PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT INTIMAP
Group Field Project
Handra (0912200142)
PROGRAM PASCASARJANA ILMU KOMPUTER PROGRAM STUDI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI JENJANG S2 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA JAKARTA 2010
PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT INTIMAP
Group Field Project
Handra (0912200142)
Tesis Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Magister Manajemen Sistem Informasi Pada FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT INTIMAP
Group Field Project
Handra (0912200142)
Pembimbing 1:
Pembimbing 2:
Win Ce S.Kom MM. Tanggal: 06 – 05 – 2010
R. Kunkun Kurniawan ST. Tanggal: 06 – 05 – 2010
PERNYATAAN
Dengan ini saya, Nama
: Handra
NIM
: 0912200142
Judul Tesis : PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT. INTIMAP
Memberikan kepada Universitas Bina Nusantara hak non-eksklusif untuk menyimpan, memperbanyak, dan menyebarluaskan tesis karya saya, secara keseluruhan atau hanya sebagian atau hanya ringkasannya saja, dalam bentuk format tercetak dan atau elektronik.
Menyatakan bahwa saya, akan mempertahankan hak ekskusif saya, untuk menggunakan seluruh atau sebagian isi tesis saya, guna pengembangan karya di masa depan, misalnya bentuk artikel, buku, perangkat lunak, ataupun sistem informasi.
Jakarta, 06-05-2010
Handra
iv
HALAMAN PERNYATAAN
Saya, nama Handra, NIM 0912200142 menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa tesis saya berjudul
“PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT, INTIMAP” adalah merupakan gagasan dan hasil penelitian/proyek saya sendiri dengan bimbingan Dosen Pembimbing.
Saya juga menyatakan dengan sebenarnya bahwa isi tesis ini tidak merupakan jiplakan dan bukan pula dari karya orang lain, kecuali kutipan dari literatur dan atau hasil wawancara tertulis yang saya acu dan telah saya sebutkan di Daftar Acuan dan Daftar Pustaka.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya dan saya bersedia menerima sanksi apabila ternyata pernyataan saya ini tidak benar.
Jakarta, 06 Mei 2010 Yang menyatakan
Handra 0912200142
v
KATA PENGANTAR
Terima kasih pertama kali penulis haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala berkat dan rahmat-Nya, tesis ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dalam kesempatan kali ini, penulis juga mengucapkan terima kasih yang tulus
kepada
pihak-pihak
yang
ikut
berperan
di
dalam
mendukung
terselesaikannya penulisan tesis ini: 1.
Bapak Win Ce S.Kom MM. selaku pembimbing tesis, yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan pengetahuan yang diperlukan selama penulisan ini.
2.
Bapak R. Kunkun Kurniawan ST. selaku pembimbing tesis dari pihak perusahaan PT. Intimap, yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan bantuannya selama proses penulisan tesis ini.
3.
Orang tua yang selalu memberi dukungan demi terselesaikannya tesis ini.
4.
Pihak internal perusahaan PT. Intimap yang telah memberikan dukungan serta kerja-sama yang sangat baik demi terselesaikannya tesis ini.
5.
