PENERAPAN FRAMEWORK COBIT 4.1 UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ORGANISME PENGGANGGU TANAMAN BERBASIS WEB Brahman S. Kadir, Mukhlisulfatih Latief, Rochmad M. Thohir Yassin Prodi Sistem Informasi / Jurusan Teknik Informatika
Abstrak Penelitian ini berangkat dari keterbatasan pelayanan informasi OPT kepada para petani yang berpengaruh pada jumlah serangan OPT. Keterbatasan pengguna akan pengetahuan IT menjadi salah satu factor layanan informasi tidak maksimal. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengukur tingkat kematangan , menganalisi manfaat penggunaan Sistem Informasi OPT, dan kemudian mengembangkan Sistem Informasi OPT berdasarkan hasil audit. Metode yang di gunakan adalah Research & Development, kerangka audit dan pengembangan sistem menggunakan Framework COBIT 4.1 dengan domain DS1, DS7, dan ME1. Sampel dari penelitian ini sebanyak 30 orang, terdiri dari petani dan BPTPH. Hasil penelitian menyimpulkan bahwa Sistem Informasi OPT memiliki nilai maturity level yang baik pada domain DS1 dan ME1, dan memiliki nilai maturity level rendah pada domain DS7 sehingga perlu dilakukan pengembangan agar Sistem Informasi OPT berada dalam level yang baik. Setelah dilakukan pengembangan dan dilakukan ujicoba sistem, domain DS7 mengalami peningkatan dan masuk dalam tingkatan 3 yaitu tingkatan yang sudah memenuhi standar dalam COBIT. Kata Kunci : Pelayanan, COBIT, OPT ABSTRACT
The research was based on the limitation of OPT information service to farmers which affected to the amount of OPT onset. User limit on IT content becomes one of non optimal aspect in information service. The research aimed to measure the level of maturity, analyze the advantages of information service use on OPT, and develop
OPT information service based on audit result. The research method applied research and development, audit plan, and system development using framework COBIT 4.0 as the domain were DS1, DS7, and ME1. Research sample was 30 people consisted of farmers dan BPTPH. The results concluded the information service of BPTPH had good level maturity in the domain of DS1 and ME1 and low level maturity in the domain of DS7. Thus, it requires to develop OPT information service to be remained in the good level. After proceeding development and system experimentation, domain of DS7 increased and joined into the third level as the level stands for standard fulfilment in COBIT. Keywords : Service, COBIT, OPT
PENDAHULUAN Pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis organisasi menyebabkan perkembangan sistem informasi yang begitu pesat. Begitu pula dengan perkembangan di sektor pelayanan pengaduan berbagai macam gangguan tanaman khususnya untuk tanaman pangan dan hortikultur dengan Sistem Informasi OPT (Organisme Pengganggu Tanaman). Teknologi Informasi juga bisa membuat suatu proses organisasi menjadi efektif dan efisien. Dari hasil observasi awal di Balai Perlindungan Tanaman
Pangan dan Hortikultur (BPTPH) Gorontalo terdapat
