PENGADAAN BUKU
Pengembangan Koleksi Modul 5 P Presented d bby Yuni Y i Nurjanah N j h
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
PENGADAAN BUKU A.
Pengadaan Buku melalui Pembelian 1. 2. 3.
B.
Pengertian Kendala dalam ppembelian buku Cara pembelian buku
Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah 11. 2. 3. 4.
Pengadaan buku melalui pertukaran Cara pertukaran Cara pengadaan hadiah Penerimaan buku
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 1 1.
Pengertian Pengadaan (acquisition) adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bp yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar, dan hadiah termasuk penyelesaian administrasinya.
2.
Kendala dalam pembelian buku a.
Terbitan dalam negeri: 9 9 9
b.
Prosedur pembayaran: p y 9 9
c.
Dana yang tersedia tidak selalu tepat waktu
Katalog penerbit 9
e.
Prosedur pembayaran sering berbelit baik dengan mata uang rupiah atau mata uang asing Bagi perpustakaan pemerintah nilai pertanggung jawabannya hanya dibatasi Rp.5.000.000,- saja, sehingga jika terjadi pembelian di atas nilai tersebut maka kuitansi pembayarannya harus dipecah-pecah
Ketersediaan dana 9
d.
Penerbit banyak berada di pulau Jawa, sehingga perpustakaan di luar pulau Jawa akan kesulitan dalam kegiatan pemesanan (lama dan korenspondensi yang panjang) Tidak banyak toko buku yang terdapat di luar pulau Jawa Jumlah judul yang tersedia hanya terbatas meskipun eksemplarnya banyak
Terbatasnya informasi mengenai ketersediaan buku, terutama terbitan dalam negeri
Administrasi 9
Prosedur administrasinya biasanya berbelit2. pengadaan buku dari luar negeri harus mengalami pemeriksaan oleh petugas bea cukai dan instansi terkait lainnya
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 3 3.
Cara pembelian buku ¾
Sebelum melakukan pembelian buku, terlebih dahulu pustakawan harus melakukan seleksi terhadap buku2 yang akan dibeli dari daftar desiderata yang ada berdasarkan prioritas yang telah ditetapkan. Kemudian membuat daftar buku yang akan dibeli sesuai dana yang tersedia. Daftar g sbb: jjudul buku, nama ppengarang, g g nama buku yyangg akan dibeli minimal berisi data bibliografi penerbit, tahun terbit, ISBN, jumlah, dan harga.
¾
Perlu dibuat pertanggung jawaban keuangan atas kegiatan pembelian buku tersebut
¾
Pemilihan cara pembelian buku hendaknya disesuaikan dengan kebijakan setempat
¾
Pelaksana kegiatan pembelian buku tergantung dari kebijakan lembaga atau instansi masing (ada yang dilakukan oleh bagian pengadaan, bagian tata usaha, lembaga induknya, atau perusahaan yang menangani pembelian buku tersebut)
Beberapa cara pembelian buku: a.
P b l melalui Pembelian l l penerbit, b prosedurnya: d
Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit
Mengirim daftar buku yang akan dibeli ke setiap penerbit untuk mengetahui ketersediaan buku (melalui surat pemesanan)
Menerima performa invoice (daftar buku yang dilengkapi harga satuan, ketersediaan, dan informasi cara pembayaran) dari penerbit
Melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang terdapat dalam performa invoice (tranfer langsung ke rekening atau dengan cek)
Mengirimkan bukti pembayaran ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan performa invoice
Membuat pertanggung gg g jawaban sesuai peraturan yangg berlaku
Mengarsip bukti pembayaran untuk keperluan klaim (bila terjadi)
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 3.
Cara pembelian buku a.
Pembelian melalui penerbit, prosedurnya:
b.
Pembelian melalui toko buku
Membuat daftar buku yang dikelompokkan berdasarkan penerbit
Menentukan toko buku yang akan dihubungi
M i i daftar Mengirim d f judul j d l buku b k yang akan k dibeli dib li ke k toko k buku b k tsbb ( fax, f e-mail, il langsung) l )
Toko buku memberikan informasi mengenai buku2 yang tersedia berikut daftar harganya
Melakukan pembayaran dengan tunai maupun cek dan meminta bukti pembayaran serta fakturnya
Toko buku mengirimkan buku2 yang telah dibeli atau diambil sendiri oleh pihak perpustakaan
Pembelian buku juga dapat dilakukan secara online (via internet), baik toko buku di dalam maupun di luar negeri. Pembayarannya pun lebih praktis, bisa melalui kartu kredit atau transfer via bank. Prosedur pemesanannya juga mudah. Informasi mengenai pemesanan, pembelian, pembayaran, dan pengirimannya pun jelas dan lengkap. Banyaknya toko buku on-line memudahkan pustakawan mendapatkan informasi2 yang lebih luas tentang bp yang akan dibeli.
c.
Pembelian melalui agen baik di dalam maupun di luar negeri (jobber atau vendor) Cara pembelian buku lewat agen banyak diminati oleh pihak perpustakaan, karena beberapa alasan:
Memudahkan pekerjaan pustakawan (efektif dan efisien) karena berbagai macam judul buku dari berbagai penerbit dapat disediakan oleh agen buku.
Jika pesanan belum datang, pustakawan cukup menghubungi agen dan tidak perlu klaim ke penerbit
Banyaknya agen buku yang terdapat di Indonesia memudahkan pustakawan memilih dan mengevaluasi agen g mena yyangg mempunyai p y kualitas ppalingg bagus g untuk diajak j bekerja j sama
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
A. Pengadaan Buku Melalui Pembelian 3.
Cara pembelian buku a.