Pihak lain yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa tesis ini masih jauh dari sempurna dan masih
memerlukan perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan kualitas dari tesis ini. Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang membangun akan penulis terima dengan hati terbuka. Akhir kata, penulis berharap tesis ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dikembangkan kembali pada masa yang akan datang. Jakarta, Mei 2010
Penulis
vi
PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEBAGAI SARANA PERTUMBUHAN ORGANISASI PADA PT INTIMAP ABSTRACT Knowledge Management System Implementation as Growth Tool at Intimap. The purpose of this writing is to give solution to problems faced by Intimap, related to knowledge and all of the resources they have. Method used for the system development is the SDLC. Analysis shows that Intimap is a company with vast amount of knowledge, however, the knowledge were not governed very carefully. Hence, there is a need to an integrated system, where all employees can put all of their knowledge and look for what they want to know from within the system. (NA) Keyword: Knowledge Management, Integration, Repository
ABSTRAK Penerapan Knowledge Management System sebagai Sarana Pertumbuhan Organisasi pada PT. Intimap. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk memberikan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi oleh PT. Intimap, terkait dengan pengetahuan dan segala sumber daya yang dimilikinya. Metode yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah dengan menggunakan SDLC. Analisis menunjukkan bahwa PT. Intimap merupakan perusahaan yang kaya akan pengetahuan, namun kurang tertata dengan baik. Karena itu, diperlukan adanya sebuah sistem yang terintegrasi, dimana seluruh karyawan dapat menaruh pengetahuan yang dimilikinya dan mencari apa yang mereka inginkan di dalam sistem tersebut. (NA) Kata Kunci: Knowledge Management, Integrasi, Repositori
vii
DAFTAR ISI PERNYATAAN ..................................................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN................................................................................ v KATA PENGANTAR ............................................................................................ vi ABSTRAK ............................................................................................................ vii DAFTAR ISI ........................................................................................................viii DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii DAFTAR GAMBAR............................................................................................xiii DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi PENDAHULUAN ................................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang.............................................................................................. 1 1.2 Rumusan Permasalahan ............................................................................... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat ..................................................................................... 3 1.4 Ruang Lingkup ............................................................................................ 4 LANDASAN TEORI .............................................................................................. 5 2.1 Teori Knowledge Management..................................................................... 5 2.2 Teori Knowledge Management System ..................................................... 20 METODOLOGI PENELITIAN ............................................................................ 25 3.1 Objek Penelitian ......................................................................................... 25 3.1.1 Sejarah Perusahaan ........................................................................... 25 3.1.2 Visi, Misi, dan Nilai Organisasi ....................................................... 26 3.1.3 Struktur Organisasi .......................................................................... 26 3.1.4 Layanan Perusahaan ......................................................................... 29 3.1.5 Budaya Perusahaan ........................................................................... 30 3.1.6 Kondisi KM Perusahaan Sekarang ................................................... 31 3.2 Metode Pengembangan .............................................................................. 33 3.2.1 Pengumpulan Informasi Korporat .................................................... 34 3.2.1.1 Mencari Informasi Korporat .............................................................. 34 3.2.1.2 Membuat Dokumen Strategi dan Bisnis Inti ..................................... 35 3.2.1.3 Verifikasi ........................................................................................... 35 3.2.2 Pendefinisian Informasi KM ............................................................ 36 viii
3.2.2.1 Tinjau Ulang Strategi ........................................................................ 37 3.2.2.2 Identifikasi Masalah .......................................................................... 37 3.2.2.3 Verifikasi ........................................................................................... 38 3.2.2.4 Membuat Dokumen Informasi KM ................................................... 38 3.2.3 Analisis Gap Pengetahuan ............................................................... 38 3.2.3.1 Tinjau Ulang Bisnis Inti Perusahaan ................................................. 40 3.2.3.2 Identifikasi Pengetahuan dan Domain Pengetahuan ......................... 40 3.2.3.3 Merancang Strategi Retensi dan Akuisisi Pengetahuan .................... 41 3.2.4 Desain Repositori Pengetahuan........................................................ 41 3.2.4.1 Merancang Peta Pengetahuan ........................................................... 42 3.2.4.2 Verifikasi ........................................................................................... 43 3.2.4.3 Identifikasi Kebutuhan Sistem .......................................................... 43 3.2.4.5 Prototipe Tampilan Pengguna ........................................................... 