beberapa kekurangan di dalam sistem informasi OPT, terutama dalam kebutuhan data OPT dari setiap kabupaten yang ada di provinsi Gorontalo. Jumlah karakter dalam sistem informasi OPT masih 160 karakter dan belum ada fasilitas memperbesar gambar yang diupload. Oleh karena itu diperlukan tata kelola TI (IT Governance) dalam sistem informasi OPT yang tidak hanya untuk sistem informasi OPT itu sendiri melainkan untuk keseluruhan TIK pada BPTPH. Untuk pencapaian kebutuhan organisasi diperlukan suatu pengelolaan TI yang baik dan benar agar keberadaan TI mampu untuk menunjang kesuksesan organisasi dalam pencapaian tujuannya. Penggunaan COBIT dapat membantu dalam malakukan
tata kelola IT. Menurut Fauzi (2011) Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) adalah suatu panduan standar praktik manajemen teknologi informasi yang dimana menjadi sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT governance yang dapat membantu auditor, manajemen dan user untuk menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan-permasalahan teknis. Hasil audit Sistem Informasi OPT menggunakan COBIT akan dikembangkan sesuai dengan kelemahan dan kekurangan Sistem Informasi tersebut. Kelemahan sistem akan terlihat apabila terlebih dahulu diaudit. COBIT memiliki empat domain yang saling berkaitan antara satu dengan yang lain seperti dijelaskan sebagai berikut (Amali dan Yassin, 2011) : 1. Plan and Organise (PO), menyediakan arah untuk mewujudkan solusi penyampaian (AI) dan penyampaian jasa (DS) yang terdiri dari 10 proses TI. 2. Acquire and Implement (AI), menyediakan solusi dan menyalurkannya untuk dapat di ubah menjadi jasa yang terdiri dari 7 proses TI. 3. Delivery and Support (DS), menerima solusi tersebut dan membuatnya lebih bermanfaat bagi pengguna akhir yang terdiri dari 13 proses TI. 4. Monitor and Evaluate (ME), memonitor seluruh proses untuk kepastian bahwa arahan yang diberikan telah di ikuti yang terdiri dari 4 proses TI. Keempat domain tersebut terdiri dari 34 (tigapuluh empat) IT Process. Keseluruhan IT Process tersebut dapat dilihat dalam tabel 1 : Tabel 1 Domain COBIT 4.1 No
Domain
No
Domain
1.
PO1 Define a Strategic IT Plan
18.
DS1 Define and Manage Service Levels
2.
PO2 Define the Information Architecture
19.
DS2 Manage Third-party Services
3.
PO3 Determine Technological Direction
20.
DS3 Manage Performance and Capacity
4.
PO4 Define the IT Processes,
21.
DS4 Ensure Continuous Service
Organisation and Relationships
22.
DS5 Ensure Systems Security
5.
PO5 Manage the IT Investment
23.
DS6 Identify and Allocate Costs
6.
PO6 Communicate Management Aims
24.
DS7 Educate and Train Users
and Direction
25.
DS8 Manage Service Desk and Incidents
7.
PO7 Manage IT Human Resources
26.
DS9 Manage the Configuration
8.
PO8 Manage Quality
27.
DS10 Manage Problems
9.
PO9 Assess and Manage IT Risks
28.
DS11 Manage Data
10.
PO10 Manage Projects
29.
DS12 Manage the Physical Environment
11.
AI1 Identify Automated Solutions
30.
DS13 Manage Operationscredit Solutions
12.
AI2 Acquire and Maintain Application
13.
and Changes
Software
31.
ME1 Monitor and Evaluate IT Performance
AI3 Acquire and Maintain Technology
32.
ME2 Monitor and Evaluate Internal Control
Infrastructure
33.
14.
AI4 Enable Operation and Use
15.
AI5 Procure IT Resources
16.
AI6 Manage Changes
17.
AI7 Install and Ac
ME3 Ensure Compliance With External Requirements
34.
