PENERAPAN SISTEM HRIS DI PT.INDO MOBIL
Disusun Oleh : Ginan Sugianwar Try Suseno Abdul Hafid Hidayatullah Idris Suaimi Argo Yulianto Supriyadi Zaenal Abidin Dwi Putra Guntur
Universitas Mercu Buana
Latar Belakang Suksesnya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran tidak bisa dilepaskan dari peran Sumber Daya manusia yang dimiliki, Peran SDM sangatlah vital dan berpengaruh terhadap pengembangan sebuah organisasi / perusahaan. Namun terkadang hal ini kurang di pahami bahkan tidak sedikit para pemimpin organisasi, pengusaha / pemilik usaha mengesampingkan masalah SDM ini, padahal SDM ini jika diibaratkan adalah sebuah roda yang akan mampu mengerakkan sebuah organisasi untuk bisa cepat maju berkembang menjadi organisasi / perusahaan yang unggul dan siap bersaing dalam menghadapi pasar global. Sumber Daya Manusia merupakan sumber keunggulan kompetitif yang paling utama karena pengelolaan sumber keunggulan lain secara otomatis memerlukan penanganan dari SDM yang ada. Keterlibatan SDM sangat menentukan kesuksesan proses perubahan organisasi karena SDM merupakan subyek penting yang akan melaksanakan proses perubahan dan hasil dari proses perubahan yang direncanakan. Untuk menunjang kesuksesan perusahaan diperlukan pengintegrasian fungsi SDM melalui praktek-praktek SDM dalam strategi bisnis perusahaan. Pemilihan dan penerapan strategi bisnis yang tepat akan sangat ditentukan oleh kualitas SDM yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan, merencanakan dan melaksanakan strategi bisnis yang ditetapkan. Pengintegrasian fungsi SDM dalam perencanaan strategi bisnis ini dimaksudkan untuk memberdayakan SDM yang dimiliki dalam pengelolaan berbagai unit kerja dalam organisasi agar proses pengelolaan sumber-sumber daya tersebut dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Kegiatan Pengelolaan manajemen sumber daya manusia yang baik sangat tergantung pada kualitas informasi untuk pengambilan keputusan dibidang sumber daya manusia. Kemampuan organisasi dalam memperoleh, menyimpan, memelihara dan menggunakan informasi sumber daya manusia merupakan faktor penting yang menunjang keberlangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus menyadari pentingnya pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia secara berkualitas dan tepat sehingga perlu untuk dikembangkan sistem informasi sumber daya manusia untuk menunjang pemenuhan sumber daya manusia yang berkualitas, Sistem ini yang namanya biasa disebut SISDM atau HRIS (Human Resources Information System) .
Rumusan Masalah 1. Metode kualitatif dengan studi literature dan berdasarkan pengalaman empiris 3 tahun terakhir serta pengamatan pada objek penelitian PT. Indo Mobil dan pada unit analisis Departemen SIM.
BAB II PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Human Resource Information System (HRIS) Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan
manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian
menurut
wikipedia.com,
yang
dimaksud
HRIS
adalah
sebuah
bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Secara khusus, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini memberikan layanan berupa: • Informasi manajemen semua karyawan • Informasi laporan dan analisa karyawan • Dokumen yang berhubungan dengan perusahaan seperti buku pegangan karyawan, prosedur penyelamatan darurat, dan petunjuk keselamatan. • Administrasi pembagian keuntungan meliputi pendaftaran, perubahan status, dan pemutakhiran informasi personal. • Integrasi lengkap dengan penggajian dan system akunting dan software keuangan perusahaan. • Manajemen resume dan pelacakan data lamaran
Human resource information system yang paling efektif memberikan pelayanan pada perusahaan berupa: • Daftar kehadiran
• Kenaikan gaji dan riwayatnya • Tingkatan penggajian dan jabatan • Rencana pengembangan kinerja karyawan • Penerimaan pelatihan • Tindakan kedisiplinan yang diterima • Informasi personal karyawan • Manajemen dan rencana suksesi karyawan kunci • Identifikasi karyawan berpotensi tinggi • Penulusuran pelamar, wawancara dan seleksi Sebuah HRIS yang efektif memberikan informasi apa yang dibutuhkan perusahaan untuk menganalisa karyawan, mulai dari karyawan lama, karyawan baru dan pelamar. Dengan sebuah HRIS yang cocok, staf sumber daya manusia memungkinkan para karyawan melakukan pemutakhiran data sehingga membebaskan staf HRD untuk melakukan fungsi yang lebih strategis.Selanjutnya, keperluan data untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pengembangan dan peningkatan karir, dan tindakan lainnya menjadi terfasilitasi.Pada akhirnya, Manajer bisa mengakses informasi yang mereka butuhkan secara resmi, etis dan secara efektif mendukung kesuksesan karyawan yang mereka nilai sehingga bisa mengambil keputusan. Karakteristik informasi yang diberikan dan Human Resource Information system adalah tepat waktu, akurat, ringkas, relevant dan lengkap.
