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang berkembang supaya bekerja dengan baik dan sukes pada posisi yang dijalani selama kariernya. Pengembangan sumber daya manusia juga merupakan suatu cara efektif untuk menghadapi beberapa tantangan yang dihadapi oleh banyak organisasi. Pengembangan pegawai merupakan aktivitas memelihara dan meningkatkan kompetensi pegawai guna mencapai efektifitas organisasi. Pengembangan pegawai dapat diwujudkan melalui pengembangan karier serta pendidikan dan pelatihan. Pengembangan sumber daya manusia
ini penting dilaksanakan disebabkan adanya perubahan baik manusia, teknologi, pekerjaan maupun organisasi. Pengembangan karyawan adalah aktifitas memelihara dan meningkatkan kompetensi pegawai guna mencapai efektifitas organisasi. Pengembangan merupakan suatu proses dari pelatihan untuk meningkatkan keahlian serta pengetahuan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan pendidikan yang berkaitan dengna perluasan pengetahuan umum dan tenaga operasional dan para menejer. Prinsip pengembangan adalah peningkatan kualitas, kuantitas dan kemampuan kerja karyawan. Dalam pengembangan sumber daya manusia diantaranya ialah metode pendidikan dan metode pelatihan. Pendidikan dan pelatihan sering dipandang sebagai salah satu bentuk investasi perusahaan dibidang pengembangan sumber daya manusia. Setiap organisasi yang ingin berkembang selalu memperhatikan pendidikan dan pelatihan bagi karyawannya. Pelatihan akan dapat meningkatkan kemampuan, pengetahuan, keterampilan dan perubahan tingkah laku. Diharapkan dengan adanya pelatihan akan dapat meningkatkan prestasi kerja dari karyawan dan meningkatkan moril kerja karyawan untuk bertanggung jawab terhadap tugasnya. 2.2 Pelayanan Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antar seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan (Sinambela, 2006:5) Setiap manusia membutuhkan pelayanan, bahkan secara ekstrim dapat dikatakan bahwa pelayanan tidak dapat dipisahkan dengan kehidupan manusia. Masyarakat setiap waktu selalu menuntut pelayanan publik yang berkualitas dari birokrat, meskipun tuntutan tersebut sering tidak sesuai dengan harapan karena secara empiris pelayanan publik yang terjadi selama ini masih bercirikan berbelit-belit, lambat, mahal dan melelahkan. Kecenderungan seperti itu terjadi karena masyarakat masih diposisikan sebagai pihak yang melayani bukan yang dilayani. Oleh karena itu pada dasarnya dibutuhkan reformasi pelayanan publik dengan mengembalikan dan mendudukkan pelayanan dan yang dilayani ke pengertian yang sesungguhnya. Birokrat sesungguhnya haruslah memberikan pelayanan terbaiknya kepada masyarakat. Pemerintahan milik masyarakat akan tercipta jika birokrat dapat mendefinisikan ulang tugas dan fungsi mereka.
Pelayanan yang berkualitas juga dapat dilakukan dengan konsep “layanan sepenuh hati’. Layanan sepenuh hati yang digagas oleh Patricia Patton dimaksudkan layanan yang berasal dari diri sendiri yang mencerminkan emosi, watak, keyakinan, nilai, sudut pandang dan perasaan. Aparatur pelayanan dituntut untuk memberikan layanan kepada pelanggan dengan sepenuh hati. Layanan seperti ini tercermin dari kesungguhan aparatur untuk melayani. Kesungguhan yang dimaksudkan, aparatur pelayanan menjadikan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utamanya. Aparatur pelayanan tidak mempunyai alasan sedikit pun untuk tidak berorientasi pada kepuasan pelanggan secara total. Bahkan kepuasan pelangganlah yang dapat dijadikan barometer dalam mengukur keberhasilan dalam pelayanan, untuk mencapai hal itu, aparatur tidak boleh menghindar dari prinsip pelayanan dilakukan sepenuh hati. Layanan sepenuh hati, juga bisa membantu kita menyisihkan waktu untuk memahami orang lain dan peduli terhadap perasaaan mereka. Hal yang perlu diperhatikan dalam pemberian pelayanan, dan yang paling signifikan untuk diterapkan dalam lembaga pemerintah adalah: 1. Function: kinerja primer yang dituntut 2. Confirmance: kepuasan yang didasarkan pada pemenuhan persyaratan yang telah ditetapkan 3. Reliability: kepercayaan