ME4 Provide IT Governance
COBIT melihat bahwa menerapkan mekanisme governance secara efektif tidaklah mudah, namun harus melalui berbagai tahap maturity (kematangan) tertentu. Model maturity untuk mengontrol proses IT, sehingga manajemen dapat mengetahui dimana posisi organisasi sekarang, dan diposisi dimana organisasi ingin berada. Paling tidak posisi maturity sebuah organisasi terkait dengan keberadaan dan kinerja proses IT Governance dapat dikategorikan menjadi enam tingkatan, yaitu (Utomo dan Mariana, 2011) Íž
a. 0 Non existent (tidak ada) Merupakan posisi kematangan terendah, yang merupakan suatu kondisi dimana organisasi merasa tidak membutuhkan adanya mekanisme proses IT Governance yang baku, sehingga tidak ada sama sekali pengawasan terhadap IT Governance yang dilakukan oleh organisasi. b. 1 Initial (inisialisasi)
Sudah ada beberapa inisiatif mekanisme perencanaan, tata kelola, dan pengawasan sejumlah IT Governance yang dilakukan, namun sifatnya masih ad hoc, sporadis, tidak kosisten, belum formal, dan reaktif. c. 2 Repeatable (dapat diulang) Kondisi dimana organisasi telah memiliki kebiasaan yang terpola untuk merencanakan
dan
mengelola
IT
Governance
dan
dilakukan
secara
berulangulang secara reaktif, namun belum melibatkan prosedur dan dokumen formal. d. 3 Defined (ditetapkan) Pada tahapan ini organisasi telah memiliki mekanisme dan prosedur yang jelas mengenai tata cara dan manajemen IT Governance, telah terkomunikasikan dan tersosialisasikan dengan baik di seluruh jajaran manajemen. e. 4 Managed (diatur) Merupakan kondisi dimana manajemen organisasi telah menerapkan sejumlah indicator pengukuran kinerja kuantitatif untuk memonitor efektivitas pelaksanaan manajemen IT Governance. f. 5 Optimised (dioptimalisasi) Level tertinggi ini diberikan kepada organisasi yang telah berhasil menerapkan prisipprinsip governance secara utuh dan mengacu best practice, dimana secara utuh telah diterapkan prinsip-prinsip governance, seperti transparency, accountability, responsibility, dan fairness. Tujuan penelitian ini adalah mengukur tingkat kematangan penerapan sistem informasi OPT, menganalisis pengaruh manfaat sistem informasi OPT terhadap sikap pengguna (petani) terhadap sistem informasi tersebut, dan mengembangkan Sistem Informasi OPT berdasarkan hasil audit menggunakan Cobit.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Research & Development dengan membuat suatu proses atau langkah-langkah untuk mengembangkan suatu
produk baru atau menyempurnakan produk yang telah ada. Dengan Menggunakan metode Research & Development, Sistem Informasi OPT akan dikembangkan berdasarkan kebutuhan dan permasalahan yang membutuhkan pemecahan dengan suatu produk tertentu. Dalam penelitian ini, penulis hanya menggunakan beberapa langkah - langkah metode yang diadopsi dari 10 langkah Metode Research and Development menurut Sugiyono. Langkah-langkah metode dapat dilihat dalam gambar 1. Mulai
IdentifikasiPotensi dan Masalah
Pengumpulan Data
Desain Produk Ujicoba Produk Produk akhir
Selesai
Gambar 1 Cara Penelitian
HASIL DAN PEMBAHASAN A. Hasil Setelah melakukan pengumpulan data dari hasil kuisioner yang disebarkan pada petani dan BPTPH Provinsi Gorontalo. Berikut hasil penyebaran kuisioner dari domain DS1, DS7, dan ME1.
Nilai Maturity level DS1 : Tabel 2 Nilai maturity level DS1 Level 0
Compliance Ternormalisasi 0,14
Kontribusi 0,00
1
0,17
0,17
2
0,17
0,34
3
0,14
0,42
4
0,21
0,84
0,17
0,85 2,62
5 Total maturity level
Hasil dari perhitungan maturity level yang di dapat yaitu 2,62. Nilai tersebut menggambarkan kondisi dari DS1 yang masuk dalam tingkatan 3 Defined (ditetapkan). Artinya sistem informasi ini untuk Define and Manage Service Levels sudah berada di tingkatan yang sudah baik. Dari hasil kuisioner ini juga mendapatkan fakta dimana masyarakat petani menilai sistem informasi ini dapat membantu dalam hal penanggulangan OPT. Penggunaan sistem informasi ini juga menurut responden dapat menekan tingkat pertumbuhan OPT serta
Penambahan fitur video untuk
penanggulangan OPT mendapat respon yang baik dari masyarakat petani. Nilai Maturity level DS7 : Tabel 3 Nilai Maturity level DS7 Level 0
Compliance Ternormalisasi 0,12
Kontribusi 0,00
1
0,12
0,12
2
0,08
0,16
3
0,26
0,78
4
0,12
0,48
0,26
1,3 2,45
5 Total maturity level
Berdasarkan nilai maturity level yang diperoleh 2,45 proses ini berada pada tingkat 2 (Dapat diulang) , artinya: 1. Program pendidikan dan pelatihan pengguna agar dilakukan secara terpadu dengan hasil terukur. 2. BPTPH melakukan program pendidikan dan pelatihan pengguna bagi masyarakat petani dan aparat desa sebagai salah satu hal pertimbangan dalam pengetahuan penggunaan sistem informasi OPT. 3. Bagi masyarakat petani yang tidak bisa menggunakan komputer dan internet, agar bisa meminta bantuan kepada pihak aparat desa setempat yang bisa mengoperasikan komputer dan internet untuk penggunaan website. Karena dari hasil kuisioner banyak masyarakat petani yang tidak bisa menggunakan komputer / laptop dan internet, serta tidak mengetahui sebelumnya tentang sistem informasi 4. Masyarakat lebih memilih menggunakan sms sebagai tempat pengaduan dan bertanya tentang OPT.