44 3.2.4.6 Verifikasi ........................................................................................... 45 3.2.5 Mengembangkan Strategi Implementasi .......................................... 45 3.2.5.1 Tinjau Ulang Masalah ....................................................................... 46 3.2.5.2 Kembangkan Strategi Implementasi ................................................. 46 3.2.5.3 Verifikasi ........................................................................................... 46 3.2.6 Desain Besar Manajemen Pengetahuan ........................................... 47 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................................. 49 4.1 Pengumpulan Informasi Korporat .............................................................. 49 4.1.1 Budaya Perusahaan .......................................................................... 49 4.1.2 Bisnis Perusahaan ............................................................................ 50 4.1.2.1 street-directory.com.au...................................................................... 50 4.1.2.2 Akomodasi ........................................................................................ 58 4.1.2.3 GPS Tracking .................................................................................... 60 4.1.3 Strategi Perusahaan .......................................................................... 61 4.2 Definisikan Informasi KM ......................................................................... 62 4.2.1 Definisi Masalah dan Prioritasnya ................................................... 62 4.2.2 Dokumen Informasi KM .................................................................. 66 4.2.2.1 Misi KM ............................................................................................ 67 4.2.2.2 Visi KM............................................................................................. 67
ix
4.2.2.3 Objektif KM ...................................................................................... 67 4.2.2.4 Evaluasi KM ...................................................................................... 68 4.3 Analisis Gap Pengetahuan.......................................................................... 69 4.3.1 Pengetahuan Sekarang ...................................................................... 69 4.3.1.1 Pengetahuan Teknikal ....................................................................... 69 4.3.1.2 Pengetahuan Produk .......................................................................... 75 4.3.2 Pengetahuan Masa Depan................................................................. 79 4.3.4 Penyimpanan dan Akuisisi Pengetahuan .......................................... 83 4.4 Desain Repositori Pengetahuan ................................................................. 87 4.4.1 Peta Pengetahuan .............................................................................. 87 4.4.1.1 Project ................................................................................................ 90 4.4.1.2 Tim .................................................................................................... 91 4.4.1.3 Programming ..................................................................................... 92 4.4.1.4 Management ...................................................................................... 92 4.4.1.5 Administration ................................................................................... 93 4.4.1.6 Document Type ................................................................................. 93 4.4.2 Kebutuhan Sistem ............................................................................. 94 4.4.2.1 Penurunan Fitur KMS........................................................................ 95 4.4.2.2 Aturan-Aturan KMS .......................................................................... 99 4.4.2.3 Detail Fitur KMS ............................................................................. 101 4.4.3 Desain Antar Muka Sistem ............................................................. 113 4.5 Desain Strategi Implementasi ................................................................... 129 4.5.1 Pemilihan Proyek Pilot ................................................................... 129 4.5.2 Induksi Tim Proyek Pilot................................................................ 130 4.5.3 Deployment ..................................................................................... 131 4.5.4 Pelatihan ......................................................................................... 131 4.5.5 Dukungan dan Peremajaan ............................................................. 132 4.5.6 Rencana Tahap Berikutnya............................................................. 133 4.6 Desain Besar Manajemen Pengetahuan..................................................... 134 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................................ 137 5.1 Simpulan ................................................................................................... 137 5.2 Saran ......................................................................................................... 140
x
DAFTAR ACUAN ............................................................................................. 141 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 143 LAMPIRAN ........................................................................................................ 145 CURRICULUM VITAE ..................................................................................... 149
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Hasil Penilaian KM PT. Intimap ............................................................2 Tabel 2.1 Contoh Indikator Performansi KM ......................................................19 Tabel 2.2 Komponen KMS ..................................................................................21 Tabel 4.1 Permasalahan PT. Intimap ....................................................................64 Tabel 4.2 Indikator Evaluasi KM PT. Intimap .....................................................66