terhadap jasa dalam kaitannya dengan waktu 4. Serviceability: kemampuan untuk melakukan perbaikan. Pemerintah dituntut untuk menerapakan prinsip equity dalam menjalankan fungsi-fungsi tadi. Artinya pelayanan pemerintah tidak boleh diberikan secara diskriminatif. Pelayanan diberikan tanpa memandang status, pangkat, golongan dari masyarakat dan semua warga masyarakat mempunyai hak yang sama atas pelayanan-pelayanan tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pemberian pelayanan publik oleh aparatr pemerintah kepada masyarakat sebenarnya merupakan implikasi dari fungsi aparat negara sebagai pelayan masyarakat, karena itu kedudukan aparatur pemerintah dalam pelayanan umum sangat strategis karena akan sangat menentukan sejauh mana pemerintah mampu memberikan pelayanan yang sebaikbaiknya bagi masyarakat, dengan demikian akan menentukan sejauh mana negara telah menjalankan perannya dengan baik sesuai dengan tujuan pendiriannya. Setiap penyelenggaraan
pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan, sebagai jaminan adanya kepastian bagi pemberi didalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dan bagi penerima pelayanan dalam proses pengajuan permohonan, serta sebagai alat kontrol mayarakat dan atau penerima layanan atas kinerja penyelenggara pelayanan. Pelayanan dikatakan berkualitas atau memuaskan bila pelayanan tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat. Apabila masyarakat tidak puas terhadap suatu pelayanan yang disediakan, maka pelayanan tersebut dapat dipastikan tidak berkualitas atau tidak efisien, karena itu kualitas pelayanan sangat penting dan selalu fokus kepada kepuasan pelanggan. Ciri-ciri yang menentukan kualitas pelayanan publik adalah: 1. Ketepatan waktu pelayanan yang meliputi waktu tunggu dan waktu proses 2. Akurasi pelayanan, yang meliputi bebas dari kesalahan 3. Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan 4. kemudahan mendapatkan pelayanan, misalnya banyaknya petugas yang melayani dan banyaknya fasilitas pendukung seperti komputer 5. Kenyamana dalam memperoleh pelayanan, berkaitan dengan lokasi, ruang tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi dan lain-lain 6. Atribut pendukung pelayanan lainnya seperti ruang tunggu ber AC dan kebersihan. Petugas pelayanan merupakan unjung tombak terdepan yang berhadapan langsung dengan publik, itu sebabnya sebagai petugas terdepan harus memiliki profesionalisme bagaimana cara memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada masyarakat. Kualitas pelayanan dapat diukur dari 5 (lima) dimensi, yaitu Tangibel (berwujud), reliability (kehandalan), responsiviness (ketanggapan), assurance (jaminan), dan empathy (empati). 2.3 Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain (UU No: 23 Tahun 2006) 2.3.1 Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang
diterbitkan oleh instansi pelaksana yang berlaku di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2.3.2. KTP elektronik atau e-KTP adalah dokumen kependudukan yang memuat sistem keamanan, pengendalian baik dari sisi administrasi ataupun teknologi informasi dengan berbasis pada database kependudukan nasional (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kab Demak: 2013)
3. Metode Penelitian Penelitian mengenai Pengaruh Pembinaan Kearsipan terhadap Peningkatan Kualitas Layanan Arsip Kependudukan di Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak ini menggunkan metode kualitatif. Penelitian ini bersifat deskriptif karena menggambarkan secara mendalam tentang situasi yang diterliti, hasil penelitian diuraikan secara jelas dan gamblang. Subjek penelitian yang dijadikan sumber dalam penelitian ini adalah Perangkat Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak. Teknik pengumpulan data dengan observasi, wawancara tak berstruktur, dimana wawancara ini peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah terstruktur secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis besarnya. Analisis data dengan menyederhanakan data yang berlembar-lembar banyaknya dari catatan, cerita para informan, memilah data yang sejenis atau satuan-satuan (unit) atau bagian-bagiannya. 