Nilai Maturity level ME1 : Tabel 4 Nilai maturity level ME1 Level 0
Compliance Ternormalisasi 0,20
Kontribusi 0,00
1
0,20
0,20
2
0,06
0,12
3
0,20
0,60
4
0,15
0,60
5
0,20
1 2,52
Berdasarkan nilai maturity level yang diperoleh 2,52, proses ini berada pada tingkat 3 (Ditetapkan), artinya pengelolaan layanan sistem informasi OPT dan kinerja secara keseluruhan dinilai sudah baik oleh pengguna. Menurut responden sistem
informasi OPT dapat memberikan informasi OPT lebih cepat tanpa memikirkan jarak. Pembuatan akun khusus untuk petani tidak mendapat respon baik bagi responden. Desain interview, kinerja untuk balsan sms dinilai baik oleh responden. Untuk pengembangan sistem informasi ini, penulis terinspirasi dari hasil kuisioner bahwa mengembangkan proses broadcast informasi OPT menggunakan layanan sms. Hal itu didasari karena responden masih banyak memilih menggunakan layanan sms dibandingkan menggunakan website. Pengembangan lainnya dalam sistem ini yaitu penginputan data dari tiap-tiap kabupaten ke dalam sistem infomasi OPT berdasarkan hasil observasi di lapangan (BPTPH). Desain Produk Desain produk dibuat berdasarkan hasil dari pengumpulan data dilapangan berdasarkan prosedur COBIT 4.1. Desain produk dapat dilihat dalam gambar 2 : - Laporan OPT - Laporan Komentar Laporan OPT
Kepala BPTPH Prov. Gorontalo
- Data OPT - Jawaban Komentar - Info penanganan secara langsung
Kasie
- Data akun baru - Data Video
- Laporan Jawaban - Laporan Inbox - Laporan OPT Kab
Sistem
Yantek
Informasi
Data OPT
/
OPT
- Informasi OPT - Jawaban Komentar - Info Penangan Secara Langsung - Sms Broadcast - Video
- Komentar / Laporan - Registrasi
Data OPT
PHP
Gambar 2 Diagram Konteks Sistem Informasi OPT berbasis web
User
Uji Coba Desain Produk Pengujian produk baru dilakukan karena sistem informasi domain DS7 hanya memperoleh nilai maturity level yang rendah yaitu 2,45 sebelumnya. Sehingga dilakukan pengembangan kembali pada domain DS7. Berikut hasil pengujian produk baru setelah dilakukan pengembangan pada domain DS7 dapat di lihat dalam tabel 5 :
Tabel 5 Nilai maturity level DS7 Level 0
Compliance Ternormalisasi 0,12
Kontribusi 0,00
1
0,18
0,18
2
0,18
0,36
3
0,18
0,54
4
0,18
0,72
0,18
0,9 2,7
5 Total maturity level
Berdasarkan hasil fakta yang diperoleh dari kuesioner DS7 yang terdapat pada table diatas, hasil dari perhitungan maturity level yang di diperoleh yaitu 2,7. Nilai tersebut menggambarkan kondisi dari DS7 yang masuk dalam tingkatan 3 Defined (ditetapkan). Artinya setelah sistem informasi OPT dikembangkan, responden merasa sistem informasi OPT lebih memenuhi kebutuhan pengguna. Hasil kuisioner ini juga mendapatkan fakta bahwa sms center dapat berjalan dengan baik, sms broadcast bisa digunakan untuk mengirim informasi OPT ke anggota yang telah melakukan registrasi, dan layanan fitur video bisa di gunakan dengan baik.