Pembelian melalui penerbit, prosedurnya:
b.
Pembelian melalui toko buku
c.
Pembelian melalui agen baik di dalam maupun di luar negeri (jobber atau vendor) Beberapa hal yg harus dipertimbangkan dalam mengevaluasi agen yang akan diajak bekerjasama dalam pengadaan buku: Pelayanan tambahan (pemesanan buku akan diolah dulu dan menyertakan kartu katalog, katalog yang berisi informasi judul2 buku pilihan akan secara rutin dikirimkan, menawarkan kelengkapan perpustakaan lainnya seperti audio visual) Potongan harga (potongan harga diberikan lebih rendah dari harga buku, tergantung pada volume pembelian, jenis dokumen, dan pelayanan yang diberikan) W kt pengiriman Waktu ii ( harus h sesuaii dengan d j d l yang dijanjikan jadwal dij jik Pemenuhan kebutuhan pesanan ( biasanya rata2 pemenuhan pesanan sekitar 50 – 70% karena suatu alasan: buku tidak tersedia di penerbit, belum terbit, tidak menangani jenis buku yang dipesan) Beberapa cara pemesanan yang biasa ditawarkan oleh penerbit maupun agen kepada pustakawan: Approval plan: perpustakaan diminta mengirim profil perpustakaan yang menginformasikan mengenai subyek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format. Kemudian agen mengirim buku2 yang sesuai relevan dengan perpustakaan setelah profil diterima. Jika ada buku yang tidak sesuai bisa dikembalikan selama tidak melebihi 12% . Jika lebih dari 12%, maka profil perlu ditinjau ulang Blanket order: hampir sama dengan approval plan tetapi tidak memerlukan profil perpustakaan. Pustakawan cukup memberitahukan ke agen atau penerbit agar mengirimkan buku2 yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cakupan subjek, atau permintaan khusus. Kekurangan sistem ini: buku2 yang sudah dibeli tidak bisa dikembalikan, keuntungan: potongan harga tinggi Standing order: order perpustakaan akan memperoleh semua buku yang ang telah terbit (penerbit untuk PPT dan subjek khusus).
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
B. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah 1.
Pengadaan g buku melalui ppertukaran ¾ ¾ ¾
2.
Tujuan pertukaran ¾ ¾ ¾
3.
Pengelolaan pertukaran buku harus lebih mengutamakan keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan2 ilmiah. Pertukaran bp biasanya menjadi tanggung jawab bagian pengadaan Sebelum melakukan pertukaran sebaiknya membuat perjanjian antar perpustakaan mengenai bahan ppenukaran, yyangg mendukungg keperluan p pperpustakaan p masing2. g Mendapatkan buku2 tertentu yang tidak bisa diperoleh dari toko buku (misal: terbitan pemerintah, grey literatur) Mengeluarkan buku2 hadiah yang tidak sesuai atau koleksi duplikasi Mengembangkan kerjasama antar perpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional
Cara pertukaran ¾
¾ ¾
¾ ¾ ¾ ¾
Menyusun daftar buku2 (untuk ditawarkan dalam pertukaran) yang sudah tidak diperlukan lagi atau lebihan duplikasi (proses dulu sesuai peraturan dan nyatakan sebagai buku dengan status dikeluarkan dari perpustakaan, buat penawaran menurut subjek kemudian menurut pengarang dan judul) Mengirimkan penawaran kepada perpustakaan2 lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan dan mempunyai hubungan kerjasama Perspustkaan menerima dan mempelajari penawaran beserta persyaratan yang ditentukan dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi di perpustakaannya sendiri Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran melakukan hal yang sama Perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya segera melakukan penilaian keseimbangan buku tentang subjek dan bobotnya Melakukan kesepakatan dan melaksanakan pertukaran Masing2 g perpustakaan menerima bahan pertukaran dan mengolahnya g y sesuai prosedur yyangg ada
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
B. Pengadaan Buku Melalui Pertukaran dan Hadiah 4.
5.
Cara ppengadaan g hadiah a.
Hadiah atas permintaan 9 Mempersiapkan daftar donatur 9 Menyusun daftar buku 9 Mengirim surat permohonan hadiah disertai daftar buku2 yang dibutuhkan 9 M Menerima i buku2 b k 2 sumbangan/ b / hadiah h di h 9 Memeriksa buku hadiah dan mencocokkan dengan daftar pengantar 9 Mengirimkan ucapan terima kasih 9 Mengolah buku hadiah sesuai prosedur
b.
Hadiah bukan atas permintaan 9 Buku yang diterima diperiksa dan dicocokkan dengan surat pengantar 9 Mengirimkan ucapan terima kasih 9 Memeriksa buku apakah subjeknya sudah sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada, jika ya segera diproses 9 Jika tidak sesuai, maka sisihkan sebagai bahan pertukaran atau hadiahkan kembali kepada perpustakaan lain
Penerimaan buku P Prosedur d penerimaan i b k adalah buku d l h sebagai b i berikut: b ik
9 9 9 9 9
Memeriksa buku secara teliti apakah sudah sesuai dengan surat pengantarnya Mencocokkan bp yang diterima dengan arsip daftar pemesanan Menyisihkan bp yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan penggantian M Menandatangani d i tanda d terima i atau faktur f k dan d mengembalikannya b lik k d pengirim kepada ii Membuat berita acara penerimaan
Pengembangan Koleksi Modul 5 by Yuni Nurjanah
4/1/2010