4. Hasil Pembahasan Penelitian tentang Pengaruh Pembinaan Kearsipan terhadap Peningkatan Kualitas Arsip Kependudukan di Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak ini menggunakan sampel Perangkat Desa Sari sebanyak tiga orang dan tiga penduduk Desa Sari. Hasil dari pengolahan data wawancara dapat disimpulan: 4.1 Pembinaan Kearsipan Pembinaan kearsipan diberikan kepada aparatur pemerintah desa yaitu pimpinan sangatlah penting karena pimpinan merupakan salah satu peranan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat melalui pemotivasian bawahan. Pemimpin harus memberikan pengarahan dan menanamkan kepada seluruh stafnya betapa pentingya peranan arsip bagi kelangsungan hidup suatu organisasi, pemimpin yang mengerti
pentingnya arsip akan memperhatikan dan mendukung dalam pengurusan arsip dan pengelolaannya. Pembinaan bagi perangkat desa yang sesuai adalah pembinaan secara terus menerus dengan latihan baik pengurusan arsip akti, in aktif dan statis. Latihan harus dilakukan secara mendetail dan rutin. Pengelola arsip desa dapat memahami tentang pola klasifikasi karena berguna untuk mengelompokkan arsip berdasarkan masalah yang sama kedalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali sehingga dapat dicapai efisien kerja. 4.2 Layanan Kartu Tanda Pendudk (KTP) Konvensional Layanan permohonan surat pengantar Kartu Tanda Penduduk (KTP) di Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak berjalan dengan baik dan sesuai dengan kondisi desa, yakni pelayanan yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas. Layanan ini memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat, dan tidak melakukan deskriminatif dilihat dari aspek apapun khususnya status sosial. Bagi masyarakat yang pada pagi atau siang hari karena bekerja di pabrik atau sebagai buruh tidak bisa melakukan urusan administrasi maka perangkat desa memberikan pelayanan kepada mereka diwaktu sore hingga malam hari. Pemberian layanan kepada masyarakat merupakan fungsi aparat negara sebagai pelayan masyarakat, kedudukan perangkat desa dalam pelayanan kepada mayasarakat sangat strategis karena akan menentukan sejauh mana pemerintah mampu memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi masyarakat, dengan demikian akan menentukan sejauhmana pemerintah menjalankan perannya dengan baik. Perangkat desa yang bertugas memberikan layanan kepada penduduk juga memberikan informasi bahwa setiap penduduk hanya diperbolehkan memiliki satu Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan wajib dibawa kemana saja saat berpergian. Yang wajib memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP) adalah: 1.Warga Negara Indonesia yang sudah berusia 17 tahun 2. Belum berusia 17 tahun tetapi sudah/pernah menikah
3. Warga Negara Asing yang memiliki izin tinggal tetap (ITAP) yang sudah berusia 17 tahun atau sudah pernah menikah 4. Khusus warga telah berusia enam puluh tahun dan keatas mendapat Kartu Tanda Penduduk (KTP) seumur hidup dan tidak perlu diperpanjang ssetiap lima tahun sekali. Menurut aturan hukum yang berlaku, setiap warga negara Indonesia berkewajiban memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP), hampir setiap penduduk menyadari bahwa kepemilikan Kartu Tanda Penduduk (KTP) merupakan salah satu bentuk identitas diri. Namun dalam kehidupan sehari-hari Kartu Tanda Penduduk (KTP) berhubungan dengan berbagai layanan pemerintah. Kepemilikian Kartu Tanda Penduduk (KTP) sangat berhubungan dengan akses masyarakat baik masyarakat golongan atas maupun masyarakat kurang mampu. Bagi masyarakat kurang mampu berfungsi sebagai pintu masuk bagi masyarakat terhadap layanan seperti pendidikan dan kesehatan. Kartu Tanda Penduduk (KTP) sangat berguna untuk mengakses bantuan khusus seperti BLT dan beras. Kartu Tanda Penduduk (KTP) juga berfungsi sebagai data diri dan sebagai catatan negara tentang jumlah penduduk yang ada. Kesadaran dan keinginan sebagian penduduk memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP) tergantung