Produk Akhir Tampilan WEB dengan fitur-fitur di dalamnya yang telah di analisis menggunakan COBIT 4.1 dapat dilihat dalam gambar 3 :
Gambar 3 Produk Akhir B. Pembahasan Sistem ini dibuat dengan metode Research & Development yang dirancang sebagai layanan penyebaran informasi Organisme Pengganggu Tanaman (OPT) dan didukung dengan SMS Gateway. Dalam sistem ini terdapat 2 (dua) pengguna yaitu BPTPH dan masyarakat. Kedua pengguna ini akan saling berhubungan dalam sistem yang dibangun ini. Pada sistem ini admin BPTPH mengontrol keluhan masyarakat tentang penyerangan OPT, menginput data OPT, dan melakukan Broadcast kepada petani yang telah melakukan registrasi. Masyarakat harus melakukan registrasi terlebih dahulu, agar terdata dengan baik, dan pada saat melakukan broadcast akan jelas pengiriman kepada masyarakat petani. Penginputan data jenis-jenis OPT dalam Website akan disesuaikan dengan serangan OPT yang terjadi dilapangan, sehingga masyarakat petani bisa langsung mengenali jenis-jenis OPT yang baru teridentifikasi. Model Research & Development yang diterapkan pada sistem ini terdiri dari identifikasi potensi dan masalah, pengumpulan data, desain produk, ujicoba produk, dan produk akhir. Dalam pengumpulan data penulis menggunakan Framework COBIT 4.1 yang terdiri dari pembuatan kuisioner, penilaian pernyataan kousioner, memecah pernyataan, menghitung compliance masing-masing level, melakukan normalisasi tingkat compliance, dan menghitung nilai maturity level. Framework COBIT 4.1 yang diterapkan pada sistem ini terdiri dari domain DS1, DS7 dan ME1.
DS1 merupakan domain untuk mengidentifikasi dan Mengelola Layanan, DS7 yaitu domain untuk mendidik dan melatih pengguna dan ME1 adalah domain untuk memantau dan mengevaluasi proses IT. Uji coba dilakukan setelah pengumpulan data dilaksanakan, ditemukan domain DS1 nilai maturity level 2,62 dalam tingkatan 3 yang artinya nilai dalam tingkatan tersebut merupakan kondisi yang sudah baik atau sudah masuk dalam standar COBIT. Respon dari pengguna dalam domain ini sangat baik, akan tetapi banyak dari responden memilih untuk pengembangan fitur video dalam sistem informasi ini. DS7 memiliki nilai maturity level 2,45 dalam tingkatan 2 atau dapat diulang. Dalam COBIT tingkatan 2 defined berarti pengelolaan IT belum optimal, hal ini dibuktikan dengan hasil kuisioner bahwa banyak responden yang belum bisa mengoperasikan computer atau laptop, sehingga membutuhkan langkah-langkah kongkrit untuk mengatasi permasalahan ini. ME1 memiliki nilai maturity level 2,52 atau dalam tingkatan 3, artinya domain ini dinilai oleh responden sudah baik sehingga menghasilkan nilai maturyti level yang baik . Didalam COBIT domain yang memiliki tingkatan 0 sampai 2 termasuk dalam kategori dibawah standar atau dapat diulang, sedangkan tingkatan 3 sudah memenuhi standar kelayakan sistem. Oleh karena itu setelah di audit menggunakan COBIT 4.1 sistem ini lemah
pada domain DS7,
sehingga perlu dilakukan pengembangan dalam ruang lingkup domain DS7. Setelah di lakukan pengembangan dalam domain DS7, dan di uji coba kembali menghasilkan nilai maturity level 2,7 yang artinya terdapat dalam tingkatan 3 (sudah memenuhi standar kelayakan sistem).