2.2 Model Human Resource Information System Kita bisa melihat model HRIS ini dari tiga parameter yakni input, proses dan output. a). Dari segi input, HRIS terdiri dari 3 subsistem: 1. Intelijen Sumber Daya manusia yang berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi: A. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. B. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang memberikan tunjangan pegawai dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan C. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan D. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
E. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil. F. Dalam industry tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus seperti industri komputer. 2. Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan. 3. Penelitian Sumber Daya manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus seperti penelitian suksesi karyawan, analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan.
Dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut.Database bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil (turn over). b). Output Human Resource Information system meliputi enam subsistem, yaitu: 1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja, anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri. 2. Subsistem perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini diantaranya informasi tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekrutmen. 3. Subsistem manajemen angkatan kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian dan evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, relokasi jabatan, suksesi dan kedisiplinan. 4. Subsistem tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi. 5. Subsistem benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda dengan komnpensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan denga kinerja karyawan, sedangkan benefit le ke manfaat tambahan yang diterima karyawan seperti dana pensiun. 6. Subsistem pelapor lingkungan. Informasi yang berhubungan dengan keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. Sebuah Human Resource information system menjadikan sebuah bisnis mempersingkat administrasi.Dalam banyak kasus, karyawan lama dan karyawan baru bisa secara elektronik mendaftarkan rencana benefit. Mereka juga mempunyai kapasitas masuk ke dalam system untuk mengawasi dan memutakhiran data sepanjang tahun, mengubah status, membatasi informasi yang dibutuhkan. Sebuah sistem dengan sedikit tenaga kerja, menghemat waktu dan uang sebuah organisasi/ perusahaan.
2.3
Fungsi HRIS Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut : 1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. 2. Pendidikan dan Pelatihan Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. 3. Manajemen Data Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum. 4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. 5. Perencanaan Karir (Career Planning) Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path). 6. Hubungan Karyawan (Employee Relations) Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi. 7. Separation Management Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya). 8. Personnel Administration and HRIS Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
2.4 Manfaat Resource Information System (HRIS) a) Manfaat perusahaan menerapkan Human Resource Information System (HRIS) adalah Memudahkan dalam Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan guna mengisi kekosongan pada suatu bagian/jabatan b) Guna Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatat, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal. c) Pedoman untuk recruitment, seleksi, pelatihan, dan pengembangan karyawan agar tidak salah dalam memposisikan karyawan / right man in the right place. d) Mempermudah dalam sistem Perencanaan dan pengembangan karyawan untuk sistem karirnya. e) Memudahkan sistem pelaporan terkait masalah sistem kompensasi karyawan yang menyangkut masalah sistem gaji serta benefit lain yang diperoleh karyawan f) Sebagai acuan penilaian kebutuhan pelatihan karyawan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan karyawankaryawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
2.5 Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System (HRIS) Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :
A. Employee Database Management Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur. B. Performance Management C. Recruitment Database Integrated System Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment
Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnisyangadadalamperusahaan. D. Competency Based Integrated System E. Talent Management Integrated System Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented). F. Compensation & Benefit Management System Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: a. Timely (tepat waktu) b. Accurate (akurat) c. Concise (ringkas) d. Relevant (relevan) e. Complete (lengkap)
HRIS-INDOMOBIL NISSAN
Aplikasi HRIS-INDOMOBIL NISSAN Terdiri dari: 1.Personnel Action 2.Personal Profile 3.Approval Request 4.Status Request 5.HR Info
BAB III PENUTUP Kesimpulan Sumber Daya Manusia merupakan sumber keunggulan kompetitif yang paling utama karena pengelolaan sumber keunggulan lain secara otomatis memerlukan penanganan dari SDM yang ada. Kegiatan Pengelolaan manajemen sumber daya manusia yang baik sangat tergantung pada kualitas informasi untuk pengambilan keputusan dibidang sumber daya manusia. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Sebuah HRSI yang efektif memberikan informasi apa yang dibutuhkan perusahaan untuk menganalisa karyawan, mulai dari karyawan lama, karyawan baru dan pelamar.