pada kebutuhan, Kartu Tanda Penduduk (KTP) sangat diperlukan berbagai hal dan salah satu sarat kebirokrasian 4.3 Layanan KTP Elektronik atau e-KTP Kualitas pelayanan e-KTP yang deberikan petugas di Kecamatan Gajah kepada masyarakat Desa sari tidak baik (buruk) Ukuran kualitas pelayanan yang diberikan oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat memeliki 5 (lima) dimensi yaitu: Tangible terdiri dari fasilitas fisik, peralatan dan personil yang memadai sesuai dengan kebutuhan, Realiable (kehandalan) terdiri dari kemampuan unit pelayanan dalam menciptakan pelayanan yang dijanjikan dengan tepat, resonsienees (tanggapan) yaitu adanya kemauan untuk membantu konsumen bertanggung jawab terhadap kualitas layanan yang diberikan, assuranace (jaminan), Empathy (empati).Pelayanan publik dapat diartikan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang telah ditetapkan. Pemerintah pada hakekatnya adalah pelayanan kepada masyarakat, karenanya
birokrasi publik berkewajiban dan bertanggung jawab untuk memberikan layanan baik dan profesional. Pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) elektronik atau e-KTP merupakan dokumen kependudukan yang memiliki sistem keamanan, baik secara administrasi maupun teknologi informasi dengan berbasis pada data base kependudukan nasional. Program pembuatan e-KTP ini bertujuan untuk meminimalisir kecurangan adanya Kartu Tanda Penduduk (KTP) ganda. NIK merupakan identitas tunggal setiap penduduk dan berlaku seumur hidup. Nomor NIK yang ada di e-KTP nantinya akan dijadikan dasar dalam penerbitan paspor, Surat Izin Mengemudi (SIM), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Polis Asuransi, Sertififat atas hak tanah. Kartu Tanda Penduduk (KTP) elektronik atau e-KTP merupakan suatu kartu tanda penduduk yang dibuat dari mesin elektronik dan ditulis dengan data digital. Kartu Tanda Penduduk (KTP) elektronik atau e-KTP diadakan guna untuk mempermudah pemerintah dalam mengambil data penduduk, karena dengan e- KTP pemerintah bisa langsung melihat data dari KTP elektronik tersebut tanpa harus menunggu data yang harus disensus terlebih dahulu. e-KTP dibuat agar lebih efektif dan efesien dibanding dengan KTP biasa. E-KTP merupakan pebentukan sistem yang mencerminkan adanya reformasi dibidang administrasi kependudukan. Hal penting lain adalah penggunaan nomor induk kependudukan (NIK), yang merupakan nomor identitas penduduk Indonesia dan kunci akses dalam melakukan verifikasi dan validasi data jati diri seseorang guna mendukung pelayanan publik dibidang administrasi kependudukan.. 4.4 Kinerja Sumber Daya Manusia dalam memberikan pelayanan Pelayanan surat pengantar Kartu Tanda Penduduk (KTP) sudah baik. Ukuran kualitas pelayanan antara lain ketepatan waktu dalam memeberikan layanan, akurasi pelayanan bebas dari kesalahan, kesopanan dan keramahan petugas, masyarakat mudah mendapatkan pelayanan, masyarakat merasa nyaman di tempat pelayanan. Hal ini terbukti dengan kecepatan dan keramanahan perangkat desa dalam memberikan layanan pada penduduk yang datang di balai desa. Dalam mengisi formulir dan memeriksa serta mencarikan kelengkapan yang kurang pada surat pengantar untuk dibawa ke Kantor Kecamatan Gajah. Jam pelayanan yang diberikan pada masyarakat tidak mengenal waktu. Setelah jam kerja selesai
perangkat desa tetap memberikan layanan kepada masyarakat yang membutuhkan surat pengantar. Kualitas pelayanan e-KTP tidak baik karena proses pembuatan membutuhkan waktu yang lama. Untuk desa sari memerlukan waktu berharihari untuk penyelesaian pembuatan e-KTP. Harapan masyarakat adalah perlu ditingkatkan lagi kinerja petugas dalam proses pembuatan eKTP, kemudian waktu yang diperlukan lebih cepat dan tidak terlalu lama. Kekliruan e-KTP yang dialami seluruh warga Desa dapat diproses lebih cepat lagi
diperlukan peningkatan sumber daya manusia dalam memberikan layanan e-KTP. Kartu Tanda Penduduk (KTP) merupakan bukti identitas diri sehinga diperlukan layanan e-KTP secara maksimal. E-KTP yang belum jadi penduduk masih bisa menggunakan KTP lokal.