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang Sistem Informasi OPT, dapat disimpulkan bahwa : A. Hasil Audit Tahap Pengembangan Sistem 1. Nilai maturity level yang diperoleh domain DS1 yaitu 2,62 dan nilai tersebut termasuk dalam tingkatan 3 defined (ditetapkan). Artinya dalam nilai tingkatan
tersebut merupakan kondisi dimana pengelolaan IT dalam domain ini sudah baik dalam pengukuran kinerjanya. Respon dari pengguna (petani) atau Sistem Informasi OPT sudah baik, namun banyak memilih untuk mengembangkan fitur video untuk melihat cara-cara penanganan OPT. Video yang akan diupload dalam sistem informasi OPT haruslah diupload ke dalam youtube terlebih dahulu. Kemudian link yang ada di youtube tersebut yang akan diupload kedalam website. Tampilan videonya akan tampil di dalam informasi OPT. 2. Nilai maturity level yang akan diperoleh domain DS7 yaitu 2,45 dan nilai tersebut termasuk dalam tingkatan 2 defined (dapat diulang). Dalam COBIT tingakatan 2 pengelolaan IT belum optimal. Banyak responden yang tidak mengetahui mengoprasikan PC/laptop dan tidak mengerti tentang internet. Oleh karena itu dibutuhkan langkah-langkah kongkrit untuk mengatasi permasalahn tersebut. 3. Nilai maturity level yang diperoleh domain MEI yaitu 2,52 dan nilai tersebut termasuk dalam tingkatan 3 defined (ditetapkan). Artinya domain ini dinilai oleh responden sudah baik sehingga nilai kepatuhan juga bagus sehingga menghasilkan nilai maturity yang baik pula. Untuk mengembangkan sistem informasi ini akan dikembangkan tentang SMS gateway untuk sistem broadcast pesan kepada petani yang menjadi member B. Hasil Audit setelah Pengembangan Sistem Berdasarkan hasil audit setelah pengembangan sistem, dan kemudian melakukan perhitungan maturity level domain DS7 dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem infprmasi OPT yang telah dikembangkan telah memenuhi kebutuhan pengguna. Hal tersebut dibuktikan dengan hasil audit yang dilakukan. Tingkat compliance yang sangat baik dan nilai maturity level 2,7 membuktikan bahwa responden dari kuisioner sepakat dengan pengembangan sistem yang telah dibuat. Saran Adapun
saran penulis yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk
peningkatan kualitas sistem informasi OPT yaitu sebagai berikut:
1. Proses upload video dalam sistem informasi OPT masih menggunakan sarana youtube untuk menampilkan tampilan video. Untuk pengembangannya bisa dikembangkan tanpa harus menggunakan perantara video untuk proses upload 2. Pemerintah dalam hal ini BPTPH haruslah melakukan sosialisasi terhadap petani sebagai pengguna dalam sistem informasi ini, dan juga kepada aparat desa agar supaya para petani yang memang tidak tertarik mempelajarinya bisa meminta pertolongan dan berkoordinasi terhadap pihak desa untuk penggunaan sistem informasi OPT. 3. Petani harus melakukan registrasi terlebih dahulu, agar lebih jelas bagi pihak BPTPH melakukan broadcast masenger kepada oara member yang sudah melakukan registrasi. DAFTAR PUSTAKA Amali, L.N dan Jassin, R.T. (2011). Analisa Kebutuhan Pengelolaan Informasi di UNG. [Penelitian] tidak diterbitkan. Gorontalo : Universitas Negeri Gorontalo. Utomo, A dan Mariana, N. (2011). Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) pada Bidang Akademik dengan COBIT Framework. Studi kasus pada Universitas Stikubank Semarang. Disajikan pada Jurnal Teknologi Informasi
DINAMIK,
(online),
Vol.16,
No.2.
Tersedia
http://www.unisbank.ac.id/ojs/index.php/fti1/article/download/361/238. Diakses pada 18 April 2013).
pada