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Data, Informasi, dan Pengetahuan.......................................................5 Gambar 2.2 Sumber Pengetahuan Organisasi..........................................................7 Gambar 2.3 Tiga Komponen Utama Kapital Intelektual.......................................13 Gambar 2.4 Arsitektur dan Proses Knowledge Management................................13 Gambar 2.5 Encourage dan Dissuade dalam KM..................................................14 Gambar 2.6 Pengembangan Kerangka Pengetahuan Inti.......................................16 Gambar 3.1 Struktur Perusahaan Virtual Map Australia........................................25 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Intimap.........................................................27 Gambar 3.3 Metodologi Pengembangan KMS......................................................32 Gambar 3.4 Langkah Pengumpulan Informasi Korporat.......................................33 Gambar 3.5 Langkah Pendefinisian Informasi KM...............................................35 Gambar 3.6 Kerangka Identifikasi Gap Pengetahuan dari Zack...........................38 Gambar 3.7 Langkah Analisis Gap Pengetahuan..................................................38 Gambar 3.8 Langkah Desain Repositori Pengetahuan..........................................41 Gambar 3.9 Langkah Desain Strategi Implementasi.............................................44 Gambar 4.1 Tampilan Layar Registrasi.................................................................52 Gambar 4.2 Tampilan Layar Direktori Bisnis........................................................52 Gambar 4.3 Tampilan Layar Direktori Komunitas................................................53 Gambar 4.4 Tampilan Layar Direktori Event dengan Listing................................54 Gambar 4.5 Tampilan Layar Direktori Event dengan Kalender.............................55 Gambar 4.6 Tampilan Layar Direktori Peta...........................................................56 Gambar 4.7 Tampilan Layar Hasil Pencarian FTS................................................57 Gambar 4.8 Tampilan Layar Street-View...............................................................57
xiii
Gambar 4.9 Tampilan Layar Shop-View................................................................58 Gambar 4.10 Tampilan Layar Awal Layanan Akomodasi.....................................59 Gambar 4.11 Tampilan Layar Hasil Pencarian Akomodasi di Melbourne.............60 Gambar 4.12 Tampilan Layar Map Generator.......................................................77 Gambar 4.13 Tampilan Layar Absensi...................................................................78 Gambar 4.14 Peta Pengetahuan PT. Intimap..........................................................88 Gambar 4.15 Penurunan Fitur KMS 1...................................................................94 Gambar 4.16 Penurunan Fitur KMS 2...................................................................95 Gambar 4.17 Penurunan Fitur KMS 3...................................................................95 Gambar 4.18 Penurunan Fitur KMS 4...................................................................96 Gambar 4.19 Penurunan Fitur KMS 5...................................................................97 Gambar 4.20 Tampilan Layar Login KMS..........................................................113 Gambar 4.21 Tampilan Layar Utama KMS.........................................................113 Gambar 4.22 Tampilan Layar Ubah Profil KMS.................................................114 Gambar 4.23 Tampilan Layar Sejarah Perusahaan KMS.....................................114 Gambar 4.24 Tampilan Layar Visi Misi KMS.....................................................115 Gambar 4.25 Tampilan Layar Bisnis KMS..........................................................115 Gambar 4.26 Tampilan Layar Data Karyawan (Admin) KMS............................116 Gambar 4.27 Tampilan Layar Data Karyawan (User) KMS................................116 Gambar 4.28 Tampilan Layar Kemampuan Karyawan KMS..............................117 Gambar 4.29 Tampilan Layar Kontribusi Karyawam KMS................................117 Gambar 4.30 Tampilan Layar Pengaturan Role KMS.........................................118 Gambar 4.31 Tampilan Layar Pengaturan Akses KMS.......................................118 Gambar 4.32 Tampilan Layar Pengaturan Kategori Administrasi KMS.............119 Gambar 4.33 Tampilan Layar Pengaturan Kategori Tipe Dokumen KMS..........119
xiv
Gambar 4.34 Tampilan Layar Pengaturan Kategori Pemrograman KMS...........120 Gambar 4.35 Tampilan Layar Daftar Pemrograman KMS..................................120 Gambar 4.36 Tampilan Layar Pengaturan Kategori Manajemen KMS...............121 Gambar 4.37 Tampilan Layar Daftar Proyek (Admin) KMS...............................121 Gambar 4.38 Tampilan Layar Daftar Proyek (User) KMS..................................122 Gambar 4.39 Tampilan Layar Detail Proyek KMS..............................................122 Gambar 4.40 Tampilan Layar Pengaturan Tim KMS..........................................123 Gambar 4.41 Tampilan Layar Daftar Tim KMS..................................................123 Gambar 4.42 Tampilan Layar Detail Tim KMS...................................................124 Gambar 4.43 Tampilan Layar Posting Pengetahuan KMS..................................124 Gambar 4.44 Tampilan Layar Eksplorasi Pengetahuan KMS (Level 1)..............125 Gambar 4.45 Tampilan Layar Eksplorasi Pengetahuan KMS (Level 2)..............125 Gambar 4.46 Tampilan Layar Eksplorasi Pengetahuan KMS (Level 3)..............126 Gambar 4.47 Tampilan Layar Eksplorasi Pengetahuan KMS (Daftar)................126 Gambar 4.48 Tampilan Layar Pencarian Pengetahuan........................................127 Gambar 4.49 Tampilan Layar Pencarian Pengetahuan (Hasil)............................127 Gambar 4.50 Strategi Implementasi KMS...........................................................128 Gambar 4.51 Desain Besar Manajemen Pengetahuan........................................133
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Tabel 1 Pengukuran Kondisi KM PT. Intimap dengan KMAT...........................143 Tabel 2 Detail Data Proyek PT. Intimap.............................................................144
xvi