DAFTAR PUSTAKA Abubakar, Hadi. 1997. Cara-Cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta: Jambatan
5. Kesimpulan Pembinaan kearsipan bagi perangkat desa dilakukan melalui sosialisasi kearsipan agar dapat menambah wawasan dan pengetahuan pimpinan. Setiap organisasi diperlukan pengertian dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya dibidang kearsipan secara keseluruhan dalam proses administrasi. Pembinaan kearsipan perlu dilakukan secara terpadu, berkesinambungan sehingga usaha perbaikan dan penyempurnaan dibidang kearsipan dapat terjamin. Pendidikan dan latihan adalah untuk menambah kecakapan dan keterampilan perangkat desa sehingga memiliki pengetahuan atau informasi baru dan mempunyai minat yang lebih besar untuk menerapkan apa yang yang diketahuinya sebagai upaya meningkatkan kualitas layananan arsip kependudukan. Pada dasarnya kualitas layanan surat pengantar permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP) di Desa Sari Kecamatan Gajah Kabupaten Demak sudah baik, karena layanan diberikan sesuai kondisi desa dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan masyarakat. Perangkat desa memberikan layanan permohonan Kartu Tanda Penduduk (KTP) selain pada jam kerja juga diluar jam kerja yaitu sore dan malam hari bagi penduduk yang tidak bisa meninggalkan pekerjaannya. Pembinaan kearsipan berpengaruh pada peningkatan penyimpanan arsip dan layanan arsip kependudukan dengan tertatanya arsip Kartu Keluarga (KK) yang menggunakan sistem wilayah sehingga pada saat diperlukan peduduk dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Tertatanya surat pindah berdasarkan sistem kronologis, surat masuk dan keluar dengan berpedoman pada kode klasifikasi atau masalah sehingga mempermudah penataan dan menemukan kembali. Saran yang diberikan adalah e-KTP perlu dilakukan sosialisasi sejak awal,
Arsip Nasional Republik Indonesia. 2006. Jurnal Kearsiapan : Jamur/Cendawan pada Kertas yang Terkena Tsunami.. Jakarta: ANRI Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Dinas
Kependudukan dan Pencatan Sipil Kabupaten Demak. 2013. Pedoman Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil bagi Petugas Registrasi Desa/Kelurahan. Demak: Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Hamidi. 2008. Metode Kualitatif . Malang: Universitas Muhamadiyah Malang Hardiyansyah. 2011. Kualitas Pelayanan Publik. Yogyakarga: Gava Media Idrus, Muhammad. 2009. Metode Ilmu Penelitian Ilmu Sosial. Yogyakarta: Erlangga Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 108 Tahun 2003 tentang Penataan Berkas di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Semarang: Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah Keputusan Kepala Desa Sari Kecamatan Demak Kabupaten Demak Nomor: 05 Tahun 2010 tentang Rencana Kerja Pembangunan Desa . Demak: Desa Sari Peraturan Daerah Kabupaten Demak Nomor 3 Tahun 2011 tentang Pengangkatan dan
Pemberhentian Perangkat Desa. Demak: Bagian Hukum Setda Kabupaten Demak Peraturan Desa Nomor : 02 Tahun 2010 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Pemerintahan Desa. Demak: Desa Sari Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor: 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. Jakarta: Departemen Dalam Negeri Mardalis. 2010. Metode Penelitian Suatu Pendekatan Proposal. Jakarta: Bumi Aksara Martoyo, Susilo. 1990. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta:BPFE Nasution, S. 2011. Metode Research. Jakarta: Bumi Aksara Sahril.
(2011). “Pengaruh Pembinaan dan Motivasi Kerja terhadap Produktivitas Kerja Pegawai Pengelola Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah”. Skripsi, Universitas Terbuka
Sinambila, dkk. 2010. Reformasi Pelayanan Publik. Jakarta: Bumi Aksara Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi Moden. Bandung: Mandar Maju Sugiarto dan Teguh Wahyono 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gaya Media
Sukandarrumidi dan Haryanto. 2008. DasarDasar Penulisan Proposal Penelitian. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press Suwatno dan Donni Juni Priansa 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Publik dan Bisnis. Bandung: Alfabeta Thoha, Miftah. 1980. Administrasi Kepegawaian Daerah. Jakarta: Ghalia Indonesia Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia Undang - Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Wiriadihardja, Moeftie. 1991. Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka Wursanto. 1991. Kanisius
Kearsipan 2.
Yogyakarta:
